4 Gjennomføring av generalforsamling og årsmøte

4.1 Gjeldende rett

Boligbyggelagsloven, borettslagsloven og eierseksjonsloven krever at generalforsamling og årsmøte gjennomføres med fysisk oppmøte. Dette fremgår ikke direkte av lovene, men følger forutsetningsvis av bestemmelsene om gjennomføring av generalforsamling og årsmøte. Lovene åpner ikke for at møtene avholdes på annen måte. I koronaforskriften ble det gjort et midlertidig unntak fra kravet om fysisk oppmøte i perioden 8. april til 27. mai 2020. Midlertidig lov 19. juni 2020 nr. 90 om forlenget frist og unntak fra krav til fysisk generalforsamling og årsmøte mv. i boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19, som gjaldt frem til 1. november 2020, åpnet for tilsvarende unntak.

Boliglovene tillater ikke at de som ikke kan delta på generalforsamlingen eller årsmøtet avgir forhåndsstemme. Den som ikke kan møte selv, må derfor eventuelt gi fullmakt til noen som skal delta i møtet og som kan stemme på ens vegne.

4.2 Departementets høringsforslag

Departementet foreslo å fjerne boliglovenes krav om fysiske generalforsamlinger og årsmøter, og i stedet innføre regler som overlater til det enkelte boligbyggelag, borettslag eller eierseksjonssameie å avgjøre møteform.

Departementet foreslo skjønnsmessige bestemmelser med krav om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring, og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt.

Departementet foreslo en hovedregel om at styret vurderer og avgjør møteform. Siden det er styret som har ansvaret for å kalle inn til generalforsamling og årsmøte, sette opp dagsorden mv., mente departementet at det er naturlig at styret samtidig vurderer og bestemmer møteform.

Departementet presiserte at retten til å delta i behandlingen av sakene på generalforsamling og årsmøte, er viktig. Derfor foreslo departementet at styret må sørge for at andels- eller seksjonseiere som ikke er på digitale plattformer, likevel får si sin mening og avgi stemme. Departementet presiserte at styret må finne praktiske løsninger som sørger for at ingen faller utenfor selv om avgjørelser skal tas i digitale møter. Departementet la til grunn at styrene strekker seg så langt som det er nødvendig for å sikre at alle som ønsker å delta får «delta» på egnet vis. Hvis det ikke er mulig å ivareta eiere som ikke er på digitale plattformer, mente departementet at møtet må gjennomføres med fysisk oppmøte.

Departementet ga videre uttrykk for at hensynet til beboerdemokratiet tilsier at styret ikke bør ha absolutt bestemmelsesrett når det gjelder hvordan generalforsamling eller årsmøte skal gjennomføres. Departementet foreslo at minst to andelseiere, eller seksjonseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, skal kunne kreve at det gjennomføres fysisk møte i borettslag og eierseksjonssameier. Selv om en slik regel kan slå ulikt ut i store og små borettslag eller eierseksjonssameier, mente departementet at det prinsipielt sett er riktig at terskelen er den samme både i store og små borettslag og sameier. Når det gjelder boligbyggelagene, foreslo departementet at terskelen skulle være at minst en tjuendedel (fem prosent) av andelseierne krever det.

På bakgrunn av erfaringer med digitale møter under koronapandemien, skisserte departementet i høringsnotatet noen ytre rammer for bruk av digitale løsninger. Departementet ga også noen eksempler på hva slags typetilfeller som vil falle innenfor og utenfor de foreslåtte lovbestemmelsenes krav om «forsvarlig gjennomføring» og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt.

Departementet foreslo å åpne for bruk av forhåndsstemmer. Departementet ga uttrykk for at en mulighet til å forhåndsstemme kan bidra til å sikre at de som ikke ønsker å delta digitalt likevel kan avgi stemme. Samtidig presiserte departementet at det kan være problematiske sider ved bruk av forhåndsstemmer, siden den som forhåndsstemmer i praksis gir avkall på muligheten til å stemme etter at saken har vært diskutert i møtet. Departementet foreslo under noe tvil å åpne opp for at styret kan tillate forhåndsstemmer, når styret mener at dette er forsvarlig.

Departementet foreslo at reglene om gjennomføring av generalforsamling og årsmøte skulle gjelde tilsvarende for ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter.

Endelig foreslo departementet at det ikke skal være adgang til å vedtektsfeste at man kun skal ha fysiske møter.

4.3 Høringsinstansenes syn

17 høringsinstanser har uttalt seg om forslaget om å fjerne kravene om fysisk møte.

Asker og Bærum Boligbyggelag, Boligmentoren, Digitaliseringsdirektoratet, Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon, Huseierne, NBBL, OBOS og Selvaag Prosjekt AS støtter forslaget. Asker og Bærum Boligbyggelag, Huseierne og Selvaag Prosjekt AS støtter også forslaget om å tillate bruk av forhåndsstemmer. Huseierne gir imidlertid uttrykk for at styrene får en vanskelig oppgave med å vurdere om forhåndsstemme kan benyttes hvis det har skjedd endringer i vedtaksgrunnlaget underveis.

NBBL presiserer at en generalforsamling i et boligbyggelag er noe annet enn en generalforsamling i et borettslag. En generalforsamling i et boligbyggelag preges av at et boligbyggelag har mange medlemmer. Selv med delegatordningen vil det normalt være mange flere deltakere på generalforsamlingen enn det vanligvis er i et borettslag. Også sakene som behandles er annerledes; vanligvis vil det være saker knyttet til driften av boligbyggelaget, og ikke av boligselskapet der man bor. NBBL fremhever videre at mange av boligbyggelagene ser på generalforsamlingen som en viktig møtearena mellom laget og medlemmene, både de som bor i tilknyttede borettslag og de «ikke-boende medlemmene». I tillegg er generalforsamlingen en sosial møteplass, som mange boligbyggelag bruker til å sette fokus på boligbyggelaget og dets arbeid, og til å pleie kontakten mellom styret og medlemmene. Noen har også kulturinnslag, foredrag og matservering. NBBL presiserer at noen av de tekniske løsningene har begrensinger med hensyn til det å ta ordet, avlegge stemme etc., og at det også kan være andre tekniske utfordringer, for eksempel knyttet til at alle deltakere må få tilsendt link til møtet og det å ha god kontroll på stemmegivningen. NBBL tror mange boligbyggelag vil fortsette med fysiske møter, men vil gjerne ha digitale møter som et «fullverdig og godt supplement». Avslutningsvis skriver NBBL at digitale møter er ressursbesparende og kan være særlig godt egnet for ekstraordinære generalforsamlinger som kun skal behandle enkle og formelle saker.

OBOS skriver at departementets lovforslag ikke direkte løser når et krav om fysisk møte må fremsettes. OBOS mener det vil være uheldig for borettslaget eller sameiet om et krav om fysisk møte fritt kan fremsettes helt til siste øyeblikk. OBOS viser til reglene i aksjeloven, der det er lagt til grunn at selskapet i forbindelse med forberedelsene til generalforsamlingen kan sette en frist for når et slikt krav må være innkommet.

Selvaag Prosjekt AS har gjennom våren 2020 erfart at ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter egner seg spesielt godt for digital behandling. De skriver videre at flere av deres samarbeidspartnere har rapportert om større oppmøte enn det som er normalt når møtet er fysisk.

Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon skriver at boliglovenes regler om flertallskrav til ulike beslutninger «vil kunne være retningsgivende når man skal ta stilling til på hvilken måte sakene skal behandles i boligselskapet også ved bruk av ny teknologi».

Øystein Løining mener terskelen for å kreve fysisk møte ikke passer i de minste eierseksjonssameiene, og foreslår at det skal være tilstrekkelig at minst én seksjonseier som har minst tjue prosent av stemmene, krever det.

Advokatforeningen, Hwang Flater Analyse og fem privatpersoner (Ingjerd Dale, Trygve Olavson Laake, Oddvar Lavik, Asta Tjølsen og en anonym) går imot forslaget, herunder forslaget om å åpne for forhåndsstemmer. Styreplan AS har flere innspill, men uttrykker ikke positivt om de er for eller mot forslagene.

Advokatforeningen er skeptisk til at styret fritt skal bestemme møteform, og mener at særlige viktige saker bør behandles i et forum som gir rom for diskusjon. Advokatforeningen mener at det enkelte styrets forutsetninger for å gjøre gode vurderinger av de aktuelle hensynene varierer, og at ønsket om å gjøre det enkelt vil gå på bekostning av hensynet til sakens kompleksitet, behovet for muntlig diskusjon og andre forhold av betydning for beboerdemokratiet. Advokatforeningen frykter også at forslaget vil ekskludere eldre og andre med lav digital kompetanse. I tillegg mener Advokatforeningen at det er uheldig å åpne for møteapplikasjoner som holdes åpne over et lengre tidsrom da dette etter deres syn er en form for skriftlig behandling. Foreningen foreslår derfor at behandling av saker som etter loven krever kvalifisert flertall eller enstemmighet, bare skal kunne gjennomføres ved fysisk møte eller på en digital plattform som gir mulighet for meningsutveksling og stemmegivning i «sann tid».

Advokatforeningen mener også at terskelen for når det kan kreves fysisk møte er satt for høyt og at det bør være tilstrekkelig at to beboere som til sammen representerer minst fem prosent av stemmene, krever fysisk møte.

Advokatforeningen foreslår avslutningsvis at det inntas en ugyldighetsregel i loven for vedtak hvor tekniske eller andre problemer ved gjennomføringen av generalforsamling eller årsmøte kan ha påvirket utfallet av avgjørelsen, og at ny behandling skal kunne kreves av en beboer alene.

Hwang Flater Analyse mener at mange av de formene for elektroniske møter som forslagene legger til rette for, ikke er «møter» i egentlig forstand. Hwang Flater Analyse hevder at et møte krever muntlige forhandlinger og «simultanitet/umiddelbar konfrontasjon», noe som tradisjonelt har vært knyttet til at alle deltakende parter befinner seg fysisk til stede i samme lokaler. Hwang Flater Analyse mener at den eneste «digitale varianten som normalt vil kunne innrettes som et møte, er den som Kommunal- og moderniseringsdepartementet i sitt notat betegner som «fjernmøteteknologi» eller «videokonferanseløsning.».

Styreplan AS mener at forslagene innebærer «en overføring av makt fra generalforsamlingen/årsmøtet til styret», og at det kan være betenkelig at kompetansen til å vurdere hvordan generalforsamlinger skal gjennomføres overføres til styremedlemmer som ofte ikke har grunnlag for å gjøre vurderingen. Styreplan AS mener også at lovgiver burde gi revisor og forretningsfører rett til å kreve fysisk møte.

Fem av privatpersonene som har uttalt seg antyder at forslaget ekskluderer beboere med lav digital kompetanse. Flere fremhever at beboerdemokratiet svekkes dersom møtene ikke avholdes i et forum hvor det åpnes for diskusjon ansikt til ansikt. Noen tror ikke at styrene er profesjonelle nok, og at de vil komme til å misbruke sin kompetanse ved å velge digitale møter også når sakene som skal behandles er av en slik karakter at de hadde egnet seg best for diskusjon ansikt til ansikt.

4.4 Departementets vurderinger

4.4.1 Innledning

Det har flere fordeler at beboerne i borettslag og eierseksjonssameier fysisk møter opp på generalforsamling og årsmøte. For noen beboere forutsetter en reell diskusjon om viktige saker at de møter de andre beboerne ansikt til ansikt. At beboerne møtes, øker også bevisstheten om hvem naboene er. Dette kan bidra til et bedre bomiljø. I boligbyggelagene gjør ikke hensynet til bomiljøet seg gjeldende på samme måte, men generalforsamlingen er en viktig møtearena mellom laget og medlemmene.

Samtidig mener departementet at det er en svakhet ved boliglovene at de ikke gjenspeiler den teknologiske utviklingen og boligselskapenes behov for å kunne velge digitale møter. Til sammenligning ble det allerede i 2013 vedtatt endringer i aksjeloven som åpnet opp for å gjennomføre generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Også i allmennaksjeselskapsloven er det de senere årene gjort endringer for å legge til rette for elektroniske løsninger og en mer digitalisert og effektiv selskapsstyring. Selv om et boligselskap er noe annet enn et aksjeselskap og allmennaksjeselskap, mener departementet at boligselskapene har et tilsvarende behov for fleksible og effektive møter. Et flertall av høringsinstansene støtter dette synspunktet. Departementet opprettholder derfor forslaget fra høringen om å fjerne boliglovenes krav om fysiske generalforsamlinger og årsmøter. Departementet presiserer at det å fjerne de rettslige hindrene for digitale møter, ikke vil innebære et forbud mot å holde tradisjonelle fysiske møter. Det vil imidlertid gi et alternativ for de som vil bruke digitale møter.

4.4.2 Innvendinger mot digitale møter

Innvendingene mot å åpne for digitale møter, er i hovedsak de samme som til koronaforskriften og den midlertidige loven (som gjaldt frem til 1. november). Flere viser til at selv om den teknologiske utviklingen har vært stor de siste årene, er det fortsatt mange beboere som ikke behersker digitale plattformer. Dersom styret skal kunne beslutte at generalforsamlinger og årsmøter skal holdes digitalt, er de bekymret for at beboere med lav digital kompetanse skal ekskluderes. Innspillene handler også om frykt for at styrene skal misbruke sin kompetanse og velge digitale møter også når sakene som skal behandles er av en slik karakter at de hadde egnet seg best for diskusjon ansikt til ansikt.

Etter departementets vurdering, innebærer forslagene en helt nødvendig modernisering av lovene og en tilpasning til dagens digitale virkelighet. Det er likevel viktig å sikre at reglene utformes på en måte som ivaretar beboerdemokratiet. Prinsippet om at alle andels- og seksjonseiere har rett til å delta på generalforsamling og årsmøte følger av boligbyggelagsloven § 5-2, borettslagsloven § 7-2 og eierseksjonsloven § 46. En naturlig konsekvens av prinsippet, er at styret må sørge for at andels- eller seksjonseiere som ikke er på digitale plattformer, likevel får si sin mening og avgi stemme. Styret må likevel kunne forvente at andels- eller seksjonseierne selv gjør en innsats for å gjøre seg kjent med den digitale plattformen som skal benyttes til møte. Dette innebærer at de i noen tilfeller må bruke tid på å lese instruksjoner og veiledere, eller at de må søke bistand fra andre i husstanden eller lignende. Det er likevel ikke alle som vil klare å sette seg inn i en møteapplikasjon eller annen fjernmøteteknologi som styret velger å benytte. Styret må da finne praktiske løsninger for å unngå at noen faller utenfor når avgjørelser skal tas i digitale møter. Departementet antar at en oppfordring om å bruke fullmakt kan være et forsvarlig alternativ i noen tilfeller. Utfordringen med å inkludere alle som ønsker å delta og stemme, men som ikke har digital kompetanse, vil ikke nødvendigvis kunne løses på samme måte når møtet avholdes i sanntid med videokonferanse, som når møtet gjennomføres over flere dager i en møteapplikasjon. Hvis styret skal benytte en møteapplikasjon, kan det hende at det – for å oppfylle forsvarlighetskravet – må tilby digital assistanse til de som har behov for det, for eksempel til å laste ned applikasjonen, logge inn i møtet, legge inn synspunkter eller avgi stemme. Skal styret benytte ren videokonferanse uten at noen er fysisk samlet, kan det være at styret må tilby de som ikke selv klarer å følge møtet å sitte sammen med et styremedlem eller styret mens møtet pågår. Departementet legger til grunn at styrene strekker seg så langt som det er nødvendig for å sikre at alle som ønsker å delta får «delta» på egnet vis. Hvis det ikke er mulig å ivareta eiere som ønsker å delta, men som ikke er på digitale plattformer, må konsekvensen være at møtet må gjennomføres med fysisk oppmøte.

Departementet har forståelse for at noen høringsinstanser foretrekker fysiske møter. Departementet har også forståelse for at noen er bekymret for at digitale møter vil diskriminere de som ikke er på digitale plattformer. Som nevnt over mener imidlertid departementet at eiernes interesser er ivaretatt i tilstrekkelig grad ved at styret må sørge for at alle som vil delta får delta selv om møtet er digitalt. Hensynet til beboerdemokratiet trekker etter departementets vurdering imidlertid uansett ikke bare i én retning. Slik departementet ser det, gir digitale løsninger også mer fleksibilitet og større mulighet for flere til å delta: møter kan være åpne over et lengre tidsrom og man kan delta hjemmefra eller fra et annet sted man befinner seg. Dette fører til økt beboerdemokrati. Både Asker og Bærum Boligbyggelag og OBOS opplyser at de har erfart at digitale møter har ført til økt deltakelse i boligselskapene de har forretningsførsel for. Departementet tilføyer at digitale møter også kan senke terskelen for å si sin mening.

Ingen av høringsinstansene synes å ha innvendinger mot forslaget om en skjønnsmessig formulert bestemmelse fremfor en detaljert regulering, og Advokatforeningen og Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon gir positivt uttrykk for at de støtter en skjønnsmessig formulert bestemmelse. Departementet viderefører derfor høringsforslaget om at styret skal sørge for en «forsvarlig møtegjennomføring», og for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt. Bestemmelsen departementet foreslår, stiller også krav om systemer som sikrer at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og om at det benyttes en betryggende metode for å bekrefte deltakerens identitet.

4.4.3 Kompetanse til å bestemme møteform

Hovedregel: Styret bestemmer møteform

Departementet foreslår at styret gis kompetanse til å bestemme møteform. Styret har allerede ansvaret for å kalle inn til generalforsamling og årsmøte, sette opp dagsorden mv., og det er etter departementets vurdering naturlig at styret samtidig bestemmer møteform. Noen høringsinstanser antyder at det å gi styret slik kompetanse innebærer en uheldig forskyvning av makt fra generalforsamling og årsmøte til styrene. Departementet presiserer at styrene er valgt av generalforsamling og årsmøte som tillitspersoner, og departementet mener derfor at man bør være forsiktig med å antyde at styrene – bevisst eller ubevisst – vil komme til å misbruke sin kompetanse.

Advokatforeningen mener at det enkelte styres forutsetninger for å gjøre gode vurderinger av hensynene for og mot digitale møter varierer. Departementet deler ikke bekymringen for at styrene generelt har for dårlige forutsetninger til å gjøre gode vurderinger, selv om det naturlig nok vil være variasjoner. Departementet tilføyer at det er vanskelig å se andre praktikable måter å løse kompetansespørsmålet på. Det ville for eksempel være veldig tungvint å måtte innkalle til et eget møte for å avgjøre møteform. Som departementet kommer tilbake til nedenfor, skal styrets rett til å bestemme møteform uansett ikke være absolutt.

Departementets konklusjon er etter dette at lovens hovedregel bør være at styret bestemmer møteform.

Unntak: Beboerne kan kreve fysisk møte

Hensynet til beboerdemokratiet tilsier at styret ikke bør ha absolutt bestemmelsesrett når det gjelder hvordan generalforsamling eller årsmøte skal gjennomføres. Etter aksjeloven § 5-7 forutsetter gjennomføring av forenklet generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler at ingen aksjeeiere motsetter seg denne gjennomføringsmåten. Formålet med bestemmelsen i aksjeloven var å gi en oppskrift på en enkel måte å holde generalforsamling på i små selskaper, når alle aksjeeierne er enige om det. Forslag til endringer i boliglovene skal gjelde alle boligselskaper – uansett størrelse. En regel som krever samtykke fra samtlige andels- eller seksjonseiere, slik Asta Tjølsen har tatt til orde for, vil antagelig innebære at endringen i praksis bare vil være anvendelig i små boligselskap med få eiere. Et krav om at alle skal være enige vil dermed undergrave noe av formålet med lovendringen. Departementet mener derfor det må være en viss terskel for når beboerne skal kunne kreve fysisk møte.

Departementet foreslår at minst to andelseiere, eller seksjonseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte i borettslag og eierseksjonssameier. Dette tilsvarer terskelen for å kreve ekstraordinær generalforsamling eller ekstraordinært årsmøte, jf. borettslagsloven § 7-5 og eierseksjonsloven § 42. Når det gjelder boligbyggelagene, foreslår departementet at terskelen skal være at minst en tjuendedel (fem prosent) av andelseierne krever det. Dette tilsvarer også terskelen for å kreve ekstraordinært møte, jf. boligbyggelagsloven § 5-7 annet ledd. Hvis et boligbyggelag har vedtektsfestet bestemmelser om delegerte, jf. boligbyggelagsloven § 5-3 første ledd, skal prosenten regnes av det totale antallet medlemmer, og ikke av de delegerte.

På bakgrunn av høringsinnspill, har departementet vurdert om terskelen for å kreve fysisk møte bør være lavere, men har ikke funnet grunnlag for dette. Departementet viser til at loven ikke oppstiller noe krav til begrunnelse for å kreve fysisk møte. Dersom terskelen blir satt for lav, vil hovedregelen i mange boligselskaper fort kunne bli fysiske møter, selv om møtene i seg selv er godt egnet for digital gjennomføring og et klart flertall ønsker dette. Terskelen må også ses i sammenheng med at styret skal sørge for at generalforsamling og årsmøte kan gjennomføres på en forsvarlig måte. Hvis det ikke er mulig på en digital plattform, må møtet gjennomføres med fysisk oppmøte.

Terskelen for å kreve fysisk møte vil slå noe ulikt ut i store og små boligselskap. I større borettslag og sameier kan det være krevende å samle tilstrekkelig støtte for et krav om fysisk møte. I mindre borettslag og sameier, med for eksempel tjue andels- eller seksjonseiere, vil det være tilstrekkelig med to beboere for å tvinge de øvrige atten til å holde fysisk møte. Departementet mener imidlertid at disse konsekvensene ikke kan være avgjørende, og mener det ikke er hensiktsmessig å ha ulike terskler i små, middels og store boligselskap. En terskel vil aldri kunne treffe perfekt i alle enkelttilfeller. Departementet mener uansett at det prinsipielt sett er riktig at terskelen er den samme både i store og små borettslag og sameier. Det betyr at departementet ikke er enig med Øystein Løining i at regelen ikke passer i små eierseksjonssameier, og at det derfor bør være tilstrekkelig at én seksjonseier som har minst tjue prosent av stemmene, krever fysisk møte. Departementet mener det, uansett om sameiet er stort eller lite, vil være uheldig å åpne for at én enkelt person kan kreve fysisk møte. Departementet mener videre at det ikke er behov for en regel om at revisor og forretningsfører kan kreve fysisk møte, slik Styreplan AS har spilt inn.

Departementet tilføyer at også den motsatte problemstillingen – at noen er uenig i en styrebeslutning om at møtet skal være fysisk – kan oppstå. Departementet foreslår imidlertid at styrets beslutning i så tilfelle skal være endelig. Det betyr at ingen da kan kreve at møtet holdes digitalt. Departementet mener det ville være urimelig om lovgiver skulle pålegge noen å holde møtet digitalt, dersom styret etter en konkret vurdering av sakene, mener at møtet bør gjennomføres ved fysisk tilstedeværelse.

Digitaliseringsdirektoratet ber om at beboere som ikke har anledning til å delta i et fysisk møte kan kreve å få følge møtet digitalt. Direktoratet foreslår samme terskel for å få dette ønsket igjennom som for å be om fysiske møter, jf. drøftelsen over. Direktoratet mener at etter hvert som det blir mer vanlig å arrangere møtene helt eller delvis digitalt, vil det være små kostnader knyttet til å finne en brukervennlig egnet plattform eller applikasjon. Slik direktoratet ser det, vil det å åpne for at de som ønsker det kan følge møtene digitalt også bidra til å styrke beboerdemokratiet. Departementet er ikke uenig i direktoratets prinsipielle poeng knyttet til beboerdemokratiet, men mener likevel at tiden ikke er moden for å pålegge et boligselskap å legge til rette for at de som ønsker det kan følge et fysisk møte digitalt.

OBOS mener det vil være svært uheldig for borettslaget eller sameiet om et krav om fysisk møte fritt kunne fremsettes helt til siste øyeblikk. OBOS viser til at aksjeloven har regler om dette og foreslår at borettslaget eller sameiet kan sette en rimelig frist for når innsigelser mot den foreslåtte møteformen må være innkommet.

Departementet er enig i at det vil være uheldig om et krav om at en generalforsamling eller et årsmøte skal skje med fysisk oppmøte kan settes frem helt til siste øyeblikk. Dersom et møte skal avholdes fysisk, må boligselskapet ofte gjøre forberedelser, slik som leie av lokale mv. I tillegg må alle andels- og seksjonseierne varsles om at møtet omgjøres til å avholdes med fysisk oppmøte innenfor de fristene som gjelder for innkalling. Dersom et krav blir fremsatt i siste øyeblikk, innebærer dette i realiteten at møtet må utsettes, noe som medfører mye ekstraarbeid for boligselskapene. Departementet mener derfor det er hensiktsmessig med en frist for å kreve fysisk møte.

Departementet har vurdert om det bør lovfestes en konkret frist for å kreve fysisk møte, eller om det er tilstrekkelig at styret får anledning til å sette en frist. Departementet mener at det er vanskelig å lovfeste en frist som tar tilstrekkelig høyde for fleksibiliteten de ulike boligselskapene har behov for i forbindelse med planlegging av møte, samtidig som den gir andels- og seksjonseierne rimelig tid til å vurdere om de skal kreve fysisk møte. Det vil være ulike behov i de forskjellige boligselskapene for når det bør klarlegges om et møte skal skje fysisk eller digitalt. For eksempel vil det i større boligselskaper ofte kreve mer planlegging å avholde et møte fysisk fordi man må leie lokaler for å gjennomføre møte. For disse vil det være et behov for å kunne innrette seg etter møteform på et tidligere stadie enn i mindre boligselskaper som kan avholde møtet i egne lokaler.

Departementet foreslår på denne bakgrunn at lovene får en bestemmelse som gir styrene rett til å sette en rimelig frist for når et krav om fysisk møte senest må fremsettes. En forutsetning for en slik frist må være at andels- og seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere møteform, og eventuelt kreve, fysisk møte etter at det er kjent hvilke saker som skal behandles i møtet. Dette kan innebære at styrene for eksempel må be om at saker andels- og seksjonseierne ønsker behandlet må inngis i god tid før innkallingen skal sendes ut, slik at det på forhånd kan sendes varsel med frist for å kreve fysisk møte.

Ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter

Ingen høringsinstanser har hatt innvendinger mot å åpne for at også ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter kan gjennomføres digitalt. Selvaag Prosjekt AS opplyser at de gjennom våren 2020 erfarte at ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter egner seg spesielt godt for digital behandling. Departementet mener at ekstraordinære møter bør følge de samme reglene som de ordinære møtene, og viderefører forslaget i høringsnotatet.

4.4.4 Relevante momenter ved valg av møteform

Styret må avveie ulike momenter når det skal velge møteform. Det viktigste momentet vil oftest være hvilke saker som står på dagsordenen. Noen saker vil etter sin karakter være best å behandle i et fysisk møte. Kompliserte saker kan noen ganger kreve muntlig diskusjon. Og motsatt; er det kun enkle saker og/eller «formalia», taler det for at møtet med fordel kan gjennomføres digitalt. Hvis for eksempel generalforsamlingen eller årsmøtet kun skal behandle årsregnskap og eventuell årsberetning, vil dette kunne være et relevant moment som styret kan legge vekt på når det skal bestemme møteform.

Et annet moment kan være om mange beboere har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte. Styret bør i så tilfelle være tilbakeholdne med å velge digitalt møte, også for det tilfelle at beboerne ikke har benyttet seg av muligheten til å kreve fysisk møte eller det ikke er tilstrekkelig støtte for kravet, jf. punkt 4.4.3 foran.

Advokatforeningen foreslår at «saker av viktighet» ikke skal kunne behandles i møteapplikasjoner der møtene er åpne over et lengre tidsrom, siden slike møter etter foreningens syn ikke åpner for diskusjon. Advokatforeningen foreslår at forslag som etter boliglovene krever kvalifisert flertall eller samtykke fra alle (enighet) defineres som saker av viktighet. Oddvar Lavik er inne på det samme, mens Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon foreslår at flertallskravene kan være «retningsgivende» for valg av møteform. Departementet ser ikke at det er noen automatikk i at saker som kan avgjøres med simpelt flertall er uviktige eller ukompliserte, mens saker som krever kvalifisert flertall eller enighet er viktige eller kompliserte. Alle vedtektsendringer krever for eksempel kvalifisert flertall, men innebærer ikke av den grunn at saken er så viktig og/eller komplisert at en reell diskusjon forutsetter at beboerne møtes ansikt til ansikt. Motsatt, kan styret ønske å få vedtak fra generalforsamlingen eller årsmøtet knyttet til valg av løsning i et større rehabiliteringsprosjekt, selv om loven ikke krever mer enn simpelt flertall (og styret derfor ikke hadde trengt å løfte saken).

Departementet presiserer at reglene om mindretallsvern i boligbyggelagsloven § 6-25, borettslagsloven § 8-15 og eierseksjonsloven § 58 annet ledd kommer til anvendelse på styrets beslutning om hvordan møtet skal gjennomføres. I helt spesielle situasjoner kan disse reglene medføre at en styrebeslutning om digitalt møte blir ugyldig.

4.4.5 Ytre rammer og føringer for gjennomføring av digitale møter

Innledning

Departementet foreslår, som nevnt i punkt 4.4.2, skjønnsmessig formulerte bestemmelser i både boligbyggelagsloven, borettslagsloven og eierseksjonsloven. Bestemmelsene krever at styret skal sørge for en «forsvarlig møtegjennomføring», og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt. Det er på forhånd ikke mulig å angi sikkert hvilke løsninger som per i dag, og i fremtiden, vil oppfylle et krav om forsvarlig møtegjennomføring, men departementet vil likevel forsøke å angi noen ytre rammer for bruk av digitale løsninger.

Innspill departementet fikk til de midlertidige reglene under koronapandemien i 2020 viser at flere av de løsningene som ble brukt i perioden hvor unntak fra lovens krav om fysisk møte gjaldt, ikke hadde tilstrekkelig god funksjonalitet.1 Departementet er blant annet kjent med at det ble brukt applikasjoner for gjennomføring av generalforsamling og årsmøte som ikke lot brukeren komme videre til valg av styremedlemmer før brukeren aksepterte det forslaget til styreleder som ble presentert. Videre har det vært uoverensstemmelser mellom saksangivelser på papirutgaver og i møteapplikasjon, som har ledet til at deltakerne har stemt feil på de ulike sakene.

Departementet fikk også henvendelser som viser at det i enkelte møteapplikasjoner kan legges inn kommentarer som ikke vises for andels- eller seksjonseiere som allerede har avgitt stemme. Videre er departementet kjent med at flere applikasjoner ikke har funksjoner som tillater «benkeforslag», noe som har medført at det måtte stemmes over det opprinnelige forslaget selv om flere ønsket å komme med presiseringer eller motforslag. Departementet fikk videre innspill om at styret i et borettslag skal ha kommet med nye opplysninger i en sak etter at det var åpnet for å stemme. En andelseier som allerede hadde avgitt stemme, fikk ikke anledning til å endre sin stemme. Som innspillene viser, var det enkelte svakheter ved noen av løsningene som kan ha medført at enkelte møter ikke ble gjennomført på en fullt ut forsvarlig måte. Departementet legger til grunn at løsningene vil forbedres etter hvert som man får mer praktisk erfaring med bruken av disse.

Departementet mener at lovgiver verken bør forhåndsgodkjenne eller utelukke enkelte typer digitale plattformer. Slik departementet ser det, er det viktig med en dynamisk regel som tar høyde for den raske teknologiske utviklingen. En regel som detaljregulerer kravene til de ulike løsningene og hvilke type fjernmøteteknologi som kan godkjennes, kan vanskelig bli tilstrekkelig dynamisk. Det sentrale må være at løsningene som velges tilfredsstiller de lovpålagte kravene til generalforsamling og årsmøte, og at møtet ellers kan gjennomføres på en forsvarlig måte. Departementet foreslår derfor at disse kravene fremgår av bestemmelsene.

På et overordnet nivå presiserer departementet likevel at de løsningene som brukes må ha funksjonalitet som gjør at stemmegivning skjer på like premisser og ut fra det samme faktagrunnlaget. Departementet mener at kravet om forsvarlig gjennomføring blant annet innebærer at den digitale løsningen må ha funksjonalitet som enten ikke tillater å avgi stemme før diskusjonen er avsluttet, eller som åpner for at stemmen kan endres dersom nye synspunkter, nye faktaopplysninger eller nye argumenter gjør at noen ønsker å endre standpunkt. En del av utfordringene kan antagelig løses ved at den digitale løsningen deler avviklingen av møtet i en «drøftelsesfase» og en «avstemningsfase».

Nærmere om ulike digitale plattformer

På bakgrunn av innspill og spørsmål som har kommet inn i tilknytning til den midlertidige loven, finner departementet det naturlig å knytte noen kommentarer til de ulike løsningene som departementet vet har blitt benyttet.

Møteapplikasjoner

Flere av generalforsamlingene og årsmøtene som ble avviklet under koronapandemien våren 2020 ble gjennomført via en møteapplikasjon. Med møteapplikasjon sikter departementet her til en programvare (applikasjon) som benytter datamaskinens, nettbrettets eller smarttelefonens ressurser til å utføre en oppgave. Fordelene med slike møteapplikasjoner er at de gir stor fleksibilitet, blant annet ved at møtene kan være åpne over et lengre tidsrom. På bakgrunn av høringsinnspillene antar departementet at dette kan føre til høyere deltakelse på møtene og dermed et styrket beboerdemokrati. Applikasjonene legger til rette for at brukerne kan lese saksdokumenter, delta i diskusjoner og avgi stemmer mens de har applikasjonen åpen. Brukerne kan lukke applikasjonen og forlate møtet, for senere å åpne den på nytt én eller flere ganger, så lenge møtet er åpent. Ulempene med møteapplikasjoner er at aktiviteter og oppgaver i hovedsak foregår uten lyd, video og bilde. Enkelte høringsinstanser anfører derfor at applikasjonene åpner for en uheldig form for skriftlig saksbehandling uten mulighet for reelle diskusjoner i sanntid. Ingjerd Dale fremhever for eksempel at det er «vanskelig å følge med for debatten foregår til alle døgnets tider, styret og forretningsfører får ikke alltid svart og korrigert før ulike nettroll og kverulanter dukker opp.» Departementet ser ulempene som fremheves, men mener likevel at møteapplikasjoner i utgangspunktet må kunne aksepteres som forsvarlig.

Fjernmøteteknologi

«Fjernmøteteknologi» (videokonferanser) gir deltakerne mulighet til å se hverandre, og diskusjon og avstemninger kan gjennomføres i «sanntid».

Departementet ser for seg at fjernmøter i praksis vil gjennomføres på to ulike måter:

Den første typen fjernmøte kan gjennomføres ved at et eller flere av styremedlemmene samler seg i et lokale, og at beboerne kan velge om de vil møte opp der eller delta via videolink – altså med en kombinasjon av fysisk og digital tilstedeværelse. I og med at møtet er i sanntid med både lyd og bilde, vil det i prinsippet ikke skille seg nevneverdig fra et møte der alle er fysisk til stede i det samme lokalet.

Den andre typen fjernmøte kan gjennomføres med krav om at alle må delta via videolink. Dette er ikke til hinder for at en eller flere andels- eller seksjonseiere samler seg, og kobler seg opp via én link.

Departementet mener at begge typer fjernmøter i utgangspunktet må kunne aksepteres som forsvarlig.

E-post og telefon

Departementet vil ikke utelukke at e-post kan egne seg for forsvarlig gjennomføring i mindre borettslag og eierseksjonssameier, der det er få deltakere i møtet. Departementet har imidlertid noe vanskelig for å se for seg at e-post er egnet til forsvarlig gjennomføring i større boligselskaper med mange møtedeltakere. Synspunkter, argumenter og stemmegivning vil kunne bli uoversiktlig, og kommunikasjonsformen legger lite til rette for interaksjon mellom beboerne. Ved kommunikasjon på e-post er det også vanskeligere å være trygg på at avsenderen er den han eller hun gir seg ut for å være.

Departementet mener at gjennomføring av generalforsamling eller årsmøte i en telefonsamtale med flere deltakere vanligvis ikke vil være en forsvarlig møteform. En samtale mellom mange deltakere, som heller ikke kan se hverandre, er antagelig lite egnet for gode diskusjoner. Departementet vil imidlertid ikke utelukke at også telefonsamtale etter omstendighetene kan fungere i veldig små boligselskap.

Ugyldighetsregel

Advokatforeningen foreslår i sitt høringsinnspill at det inntas en ugyldighetsregel i loven for vedtak hvor tekniske eller andre problemer ved gjennomføringen av generalforsamling eller årsmøte kan ha påvirket utfallet av avgjørelsen, og at ny behandling skal kunne kreves av én beboer alene.

Departementet presiserer at selv om ingen av boliglovene regulerer konsekvensene av saksbehandlingsfeil, følger det av ulovfestet rett at saksbehandlingsfeil kan resultere i ugyldige vedtak. Dersom en generalforsamling eller et årsmøte er i strid med kravet om forsvarlig gjennomføring, kan vedtak som blir truffet der være ugyldige. Forutsetningen er at «feilen» kan ha virket inn på vedtakets innhold. Departementet er derfor ikke enig med Advokatforeningen i at det er behov for en særskilt ugyldighetsregel.

4.4.6 Bruk av forhåndsstemmer

En mulighet til å avgi forhåndsstemme kan bidra til å sikre at de som ikke vil delta digitalt likevel får avgi stemme. Samtidig er det problematiske sider ved å bruke forhåndsstemmer. Den som forhåndsstemmer gir i praksis avkall på muligheten til å stemme etter at saken har vært diskutert i møtet. I noen saker kan bildet av saken endre seg gjennom en drøftelsesprosess. Videre kan det i møtet bli foreslått endringer i vedtaksteksten, eller komme forslag om å utsette saken. I slike saker vil eventuelle forhåndsstemmer ha liten verdi. Flere høringsinstanser argumenterer langs slike linjer når de går imot forslaget om å åpne for forhåndsstemmer. Huseierne, som støtter forslaget, gir samtidig uttrykk for at styrene får en vanskelig oppgave med å vurdere om forhåndsstemme kan benyttes hvis det har skjedd endringer i vedtaksgrunnlaget underveis. Hwang Flater Analyse erfarer at det ofte stemmes over alternativer som ikke står i innkallingen, og at det er vanlig at saker utsettes.

Siden høringsinstansene er delte i synet på dette, og ingen positivt har gir uttrykk for at det er viktig å tillate forhåndsstemmer, har departementet etter en helthetsvurdering konkludert med ikke å gå videre med forslaget.

4.4.7 Avvikende bestemmelser i vedtektene

Departementet har vurdert om det bør være adgang til å fastsette avvikende bestemmelser i vedtektene om bruk av elektronisk og fysisk generalforsamling eller årsmøte, for eksempel at dette alltid skal gjennomføres som fysisk møte. Et hensyn som taler for en slik adgang er at det underbygger beboerdemokratiet, og muligheten for at hvert enkelt boligselskap kan fastsette den løsningen som passer best for dem. Departementets forslag om å fjerne lovenes absolutte krav om fysisk møte legger opp til fleksible regler, som gir ulike alternativer for hvordan den enkelte generalforsamling og det enkelte årsmøte kan gjennomføres. Departementet mener det vil svekke formålet med lovendringene og deres effektivitet om det enkelte boligbyggelag, borettslag eller eierseksjonssameie skal kunne sette til side en løsning som loven kun åpner for – ikke pålegger. I tillegg kan behovene endre seg, og det vil ikke alltid være kurant å få endret vedtektene senere. Departementet viser også til, slik Huseierne legger vekt på, at forslaget uansett har en «sikkerhetsventil» ved at andels- eller seksjonseiere i gitte tilfeller kan kreve fysisk møte, jf. punkt 4.4.3. Ingen høringsinstanser har uttrykt at de ikke støtter departementets vurdering på dette punktet. Departementet fastholder derfor at det ikke bør åpnes for å tilsidesette lovenes regler om hvordan generalforsamling eller årsmøte kan gjennomføres i vedtektene.