7 Signatur på møteprotokoller og stiftelsesdokumenter

7.1 Gjeldende rett

Protokoller

Boligbyggelagsloven § 5-17 tredje ledd, borettslagsloven § 7-9 annet ledd og eierseksjonsloven § 53 krever at protokoller fra generalforsamling og årsmøte underskrives av møtelederen og minst én andelseier, seksjonseier eller annen person som møtet velger blant de som er tilstede. Det fremgår ikke av ordlyden i bestemmelsene at protokollene må undertegnes ved håndskreven signatur, men det er i praksis lagt til grunn at lovene ikke åpner for elektronisk signatur.1

Tilsvarende må trolig legges til grunn i boligbyggelagsloven § 6-26 tredje ledd, borettslagsloven § 8-7 annet ledd og eierseksjonsloven § 56 femte ledd, som krever at protokoller fra styremøter skal underskrives av de som deltok i møtet.

I koronaforskriften ble det gjort et midlertidig unntak fra kravet om fysisk signatur i perioden 8. april til 27. mai 2020. Unntakene ble videreført i midlertidig lov om forlenget frist og unntak fra krav til fysisk generalforsamling og årsmøte mv. i boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19. Loven gjaldt i perioden 22. juni til 1. november 2020.

Stiftelsesdokumenter

Boligbyggelagsloven § 2-6 og borettslagsloven § 2-7 krever at alle stifterne av henholdsvis boligbyggelaget og borettslaget skal «skrive under» på stiftingsdokumentet.

7.2 Departementets høringsforslag

Departementet foreslo å endre alle de lovbestemmelsene som bruker ord som «underskrive», «underskrift» og lignende, til «signere» og «signatur» mv. Departementet foreslo også en hjemmel for å kunne regulere krav til sikkerhetsnivå i forskrift.

Departementet presiserte at det fortsatt skal være mulig å signere fysisk på papir, for de som ikke har tilgang til en elektronisk signaturløsning. Departementet foreslo derfor en lovendring som sikrer dette, både for møteprotokoller og stiftelsesdokumenter.

7.3 Høringsinstansenes syn

Ti høringsinstanser har uttalt seg om forslaget, og alle disse støtter forslaget. Disse er Asker og Bærum Boligbyggelag, Advokatforeningen, Boligmentoren, Digitaliseringsdirektoratet, Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon, Huseierne, NBBL, OBOS, Styreplan AS og en privatperson.

OBOS foreslår i tillegg at generalforsamlingen eller årsmøtet kan beslutte at elektronisk verifisering gjennom møteapplikasjon kan tre i stedet for signatur av protokollen.

I forlengelsen av departementets forslag om å åpne for elektronisk signatur, foreslår Styreplan AS at alle styremedlemmene skal signere protokollen. Styreplan AS mener at en åpning for elektroniske signaturløsninger eliminerer «utfordringen med å få underskrift fra alle på papirprotokollen». Videre mener Styreplan AS at ved å stille krav om at alle styremedlemmene signerer protokollen, vil uklarheter «om hva deltakende styremedlem egentlig betyr, når man ikke møtes fysisk» unngås.

7.4 Departementets vurderinger

Ingen av høringsinstansene har motsatt seg forslaget. Når boliglovene først skal åpne for digitale møter og elektronisk kommunikasjon, er det etter departementets syn viktig at de ikke har hindre for elektroniske signaturløsninger.

Departementet foreslår å endre alle de lovbestemmelsene som bruker ord som «underskrive», «underskrift» og lignende, til «signere» og «signatur» mv. for å tydeliggjøre at elektronisk signatur er likestilt med håndskreven signatur. Lovforslaget er ment å likestille elektronisk og fysisk signatur, og tar med andre ord også høyde for de som fortsatt ønsker å signere fysisk på papir.

Det er vanskelig å gi en uttømmende definisjon av hva som kan være en elektronisk signatur. En grunnleggende forutsetning vil være at signaturløsningen ivaretar krav til informasjonssikkerhet og notoritet. Elektronisk signatur og eID, som er i samsvar med kravene i lov 15. juni 2018 nr. 44 om elektroniske tillitstjenester med forskrifter, vil alltid være en betryggende elektronisk signatur.

En elektronisk signatur kan ha tre ulike nivåer. Det enkleste nivået betegnes kun som elektronisk signatur. Denne defineres i den ovenfor nevnte forordningens artikkel 3 pkt. 10 som «data i elektronisk form som er lagt ved eller er logisk knyttet til andre data i elektronisk form og som underskriveren bruker til å signere». Det neste nivået betegnes som avansert elektronisk signatur, mens det øverste nivået er kvalifisert elektronisk signatur.

Departementet mener at det ikke på det nåværende tidspunktet er nødvendig å regulere noe krav til sikkerhetsnivå på signaturløsningen. Derimot foreslår departementet at lovene får en hjemmel for å kunne gi slike regler i forskrift, dersom det viser seg at det blir behov for dette.

OBOS har foreslått at elektronisk verifisering gjennom møteapplikasjon bør tre i stedet for signatur av protokollen i de tilfellene årsmøtet eller generalforsamlingen godkjenner dette. Forslaget innebærer en endring som går lengre enn det som har vært på høring. Departementet stiller seg ikke negativ til forslaget, men siden det innebærer en realitetsendring som ikke har vært på høring, mener departementet at forslaget bør utredes nærmere før en eventuell endring kan gjennomføres.

I forlengelsen av at det åpnes for elektronisk signatur, foreslår Styreplan AS å lovfeste et krav om at alle styremedlemmene skal signere på styremøteprotokollen. Styreplan AS skriver at man da vil unngå uklarheter «om hva deltakende styremedlem egentlig betyr, når man ikke møtes fysisk». Departementet er ikke enig i dette. Det er ikke slik at muligheten til å benytte elektronisk signatur automatisk innebærer at alle styrer ønsker å signere elektronisk eller har gode løsninger for dette. Det vil derfor ikke nødvendigvis være enkelt å få samtlige styremedlemmer til å signere protokollen. Uansett innebærer signering av protokollen at styremedlemmet som signerer bekrefter at det som fremgår av protokollen er en korrekt fremstilling av det som ble diskutert og vedtatt i styremøtet. Om ett eller flere av styremedlemmene ikke var til stede på styremøtet, er det derfor heller ikke naturlig at de signerer protokollen.