6 Kommunikasjon mellom boligselskapet og dets andels- og seksjonseiere

6.1 Gjeldende rett

Boligbyggelagsloven § 1-5 og borettslagsloven § 1-6 regulerer «bruk av elektronisk kommunikasjon» i boligbyggelag og i borettslag.1 Bestemmelsene regulerer ikke hva slags kommunikasjonsform selskapene må eller bør benytte, kun hvilke krav som gjelder hvis de vil benytte elektronisk kommunikasjon. Begge bestemmelsene krever at det foreligger uttrykkelig forhåndssamtykke til dette. Den reelle hovedregelen er derfor at kommunikasjonen skal skje på papir (i brev eller ved distribusjon på dørmatter eller i postkasser). I koronaforskriften ble det gjort et midlertidig unntak fra kravet om forhåndssamtykke til elektronisk kommunikasjon i perioden 8. april til 27. mai 2020. Midlertidig lov om forlenget frist og unntak fra krav til fysisk generalforsamling og årsmøte mv. i boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19, som gjaldt frem til 1. november 2020, åpnet for tilsvarende unntak.

Eierseksjonsloven har verken generelle bestemmelser om elektronisk kommunikasjon eller forhåndssamtykke. Lovens § 43 tredje ledd har imidlertid en bestemmelse som positivt sier at elektronisk kommunikasjon regnes som «skriftlig» innkalling til årsmøte. Da eierseksjonsloven ble vedtatt i 2017, var det ikke det samme behovet for å regulere adgangen til å bruke elektronisk kommunikasjon som da borettslovene ble vedtatt i 2003. Dette, sammenholdt med den positive reguleringen i eierseksjonsloven § 43 tredje ledd, kan tale for at lovgiver må ha ment at elektronisk kommunikasjon alltid kan aksepteres når eierseksjonsloven krever skriftlighet. På den annen side, kan det argumenteres med at når andre bestemmelser i loven ikke har tilsvarende regler, så må den positive reguleringen i § 43 tredje ledd medføre at adgang til elektronisk kommunikasjon ikke kan innfortolkes i lovens øvrige regler. Den manglende reguleringen kan tilsi begge deler, og spørsmålet er derfor rettslig sett uklart.

6.2 Departementets høringsforslag

Departementet mente at det er lite hensiktsmessig at lovene oppstiller en hovedregel om hvilken kommunikasjonsform styrene skal benytte når det skal sende meldinger. Departementet foreslo i stedet at styret selv bestemmer kommunikasjonsmåte. Forslaget var begrunnet med at styret er nærmest til å vurdere hvilken kommunikasjonsmåte som passer «lokalt». En slik fleksibel regel tar for det første høyde for styrer som ikke ønsker å gi informasjon på e-post. For det andre gjør en slik regel det mulig for styrer å se hen til om det i laget bor mange som har signalisert at de ikke ønsker å motta informasjon elektronisk. Departementet viste også til at den raske teknologiske utviklingen medfører at synet på hva som er en alminnelig kommunikasjonsmåte stadig er i endring, og at det derfor fremover kan bli behov for og ønske om å gi informasjon på en annen måte enn det som vanligvis gjøres i dag.

Departementet foreslo også en lovfestet rett for andels- og seksjonseierne til å reservere seg mot å motta informasjon elektronisk. Forslaget er ment å ivareta de som av ulike årsaker ønsker å motta informasjon i papirform.

6.3 Høringsinstansenes syn

Elleve høringsinstanser har uttalt seg om forslaget. Asker og Bærum Boligbyggelag, Advokatforeningen, Boligmentoren, Datatilsynet, Digitaliseringsdirektoratet, Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon, Huseierne, OBOS, NBBL og Selvaag Prosjekt AS støtter forslaget. Hwang Flater Analyse støtter at styret kan beslutte kommunikasjonsform i «løpende saker», men ikke ved utsendelse av «formelle papirer» (slik som innkalling til generalforsamling).

Datatilsynet og Advokatforeningen mener at den foreslåtte lovteksten kan føre til at boligselskapene vil benytte seg av e-post uten å foreta nødvendige vurderinger av kravet til behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6. Slik disse høringsinstansene ser det, er det ikke tilstrekkelig at det kun fremgår av spesialmerknadene til bestemmelsene at styret må vurdere om det finnes et behandlingsgrunnlag før styret eventuelt velger e-post som kommunikasjonsmåte. De foreslår at en henvisning til personvernforordningens krav til behandlingsgrunnlag tas inn i lovbestemmelsen.

6.4 Departementets vurderinger

Teknologien har utviklet seg svært mye de siste årene, og elektronisk kommunikasjon har blitt den praktiske hovedregelen i de fleste sammenhenger. Departementet mener at boliglovene må tilpasses denne utviklingen. Elektronisk kommunikasjon gir styrene en mulighet til å kommunisere med andels- og seksjonseiere i boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier på en rask og enkel måte. Departementet mener at det bør være enkelt for styrene å benytte seg av denne kommunikasjonsformen.

Det kan være ressurskrevende for boligselskapene å oppfylle boliglovenes krav om å innhente uttrykkelig forhåndssamtykke. Det kan føre til at boligselskaper velger å ikke benytte seg av elektroniske kommunikasjonsmidler, også i de tilfellene dette klart er den mest praktiske måten å kommunisere på.

Departementet mener at en regel som gir styret anledning til å velge kommunikasjonsform, gjør det enklere å legge til rette for en hensiktsmessig kommunikasjonsform i det enkelte boligselskap. For det første gjør en slik regel det mulig for styrer, som i og for seg foretrekker å sende meldinger elektronisk, å se hen til om det i laget bor mange som har signalisert at de ikke ønsker å motta informasjon elektronisk. I så tilfelle kan styret bestemme at disse – eller alle – skal få meldingene på papir. Videre gir dette styret muligheten til å vurdere kommunikasjonsform ut fra hva slags innhold meldingen har. De fleste meldinger inneholder ikke sensitive personopplysninger. En fleksibel regel, slik departementet foreslår, gjør det imidlertid mulig for styret å velge en sikrere kommunikasjonsform enn e-post, hvis det unntaksvis skulle være aktuelt å sende sensitive opplysninger.

For det andre tar en slik regel høyde for styrer som ikke ønsker å gi informasjon på e-post. Det kan for eksempel være at styrets leder, eller ett eller flere av styremedlemmene, ikke behersker e-post. Det kan også være styremedlemmer som har prinsipielle motforestillinger (for eksempel knyttet til personvern) mot å bruke e-post i sin kommunikasjon med beboerne.

Ti av elleve høringsinstanser støtter forslaget fullt ut. OBOS skriver blant annet at det er på «høy tid» at loven endres. OBOS viser til at elektronisk kommunikasjon har blitt hovedregelen i de aller fleste tilfeller og at det er miljømessige fordeler knyttet til å slippe å utferdige og distribuere materiale på papir.

Hwang Flater Analyse er enig med departementet i at løpende informasjon av praktisk karakter må kunne gis i den kommunikasjonskanalen som styret velger. Hwang Flater Analyse mener imidlertid at det bør være opp til andels- og seksjonseierne hvilken informasjonskanal som benyttes når styret skal sende ut mer formelle dokumenter, slik som årsregnskap, saksfremlegg og protokoller til generalforsamling.

Departementet er enig i at det kan være andels- og seksjonseiere som av ulike årsaker foretrekker å få tilsendt informasjon og dokumenter fra styret i vanlig post. Dette kan være fordi eieren ikke behersker e-post eller av andre årsaker ikke ønsker å være tilgjengelig elektronisk. Departementet mener at hensynet til disse seksjons- og andelseierne ivaretas gjennom en lovfestet rett til å reservere seg mot å motta informasjon elektronisk. De som for eksempel ikke har e-post vil ikke bli tvunget til å opprette en e-postkonto for å motta informasjon fra styret. De som har e-postkonto, men som ikke ønsker å motta meldinger på e-post, vil heller ikke kunne pålegges å benytte en elektronisk kanal.

Departementet foreslår etter dette at boliglovene får regler om at styret velger kommunikasjonsform med andels- og seksjonseierne. Departementet foreslår videre en adgang til å reservere seg mot å motta informasjon elektronisk.

Både Datatilsynet og Advokatforeningen er positive til den foreslåtte regelen, men mener at lovteksten bør tydeliggjøre styrets ansvar for å vurdere om det foreligger behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen. Advokatforeningen skriver at det er stor variasjon i hvilken bakgrunn og kompetanse styrene i boligselskapene besitter, og at boliglovene for mange vil være den viktigste kilden til informasjon. Datatilsynet mener at konsekvensen av å ikke innta en slik presisering i lovteksten vil være at boligselskapene i stor utstrekning vil benytte seg av e-post uten å foreta nødvendige vurderinger av kravet til behandlingsgrunnlag i personvernregelverket.

Departementet ser at det vil være en risiko for at vurderingene som må gjøres etter personvernforordningen i praksis vil kunne bli oversett. Departementet er likevel ikke enig i at den riktige måten å løse dette på er ved å henvise til personopplysningsregelverket i lovteksten. Departementet mener at en slik henvisning vil kunne bli misvisende når den kun knytter seg til bestemmelsen om elektronisk kommunikasjon. Personopplysningsloven gjelder også for ikke-elektronisk behandling (så lenge det finnes et register), og også i andre tilfeller enn ved kommunikasjon, f.eks. ved oppbevaring av dokumentasjon. Departementet mener etter dette at utfordringene knyttet til styrenes eventuelle manglende kjennskap til regelverket må møtes med andre tiltak.

OBOS foreslår at § 4-2 annet ledd i boligbyggelagsloven endres slik at også fødselsnummer/d-nummer skal føres inn i andelseierboken. OBOS viser til at navn, fødselsdato og adresse i svært mange tilfeller ikke er nok for å gjøre en sikker identifisering av andelseieren, noe som kan føre til både feilføringer og forveksling av andelseiere. Ved å innta et krav om å føre fødselsnummer/d-nummer inn i andelseierboken vil den få en «mye større grad av presisjon og gi mulighet for en langt mer sikker identifisering av andelseierne enn i dag».

Departementet ser at andelseierboken vil kunne bli mer presis og lette arbeidet for boligbyggelagene dersom også fødselsnummer/d-nummer skulle registreres. Departementet har imidlertid behov for å utrede konsekvensene av å innta en slikt krav nærmere, spesielt de personvernrettslige konsekvensene. Departementet vil eventuelt komme tilbake med et endringsforslag i forbindelse med senere lovrevisjoner.