5 Gjennomføring av styremøte

5.1 Gjeldende rett

Borettslagsloven § 8-5 og eierseksjonsloven § 56 første ledd synes forutsetningsvis å kreve at styremøter i borettslag og eierseksjonssameier gjennomføres som fysisk møte. Lovene åpner i utgangspunktet ikke for at styremøtene avholdes på annen måte, selv om det i juridisk teori er anført at det etter en konkret vurdering er adgang til å behandle saker utenom fysisk møte. Departementet viser til Lilleholt og Wyller, Borettslovene med kommentarer (2. utg.) s. 664 – 665, der forfatterne legger til grunn at «noenlunde enkle saker» kan behandles ved sirkulasjon, telefonmøte e.l.

I boligbyggelagsloven § 6-17 første ledd er utgangspunktet at styremøtene skal gjennomføres som fysisk møte, men styrets leder kan velge at en sak «leggjast fram skriftleg eller takast opp på annan fullgod måte». Av forarbeidene fremgår det at det eksempelvis kan være via telefon eller e-post, jf. Ot.prp. nr. 30 (2002–2003) s. 233.

5.2 Departementets høringsforslag

Departementet foreslo å fjerne borettslagslovens og eierseksjonslovens krav om at styremøter må gjennomføres ved fysisk oppmøte. Departementet foreslo at det i stedet skal være opp til styret å bestemme hvordan møtet skal gjennomføres, men at hvert enkelt styremedlem skulle ha rett til å kreve fysisk møte.

Boligbyggelagsloven åpner i større grad enn borettslagsloven og eierseksjonsloven for at styremøter kan gjennomføres uten fysisk møte, men den bygger likevel på et premiss om at møtene som et utgangspunkt skal være fysiske. Departementet foreslo derfor en endring som slår fast at styret selv bestemmer møteform.

5.3 Høringsinstansenes syn

Alle de ti høringsinstansene som har uttalt seg om forslaget støtter det. Disse er Asker og Bærum Boligbyggelag, Boligmentoren, Digitaliseringsdirektoratet, Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon, Huseierne, NBBL, OBOS, Selvaag Prosjekt AS, Styreplan AS og en privatperson.

OBOS foreslår å endre ordlyden i den foreslåtte bestemmelsen fra at «styret avgjer» til at «styrets leiar avgjer». OBOS viser til at det er styrets leder som skal lede styrets arbeid og sørge for at det holdes styremøter, og at regelen om at ethvert styremedlem kan kreve fysisk møte uansett vil sikre at fysiske møter holdes hvis det er nødvendig.

Styreplan AS mener at i tillegg til styremedlemmene, må revisor og forretningsfører også kunne kreve fysisk styremøte. Styreplan AS viser til at revisor og forretningsfører ofte er de profesjonelle aktørene, og at de derfor bør kunne sikre at faglige vurderinger og innspill blir grundig behandlet.

5.4 Departementets vurderinger

Ingen av høringsinstansene har motsatt seg forslaget om at styret selv skal bestemme møteform. Departementet ser ingen betenkeligheter med å overlate denne vurderingen til styrene.

Departementet er enig med OBOS i at kompetansen til å avgjøre hvordan møtet skal gjennomføres med fordel kan legges til styreleder (i stedet for styret). I borettslag og eierseksjonssameier får det enkelte styremedlem rett til å kreve at møtet skal gjennomføres som fysisk møte, og departementet ser derfor ingen betenkeligheter ved å legge kompetansen til styreleder. I boligbyggelag har styreleder allerede etter gjeldende lov rett til å bestemme at saker skal behandles skriftlig eller på annen fullgod måte, med unntak av behandling av årsregnskap og årsmelding. Departementet kan på denne bakgrunn vanskelig se at ikke også styreleder i et boligbyggelag bør ha kompetanse til å bestemme om sakene skal behandles i møte eller på annen måte. Departementet er ikke enig med Styreplan AS i at revisor og forretningsfører bør ha rett til å kreve at styremøtet er fysisk. Departementet finner det unaturlig at revisor og forretningsfører skal få en lovbestemt rett til å kreve at et styremøte skal være med fysisk oppmøte. Etter departementets vurdering er styret selv nærmest til å avgjøre hvilken møteform som er mest hensiktsmessig.