8 Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon

8.1 Gjeldende rett

Verken boligbyggelagsloven, borettslagsloven eller eierseksjonsloven har generelle regler om hvordan lovpålagt dokumentasjon skal utarbeides eller oppbevares. Lovene har herunder ikke regler om hvor eller hvor lenge slik dokumentasjon skal oppbevares.

Eksempler på dokumentasjon som kreves utarbeidet etter lovene, er protokoll fra generalforsamling og årsmøte. Plikten til å føre protokoll følger av boligbyggelagsloven § 5-17 første ledd, borettslagsloven § 8-7 annet ledd og eierseksjonsloven § 53. Andre eksempler på dokumentasjon som kreves utarbeidet etter boliglovene er regnskap og stiftelsesdokumenter.

8.2 Departementets høringsforslag

Departementet foreslo at boliglovene får bestemmelser som setter krav til utarbeidelse og oppbevaring av den dokumentasjonen som kreves utarbeidet etter lovene. Departementet presiserte at forslaget kun omfattet den dokumentasjon som er påkrevd etter boliglovene, og at det bygget på tilsvarende regler om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon i aksjeloven § 1-6.

Departementet foreslo en bestemmelse som på et overordnet nivå krever at dokumentasjonen utarbeides og oppbevares på en «trygg og forsvarlig måte». Kravet innebærer at dokumentasjonen må sikres mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap.

Mer konkret foreslo departementet at dokumentasjonen skal være i «lesbar form». Om dokumentasjonen utarbeides på papir, i elektronisk form eller på annen måte, vil være opp til det enkelte boligselskap å avgjøre.

For å ta høyde for fremtidig teknologisk utvikling, foreslo departementet ikke detaljerte krav til oppbevaringssystemer og lagringsmedium. Etter forslaget sidestilles elektronisk lagring med lagring på papir.

Departementet foreslo at styret selv får bestemme oppbevaringssted. Samtidig presiserte departementet at selskapsdokumentasjon som befinner seg utenfor Norge, for eksempel på en harddisk, må være eller gjøres tilgjengelig fra Norge.

Departementet foreslo å gi styret ansvaret for å overholde kravene.

Departementet foreslo til slutt en forskriftshjemmel for det tilfelle at senere erfaringer skulle tilsi at det blir behov for å regulere hva som er en «trygg og forsvarlig» oppbevaringsmåte. Forslaget til hjemmel dekket også nærmere regler om oppbevaringstid.

8.3 Høringsinstansenes syn

Åtte høringsinstanser har uttalt seg om forslaget. Disse er Asker og Bærum Boligbyggelag, Advokatforeningen, Boligmentoren, Digitaliseringsdirektoratet, Frittstående Boligforvalteres Interesseorganisasjon, Huseierne, NBBL og OBOS. Alle støtter forslaget. Digitaliseringsdirektoratet ber imidlertid om at departementet revurderer kravet om «lesbar form», for å ta høyde for fremtidige teknologiske løsninger som åpner for nye måter å samle inn og lagre dokumentasjon på.

8.4 Departementets vurderinger

Alle høringsinstansene støtter forslaget, og departementet følger opp forslaget om at boliglovene får bestemmelser som på et overordnet nivå krever at dokumentasjonen utarbeides og oppbevares på en «trygg og forsvarlig måte». Kravet innebærer at dokumentasjonen må sikres mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap.

Digitaliseringsdirektoratet ber departementet om å revurdere kravet om lesbar form. Direktoratet mener det er viktig at lovene tar høyde for eksisterende og fremtidige teknologiske løsninger som åpner for nye måter å samle inn og lagre dokumentasjon på. Departementet støtter Digitaliseringsdirektoratets innspill og går bort fra høringsnotatets forslag om at dokumentasjonen skal være i «lesbar form». Formatet på dokumentasjonen vil derfor i utgangspunktet være opp til det enkelte boligselskap å avgjøre. Departementet vil likevel presisere at boliglovene – eller andre lover – kan ha bestemmelser som setter begrensinger for hva slags format boligselskapet kan velge på dokumentasjonen. Slike regler vil i tilfelle gå foran den generelle regelen om lagring av dokumentasjon departementet foreslår her. For eksempel forutsetter boliglovene at møteprotokoller fra generalforsamling og årsmøte skal være «skriftlig» (fysisk eller digital). Videre kan regnskapsloven ha egne krav til hvordan årsregnskap og årsberetning skal utformes.

Departementet foreslår at styret får ansvaret for å overholde kravene.

Departementet foreslår til slutt en forskriftshjemmel for det tilfelle at senere erfaringer skulle tilsi at det blir behov for å regulere hva som er egnet format på dokumentasjonen og en «trygg og forsvarlig» oppbevaringsmåte.