5 Signaturløsninger og avsigelse av rettslige avgjørelser mv.

5.1 Gjeldende rett

I prosesslovene stilles det krav om undertegning av blant annet rettslige avgjørelser, jf. tvisteloven § 19-4 annet ledd og straffeprosessloven § 43 og § 52, rettsbok, jf. tvisteloven § 13-6 fjerde ledd og straffeprosessloven § 26, og rettsforlik, jf. tvisteloven § 19-11 annet ledd. Ved avsigelse av rettslige avgjørelser er ordningen at avgjørelsen anses avsagt skriftlig når den er undertegnet, jf. tvisteloven § 19-4 annet ledd og straffeprosessloven § 43 tredje ledd. Det er videre et vilkår at rettens leder eller en fagdommer denne utpeker skal undertegne til slutt, jf. tvisteloven § 19-4 annet ledd og straffeprosessloven § 43 første ledd, eller ved at siste dommer har underskrevet, jf. straffeprosessloven § 52 første ledd. Det stilles også krav om undertegning av rettsboken i tvisteloven § 13-6 fjerde ledd og i straffeprosessloven § 26. Tvisteloven § 19-11 regulerer formkrav for rettsforlik, herunder at rettsforliket skal underskrives av partene og rettens medlemmer.

Det følger av jordskiftelova § 6-1 at tvisteloven kapittel 19 gjelder så langt det passer for saksbehandlingen av jordskiftesaker. For rettsboken gjelder tvisteloven kapittel 13, jf. jordskiftelova § 6-13, og for avsigelse av avgjørelser gjelder tvisteloven § 19-4, jf. jordskiftelova § 6-25. Det følger av jordskiftelova § 6-26 at rettsforliket skal skrives under av partene og jordskifteretten, og at tvisteloven § 19-11 ellers gjelder.

Også i andre såkalte spesialprosesslover er det tilsvarende krav om undertegning, slik som for eksempel tvangsfullbyrdelsesloven § 5-19 første ledd tredje punktum om namsmannens undertegning av namsboken.

5.2 Forslaget i høringsnotatet og høringsinstansenes syn

I høringsnotatet 24. mars 2020 ble det foreslått regler om midlertidige signaturløsninger for å gjøre det mulig å oppfylle tvistelovens og straffeprosesslovens krav om undertegning av rettslige avgjørelser, uten at det må skje ved fysisk oppmøte. Dette for å legge til rette for at dommere kan få utført arbeidet på hjemmekontor, med tilsvarende redusert reisevirksomhet og oppmøte i domstolenes lokaler, og for å hindre møtevirksomhet og reisevirksomhet for meddommere. Departementet foreslo to alternative løsninger for midlertidig signatur samt en subsidiær løsning for avsigelse av rettslige avgjørelser i saker med flere dommere, jf. forskriftsutkastet §§ 6 og 7 i høringsnotatet. Det ble foreslått nærmere regler for avsigelse av rettslige avgjørelser ved bruk av de midlertidige signaturløsningene, jf. forskriftsutkastet § 7. Det ble også foreslått regler om undertegning av rettsboken og av rettsforlik ved bruk av de midlertidige signaturløsningene, jf. forskriftsutkastet § 9 og § 10.

Forslagene fikk støtte i høringen. Noen av høringsinstansene kom med innspill til endringer og tekniske justeringer. Dette var blant annet Norges Høyesterett, Agder lagmannsrett, Borgarting lagmannsrett, Eidsivating lagmannsrett, Gulating lagmannsrett, Oslo tingrett, Den norske Dommerforening og Domstoladministrasjonen.

Blant annet mente Borgarting lagmannsrett og Den norske Dommerforening at den subsidiære løsningen der én dommer ved avsigelse av dom kan undertegne på vegne av og etter godkjenning fra den samlede rett, burde være et likestilt alternativ til signaturløsningene som går ut på at samtlige dommere skal undertegne. Dette innspillet ble tatt til følge, jf. forskriften § 7.

Videre kom det innspill som gjaldt tidspunktet for når en rettslig avgjørelse skal anses avsagt etter de foreslåtte reglene om midlertidige signaturløsninger, blant annet fra Norges Høyesterett, Borgarting lagmannsrett og Oslo tingrett, som viste til at avsigelsestidspunktet ikke burde være knyttet til tidspunktet for registrering i domstolenes saksbehandlingssystem. Oslo tingrett viste til at skjæringstidspunktet for når et dokument anses undertegnet, bør være når det i undertegnet stand er sendt til registrering i domstolens saksbehandlingssystem. Angivelsen av tidspunktet for når en rettslig avgjørelse anses avsagt ble justert i forskriften § 7, jf. § 6, slik at signaturløsningene innebærer at dokumentet må være undertegnet og sendt til domstolenes saksbehandlingssystem. Dette er også videreført i departementets forslag, jf. lovforslaget § 6 og § 7, og presiseres i merknadene til bestemmelsene nedenfor.

Et annet tema som ble påpekt under høringen, blant annet av Den norske Dommerforening og Borgarting lagmannsrett, var anvendelsen av forskriftens regler om midlertidige signaturløsninger for andre prosesslover enn tvisteloven og straffeprosessloven, slik ordlyden i forskriftsutkastet § 6 og § 7 lød. Den norske Dommerforening viste til at også rettslige avgjørelser etter spesialprosessen skal kunne signeres og avsies på samme måte, og at dette bør reflekteres i ordlyden selv om dette kanskje kan utledes av henvisninger til tvisteloven i spesialprosessen. I forskriften § 6 og § 7 ble det gjort en justering ved å endre ordlyden til «prosesslovene». Departementet har gjort nærmere vurderinger av dette innspillet, se punkt 5.3 nedenfor.

I høringen av forslaget om forlengelse av koronalovens varighet, som hadde frist 8. april 2020, kom det innspill fra Domstoladministrasjonen og Landbruks- og matdepartementet om at det også for jordskifterettene er behov for utfyllende regler for å avvikle saker i situasjonen med utbruddet av covid-19. Den norske Dommerforening viste til at det etter skjønnsprosessloven er behov for forenklede løsninger for signatur og avsigelse av dom.

5.3 Departementets vurdering og forslag

Domstolene har ikke et permanent system for digital signatur, men det er et anerkjent behov for å få innført permanente løsninger som kan supplere eller erstatte kravene som i dag innebærer at dokumenter underskrives for hånd. Det er også lagt til grunn i forarbeidene til tvisteloven at begrepet underskrift bør være teknologinøytralt, jf. NOU 2001: 32 Rett på sak Bind A side 568.

Domstoladministrasjonen har i dag et pågående arbeid med å få innført en permanent løsning for elektronisk signatur i domstolene, og en slik løsning må tilfredsstille kravet om at elektronisk signatur skal ha en teknisk løsning som sikrer notoritet for signaturen, jf. domstolloven § 197 a annet ledd. Utover dette kravet til signaturløsningen, antar departementet at en permanent signaturløsning bør være slik at den ut fra både tekniske og praktiske hensyn, informasjonssikkerhetshensyn og hensynet til innretning og investeringer, skal stå seg over tid.

Videre kan det nevnes at departementet har til behandling et høringsforslag (høringsnotat 12. juli 2018 om endringer i tvisteloven – tvistelovevalueringen) der det for ordens skyld søkes klargjort i loven at det kan underskrives på likelydende dokumenter etter tvisteloven § 19-4 annet ledd. Departementet fremhever disse forholdene innledningsvis fordi det viser at de endringsforslagene som gjelder signaturløsninger og avsigelse av rettslige avgjørelser, er tuftet på behov som allerede har gjort seg gjeldende i lang tid. Den typen endringer som her foreslås for å møte domstolenes behov, er etter sin art allerede ansett som både effektive og forsvarlige.

Departementet har fått innspill fra domstolene og Domstoladministrasjonen om at fleksible signaturløsninger som ikke krever oppmøte med fysisk signering av dokumenter, er tvingende nødvendig som følge av situasjonen med utbruddet av covid-19. I domstolenes virke har både tingrettene og lagmannsrettene et stort innslag av saker med meddommere fra hele rettskretsen. Disse må regelmessig møte til domskonferanse og for å underskrive avgjørelser på et tidspunkt etter at sakene er avholdt. Det samme gjelder i saker med flere fagdommere. Både reisen, herunder særlig dersom dette skjer ved kollektiv transport, og gjennomføring av fysiske møter, innebærer økt smitterisiko. I tillegg er det slik at den praktiske gjennomføringen av møtevirksomhet og reisevirksomhet vanskeliggjøres, og i enkelte tilfeller umuliggjøres, som følge av reiserestriksjoner, karantene og isolasjon som følge av utbrudd av covid-19.

Til illustrasjon vil alternative signaturløsninger for lagmannsretten kunne bidra til at reiser tur-retur for fem meddommere unngås, og det vil bidra til at møtevirksomhet med samling av syv dommere unngås. I tillegg vil dette avhjelpe at dommere som har hjemmekontor, ikke må reise og møtes fysisk. I saker med enedommer, det være seg i tingretten eller under saksforberedelsen i lagmannsretten, vil alternative signaturløsninger kunne legge til rette for å få utført arbeidet på hjemmekontor, med tilsvarende redusert reisevirksomhet og oppmøte i domstolenes lokaler. Behovet for alternative signaturløsninger ble stadfestet av mange høringsinstanser, og det var bred støtte til forslaget om midlertidige signaturløsninger for å avhjelpe situasjonen. Flere høringsinstanser viste for øvrig til at behovet for digitale signaturløsninger er til stede og etterlengtet også i en normaltilstand.

En midlertidig løsning som gir mulighet til å undertegne avgjørelser uten at det skjer ved et fysisk oppmøte, vil etter departementets syn være et effektivt tiltak, som i lys av beskrivelsene ovenfor er nødvendig for saksavviklingen i domstolen når aktørene skal imøtekomme smitteverntiltak og for å avhjelpe de praktiske utfordringene og begrensningene for oppmøte og reise som følger av karantene- og isolasjonsplikt i situasjonen med utbruddet av covid-19.

Domstoladministrasjonen arbeider som nevnt med å få på plass en permanent løsning for digital signatur, men dette systemet er ikke på plass og kan ikke settes i verk på kort tid. Domstoladministrasjonen har imidlertid klargjort en midlertidig teknisk løsning for signatur, som ble gjort tilgjengelig for domstolene 3. april 2020. Domstoladministrasjonen opplyser om at denne løsningen er basert på Digitaliseringsdirektoratets «eSignaturløsning», og anses som en sikker og betryggende signaturløsning for domstolene, herunder for signering ved avsigelse av rettslige avgjørelser. Løsningen tas i bruk som en portalløsning som ikke har integrasjon med domstolenes saksbehandlingssystem. Departementet legger til grunn at Domstoladministrasjonen gjennom sitt allerede pågående arbeid med løsninger for digital signatur, har hatt et godt kompetansegrunnlag for å gjøre en forsvarlig vurdering av at den midlertidige, elektroniske signaturløsningen som nå er tatt i bruk, er tilstrekkelig betryggende.

Departementet antar at det er hensiktsmessig at de midlertidige signaturreglene tar høyde for at også andre egnede og tilgjengelige løsninger kan benyttes. En slik løsning kan være at dokumenter underskrives fysisk og enten skannes eller tas bilde av, deretter sendes til domstolene og registreres i domstolenes saksbehandlingssystem. Det forutsettes at rettens leder fører kontroll med at dokumentet med slutningen, som skal sendes til domstolen for registrering, er likelydende med dokumentet som ble sendt ut for underskriving, slik at notoriteten sikres. Departementet vil presisere at en slik løsning forutsetter at dokumentene registreres i domstolenes saksbehandlingssystem.

Departementet ser imidlertid at en slik løsning vil innebære manuelle operasjoner og kan være tungvint. Den forutsetter at den som skal underskrive har tilgang til en skriver, fortrinnsvis i hjemmet. Dette kommer særlig på spissen når rettslige avgjørelser skal avsies i saker med flere dommere, herunder især for lagmannsretten. Det kan også være forhold som gjør at alle rettens medlemmer ikke kan ta i bruk en slik elektronisk signaturløsning som Domstoladministrasjonen har bestemt, det være seg om det oppstår tekniske problemer eller andre utfordringer for den enkelte når det gjelder å ta i bruk en digital løsning. Dette bør det etter departementets syn også tas høyde for i de midlertidige signaturreglene. På denne bakgrunn er det etter departementets syn behov for og hensiktsmessig at det gis adgang til en løsning der rettens leder eller en fagdommer kan underskrive på en rettslig avgjørelse for avsigelse etter godkjenning fra rettens øvrige medlemmer. Dette vil etter departementets syn kreve at godkjenningen fra rettens øvrige medlemmer bekreftes skriftlig og undertegnes særskilt av dommeren, etter kravene som gjelder for undertegning. Videre må slik bekreftelse fremgå enten av samme dokument som avgjørelsen eller på et eget dokument som følger med avgjørelsen. Departementet vil presisere at det er en forutsetning at dokumentene registreres i domstolenes saksbehandlingssystem. Departementet vurderer det slik at kravet om en bekreftelse, som igjen underskrives, og registreres i domstolenes saksbehandlingssystem, vil kunne gi tilstrekkelig notoritet for en slik midlertidig løsning. Departementet viser til at rettens leder i alle tilfelle skal være den som underskriver på rettslige avgjørelser til slutt, jf. blant annet tvisteloven § 19-4 annet ledd, og mener at dette vil kunne være en forsvarlig løsning. For øvrig legges det til grunn at rettens leder både har kommunikasjon med rettens øvrige medlemmer forut for og i forbindelse med avsigelse av rettslige avgjørelser, og at det ligger til rette for å føre en kontroll med at dokumentene er likelydende, slik at notoriteten sikres. I tråd med høringsinnspillene fra blant annet Borgarting lagmannsrett og Den norske Dommerforening, vurderer departementet det som hensiktsmessig at denne løsningen bør være et likestilt alternativ med løsningene der alle rettens medlemmer skal undertegne.

Situasjonen som følge av utbruddet av covid-19 påvirker driften og saksavviklingen i domstolene i stor grad. Derfor er det etter departementets vurdering nødvendig med løsninger som kan avhjelpe de praktiske utfordringene for domstolenes drift og saksavvikling. Departementets vurdering er at løsningene som skisseres ovenfor, er forsvarlige som alternativer til fysisk signatur ved oppmøte, og at det er forholdsmessige tiltak for å avhjelpe de store utfordringene domstolene har som følge av utbruddet av covid-19.

Under høringen av forskriften kom det innspill som gjaldt anvendelsesområdet for reglene om midlertidige signaturløsninger. Den norske Dommerforening påpekte behovet for at reglene burde få anvendelse for prosesslovene som sådan, og ikke bare tvisteloven og straffeprosessloven. Under høringen av forlengelsen av koronaloven kom det også innspill om at det var behov for at jordskiftelova og skjønnsprosessloven omfattes av reglene i den midlertidig forskriften. Departementet antar at det bør være adgang til å benytte slik midlertidig signaturløsning som foreslått når det på samme måte stilles krav til undertegning i såkalte spesialprosesslover, så langt bestemmelsen om midlertidig signaturløsning passer. Det vil imidlertid være en forutsetning at et dokument som er signert i tråd med en løsning som angitt i bestemmelsen, kan sendes til et saksbehandlingssystem, og med dette anses undertegnet etter reglene om midlertidige signaturløsninger. Departementet antar at det er hensiktsmessig at det er adgang til å benytte midlertidige signaturløsninger ved krav om undertegning i prosesslovene som sådan, men departementet har ikke uttømmende kjennskap til hvordan vilkårene om «avsending» og mottak som sikrer notoritet sammen med sakens dokumenter kan praktiseres utover for domstolenes vedkommende.

Med bakgrunn i at jordskiftelova § 6-1 fastsetter at tvisteloven kapittel 19 gjelder så langt den passer for saksbehandlingen av jordskiftesaker, se punkt 5.1 ovenfor, foreslår departementet at reglene om midlertidige signaturløsninger og avsigelse av rettslige avgjørelser skal få anvendelse for jordskifterettene. På samme måte fremgår det at skjønnsprosessloven § 2 at de bestemmelser som er gitt i tvisteloven fjerde del får tilsvarende anvendelse på skjønnssaker, og departementet foreslår med dette at lovforslagets bestemmelser om midlertidig signaturløsning og avsigelse av dom får anvendelse for skjønnssaker.

Som følge av at forslaget til midlertidige signaturløsninger bør gis anvendelse for prosesslovene, og herunder for flere typer avgjørelser og for flere typer underskriftskrav, vurderer departementet det som hensiktsmessig, særlig av pedagogiske årsaker, å oppstille noen særskilte, og etter intensjonen klargjørende reguleringer for avsigelse av dom i saker for straffeprosessloven, jf. lovforslaget § 9 annet ledd, undertegning av rettsboken, jf. lovforslaget § 10, for inngåelse av rettsforlik, jf. lovforslaget § 11 og undertegning av namsboken, jf. lovforslaget § 12. Endringsforslaget i § 9 innebærer en viss adgang til forenkling for den saksbehandlingen som er av mer intern karakter for retten. Det vises til de generelle vurderingene ovenfor som underbygger at denne typen tiltak, i form av forenkling gjennom bruk av signaturløsninger som reduserer behov for fysisk oppmøte mv., både bidrar til å overholde de tiltakene som myndighetene har pålagt og anbefalt for befolkningen, og at denne typen tiltak er effektive, forsvarlige og nødvendige for å avhjelpe de negative konsekvensene for saksavviklingen i domstolene. Det vises for øvrig til merknadene til disse bestemmelsene.