6 Aksjeselskapers organisasjon

6.1 Overordnede spørsmål om aksjeselskapers organisering

6.1.1 Gjeldende rett

Aksjeloven bygger på et prinsipielt skille mellom selskapsledelsen og selskapets eiere.

Selskapsledelsen består av styret, som er et obligatorisk organ, og daglig leder, som bare er obligatorisk i aksjeselskaper med en aksjekapital på tre millioner kroner eller mer, jf. § 6-2 første ledd. I selskaper med flere enn 200 ansatte skal man som hovedregel også ha bedriftsforsamling, jf. § 6-35.

I utredningen punkt 6.1.1 gis følgende beskrivelse av styrets og daglig leders oppgaver:

«Styret og daglig leder har ansvar for forvaltningen av selskapet og for at det drives i samsvar med selskapets formål og innenfor rammen av lovgivningen og selskapets vedtekter og instrukser, som aksjeeierne har fastsatt gjennom generalforsamlingen. Daglig leder står for den daglige ledelsen av selskapet, men er underlagt styret. Aksjerettslig er daglig leder et selskapsorgan. Det er etter aksjeloven ikke et krav at daglig leder er ansatt i selskapet. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet har en hensiktsmessig organisasjon, og det fører tilsyn med daglig leders ledelse av selskapet. Som hovedregel er det styret som ansetter, avskjediger og sier opp daglig leder, og er dennes overordnede. Styret kan gi instrukser til daglig leder om dennes ledelse av selskapet, og det kan omgjøre daglig leders beslutninger.»

Aksjeeiernes eiermyndighet utøves gjennom generalforsamlingen, som også er et obligatorisk organ. Dette er slått fast i aksjeloven § 5-1 første ledd. I utredningen beskrives denne bestemmelsen slik:

«Aksjeloven § 5-1 fastsetter to hovedprinsipper om generalforsamlingen:

Det første er at generalforsamlingen er selskapets øverste organ. I dette ligger at generalforsamlingen kan treffe vedtak i alle selskapssaker, med mindre loven forbeholder vedtaksmyndigheten til andre organer. Gjennom generalforsamlingen velger aksjeeierne selskapets styre. Aksjeeierne kan gjennom generalforsamlingen på hvilket som helst tidspunkt skifte ut styremedlemmer og erstatte disse med nye, eventuelt kan det skifte ut hele styret. Generalforsamlingens herredømme over styresammensetningen er det viktigste grunnlaget for aksjeeiernes kontroll over selskapet.

Det andre hovedprinsippet som aksjeloven § 5-1 gir uttrykk for, er at aksjeeiernes eiermyndighet i selskapet må utøves gjennom generalforsamlingen. Det betyr at den enkelte aksjeeier ikke kan utøve noen myndighet i selskapet på annen måte enn gjennom generalforsamlingen. Dette er imidlertid ikke til hinder for at det ellers er kommunikasjon mellom aksjeeierne og selskapet som skjer i andre former enn i generalforsamlingen. I selskaper med bare en eller et fåtall aksjeeiere som står i et nært forhold til selskapet, vil det vanligvis være en omfattende og nær kontakt mellom eierne og selskapet. Så lenge det ikke er spørsmål om utøvelse av eiermyndighet i aksjerettslig forstand, er aksjeloven som hovedregel ikke til hinder for dette.»

6.1.2 Forslaget i utredningen

I punkt 6.2 i utredningen tar utrederen opp spørsmålet om behovet for mer grunnleggende endringer av reglene om aksjeselskapers organisasjon for å tilpasse disse reglene til de små og mellomstore selskapenes behov.

Selskaper som faller inn under denne kategorien, vil typisk være selskaper med bare én eller et begrenset antall aksjeeiere. Aksjeeierne er ofte fysiske personer som også tar aktivt del i selskapets virksomhet. Aksjeeierne sitter ofte selv i styret slik at det er de samme personene som sitter i styret, og som utgjør generalforsamlingen. Aksjeeierne avgjør ofte realiteten i selskapssaker på andre måter enn i generalforsamlingen. Slike selskaper har ofte liten omsetning og få eller ingen ansatte. Eierforholdet er vanligvis stabilt og selskapene har ofte begrensede økonomiske og administrative ressurser. Utrederen peker på at den vesentligste delen av aksjeselskapene her i landet må anses for å være små eller mellomstore aksjeselskaper.

Utrederen tar utgangspunkt i at selskapene ikke bør være underlagt flere regler enn det som er nødvendig for å legge til rette for en hensiktsmessig organisering. Videre bør selskapene gis stor grad av frihet til å regulere sine organisasjonsmessige forhold. Dessuten bør det legges vekt på å begrense selskapenes administrative kostnader.

Utrederen mener likevel at aksjeloven fortsatt bør fastsette de grunnleggende reglene om organiseringen av selskapet, og at de grunnleggende reglene bør være felles for alle aksjeselskaper. Med dette sikter han til hovedprinsippene om utøvelsen av aksjeeiernes eiermyndighet i selskapet gjennom generalforsamlingen og ledelsen av selskapet som hører under styret og eventuelt daglig leder. Disse hovedprinsippene er først og fremst nedfelt i aksjeloven § 5-1 om generalforsamlingen, i lovens § 6-12 om styrets ansvar for forvaltningen av selskapet og § 6-30 om representasjonsmyndigheten utad. Han uttaler:

«Dette er prinsipper som karakteriserer aksjeselskapsformen, som har stått fast over tid og som i stor utstrekning er felles for aksjelovgivningen også internasjonalt. Dette er likevel ikke til hinder for at jeg tar opp til vurdering mer grunnleggende spørsmål som gjelder aksjeselskapenes organisasjon, så som om styret kan sløyfes i mindre aksjeselskaper […]. Og selv om hovedstrukturen står fast, bør dessuten enkeltheter i reglene kunne vurderes […].»

Utrederen reiser spørsmål om det kan være behov for å redusere antallet lovbestemmelser. Han peker på at selskapene da vil få stor frihet til selv å regulere selskapsforholdet, samtidig som at lovstoffet blir oversiktlig og lett å tilegne seg. Selskapene kan i vedtektene eller på annen måte fastsette organisatoriske regler som er spesialtilpasset det enkelte selskapets behov. De kan også velge å ikke forhåndsregulere spørsmålene. I så fall må selskapet og aksjeeierne på fritt grunnlag og med utgangspunkt i alminnelige selskapsrettslige prinsipper forsøke å finne hensiktsmessige løsninger på spørsmål som oppstår.

Utrederen går likevel ikke inn for en slik løsning og mener at aksjeloven bør ha en god del fravikelige regler om selskapets organisasjon og organenes beslutninger. Han uttaler:

«Selskapene vil som hovedregel være best tjent med at aksjeloven inneholder et sett med regler som gir svar på organisatoriske spørsmål som erfaringsmessig vil oppstå i selskapene, men som kan fravikes dersom selskapene ønsker andre løsninger. En annen sak er at det kan være grunn til å se nærmere på enkeltregler, herunder om reglene i større grad kan tilpasses selskapenes behov både når det gjelder form og innhold. Det kan også tenkes enkeltregler som kan fjernes.

Det vil ikke være noen vinning for selskapene å selv måtte vedtektsregulere spørsmål som i dag løses av aksjeloven. I mange selskaper vil aksjeeierne ikke selv være i stand til å gjøre dette på en hensiktsmessig måte, i alle fall ikke mer hensiktsmessig enn aksjelovens normalløsning. De vil derfor være avhengig av juridisk hjelp, noe som vil øke kostnadene ved å stifte selskapet. Riktignok kan man tenke seg at departementet eller annen offentlig myndighet utarbeider standardvedtekter for ulike typer selskaper. Det må likevel treffes et valg mellom hva slags standardvedtekter som skal brukes, og det er ikke gitt at standardvedtekter gir mer hensiktsmessige løsninger enn lovens standardregulering. […]

Det er også en viss risiko for at selskapene helt unnlater å regulere sentrale organisatoriske forhold i vedtektene. Selskapene blir da stående uten støtte i regler som gir svar på spørsmål som erfaringsmessig oppstår. Hvis ikke aksjeeierne blir enige om løsningen, må spørsmålet løses av domstolene.

For medkontrahenter eller andre utenforstående er det en fordel at de sentrale reglene om selskapenes organisasjon går direkte fram av loven, slik at de ikke behøver å gå til vedtektene for å få greie på sentrale spørsmål om selskapets organisasjon.»

Han viser også til erfaringene med den danske anpartselskabsloven som ble endret i 1996 for å tilpasse loven til små selskaper. En rekke av de organisatoriske reglene ble fjernet fra loven, slik at loven i stor grad stilte aksjeeierne fritt til selv å bestemme selskapets organisasjon. Det var ikke noe krav at selskapet i stedet skulle vedtektsregulere organisatoriske spørsmål. Han uttaler om dette:

«Undersøkelser som professor ph.d. Mette Neville har foretatt av 1 300 danske anpartsselskaper under den tidligere anpartsselskabsloven, viser at knapt halvdelen av selskapene har en selskapsavtale, og de har heller ikke regulert de sentrale spørsmålene i vedtektene. Det synes som om det er en alminnelig oppfatning at erfaringene med opplegget i den tidligere danske anpartsselskabsloven ikke har vært gode. I den nye danske selskapsloven som ble vedtatt våren 2009, er anpartsselskabslovens opplegg forlatt, og erstattet med en mer utfyllende lovregulering av organisatoriske spørsmål.»

Utrederen reiser i punkt 6.3.1.2 spørsmål om loven bør åpne for å forenkle organisasjonsstrukturen i aksjeselskaper ved å samle generalforsamlingens og styrets myndighet i ett organ, som både utøver eiermyndigheten i selskapet og står for forvaltningen av det. Han viser til at dette ville åpne for en smidigere beslutningsprosess i små selskaper, der det er de samme personene som sitter i styret og utgjør selskapets generalforsamling. I praksis vil dette være selskaper med bare én eller et fåtall aksjeeiere.

Utrederen mener likevel at det nåværende skillet mellom generalforsamlingen og styret bør opprettholdes. Han uttaler:

«I aksjeretten er skillet mellom eierfunksjoner og ledelsesorganene grunnleggende. Selv om den nærmere myndighetsfordelingen mellom eier- og ledelsesorganet kan variere noe innen forskjellige lands aksjelovgivning, er skillet mellom eierorganer og ledelsesorganer ganske gjennomgående i de rettssystemene som jeg har oversikt over. Skillet er blant annet opprettholdt i EUs utkast til SPE. En ordning som opphever skillet mellom eiermyndighet og selskapsledelsen vil derfor, så langt jeg kjenner til, fremstå som en særnorsk ordning. Også andre grunner taler mot å åpne for å samle eiermyndigheten og selskapsledelsen i ett organ. Ordningen måtte i tilfelle reserves for selskaper der samtlige aksjeeiere tar del i den øverste ledelsen av selskapet, og derfor være en særordning for disse selskapene. Dette vil gjøre organisasjonsstrukturen i aksjeselskapsretten mer uensartet og mindre oversiktlig. Det er ikke ønskelig. Dessuten kan det være situasjonsbestemt at alle aksjeeierne deltar i ledelsen av selskapet. Situasjonen kan lett endres slik at enkelte aksjeeiere trer ut av ledelsen, eller det kommer inn personer i den øverste ledelsen som ikke er aksjeeiere. Slike endringer bør som nå kunne gjennomføres, uten at det er nødvendig å foreta strukturelle endringer i selskapets organisasjon.»

I punkt 6.3.2.2 reiser han spørsmål om det fortsatt bør være en plikt for selskapene til å ha et styre til å forvalte selskapet. Problemstillingen er beslektet med spørsmålet om generalforsamlingens og styrets myndighet bør samles i ett organ. Han viser til at i selskaper med bare én aksjeeier som selv står for ledelsen av selskapet, kan det fremstå som tungvint og formalistisk å pålegge aksjeeieren å måtte formalisere sin rolle i selskapet som et styre. Han mener likevel at ordningen med at selskapene skal ha et styre, bør videreføres:

«Jeg har blitt stående ved at det alt i alt er av betydning at saker som etter loven hører under styret, fortsatt legges til et formalisert ledelsesorgan. Aksjeselskapet karakteriseres med høy grad av rettslig og økonomisk selvstendighet overfor eierne. I en rekke sammenhenger er det av betydning å skille mellom eiernes egne saker og selskapssaker. Dette gjelder ikke minst når det gjelder eiernes begrensede ansvar for selskapets gjeld.

Reglene i aksjeloven om at aksjeselskapets saker skal treffes av selskapets organer med lovbestemte oppgaver og myndighet, herunder representasjonsmyndighet er viktig for å underbygge dette skillet. Det er også en verdi i seg selv at den grunnleggende organisasjonsstrukturen er den samme for alle aksjeselskapene. En adgang til å sløyfe styre i visse selskaper, for eksempel i selskaper med bare en aksjeeier, vil gjøre lovens struktur mer uoversiktlig. Den overordnede ledelsesstrukturen i norsk aksjerett har dessuten lang tradisjon, og næringslivet er så langt jeg forstår fortrolig med hovedtrekkene i strukturen. I utkastet til SPE er det påbudt med et særskilt ledelsesorgan, se utkastet artikkel 26.

En ordning der aksjeeierne kan forvalte selskapet uten å gjøre dette i form av et formalisert ledelsesorgan, vil så langt jeg kan se bryte med de fleste andre lands aksjelovgivning. En slik ordning vil derfor gjøre det vanskeligere for utlendinger å forstå det norske systemet.»

Selv om det i utredningen ikke foreslås grunnleggende endringer i reglene om aksjeselskapers organisering, foreslås det flere endringer i reglene om generalforsamlingen og styret og daglig leder som har til formål å gjøre reglene mer smidige og bedre tilpasset små og mellomstore selskapers behov. Han foreslår ikke tilsvarende endringer i allmennaksjeloven. I punkt 6.4 viser han til at det gjør seg gjeldende andre hensyn for allmennaksjeselskapene som kan tilsi en annen regulering enn for aksjeselskapene.

6.1.3 Høringsinstansenes syn

Høringsinstansene uttaler seg i liten grad om de mer overordnede spørsmålene om reguleringen av aksjeselskapers organisasjon som er omtalt i høringsbrevet.

Ingen av høringsinstansene gir uttrykk for at man ønsker en omlegging der man reduserer antallet lovbestemmelser til et minimum og overlater det meste av reguleringen til selskapenes vedtekter. Nærings- og handelsdepartementet uttaler at man deler utrederens syn om at «aksjeloven bør inneholde fravikelige regler som regulerer forhold som erfaringsmessig vil oppstå i et selskap. Det er enklere at loven har fravikelige normalregler fremfor lovtomme rom som gjerne må fylles med vedtektsbestemmelser». Næringslivets Hovedorganisasjon gir også støtte til et slikt synspunkt.

Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon uttaler:

«HSHs overordnede synspunkt er at selskaper ikke bør være underlagt flere regler enn det som er nødvendig for å legge til rette for en hensiktsmessig organisering av selskapene. Videre bør selskaper gis stor frihet til selv å regulere sine organisasjonsmessige forhold, og som nevnt bør ulike rapporteringskrav avpasses etter virksomhetens størrelse, omfang, antall ansatte osv.»

Abelia og Foreningen for innovasjonsselskaper i Norge mener i en fellesuttalelse at «mer forståelige regler og enklere organisatoriske forhold knyttet til generalforsamlingen og styre vil være til hjelp for alle mindre bedrifter, som da blant annet kan slippe kostnader til rådgivning».

Handelshøyskolen BI er enig i synspunktet i utredningen om at de endringene som foreslås for aksjeselskapers organisasjon, ikke bør gjennomføres i allmennaksjeloven:

«Dette har sammenheng med at allmennaksjeloven er skrevet for store selskaper med stor aksjespredning, typisk selskaper med noterte aksjer og at vurderingen av de krav som bør stilles til selskapets organisasjon kan være en annen enn for aksjeselskapene. Handelshøyskolen BI er enig i dette.»

Nærings- og handelsdepartementet og Næringslivets Hovedorganisasjon er enige med utrederen i at det fortsatt bør være et skille mellom generalforsamlingen og styret. Næringslivets Hovedorganisasjon uttaler:

«Man kunne tenke seg å slå samme generalforsamling og styre i selskaper med for eksempel en eier som også er enestyre, men vi tror det er lite å vinne på det, hensyntatt at loven må være utformet også for andre enn slike selskaper. I eneeide selskaper er det antagelig uansett få beslutninger som treffes årlig i generalforsamlingen, og de fleste av dem vil være enkle (godkjennelse av årsregnskap og årsberetning). Dette gjør at det normalt er lave kostnader knyttet til etterlevelse. Samtidig er det viktig med klarhet og notoritet for de beslutninger som treffes. Også ansvarsforholdene kan bli mer uklare om man skiller generalforsamling og styret. Vi mener derfor at skillet bør opprettholdes.»

Når det gjelder spørsmålet om man bør videreføre styret som et selskapsorgan, slutter Næringslivets Hovedorganisasjon seg til konklusjonen i utredningen. Det samme gjør Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening, som uttaler at «[e]tter en helhetsvurdering der vi blant annet har lagt vekt på at utredningen legger opp til en AS-lov mener NARF at krav om å ha et styre må videreføres».

Landsorganisasjonen i Norge uttaler:

«Som et overordnet standpunkt er LO i mot endringer som (utilsiktet eller ikke) kan svekke ansattevalgte styremedlemmers muligheter til å medvirke i saksbehandlingen av spørsmål som selskapets øverste organer i dag tar stilling til.»

6.1.4 Departementets vurdering

Departementet går ikke inn for at det foretas mer grunnleggende endringer i reglene om aksjeselskapers organisering. Etter departementets syn bør man videreføre ordningen med generalforsamlingen og styret som to obligatoriske organer der eiermyndigheten utøves gjennom generalforsamlingen, og forvaltningen av selskapet hører under styret. Når det gjelder plikt til å ha daglig leder, vises til punkt 6.6.

Departementet viser til hensynene det er redegjort for i utredningen om at de nevnte prinsippene har lang tradisjon og er gjenkjennelige internasjonalt. Det er også et hensyn i seg selv at norske aksjeselskaper har en felles struktur og er organisert etter de samme hovedprinsippene. En ordning der man åpnet for at selskapene kunne nøye seg med ett organ der man samlet styrets og generalforsamlingens funksjoner, måtte forbeholdes selskaper der eierne og selskapets ledelse var de samme personene. Norske selskaper ville dermed være organisert etter forskjellige modeller. Det ville kunne være en praktisk utfordring for medkontrahenter og andre utenforstående som skal forholde seg til selskapene. Det ville også medføre en mer uoversiktlig selskapslovgivning. Med tanke på at høringen heller ikke har avdekket noe ønske fra næringslivet om en mer grunnleggende endring av reglene om aksjeselskapers organisering, synes det lite aktuelt å gå videre med noe forslag om dette.

Næringslivet vil etter departementets syn ikke være tjent med forenkling i form av at man opphever regler om generalforsamlingen og styret og deres saksbehandling. Som det er pekt på i utredningen og i høringen, ville et slikt tiltak innebære at selskapene selv måtte tenke ut og utforme regler i vedtektene som gir hensiktsmessige saksbehandlingsregler og løsninger for tilfeller der det oppstår uenighet eller tvister. En slik endring ville gjøre det mer kostnadskrevende og byrdefullt å stifte og drive aksjeselskap. Å holde antallet lovparagrafer på et minimumsnivå, kan ikke være et formål i seg selv. Det avgjørende er reglenes innhold og i hvilken grad de gir nødvendig fleksibilitet for selskapene slik at de kan innrette seg på en praktisk og fornuftig måte ut fra sin egenart og sine behov.

Selv om departementet ikke går inn for slike grunnleggende omlegginger av reglene om generalforsamlingen og styret som det som er omtalt her, mener departementet at det bør gjennomføres endringer som gjør reglene mer fleksible og bedre tilpasset de små og mellomstore selskapene. Departementet mener dessuten at aksjelovens regler i større grad kan ta utgangspunkt i det som er normalsituasjonen for aksjeselskapene, det vil si selskaper med få eiere som er involvert i ledelsen av selskapet. Disse forslagene behandles nedenfor i punkt 6.2 flg.

Departementet er enig med utrederen i at det ikke er grunn til å foreslå de samme endringene i allmennaksjeloven som det som foreslås i aksjeloven. Allmennaksjeloven retter seg mot store selskaper med mange eiere slik at andre hensyn gjør seg gjeldende.

6.2 Adgang til å fravike aksjelovens regler om avholdelse av generalforsamling

6.2.1 Gjeldende rett

Som det pekes på i utredningen, er aksjelovens regler om generalforsamlingen sterkt formbundne. Hovedregelen er at generalforsamlingen treffer beslutning i et fysisk møte, der aksjeeierne deltar selv eller ved fullmektig. Etter § 5-7 skal generalforsamlingen som utgangspunkt holdes i den kommunen der selskapet har sitt forretningskontor. Det er gitt regler om hvem som har myndighet til å innkalle til generalforsamling (§ 5-9), regler om utsendelse av og frister for innkalling til generalforsamling og krav til innkallingens innhold (§ 5-10) og regler om aksjeeiernes rett til å få saker behandlet på generalforsamlingen (§ 5-11). Det er også gitt flere regler om gjennomføringen av selve møtet, blant annet regler om åpningen av møtet og hvem som skal være møteleder (§ 5-12), fortegnelse over aksjeeierne på møtet (§ 5-13), adgangen til å behandle saker utenfor dagsordenen (§ 5-14) og ledelsens opplysningsplikt (§ 5-15).

Aksjeloven § 5-8 åpner for at generalforsamlingen kan avgjøre saker ved skriftlig behandling uten å holde møte. Dette gjelder bare for selskaper som har færre enn 20 aksjeeiere. Det er et krav at styret finner at en slik behandlingsmåte er betryggende, jf. første ledd. Saksbehandlingen skal etter bestemmelsens annet ledd foregå på den måten at styret sender saksdokumentene til alle aksjeeiere med kjent adresse og daglig leder og revisor. Det skal settes en frist for å stemme, og aksjeeierne skal gjøres kjent med at de kan kreve at saken skal forelegges generalforsamlingen i møte. Det følger av tredje ledd at lovens regler om møte i generalforsamlingen gjelder tilsvarende så langt de passer.

For allmennaksjeselskaper er det i § 5-8 a innført regler om adgang til å holde elektronisk generalforsamling, og i § 5-8 b er det gitt regler om adgang til å avgi stemme før generalforsamlingen, jf. endringslov 19. juni 2009 nr. 77. En tilsvarende regel er ikke innført for aksjeselskaper. I Ot.prp. nr. 46 (2008-2009) ble det på side 31 uttalt at for aksjeselskaper må innføring av slike regler eventuelt vurderes i sammenheng og samordnes med reglene i aksjeloven § 5-8.

6.2.2 Forslaget i utredningen

Utrederen viser til at generalforsamlingen i mindre selskaper ofte gjennomføres som en kontorforretning, der aksjeeierne eller en fullmektig for aksjeeierne skriver under et utkast til generalforsamlingsprotokoll som er ferdig skrevet på forhånd. Han viser til at dette er den vanligste måten å holde generalforsamling på i selskaper med bare én aksjeeier. En annen behandlingsmåte kan være at et utkast til beslutning sirkulerer eller sendes aksjeeierne elektronisk. Utrederen mener at aksjeloven i større grad bør legge til rette for slike uformelle måter å treffe generalforsamlingsbeslutninger på.

Utrederen gir i punkt 6.3.1.3 uttrykk for at nåværende § 5-8 ikke i tilstrekkelig grad dekker det praktiske behovet for en smidig behandlingsmåte. Han mener bestemmelsen er uklar ved at det ikke fremgår om den utelukker andre behandlingsformer. Han mener også at det er uheldig at bestemmelsen ikke er utformet med sikte på å omfatte beslutninger som treffes ved at aksjeeierne får seg forelagt et utkast til en protokoll, eller andre mer uformelle behandlingsformer. Hans inntrykk er at bestemmelsen brukes lite i praksis.

Utrederen foreslår at § 5-8 oppheves, og at bestemmelsen blir erstattet av en ny bestemmelse som fastslår at nærmere angitte bestemmelser i kapittel 5 om generalforsamlingen kan fravikes hvis aksjeeierne er enige om det.

I punkt 6.3.1.4 peker han på at det allerede fremgår av enkelte bestemmelser i loven at de kan fravikes ved enighet mellom aksjeeierne. I de fleste tilfeller opplyser imidlertid ikke loven om dette. Utrederen viser til at dette kan føre til at aksjeeierne ikke blir klar over muligheten til å fravike reglene. Når loven ikke uttrykkelig opplyser om det, kan det dessuten være usikkerhet om i hvilken grad loven åpner for ikke å følge reglene.

Forslaget beskrives slik:

«Jeg foreslår derfor at loven i større grad uttrykkelig åpner for at aksjeeierne kan bli enige om å holde generalforsamling på mer uformelle måter enn det som følger av reglene i aksjeloven. Dette vil åpne for mer smidige og mindre kostnadskrevende former for eierbeslutninger i små selskaper, og som dessuten samsvarer med beslutningsformer som brukes i praksis.

Jeg foreslår at dette gjøres ved å ta inn en uttrykkelig bestemmelse i loven som angir hvilke regler som kan fravikes. Derved får selskapet og aksjeeierne informasjon om den adgangen loven gir til å holde generalforsamlingen uten å følge saksbehandlingsreglene i aksjeloven. En uttrykkelig lovregulering vil også avklare rettstilstanden der denne ellers er tvilsom.»

Utrederen foreslår at aksjeeierne ved enighet gis adgang til å fravike reglene i §§ 5-6 og 5-9 om styrets innkallingsmyndighet. Dersom aksjeeierne er enige om å holde generalforsamling, bør de etter utrederens syn kunne gjøre dette uten å være avhengig av styrevedtak om dette og innkalling fra styret. Videre mener han at loven bør åpne for at aksjeeierne, om de er enige om det, kan holde generalforsamling der de ønsker det, og på den måten de ønsker uten å være bundet av reglene i § 5-7 om stedet for generalforsamlingen. Tilsvarende gjelder for reglene i § 5-10 om innkallingsmåten, innkallingsfristen og innkallingens innhold, § 5-11 om aksjeeiernes rett til å få saker behandlet på generalforsamlingen og § 5-14 om saker utenfor dagsorden. Han viser til at dette er regler som i stor utstrekning har karakter av praktiske kjøreregler, som også ivaretar de enkelte aksjeeiernes interesse, men som aksjeeierne bør kunne se bort fra om de er enige om det.

Han foreslår videre at aksjeeierne ved enighet skal kunne gjøre unntak fra § 5-12 første ledd om hvem som skal åpne generalforsamlingen. Derimot antar han at det kan være praktiske behov for en person som ivaretar oppgavene som møteleder, jf. § 5-12 andre ledd. Han uttaler:

«Når det holdes generalforsamling uten å følge formreglene i kapittel 5, er det særlig viktig at det er en person som har ansvaret for protokollen, og da særlig ansvaret for å føre til protokolls de vedtakene som treffes. Av denne grunn bør § 5-12 andre ledd om møteleder gjelde tilsvarende. For ettertiden er det av betydning at protokollen angir de aksjeeierne som deltok i behandlingen, enten selv eller ved fullmektig, jf. aksjeloven § 5-13.»

Også de nærmere formkravene til generalforsamlingsfullmakt etter § 5-2 andre ledd første og annet punktum bør etter utrederens syn kunne fravikes dersom aksjeeierne er enige om det.

Enkelte av de nevnte reglene har betydning også for andre enn aksjeeierne som har rett til å være til stede på generalforsamlingen. Dette gjelder styremedlemmene og daglig leder, jf. aksjeloven § 5-5 første ledd, bedriftsforsamlingens medlemmer i selskaper som har bedriftsforsamling, jf. aksjeloven § 6-35 første ledd, jf. allmennaksjeloven § 5-5 første ledd, og revisor, jf. aksjeloven § 7-5. Om dette heter det i utredningen:

«Styrelederen, daglig leder og lederen for bedriftsforsamlingen har ikke bare rett, men også plikt til å være til stede. Det samme har revisor dersom generalforsamlingen skal behandle saker som er av en slik art at det må anses nødvendig at revisor er tilstede. Møteplikten har sammenheng med aksjeeiernes behov for å få informasjon om de sakene som skal behandles, jf. blant annet ledelsens opplysningsplikt i generalforsamling etter aksjeloven § 5-15. Grunnen til møteplikten er således aksjeeiernes egeninteresse i å få belyst de spørsmålene generalforsamlingen skal behandle, og det må derfor være ubetenkelig at aksjeeierne blir enige om å holde generalforsamling uten at ledelsens møteplikt etterleves. Grunnen til ledelsens møterett er mer uklar. Etter mitt syn bør imidlertid uansett hensynet til ledelsens og revisors egeninteresse i å få forhåndsvarsel om generalforsamling i aksjeselskaper ikke veie så tungt at det bør hindre at aksjeeierne seg i mellom kan bli enige om å holde generalforsamling uten at ledelsen blir varslet og dermed får mulighet til å være til stede. Dersom rent faktisk selskapsledelsen deltar, gjelder opplysningsplikten etter § 5-15. Noen grunn til å gjøre unntak fra denne bestemmelsen er det derfor ikke.»

Den foreslåtte bestemmelsen vil etter utrederens syn åpne for at generalforsamlingen kan treffe beslutning ved sirkulasjon av dokumenter eller ved at det legges frem utkast til protokoll som aksjeeierne skriver under. Bestemmelsen vil også gi adgang til elektronisk deltakelse i generalforsamlingen, slik at han ikke ser behov for å ta inn i aksjeloven en regel tilsvarende allmennaksjeloven § 5-8 a. Utrederen ser heller ikke behov for å ta inn en regel i aksjeloven tilsvarende allmennaksjeloven § 5-8 b om adgang til skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen, da hensynet bak denne bestemmelsen også er ivaretatt ved den foreslåtte bestemmelsen.

Utrederen foreslår som nevnt at adgangen til å gjøre unntak fra reglene i lovens kapittel 5 samles i en egen paragraf i loven, og at dette ikke reguleres i den enkelte bestemmelse det kan gjøres unntak fra. Utrederen mener at en slik lovteknisk løsning vil gi aksjeeierne bedre informasjon om muligheten til å se bort fra reglene og holde generalforsamling på mer uformelle måter enn det loven i utgangspunktet legger opp til.

6.2.3 Høringsinstansenes syn

Den norske Revisorforening, Kantega AS og Næringslivets Hovedorganisasjon slutter seg til forslaget i utredningen om å oppheve § 5-8 og erstatte bestemmelsen av en annen form for regulering. Ingen av høringsinstansene gir uttrykk for at bestemmelsen bør beholdes.

Følgende høringsinstanser støtter forslaget om en ny bestemmelse som uttrykkelig åpner for en adgang for aksjeeierne til å fravike nærmere angitte regler i kapittel 5 hvis de er enige om det: Nærings- og handelsdepartementet, Den norske Revisorforening,Finansieringsselskapenes Forening (som støtter høringsuttalelsen fra Finansnæringens Fellesorganisasjon), Finansnæringens Fellesorganisasjon, Handelshøyskolen BI og Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening.

Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon synes også å støtte forslaget.

Landsorganisasjonen i Norge mener det av hensyn til ansattevalgte styrerepresentanter bør gjøres noen endringer i den foreslåtte bestemmelsen:

«Som et overordnet standpunkt er LO i mot endringer som (utilsiktet eller ikke) kan svekke ansattevalgte styremedlemmers muligheter til å medvirke i saksbehandlingen av spørsmål som selskapets øverste organer i dag tar stilling til. I den forbindelse er LO særlig skeptisk til forslaget til en ny bestemmelse i loven (§ 5-1 a) som åpner for at aksjeeierne (dersom de er enige om det), kan holde generalforsamling uten å følge nærmere angitte saksbehandlingsregler. Det er bl.a. saksbehandlingsreglene i § 5-4 om styremedlemmers rett til å være tilstede på generalforsamlingen, samt §§ 5-6 og 5-9 om styrets myndighet til å innkalle til ordinær og ekstraordinær generalforsamling som LO vil henvise til i den forbindelse.

LO er på denne bakgrunn av den oppfatning at det må foretas enkelte justeringer i forslagene i denne sammenheng som sikrer at de ansattevalgte styremedlemmenes stilling ikke svekkes.»

Næringslivets Hovedorganisasjon er enig i at det bør gis regler som åpner for at eierne ved enighet kan fravike reglene om avholdelse av generalforsamling. Næringslivets Hovedorganisasjon mener imidlertid at den forenklede måten å treffe generalforsamlingsbeslutninger på bør fremstå som lovens hovedregel:

«For det ene mener vi at det bør være samsvar mellom den formelle og den reelle hovedregel. De fleste selskapene vil antagelig benytte den regelen som nå er foreslått som unntaksregler i § 5-1a. Dette bør derfor være utformet som en hovedregel.

For det annet mener vi den henvisningsteknikken som er foreslått, gjør det mer komplisert enn ellers å legge til rette for enklere avholdelse av generalforsamling. Hvis eierne skal gjøre unntak fra de bestemmelsene som er regnet opp i § 5-la må de jo først sette seg inn i de reglene som gjelder for generalforsamlingen, for deretter å sette seg inn i hvilke av dem de likevel ikke behøver å følge.

For det tredje kan det bli spørsmål om protokollen må angi hvilke regler eierne har samtykket i å fravike - i så fall vil det bli ganske komplisert å utforme protokollen.

Etter vår vurdering bør hovedregelen i kapittel 5 være at generalforsamlingsvedtak treffes skriftlig av eierne. Dette vil gjøre det enkelt særlig for eneeiere (herunder i konsern) å treffe vedtak. Utenlandske eiere med norske datterselskaper kan slippe å forholde seg til de ganske detaljerte reglene som gjelder nå, som kan oppfattes som gyldighetsvilkår, jf. kapittel 5 avsnitt VI, og som derfor kan gjøre det nødvendig med ekstern rådgivning for å etterleve. Når det er eierne som treffer beslutningene i generalforsamling, er det også naturlig at de kan undertegne vedtaket/protokollen. Det må være en forutsetning for en slik fremgangsmåte at alle eierne er enige om den, noe som vil bli bekreftet ved deres underskrift (selv om de skulle stemme i mot en beslutning). Styremedlemmene bør gjøres kjent med vedtakene som er truffet.

For det tilfellet at en eller flere eiere ikke er enig i denne enkle fremgangsmåten, bør det være mulig å gjøre de unntakene som er regnet opp i utkastet til § 5-1a. Dette vil sikre at enhver eier har rett til å kreve at de reglene som gjelder i dag, følges.»

Kantega AS mener at det er for strengt med et krav om enighet mellom aksjeeierne for å fravike reglene i kapittel 5, og mener det bør være tilstrekkelig med kvalifisert flertall som for vedtektsendringer. Høringsinstansen viser til at i selskaper med mange aksjeeiere vil én enkelt aksjeeier kunne blokkere for mulighetene for en forenklet og mer moderne saksbehandling.

Videre mener Kantega AS at det i aksjeloven bør tas inn regler som svarer til allmennaksjelovens regler om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen i § 5-8 a og skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen i § 5-8 b. Kantega AS viser til at det vil være behov for slike regler i aksjeselskaper med mange aksjeeiere i og med at bestemmelsen som er foreslått i utredningen, vil ha liten praktisk betydning i disse selskapene. Også Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening mener at allmennaksjelovens regler om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen bør tas inn også i aksjeloven.

6.2.4 Departementets vurdering

Departementet er enig med utrederen og de av høringsinstansene som har uttalt seg om spørsmålet, i at det er behov for regler om avholdelse av generalforsamling som er bedre tilpasset de små selskapene. Selskaper med én aksjeeier eller svært få aksjeeiere utgjør hovedbestanddelen av selskapsmassen, og for disse selskapene er mange av saksbehandlingsreglene i kapittel 5 mindre treffende. De nevnte saksbehandlingsreglene skal ivareta viktige hensyn, men de gjelder problemstillinger som i helt enkle og oversiktlige selskapsforhold har mindre relevans. Mange av reglene er gitt for å ivareta hensynet til aksjeeiere som ikke deltar aktivt i ledelsen av selskapet, og de er også gjerne skrevet med utgangspunkt i selskaper med mange aksjeeiere der det må antas at det vil kunne være uenighet om saksbehandling og hvilke beslutninger som skal treffes.

Departementet slutter seg til synspunktet i utredningen om at det kan være behov for at det i loven angis mer uttrykkelig hvilke bestemmelser i kapittel 5 det kan gjøres unntak fra hvis samtlige aksjeeiere er enige om det. En slik adgang vil antakelig et stykke på vei allerede følge av gjeldende rett, men departementet er enig i at det av hensyn til lovens brukere kan være hensiktsmessig at adgangen til å fravike reglene kommer tydeligere frem i loven.

Bestemmelsen som er foreslått i utredningen, vil innholdsmessig langt på vei ivareta de mindre selskapenes behov for å kunne holde generalforsamling på en enkel og uformell måte. Lovteknisk tar imidlertid bestemmelsen utgangspunkt i lovens normalordning om at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte på grunnlag av innkalling fra styret, og den krever dermed at brukerne av loven er kjent med reglene om denne normalordningen selv om de ønsker å fravike reglene. Det vises i denne forbindelse til høringsuttalelsen fra Næringslivets Hovedorganisasjon. For de fleste aksjeselskaper er de nevnte reglene om det som fremstår som lovens normalordning for avholdelse av generalforsamling, som nevnt av mindre praktisk betydning. Etter departementets syn kan det være hensiktsmessig at loven gir en «oppskrift» på hvordan generalforsamlingen kan behandle saker i små og enkle selskapsforhold. Aksjeloven har flere kapitler med regelsett som fortjener sin plass i loven selv om de har liten eller er uten betydning for små selskaper, eventuelt har betydning bare én eller noen få ganger i selskapenes liv. Kapittel 5 om generalforsamlingen er imidlertid et regelsett ethvert selskap jevnlig må forholde seg til uansett om selskapet er stort eller lite. Siden de aller fleste selskaper er små selskaper, kan det være hensiktsmessig med en regulering som i større grad er utformet med sikte på disse selskapene, slik at de ikke trenger å forholde seg til mange regler som de uansett ikke kommer til å følge i praksis.

Departementet foreslår etter dette en ny paragraf som gir en anvisning på hvordan generalforsamlingen kan behandle saker på en enkel måte når aksjeeierne er enige om en slik behandlingsmåte. Bestemmelsen foreslås som ny § 5-7, mens nåværende § 5-7 blir ny § 5-8. Med et krav om samtykke fra samtlige aksjeeiere kan bestemmelsen gjøres meget enkel. Kravet innebærer at man ikke har behov for saksbehandlingsregler som skal ivareta mindretallsaksjonærenes interesser. I den foreslåtte bestemmelsen stilles det etter dette bare tre krav til generalforsamlingens saksbehandling: For det første må samtlige aksjeeiere gis mulighet til på en egnet måte å delta i behandlingen av saken. For det annet må styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor gis mulighet til å uttale seg. Disse vil også kunne kreve møtebehandling. For det tredje må beslutningen og aksjeeiernes stemmegivning protokolleres. Når det gjelder det sistnevnte kravet, viser departementet til at når man åpner for en så uformell form for saksbehandling, er det ekstra viktig å sikre dokumentasjon av hva som er besluttet.

Når de nevnte vilkårene er oppfylt, kan generalforsamlingen gjennomføres uten å følge kravene som følger av §§ 5-8 til 5-16. Departementet foreslår at dette sies uttrykkelig i bestemmelsen.

For nærmere detaljer vises til spesialmerknaden til § 5-7.

Kravet om enighet blant aksjeeierne innebærer at bestemmelsen i praksis ikke vil være anvendelig i selskaper med mange aksjeeiere. De fleste aksjeselskaper i Norge har imidlertid som nevnt svært få aksjeeiere. Mange selskaper vil etter dette kunne benytte seg av bestemmelsens regler om forenklet generalforsamlingsbehandling, og disse selskapene vil kunne unnlate å forholde seg til de mer omstendelige saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 til 5-16.

I utredningen er det som nevnt foreslått en egen paragraf der det listes opp hvilke regler som kan fravikes ved enighet mellom aksjeeierne. Departementet ser ikke behov for en slik regel ved siden av den foreslåtte bestemmelsen i ny § 5-7. Ny § 5-7 åpner som nevnt for at det ved enighet mellom aksjeeierne kan gjøres unntak fra saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 til 5-16, forutsatt at de nevnte grunnvilkårene for saksbehandlingen er oppfylt. Aksjeeierne kan velge om de vil gjøre unntak fra samtlige av saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 til 5-16, eller om de vil gjøre unntak fra bare én eller noen av reglene, men for øvrig holde generalforsamling etter lovens normalordning. Departementet foreslår dessuten at det i enkelte øvrige paragrafer tas inn en uttrykkelig regulering av adgangen til å fravike vedkommende bestemmelse hvis samtlige aksjeeiere samtykker. Dette gjelder §§ 5-2, 5-4 og 5-6. Bakgrunnen for denne løsningen er at § 5-7 bare regulerer adgangen til å gjøre unntak fra reglene om avholdelse av generalforsamling i nytt avsnitt III (§§ 5-8 til 5-16). Det er derfor behov for en særskilt regulering av adgangen til å fravike reglene i §§ 5-2, 5-4 og 5-6.

Departementet er i hovedsak enig i forslaget i utredningen om hvilke bestemmelser som bør kunne fravikes ved enighet mellom aksjeeierne. Departementets lovforslag skiller seg likevel fra forslaget i utredningen når det gjelder ledelsens og revisors rett til å være til stede eller delta i generalforsamlingen.

Forslaget i utredningen går ut på at aksjeeierne ved enighet kan fravike reglene i loven om rett og til dels plikt for daglig leder, styremedlemmene, revisor og medlemmer av bedriftsforsamlingen til å være til stede på generalforsamlingen, jf. henholdsvis § 5-4, § 7-5 og § 6-35, jf. allmennaksjeloven § 5-5. (I lovforslaget er det riktignok bare § 5-4 om plikt og rett til å være til stede for styremedlemmene og daglig leder som er nevnt. Men revisor og bedriftsforsamlingens medlemmer er nevnt i omtalen av forslaget i punkt 6.3.1.4.) En regel som åpner for at aksjeeierne ved enighet kan bestemme at ledelsen ikke skal ha plikt til å være til stede på generalforsamlingen, skulle ikke være problematisk. Departementet er imidlertid skeptisk til en regel som åpner for at aksjeeierne kan bestemme at ledelsen og revisor ikke skal ha rett til å være til stede eller delta når de selv ønsker det. Etter departementets syn vil det kunne ha betydning for ledelsens og revisors mulighet til å ivareta sine oppgaver eller verv på en forsvarlig måte dersom de ikke gjøres kjent med at det skal holdes generalforsamling, og ledelsen ikke skal ha rett til å uttale seg om saken som skal behandles. Departementet viser i den forbindelse til høringsuttalelsen fra Landsorganisasjonen i Norge og betydningen av en slik regel for styremedlemmer som representerer de ansatte. Departementet går etter dette ikke inn for at aksjeeierne ved enighet kan sette til side reglene om ledelsens og revisors rett til deltakelse på generalforsamlingen i § 5-4, § 7-5 og § 6-35, jf. allmennaksjeloven § 5-5.

Departementet foreslår at § 5-4 første ledd endres slik at bestemmelsen bare gjelder når generalforsamlingen holdes som møte. Hvis det er tilfellet, kan aksjeeierne ved enighet gjøre unntak fra styrelederens og daglig leders møteplikt og plikten til å utpeke en stedfortreder ved forfall. Styremedlemmenes møterett kan det derimot ikke gjøres unntak fra. Gjennomføres generalforsamlingen på annen måte enn som møte, er styremedlemmenes og daglig leders rett til deltakelse i saken ivaretatt ved regelen i § 5-7 om at styremedlemmene, daglig leder og revisor skal gis mulighet til å uttale seg, og at de har rett til å kreve møtebehandling. Departementet foreslår i tillegg en justering av ordlyden i § 7-5 om revisors møterett og møteplikt.

Med de foreslåtte endringene av §§ 5-2, 5-4, 5-6 og forslaget om en ny § 5-7 om forenklet generalforsamlingsbehandling slutter departementet seg til vurderingene i utredningen om at det ikke er behov for å videreføre nåværende § 5-8.

Departementets lovforslag ligger lovteknisk nærmere den nåværende reguleringen i § 5-8 enn forslaget i utredningen. I utredningen er nåværende § 5-8 kritisert. Det pekes på at det virker uklart om bestemmelsen utelukker andre måter å treffe beslutninger på enn den form for saksbehandling som bestemmelsen gir anvisning på. Departementets lovforslag skiller seg imidlertid fra nåværende § 5-8 ved at det ikke gis noen regulering av hvordan saksbehandlingen skal gjennomføres utover de grunnleggende kravene om aksjeeiernes, selskapsledelsens og revisors rett til deltakelse. Lovforslaget sikrer dermed full fleksibilitet, og man unngår de tolkningsspørsmål som reiser seg i relasjon til nåværende § 5-8. I tillegg foreslår departementet i samsvar med forslaget i utredningen en tydeligere regulering av adgangen til å fravike de alminnelige saksbehandlingsreglene ved enighet mellom aksjeeierne enn den man finner i gjeldende lov. Fordelen ved departementets lovtekniske løsning er som nevnt at selskapene kan gjennomføre generalforsamlingen ved å følge «oppskriften» i ny § 5-7 og uten å måtte forholde seg til reglene i §§ 5-8 til 5-16 (som for en stor andel av selskapene er mindre relevante).

Allmennaksjeloven §§ 5-8 a og 5-8 b har som nevnt regler om adgang til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen og skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen. I utredningen er det ikke foreslått tilsvarende regler i aksjeloven fordi det ikke synes å være behov for slike regler ved siden av forslaget om at aksjeeierne ved enighet kan gjøre unntak fra mange av reglene i kapittel 5. Som påpekt av Kantega AS under høringen, vil imidlertid de foreslåtte reglene ikke være til hjelp for selskaper med et større antall aksjeeiere fordi det ikke er praktisk mulig å oppnå enighet mellom samtlige aksjeeiere i slike selskaper. Allmennaksjeloven §§ 5-8 a og 5-8 b åpner for større fleksibilitet også for større selskaper i og med at reglene ikke forutsetter enighet mellom aksjeeierne. Derimot forutsetter de beslutning av styret (§ 5-8 a) eller hjemmel i vedtektene (§ 5-8 b). Etter departementets syn kan det etter dette være behov for regler også i aksjeloven som åpner for elektronisk deltakelse på generalforsamlingen og adgang til å avgi forhåndsstemme slik det er regler om i allmennaksjeloven §§ 5-8 a og 5-8 b. Departementet foreslår at de nevnte reglene samles i en egen paragraf som blir ny § 5-11 b.

6.3 Kravet om protokoll for generalforsamlingen

6.3.1 Gjeldende rett

Etter aksjeloven § 5-16 skal det føres protokoll for generalforsamlingen. I protokollen skal man angi generalforsamlingens beslutning og utfallet av avstemningen. I utredningen er det i punkt 6.3.1.5 gitt følgende beskrivelse av kravet til generalforsamlingsprotokoll i § 5-16:

«Loven krever ikke at protokollen gir noe referat fra debatten i generalforsamlingen, og krever heller ikke at det protokollføres noen begrunnelse for vedtaket eller stemmeforklaring. Loven er ikke til hinder for at protokollen er mer utfyllende enn loven krever, og det er derfor ikke noe i veien for at det tas inn et referat fra forhandlingene, eller at enkelte aksjeeiere gis anledning til å få protokollført dissens og begrunnelse for dette.

Det skal gå fram av protokollen hvilke aksjeeiere som er representert i generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmektig. Protokollen er ikke offentlig tilgjengelig, men skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne i selskapet, jf. aksjeloven § 516 tredje ledd. Selskapet har ingen plikt til å sende kopi av protokollen til aksjeeierne.»

6.3.2 Forslaget i utredningen

I punkt 6.3.1.5 vurderes om det er grunn til å endre kravet til generalforsamlingsprotokoll. Utrederen viser til at det ikke kan ses bort fra at protokollplikten kan oppleves som en byrde i små selskaper. Han antar likevel at dette ikke innebærer noen vesentlig byrde for selskapene, og foreslår at regelen i § 5-16 videreføres. Han begrunner dette slik:

«Protokollføring av generalforsamlingens vedtak gir notoritet over generalforsamlingens vedtak og gjør det klart for ettertiden hva som ble vedtatt og som selskapet må holde seg til som generalforsamlingens vedtak. Dette har ikke minst betydning i selskaper med bare en aksjeeier. Aksjeeierne kan etter generalforsamlingen være andre enn de som var til stede på generalforsamlingen og husker hva som foregikk. Hovedregelen er at det vedtaket som er protokollført gjelder som generalforsamlingens vedtak inntil det blir satt til side av domstolene eller blir omgjort av aksjeeierne.»

Han viser også til at generalforsamlingsprotokollen spiller en sentral rolle for å dokumentere generalforsamlingens vedtak overfor utenforstående, herunder offentlige myndigheter. Når generalforsamlingsvedtak skal meldes til Foretaksregisteret, krever foretaksregisterloven at de meldte opplysningene dokumenters ved kopi av generalforsamlingsprotokollen, jf. foretaksregisterloven § 4-4 bokstav a. Videre uttaler han:

«Jeg har vanskelig for å se at aksjeeierne kan være tjent med å unnlate å føre protokoll, selv om de i det enkelte tilfelle måtte være enige om det. Plikten til å føre protokoll bør derfor ikke være blant de reglene som kan fravikes ved enighet mellom aksjeeierne.»

6.3.3 Høringsinstansenes syn

Følgende høringsinstanser er enig i at kravet til generalforsamlingsprotokoll bør videreføres: Nærings- og handelsdepartementet,Finansieringsselskapenes Forening (som støtter høringsuttalelsen fra Finansnæringens Fellesorganisasjon), Finansnæringens Fellesorganisasjon, Handelshøyskolen BI og Næringslivets Hovedorganisasjon. Næringslivets Hovedorganisasjon mener likevel at det bør presiseres i bestemmelsen at kravet til medundertegner ikke gjelder når det bare er én person til stede på generalforsamlingen.

Finansnæringens Fellesorganisasjon uttaler:

«FNO kan klart slutte seg til at det er behov for et slikt protokollasjonskrav av hensyn til både aksjeeiere, ledelse, kreditorer og andre som har behov for å orientere seg om hvilke beslutninger som det øverste organ i aksjeselskapet har truffet.»

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening mener at kravet til protokoll bør videreføres for aksjeselskaper av en viss størrelse, men ikke for de minste selskapene:

«All den tid protokollen ikke er et dokument som skal offentliggjøres eller registreres, og på den måten er med på å skape notoritet og publisitet, er NARF for å oppheve plikten til å ha protokoll for de minste ASene. Der det er fåtall aksjonærer og generalforsamling utgjør samme personkrets som styre og virksomhetsutøver bør behovet for å ha en protokoll etter NARFs mening kunne vurderes og bestemmes av generalforsamlingen.»

6.3.4 Departementets vurdering

Etter departementets syn bør kravet om at det skal føres en protokoll for generalforsamlingen etter aksjeloven § 5-16 videreføres. Departementet slutter seg til begrunnelsen i utredningen for dette.

Når det gjelder kravet om at det skal være en medundertegner, jf. høringsuttalelsen fra Næringslivets Hovedorganisasjon, viser departementet til at i forslaget til ny § 5-7 nr. 3 er det krav om bare én underskrift.

6.4 Antallet styremedlemmer og krav om varamedlemmer

6.4.1 Gjeldende rett

Det følger av aksjeloven § 6-1 første ledd at selskapet skal ha et styre med minst tre medlemmer. I selskaper med en aksjekapital på mindre enn tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer.

Videre følger det av aksjeloven § 6-3 første ledd annet punktum at dersom styret har bare ett eller to styremedlemmer, skal det velges minst ett varamedlem.

6.4.2 Forslaget i utredningen

Utrederen foreslår i punkt 6.3.2.3 at aksjeloven § 6-1 endres slik at det blir opp til selskapene selv å bestemme antallet styremedlemmer. Også selskaper med en aksjekapital på tre millioner kroner eller mer vil etter forslaget med andre ord kunne ha et styre med bare ett eller to styremedlemmer. Det heter i utredningen:

«Så langt jeg kjenner til, er det ikke registrert negative erfaringer med bare å ha ett eller to styremedlemmer. Det er særlig i selskaper med bare én eller et fåtall aksjeeiere, som selv står for ledelsen av selskapet at det kan være hensiktsmessig å begrense tallet på styremedlemmer til én eller to. Eieren eller eierne bør da kunne tilpasse styret til den faktiske ledelsessituasjonen i selskapet, og ikke være nødt til å trekke inn utenforstående personer i styret utelukkende av lovmessige grunner. I praksis vil nok mange av de selskapene der det er naturlig med bare ett eller to styremedlemmer, ha en aksjekapital på mindre enn 3 millioner kroner. Det er imidlertid neppe grunn god nok til å opprettholde gjeldende ramme for dette. Aksjekapitalens størrelse er et nokså tilfeldig kriterium, og er en lite smidig ramme for når selskapene selv bør kunne velge tallet på styremedlemmer. Også i selskaper med en høyere aksjekapital kan forholdene være slik at det fremstår både som hensiktsmessig og forsvarlig med bare ett eller to styremedlemmer. Dette er en vurdering som i første rekke aksjeeieren selv bør kunne foreta, og som lovgivningen ikke bør sette for snevre grenser for.

Rammen for hvilke selskaper der aksjeeierne selv fullt ut kan bestemme tallet på styremedlemmer, bør derfor heves eller fjernes helt slik at alle aksjeselskaper selv får frihet til å avgjøre styrets størrelse. I praksis vil likevel selskaper med over 30 ansatte der de ansatte har krevd styrerepresentasjon, ha minst tre styremedlemmer fordi eieren vil ønske å ha styreflertall.»

Utrederen mener at man bør videreføre kravet om at det skal velges varamedlem i selskaper der det bare er ett styremedlem, men at kravet bør sløyfes for selskaper som har to eller flere styremedlemmer:

«I selskaper der det velges varamedlem bare for å tilfredsstille lovens krav, vil valget ofte bare være en formalitet og uten at det er forutsatt at varamedlemmet skal ta del i styrearbeidet. Varamedlemmet vil da ikke ha særlig forutsetning for å tre inn i styret.

Det bør etter mitt syn likevel fortsatt være et varamedlem der det bare er ett styremedlem. Dersom styremedlemmet skulle trekke seg, falle fra eller av andre grunner bli ute av stand til å utføre vervet, bør det ikke minst av hensyn til utenforstående, herunder offentlige myndigheter som har med selskapet å gjøre, være en person som overtar styreansvaret. Dette gjelder ikke minst der det ene styremedlemmet også er eneste aksjeeier. Derimot bør kravet om varamedlem sløyfes når det er to styremedlemmer. Selskapet står da ikke i en situasjon der det er uten styre om et styremedlem faller fra.»

6.4.3 Høringsinstansenes syn

Følgende høringsinstanser støtter forslaget om at selskapene, uavhengig av aksjekapitalens størrelse, bør kunne bestemme at styret skal ha bare ett eller to medlemmer: Nærings- og handelsdepartementet, Den norske Revisorforening,Finansieringsselskapenes Forening (som støtter høringsuttalelsen fra Finansnæringens Fellesorganisasjon), Finansnæringens Fellesorganisasjon, Handelshøyskolen BI, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening og Næringslivets Hovedorganisasjon.

Nærings- og handelsdepartementet er enig i forslaget om at det fortsatt bør være obligatorisk med varemedlem når styret bare har ett styremedlem. Det samme gir Handelshøyskolen BI og Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening uttrykk for.

Bedriftsforbundet og Næringslivets Hovedorganisasjon mener at man også for selskaper med bare ett styremedlem bør sløyfe plikten til å velge varamedlem. Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon mener det i selskaper med bare én eier bør være adgang til å unnlate å velge varamedlem selv om styret består av bare én person.

Næringslivets Hovedorganisasjon uttaler:

«For selskapet er det arbeid knyttet til både å engasjere varamedlem, registrere dette varamedlemmet og holde det rimelig orientert om selskapet. Det kan også oppstå direkte kostnader i form av styrehonorar. Det er grunn til å tro at mange varamedlemmer ikke har noe å gjøre med selskapet i det hele tatt, og dermed ha så lite kjennskap til selskapet at det kan være uforsvarlig at vedkommende overtar hele styreansvaret ved det ordinære styremedlemmets fratreden.

[…]

Vi er ikke kjent med i hvor mange tilfeller et enestyre trekker seg, men vi tviler på at det skjer ofte. Uansett vil eieren/eierne da ha en sterk egeninteresse i å velge et nytt styre, idet selskapet ellers vil bli tvangsoppløst etter kapittel 16 avsnitt II.

Ser man seg at det er en risiko for at et styremedlem forlater selskapet nettopp for å etterlate det uten styring, vil det knapt hjelpe med et varamedlem, som jo kan gjøre akkurat det samme.»

6.4.4 Departementets vurdering

Departementet foreslår i tråd med forslaget i utredningen at man opphever plikten til å ha tre styremedlemmer for selskaper som har en aksjekapital på tre millioner kroner eller mer. Selskapene står selv nærmest til å vurdere behovet for antallet styremedlemmer, og departementet kan ikke se avgjørende grunner som taler mot en slik endring av aksjeloven § 6-1 første ledd. Regelen vil ikke ha betydning for de ansattes rett til å velge styremedlemmer etter §§ 6-4 og 6-5, og det følger av § 6-1 tredje ledd at dersom selskapet har bedriftsforsamling, skal styret ha minst fem medlemmer.

Det følger av § 6-1 annet ledd annet punktum at daglig leder ikke kan velges til styreleder i selskaper som etter første ledd skal ha et styre på minst tre medlemmer. Som følge av forslaget om å oppheve plikten til å ha et styre med minst tre medlemmer foreslår departementet å oppheve regelen i § 6-1 annet ledd annet punktum. Av samme grunn foreslår departementet å oppheve særregelen for skipsaksjeselskaper i § 20-1 nr. 4.

Når det gjelder kravet om varamedlemmer, er departementet noe mer i tvil. Departementet slutter seg til forslaget om å oppheve pålegget om at det skal velges varamedlem når styret har to medlemmer. Etter departementets syn er imidlertid anført gode argumenter under høringen også for å sløyfe plikten til å velge varamedlem i selskaper med bare ett styremedlem. Som det er pekt på i høringen, vil en slik endring innebære et forenklingstiltak for de små selskapene. Selskaper med bare ett styremedlem vil ofte være selskaper med bare én eier, som selv står for driften av selskapet, og som selv utgjør selskapets enestyre. Departementet er enig i at det i slike selskapsforhold kan virke fremmed å måtte velge et varamedlem i og med at varamedlemmet ofte ikke vil kjenne selskapet og selskapets virksomhet.

Formålet med en regel om at det skal velges minst ett varamedlem hvis selskapet har bare ett styremedlem, vil som nevnt være å sikre at selskapet ikke blir stående uten styre hvis styremedlemmet trekker seg eller faller fra. Som det er anført under høringen, er loven imidlertid ikke til hinder for at også varamedlemmet trekker seg. Selskapet vil dessuten uansett ha en sterk egeninteresse i å sørge for at det velges et nytt styre i en situasjon hvor selskapet ikke lenger har styremedlemmer, fordi selskapet ellers vil bli tvangsoppløst etter § 16-15 første ledd nr. 2. Etter denne bestemmelsen skal selskapet tvangsoppløses hvis det ikke har meldt til Foretaksregisteret et styre som fyller lovens krav.

Departementet antar at en regel som innebærer at det ikke er nødvendig å velge varamedlem til styret, særlig kan by på praktiske utfordringer i tilfeller hvor selskapets eneste styremedlem er eneeier og vedkommende avgår ved døden. I et slikt tilfelle vil det være opp til arvingene å velge styre for å unngå tvangsoppløsning av selskapet. Brønnøysundregistrene har opplyst overfor departementet at registrene har sett enkelte eksempler på at selskapet i en slik situasjon kan få problemer med å rekke å velge styre innen de frister som gjelder for tvangsoppløsning. Men Brønnøysundregistrene opplyser samtidig at dersom selskapet i en slik situasjon tar kontakt for å få noe lengre tid til å gjennomføre styrevalget, vil man normalt være åpne for det.

En endring av loven slik at alle selskaper, uavhengig av antallet styremedlemmer, kan unnlate å velge varamedlemmer til styret, vil som nevnt innebære en reell forenkling for et stort antall selskaper i og med at en betydelig andel av selskapsmassen har bare ett styremedlem (som gjerne også er eneeier). Per 31. desember 2012 hadde ca. 50 prosent av aksjeselskapene enestyre. De praktiske utfordringene som det er vist til ovenfor, vil oppstå bare rent unntaksvis. Skulle det skje at et levedyktig selskap blir tvangsoppløst, vil selskapet kunne tilbakeleveres etter aksjeloven § 16-18 annet ledd. Et krav om at det skal velges et varamedlem til styret, gir som nevnt heller ingen garanti for at varamedlemmet faktisk trer inn som fungerende styremedlem. Varamedlemmet kan som nevnt trekke seg. Etter en avveining av de nevnte hensynene vurderer departementet det slik at de beste grunner taler for å oppheve plikten for selskaper med bare ett styremedlem til å velge minst ett varamedlem.

Departementet foreslår etter dette å oppheve aksjeloven § 6-3 første ledd annet punktum.

6.5 Styrets arbeidsform

6.5.1 Gjeldende rett

Aksjeloven § 6-19 bygger på et utgangspunkt om at styret treffer sine beslutninger i et møte der styremedlemmene er fysisk til stede. Det følger av første ledd at styret skal behandle styresakene i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Årsregnskapet og årsberetningen skal etter første ledd annet punktum likevel alltid behandles i et fysisk møte. Videre følger det av første ledd tredje punktum at når tilsetting av daglig leder hører under styret, skal fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder skje i møte. Det samme gjelder når styret fastsetter lønn og godtgjørelse til andre ledende ansatte, jf. fjerde punktum.

Det følger av annet ledd i § 6-19 at når en sak skal behandles uten møte, skal styrets leder sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saken. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve møtebehandling.

6.5.2 Forslaget i utredningen

I utredningen punkt 6.3.2.4 foreslås det å oppheve reglene i § 6-19 første ledd annet, tredje og fjerde punktum slik at styret generelt gis mulighet til å treffe vedtak på andre måter enn i møte. Det foreslås å videreføre kravet om at den alternative behandlingsformen skal være betryggende. Det foreslås også å videreføre regelen om at det enkelte styremedlem og daglig leder kan kreve møtebehandling.

I utredningen er det gitt følgende begrunnelse for forslaget:

«Hverken den danske selskapsloven eller den svenske aktiebolagslagen stiller krav om fysisk møte.

Så langt jeg har erfart har det ikke vært registrert negative erfaringer med den adgangen lovens § 6-19 gir for styrebehandling av saker uten fysisk møte. Loven åpner her for en smidig måte å behandle styresaker på, som etterkommer et praktisk behov i bl.a. små og mellomstore selskaper. Adgangen til å treffe styrevedtak uten å holde fysisk møte, blir utvilsomt brukt meget i praksis. Tiden bør nå være inne til generelt å åpne for at styret kan behandle saker uten å være fysisk samlet. Særlig i små selskaper vil styrets behandling av årsregnskapet samt fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ansatte, ofte være helt enkle saker som ikke gir grunn til nærmere drøfting i forbindelse med styrebehandlingen. I den grad sakene reiser spørsmål, bør loven ikke være til hinder for at dette avklares over telefon eller andre former for kommunikasjon uten at alle de som deltar er fysisk samlet. I mindre selskaper vil spørsmål sakene reiser, ofte også være avklart på forhånd, slik at den avsluttende styrebehandlingen mer eller mindre blir en formalitet. Jeg peker i denne sammenheng på at i Innst. O. nr. 96 (2008-2009) ber komitéflertallet regjeringen om å utrede spørsmålet om å sløyfe kravet til møtebehandling ved styrets behandling av årsregnskap og årsberetning og komme tilbake til Stortinget med egen sak om dette.»

6.5.3 Høringsinstansenes syn

Nærings- og handelsdepartementet, Den norske Revisorforening,Finansieringsselskapenes Forening (som støtter høringsuttalelsen fra Finansnæringens Fellesorganisasjon), Finansnæringens Fellesorganisasjon, Handelshøyskolen BI og Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening støtter forslaget i utredningen om å oppheve annet til fjerde punktum i første ledd i § 6-19 slik at det blir en generell adgang til å behandle saker i styret uten å holde møte.

Den norske Revisorforening mener likevel at det fortsatt bør være et krav at det årlige møtet som styret skal ha med revisor etter revisorloven § 2-3, skal være et fysisk møte. Revisorforeningen mener at «denne bestemmelsen kan miste mye av «kraften» dersom det ikke gjennomføres et fysisk møte».

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening peker på at den foreslåtte endringen kan ha betydning for hvor et selskap skal anses hjemmehørende skattemessig, jf. skatteloven § 2-2.

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) er enig i at styret bør kunne ha frihet til å velge behandlingsmåte forutsatt at behandlingen er betryggende. NHO peker på at det finnes flere enn 110 000 selskaper som har flere styremedlemmer, og at det er registrert mer enn 11 000 styremedlemmer som har adresse i utlandet. For disse selskapene vil et krav om møtebehandling innebære reisetid og kostnader. Videre heter det i uttalelsen:

«Av hensyn til de mange aksjeselskaper som har få styremedlemmer og der styremedlemmene er aktive eiere, bør det utformes en generell hovedregel om at styrevedtak treffes skriftlig. Det finnes nå fjernmøteteknikker som må regnes som betryggende, og det bør være tilfredsstillende. Til dette kommer at alle styremedlemmene må undertegne årsregnskapet og årsberetningen etter regnskapsloven § 3-5, og de skal «underskrive med påtegnet forbehold og gi nærmere redegjørelse i årsberetningen» hvis de har innvendinger mot årsregnskapet eller årsberetningen.

Når selskapet har flere styremedlemmer, bør loven ha deklaratoriske regler om hvordan styrebehandlingen skal finne sted. Utgangspunktet bør fortsatt være at styrets leder avgjør hvordan styrebehandlingen skal gjennomføres. Kravene til innholdet i styrevedtak, jf asl. § 6-29, må tilpasses dette.

I 2006 ble det vedtatt at lønnsfastsettelse for daglig leder (og av og til andre ledende ansatte) må gjøres i (fysisk) møte. Begrunnelsen var at «det i en del tilfeller» ikke ville være betryggende med behandling uten møte.» Likevel omfatter regelen alle aksjeselskaper, selv der lønnsfastsettelsen ikke er så viktig. Regelen er åpenbart byråkratiserende, siden lønnsfastsettelse for del flestes del finner sted årlig, og da fører til at det må holdes et fysisk styremøte bare på grunn av dette kravet. Ikke alle aksjeselskaper har daglig leder som samtidig er ansatt, men 172 000 selskaper har i alle fall registrert daglig leder (per 31, desember 2010). Det må uansett holdes et betydelig antall styremøter på grunn av kravet.

Vi er enig med utrederen i at kravet om behandling i fysisk møte bør oppheves.»

Landsorganisasjonen i Norge uttaler at man ikke ser tilstrekkelig behov for å oppheve § 6-19 første ledd annet til fjerde punktum.

6.5.4 Departementets vurdering

Den nåværende regelen i § 6-19 første ledd bygger på et synspunkt om at møtebehandling er den mest betryggende saksbehandlingsformen, men at det samtidig er behov for en høy grad av frihet og fleksibilitet for selskapene når det gjelder styrets saksbehandling. Når det gjelder kravet i første ledd annet punktum om at årsregnskapet og årsoppgjøret skal behandles i møte, ble det i forarbeidene til aksjeloven vist til at dette ville medføre at styret må møtes i hvert fall én gang i året, og at det selv i små aksjeselskaper er viktig at styret møtes fra tid til annen, se Ot.prp. nr. 23 (1996-97) side 72-74.

Regelen i første ledd tredje og fjerde punktum om at fastsettelse av lederlønninger skal skje i møte, kom inn i loven ved endringslov 15. desember 2006 nr. 88. Begrunnelsen for denne regelen er ifølge Ot.prp. nr. 55 (2005-2006) at daglig leders og andre ledende ansattes lønn må anses å være så viktige saker at det i en del tilfeller ikke vil være betryggende saksbehandling å beslutte dette utenfor møte. Synspunktet må ses på bakgrunn av at formålet med reglene om lederlønnsfastsettelse som kom inn i aksjeloven og allmennaksjeloven ved denne endringsloven, blant annet var å legge til rette for langsiktige og prinsipielle vurderinger i selskapene når det gjelder lederlønnspolitikken, se Ot.prp. nr. 55 (2005-2006) side 9.

Etter departementets syn har de nevnte synspunktene fortsatt mye for seg. Det må ses som en verdi i seg selv at viktige saker blir besluttet på bakgrunn av en åpen dialog og blir behandlet på en måte som gir det enkelte styremedlem mulighet til å høre andres meninger, innhente informasjon og kunne presisere sine synspunkter. Etter departementets syn gir det neppe grunnlag for en god utøvelse av styrearbeidet om styremedlemmene ikke har noe annen form for kontakt enn for eksempel ved sirkulasjon av dokumenter på e-post.

Departementet er samtidig enig i siktemålet med å legge til rette for at selskapene kan innrette seg på en praktisk måte, og at loven ikke bør pålegge selskapene unødvendige administrative byrder. For de helt enkle selskapsforholdene, der styremedlemmene selv er eiere som deltar aktivt i driften av selskapet, er dagens regler neppe særlig byrdefulle. I slike selskaper vil selskapsledelsen uansett møtes jevnlig, slik at et krav om at man skal holde møte én gang i året er enkelt å oppfylle. Reglene har større praktisk betydning for selskaper med eksterne styremedlemmer, og særlig hvis styremedlemmene bor langt fra hverandre.

Departementet foreslår under noe tvil å følge opp forslaget i utredningen om å oppheve kravet om at visse saker skal behandles i møte i § 6-19 første ledd annet til fjerne punktum. Etter departementets oppfatning er det klart å foretrekke at styremedlemmene holder møter en gang i blant slik at de kan treffes og kommunisere med hverandre muntlig. Det er likevel ikke nødvendigvis en oppgave for lovgiverne å gi direktiver om dette. Departementet legger dessuten vekt på at det enkelte styremedlem fortsatt vil ha en rett til å kreve møtebehandling. Denne regelen vil kunne ha praktisk betydning blant annet for styremedlemmer som representerer de ansatte.

Departementet foreslår ikke å følge opp innspillet fra Næringslivets Hovedorganisasjon om å utforme en deklaratorisk hovedregel som har som utgangspunkt at saker ikke skal behandles i møte. Forslaget om å oppheve § 6-19 første ledd annet til fjerde punktum innebærer at styret i realiteten har full frihet til selv å bestemme sin arbeidsform. Men det kan på bakgrunn av det som er sagt foran, være hensiktsmessig at loven fortsatt signaliserer at møter normalt er å anse som den mest betryggende arbeidsformen.

Når det gjelder innspillet fra Den norske Revisorforening om styrets møter med revisor etter revisorloven § 2-3, viser departementet til at denne bestemmelsen står på egne ben i forhold til aksjeloven § 6-19. Departementet forstår denne bestemmelsen slik at det årlig skal avholdes minst ett fysisk møte mellom styret og revisor, og dette må etter departementets syn gjelde uavhengig av utformingen av § 6-19.

Det følger av skatteloven § 2-2 at det er bestemmende for skatteplikten om et selskap anses «hjemmehørende» i riket. I utgangspunktet vil et selskap som er registrert i Norge, normalt anses hjemmehørende her, men i prinsippet vil det avgjørende være om selskapet ledes fra Norge. Som Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening peker på, kan aksjelovens regler om styrets arbeidsform og en eventuell adgang til å unnlate å holde fysiske styremøter ha betydning for vurderingen etter skatteloven § 2-2. Departementet kan likevel ikke se at skatteloven § 2-2 kan være avgjørende for utformingen av aksjeloven § 6-19. Hvis et selskaps styre ikke holder fysiske møter, vil det være en vurdering etter skatteloven § 2-2 hvilke kriterier man da skal legge vekt på for å slå fast om selskapet er hjemmehørende i Norge eller i et annet land.

6.6 Plikt til å ha daglig leder

6.6.1 Gjeldende rett

Det følger av aksjeloven § 6-2 første ledd at selskapet som utgangspunkt skal ha en daglig leder. Har selskapet en aksjekapital på mindre enn tre millioner kroner, kan styret likevel bestemme at selskapet ikke skal ha daglig leder. Adgangen til å unnlate å ha daglig leder korresponderer etter dette med adgangen til å ha bare ett eller to styremedlemmer etter § 6-1 første ledd.

Når selskapet har daglig leder, står han eller hun for den daglige ledelsen av selskapets virksomhet, se reglene om daglig leders oppgaver i § 6-14.

6.6.2 Forslaget i utredningen

I utredningen punkt 6.3.2.5 foreslås det å endre § 6-2 første ledd slik at det blir opp til selskapet selv å avgjøre om det skal ha daglig leder. Det vises til at også i selskaper med en aksjekapital på tre millioner kroner eller mer kan virksomheten være av en slik art at styret selv kan stå for den daglige driften.

Det uttales videre:

«I Sverige og Finland er det i private aksjeselskaper frivillig å ha daglig leder. Etter den nye danske selskapsloven kan ledelsesorganet begrenses til en direksjon med bare ett medlem. Dette betyr at både i Sverige, Finland og Danmark er det opp til selskapene selv å avgjøre om det skal være et særskilt ledelsesorgan til å forestå den daglige ledelsen. Spørsmålet er ikke som i Norge forbeholdt en viss gruppe selskaper.

Spørsmålet om plikt til å ha daglig leder har dessuten nær sammenheng med spørsmålet om styret bare kan ha ett eller to medlemmer. I den utstrekning loven gir selskapet frihet til å bestemme at det skal være ett eller to styremedlemmer, bør det også selv ha herredømme over om det bør organiseres med en særskilt daglig leder. I selskaper som begrenser tallet på styremedlemmer til ett eller to, vil ofte forvaltningen av selskapet være så oversiktlig at styret også kan ta seg av den daglige ledelsen.

Ut fra det som er sagt over, foreslår jeg at lovens § 6-2 første ledd endres slik at det blir opp til selskapet selv å avgjøre om det skal ha daglig leder. I utgangspunktet vil spørsmålet om det skal være daglig leder høre under styret, men likevel slik at det kan vedtektsfestes at det skal være daglig leder. Slik vedtektsbestemmelse vil være bindende for styret.»

6.6.3 Høringsinstansenes syn

Forslaget støttes av Nærings- og handelsdepartementet, Bedriftsforbundet, Den norske Revisorforening, Finansieringsselskapenes Forening (som støtter høringsuttalelsen fra Finansnæringens Fellesorganisasjon), Finansnæringens Fellesorganisasjon, Handelshøyskolen BI, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening og Næringslivets Hovedorganisasjon. Nærings- og handelsdepartementet uttaler:

«Vi støtter forslaget om at det skal bli frivillig å ha daglig leder. En del selskaper vil kunne ledes av styret uten å ha behov for daglig leder og bør gis anledning til selv å kunne bestemme hvilken ledelse selskapet har behov for. For dem som skal forholde seg til selskapet, enten det er ansatte, kunder, myndigheter og kreditorer, vil styret være det organet de skal forholde seg til. Vi kan ikke se at det vil by på problemer for omverdenen at et selskap ikke har egen daglig leder.»

Ingen av høringsinstansene går imot forslaget.

6.6.4 Departementets vurdering

Departementet slutter seg til forslaget i utredningen om at det skal være opp til selskapet selv å bestemme om det skal ha daglig leder, se forslaget til endring av aksjeloven § 6-1. Departementet viser til begrunnelsen i utredningen.

Som følge av forslaget foreslår departementet også å oppheve regelen i § 16-15 første ledd nr. 3 om at selskapet skal tvangsoppløses dersom det etter loven skal ha daglig leder og det ikke har meldt en lovlig daglig leder til Foretaksregisteret. Videre foreslås det å oppheve særregelen om daglig leder for skipsaksjeselskaper i § 20-1 nr. 3.

6.7 Kravet om styreprotokoll

Aksjeloven § 6-29 bestemmer at det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Hvis styrets beslutning ikke er enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i beslutningen, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Etter tredje ledd i bestemmelsen er hovedregelen at alle de styremedlemmene som har deltatt i behandlingen, skal underskrive protokollen.

Utrederen foreslår i punkt 6.3.2.6 å videreføre kravet til styreprotokoll. Han uttaler følgende:

«Jeg ser ikke bort fra at plikten til å føre styreprotokoll kan oppleves som en unødvendig byrde i enkelte selskaper. Protokollen skaper imidlertid notoritet over styrets vedtak, og har bl.a. betydning dersom det senere blir spørsmål om hva som ble vedtatt. Protokollen vil være av betydning i saker om ansvar for styrets vedtak. Ikke minst der styrebehandlingen skjer i mer uformelle former enn i styremøter, og der det bare er ett styremedlem, er det av betydning å ha en slik notoritet over styrets vedtak som styreprotokollen gir. Jeg mener derfor at selskapene alt i alt er tjent med at plikten til å føre styreprotokoll føres videre.»

Samtlige av høringsinstansene som uttaler seg om spørsmålet, støtter forslaget om å videreføre kravet til styreprotokoll. Dette gjelder: Nærings- og handelsdepartementet, Finansieringsselskapenes Forening (som støtter høringsuttalelsen fra Finansnæringens Fellesorganisasjon), Finansnæringens Fellesorganisasjon, Handelshøyskolen BI og Næringslivets Hovedorganisasjon.

Også departementet mener at kravet til styreprotokoll bør videreføres, og støtter begrunnelsen i utredningen.