4 Digitale løsninger

4.1 Utarbeidelse og oppbevaring av generalforsamlingsprotokoller, styreprotokoller mv.

4.1.1 Gjeldende rett

Aksjelovene har ikke generelle bestemmelser om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon som kreves utarbeidet etter lovene, eller om hvor eller hvor lenge slik dokumentasjon skal oppbevares.

Plikten til å utarbeide generalforsamlings- og styreprotokoll følger av aksjeloven §§ 5-7 nr. 2, 5-16 og 6-29 og allmennaksjeloven §§ 5-16 og 6-29. Etter aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-16 tredje ledd annet punktum skal generalforsamlingsprotokollen «holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet og oppbevares på betryggende måte».

Stiftelsesdokument, generalforsamlings- og styreprotokoll kan «ikkevære i elektronisk form», jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) side 87 til 88. Det fremheves i proposisjonen at protokollene skal oppbevares så lenge selskapet eksisterer. Det er derfor nødvendig med et tidsbestandig medium, og elektroniske dokumenter ble på daværende tidspunkt ikke vurdert å være tidsbestandige nok. Ifølge proposisjonen side 82 skal også enkelte avtaler skrives på papir. Dette vil blant annet gjelde vesentlige avtaler om konserninterne transaksjoner etter aksjeloven og allmennaksjeloven § 3-9. Departementet kan ikke se at det i andre forarbeider er drøftet om skriftlighetskravene i aksjelovene kan oppfylles ved å benytte elektronisk utarbeidelsesmåte.

Ved fusjon, fisjon og oppløsning, er minste oppbevaringstid ti år for selskapenes «oppbevaringspliktige regnskapsmateriale» etter bokføringsloven § 13 og «bøker», jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd første punktum, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd første punktum og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd første punktum, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd første punktum. Samtlige regler om fusjon som følger av aksjeloven § 13-17 tredje ledd og allmennaksjeloven § 13-18 fjerde ledd, gjelder tilsvarende så langt de passer ved fisjon. «[B]øker» er ikke definert i aksjelovene, men det er antatt at begrepet omfatter «aksjeeierboken, protokoller fra selskapsorganene mv.», jf. Aarbakke m.fl. og Andenæs.1 Det følger av de samme bestemmelsene at «[r]egistrerte regnskapsopplysninger» skal oppbevares slik at kravet om sporbarhet i bokføringsloven § 6 oppfylles i minst ti år. I aksjelovenes forarbeider er det etter hva departementet kan se, ikke kommentert hva som ligger i begrepet «registrerte regnskapsopplysninger». Departementet legger til grunn at dette tilsvarer begrepet «bokførte regnskapsopplysninger», som brukes i bokføringsloven. Bestemmelsene i aksjelovene regulerer etter departementets oppfatning en plikt til å sørge for at oppbevaringspliktige regnskapsmateriale kan spores, slik at det i tråd med bokføringsloven § 6 kan danne grunnlag for kontroll i minst ti år.

Fra 1. januar 2015 ble hovedregelen om oppbevaringstid for regnskapsmateriale i bokføringsloven redusert fra ti til fem år. Aksjeloven og allmennaksjeloven ble ikke endret. Etter bokføringsloven regnes fristen fra regnskapsårets slutt. I aksjelovene regnes oppbevaringsfristen for både «bøker» og selskapenes «oppbevaringspliktige regnskapsmateriale» ved fusjon eller fisjon fra tidspunktet fusjonen eller fisjonen blir registrert i Foretaksregisteret, jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 14-8 første ledd og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd og 14-8 første ledd. Ved oppløsning regnes fristen fra selskapet er endelig oppløst, jf. aksjeloven og allmennaksjeloven § 16-10 tredje ledd. Aksjeselskap skal oppbevare opplysninger om tidligere aksjeeiere i minst ti år, jf. aksjeloven § 4-7 tredje ledd. Tilsvarende gjelder utskrift av aksjeeierregisteret i allmennaksjeselskaper ved fusjon, fisjon og opphør, jf. allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd siste punktum, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd siste punktum. Allmennaksjeselskapenes aksjeeierregistre skal føres i et verdipapirregister, jf. allmennaksjeloven § 4-4 første ledd første punktum.

Aksjelovene og regnskapslovgivningen har med andre ord en rekke ulike frister, og har også ulike regler for fristutgangspunkt.

4.1.2 EU/EØS-rett

Regler om oppbevaringsplikt i EUs selskapsrettsdirektiver er omtalt i utredningen punkt 5.6.2:

«I EØS-retten foreligger det ingen regler om krav til oppbevaring av selskapsdokumentasjon for aksjeselskaper eller allmennaksjeselskaper. Det er heller ikke særskilte krav til oppbevaring av regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon og ved oppløsning og avvikling.»

Det stilles krav om «skriftlighet» i enkelte av direktivene. The Informal Company Law Expert Group (ICLEG) utarbeidet i mars 2016 en rapport om digitalisering av selskapsretten i EUs medlemsstater.2 Departementet oppfatter det slik at ICLEG mener at EUs selskapsrettsdirektiv ikke stiller krav om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon på papir. Departementet legger derfor til grunn at elektronisk utarbeidelse oppfyller kravet til «skriftlighet».

4.1.3 Forslaget i utredningen

4.1.3.1 Utarbeidelsesmåte og oppbevaringsmedium

Krav til utarbeidelsesmåte og lagringsformat for selskapsdokumentasjon drøftes i utredningen punkt 5.4.2. Utvalget foreslår at selskapsdokumentasjon skal kunne utarbeides og oppbevares elektronisk, og viser til at blant annet arkivlovgivningen og bokføringsloven åpner for elektronisk lagring. Om elektronisk lagring skriver utvalget:

«I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) synes det som om hensynet til bestandighet og usikkerhet knyttet til levetiden for elektroniske dokumenter, er den sentrale begrunnelsen for hvorfor enkelte dokumenter må føres og lagres i papirformat. Utvalget kan ikke se at det å ha protokollene på papir er et mer «tidsbestandig» medium enn å lagre selskapsdokumentasjon elektronisk. I den tid som er gått siden Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) ble lagt frem, har den teknologiske utviklingen også ført til at elektroniske arkiver og lagringstjenester nå er normalen snarere enn unntaket.»

Utvalget foreslår at oppbevaringskravene skal være teknologinøytrale for å ta høyde for fremtidig teknologisk utvikling. Det vurderes i den sammenheng hvilke kvalitetskrav som skal stilles til lagringsmedium og oppbevaringssystemer. Utvalget foreslår at det stilles krav om at oppbevaring skal skje i et format som er lesbart, men foreslår ikke å stille krav om at dokumentasjonen kan skrives ut. Utvalget skriver følgende:

«Bokføringslovens regler om krav til oppbevaring av dokumentasjon er i større grad begrunnet i kontrollbehov for skatte- og avgiftsmyndighetene. Et slikt generelt krav gjelder ikke for selskapsdokumentasjon etter aksjeloven.

Utvalget mener derfor at det ikke bør åpnes for at lyd- og/eller videopptak av generalforsamlings- og styremøter kan tilfredsstille kravene til dokumentasjon av selskapsbeslutninger. Utvalget legger vekt på at protokoller i lesbar form normalt kan saksbehandles hurtig og til dels rent maskinelt hos Foretaksregisteret. Som intern dokumentasjon av diskusjon og beslutninger fra selskapets organer kan lyd- og videopptak ha sin funksjon, men som dokumentasjon overfor for eksempel ny ledelse, aksjonærer, offentlige myndigheter og lignende er dette neppe hensiktsmessig. Utvalget utelukker imidlertid ikke at lyd- og/eller lydopptak i fremtiden kan være fullverdige måter å utarbeide selskapsdokumentasjon på.»

Utvalget drøfter også om det er behov for å stille særskilte krav til dokumentasjonsmåten/IT-systemet, for å hindre at dokumentene kan endres. Etter utvalgets vurdering er det ikke nødvendig, fordi endring uten forankring i ny selskapsbeslutning, normalt vil innebære dokumentfalsk. Etter utvalgets syn er ikke papirdokumenter bedre sikret mot dokumentfalsk enn elektroniske. Utvalget skriver at ulovlig endring av dokumentasjon kan sikres gjennom krav om signering for en del av selskapsdokumentasjonen og gjennom krav til oppbevaring.

Utvalget foreslår en ny generell lovbestemmelse om oppbevaring av selskapsdokumentasjon i aksjeloven og allmennaksjeloven § 1-7. Om forholdet mellom den foreslåtte § 1-7 i aksjeloven og aksjelovens øvrige paragrafer, vises til utredningen punkt 5.4.2 side 35 til 36.

4.1.3.2 Oppbevaringstid

Utvalget mener at hensynene bak bokføringslovens regler om oppbevaring av regnskapsmateriale i hovedsak også gjør seg gjeldende for oppbevaring av selskapsdokumentasjon. De skriver at det er uheldig at reglene om oppbevaringstid ikke er samordnet.

I utredningen punkt 5.6.3 siterer utvalget Prop. 107 L (2011–2012) side 25 om de generelle hensyn bak reglene om oppbevaring:

««Formålet med lovregler om bokføring er å sikre en rekke interessentgrupper, herunder ledere og ansatte hos den bokføringspliktige selv samt kontrollmyndigheter og andre regnskapsbrukere, dokumentasjon for økonomiske transaksjoner og de forpliktelser og tilgodehavender som transaksjonene gir opphav til. (…) Krav til oppbevaringstid skal sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig så lenge det vil kunne være saklig behov for å kontrollere den. Samtidig innebærer oppbevaring kostnader for de bokføringspliktige, og pliktig oppbevaringstid bør derfor ikke være lenger enn nødvendig.»»

Utvalget foreslår etter dette fem års oppbevaringstid for dokumentasjon som er påkrevd utarbeidet etter aksjelovene. Utvalget skriver imidlertid at de ikke har foretatt en selvstendig vurdering av lengden på oppbevaringstid for slik dokumentasjon. Om forholdet mellom aksjelovens og bokføringslovens bestemmelser om oppbevaringstid står det i utredningen punkt 5.6.3.2:

«Utvalget har vanskelig for å se hvilke hensyn som skulle tilsi at selskapsdokumentasjon bør oppbevares i lengre tid enn regnskapsdokumentasjon. Det er dessuten både uhensiktsmessig og kostbart for selskapene å måtte forholde seg til ulike oppbevaringstider. Videre mener utvalget at det fremstår som uoversiktlig at bokføringsloven og aksjelovene har ulike regler for hvilket tidspunkt oppbevaringsfristen skal regnes fra.

Utvalget har ikke vurdert lengden på oppbevaringstiden, men lagt til grunn at den bør være den samme for selskapsdokumentasjon som for bokføringsmateriale. Utvalget viser i denne forbindelse til de vurderingene som er gjort i Prop. 1 LS (2013–2014) om oppbevaringstidens lengde.»

Utvalget stiller spørsmål om det bør fastsettes unntak fra den foreslåtte hovedregelen om fem års oppbevaringstid. Utvalget mener at skattemyndighetene bør ha adgang til å fastsette lengre oppbevaringstid, men skriver at det overlates til departementet å foreslå lovhjemmel. Utvalget foreslår å oppheve aksjelovens og allmennaksjelovens regulering av oppbevaringstiden for regnskapsmateriale ved fusjon, fisjon og oppløsning. Utvalget skriver at konsekvensen av forslagene er at «bokføringslovens alminnelige regler vil gjelde for oppbevaring av slikt regnskapsmateriale».

Departementet forstår utvalgets forslag om å fjerne den tiårige oppbevaringstiden for «bøker» i disse bestemmelsene og om å innføre en generell oppbevaringstid på fem år, slik at oppbevaringstiden for «bøker» ved fusjon, fisjon og oppløsning reduseres til fem år. Spørsmålet er imidlertid ikke drøftet nærmere.

4.1.3.3 Oppbevaringssted

I utredningen foreslås det ikke krav om oppbevaringssted for selskapsdokumentasjon. I utredningen punkt 5.6.3.3 vurderes oppbevaringssted for selskapsdokumentasjon i lys av bokføringslovens krav om oppbevaring av regnskapsmateriale i Norge, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd første og annet punktum:

«Etter utvalgets syn må det avgjørende være at selskapsdokumentasjonen oppbevares på en betryggende måte som sikrer at den kan oppbevares i den angitte oppbevaringsperioden. Utvalget viser videre til at et tilsvarende krav til oppbevaringssted som angitt i bokføringsloven, kan være problematisk å overholde, dersom dokumentasjonen oppbevares i «nettskyen» eller lignende.»

4.1.3.4 Ansvar for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon og oppløsning

Utvalget foreslår ikke endringer i reglene om hvem som er ansvarlig for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon og oppløsning, jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 16-10 tredje ledd.

4.1.4 Høringsinstansenes syn

Samtlige høringsinstanser som har kommentert temaet elektroniske løsninger er i utgangspunktet positive til å gjøre aksjelovene teknologinøytrale og til å åpne for økt bruk av elektroniske løsninger.

4.1.4.1 Definisjonen av selskapsdokumentasjon

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) stiller seg kritisk til utvalgets definisjon av «selskapsdokumentasjon» i § 1-7:

«Det ligger f. eks. nær å forstå begrepet slik at det også omfatter selskapets meldinger i forbindelse med samtykke – og forkjøpsrettssaker etter aksjeloven §§ 4-15 flg. Saker i tilknytning til disse bestemmelsene kan også komme opp etter utløpet av den foreslåtte femårsfristen, noe som betyr at også dokumentasjonen i tilknytning til disse bestemmelsene av bevisgrunner oppbevares lenger.

Det kan spørres om også aksjeeiernes og andres meldinger til selskapet er «selskapsdokumentasjon», særlig når gjelder dokumentasjon som ikke direkte «kreves» etter aksjeloven.»

Wikborg Rein Advokatfirma AS (Wiborg Rein) stiller spørsmål ved om utvalgets forslag til § 1-7 egentlig er en forenkling av regelverket. De skriver at det i dag ikke er en omforent forståelse av uttrykket selskapsdokumentasjon. Advokatfirmaet uttaler blant annet:

«Wikborg Reins inntrykk er at praksis etter gjeldende rett er at generalforsamlings og styreprotokoller utarbeides og undertegnes skriftlig på papir, og oppbevares i hele selskapets levetid. Videre at det fortsatt er vanlig praksis at protokollene oppbevares fysisk, selv om det ser ut til at et stadig økende antall selskaper har gått over til kun å ha elektroniske arkiver. Vår erfaring er at selskapene i så fall skanner inn papirdokumentene og oppbevarer disse som elektroniske pdf- kopier. Tilsvarende gjelder andre typer dokumenter som skal utarbeides etter aksjelovene.»

Wikborg Rein støtter at det skal være adgang til elektronisk utarbeidelse av dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjelovene. De har imidlertid noen kommentarer til forslaget. Advokatfirmaet stiller spørsmål ved om en generell bestemmelse om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon egentlig er en forenkling av regelverket. Dette henger sammen med den foreslåtte definisjonen av «selskapsdokumentasjon»:

«Så langt Wikborg Rein kjenner til, finnes det i dag ingen entydig forståelse av uttrykket «selskapsdokumentasjon». Forslaget til ny § 1-7 (2) går som nevnt ut på at «selskapsdokumentasjon» etter aksjelovene skal forstås som «dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven». Sammenlignet med Wikborg Reins inntrykk av hva slags type dokumentasjon som i sin alminnelighet er å anse som såkalt selskapsdokumentasjon, innebærer den foreslåtte legaldefinisjonen tilsynelatende en betydelig utvidelse av uttrykket. Vårt inntrykk er således at uttrykket «selskapsdokumentasjon» i praksis vanligvis brukes om dokumenter som er av særlig betydning for selskapsforholdet, herunder stiftelsesdokumenter, generalforsamlings- og styreprotokoller og dokumenter som skal utarbeides i forbindelse med endringer i selskapsforholdet. Etter en slik forståelse ligger stiftelsesdokumentet, vedtektene, generalforsamlingsprotokoller, styreprotokoller, aksjeeierbok, dokumenter som kreves utarbeidet etter aksjeloven i forbindelse med endringer i selskapets kapital, fusjons – og fisjonsdokumenter i kjernen av uttrykket «selskapsdokumentasjon».»

Wikborg Rein viser til de bestemmelsene utvalget omtaler i forbindelse med forslag til § 1-7, og uttaler at dersom utvalgets forslag legges til grunn vil «selskapsdokumentasjon» bli en «uensartet gruppe dokumenter, uten noen entydig selskapsrettslig funksjon». Wikborg Rein forstår utvalget slik at de mener det er et krav til «særlig utarbeidelse av dokumentasjon» etter en del bestemmelser, herunder aksjeloven § 5-7 første ledd om aksjeeiernes samtykke. Wikborg Rein uttaler at dette etter deres inntrykk ikke er slik § 5-7 forstås i praksis. Wikborg Rein konkluderer med at utvalgets foreslåtte definisjonen av uttrykket «selskapsdokumentasjon» er uklar. I forlengelsen av dette uttaler de:

«Etter vår mening er det ikke treffende å innføre generelle og alminnelig regler til oppbevaringsmåte og oppbevaringstid med utgangspunkt i uttrykket «selskapsdokumentasjon». Vi støtter av den grunn ikke utvalgets forslag til ny § 1-7.»

Wikborg Rein støtter at det skal være en generell adgang til å utarbeide, signere og oppbevare generalforsamlings- og styreprotokoller elektronisk. Det foreslås at adgang til dette inntas i aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 5-16 og 6-29.

4.1.4.2 Utarbeidelsesmåte og oppbevaringsmedium

Samtlige høringsinstanser som har kommentert forslagene til utarbeidelse og oppbevaringsmedium, er positive. Tilsvarende gjelder utvalgets forslag til krav om at dokumentasjonen skal oppbevares i lesbar form i hele oppbevaringstiden.

Utvalgets konklusjon om å ikke innta et eksplisitt krav om sikring av dokumentasjon mot endring, støttes ikke av Norsk Øko-forum. Norsk Øko-forum foreslår at det for eksempel benyttes en formulering tilsvarende bokføringsloven § 13 tredje ledd første punktum, og at det bør vurderes å innta krav til filformat, slik som i bokføringsforskriften § 5-2-9.

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) mener at notoritet er den viktigste begrunnelsen for at vedtak mv. blir dokumentert. NHO uttaler at kravet om «lesbart» i kombinasjon med signatur vil gjøre kravet til dokumentasjon mer fleksibelt. Det pekes på at i en del tilfeller vil det være behov for å sikre at vedtak er gyldig dokumentert. Dette gjelder både for selskapet og dets medkontrahenter. NHO viser til at utvalgets forslag vil medføre en mer skjønnsmessig vurdering av om dokumentasjonen oppfyller lovens krav. Dette vil etter NHOs syn kunne innebære at vurderingen blir mer ressurskrevende. Departementet oppfordres derfor til å presisere i proposisjonen at for eksempel «en skriftlig, papirbasert protokoll undertegnet etter dagens regler vil regnes som lovmessig dokumentasjon». NHO trekker frem at det er uhensiktsmessig hvis krav til dokumentasjon og signatur blir ulikt i selskapsretten og registreringsretten.

Wikborg Rein uttaler at skriftlighetskravet i aksjeloven og allmennaksjeloven også bør omfatte elektronisk utarbeidelse og signatur. De foreslår derfor en ny og generell regel som sidestiller elektronisk utarbeidelse og utarbeidelse på papir hvor aksjeloven og allmennaksjeloven har krav om skriftlighet.

4.1.4.3 Betydningen av generalforsamlings- og styreprotokoller

Wikborg Rein uttaler følgende om betydningen av protokoller:

«Protokollene (referatene) gir notoritet over generalforsamlingens og styrets beslutninger, og viser hva som er selskapets og styrets beslutninger. Dette er av betydning for det interne selskapsforholdet, fordi det klargjør hva selskap og styre må forholde seg til. Videre er det av betydning for selskapets eksterne forhold, fordi protokollene dokumenterer generalforsamlingens og styrets vedtak overfor offentlige myndigheter og selskapets kontraktsparter. Protokollene har etter dette en preventiv funksjon, ved at de bidrar til å redusere risikoen for konflikter, internt og eksternt, knyttet til generalforsamlingens og styrets beslutninger. I en aktuell ansvarssituasjon for enten styrets medlemmer eller for aksjeeierne, vil protokollene i sin alminnelighet utgjøre sentrale bevis.

Generalforsamlings- og styreprotokoller fyller etter dette en funksjon i selskapsforholdet, uavhengig av antall aksjeeiere og uavhengig av om samtlige aksjeeiere er styremedlemmer. Vi påpeker at når det særlig gjelder protokollenes funksjon som bevis i aktuelle ansvarssaker for styrets medlemmer, og også for aksjeeierne, er det grunn til å tro at den er blitt mer sentral som følge av den økte betydningen styrets vurderinger av selskapets egenkapital og likviditet etter aksjeloven § 3-4 har fått som ledd i aksjelovens system for beskyttelse av selskapskapitalen.»

4.1.4.4 Oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon

Hovedorganisasjonen Virke (Virke), NHO og Regnskap Norge er positive til en oppbevaringstid på fem år for selskapsdokumentasjon.

NHO støtter utvalgets forslag om oppbevaringstid. De skriver imidlertid at det bør fremgå hva som er friststart for oppbevaringstiden.

Virke støtter en samordning av oppbevaringstid for dokumentasjon etter aksjeloven og bokføringsloven. Virke støtter utvalgets vurdering om at det i hovedsak er de samme hensynene som gjør seg gjeldende ved oppbevaringstid etter de to lovene.

Regnskap Norge mener kostnadene og nytten ved oppbevaring tilsier at oppbevaringstiden bør reduseres til fem år. I tillegg til forenkling og kostnadsbesparelse for næringslivet, skriver de at det vil føre til enklere regler.

Advokatforeningen, Landsorganisasjonen i Norge (LO), Norsk Øko-forum, Skattedirektoratet, ØKOKRIM og Wikborg Rein mener oppbevaringstiden ikke bør reduseres.

WikborgReins overordnede begrunnelse er at fem års oppbevaringstid ikke er treffende for alle typer dokumenter. De mener en slik regel ikke er egnet verken som lovens minstekrav eller som en generell anbefaling til selskapene. Wikborg Rein viser til at utvalgets begrunnelse for forslaget om minimum fem års oppbevaringstid, er at dette er bokføringslovens hovedregel:

«[G]eneralforsamlings- og styreprotokoller og andre typer dokumenter som selskapet etter omstendighetene har plikt til å utarbeide etter aksjelovene, ikke etter sin art er regnskapsmateriale i bokføringslovens forstand. Wikborg Reins oppfatning er at avgjørende for hvor lenge selskapene bør oppbevare ulike typer dokumentasjon bør være hvor lenge dokumentasjonen oppfyller sin tiltenkte funksjon, for eksempel hvor lenge det er behov for notoritet rundt generalforsamlingens og styrets beslutninger og forhandlinger. For generalforsamlings- og stiftelsesprotokoller vil dette være så lenge det kan blir stilt spørsmål ved beslutninger som tidligere er truffet, og sakene som er behandlet.»

Wikborg Rein trekker i tillegg til foreldelse frem at utvalget ikke har vurdert tilbakebetalingskrav etter aksjelovene §§ 3-7, 3-8 tredje ledd og 8-11 annet ledd. De påpeker at det for slike krav ikke er noen preklusiv frist, og at krav «[e]tter omstendighetene kan (…) fremsettes også senere enn fem år fra avtalen ble inngått eller beslutning truffet». Wikborg Rein uttaler at en minste oppbevaringstid for ulike typer dokumenter kan oppfattes som et signal om at dokumentasjon kan slettes eller kastes etter utløpet av minimumstiden. Wikborg Rein mener det ikke bør stilles krav til minste oppbevaringstid for dokumenter i aksjelovene. Det bør etter deres mening overlates til selskapenes skjønn å vurdere hvor lenge dokumenter skal oppbevares.

Advokatforeningen mener utvalgets forslag til femårsfrist vil være uheldig. De mener at utvalgets formulering av § 1-7 innebærer at «selskapsdokumentasjon» risikofritt kan kastes eller slettes etter utløpet av oppbevaringstiden. De peker også på sammenhengen mellom foreslått oppbevaringstid og betydningen av selskapsdokumentasjon som bevismateriale:

«Spørsmålet om hvor lenge protokoller og annen «selskapsdokumentasjon» bør oppbevares må blant annet ses i sammenheng med den betydning dokumentene kan ha som bevis i etterfølgende ansvarssaker og andre saker der selskapet, selskapets tillitsvalgte, aksjeeierne eller andre med tilknytning til selskapet er involvert. (…)

Den foreslåtte bestemmelsen er i beste fall villedende fordi styret ikke uten videre kan legge til grunn at de nevnte dokumentene kan kastes eller slettes etter utløpet av femårsfristen, noe den foreslåtte bestemmelsen gir et bestemt inntrykk av.»

Advokatforeningen mener at et eventuelt skille mellom ulike typer dokumentasjon kan være en måte å regulere oppbevaringstid på, dersom departementet ønsker å regulere oppbevaringstiden for selskapsdokumentasjon.

ØKOKRIM foreslår ti års oppbevaringstid for dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjelovene. De peker på at sentral dokumentasjon er viktig for notoritet rundt selskapets forhold til omverdenen, og for kontroll og etterforsking. ØKOKRIM påpeker at spørsmål som kan avklares gjennom dokumentasjonen ofte kan aktualiseres selv om det har gått mer enn fem år. ØKOKRIM mener at elektroniske lagringsløsninger ikke vil medføre høye kostnader for næringslivet. De påpeker at differensiert oppbevaringsplikt også i dag er noe næringslivet må forholde seg til.

LO mener oppbevaringstiden ikke bør reduseres til fem år. De trekker i likhet med ØKOKRIM frem blant annet at kostnadene ved elektronisk oppbevaring av dokumentasjon er lave, og behovet for kontroll i ettertid. De trekker frem skattesaker som eksempel på at saker kan strekke seg over mer enn fem år. Deretter kommenterer de utvalgets poeng om å ha lik oppbevaringstid som i bokføringsloven:

«Det blir for enkelt å relatere oppbevaringstiden for viktig regnskaps- og selskapsinformasjon til bokføringsreglene. Som utvalget poengterer er det ansvarsbegrensningen og hensynet til kreditorene (og minoritetsaksjonærer samt ansatte) som skiller aksjeselskapet fra andre foretak. Da bør det heller stilles skjerpede krav til oppbevaring for slike foretak.»

Norsk Øko-forum trekker også frem at elektronisk oppbevaring reduserer kostnadene og fremhever verdien av dokumentasjonen som mothensyn for redusert oppbevaringstid. De peker også på forholdet til foreldelsesfristene i straffeloven. Om notoritet og økonomisk kriminalitet uttaler de:

«Historiske opplysninger (…) vil ofte gi nyttig og viktig informasjon og kan være av avgjørende betydning utover de fem foreslåtte årene for oppbevaring. (…) Protokollene (selskapsdokumentasjonen) gir ofte viktige opplysninger som gir bedre forståelse for senere transaksjoner både for kontrollmyndighetene, for bostyrere i konkurssaker og for politiet i etterforskning av økonomiske straffesaker. I kontrollsammenheng, hvor formålet med anskaffelser selskapet har foretatt er omstridt (for eksempel der bolig, fritidseiendommer eller lystbåter blir anskaffet i selskapets eller aksjonærs interesse), er disse protokollene en viktig del av bevisbildet ved skattlegging for nyere år (innenfor fristen for endring på fem eller ti år), selv om selve anskaffelsen kan ligge mange år tilbake i tid. Av kontrollhensyn er det derfor viktig å kunne gjennomgå historikken til selskapet som fremkommer av selskapsdokumentasjonen.»

4.1.4.5 Oppbevaringstid for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale

Wikborg Rein støtter utvalgets forslag om å fjerne oppbevaringstiden for regnskapsmateriale ved fusjon, fisjon og oppløsning i aksjeloven.

4.1.4.6 Oppbevaringssted

Norsk Øko-forum foreslår at det minst bør presiseres at dokumentasjonen skal være lett tilgjengelig på en adresse i Norge, og viser til formulering i bokføringsforskriften § 7-5 som eksempel.

4.1.4.7 Øvrig

Advokatforeningen foreslår at det inntas henvisning til § 1-7 i §§ 13-17 og 16-10.

Justis- og beredskapsdepartementet (JD) skriver at det ikke passer så godt å innta §§ 1-6 og 1-7 i et avsnitt med overskriften «Definisjoner».

NHO skriver at begrepet «protokoll» ikke er dekkende for det reelle innholdet, og at det er behov for en språklig oppdatering. NHO foreslår imidlertid ikke at begrepet endres nå, siden dette ikke er vurdert i utredningen.

4.1.5 Departementets vurdering

De fleste aksjeselskapene har relativt lav omsetning, få ansatte og få aksjeeiere. Det er ønskelig at aktørene enkelt kan orientere seg i lovverket og overholde det med minst mulig hjelp fra ekstern ekspertise. Regler om utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon bør derfor være oversiktlige og enkle. Kravene bør heller ikke favne videre enn det som er nødvendig for å ivareta hensynene bak bestemmelsene.

Departementet er enig med utvalget i at aksjelovene bør være teknologinøytrale, og deler utvalgets overordnede betraktninger om adgangen til elektronisk utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon. Dette vil gi et mer fleksibelt regelverk for brukerne, og være i tråd med den teknologiske utviklingen i samfunnet. Muligheten til å utarbeide og oppbevare dokumenter elektronisk vil også være kostnadseffektivt og tidsbesparende for selskapene.

I likhet med utvalget foreslår departementet en ny paragraf i aksjeloven og allmennaksjeloven om utarbeidelse og oppbevaring av dokumenter. Departementets forslag avviker innholdsmessig noe fra utvalgets forslag. Det foreslås i tillegg en hjemmel til å gi nærmere bestemmelser om enkelte forhold knyttet til utarbeidelse og oppbevaring i forskrift. Departementet følger ikke opp utvalgets forslag til ny § 1-6 om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere i allmennaksjeloven, kun i aksjeloven, se punkt 4.3.5. Departementet foreslår at bestemmelsen om utarbeidelse og oppbevaring inntas som ny § 1-6 i aksjeloven og allmennaksjeloven. Dette av hensyn til den tradisjonelle oppbyggingen av aksjelovene, hvor det er søkt å innta lik regulering i like bestemmelser i de to lovene.

Departementet deler JDs synspunkt om foreslått plassering av bestemmelsen om utarbeidelse og oppbevaring. Departementet foreslår derfor at § 1-6 inntas i et nytt avsnitt i kapittel 1 i aksjeloven og allmennaksjeloven.

Nedenfor redegjøres det for departementets syn på enkelte spørsmål om utarbeidelse og oppbevaring. Vurderingene avviker noe fra utvalgets.

4.1.5.1 Legaldefinisjon av selskapsdokumentasjon

Departementet slutter seg til merknadene fra Advokatforeningen og Wikborg Rein om problematikken knyttet til hva som er å regne som selskapsdokumentasjon. Det finnes i dag ingen legaldefinisjon av begrepet. Departementet mener at ikke all dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven og allmennaksjeloven, er selskapsdokumentasjon. Aksjeeierboken, stiftelsesdokumenter, generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller ligger etter departementets syn i kjernen av begrepet. En legaldefinisjon vil imidlertid vanskelig bli så presis at det ikke vil gjenstå uklarheter om hvilke dokumenter som omfattes. Departementet foreslår derfor ikke en legaldefinisjon av selskapsdokumentasjon i aksjelovene.

I det følgende benyttes begrepet kjernedokumentasjon om dokumentasjon som utgjør kjernen av selskapsdokumentasjon. All dokumentasjon, inkludert kjernedokumentasjon, som kreves utarbeidet etter aksjelovene, omtales i det følgende som selskapsdokumentasjon.

4.1.5.2 Utarbeidelsesmåte og oppbevaringsmedium

Departementet er enig med utvalget i at selskapsdokumentasjon må være tilgjengelig i lesbar form i hele oppbevaringstiden. Det vil gjøre behandling og gjennomgåelse av dokumentasjonen enklere.

Tradisjonell utarbeidelse og oppbevaring av papirdokumentasjon oppfyller lovens krav, forutsatt at dokumentasjonen oppbevares på betryggende måte. Per i dag er oppbevaring på papir det mest tidsbestandige formatet. Dokumenter som er oppbevart på papir krever ikke formatkonvertering, programvarelisenser eller passord for å være tilgjengelig. Lagringsformatene for elektronisk lagrede dokumenter må oppdateres og eventuelt konverteres for å sikre at dokumentene kan leses. Kostnader ved oppbevaring på annet enn papir er knyttet til slik konvertering. Departementet antar at økt bruk av elektronisk lagring vil medføre at det generelle behovet for formatkonverteringsprogrammer vil øke, og at slike programmer vil få økt utbredelse.

I utredningen redegjøres det ikke nærmere for hva som menes med «lesbar form», men utvalget avgrenser mot video- og lydopptak. Noen høringsinstanser påpeker utfordringen med mangelfull avgrensning og manglende definisjon av begrepet. Departementet deler disse høringsinstansenes syn. Departementet mener det er viktig med forutsigbarhet om hva som er et gyldig format, og har vurdert å foreslå en legaldefinisjon av begrepet lesbar form. En slik definisjon vil imidlertid kunne innebære uønskede hindringer for bruk av fremtidig teknologi. Det er etter departementets vurdering uheldig om en legaldefinisjon, som ut ifra den teknologiske utviklingen kan bli utdatert, skaper usikkerhet knyttet til om selskapsdokumentasjonen er gyldig utarbeidet. Departementet foreslår derfor ikke en legaldefinisjon av begrepet, men foreslår at det fremkommer av lovteksten at dokumentet skal være i «lesbar form». Lyd- og videoopptak vil ikke oppfylle kravet.

Det er etter departementets vurdering ikke tilstrekkelig å bare stille krav til lesbar form. Formatets kvalitet bør reguleres nærmere. I det følgende vurderes krav til å skrive ut dokumentasjon, sikring mot tap, ødeleggelse og endring.

I likhet med Norsk Øko-forum mener departementet at det ikke er behov for like omfattende regulering av oppbevaring av selskapsdokumentasjon, som for oppbevaringspliktig regnskapsinformasjon. De to dokumentasjonskategoriene er grunnleggende forskjellige. Regnskapsmateriale danner blant annet grunnlaget for beregning av skatt, og skal ikke endres etter innrapportering til offentlige myndigheter. Bokføringsforskriften differensierer oppbevaringskrav for regnskapsmateriale. Bokføringsloven er en offentligrettslig lov. Aksjelovene er derimot privatrettslige lover som primært regulerer forholdet mellom de ulike selskapsorganene og forholdet til aksjeeierne. I utgangspunktet bør det derfor være stor grad av frihet for selskapet og dets aksjeeiere til å velge det format og den kvalitet de ønsker.

Utvalget foreslår ikke at det stilles krav om at selskapsdokumentasjon må kunne skrives ut. Utvalget mener at et slikt krav vil medføre uhensiktsmessige hindringer for valg av format i fremtiden. Departementet deler i utgangspunktet denne vurderingen. Et lovkrav om at dokumentasjonen må kunne skrives ut, vil trolig medføre at lovreglene om dette blir utdatert som følge av den teknologiske utviklingen. Samtidig er det behov for å stille krav til formatets kvalitet for å sikre notoritet, at gyldig format er benyttet, og for å legge til rette for hensiktsmessig og effektiv saksbehandling. Hensyn til kontroll og til at eksterne parter med legitimt behov gis tilgang til dokumentene, tilsier også at det bør stilles krav til hvilket format slik dokumentasjon kan utarbeides i. Krav til formatets kvalitet kan også bidra til mer effektiv rapportering til offentlige myndigheter. Departementet foreslår etter dette ikke et eksplisitt krav i aksjelovene om at dokumentasjon skal kunne skrives ut.

Utvalget skriver at det er behov for å sikre at dokumentasjon er beskyttet mot endring, men at det ikke er behov for eksplisitte regler om dette i aksjelovene. Norsk Øko-forum mener det bør være et krav til at dokumentasjonen sikres mot endring.

Bokføringsloven § 13 tredje ledd første punktum krever at dokumentasjon skal oppbevares «ordnet» og være «betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring». På grunn av den verdien selskapsdokumentasjon kan ha, ser departementet at det kan være hensiktsmessig å pålegge selskapene en eksplisitt plikt til å sikre dokumenter mot ødeleggelse, tap og endring.

En generell plikt til å ha IT-systemer som sikrer mot endring av dokumenter, eller som sporer hvem som har endret et dokument og når det ble gjort, vil påføre selskapene en økonomisk og administrativ byrde. De som velger aksjeselskaps- og allmennaksjeselskapsformen, oppnår begrenset ansvar. De må derfor i en viss utstrekning godta at selskapet, blant annet av hensyn til kreditorer, pålegges flere byrder enn de som velger selskapsformer med ubegrenset deltakeransvar. Departementet antar at strenge krav til IT-systemene vil begrense selskapenes muligheter med hensyn til valg av medium for dokumentasjon. En mulig konsekvens er at selskaper istedenfor elektroniske løsninger, velger papirbasert lagring eller ikke følger loven. Det vil kunne hindre automatisert kommunikasjon og rapportering til offentlige myndigheter og andre aktører. Departementet foreslår derfor at det i utgangspunktet skal være opp til det enkelte selskap å vurdere hva som vil være tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Løsningen selskapet velger, må imidlertid være slik at dokumentasjonen kan oppbevares på en betryggende måte. Løsningen må gi en forholdsmessig sikkerhet mot endring, ødeleggelse og tap. I tillegg må det foretas sikkerhetskopiering.

Skulle senere erfaringer tilsi at det er behov for nærmere regulering av hva som er en betryggende oppbevaringsmåte, vil det være hensiktsmessig å regulere dette i forskrift. Det foreslås derfor en hjemmel til å gi nærmere bestemmelser i forskrift.

4.1.5.3 Krav om skriftlig utarbeidelse av dokumentasjon i aksjelovene

Det følger av mange bestemmelser i aksjeloven og allmennaksjeloven at dokumentasjon skal være skriftlig. Tidligere har det vært spørsmål om enkelte av skriftlighetskravene vil være oppfylt ved elektronisk utarbeidelse. Departementet foreslår at det i ny § 1-6 annet ledd i aksjeloven og allmennaksjeloven fremgår at elektronisk dokumentasjon skal være sidestilt med papirdokumentasjon.

4.1.5.4 Oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon

Departementet støtter ikke utvalgets forslag om en generell oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon på fem år, og slutter seg til Advokatforeningens og Wikborg Reins høringsinnspill om dette.

Selskapets kjernedokumentasjon skal i dag oppbevares i hele selskapets levetid. Utvalgets forslag innebærer at oppbevaringstiden reduseres til fem år. Ut over å slå fast at oppbevaringstiden bør være den samme som etter bokføringsloven, foretar utvalget ikke noen nærmere vurdering av oppbevaringstiden. Utvalget har heller ikke omtalt konsekvensene av å redusere oppbevaringstiden for kjernedokumentasjon eller annen selskapsdokumentasjon.

Departementet mener at ved vurderingen av hva som er hensiktsmessig oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon i aksje- og allmennaksjeselskaper, vil sentrale momenter blant annet være dokumentenes betydning, sammenhengen med det begrensede deltakeransvaret og hensynet til fordringshavere.

Selskapsdokumentasjon har betydning både internt og eksternt. Internt dokumenterer protokoller om møter er avholdt, hva som ble behandlet og besluttet, og hvem som traff beslutningene. Dokumentasjonen kan være viktig for aksjeeiere, styremedlemmer og selskapets ledelse, blant annet dersom det oppstår uenighet om tidligere beslutninger. I en eventuell ansvarssak vil protokollene være sentrale bevis. Annen dokumentasjon kan gi viktige opplysninger om selskapsendringer, avtaler mellom selskapet og nærstående, og konserninterne transaksjoner, jf. blant annet aksjeloven §§ 4-5, 3-8 og 3-9 og allmennaksjeloven §§ 4-4, 3-8 og 3-9. Ved møtefravær eller ved personskifte, vil selskapsdokumentasjon også ha betydning for blant annet å sikre kontinuitet i informasjonsflyten.

Eksternt kan selskapsdokumentasjon ha betydning for en rekke aktører. Advokatforeningen påpeker at utvalget blant annet ikke har vurdert «kreditorinteressen og konkursboets interesse i selskapsdokumentasjon som bevismiddel i etterfølgende ansvarssak». Dokumentene kan belyse tidligere vurderinger, for eksempel styrets vurdering av om selskapet har en forsvarlig egenkapital, styrets kontroll med daglig leder mv. Slik informasjon kan være avgjørende for å vurdere om selskapsorganene har oppfylt sine forpliktelser, og om det er grunnlag for søksmål fra kreditorer eller konkursbo. Det er departementets oppfatning at i selskaper hvor det foretas granskning, er det ikke uvanlig at de interne dokumentasjons- og oppbevaringsrutinene har svakheter. Generelle krav til utarbeidelse og oppbevaring kan gjøre det enklere for aktørene å vurdere blant annet om oppbevaringen skjer på en betryggende måte.

Aksjeeiernes begrensede ansvar for selskapets forpliktelser og det lave kravet til minste aksjekapital, gjør at aksjeselskap er en mye brukt selskapsform. Ansvarsbegrensningen gjør det desto viktigere å dokumentere at selskapets disposisjoner har foregått i henhold til gjeldende krav. Tilsvarende gjelder for allmennaksjeselskap. (Minoritets-)aksjeeierinteressen og selskapets interesse er andre særegenheter ved selskapsformene. Minoritetsaksjeeiere er ofte ikke representert i styret. Styret har det overordnede ansvaret for forvaltning av selskapet og for å ivareta selskapets interesser. Sikring av selskapsdokumentasjon kan også være viktig for å kunne etterprøve om styret har utført sin plikt til å forvalte selskapet på en tilfredsstillende måte.

Krav til at utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon skal skje på en bestemt måte, har også en forebyggende funksjon. Slike krav medfører at oppdagelsesrisikoen er høyere, og bidrar dermed til å forebygge økonomisk kriminalitet. Det er få straffesaker hvor politiet tar ut tiltale med påstand om straff i medhold av straffebestemmelsene i aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 19-1 og 19-2. Departementet antar at dette har sammenheng med aksjelovenes lave strafferamme; fengsel i inntil ett år. Brudd på aksjelovenes bestemmelser som er forfølgelsesverdige, konsumeres ofte av annen straffelovgivning med vesentlig høyere strafferamme. Blant annet bedrageri, økonomisk utroskap og kreditorbegunstigelse, jf. straffeloven §§ 371, 390 og 402. Aksjelovene fungerer likevel som en første skanse mot økonomisk kriminalitet. Departementet anser at forebyggende tiltak kan ha stor verdi i bekjempelsen av økonomisk kriminalitet, og for å sikre like konkurransevilkår i næringslivet.

Advokatforeningen og Wikborg Rein stiller spørsmål ved forslaget om en generell oppbevaringstid på fem år. De viser blant annet til at utvalget ikke har vurdert forholdet til foreldelse, herunder foreldelsesloven § 12 første ledd bokstav b om foreldelse av krav mot aksjeeier.

Foreldelsesfristen for å reise straffesak for brudd på aksjelovene er fem år, jf. aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 19-1 tredje ledd og 19-2 annet ledd. Foreldelsesfristen for noen vinningslovbrudd er ti år, se blant annet straffeloven § 325 om grovt underslag, jf. § 86 første ledd bokstav c.

Aksjeloven og allmennaksjeloven har ikke generelle bestemmelser om foreldelsesfrist for sivile krav. Foreldelsesfristene og fristutgangspunktene reguleres dermed av foreldelsesloven. Den alminnelige foreldelsesfristen er tre år, jf. foreldelsesloven § 2. Foreldelsesloven har regler om tilleggsfrister. Blant annet kan det gis en tilleggsfrist på ett år fra rettskraftig fellende dom i straffesak foreligger, jf. foreldelsesloven § 11 annet punktum. Dermed kan det gå inntil fem år før tiltale blir tatt ut, og deretter lang tid før straffesaken er rettskraftig avgjort. I tillegg kan det gå ytterligere ett år før det sivile kravet er foreldet.

Foreldelsesloven § 12 første ledd regulerer blant annet krav som aksjeselskap og allmennaksjeselskap har mot «medlem av organ for rettshaveren». For slike krav «inntrer foreldelse for ansvar vedkommende har pådratt seg i denne egenskap, tidligst 1 år etter at vervet er opphørt. (…) Regelen gjelder også forholdet mellom konkursskyldneren og boets organer.».

Det er ikke uvanlig at én eller flere personer er representert i selskapsorgan(er) i hele eller store deler av selskapets levetid. Dermed kan det være aktuelt for selskapet å fremme krav som angår forhold tilbake til stiftelsestidspunktet. Etter opphør av selskapet vil selskapets eventuelle konkursbo og kreditorfellesskapet kunne ha tilsvarende interesse. Skal adgangen til å fremme krav ha en realitet, må det være mulig å undersøke og bevise hvilke disposisjoner som er foretatt, avtaleinnhold og hvilke beslutninger som er fattet. Selskapsdokumentasjon kan da være avgjørende for om for eksempel selskapet eller konkursboet kan fremskaffe bevis for å underbygge sitt krav.

Utvalgets hovedbegrunnelse for fem års oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon, er at en slik lengde på oppbevaringstiden vil være i samsvar med bokføringslovens regler om oppbevaring av regnskapsmateriale, og at de samme hensynene i hovedsak gjør seg gjeldende for de to typene dokumentasjon.

Departementet ønsker et sammenhengende regelverk som er enkelt for brukerne å forstå og anvende. En forutsetning for at det skal være like regler i ulike lover, er imidlertid at de ulike bakenforliggende interessene ivaretas på en tilfredsstillende måte. Lik regulering for å ivareta ulike hensyn er i praksis ikke en forenkling dersom reguleringen ikke realiserer formålet.

Bokføringsloven opererer med to oppbevaringstider for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale; 3½ og 5 år, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd første og annet punktum. I siste ledd er det forskriftshjemmel for å fastsette lengre oppbevaringstid. I forskrift gitt i medhold av § 13 siste ledd (bokføringsforskriften), er det flere krav om oppbevaring av angitt dokumentasjon fra ett til 15 år etter regnskapsårets slutt. Bakgrunnen for differensieringen er blant annet ulike skatteregler, risiko og særtrekk ved enkelte bransjer.

For aksjeselskaper kan det tenkes at for eksempel risiko og særtrekk i enkelte bransjer, samt muligheten til fravalg av revisjon, størrelse på omsetning, balanse og antall årsverk, tilsier at det bør differensieres for ulike bransjer, størrelsen på selskapene og dokumentasjonstyper. Aksjelovene er utformet slik at like regler i hovedsak skal gjelde alle aksje- eller allmennaksjeselskaper, uavhengig av næring og størrelse. En slik likebehandling bidrar til en regulering som er enkel og oversiktlig for brukerne å forholde seg til. En eventuell differensiering av oppbevaringstiden i forskrift for selskaper i ulike bransjer, vil gjøre oppbevaringsreglene mindre tilgjengelige og mer kompliserte for brukerne. Samtidig ser departementet behov for å differensiere oppbevaringstiden for ulike typer dokumentasjon.

Utvalget trekker frem oppbevaringskostnaden som en begrunnelse for forslaget om fem års oppbevaringstid. Departementet antar at for de fleste aksjeselskaper er mengden kjernedokumentasjon lite omfattende. Når det gis anledning til elektronisk lagring vil kostnadene ved oppbevaring være svært lave. Departementet tillegger derfor ikke kostnadene ved lagring vekt. Den lave kostnaden ved elektronisk oppbevaring er også fremhevet av LO, Norsk Øko-forum og ØKOKRIM. Riktignok vil et krav om lang oppbevaringstid være en administrativ byrde, men sammenlignet med dagens oppbevaringskrav vil dette kun innebære en marginal belastning. Departementet anser derfor at fordelene ved å stille krav om en lengre oppbevaringstid enn fem år, blant annet når det gjelder å kunne avdekke økonomisk kriminalitet og ivareta selskapsinteressen, oppveier for byrden en oppbevaringstid på mer enn fem år påfører selskapene.

Utvalget trekker også frem at det er kostbart å forholde seg til ulike oppbevaringstider i lovverket. Departementet er enig i at mange ulike frister kan gjøre regelverket mindre oversiktlig og vanskeligere å forholde seg til. Det er uheldig. Samtidig kan det være hensyn som tilsier ulike krav til oppbevaringstid for forskjellige typer dokumenter. Både hensynet til selskapet, beskyttelse av (minoritets-) aksjeeiernes og kreditorenes interesser og muligheten til å avdekke økonomisk kriminalitet, kan tilsi at det stilles krav til både kortere og lengre oppbevaringstid enn fem år for visse typer selskapsdokumentasjon. Næringsdrivende må allerede forholde seg til ulike regler i, og gitt i medhold av, bokføringsloven. Departementet mener regnskapsdokumentasjon og selskapsdokumentasjon er av forskjellig art. Oppbevaringstiden på fem år i bokføringsloven kan dermed ikke uten videre overføres til aksjelovene.

Departementet er enig med NHO og ØKOKRIM i at det er en fordel om oppbevaringstiden reguleres eksplisitt i aksjelovene. At flere av høringsinstansene har antatt at den generelle oppbevaringstiden er ti år, taler også for at det er et behov for å klargjøre kravene til oppbevaringstid. På den annen side vil en eventuell hovedregel om oppbevaringstid kunne bli uthulet dersom det fastsettes unntak med differensierte krav til oppbevaringstid.

Normalt reduseres nytteverdien av dokumentasjon over tid. Dette taler for at det bør være en grense for hvor lenge selskaper skal pålegges å oppbevare selskapsdokumentasjon. Etter departementets syn er kjernedokumentasjon av en annen karakter og betydning for selskapet, enn annen selskapsdokumentasjon.

Departementet foreslår ikke at oppbevaringstiden for stiftelsesdokument, generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller reduseres. Disse dokumentene skal fortsatt oppbevares i hele selskapets levetid. Det foreslås at dette fremgår eksplisitt av aksjelovene. Departementet foreslår heller ikke endring i oppbevaringstiden for aksjeeierboken.

Utvalget har ikke vurdert differensiering av oppbevaringstiden for selskapsdokumentasjon. Differensierte krav har dermed ikke vært på høring. Departementet ser at det kan være behov for at det fastsettes eksplisitte oppbevaringsfrister for andre dokumenttyper, men grunnet behovet for en grundig vurdering av spørsmålet og ønske om innspill og offentlig høring, fremmes det ikke forslag om dette i denne proposisjonen.

For å synliggjøre at dokumentasjonen ikke uten videre kan kastes etter utløpet av minste påkrevde oppbevaringstid, er det etter departementets syn behov for en skjønnsmessig tilleggsregel om forsvarlig oppbevaringstid. Ved vurderingen av hva som er forsvarlig oppbevaringstid, vil dokumentenes betydning, sammenhengen med det begrensede deltakeransvaret og hensynet til fordringshavere være sentrale vurderingsmomenter. For dokumenter som inneholder personopplysninger vil det også kunne oppstå plikt til å slette opplysningene når oppbevaringsplikten utløper. Dette må imidlertid vurderes nærmere.

På denne bakgrunn foreslår departementet en forskriftshjemmel med adgang til å fastsette nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for enkelte dokumenter som er påkrevd utarbeidet etter aksjeloven og allmennaksjeloven.

Det foreslås å lovfeste at stiftelsesdokument, generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller skal oppbevares i selskapets levetid. Forslaget er lovfesting av gjeldende rett, og dermed en forenkling. Oppbevaringskravet omfatter ikke vedlegg til protokoller, med unntak av fortegnelse over aksjeeiere som deltok på generalforsamlingen. Departementet understreker at oppbevaringsplikten for vedlegg må vurderes særskilt.

4.1.5.5 Oppbevaringstid for «bøker» ved fusjon, fisjon og oppløsning

Departementet støtter ikke utvalgets forslag om å redusere oppbevaringstiden for «bøker» i aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 16-10 tredje ledd og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd og 16-10 tredje ledd. Med «bøker» menes generalforsamlingsprotokoll og styreprotokoll mv.3 Utvalget har ikke vurdert om det er særskilte momenter som gjør seg gjeldende ved fusjon, fisjon eller oppløsning, som tilsier reduksjon i oppbevaringstiden. Konsekvensen av utvalgets forslag er at man faller tilbake på utvalgets foreslåtte regel om en generell fem års oppbevaringstid for dokumenter som er påkrevd utarbeidet etter aksjelovene.

Ved fusjon og fisjon oppstår i noen tilfeller skatteposisjoner som kan brukes i mange år etter selskapsendringen er gjennomført. Blant annet bør skattemyndighetenes kontrollbehov vurderes ytterligere, før det innføres en eventuell reduksjon i oppbevaringstiden for bøker. Etter en samlet vurdering av momentene i punktet ovenfor, foreslår ikke departementet endringer i oppbevaringstiden på ti år for «bøker» ved fusjon, fisjon og oppløsning.

Departementet foreslår at begrepet «bøker» endres til «selskapsdokumentasjon». Forslaget er en ren språklig endring. Det innebærer ikke noen realitetsendring med hensyn til hvilke dokumenter som omfattes av begrepet.

NHO påpeker i sammenheng med forslaget om den generelle oppbevaringstiden for selskapsdokumentasjon, at det bør fremgå av proposisjonen hva som er friststart for oppbevaringstiden.

Departementet mener at friststart for oppbevaringstiden av dokumentasjon bør være mest mulig harmonisert på tvers av lovene og i den enkelte lov. I dag er friststart i aksjelovene ved fusjon og fisjon når selskapsendringen er registrert i Foretaksregisteret. Ved oppløsning er friststart når selskapet er endelig oppløst. I bokføringsloven § 13 annet ledd regnes fristen fra regnskapsårets slutt. Dersom oppbevaringstiden for dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven og allmennaksjeloven skal differensieres ytterligere på et senere tidspunkt, er det naturlig at friststart settes til regnskapsårets slutt. Det vil gjøre det lettere å holde oversikt over når minste oppbevaringstid er overholdt. Hensynet til et enkelt og brukervennlig regelverk tilsier at friststart på tvers av lovene og innad i aksjeloven, allmennaksjeloven og bokføringsloven bør være lik. Departementet foreslår derfor at friststart ved oppbevaringstid for «selskapsdokumentasjon» skal være ved regnskapsårets slutt det året selskapsendringen eller slettingen ble registrert i Foretaksregisteret.

4.1.5.6 Oppbevaringstid for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale ved fusjon, fisjon og oppløsning

Departementet støtter utvalgets forslag om å oppheve særreguleringen av oppbevaringstid for oppbevaringspliktig regnskapsdokumentasjon ved fusjon, fisjon og oppløsning.

Oppbevaringspliktig regnskapsdokumentasjon etter bokføringsloven § 13 skal i dag oppbevares i minst ti år ved fusjon, fisjon og oppløsning, jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd siste punktum og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd siste punktum. Lengden på oppbevaringstiden i aksjeloven og allmennaksjeloven ble ikke endret da oppbevaringstiden i bokføringsloven ble redusert i 2013.

Departementet foreslår at aksjelovens og allmennaksjelovens regler om oppbevaringstid for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale oppheves. Konsekvensen av dette er at bokføringsloven regulerer oppbevaringstidens lengde. Departementet mener det er hensiktsmessig med en henvisning til bokføringsloven, slik at de som overtar oppbevaringsansvaret ved fusjon, fisjon og oppløsning ikke er i tvil om hvilke oppbevaringskrav som gjelder.

4.1.5.7 Krav om sporbarhet for registrerte regnskapsopplysninger ved fusjon, fisjon og oppløsning

I utvalgets lovforslag til aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 16-10 tredje ledd og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd og 16-10 tredje ledd foreslås punktumet som omhandler «registrerte regnskapsopplysninger» opphevet. Opphevelsen innebærer at sporingskravet i bokføringsloven § 6, som er begrunnet i kontrollhensynet, ikke fremkommer av aksjelovene. Tilsvarende gjelder tiden «registrerte regnskapsopplysninger» skal være sporbare. Utvalget har ikke kommentert opphevelsen. Det er heller ikke kommentert om «registrerte regnskapsopplysninger» tilsvarer bokføringslovens begrep «bokførte opplysninger». Departementet antar at utvalget har lagt dette til grunn.

Utvalget foreslår å fjerne reglene om regnskapsmateriale som reguleres av bokføringsloven, fra aksjelovene. Det synes ikke å være utvalgets intensjon at kravene i bokføringsloven ikke skal gjelde, bare at de ikke skal fremgå av to regelsett. Slik unngår man ulik regelutvikling, som ulik oppbevaringstid i bokføringsloven og aksjelovene.

Departementet mener at det ikke er hensiktsmessig å beholde reglene i aksjeloven og allmennaksjeloven om at registrerte regnskapsopplysninger skal være sporbare i minst ti år etter selskapsendring eller opphør av selskapet. Departementets forslag om opphevelse fører bare til at bestemmelsene om sporbarhet tas ut av aksjelovene. Bokføringslovens bestemmelser om sporbarhet gjelder uavhengig av aksjelovene. Ved overføring av oppbevaringsplikten for regnskapsmateriale i forbindelse med fusjon, fisjon og oppløsning, mener departementet det er hensiktsmessig å innta en henvisning til bokføringsloven. Hensikten er å gjøre det klart for dem som overtar oppbevaringsplikten, det vil si det overtakende selskapet eller avviklingsstyret, at de skal følge bokføringslovens regler.

Departementet foreslår derfor at aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd annet punktum og 16-10 tredje ledd annet punktum og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd annet punktum og 16-10 tredje ledd annet punktum om «registrerte regnskapsopplysninger» oppheves.

4.1.5.8 Ansvar for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon og oppløsning

Departementet ser ikke behov for å endre reglene om hvem som er ansvarlig for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon og oppløsning, jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 16-10 tredje ledd og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd og 16-10 tredje ledd.

4.1.5.9 Oppbevaringssted

Departementet er i utgangspunktet enig med utvalget i at selskapet bør kunne bestemme oppbevaringssted for selskapsdokumentasjon. Departementet mener at det bør fremkomme tydelig at elektronisk lagring sidestilles med lagring på papir.

Utvalget drøfter ikke aktørenes behov for tilgang til dokumentasjonen, men det er i utvalgets forslag til § 1-7 første ledd foreslått at selskapsdokumentasjonen skal være «tilgjengelig i lesbar form». Ved brudd på regler gitt for å beskytte (minoritets)aksjeeierne, ved konkurs eller etterforsking av økonomisk kriminalitet, kan det oppstå behov for å ettergå selskapsdokumentasjonen. Befinner selskapsdokumentasjonen seg på en harddisk utenfor Norge og den ikke er tilgjengelig fra Norge, vil legitim tilgang til denne kunne by på betydelige vanskeligheter.

Departementet foreslår derfor at selskapsdokumentasjon skal oppbevares slik at den er tilgjengelig fra Norge. Kravet er foreslått inntatt i forslag til aksjeloven og allmennaksjeloven § 1-6.

4.2 Signatur

4.2.1 Gjeldende rett

I aksjeloven og allmennaksjeloven stilles det krav om underskrift på enkelte dokumenter. Hovedregelen er papirbasert dokumentasjon, og følgelig må signeringen foretas på papir. I utredningen punkt 5.4.1 gis det en oversikt over lovbestemmelser som antas å reise spørsmål om teknologinøytralitet. Enkelte dokumenter vil etter noen av bestemmelsene kreve fysisk signatur. Kravene er å regne som formkrav, og kommer til uttrykk direkte og indirekte i aksjeloven og allmennaksjeloven. Se for eksempel §§ 5-16 og 6-29 om underskrift av protokoller, og § 3-9 om at vesentlige konserninterne transaksjoner skal foreligge skriftlig. Departementet kan ikke se at spørsmålet om elektronisk signatur er behandlet i lovenes forarbeider.

I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.2.3 side 76, skriver Justis- og politidepartementet følgende om gjenpart (kopi) av underskrevne dokumenter som selskapet skal sende til aksjeeierne:

«I slike tilfeller forutsetter elektronisk utsendelse at det brukes metoder som innebærer at også de underskrifter loven krever på disse dokumentene vises elektronisk. Det er her ikke tale om elektronisk signatur, men om en gjengivelse av navnetrekket.»

Lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur (esignaturloven) gjelder sertifikatutsteder av elektronisk signatur og regulerer rammebetingelsene for bruk av blant annet kvalifisert signatur, jf. § 2 første ledd. Det fremkommer imidlertid av esignaturloven § 6 at:

«[d]ersom det i lov, forskrift eller på annen måte er oppstilt krav om underskrift for å få en bestemt rettsvirkning og disposisjonen kan gjennomføres elektronisk, oppfyller en kvalifisert elektronisk signatur alltid et slikt krav. En elektronisk signatur som ikke er kvalifisert, kan oppfylle et slikt krav.».

Esignaturloven § 6 vil dermed direkte regulere krav om underskrift for dokumenter utarbeidet i medhold av aksjelovene, for de dokumenter som kan utarbeides elektronisk.

Utvalget skriver blant annet følgende om elektronisk signatur:

«Begrepet elektronisk signatur er definert som «data i elektronisk form som er knyttet til andre elektroniske data og som brukes som autentiseringsmetode», jf. esignaturloven § 3 nr. 1.

Esignaturloven skiller mellom ulike elektroniske signaturer.

En avansert elektronisk signatur er i esignaturloven § 3 nr. 2 definert som en elektronisk signatur som er entydig knyttet til undertegneren, kan identifisere undertegneren, er laget ved hjelp av midler som bare undertegneren har kontroll over, og er knyttet til andre elektroniske data på en slik måte at det kan oppdages om disse har blitt endret etter signering.

En kvalifisert elektronisk signatur er i esignaturloven § 3 nr. 3 definert som en avansert elektronisk signatur som er basert på et såkalt kvalifisert sertifikat, og som er fremstilt av et godkjent sikkert signaturfremstillingssystem. (…)

For registreringer i Foretaksregisteret kreves det i dag minimum sikkerhetsnivå 3 for å signere en registermelding. (…) Sikkerhetsnivå 3 og høyere betyr blant annet at det ikke er tilstrekkelig med passord alene ved innlogging i Altinn, men at man i tillegg må logge inn med MinID, BankID og lignende (tofaktor-krav).

Bruk av andre former for elektroniske signatur kan i henhold til esignaturloven § 6 også oppfylle krav til underskrift i lovgivningen. Alle typer elektroniske signaturer kan dermed gis rettsvirkninger. Hvorvidt en ikke kvalifisert elektronisk signatur i det enkelte tilfelle skal anses å oppfylle underskriftskrav, må vurderes på samme måte som for håndskrevne signaturer, det vil si en vurdering som må bero på en ordinær bevisføring og bevisbedømmelse. Ved tvist om bruk av elektronisk signatur som ikke er kvalifisert, er det derfor opp til domstolene å avgjøre om den elektroniske signaturen skal tillegges rettsvirkninger.»

4.2.2 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår i punkt 5.5.4 i utredningen at elektronisk signering skal oppfylle kravet til underskrift i aksjeloven og allmennaksjeloven. De peker i punkt 5.5.5 på at de ikke ser noen «prinsipielle hensyn som tilsier at det ikke skal være samme adgang til å foreta elektronisk signering i allmennaksjeselskaper, som i aksjeselskaper». Utvalget trekker blant annet frem at e-signaturløsninger ofte vil være kostnadsbesparende og sikrere enn fysisk signatur. Ved elektronisk signatur ligger det innebygd sikring mot endring, tap og skade. Elektronisk signering er tidseffektivt, og utvalget peker også på at løsningene for esignatur er lett tilgjengelige.

Utvalget reiser spørsmål om hva som er hensiktsmessig sikkerhetsnivå ved elektronisk signatur av selskapsdokumentasjon. De foreslår ikke at det stilles krav til et bestemt sikkerhetsnivå ved elektronisk signatur av selskapsdokumentasjon. Utvalget skriver at selskapene er nærmest til å vurdere sitt behov for autentiserings- og sikkerhetsnivå ved elektronisk signatur:

«Et spørsmål er om det bør være samme krav til sikkerhetsnivå ved signering av selskapsdokumentasjon som ved signering av melding til Foretaksregisteret (sikkerhetsnivå 3), jf. punkt 5.2.2.

På den ene siden kan det være en fordel dersom signeringskravene er like. Dette kan gjøre det aktuelt å se på mulighetene for å «ta med seg» signaturer fra selskapsinterne løsninger og over i melding til Foretaksregisteret. På den annen side kan dette også innebære at lovgiver må stille krav til sikkerhets- og autentiseringsmekanismer i selskapenes interne systemer.

Etter utvalgets syn bør lovgiver være tilbakeholden med å stille detaljerte krav til autentiserings- og sikkerhetsmekanismer i de interne systemer selskapene benytter. Hvilke autentiserings- og sikkerhetsmekanismer som skal velges, er en vurdering selskapene er nærmest til å foreta.

Selskaper som har behov for høy grad av sikkerhet, har etter esignaturloven adgang til å benytte seg av sertifikatutstedere som er registrert hos Nkom, og som dermed også er underlagt Nkoms4 tilsyn. Utvalget antar at det er et fåtall av selskapene som har et slikt behov, og de bør derfor ha adgang til å utvikle sine egne løsninger. (…)

Videre viser utvalget til at det ikke har erfaringer som tilsier at det ved signering av selskapsdokumentasjon for tiden generelt foreligger så stor risiko for misbruk at lovgivningen bør ta utgangspunkt i et strengt sikkerhetsnivå.»

Dersom valgmuligheten i praksis viser seg å være uhensiktsmessig, foreslår utvalget å:

«(…) eventuelt endre dette dersom det skulle oppstå samfunnsmessige problemer fordi selskapene legger et uheldig sikkerhetsnivå til grunn.»

Om kravet til signering uttaler utvalget:

«Aksjeloven stiller ikke direkte krav til signering. I loven benyttes imidlertid begrepene «underskrive» og «undertegne» i enkelte lovbestemmelser. Utvalget foreslår at begrepet erstattes med «signere», slik at terminologien i aksjeloven og foretaksregisterloven § 4-3 er likelydende. Etter utvalgets syn er begrepet «signere» også mer teknologinøytralt. Formuleringen er ikke ment å være til hinder for signering på papir.»

4.2.3 Høringsinstansenes syn

Ingen av høringsinstansene er negative til å åpne for elektronisk signatur av dokumentasjon som skal utarbeides etter aksjelovene.

Regnskap Norge er positive til forslaget om at dokumenter kan signeres elektronisk. De fremhever at fysisk signering i mange tilfeller er tidkrevende, særlig hvor personene som skal underskrive bor ulike steder.

Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) støtter utvalgets forslag om å overlate til selskapene å vurdere hvilke autentiserings- og sikkerhetsmekanismer de har behov for.

Wikborg Rein foreslår at det inntas en generell regel i aksjelovene om signering.

Finans Norge mener at elektronisk signatur bør holde et visst sikkerhetsnivå ved bruk, og viser blant annet til NOU 2016: 27 Ny lovgivning om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering II.

4.2.4 Departementets vurdering

Departementet støtter utvalgets forslag om å sidestille elektronisk signatur med fysisk underskrift i aksjelovene. Elektronisk signatur reduserer tidsbruken som medgår til signering av dokumentasjon, og bidrar til økt digitalisering. Det vil innebære en forenkling og gi aktørene større fleksibilitet. I punkt 4.1.5 foreslås en teknologinøytral bestemmelse om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon inntatt i ny § 1-6 i aksjeloven og allmennaksjeloven. Hensikten er å åpne for helelektroniske løsninger, ikke begrenset til muligheten til å oppbevare skannede papirdokumenter. For å kunne foreta en gjennomgående digitalisering av arbeidsprosessene, er adgang til elektronisk signatur nødvendig.

Som beskrevet i Ot.prp. nr. 82 (1999–2000) side 14, kan elektronisk signatur føre til:

«(…) flere sikkerhetsmessige spørsmål som er helt ukjente for papirbasert kommunikasjon. En papirbasert signatur kan granskes nøye fordi den er festet til et fysisk objekt, mens en elektronisk signatur kun tilbyr den informasjonen som er til stede i selve representasjonen (dvs. den informasjonen brukeren får opp på dataskjermen). Kompleksiteten rundt det å oppdage og å bevise at et elektronisk signert dokument er forfalsket er helt annerledes.»

Bruk av elektronisk signatur krever derfor vurderinger knyttet til sikkerhet som er annerledes enn for fysisk signering av dokumenter.

Utvalget foreslår at det ikke stilles krav i aksjeloven til hvilket sikkerhetsnivå elektronisk signatur skal ha. De fleste aksjeselskapene er små og utarbeider få selskapsdokumenter. For slike selskaper kan krav til et høyt sikkerhetsnivå medføre uforholdsmessige kostnader, og føre til at færre velger å bruke elektronisk signatur. Departementet mener imidlertid at det må vurderes nærmere hvilke konsekvenser det har å ikke stille krav til sikkerhetsnivå før det åpnes for elektronisk signatur.

Utvalget foreslår heller ikke å lovfeste krav til et bestemt sikkerhetsnivå for elektronisk signatur i allmennaksjeloven. Utvalget begrunner dette med at de ser «ingen prinsipielle hensyn» som taler mot å tillate elektronisk signatur i allmennaksjeloven på lik linje som i aksjeloven.

Allmennaksjeselskaper skiller seg vesentlig fra de fleste aksjeselskaper, blant annet ved at virksomhetens omfang er større og at de normalt har langt flere aksjeeiere. Selv om det også blant aksjeselskaper er en rekke store selskaper med mange aksjeeiere og allmennaksjeselskaper kan ha bare én eier, vil andre hensyn gjøre seg gjeldende for allmennaksjeselskaper enn for de fleste aksjeselskaper. Ulikhetene mellom selskapsformene har gitt opphav til flere, mer omfattende og strengere regler i allmennaksjeloven enn i aksjeloven. Det er viktig å forhindre usikkerhet om hva som er avtalt, behandlet og besluttet, og hvem som har signert dokumentasjonen. Særegenhetene ved allmennaksjeselskaper gjør at det også er behov for å stille strenge krav til notoritet rundt dokumentasjon i allmennaksjeselskaper. Etter departementets vurdering er det derfor behov for å foreta en særskilt vurdering av krav til sikkerhetsnivå for elektronisk signatur i allmennaksjeselskaper.

Departementet foreslår at det lovfestes adgang til å benytte elektronisk signatur i aksjeloven og allmennaksjeloven. Både teknologien og reglene om elektronisk signatur er i stadig endring. Departementet foreslår derfor at sikkerhetsnivået for elektronisk signatur reguleres i forskrift. Forskriftshjemmelen er tatt inn i forslag til § 1-6 tredje ledd i aksjeloven og allmennaksjeloven. Departementets vurdering er at det bør legges til rette for at reglene i øvrige selskapslover følger den teknologiske utviklingen.

Departementet foreslår å klargjøre at kravet til signatur er teknologinøytralt ved å endre alle bestemmelsene i aksjelovene som bruker ord som «underskrive», «underskrift» og lignende, til «signere» og «signatur» mv.

4.3 Kommunikasjon mellom aksjeselskap og aksjeeierne

4.3.1 Gjeldende rett

Hovedregelen i aksjeloven er at kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne skal skje på papir. Ved ikrafttredelsen av aksjeloven § 18-5 i 2002 ble det åpnet for elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere. Selskapet kan etter aksjeloven § 18-5 første ledd gi aksjeeierne «meldinger, varsler, informasjon, dokumenter, underretninger og liknende» elektronisk. Dette forutsetter at aksjeloven ikke uttrykkelig krever papirbasert kommunikasjon, og at aksjeeierne uttrykkelig godtar elektronisk kommunikasjon.

Aksjeloven har en rekke bestemmelser med formål å sikre at aksjeeierne skal kunne ivareta sine aksjeeierrettigheter. Bestemmelsene skal blant annet sikre at selskapene gir aksjeeierne den informasjonen som er nødvendig, på en måte som gjør at formålet oppnås. Et eksempel er reglene i aksjeloven § 5-10 om innkalling til generalforsamling, som skal sikre at aksjeeierne får melding om når og hvordan møtet holdes, og hva som skal behandles.

På tilsvarende måte kreves at aksjeeier gir melding til selskapet om forhold selskapet har et legitimt behov for å ha kunnskap om, og som skal behandles av selskapets organer. Det gjelder for eksempel ved aksjeerverv, jf. aksjeloven § 4-12.

4.3.2 EU/EØS-rett og dansk rett

Dagens regler bygger delvis på Norges forpliktelser etter EØS-avtalen, som primært gjelder allmennaksjeloven. I utredningen punkt 5.7.2 skriver utvalget:

«I EØS-retten foreligger det ingen generell regel om hvordan selskapene skal kommunisere med aksjonærene. Utgangspunktet er derfor at norsk aksjelovgivning står fritt til å regulere hvordan kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærer skal skje. Dette gjelder imidlertid ikke valg av kommunikasjonsmåte ved innkalling til generalforsamling, jf. aksjonærrettighetsdirektivet (direktiv 2007/36/EF) artikkel 5 nr. 2 som oppstiller regler om hvordan selskapet skal sende ut innkalling til generalforsamling. I Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 15 er det lagt til grunn at allmennaksjeloven er i overensstemmelse med aksjonærrettighetsdirektivet.

Aksjeloven § 5-11a gjør unntak fra krav om utsendelse for dokumenter som er lagt ut på selskapets internettsider. Bakgrunnen for lovbestemmelsen er direktiv 2007/36/EF som følger opp Kommisjonens handlingsplan fra mai 2003, KOM (2003) 84 om modernisering av selskapsretten, jf. Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 7. Selskapene kan vedtektsfeste at når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelig for aksjonærene på selskapets hjemmeside, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes ut til hver enkelt aksjonær.»

Tradisjonelt har de nordiske landene søkt å harmonisere aksjelovgivningen. Utvalget redegjør i punkt. 5.7.2 for den danske selskabsloven § 92 om elektronisk kommunikasjon:

«Aksjeloven § 18-5 kan sammenlignes med den danske selskabsloven § 92, hvor det også er inntatt regler om elektronisk kommunikasjon. Lovbestemmelsen skiller seg imidlertid fra den norske lovregelen. Etter dansk rett er det i utgangspunktet generalforsamlingen som treffer beslutning om anvendelse av elektronisk dokumentutveksling og elektronisk post i kommunikasjonen mellom selskapet og eierne (elektronisk kommunikasjon) i stedet for fremsendelse eller fremleggelse av papirbaserte dokumenter, jf. selskabsloven § 92 stk. 1. Lovbestemmelsen er derfor både en regel om elektronisk kommunikasjon og en bestemmelse om elektroniske dokumenter. Elektronisk kommunikasjon kan likevel alltid anvendes etter individuell avtale med den enkelte eier, jf. selskabsloven § 92 stk. 4. Selskabsloven § 92 oppstiller ikke krav til hvilke tekniske løsninger som må være oppfylt, fordi behovet vil variere mye fra selskap til selskap og fra situasjon til situasjon, og fordi den teknologiske utviklingen skjer så fort. Det følger imidlertid av lovforarbeidene at elektroniske dokumenter må uten bearbeidelse kunne skrives ut i klarskrift. Det kan derfor ikke anvendes for eksempel lyd- og bildefiler til oppfyllelse av lovens formkrav om skriftlighet.»

4.3.3 Forslaget i utredningen

4.3.3.1 Aksjeselskapets kommunikasjon med aksjeeierne

I utredningen punkt 5.7.3 vurderes adgangen til elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere. I punkt 5.7.3.1 ser utvalget først på hvilke hensyn som tilsier at selskapene bør kunne velge elektronisk kommunikasjon:

«Utvalget mener at økt digitalisering og teknologisk utvikling tilsier at aksjeloven endres slik at det legges til rette for teknologinøytrale løsninger. Det finnes antakelig fortsatt enkelte som forventer at meldinger fra selskap som de har aksjer i, kommer som brev. Utvalget mener imidlertid at et krav om papirkommunikasjon ikke er i samsvar med den teknologiske utviklingen.

Som nevnt i punkt 5.7.1, anses elektronisk kommunikasjon fra offentlig sektor nå som standard. Innbyggere som ikke ønsker dette, må aktivt reservere seg. Næringslivet kan ikke reservere seg på tilsvarende måte. På denne bakgrunn er det naturlig at også virksomheter tillates å benytte elektronisk kommunikasjon som standard.»

Utvalget vurderer i punkt 5.7.3.2 hvordan adgangen til bruk av elektronisk kommunikasjon bør reguleres, og foreslår en ny teknologinøytral bestemmelse om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere i aksjeloven § 1-6. Utvalget skriver at det bør være et krav at kommunikasjonsmetoden er i en «lesbar» form. Kravet skal innfortolkes i begrepet «betryggende», som er foreslått inntatt i den nye paragrafen:

«Etter utvalgets syn er det ikke naturlig at det må vedtektsfestes at det skal være adgang til å benytte elektronisk kommunikasjon når selskapet skal gi meldinger mv. til aksjonærene, slik det for eksempel er gjort i den danske selskabsloven § 92.

Utvalget foreslår isteden at aksjeloven § 18-5 oppheves, og at det inntas en ny lovbestemmelse i aksjeloven § 1-6 som skal være nøytral med hensyn til bruk av media ved kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærene, så fremt kommunikasjonsmetoden er i en lesbar form. Det vises i denne forbindelse til punkt 5.4.2 der utvalget foreslår en generell bestemmelse om at selskapsdokumentasjon skal være lesbar. Utvalget finner det imidlertid ikke nødvendig å innta i aksjeloven at kommunikasjonsmetoden må være lesbar, jf. selskabsloven § 92. En kommunikasjonsmetode som ikke er lesbar, er heller ikke hensiktsmessig, jf. nedenfor om begrepet «hensiktsmessig». Utvalgets forslag innebærer at selskapet ikke kan bruke for eksempel lydopptak og/eller videopptak når det skal gi meldinger, varsler eller lignende til aksjonærene.»

I utvalgets drøftelse av om en aksjeeier bør ha rett til å reservere seg mot elektronisk kommunikasjon fra selskapet, bemerkes at dette må ses i sammenheng med kravene som stilles til slik kommunikasjon. Utvalget foreslår ikke en reservasjonsadgang. Utvalget viser i forbindelse med omtalen av tekniske krav og elektronisk kommunikasjon til JDs høringsnotat av november 2015 snr. 15/7963 om Endringer i tinglysingsloven, tvangsfullbyrdelsesloven og inkassoloven (teknologinøytralitet). Utvalget siterer og kommenterer deler av notatet knyttet til forslag om elektronisk kommunikasjon i tvangsfullbyrdelsesloven og inkassoloven. JD har senere avgitt Prop. 6 L (2016–2017) Endringer i tinglysingsloven, inkassoloven og tvangsfullbyrdelsesloven mv. (teknologinøytralitet). Proposisjonen bygger på høringsnotatet, og det foreslås enkelte justeringer sammenlignet med høringsnotatet for å åpne for at varsler om tvangsfullbyrdelse og inkasso kan gis elektronisk.

Utvalget skriver følgende om reservasjonsadgangen:

«På bakgrunn av det ovennevnte kan utvalget ikke se at aksjonærene har berettiget behov for å kunne reservere seg mot at selskapet benytter elektronisk kommunikasjon i sin kontakt med aksjonæren. Dersom en aksjonær for eksempel ikke har e-post, vil det ofte eksistere andre måter å nå aksjonæren på elektronisk, for eksempel familiemedlemmer eller aksjonærens arbeidsplass. I noen tilfeller vil likevel bare papirbasert informasjon og post være «hensiktsmessig», men dette er opp til selskapet å avgjøre. Utvalget finner det derfor ikke nødvendig å presisere i aksjeloven at aksjonæren ikke har adgang til å reservere seg mot bruk av elektronisk kommunikasjon.»

Om hensiktsmessigheten ved å detaljregulere tekniske krav skriver utvalget:

«Etter utvalgets syn er det uhensiktsmessig å detaljregulere hvilke teknologiske løsninger som oppfyller bestemte sikkerhetsmessige krav, blant annet fordi behovet vil variere mye fra selskap til selskap og fra situasjon til situasjon. Den teknologiske utviklingen skjer så hurtig at regler om dette ville blitt raskt foreldet. Utvalget foreslår derfor at det skal være opp til partene å fastlegge hvilke tekniske krav som må stilles ved anvendelsen av elektronisk kommunikasjon.

Utvalget ser ikke behov for krav om at meldinger, varsler og lignende må sendes på «betryggende måte». Etter utvalgets syn kan et slikt krav i for stor grad henspille på at det ved valg av kommunikasjonsmåte er mer sentralt å vektlegge sikkerhetsmessige krav, enn hva som totalt sett er den mest egnede kommunikasjonsmåten. Utvalget foretrekker at det i stedet inntas et krav om at meldinger til aksjonærene må gis på en «hensiktsmessig måte». Aksjelovene bruker allerede formuleringen «hensiktsmessig» i flere sammenhenger, blant annet i forbindelse med varsel om styrebehandling, jf. aksjelovene § 6-22. Utvalget presiserer imidlertid at det ved hensiktsmessighetsvurderingen i forbindelse med meldinger, varsler og lignende også inngår en vurdering av om kommunikasjonsmetoden er betryggende. Dersom valg av kommunikasjonsmetode ikke er betryggende, er den heller ikke «hensiktsmessig». Når selskapets aksjonær har oppgitt sin e-postadresse til selskapet og/eller selskapet og aksjonæren tidligere har kommunisert pr. e-post, vil bruk av e-post normalt oppfylle lovens krav om at meldingen er gitt på hensiktsmessig måte.»

Utvalget foreslår at aksjeeiernes digitale adresse skal registreres i aksjeeierboken. Utvalget anbefaler imidlertid ikke at slik registrering skal være en forutsetning for elektronisk kommunikasjon med aksjeeierne.

Etter utvalgets vurdering er det ikke grunnlag for å stille mer spesifikke krav til kommunikasjonen fra selskapets side, enn at den skal være «betryggende».

Utvalget har vurdert om det i enkelte tilfeller skal stilles ytterligere krav til bruk av kommunikasjonsmetode når selskaper skal gi meldinger til aksjeeierne. Utvalget viser til aksjelovene § 2-13 tredje ledd, hvor det stilles krav om rekommandert brev ved mislighold av oppgjørsforpliktelse etter tegning av aksjer, og fraværet av generelle regler om kommunikasjonsform for påkrav ved betalingsmislighold. Ut fra dette slutter utvalget at det ikke er krav om sikkerhetsnivå ved elektronisk kommunikasjon, og henviser til ordninger med lesebekreftelse og lignende.

I utredningen vurderes også aksjeloven § 4-26 om tvungen overføring av aksjer mv. Utvalget foreslår endringer i kravene som stilles i tredje ledd:

«Som en følge av at utvalget foreslår å gjøre aksjeloven nøytral med hensyn til selskapenes metode for å kommunisere med aksjonærene, må aksjelovens terminologi også endres i aksjeloven § 4-26 (3) om melding til aksjonærer om løsningssum ved tvungen overføring av aksjer. Dersom alle aksjonærers adresse er kjent, bør det etter utvalgets oppfatning ikke i tillegg kreves kunngjøring i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon. Kravet om slik kunngjøring gjelder imidlertid fortsatt dersom selskapet ikke har adressen til samtlige som er registrert som aksjonærer i aksjeeierboken.»

4.3.3.2 Aksjeeiernes kommunikasjon med aksjeselskapet

Utvalget foreslår i utredningen punkt 5.7.3.3 «å begrense aksjonærenes valg av kommunikasjonsmetode i noe større grad enn hva som gjelder for selskapets adgang til å velge kommunikasjonsmetode.»

Etter utvalgets vurdering bør selskapet kunne bestemme hvilken kommunikasjonsmetode som skal benyttes, likevel slik at aksjeeierne alltid kan gi meldinger på «en allment tilgjengelig måte». En regel om dette foreslås inntatt i ny § 1-6.

4.3.3.3 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

Etter utvalgets vurdering er det ikke prinsipielle hensyn som tilsier at det ikke skal være samme adgang til elektronisk kommunikasjon i allmennaksjeselskaper som i aksjeselskaper. Utvalget foreslår derfor i utredningen punkt 5.7.4 at tilsvarende regler om kommunikasjon mellom aksjeselskap og aksjeeiere skal inntas i allmennaksjeloven. Det foreslås at terminologien i allmennaksjeloven § 4-25 tredje ledd justeres i tråd med forslaget til aksjeloven § 4-26 tredje ledd.

De særskilte varslingsforpliktelsene som kun gjelder i allmennaksjeselskaper, inneholder etter utvalgets vurdering ikke spesielle krav til kommunikasjonsmåte. Utvalget peker særlig på allmennaksjeloven § 4-24, hvor det fremkommer at selskapet skal sende et skriftlig tilbud om løsningssum dersom selskapet skal innløse små aksjeposter. Videre peker utvalget på allmennaksjeloven § 5-3, hvor det fremkommer at vedtektene kan fastsette krav om at aksjeeierne som vil delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en bestemt frist.

Utvalget foreslår at allmennaksjeloven § 4-24 endres slik at den gjelder uavhengig av valg av kommunikasjonsmåte.

Utvalget foreslår også at det i allmennaksjeloven § 4-4 inntas en tilsvarende bestemmelse som i aksjeloven § 4-5, slik at aksjeeiernes digitale adresser også skal registreres i aksjeeierregisteret.

4.3.4 Høringsinstansenes syn

Samtlige høringsinstanser som kommenterer adgangen til elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne, er i utgangspunktet positive til at det åpnes for dette.

Advokatforeningen mener forslaget vil ha stor praktisk betydning, og at det derfor er nødvendig med en bestemmelse som gir klar og entydig veiledning om hva som gjelder. Advokatforeningen kommenterer blant annet forholdet til notoritet og rettsvirkningen av en del meldinger:

«Når det knytter seg rettsvirkninger til en melding, typisk meldinger som er avgjørende for frister, er hensynet til notoritet viktig, både om meldingens innhold og når meldingen er avsendt eller mottatt. Etter vår syn ivaretar ikke uttrykket på en «hensiktsmessig måte» i utkastets § 1-6 første ledd dette hensynet. Isolert sett åpner uttrykket for f.eks. muntlig kommunikasjon dersom dette fra selskapets synspunkt fremstår som «hensiktsmessig», noe som åpenbart ikke ivaretar notoritetshensynet. (…) Notoritetskravet reiser i tillegg til lesbarhet også spørsmål om etter sporbarhet og spørsmål om bevis for avgivelse/mottak ved senere tvist.»

Deretter går Advokatforeningen over til å se nærmere på kravet om lesbarhet. De mener at det i noen tilfeller er hensiktsmessig med muntlig kommunikasjon. Advokatforeningen viser i denne forbindelse blant annet til utvalgets forslag til §§ 4-11 til 4-20, 5-10 og 5-11. Departementet oppfordres derfor til å foreta en nærmere vurdering av dette.

Advokatforeningen tolker utvalget slik at det ikke foreslås en reservasjonsrett for selskapets bruk av elektronisk kommunikasjon ved meldinger mv. til aksjeeierne. Det påpekes at begrunnelsen ikke er overbevisende. Advokatforeningen viser særlig til utvalgets eksemplifisering av bruk av andres e-post, og mener at dette ikke virker tilstrekkelig gjennomtenkt. Advokatforeningen mener regelen for aksjeeiers meldinger til selskapet bare bør gjelde for meldinger som ligger innenfor rammen av aksjeloven. Det foreslås også at selskapet skal gjøre aksjeeierne kjent med hvilken kommunikasjonsmetode de skal bruke for kommunikasjon med selskapet. Advokatforeningen gir følgende innspill til lovtekst til § 1-6 annet ledd første punktum:

«Aksjeeiernes meldinger til selskapet etter denne loven skal gis på den måten selskapet bestemmer og som er gjort kjent for aksjeeierne.»

Advokatforeningen ser nærmere på forholdet mellom selskapets rett til å velge elektronisk kommunikasjon og potensiell avskjæring av ordinær post:

«Vi nevner for ordens skyld at slik utkastet § 1-6 andre ledd er formulert, må bestemmelsen forstås slik at tradisjonell post alltid vil være et alternativ for aksjeeierne, og slik at dette ikke kan avskjæres i selskapets egne bestemmelser. Vi er noe i tvil om det bør være slik. Ett spørsmål er om selskapet kan bestemme at elektronisk kommunikasjon skal være eneste kommunikasjonsform for utgående meldinger. Noe annet er å bestemme at selskapet ikke plikter og hensynta annen inngående kommunikasjon enn elektronisk kommunikasjon. Det virker ikke særlig byrdefullt å pålegge selskapet å måtte forholde seg til (også) tradisjonell post fra aksjeeierne. Kanskje fanges dette opp av siste setning i andre ledd («Meldinger kan alltid gis på en allment tilgjengelig måte»), men hva er så den selvstendige betydningen av første setning? Hvis poenget er at selskapet skal kunne åpne for at aksjeeierne skal kommunisere med selskapet også på annen måte enn «allment tilgjengelig måte» bør dette fremgå klarere.»

Advokatforeningen reiser også spørsmål om blant annet beslutningsmåte for innføring av elektronisk kommunikasjonsmetode, og har kommentarer til enkelte andre bestemmelser som har sammenheng med § 1-6:

«Advokatforeningen reiser også spørsmål om flertallskrav – og eventuelle (uegentlige) tilbakevirkningsspørsmål – for beslutning om innføring av elektronisk kommunikasjonsmetode for eksisterende aksjeeiere, både for utgående og inngående kommunikasjon. For inngående kommunikasjon er det «selskapet [som] bestemmer». Det synes å innebære at administrasjonen eller ledelsen skal kunne treffe slik avgjørelse – av potensiell viktig betydning for aksjeeierne – uten at aksjeeierne involveres. Forslaget til ny § 1-6 sier heller ikke noe om hvordan slik beslutning skal kommuniseres. (…)

Til utkastet § 4-26

Vi viser til det som er sagt i merknaden til utkastet § 1-6 om betydningen av at meldingen er lesbar slik at det sikres notoritet om meldingens innhold og når den ble avsendt. I gjeldende lov er dette ivaretatt ved kravet om at tilbudet skal være «skriftlig på papir», men kravet til notoritet er ikke ivaretatt ved uttrykket «melding» når dette bare leses i sammenheng med utkastet § 1-6 første ledd uten å kjenne nærmere til forarbeidenes forutsetning om lesbarhet. (…)

Til utkastet § 5-27 andre ledd andre punktum

Det foreslås her at «skal fremsettes skriftlig overfor selskap» i gjeldende lov byttes ut med «skal meldes til selskapet». Grunnen er ifølge spesialmotivene til bestemmelsen utkastet § 1-6 andre ledd om hvordan aksjeeierne skal kommunisere med selskapet. Til det er å si at § 5-27 andre ledd andre punktum ikke gjelder aksjeeiernes kommunikasjon med selskapet, men granskernes krav overfor selskapet, og omfattes derfor ikke av utkastet § 1-6. Vi tror heller ikke bestemmelsen egner seg for tilsvarende anvendelse ettersom granskerne ikke bør være henvist til å sette fram kravet på den måten «selskapet bestemmer». (…)

Videre nevner vi at i utkastet til endring av allmennaksjeloven § 10-1 andre ledd nr. 5 er det brukt feil lovtekst for gjeldende rett. Utvalget bruker teksten i aksjeloven § 10-1 andre ledd nr. 5, og ikke allmennaksjeloven.»

Virke støtter at selskapet kan bestemme kommunikasjonsmåte. De mener videre at det er positivt at begrepet «allment tilgjengelig» ikke gis en nærmere presisering i loven. Det fremheves at det er positivt at det ikke detaljreguleres hvilke elektroniske løsninger som kan brukes.

JD har flere lovtekniske innspill til § 1-6 og tilknyttede bestemmelser. JD stiller spørsmål ved hvor langt man bør gå for å benytte ensartet terminologi i loven. De påpeker at en ensartet terminologi ikke må gå på bekostning av den intuitive forståelsen av lovteksten. JD viser i denne sammenheng til utvalgets forslag om å endre blant annet ord som «melde» og «melding». De uttaler videre at:

«Dette resulterer i mange tilfeller i at man får en vagere språkbruk som gir større avstand til det lovteksten skal formidle. Ordet «varsle» signaliserer for eksempel tydeligere at man har en oppfordring til å foreta seg noe, enn ordet «melde», som kan gi inntrykk av at man blir gjort kjent med noe til orientering. Også i en del andre bestemmelser er det foreslått å bruke ordene «melde» og «melding» i sammenhenger der de ikke passer så godt eller gir en noe kunstig språkbruk. Vi viser som eksempel til § 4-20 første ledd, § 5-15 annet ledd, § 5-27 annet ledd og § 10-1 tredje ledd.»

JD foreslår derfor at § 1-6 utformes slik at den tar høyde for noe variasjon i språkbruk av kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne, og at bare de bestemmelsene som ikke er teknologinøytrale endres. JD skriver at §§ 1-6 og 1-7 ikke passer inn under avsnittet med overskrift «Definisjoner».

NHO støtter adgangen til å kommunisere elektronisk. NHO viser til den teknologiske utviklingen, og mener aksjeeiere ikke bør ha reservasjonsrett slik at de kan nekte å ta imot meldinger som sendes elektronisk. NHO støtter en plikt til å registrere digital adresse i aksjeeierboken og aksjeeierregisteret, men peker på noen utfordringer knyttet til digital adresse:

«For selskaper med mange aksjeeiere, typisk de noterte, som har fra noen hundre til over 90 000 aksjeeiere, blir det spørsmål om hvordan de skal behandle aksjeeiere som lar være å registrere digital adresse eller som ikke oppdaterer adresse når den blir endret. Allerede i dag har en del aksjeeiere registrert digital adresse i VPS, utenfor aksjeeierregisteret, og de har samtykket i å få meldinger mv. fra selskapene via den registrerte adressen. Den adressen bør kunne overføres til aksjeeierregisteret.

Et annet spørsmål er hvilket ansvar selskapene skal ha for å være tilstrekkelig sikre på at meldinger blir gitt på lovmessig måte, herunder at de sender meldinger til riktig adresse.(…)

Det kan synes som om forutsetningene til utvalget innebærer at selskapene får et større ansvar enn i dag for å sørge for at meldinger ikke bare blir sendt, men faktisk kommer frem til aksjeeieres adresse. Hvilken plikt skal selskapene ha for eksempel hvis de får feilmelding på en e-postadresse fordi aksjeeieren ikke har registrert riktig adresse?

For de noterte selskapene vil de foreslåtte reglene ikke uten videre føre til noen merkbar forenkling. De må fortsatt ha systemer for å sende meldinger på papir, selv om antallet sikkert vil kunne synke når flere registrerer digital adresse i aksjeeierregisteret. De kan se ut til at de også må ha noen systemer for å være tilstrekkelig sikre på at de digitale adressene faktisk er riktige. En konklusjon vil da fort kunne bli at selskapene likevel velger å sende ut meldinger på papir. I så fall uteblir forenklings- og digitaliseringseffekten.»

NHO mener derfor at for de større selskapene må elektronisk kommunikasjon utredes nærmere.

NHO påpeker at bestemmelsen om aksjeeiernes kommunikasjon med selskapet må være klar fordi slike meldinger kan være viktige for aksjeeiernes rettsstilling, herunder spille en viktig rolle i en eventuell konflikt mellom selskapet og aksjeeierne. NHO støtter at selskapet kan bestemme kommunikasjonsmåte aksjeeierne skal bruke ved meldinger til selskapet. De mener at adgangen til å benytte en «allment tilgjengelig måte» vil åpne for en vid adgang for kommunikasjonsmåter, som vil utgjøre en uforholdsmessig byrde for selskapene. Det foreslås derfor at selskapet skal stille minst én allment tilgjengelig kommunikasjonsmåte til rådighet for aksjeeierne.

Regnskap Norge mener utvalget burde gått lengre i sitt forslag, og foreslått en hovedregel om bruk av elektronisk kommunikasjon. Regnskap Norge foreslår at aksjeeierne skal ha adgang til å bestemme annen kommunikasjonsmåte, dersom de blir enige seg imellom.

Revisorforeningen etterspør en ytterligere presisering av hva som menes med elektronisk kommunikasjon i aksjelovene.

Verdipapirsentralen ASA (VPS) støtter en teknologinøytral utforming av aksjelovene, slik at videre teknologisk utvikling ikke forutsetter regelendringer. VPS mener utvalgets forslag reiser spørsmål som ikke er avklart, og påpeker blant annet utfordringer knyttet til digital adresse og ansvaret for korrekt adresse:

«Utvalget har foreslått at «digital adresse» skal registreres i aksjeeierboken. Ut fra de eksempler som er gitt i utredningen oppfatter VPS at det er aksjeeiernes private e-postadresse det siktes til, ikke den digitale postkassen for kommunikasjon med det offentlige.»

VPS trekker frem at det er svært tidkrevende å vedlikeholde en oppdatert oversikt over aksjeeiernes e-postadresser i selskaper med mange aksjeeiere. Det påpekes at det er tilnærmet umulig uten at det påligger en plikt for aksjeeieren til å holde adressen oppdatert, og at aksjeeieren bærer risikoen dersom plikten ikke overholdes.

VPS drøfter utvalgets forslag om krav om at kommunikasjonen skal skje på en «hensiktsmessig» måte, og stiller spørsmål ved om forslaget i realiteten gjør at større selskaper ikke kan benytte elektronisk kommunikasjon dersom de skal være sikre på at meldinger er gitt på gyldig måte.

Deretter går VPS over til å drøfte hva som er en hensiktsmessig regulering i Norge, og som ivaretar selskapenes behov for forutsigbarhet om at en melding oppfyller aksjelovenes krav. VPS mener den danske løsningen ikke er ideell. VPS mener utvalgets forslag ikke gir nødvendig forutberegnelighet for om aksjelovenes krav er oppfylt. Det påpekes at det er behov for ytterligere utredning for å se nærmere på løsninger for oppdatert digital adresse i aksjeeierboken og aksjeeierregisteret, og som kan benyttes av selskapet med frigjørende virkning.

4.3.5 Departementets vurdering

I likhet med utvalget mener departementet at bestemmelser om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne bør være teknologinøytrale. Departementets vurdering og forslag avviker likevel noe fra utvalgets. Hovedformålet med endringsforslagene er å sidestille elektronisk kommunikasjon med fysisk kommunikasjon. Elektronisk kommunikasjon er raskere, billigere og mer miljøvennlig.

NHO og VPS påpeker utfordringer knyttet til noterte selskaper og selskaper med mange aksjeeiere. Departementet slutter seg til deres synspunkter. Utvalget har blant annet ikke kommentert behovet for å endre verdipapirhandelloven § 5-9 om informasjon til aksjeeiere. Verdipapirhandelloven § 5-9 er bygd opp på tilsvarende måte som gjeldende § 18-5 i aksjeloven og allmennaksjeloven om elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne. Utvalget foreslår at § 18-5 i begge lovene oppheves og erstattes av ny paragraf. Aksjeselskapene som er notert eller tatt opp til handel på et marked,5 må også forholde seg til den særlige lovgivningen som gjelder for disse, samt markedsplassens egne handelsregler. Dette omfatter også bestemmelser om kommunikasjon. For disse aksjeselskapene vil departementets forslag til ny bestemmelse i aksjeloven ha begrenset betydning. Flere forslag til endringer i allmennaksjeloven som omtales i utredningen, er ikke inntatt i utvalgets lovforslag. Utredningen gir derfor ikke departementet grunnlag for å gjennomgå og foreslå endringer i regelverket tilknyttet noterte selskaper.

Før en bestemmelse om teknologinøytral kommunikasjon kan tas inn i allmennaksjeloven, må det foretas en nærmere vurdering både av behovet for endret regelverk, og av de særlige regler, tekniske løsninger og hensyn som gjør seg gjeldende for allmennaksjeselskaper. Departementet foreslår derfor bare endring i aksjeloven. Departementet vil komme tilbake med endringsforslag i allmennaksjeloven når spørsmålene er nærmere utredet. Av hensyn til at like regler i aksjeloven og allmennaksjeloven skal inntas i paragraf med samme nummer, foreslås det at bestemmelsen om kommunikasjon inntas som ny § 1-7 i aksjeloven.

Aksjeloven stiller en rekke krav til at selskapet skal gi meldinger, varsler, informasjon, dokumenter, underretninger og liknende til aksjeeierne. Departementet er enig med Advokatforeningen i at det bør presiseres at aksjeeiernes meldinger til selskapet kun gjelder meldinger mv. som gis i medhold av aksjeloven. Departementet mener tilsvarende bør gjelde for selskapets meldinger til aksjeeierne. All kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne som gis i medhold av aksjeloven, omfattes derved av ordlyden «meldinger mv.». Dette innebærer at § 1-7 vil gjelde for det som blant annet betegnes som varsler, informasjon, meldinger, dokumenter og underretninger, se for eksempel aksjeloven §§ 4-10 og 5-10.

Departementet forstår utvalget slik at det mener at bestemmelsen om kommunikasjon ikke er begrenset til kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne. I utredningens spesialmerknader til aksjeloven §§ 4-20 og 5-27 annet ledd annet punktum omtales kommunikasjon med rettighetshavere, gransker og morselskap. Spesialmerknadene forutsetter at § 1-6 kommer til anvendelse. At bestemmelsen skal ha en slik rekkevidde, fremkommer imidlertid ikke av ordlyden i lovforslaget til § 1-6. Departementet mener at det ikke er grunnlag for å pålegge andre enn aksjeeiere å kommunisere med aksjeselskapet på den måten selskapet bestemmer. Rekkevidden av bestemmelsen må derfor begrenses til kommunikasjon mellom selskapet og dets aksjeeiere. Dersom det senere viser seg å være behov for å regulere kommunikasjonsmåten mellom selskapet og andre rettighetshavere og eventuell gransker, vil departementet vurdere dette nærmere.

En generell bestemmelse om hvordan selskapet og aksjeeierne skal kommunisere med hverandre, har stor praktisk betydning. Det er knyttet rettsvirkninger av betydning for aksjeeierne og selskapet til en rekke meldinger, varsler mv. Bestemmelsene er hovedsakelig utformet slik at aksjeeierne kan ivareta sine aksjeeierrettigheter samtidig som selskapets behov for forutsigbarhet ivaretas. Det er viktig at det i etterkant ikke stilles spørsmål ved om meldinger er sendt i henhold til kravene. Brudd på slike formkrav kan ha rettsvirkninger, som for eksempel at innkalling til generalforsamling ikke anses gyldig. Det kan medføre at generalforsamlingen ikke blir avholdt, eller at vedtakene fattet i møtet senere anses ugyldige. Et annet eksempel kan tenkes der aksjeeieren lider et økonomisk tap fordi selskapet har brukt en kommunikasjonsmåte som ikke oppfyller lovens krav, og hvor det derfor oppstår spørsmål om erstatningsansvar. Departementet antar at usikkerhet rundt gyldig format ved bruk av elektronisk kommunikasjon kan medføre at selskapene fortsetter å bruke fysisk post. Dermed kan potensielle besparelser utebli.

Et sentralt hensyn ved kommunikasjon er notoritet. Ved uenighet vil det regelmessig oppstå behov for sporbarhet og fremskaffelse av bevis. Ved tvist kan det være viktig å dokumentere kommunikasjonens innhold, når og hvordan den foregikk, samt hvem som er avsender og mottaker.

Utvalget foreslår endringer i mange av aksjelovens bestemmelser om varsler mv. for å gjøre dem teknologinøytrale. Krav til at et dokument er «skriftlig», betyr imidlertid ikke nødvendigvis at dokumentet skal utformes på papir. Departementet foreslår i punkt 4.1.5 en generell regel i § 1-6 annet ledd om at elektronisk utarbeidelse oppfyller kravet til skriftlighet. Det vil da ikke være nødvendig å endre øvrige bestemmelser hvor kun ordet «skriftlig» forekommer. Departementet støtter utvalgets forslag om å endre uttrykk som «skriftlig på papir», slik at det blir teknologinøytralt. Utvalget foreslår også å endre begreper som for eksempel «varsle» til «gi melding». Departementet deler JDs syn om at flere av endringsforslagene medfører at den intuitive forståelsen av bestemmelsen går tapt. Departementet følger derfor i hovedsak ikke opp utvalgets lovforslag av denne typen.

Flere høringsinstanser har etterspurt en nærmere redegjørelse for hva elektronisk kommunikasjon er i relasjon til aksjelovene. Departementet ønsker ikke å gi en slik definisjon. Det antas å raskt bli en utdatert opplisting. I dag er det etter departementet syn klart at foreslåtte krav til kommunikasjonsmåte oppfylles ved å benytte e-post eller en nettside med påloggingsinformasjon kombinert med e-postvarsel. Dette forhindrer ikke at også andre elektroniske kommunikasjonsformer kan benyttes.

4.3.5.1 Aksjeselskapets kommunikasjon med aksjeeierne

Departementet støtter i utgangspunktet utvalgets forslag om at aksjeselskapet skal bestemme kommunikasjonsmåte når selskapet gir meldinger mv. til aksjeeierne. Departementets forslag avviker noe fra utvalgets forslag. Departementet mener det er styret som i utgangspunktet bør ha denne kompetansen. Departementet ser behov for å drøfte noen problemstillinger nærmere, herunder regulering av kommunikasjonsmåte og styrets informasjonsplikt når kommunikasjonsmåte er valgt. Departementet ser også på hvilke krav som bør stilles til kommunikasjonsmediets kvaliteter, informasjon til aksjeeiere om valgt kommunikasjonsmåte, digital adresse i aksjeeierboken og aksjeeiernes reservasjonsrett.

Regulering av kommunikasjonsmåte

Departementet har vurdert flere alternativer for reguleringen av kommunikasjonsmåten mellom selskapet og dets aksjeeiere. I dag foregår det meste av kommunikasjonen i næringslivet og i det offentlige elektronisk. Hovedregelen i aksjeloven er likevel fysisk kommunikasjon. Departementet mener hovedregelen og dagens løsning i aksjeloven § 18-5 er utdatert. Det er uhensiktsmessig at selskapene må innhente eksplisitt samtykke fra aksjeeieren for å benytte elektronisk kommunikasjon. Løsningen i den danske selskabsloven er heller ikke ønskelig, se punkt 4.3.2. Departementet slutter seg til VPS sitt høringssvar om dette. Det er ønskelig at loven løser spørsmålet.

Departementet foreslår at styret skal bestemme kommunikasjonsmåte. Styret er nærmest til å vurdere hvilken kommunikasjonsmåte som er mest hensiktsmessig. Utvikling i teknologien medfører at hva som er alminnelig kommunikasjonsmåte endres kontinuerlig, og departementet antar at det raskt blir behov for å gi meldinger mv. på en annen måte enn det som er normalt i dag. I selskaper med én eller få aksjeeiere kan departementet ikke se behov for at spørsmålet behandles på generalforsamlingen.

Det er likevel slik at det å sikre at aksjeeierne mottar meldinger mv. fra selskapet er en viktig forutsetning for at aksjeeierne kan ivareta sine aksjeeierrettigheter. Aksjeeierne bør derfor ha innflytelse over hvordan selskapet kommuniserer med dem. Generalforsamlingen kan instruere styret om hvilken kommunikasjonsmåte det skal benytte. Kommunikasjonsmåten som velges, må oppfylle kravene som foreslås i § 1-7 tredje ledd.

Informasjonsplikt

Departementet mener at styret har en plikt til å påse at aksjeeierne informeres om ny kommunikasjonsmåte. Informasjonen bør gis i rimelig tid før måten tas i bruk. Det er tilstrekkelig at aksjeeierne får informasjon om kommunikasjonsmåte på den måten selskapet vanligvis kommuniserer med aksjeeierne på.

Formålet med informasjonsplikten departementet foreslår, er at aksjeeierne skal ha en reell forutsetning for å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Aksjeeierne vil da blant annet ha anledning til å gjøre styret oppmerksom på eventuelle utfordringer med kommunikasjonsmåten, og eventuelt komme med innsigelser.

Departementet foreslår derfor å innføre informasjonsplikt for selskapene før de kan ta i bruk ny kommunikasjonsmåte.

Krav til kommunikasjonsmåte

Utvalget mener at det er uhensiktsmessig å detaljregulere tekniske krav til kommunikasjonsmåte. Som begrunnelse nevnes blant annet ulike behov hos det enkelte selskap og for den enkelte melding. Risikoen for foreldet regelverk fremheves som et annet moment. Departementet deler utvalgets synspunkter.

Fleksible regler gjør det enkelt for styret å velge den kommunikasjonsmåten de synes er mest hensiktsmessig. Samtidig er det behov for forutsigbarhet om hva som er gyldig kommunikasjonsmåte. I tillegg veier blant annet hensynet til notoritet tungt ved vurdering av hvilke krav som skal stilles til kommunikasjonsmediets kvaliteter. Som Advokatforeningen trekker frem, er det behov for en presis lovtekst som gir brukerne klar og entydig veiledning om hva som gjelder.

Utvalget foreslår at kommunikasjonsmåten skal være lesbar, hensiktsmessig og betryggende. Utvalget mener at kravene om «lesbar» og «betryggende» følger av begrepet «hensiktsmessig» som er foreslått inntatt i lovteksten. Advokatforeningen reiser flere spørsmål om kriteriene, og til at det i utredningen bare foreslås å lovfeste ett av de tre kravene som skal gjelde. De mener at kravene til en så praktisk regel må fremkomme direkte i lovteksten, og at det ikke kan forventes at alle brukere kjenner spesialmotivene til loven. Departementet er i utgangspunktet enig med Advokatforeningen.

Advokatforeningen trekker blant annet frem at ikke alle meldinger mv. nødvendigvis må gis på «lesbar» måte, men at samtlige bestemmelser må vurderes nærmere for å definere behovet for lesbarhet. Departementet viser til at det blant annet gis muntlig informasjon og redegjørelser til aksjeeierne på generalforsamlingen. Kommunikasjon som er i grenseland til å omfattes av aksjeloven, er kanskje særlig egnet til å gis muntlig. Formler i et regneark eller datasett som overføres i en maskin-til-maskin-løsning kan for eksempel gi mye informasjon, men er ikke lesbar i den forstand at det gir mening å formidle den muntlig. Den er likevel lesbar i den forstand at en datamaskin kan gjøre det om til informasjon som kan forstås av aksjeeierne.

Det er et behov for fleksibilitet slik at enkelte meldinger kan gis muntlig. Behovet vil variere fra selskap til selskap og etter hva som skal formidles. Dette gjelder særlig i selskaper med få aksjeeiere, hvor aksjeeierne står hverandre nær og er involvert i driften av selskapet. Typisk er ektepar som både er aksjeeiere og utgjør styret, og hvor driften i realiteten skjer fra ekteparets bosted.

Departementet mener både behovet for fleksibilitet og notoritet veier tungt ved reguleringen av kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne. Grunnet behovet for fleksibilitet foreslår departementet ikke et eksplisitt krav om at all kommunikasjon må gis på en måte som er «lesbar». Departementet foreslår derimot at all kommunikasjon skal gis på en «betryggende» og «hensiktsmessig» måte. Kravene er foreslått inntatt i ny § 1-7 første ledd tredje punktum.

Departementet er enig med VPS i at utvalgets foreslåtte løsning kan gjøre at selskapene ikke er trygge på at de har oppfylt aksjelovenes krav. Kommentaren er knyttet til hva som er «hensiktsmessig» kommunikasjonsmåte. Departementet mener at det først og fremst er hensynet til selskapet som skal ivaretas ved hensiktsmessighetskravet.

Kravet om betryggende kommunikasjonsmåte er primært foreslått for å ivareta notoritet og hensynet til aksjeeierne. Departementet mener at kravet er en forutsetning for at aksjeeierne kan ivareta og utøve sine aksjeeierrettigheter. Kommunikasjonsmåten som benyttes vil ikke være betryggende om en alminnelig aksjeeier vanskelig kan ivareta sine interesser eller direkte forhindres fra å gjøre dette. Det bør derfor for eksempel ikke stilles vilkår som innebærer behov for programvare som er lite brukervennlig eller som krever dyr lisens. Dersom det ikke er knyttet rettsvirkninger til meldingen mv., er behovet for notoritet lavere. En muntlig melding kan i noen tilfeller oppfylle kravet til betryggende måte.

Etter aksjeloven § 2-13 tredje ledd skal varsel om forsinket innskudd ved stiftelsen sendes med rekommandert brev. Utvalget foreslår å endre tredje ledd slik at bestemmelsen blir teknologinøytral. Departementet er enig i at bestemmelsen bør endres. Konsekvensen av manglende oppfyllelse av forpliktelser ved stiftelse etter aksjetegning, er at selskapet ikke kan registreres. Dette har konsekvenser ut over ordinært betalingsmislighold. Departementet mener det bør åpnes for at også elektronisk kommunikasjon kan brukes for å sende slike varsler. Departementet mener at styret gjennom kravet om «betryggende» oversendingsmåte pålegges en plikt til å verifisere at adressen som benyttes er korrekt.

Elektronisk adresse

Utvalget foreslår at aksjeeierens digitale adresse skal føres i aksjeeierboken, og at denne adressen som et utgangspunkt skal brukes ved elektronisk kommunikasjon. Utvalget understreker at det ikke er nødvendig at den digitale adressen er registrert i aksjeeierboken for å bruke elektronisk kommunikasjon.

Departementet mener at plikt til å registrere digital adresse i aksjeeierboken er en forutsetning for at elektronisk kommunikasjon skal få ønsket utbredelse og nødvendig sikkerhet rundt hva som er aksjeeiernes korrekte adresse. Departementet foreslår å innta plikt til å oppføre aksjeeiernes digitale adresse i aksjeeierboken i aksjeloven § 4-5 annet ledd.

Utvalget viser til departementets pågående arbeid med åpenhet om aksjeeiere, og går ikke nærmere inn på temaer knyttet til aksjeeierboken. Departementet ser at innføring av digital adresse i aksjeeierboken kan gi andre faktiske virkninger enn informasjon om fysisk adresse. Etter aksjeloven § 4-6 første punktum har «enhver» rett til innsyn i aksjeeierboken. Innsynsretten er ubetinget. Høyesteretts kjæremålsutvalg slo fast i kjennelse publisert i Rt. 1998 s. 106 at selskapet ikke kan avslå en anmodning om innsyn i aksjeeierboken ut fra en antakelse om at henvendelsen bygger på motiver som selskapet ikke sympatiserer med. Det følger av kjennelsen at det er uten betydning om den som ber om opplysningene, opptrer på egne vegne eller som representant for andre. Dagens innsynsregler og hvilke opplysninger man får tilgang til reiser flere problemstillinger, herunder personvernproblematikk. Åpen tilgang til aksjeeiernes digitale adresse er ikke uproblematisk. Digital kontaktinformasjon i offentlige registre brukes jevnlig til såkalt «søppel-e-post» og i markedsføringsøyemed. Departementet mener at regler som åpner for slik tilgjengeliggjøring av digital adresse vil kunne påføre aksjeeierne en betydelig ulempe og medføre at færre registrerer slik adresse. Departementet foreslår derfor at tilgang til aksjeeiernes digitale adresser skal begrenses til selskapet, samt offentlige organer med legitimt behov for slik tilgang. Det offentliges tilgang må reguleres nærmere i forskrift.

Utvalget drøfter ikke hvem som skal sørge for at selskapet har aksjeeiernes korrekte digitale adresse. Dette påpekes også av VPS. Dersom selskapet skal ha ansvaret for at oppgitt adresse er korrekt, vil det være byrdefullt for selskapet. Det gjelder særlig når det er mange aksjeeiere. Selskapet kan ikke garantere til enhver tid at ingen av aksjeeierne har skiftet adresse. Aksjeeieren er nærmest til å bære risikoen ved at det ikke er oppgitt digital adresse eller at adressen ikke er oppdatert. Departementet foreslår at det er aksjeeierens ansvar å oppgi korrekt digital adresse og å melde endring av denne til selskapet. Noe annet er at selskapet bør informere aksjeeierne om at de er ansvarlige for å melde inn korrekt digital adresse.

NHO reiser spørsmål om selskapets plikt dersom det mottar feilmelding. Departementet mener selskapet da bør forsøke å nå aksjeeieren på andre måter, og gjøre vedkommende oppmerksom på at selskapet ikke når frem på den oppgitte adressen. En feilmelding betyr ikke nødvendigvis at den digitale adressen ikke lenger er i bruk, det kan bero på andre omstendigheter. Departementet vil vurdere om eventuelle andre varslingskanaler kan benyttes, herunder digitale postkasser som benyttes ved kommunikasjon med det offentlige (Digipost, Altinn og lignende).

Departementet foreslår derfor at aksjeeieren har plikt til å melde fra om digital adresse og eventuelle endringer.

Reservasjonsrett

Utvalget foreslår at aksjeeierne ikke skal ha rett til å reservere seg mot å motta meldinger fra selskapet elektronisk. Begrunnelsen er deres foreslåtte krav til kommunikasjonsmediets kvaliteter. Departementet er i utgangspunktet ikke uenig, men det vil avhenge av hva slags krav som stilles til kommunikasjonsmåte.

Utvalget skriver at det ikke er behov for reservasjonsrett. Begrunnelsen er at det vil være andre måter å kommunisere elektronisk med aksjeeiere som ikke har e-postadresse. Som eksempel nevnes aksjeeierens familiemedlemmer eller arbeidsplass. Departementet mener dette er uhensiktsmessig, og i verste fall en lovstridig løsning. Alle norske innbyggere har tilbud om gratis digital postkasse. Departementet vil vurdere en løsning for å knytte den digitale postkassen opp til selskapets meldinger til aksjeeiere. Etter departementets vurdering er det uvanlig at aksjeeiere ikke har en e-postkonto eller mobiltelefon som det kan sendes meldinger til. Med dagens smarttelefoner trenger man normalt heller ikke innlagt bredbånd eller en datamaskin for å ha tilgang til en e-postkonto. I 2015 hadde 96 prosent av befolkningen tilgang på internett.6 Til sammenligning hadde 60 prosent tilgang til internett i 2001, det året aksjeloven § 18-5 ble vedtatt.7

Departementet antar at de fleste selskaper vil være lydhøre overfor eventuelle innvendinger fra aksjeeierne hva gjelder kommunikasjonsmåte. Konflikt knyttet til kommunikasjonsmåte vil derfor trolig være unntaket. I de få tilfellene der aksjeeierne ikke har digital adresse, vil selskapet ha en plikt til å finne løsninger som sikrer at aksjeeierne kan ivareta sine aksjeeierrettigheter. Tilbyr selskapet for eksempel utsending av meldinger mv. via e-post, mener departementet at selskapet bør kunne kreve betalt for ekstrakostnadene utsending på papir medfører. Selskapet har bare anledning til å kreve betaling for faktiske kostnader, herunder porto og medgått arbeidstid. Tatt i betraktning at dette gjelder svært få aksjeeiere, og at problemstillingen trolig vil bli uaktuell i nær fremtid, foreslår departementet at en slik plikt inntas i forskrift fastsatt i medhold av foreslått § 1-7 tredje ledd.

Departementet foreslår derfor ikke en generell reservasjonsrett for aksjeeiere.

Tilbud om løsningssum – formkrav

Et morselskap skal gi tilbud om løsningssum til de øvrige aksjeeierne for å kjøpe deres aksjer, dersom nærmere vilkår i aksjeloven § 4-26 er oppfylt. Etter bestemmelsens tredje ledd er det en forutsetning at tilbudet gis «skriftlig på papir» og i tillegg kunngjøres i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon, dersom det skal fastsettes en frist for den enkelte aksjeeier for å komme med innsigelser eller avslå tilbudet. Fremmes ikke innsigelse eller avslag mot morselskapets tilbud, anses aksjeeieren for å ha akseptert tilbudet. Utvalget foreslår at lovteksten gjøres teknologinøytral og at kunngjøring kan utelates dersom alle aksjeeierne har kjent adresse. Departementet støtter utvalgets forslag, og foreslår endringer i aksjelovens § 4-26 tredje ledd. Dersom selskapet ikke har adresse til samtlige aksjeeiere, må tilbudet kunngjøres.

Utvalget foreslår i merknadene til § 4-26 at § 1-6 om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere skal få anvendelse. Departementet vil påpeke at dette innebærer at datterselskapet må sende tilbud på vegne av morselskapet. Siden morselskapet er aksjeeier, og tilbudet skal rettes til de øvrige aksjeeierne, gjelder dette kommunikasjon mellom aksjeeiere. Dette innebærer med andre ord at bestemmelsen vil favne videre enn kommunikasjon mellom selskap og aksjeeierne. Det vil dermed innebære en liten utvidelse av rekkevidden til departementets forslag til § 1-7 om kommunikasjon. Departementet foreslår at ny § 1-7 om kommunikasjon kommer til anvendelse når selskapet gir innløsningstilbud på vegne av morselskap etter aksjeloven § 4-26.

4.3.5.2 Aksjeeiers kommunikasjon med aksjeselskapet

Aksjeeiernes meldinger mv. til selskapet er ofte knyttet til utøvelse av aksjeeierrettigheter. Det er dermed svært viktig at meldingen ikke kan avskjæres, eller at det kan stilles spørsmål ved om meldingen er gitt på gyldig måte. Bestemmelsen som regulerer dette bør være klar og ikke åpne for misbruk, verken fra selskapet eller aksjeeier.

Utvalget foreslår at selskapet skal bestemme kommunikasjonsmåte når aksjeeierne skal sende meldinger mv. til selskapet. Utvalget foreslår imidlertid unntak fra regelen, slik at aksjeeiere alltid kan gi meldinger på en «allment tilgjengelig måte». Det gis ikke noen føringer i lovteksten eller spesialmerknaden til § 1-6 om begrensninger eller definisjon av begrepet.

NHO mener at selskapet pålegges en for stor byrde ved å måtte forholde seg til alle mulige kommunikasjonsmåter som er «allment tilgjengelige». Departementet er enig med NHO. Begrepet favner for vidt og er for vagt, og det kan oppstå en rekke avgrensningsspørsmål som i verste fall gjør at meldingen avskjæres eller ikke hensyntas. Meldinger gitt som kommentarer i ulike sosiale medier vil for eksempel kunne skape tvil. Departementet mener at dette kan medføre unødvendige rettstvister og konflikter. Dersom det hadde vært knyttet formkrav eller andre kvalitetskrav til kommunikasjonsmediet, hadde spørsmålet stilt seg annerledes.

Advokatforeningen mener at det ikke er byrdefullt for selskapet å hensynta ordinær post. Departementet er enig med Advokatforeningen. Samtidig har utviklingen i samfunnet allerede gått så langt at tradisjonell post er en mindre aktuell kommunikasjonsmåte enn tidligere. Departementet antar utviklingen vil fortsette.

Departementet mener at ordlyden i utvalgets forslag ikke gjenspeiler det som faktisk blir realiteten av forslaget. Det vil være vid adgang for aksjeeierne til å sende meldinger mv. på alle allment tilgjengelige måter. Selskapets kompetanse til å bestemme hvordan meldinger mv. skal gis, vil i realiteten bare være et ønske fra selskapets side, som aksjeeierne ikke trenger å ta hensyn til. Departementet er enig med utvalget i noen av elementene, herunder at selskapet skal ha en svært snever adgang til å avskjære meldinger mv. fra aksjeeier. Det er imidlertid etter departementets vurdering ikke ønskelig med en så vid adgang som «allment tilgjengelig måte» åpner for. Aksjeeierne bør imidlertid ha mulighet til å sende meldinger mv. på en måte som ikke vanskeliggjør ivaretakelsen av rettighetene. Departementet mener det er tilstrekkelig at aksjeeierne kan benytte ordinær post og e-post, samt eventuelle andre tilgjengelige elektroniske meldingskanaler selskapet har åpnet opp for dette formål. Selskapet må påse at det som et minimum oppgis hvilken e-postadresse som skal benyttes.

Selskapet står selvsagt fritt til å oppfordre aksjeeierne om å benytte en bestemt kommunikasjonsmåte, og kan i tillegg stille flere kommunikasjonsmåter tilgjengelig for aksjeeierne. Departementet anser det ikke nødvendig å innta adgangen i lovens ordlyd.