5 Aksjeselskapers organisasjon

5.1 Generalforsamling

5.1.1 Forenklet generalforsamling

5.1.1.1 Gjeldende rett

Etter aksjeloven § 5-7 kan generalforsamlingen i aksjeselskap holdes som forenklet generalforsamling. I dette ligger at generalforsamlingen kan holdes uten å følge saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 til 5-16. Aksjeeierne har i så måte stor grad av fleksibilitet hva gjelder gjennomføring av generalforsamlingen. Den kan for eksempel gjennomføres som et telefonmøte, ved hjelp av andre elektroniske hjelpemidler, ved sirkulasjon av dokumenter eller som en kombinasjon av disse.

En forutsetning for at selskapene skal kunne holde forenklet generalforsamling, er at samtlige aksjeeiere i selskapet samtykker til behandlingsmåten. I tillegg følger det av bestemmelsen nr. 1 første punktum at alle aksjeeierne skal gis mulighet til å delta i behandlingen på egnet måte.

Dersom ett eller flere styremedlemmer, daglig leder eller revisor krever det, må generalforsamlingen holdes som et fysisk møte. Dette følger av bestemmelsen nr. 1 annet punktum. Hensynet bak regelen er å sikre at ledelsen og revisor skal kunne ivareta sine interesser i behandlingen av saken.1

Selv om § 5-7 åpner for å gjøre vesentlige unntak fra de ordinære saksbehandlingsreglene for generalforsamling, må den likevel holdes på en måte som gjør at det kan dokumenteres hva som blir besluttet. Plikten til å føre protokoll fra forenklet generalforsamling følger av § 5-7 nr. 2. Kravene til protokollføringen samsvarer med kravene til ordinær generalforsamlingsprotokoll i § 5-16, men med den tilføyelsen at det må fremgå av protokollen at den eller de aktuelle sakene er behandlet etter aksjeloven § 5-7.

5.1.1.2 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår å videreføre gjeldende bestemmelse med enkelte mindre endringer. Utvalget skriver i utredningen punkt 8.2.2.1 at deres erfaring tilsier at reglene i § 5-7 oppleves som kompliserte, med den følge at de er lite brukt. Utvalget fremholder at det er behov for en regel om forenklet generalforsamling, men at det ved utformingen må «foretas en avveining mellom hensynet til at regelen skal være så enkel som mulig, og behovet for en viss minimumsbeskyttelse av aksjonærene.»

Utvalget skriver videre at:

«[b]åde hvis regelen blir for komplisert og hvis aksjonærenes behov for minimumsbeskyttelse ikke tilfredsstilles, vil ordningen med forenklet generalforsamling ikke bli brukt tilstrekkelig mye til å oppfylle sitt formål.»

For å synliggjøre at forenklet generalforsamling er et likeverdig alternativ til alminnelig generalforsamling, foreslår utvalget å endre overskriften til aksjeloven kapittel 5 avsnitt II fra «Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling» til «Forenklet generalforsamlingsbehandling».

Utvalget har vurdert om det er hensiktsmessig om det i bestemmelsen kun vises til hvilke bestemmelser det er adgang til å fravike, men ikke innholdet i disse:

«Etter utvalgets syn er det hensiktsmessig at aksjeloven § 5-7 angir hvordan forenklet generalforsamling kan gjennomføres. Det er videre hensiktsmessig at loven ikke forutsetter at man må sette seg inn i en rekke andre regler for å finne ut hvilke regler som kan fravikes. Begge deler bidrar til å fjerne usikkerhet om hva som gjelder.»

Utvalget foreslår å beholde dagens løsning, med en henvisning til hvilke regler det er adgang til å fravike. Dette kommenteres ikke ytterligere, ut over at det anses som mest hensiktsmessig. Forslaget innebærer at ordlyden i nr. 3 endres slik at begrepet «kravene» byttes ut med «saksbehandlingsreglene». Endringen er ment å synliggjøre at det ikke er adgang til å fravike bestemmelsene i aksjeloven §§ 5-9 annet ledd og 5-12 første ledd tredje og fjerde punktum, som regulerer tingrettens myndighet til å innkalle til generalforsamling og til å utpeke den som skal åpne møtet.

I utredningen foreslås det også å endre kravet i § 5-7 om at «samtlige aksjeeiere samtykker» til et krav om at «samtlige aksjeeiere er enige»:

«Aksjeloven § 5-7 oppstiller ikke nærmere krav til innholdet av samtykket. Etter utvalgets oppfatning bør det ikke stilles særlig strenge krav til samtykket dersom det er på det rene at ingen aksjonærer motsetter seg at generalforsamlingen gjennomføres som en forenklet generalforsamling.»

Etter aksjeloven § 5-7 nr. 1 første punktum skal samtlige aksjeeiere gis mulighet til å delta på «egnet måte». Utvalget skriver at bestemmelsen kan ha selvstendig betydning der samtykket til forenklet generalforsamlingsbehandling ikke gis i umiddelbar tilknytning til den forenklede generalforsamlingen. Utvalget foreslår derfor ikke å endre denne delen av bestemmelsen.

Utvalget foreslår heller ikke å endre § 5-7 nr. 1 annet punktum om at styremedlemmer, daglig leder og revisor skal gis mulighet til å kreve at en eller flere saker behandles i møte:

«Muligheten for å gjennomføre forenklet generalforsamling bør ikke kunne brukes til å avskjære styremedlemmene og daglig leder fra den lovbestemte kontaktflaten mot aksjonærene. (…) Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor må i så fall varsles av aksjonærene om at det skal avholdes forenklet generalforsamling.»

Utvalget foreslår å videreføre plikten til å føre protokoll fra forenklet generalforsamling, men slik at de nærmere reglene om dette tas inn i en ny bestemmelse; § 5-7 a.

Utvalgets vurderinger vedrørende utformingen av aksjeloven § 5-7 a fremgår i utredningen punkt 8.2.2.2.4. Etter utvalgets syn bør det fortsatt stilles krav til at protokollen skal angi at den gjelder forenklet generalforsamlingsbehandling:

«Når Foretaksregisteret skal kontrollere om protokollen er signert av rette vedkommende, er det avgjørende å vite hvilken type generalforsamling det dreier seg om. Dette kan dessuten være viktig informasjon dersom det i ettertid skulle oppstå uenighet om det er begått saksbehandlingsfeil.»

Utvalget foreslår ikke krav om at det skal angis i protokollen hvilke av bestemmelsene i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16 som er fraveket, og hvilke som ikke er fraveket:

«I den grad ikke noe annet fremgår av protokollen, må bestemmelsene i aksjeloven § 5-8 flg. anses fraveket så langt dette er tillatt.»

Etter § 5-7 nr. 2 sjette punktum er det styreleder som skal signere protokollen for forenklet generalforsamling. Utvalget foreslår å utvide personkretsen som kan signere protokollen, slik at generalforsamlingen kan utpeke en annen enn styreleder til å signere. Utvalget foreslår også at det presiseres i lovbestemmelsen at dersom styreleder skal signere, gjelder dette den som er styreleder på signeringstidspunktet. Etter utvalgets syn er det behov for en slik klargjøring, for eksempel der det velges ny styreleder på generalforsamlingen. I disse tilfellene er det påtroppende styreleder som skal signere, ikke den avtroppende.

Etter § 5-7 nr. 2 sjette punktum skal protokollen sendes til samtlige aksjeeiere. Etter utvalgets syn bør det imidlertid være opp til aksjeeierne å bestemme om utsendelse skal skje. Samtidig skriver utvalget at utsendelse av protokollen kan være viktig «for at aksjonærene skal ha sikkerhet for at det ikke har skjedd manipulering av protokollen». Utvalget foreslår derfor at bestemmelsen endres slik at hver enkelt aksjeeier gis rett til å kreve at protokollen sendes til samtlige aksjeeiere. Dette vil innebære at det kreves en aktiv handling fra en eller flere av aksjeeierne for at protokollen skal sendes ut.

Endelig foreslår utvalget å oppheve kravet i aksjeloven § 5-7 nr. 2 syvende punktum til oppbevaring av protokollen. Utvalget viser i denne forbindelse til forslaget om en ny og generell lovbestemmelse i aksjeloven § 1-7 om utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon.

5.1.1.3 Høringsinstansenes syn

Den norske Revisorforening (Revisorforeningen), Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen), Hovedorganisajonen Virke (Virke) og Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) støtter utvalgets erfaringer om at aksjeloven § 5-7 oppleves komplisert og er lite brukt.

Revisorforeningen støtter i tillegg forslaget om å endre samtykkekravet til et krav om enighet blant aksjeeierne, men mener at det bør fremgå at forenklet generalforsamling kan holdes dersom «ingen aksjeeiere motsetter seg dette».

Advokatforeningen foreslår at det gjøres enkelte tilføyelser i forslaget til ny § 5-7:

«Dersom det er meningen at § 5-7a skal stå på egne ben, og leses uavhengig av § 5-16 bør det inntas en bestemmelse om ansvar for protokollføringen etter modell av § 5-16 første ledd. Bestemmelsen kan utformes slik:

«Styrelederen eller den som generalforsamlingen velger til å lede generalforsamlingsbehandlingen, skal sørge for at det føres protokoll for generalforsamlingsbehandlingen.»

(…) I forslaget til andre ledd i utkastet til § 5-7a har utvalget ikke fått med det helt sentrale ved kravet til protokollasjon, nemlig at protokollen skal angi «generalforsamlingens beslutning.»

Brønnøysundregistrene støtter forslaget om å klargjøre hvem som kan underskrive protokollen. I tillegg foreslår etaten å endre oppbygningen av aksjeloven kapittel 5, blant annet slik at forslaget til ny § 5-7 gjøres til hovedregelen.

Finans Norge støtter utvalgets forslag om å videreføre en bestemmelse om forenklet generalforsamlingsbehandling:

«Dette kan forenkle og forbedre saksbehandlingen og bidra til mer effektivt ressursbruk, samt lette beslutningsprosesser. Finans Norge er enige i at krav om protokoll bør videreføres av hensyn til notoritet.»

Virke stiller spørsmål ved om det bør vurderes å endre bestemmelsen, slik at det fremgår eksplisitt hvilke øvrige bestemmelser som gjelder og ikke gjelder for forenklet generalforsamling.

NHO mener reglene kan forenkles ytterligere:

«Vi mener reglene blir enklest å forstå hvis loven opererer med to former for generalforsamling: En form med fysisk møte (kapittel 5 avsnitt III) og en form uten fysisk møte (kapittel 5 avsnitt II).

Paragraf 5-7 kan da kalles «Generalforsamling uten møte», og den kan regne opp de betingelsene og reglene som fremgår av forslagene til §§ 5-7 og 5-7a.

Det som er foreslått i utredningen kan bli unødig komplisert. Nr. 4 går ut på at man har en mulighet – «kan» – til å fravike saksbehandlingsregler i avsnitt III. Det er da ganske nærliggende for en som skal benytte reglene i § 5-7 å ønske å finne ut hvilke regler man vil ønske å fravike. Det er selvsagt tungvint, og det undergraver hensikten med § 5-7.

Paragraf 5-7 bør primært fremstå som en egen regel, uten noen referanse til reglene i avsnitt III. Det bør gå frem av avsnitt III selv at saksbehandlingsreglene der kan fravikes hvis betingelsene i § 5-7 nr. 1 og 2 er oppfylt.»

NHO mener at følgende minstekrav må stilles i bestemmelsen om forenklet generalforsamling:

«Generalforsamling uten møte bør være betinget av samtykke fra alle aksjeeierne. De må også ha fått mulighet til å delta i saksbehandlingen.

Styremedlemmene, daglig leder og revisor må ha uttalelsesrett og rett til å kreve generalforsamling i møte.

Beslutninger i generalforsamlingen må dokumenteres i en protokoll. Det må gå frem at det er holdt generalforsamling uten møte. Kravene til innhold bør være formulert på samme måte som i § 5-16 andre ledd så langt det er mulig.

Det må være klart hva datoen som skal påføres protokollen refererer seg til.

Loven må åpne for at også samtlige aksjeeiere kan signere protokollen, i stedet for styreleder eller en annen. Det er aksjeeierne som har truffet beslutningene. Slik(e) signatur(er) vil da samtidig dokumentere at aksjeeierne har gitt samtykke til denne formen for saksbehandling. I mange tilfeller vil det også være aksjeeierne som har initiert beslutningene, typisk i et heleid datterselskap, som det finnes mange av. Signerer aksjeeierne, vil det heller ikke være nødvendig å sende ut protokollen.»

5.1.1.4 Departementets vurdering

Departementet slutter seg i hovedsak til utvalgets forslag om endring av aksjeloven § 5-7 og ny § 5-7 a.

Basert på utvalgets erfaringer og høringsinnspillene, er det trolig behov for å klargjøre og forenkle reglene om forenklet generalforsamling. Gjeldende § 5-7 er ment å ivareta små aksjeselskapers behov for fleksibilitet rundt gjennomføringen av generalforsamlingen. Det er uheldig at bestemmelsen oppleves så komplisert at den ikke benyttes i særlig grad.

Departementet er enig med Brønnøysundregistrene i at det trolig er rom for å forenkle aksjeloven kapittel 5. Temaet var imidlertid ikke del av utvalgets mandat, og dette gjenspeiles i utredningen. Høringsinstansene er følgelig ikke eksplisitt invitert til å kommentere problemstillingen. Dersom det skal gjøres vesentlige endringer i utformingen av regelverket på et så sentralt område, bør dette undergis en bred og grundig vurdering. I tillegg bør berørte aktører gis anledning til å kommentere eventuelle endringsforslag. Departementet foreslår derfor ikke nå endringer av struktur eller hovedinnhold i aksjeloven kapittel 5. Departementet foreslår imidlertid enkelte mindre endringer i den hensikt å gjøre regelverket enklere.

Departementet er enig i utvalgets forslag om å endre overskriften i kapittel 5 avsnitt II fra «Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling» til «Forenklet generalforsamlingsbehandling». Det vil etter departementets syn tydeliggjøre at forenklet generalforsamling er et fullverdig alternativ til generalforsamling holdt etter de mer omfattende reglene i aksjeloven kapittel 5 avsnitt III. I forlengelsen av dette bør også overskriften til § 5-7 endres. Departementet foreslår at overskriften endres fra «Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling» til «Forenklet generalforsamling».

Utvalget foreslår å videreføre regelen i § 5-7 nr. 3 som angir hvilke bestemmelser i aksjeloven kapittel 5 det er adgang til å fravike ved forenklet generalforsamling. Dersom forenklet generalforsamling skal anses som et likeverdig alternativ til generalforsamling holdt etter aksjeloven kapittel 5 avsnitt III, kan det argumenteres for at reglene bør utformes slik at de kan forstås uten at det er behov for å sette seg inn i de alminnelige saksbehandlingsreglene for generalforsamling. Aksjeloven §§ 5-8 til 5-16 inneholder imidlertid mange saksbehandlingsregler. Dersom samtlige regler skulle inntas i § 5-7 eller en egen bestemmelse vil reguleringen bli så omfangsrik at loven vil få en lite hensiktsmessig utforming. Etter departementets vurdering har det også en egenverdi at aksjeeiere setter seg inn i hovedregler som gjelder for både deres og selskapsledelsens rettigheter og plikter i forbindelse med generalforsamling. Kunnskap om hvilke saksbehandlingsregler som gjelder for generalforsamling holdt etter reglene i kapittel 5 avsnitt III, bør være en forutsetning for å kunne ta stilling til spørsmålet om generalforsamlingen skal holdes etter reglene i § 5-7. Departementet foreslår på denne bakgrunn å videreføre dagens ordning.

Etter § 5-7 kan det holdes forenklet generalforsamling dersom samtlige aksjeeiere «samtykker» til dette. Utvalget foreslår å endre bestemmelsens ordlyd slik at det i stedet stilles krav om samtlige aksjeeiere «er enige». Utvalget skriver at det i dag ikke kan stilles særlige krav til samtykket, og at det er tilstrekkelig at det bringes på det rene at ingen aksjeeiere motsetter seg forslaget om å holde forenklet generalforsamling. Departementet forstår utvalgets forslag slik at det ikke er ment å innebære noen realitetsendring, men kun en klargjøring av gjeldende rett.

Gjeldende krav om at aksjeeierne «samtykker», kan forstås som et krav om at eksplisitt og dokumenterbart samtykke må innhentes fra samtlige aksjeeiere. Dette medfører trolig at enkelte selskaper velger å holde generalforsamling etter de alminnelige bestemmelsene, fordi prosessen med å innhente samtykke fra aksjeeierne kan være både tid- og kostnadskrevende.

Samtykkekravet omtales gjennomgående som et krav om at «aksjeeierne er enige» i Gudmund Knudsens utredning Forenkling og modernisering av aksjeloven side 122 flg. og Prop. 111 L (2012–2013) side 110 flg.

I lys av dette mener departementet at samtykkekravet i aksjeloven § 5-7 ikke er ment å forstås som et krav om eksplisitt og dokumenterbart samtykke til forslaget om å holde forenklet generalforsamling. Det stilles med andre ord ikke formkrav til hvordan et slikt samtykke skal gis. Samtykke til å holde forenklet generalforsamling kan derfor gis både skriftlig og muntlig.

Retten til å delta på generalforsamling er en sentral rettighet for aksjeeierne. Det er derfor viktig at aksjeeierne involveres i beslutningen om å gjøre unntak fra de alminnelige saksbehandlingsreglene. Den mest praktiske måten å sørge for enighet blant aksjeeierne vil være å innhente enten muntlig eller skriftlig samtykke. Etter departementets syn bør det i tillegg være anledning til å holde forenklet generalforsamling dersom det på betryggende måte sikres at ingen aksjeeiere motsetter seg dette. Forutsetningen er at samtlige aksjeeiere forespørres og gis anledning til å motsette seg forslaget. Aksjeeierne må også gis en rimelig frist for å gi en eventuell tilbakemelding. Endelig bør det i henvendelsen opplyses om at manglende tilbakemelding oppfattes som at aksjeeieren er enig i den foreslåtte måten å holde generalforsamling. En slik løsning vil gi selskapene større grad av fleksibilitet, samtidig som den vil ivareta aksjeeierenes interesse i å bli involvert i selskapets beslutninger.Departementet foreslår på denne bakgrunn at ordlyden i bestemmelsen endres slik at selskaper kan holde forenklet generalforsamling dersom «ingen aksjeeiere motsetter seg det».

Utvalget foreslår å beholde vilkåret i § 5-7 nr. 1 om at samtlige aksjeeiere skal gis anledning til å delta i generalforsamlingsbehandlingen på egnet måte. Departementet er enig i at vilkåret vil ha selvstendig betydning i tilfeller der aksjeeiers tilslutning til å holde forenklet generalforsamling ikke gis i umiddelbar tilknytning til at generalforsamlingen holdes. Dersom aksjeeieren senere skulle være forhindret fra å delta på den avtalte måten, bør de øvrige aksjeeierne ha en plikt til å legge til rette for at vedkommende likevel får anledning til å delta på en annen måte. Dette kan for eksempel skje ved å flytte møtetidspunktet eller legge til rette for at vedkommende kan holdes oppdatert og gis mulighet til å delta per telefon eller e-post.

Departementet støtter også forslaget i utredningen om å beholde styremedlemmenes, daglig leders og revisors rett til å kreve at generalforsamlingen holdes som et møte, og slutter seg til utvalgets begrunnelse for dette.

I likhet med utvalget foreslår departementet å skille ut reglene om utarbeidelse av protokoll for forenklet generalforsamling i en ny paragraf. Det vil etter departementets syn gjøre reglene om forenklet generalforsamling mer oversiktlige.

Departementet er enig i forslaget om å utvide kretsen av personer som kan signere protokollen. Det vil gi aksjeeierne økt fleksibilitet å kunne utpeke én eller flere andre til å undertegne, for eksempel dersom styreleder ikke er til stede på generalforsamlingen eller på signeringstidspunktet.

Utvalget foreslår i hovedsak å videreføre reglene om protokoll for forenklet generalforsamling. Departementet er enig i dette. Som Advokatforeningen påpeker, bør det imidlertid fremgå av bestemmelsen hvem som skal sørge for å utarbeide protokollen, og at generalforsamlingens beslutning skal inntas i denne. Dette vil medføre at bestemmelsen kan anvendes selvstendig, uten å se hen til kravene til protokoll i aksjeloven § 5-16. Departementet følger ikke opp utvalgets forslag om at protokollen bare skal sendes ut dersom en av aksjeeierne krever det. Det er neppe noen nevneverdig administrativ byrde å sende protokollen til samtlige aksjeeiere, siden dette kan skje elektronisk. I tillegg vil det vanligvis dreie seg om et begrenset antall aksjeeiere.

Utvalget foreslår ikke å innta en regel om oppbevaringsplikt for generalforsamlingsprotokollen i ny § 5-7 a. Dette er begrunnet med forslaget om ny § 1-7 om en generell oppbevaringsplikt for all dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven. Med henvisning til departementets forslag og behandlingen i punkt 4.1.5, foreslår departementet en regel om oppbevaring av protokollen for forenklet generalforsamling i § 5-7 a. Oppbevaringstidens lengde bør være den samme som for protokollen for generalforsamling holdt etter reglene i kapittel 5 avsnitt III. Det vil si at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.

5.1.2 Elektronisk generalforsamling

5.1.2.1 Gjeldende rett

Hovedregelen etter aksjeloven kapittel 5 avsnitt III er at generalforsamlingen skal holdes som et fysisk møte. Loven har i dag ingen bestemmelse som eksplisitt nevner adgangen til å holde generalforsamling uten fysisk møte, og kun ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Dette er imidlertid tillatt etter aksjeloven § 5-7 om forenklet generalforsamlingsbehandling. Det vises i denne forbindelse til det som er skrevet om bestemmelsen i punkt 5.1.1.4.

5.1.2.2 Dansk og svensk rett

Utvalget skriver i utredningen punkt 8.2.7.2 at spørsmålet om selskapers adgang til å holde generalforsamling uten fysisk møte har fått betydelig oppmerksomhet i EU. Utvalget skriver at dette tillates i Danmark:

«Løsningen etter selskabsloven § 77 stk. 2 er blitt at generalforsamlingen kan beslutte at generalforsamlingen skal avholdes elektronisk uten adgang til fysisk fremmøte, det vil si som en fullstendig elektronisk generalforsamling. (…) Beslutningen skal inntas i vedtektene, og den måte vedtas med to tredjedels flertall på generalforsamlingen.»

Utvalget skriver at det per i dag ikke er adgang til å holde elektronisk generalforsamling etter svensk rett.

5.1.2.3 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår i utredningen punkt 8.2.7.3 å innta en ny bestemmelse i aksjeloven om elektronisk generalforsamling.

Utvalget skriver at aksjeloven bør tilrettelegge for at selskaper skal kunne holde generalforsamling på andre måter enn som et fysisk møte, «også utover det som allerede følger av aksjeloven § 5-7». Om bakgrunnen for forslaget skriver utvalget:

«Ved å tilrettelegge for at generalforsamlingen kan avholdes på andre måter enn som et fysisk møte, styrkes selskapenes behov for fleksibilitet og aksjonærers mulighet til å kunne delta på generalforsamling blir generelt forbedret. På denne bakgrunn mener utvalget at elektronisk avholdt generalforsamling også kan styrke minoritetsvernet.»

Utvalget skriver at det å holde elektronisk generalforsamling ikke vil ha betydning for aksjeeiernes rett til å utøve sine aksjeeierrettigheter på generalforsamlingen:

«Aksjonærene har således fortsatt en ubetinget rett til å delta på elektronisk generalforsamling, motta informasjon i forbindelse med generalforsamlingen og utøve sin aksjonærrettigheter på generalforsamlingen.»

Forslaget innebærer at det i utgangspunktet skal være opp til styret å avgjøre om generalforsamlingen skal holdes ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Utvalget foreslår imidlertid at hver enkelt aksjeeier, hvert styremedlem, daglig leder og selskapets revisor kan kreve at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte.

I tillegg foreslår utvalget at selskapene i vedtektene skal kunne fastsette nærmere krav til elektronisk generalforsamling.

5.1.2.4 Høringsinstansenes syn

Advokatfirmaet Selmer DA og Revisorforeningen er positive til utvalgets forslag om elektronisk generalforsamling.

RegnskapNorge støtter også forslaget, men bemerker at en betingelse for dette er at aksjeeiere, styremedlemmer, daglig leder og revisor skal kunne kreve at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte.

Advokatforeningen stiller spørsmål ved når det kan fremsettes krav om at generalforsamlingen skal holdes som et fysisk møte:

«Slik bestemmelsen er utformet kan slikt krav også settes fram under generalforsamlingen. Etter vårt syn tilsier hensynet til avviklingen av generalforsamlingen at et krav om fysisk møte bør settes fram i så god tid at dette rent praktisk lar seg arrangere. En frist for å kreve fysisk møte må samordnes med innkallingsfristen, og kan f.eks. gå ut på at krav om fysisk møte må settes fram senest en uke før generalforsamlingen. Det må informeres om fristen i innkallingen.»

Brønnøysundregistrene påpeker at det etter gjeldende § 5-7 allerede er adgang til å holde elektronisk generalforsamling dersom samtlige aksjeeiere samtykker. Etaten viser til at forslaget om en ny bestemmelse om elektronisk generalforsamling innebærer at samtlige aksjeeiere skal kunne kreve at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte. Etter etatens vurdering vil dette kun innebære «en marginal nyanseforskjell»:

«Forutsatt enighet mellom aksjeeierne kan man med andre ord i praksis avholde elektronisk generalforsamlingen både etter § 5-7 og etter § 5-11d, men med den forskjell at man etter § 5-11d skal følge de ordinære saksbehandlingsreglene i § 5-8 flg. Når både § 5-7 og § 5-11d åpner for elektronisk generalforsamling, men saksbehandlingsreglene variere avhengig av formell hjemmel, kompliseres regelverket unødig.

(…) Brønnøysundregistrene kan følgelig ikke se at § 5-11d fyller et praktisk behov som ikke regelverket allerede tillater, og mener at innføring av nok en spesialregel for avholdelse av generalforsamling virker mot sin hensikt.»

NHO stiller i likhet med Brønnøysundregistrene spørsmål om hva bestemmelsen er ment å regulere:

«Det er ikke enkelt å se for seg hvilke typer av generalforsamling en ny § 5-11d skal gjelde for ved siden av kapittel 5 avsnitt II og avsnitt III (med mulighet for å fravike avsnitt III) når hver aksjeeier mv. har rett til å kreve møte.»

Justis- og beredskapsdepartementet stiller også spørsmål ved om det er behov for den foreslåtte bestemmelsen ved siden av nåværende § 5-7.

5.1.2.5 Departementets vurdering

Departementet ser ikke behov for å ta inn en ny bestemmelse i aksjeloven om aksjeselskapers adgang til å holde generalforsamlingen uten fysisk møte, og kun ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Departementet foreslår i stedet å endre aksjeloven § 5-7, slik at denne muligheten synliggjøres.

Etter gjeldende aksjelov § 5-7 kan generalforsamling i utgangspunktet holdes på den måten aksjeeierne blir enige om. Dette omfatter også at generalforsamlingen holdes uten fysisk møte, og kun ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Forutsetningen er at «samtlige aksjeeiere samtykker» til dette, og at styremedlemmene, daglig leder og revisor ikke krever fysisk møte. I utvalgets forslag er det lagt opp til at styret skal gis myndighet til å avgjøre om generalforsamlingen skal holdes utelukkende ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Det foreslås imidlertid at samtlige aksjeeiere, styremedlemmer, daglig leder og revisor skal ha adgang til å kreve at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte.

Med henvisning til det som er skrevet om dette i punkt 5.1.1.4, er departementet enig med Brønnøysundregistrene i at det er liten forskjell i samtykkekravene i gjeldende § 5-7 og den foreslåtte § 5-11d.

I lys av dette har departementet vanskelig for å se i hvilke tilfeller den foreslåtte § 5-11d er ment å få anvendelse.

Utvalgets forslag innebærer at dersom generalforsamling skal holdes etter den foreslåtte bestemmelsen, skal saksbehandlingsreglene i aksjeloven §§ 5-8 flg. gjelde så langt de passer. Ved enighet blant aksjeeierne kan det allerede etter § 5-7 holdes generalforsamling uten å følge de nevnte saksbehandlingsreglene. Aksjeeierne står fritt til å følge saksbehandlingsreglene, eller bare enkelte av disse, dersom de er enige. Det er etter departementets syn lite hensiktsmessig å ha to bestemmelser som begge åpner for elektronisk generalforsamling, der det etter begge bestemmelser kreves enighet blant aksjeeierne, men der kun én av bestemmelsene krever at saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 flg. følges. Det vil kunne skape unødvendig uklarhet i regelverket.

Departementet ser imidlertid behov for å synliggjøre at det allerede i dag er adgang til å holde elektronisk generalforsamling. Dette forsterkes av at flere høringsinstanser har gitt uttrykk for at det er positivt om det åpnes for å holde elektronisk generalforsamling. I lys av det som er skrevet om forholdet mellom den foreslåtte bestemmelsen og nåværende § 5-7, er det imidlertid ikke behov for å skille ut dette som en egen bestemmelse. Departementet foreslår derfor at det tas inn i aksjeloven § 5-7 at adgangen til å holde forenklet generalforsamling også innebærer at denne kan holdes ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

5.1.3 Deltakelse på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler

5.1.3.1 Gjeldende rett

Det følger av aksjeloven § 5-11 b første ledd første punktum at aksjeeierne kan gis mulighet til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. I dette ligger også at aksjeeierne kan gis mulighet til å stemme ved hjelp av slike hjelpemidler. Aksjeeierne kan imidlertid bare delta på denne måten dersom styret har besluttet at dette skal tillates. Det er også et vilkår for elektronisk deltakelse at noe annet ikke er fastsatt i vedtektene.

Det fremgår av § 5-11 b første ledd annet punktum at allmennaksjeloven § 5-8 a annet og tredje ledd gjelder tilsvarende. Dette innebærer at styret bare kan beslutte at aksjeeierne skal gis adgang til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler dersom det sørger for en «forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen». Det må også foreligge systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, blant annet ved at aksjeeierne som deltar ved hjelp av elektroniske hjelpemidler må kunne identifiseres og autentiseres. Dette omfatter også registrering av tilstedeværende og eventuelle fullmakter. I tillegg kan det i vedtektene fastsettes nærmere krav til slik deltakelse.

Allmennaksjeloven § 5-8 a gjennomfører europaparlaments- og rådsdirektiv 2007/36/EF (aksjonærrettighetsdirektivet). Direktivet gjelder kun for børsnoterte selskaper. I direktivet artikkel 8 nr. 1 og 2 fremgår det at aksjeeierne i slike selskaper skal gis mulighet til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler ved blant annet sanntidsoverføring av generalforsamlingen og sanntids toveiskommunikasjon. I tillegg skal det legges til rette for at aksjeeierne kan avgi stemmer enten på, eller i forkant av, generalforsamlingen uten å utpeke fullmaktshaver eller være fysisk til stede på generalforsamlingen. Begrensninger i disse rettighetene kan bare fastsettes i den utstrekning det er nødvendig for å fastslå aksjeeiernes identitet og for å sørge for sikker elektronisk kommunikasjon.

5.1.3.2 Dansk og svensk rett

Utvalget skriver i utredningen punkt 8.2.6.2 at dansk rett har reguleringer om deltakelse på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, men at svensk rett ikke har noen slik regulering:

«I dansk rett trekkes det et skille mellom «delviselektroniskgeneralforsamling» og «fuldstændigelektroniskgeneralforsamling». Ved en delvis elektronisk generalforsamling holdes det et fysisk møte, supplert med mulighet for at aksjonærene kan delta, ytre seg og stemme elektronisk på generalforsamlingen uten å være fysisk tilstede, jf. selskabsloven § 77 stk. 1.

(…) Det er det sentrale ledelsesorganet som beslutter om det skal være adgang til elektronisk deltakelse, i tillegg til fysisk fremmøte, jf. selskabsloven § 77 stk. 1. Det sentrale ledelsesorganet fastsetter også nærmere krav til de elektroniske systemene som skal benyttes, jf. selskabsloven § 77 stk. 3. I innkallingen skal det i så fall angis nærmere fremgangsmåte for elektronisk deltakelse mv.»

5.1.3.3 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår å fjerne adgangen til å begrense aksjeeiernes mulighet til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler i vedtektene. I denne forbindelse fremholder utvalget at rett til å delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler vil styrke aksjeeiernes rettsstilling, ved at de kan delta for eksempel via telefon, eller Skype, uten at dette krever tilslutning fra samtlige aksjonærer.

Etter utvalgets syn bør det fortsatt være opp til styret å beslutte at elektronisk deltakelse skal kunne skje. Utvalget mener at dette er «en naturlig del av styrets ansvar for å forberede generalforsamlingen.» I denne forbindelse foreslår utvalget imidlertid at styret bare skal kunne nekte slik deltakelse, dersom det foreligger «saklig grunn»:

«I kravet om at det må foreligger saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse, ligger det at styret må tilrettelegge for elektronisk deltakelse innen rimelige grenser, for eksempel ved å sørge for at høyttalende telefon er tilgjengelig. En saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse, kan være praktiske problemer, for eksempel at selskapet ikke har tilgang til teknisk utstyr som muliggjør aksjonærenes elektroniske deltakelse. At svært mange aksjonærer ønsker å delta elektronisk, kan nok også etter omstendighetene være en saklig grunn til å nekte dette.»

Etter utvalgets syn vil det i aksjeselskap med få aksjeeiere være vanskelig å se noen saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av telefon.

Utvalget foreslår å fjerne henvisningen til allmennaksjeloven § 5-8 a annet og tredje ledd, og ta inn reglene i aksjelovens bestemmelse:

«Utvalget mener videre at henvisningen i aksjeloven § 5-11b (1) annet punktum til allmennaksjeloven § 5-8a (2) medfører at lovbestemmelsen er unødvendig vanskelig tilgjengelig. Rett til elektronisk deltakelse i generalforsamling er en viktig aksjonærrettighet, og lovreglene bør derfor i sin helhet fremgå av aksjeloven.»

I tilknytning til dette skriver utvalget at reglene i allmennaksjeloven § 5-8 a kan fremstå unødvendig formalistiske for aksjeselskaper. Etter utvalgets syn vil både kravet til systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, og kravet til autentisering av deltakende aksjeeiere, følge forutsetningsvis av ordlyden i lovforslaget:

«Dersom det ikke er mulig å tilrettelegge for elektronisk deltakelse på en måte som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, vil det også følge av det foreslåtte saklighetskravet at styret skal nekte slik deltakelse. Videre mener utvalget at det er unødvendig å lovfeste et eget krav til autentisering av avsenderen, da dette allerede må anses å følge av kravet om at «deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte».»

Endelig foreslår utvalget at også selskapets revisor skal gis mulighet til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, men at styret kan kreve fysisk oppmøte.

Etter aksjeloven § 5-4 kan selskapets ledelse etter omstendighetene ha plikt til å delta fysisk på generalforsamlingen dersom denne avholdes som møte. Dersom samtlige aksjeeiere samtykker, kan det imidlertid gjøres unntak fra dette slik at også ledelsen for eksempel kan delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Utvalget foreslår ingen endring på dette punktet:

«Dersom generalforsamlingen avholdes som et fysisk møte, brukes møteformen som regel fordi det er behov for å samle aksjonærene. (…) Utvalget mener derfor at det kan svekke aksjonærenes rettigheter dersom ledelsen skal kunne velge å delta elektronisk, til tross for at generalforsamlingen skal kunne avholdes som et fysisk møte.»

5.1.3.4 Høringsinstansenes syn

Advokatfirmaet Selmer DA støtter utvalgets forslag om elektroniske løsninger, herunder om deltakelse på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

Advokatforeningen påpeker at lovteksten i utvalgets forslag avviker fra gjeldende aksjelov § 5-11 b, ved at formuleringen «herunder at de kan utøve sine rettigheter som aksjeeiere elektronisk» er utelatt. Til dette uttales det:

«For ordens skyld bør det nevnes i departementets motiver at det med dette ikke er tilsiktet noen realitetsendring, eller så bør utkastet utformes som i gjeldende lov.»

NHO er ikke enig i utvalgets forslag om å fjerne adgangen til å vedtektsfeste begrensninger i retten til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler:

«Vi mener imidlertid det kan være forhold ved enkeltselskaper som gjør at det ikke nødvendigvis må være adgang til elektronisk deltakelse. I utredningen er det nevnt som eksempel at det er mange aksjeeiere som vil delta elektronisk, som kan gjøre gjennomføringen vanskelig, særlig ved toveiskommunikasjon. Det kan også tenkes at det er ønskelig å hindre at uvedkommende får adgang til å følge møtet. Det fremstår også som tungvint for selskaper å måtte legge til rette for elektronisk deltakelse uten å vite om eller hvor mange som ønsker å benytte seg av retten. Det er uklart om retten til å delta elektronisk omfatter fullmektig og/eller rådgiver.

Følger man opp utvalgets forslag, må det etter vår mening være mulighet til å fastsette i vedtektene at det ikke skal gjelde noen rett til elektronisk deltakelse. Alternativet er å opprettholde dagens ordning, der styret aktivt må vedta mulighet for elektronisk deltakelse.»

5.1.3.5 Departementets vurderinger

Departementet er enig i utvalgets vurderinger hva gjelder endring av reglene for aksjeeieres mulighet til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Svært mye kommunikasjon foregår i dag ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. En naturlig følge av dette er at det ikke bare skal være anledning for aksjeeierne til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen, men at en rett til slik deltakelse bør være hovedregelen.

Departementet er også enig med utvalget i at henvisningen i gjeldende aksjelov § 5-11 b til allmennaksjeloven § 5-8 a annet og tredje ledd, gjør de nærmere reglene om gjennomføringen av deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler vanskelig tilgjengelige. Det er ikke nødvendig at krav til systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, og til autentisering av aksjeeierne, fremgår direkte av loven. Disse kravene vil følge forutsetningsvis av loven ved at deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan nektes dersom saklig grunn foreligger, og at slik deltakelse bare kan finne sted dersom deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Styret skal nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler dersom lovens krav til generalforsamling ikke kan overholdes.

Hva som vil være en saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, vil bero på en helhetsvurdering. I vurderingen må det særlig tas hensyn til at deltakelse på generalforsamling er grunnleggende for aksjeeiernes mulighet til å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Det må derfor foreligge tungtveiende grunner for at selskapet ikke skal ha plikt til å legge til rette for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. I selskap med få aksjeeiere kan departementet vanskelig se grunnlag for å avskjære deltakelse per telefon, Skype eller tilsvarende løsninger, så lenge identiteten til deltakeren er klar. I selskaper med mange aksjeeiere vil en slik form for deltakelse kunne være mer problematisk. Det bør imidlertid etter departementets syn kunne stilles krav om at selskapet i god tid før generalforsamlingen har søkt å etablere elektroniske løsninger som ivaretar aksjeeiernes mulighet til å følge opp sine aksjeeierrettigheter ved elektronisk deltakelse. Selv om tilrettelegging for slik deltakelse kan innebære kostnader for selskapet, er ikke kostnader alene tilstrekkelig til å avskjære elektronisk deltakelse, så lenge disse kostnadene må anses som rimelige sett hen til selskapets størrelse, aksjeeierstruktur og de kostnader fysisk tilstedeværelse vil påføre aksjeeierne.

Bekvemmelighetshensyn sett fra selskapets eller majoritetsaksjeeiernes side, vil ikke være saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse. Dersom slik nektelse synes å ha sin reelle begrunnelse i forsøk på å forhindre aksjeeierne fra å ivareta sine rettigheter, vil dette være et vektig moment i vurderingen av om det foreligger misbruk av generalforsamlingens myndighet etter aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-21.

Saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan imidlertid være at saken eller sakene som skal behandles på generalforsamlingen er av sensitiv art. NHO har påpekt at det i slike tilfeller kan være ønskelig å hindre uvedkommende i å følge generalforsamlingsbehandlingen. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom én eller flere aksjeeiere deltar per telefon. I slike tilfeller bør det fremgå av innkallingen at det for de aktuelle sakene ikke vil være anledning til å delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. På denne måten vil aksjeeierne gis tilstrekkelig anledning til å ivareta sine aksjeeierrettigheter ved at de orienteres om at de må delta fysisk i møtet dersom de ønsker å følge og delta i behandlingen av den aktuelle saken.

Det kan være utfordrende for selskapene å legge til rette for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, uten å vite på forhånd hvilke aksjeeiere som ønsker å benytte seg av denne retten. Departementet mener dette kan løses ved å i selskapets vedtekter fastsette nærmere krav til elektronisk deltakelse. For eksempel vil det være anledning til å beslutte at aksjeeiere må melde fra om de ønsker å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler i rimelig tid før møtetidspunktet. Praktiske forhold knyttet til slik deltakelse bør inntas i innkallingen til generalforsamlingen.

Til Advokatforeningens merknad om at passusen vedrørende utøvelsen av aksjeeierrettigheter er utelatt i utvalgets forslag, understreker departementet at deltakelse på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler skal likestilles med fysisk tilstedeværelse. Dette innebærer at også fullmektig og/eller rådgiver kan delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

Revisor er utpekt av generalforsamlingen og skal svare for denne. Vedkommende har en særskilt forpliktelse til å bidra til opplysning og svare på spørsmål knyttet til behandling av regnskapet. Departementet slutter seg til utvalgets forslag om å åpne for at revisor kan delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, men at styret skal kunne kreve at revisor deltar fysisk.

Departementet foreslår etter dette å endre aksjeloven § 5-11 b første ledd slik at aksjeeierne gis rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, dersom vilkårene for dette er oppfylt. Det foreslås at tilsvarende endring gjøres i aksjeloven § 7-5, slik at også revisor gis slik rett. For aksjeeiernes adgang til å benytte forhåndsstemme etter aksjeloven § 5-11 b annet ledd foreslås ingen endringer på nåværende tidspunkt.

5.2 Styret

5.2.1 Styremedlemmers tjenestetid

5.2.1.1 Gjeldende rett

Det følger av aksjeloven § 6-6 første ledd første punktum at styremedlemmer som utgangspunkt tjenestegjør i to år. Det kan etter første ledd annet punktum fastsettes både kortere og lengre tjenestetid i vedtektene, men den kan ikke settes til mer enn fire år. Med mindre noe annet er bestemt, regnes tjenestetiden etter § 6-6 annet ledd fra valget og frem til avslutningen av den ordinære generalforsamlingen i året tjenestetiden utløper. Et styremedlem har etter § 6-7 første ledd rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute, dersom det foreligger «særlig grunn» for dette. I tillegg kan et styremedlem etter § 6-7 annet ledd første punktum avsettes av den som har valgt styremedlemmet. Normalt vil dette være generalforsamlingen, men det kan også være andre som ifølge vedtektene er gitt valgmyndighet. Reglene om tjenestetid og avsettelse gjelder etter aksjeloven §§ 6-6 fjerde ledd og 6-7 annet ledd annet punktum, ikke for ansattevalgte styremedlemmer som er valgt etter aksjeloven § 6-4, jf. § 6-5. Etter FOR-2014-06-20-850 (representasjonsforskriften) § 20, gitt i medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, skal valg av disse foretas hvert annet år, og funksjonstiden skal være fra valget og frem til avslutningen av den ordinære generalforsamlingen det året valgperioden utløper. Reglene i allmennaksjeloven §§ 6-6 og 6-7 er identiske med aksjelovens bestemmelser.

5.2.1.2 Forslaget i utredningen

Utvalgets behandling av reglene om styremedlemmers tjenestetid behandles i utredningen punkt 8.3.4.3. Utvalget foreslår at aksjeloven § 6-6 første ledd endres slik at begrensningene for styremedlemmenes tjenestetid oppheves. Forslaget innebærer at styremedlemmer velges på ubestemt tid dersom ikke annet er bestemt. Om dette heter det i utredningen:

«Etter utvalgets syn ville det være en fordel om det åpnes for større formell frihet rundt styremedlemmenes tjenestetid. Dette vil være særlig praktisk for mindre selskaper med stabil eier- og styresammensetning, som kunne slippe å forholde seg til kravet om jevnlig å foreta et formelt gjenvalg. Blant annet i selskaper hvor eieren eller eierne også er medlem av styret, er det vanlig praksis med lang tjenestetid slik at større frihet omkring styremedlemmenes tjenestetid vil gjøre loven bedre tilpasset den reelle hovedregelen.»

Utvalget påpeker at styremedlemmer valgt av generalforsamlingen etter aksjeloven § 6-7 annet ledd første punktum kan avsettes når som helst, uten at noen grunn for dette behøves. På denne bakgrunn foreslår utvalget at «hovedregelen bør være at styremedlemmer som er valgt av generalforsamlingen, velges på ubestemt tid inntil de selv velger å fratre eller blir erstattet ved generalforsamlingens beslutning». Tjenestetidens lengde skal etter utvalgets forslag fortsatt kunne begrenses både i beslutningen om styrevalg og i selskapets vedtekter.

For ansattevalgte styremedlemmer foreslår utvalget at det fortsatt skal gjelde en tjenestetid på to år. Tjenestetiden fremgår i dag av representasjonsforskriften § 20. Utvalget foreslår at aksjeloven § 6-6 fjerde ledd endres slik at dette fremgår eksplisitt av loven. Hva gjelder adgangen til å avsette slike styremedlemmer, foreslår ikke utvalget å åpne for dette i loven. Til dette uttaler utvalget likevel:

«Hvis et styremedlem vesentlig misligholder sine forpliktelser som styremedlem, for eksempel gjennom grove brudd på taushetsplikt eller andre grovt klanderverdige forhold, kan styremedlemmet trolig fjernes med øyeblikkelig virkning i henhold til ulovfestede regler.»

Utvalget foreslår også å fjerne kravet i aksjeloven § 6-7 første ledd om «særlig grunn» for styremedlemmers tilbaketreden på eget initiativ:

«I juridisk litteratur er det uttalt at det neppe skal særlig mye til før et styremedlem kan trekke seg, selv om man er midt i perioden, jf. Andenæs: Aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper (2. utg., 2006) side 368 til 369 og Aarbakke m.fl.: Aksjeloven og allmennaksjeloven (2012) side 466. Styremedlemmet kan for eksempel trekke seg av personlige grunner eller på grunn av dårlige samarbeidsforhold i styret eller mellom styret og andre selskapsorganer, jf. Bråthen, Selskapsrett (2013) side 161. Uttalelsen i NOU 1996: 3 side 142 om at det ikke skal være kurant å trekke seg i løpet av perioden, og at det for eksempel ikke er tilstrekkelig grunn at selskapets økonomi er dårlig, gir neppe uttrykk for gjeldende rett. Etter utvalgets syn bør det derfor være adgang til å trekke seg uten at det må kreves en «særlig grunn», for eksempel dersom styremedlemmet ikke er motivert til å fortsette.»

Til støtte for sitt forslag fremhever utvalget at et selskap ikke vil være tjent med å tvinge noen til å fortsette som styremedlem dersom vedkommende ønsker å trekke seg. I tillegg påpekes det at tilbaketreden kun får virkning fra tilbaketrekningstidspunktet. Dette innebærer at styreansvaret for ansvarsbetingende forhold i perioden styremedlemmet deltok i styrebehandlingen, vil gjelde også etter tilbaketredelsestidspunktet.

Utvalget foreslår ikke tilsvarende endringer i allmennaksjeloven.

5.2.1.3 Høringsinstansenes syn

Brønnøysundregistrene og Finans Norge støtter utvalgets forslag om endringer i aksjeloven § 6-6 første ledd som innebærer at styremedlemmer som hovedregel blir valgt på ubestemt tid.

NHO slutter seg også til forslaget, men påpeker at forslaget innebærer at styremedlemmer tjenestegjør til de enten fratrer eller blir erstattet. NHO mener ordlyden også bør dekke tilfellene der «et styremedlem blir valgt ut av styret, uten at det blir erstattet av noen andre.»

Advokatforeningen støtter forslaget om å fjerne vilkåret om særlig grunn for styremedlemmers anledning til å trekke seg. Videre støtter foreningen forslaget om å fjerne den øvre grensen for tjenestetid, men mener at dagens normalordning med tjenestetid på to år bør videreføres. Advokatforeningen fremholder at det er argumenter for å opprettholde dagens ordning som ikke er vurdert i utredningen:

«I denne sammenheng er det av betydning at det vanligvis vil oppleves som mindre dramatisk ikke å bli gjenvalgt ved utløpet av en på forhånd fastsatt tjenestetid, enn at selskapet avsetter et styremedlem uten slik foranledning. Den foreslåtte bestemmelsen kan derfor føre til at selskapene, eventuelle valgkomiteer og også generalforsamlingene ikke foretar en ønskelig «fri» vurdering og eventuell fornyelse av styresammensetningen og er tilbakeholdne med å ta opp spørsmålet om å bytte ut styremedlemmer når det er ønskelig. Problemstillingen kan blant annet være aktuell for eldre styremedlemmer som også er aksjonærer kan «sperre» for at en ønskelig «fri» fornyelse av styret skjer.

Advokatforeningen mener etter dette at det fortsatt bør være slik at lovens normalordning bør være tjenestetid på to år. Derimot mener foreningen at den någjeldende lengste tiden på fire år ikke bør videreføres, og at loven bør åpne for å vedtektsfeste at styremedlemmene sitter på ubestemt tid.»

Advokatforeningen fremhever, i likhet med NHO, muligheten for at et styremedlem som fratrer eller avsettes ikke blir erstattet, men at styret videreføres med ett medlem mindre. Advokatforeningen mener derfor at bestemmelsen bør endres slik at også slike tilfeller omfattes. I tillegg påpeker foreningen at utvalgets foreslåtte formulering forutsetter at det er generalforsamlingen som avsetter et styremedlem, og bemerker i denne forbindelse:

«Det behøver ikke være situasjonen. Det kan dreie seg om et styremedlem som er valgt av noen som har valgmyndighet etter vedtektsbestemmelse som nevnt i loven § 6-3 tredje ledd eller det kan dreie seg om styremedlem som er valgt av bedriftsforsamlingen.»

Til forslaget om å lovfeste ansattevalgte styremedlemmers tjenestetid til to år uttaler Advokatforeningen:

«Det er ikke behov for å lovfeste dette i aksjeloven av hensyn til forslaget om å la de øvrige styremedlemmene sitte på ubestemt tid. Etter vårt syn bør det fortsatt være slik at den nærmere reguleringen av de ansatte styremedlemmer er regulert i representasjonsforskriften slik det alltid har vært siden ordningen ble innført i 1972. Det er derfor tilstrekkelig at unntaksbestemmelsen i nåværende fjerde ledd videreføres.»

Landsorganisasjonen i Norge (LO) bemerker at utvalget i utredningen ikke går inn for å lovfeste en adgang til å avsette ansattevalgte styremedlemmer, men samtidig synes å åpne for dette basert på ulovfestet rett. I denne forbindelse uttaler LO:

«I forarbeider og teori om ansattevalgte er det entydig at disse ikke kan fjernes så lenge arbeidsforholdet består, jf. Webster med flere, Reglene om bedriftsdemokratiet 1992, Tiden Norsk Forlag, kapittel 3.3.6 og 6.3.10.3. LO er for øvrig ikke kjent med rettsavgjørelser eller lignende som kan danne grunnlaget for noen ulovfestet regel på dette området. (…) LO forutsetter at loven formulerer at en styrerepresentant som er valgt av de ansatte under ingen omstendighet kan fjernes så lenge arbeidsforholdet består.»

5.2.1.4 Departementets vurdering

Om den øvre grensen for tillatt tjenestetid

Lovens normalordning med en tjenestetid på to år foreslås videreført. I tråd med forslaget i utredningen, foreslår departementet at den øvre grensen for styremedlemmers tjenestetid fjernes.

Begrunnelsen for at det i dag gjelder en begrensning for hvor lang tjenestetid som kan besluttes for et aksjeselskaps styremedlemmer, er at aksjeeierne skal ha et aktivt forhold til hvordan selskapet drives og ledes. Ved å sette en begrensning på fire år, har lovgiver pålagt aksjeeierne og eventuelt andre som er tillagt valgmyndighet, jevnlig å vurdere styresammensetningen.

Selv om dagens ordning er godt begrunnet, mener departementet at selskapene bør få noe større fleksibilitet på dette området. For små og mellomstore selskaper vil det normalt ikke være særlig byrdefullt å foreta et styrevalg hvert fjerde år. Samtidig vil det for selskaper med stabil eier- og styresammensetning, fremstå som et unødvendig formalitetskrav å gjenvelge det samme styret hver gang valgperioden utløper.

Departementet er enig med Advokatforeningen i at det trolig oppleves som mer dramatisk å bli avsatt enn å ikke bli gjenvalgt. Terskelen for å initiere en prosess med å avsette et styremedlem er trolig høyere enn ved å ikke gjenvelge vedkommende. Dersom lovens normalordning endres slik at selskapene, dersom de ikke eksplisitt tar stilling til spørsmålet, ender opp med styremedlemmer som blir sittende til de blir avsatt eller trekker seg, kan dette medføre uheldige styresammensetninger. Eksempelvis kan det tenkes tilfeller der umotiverte og/eller ukvalifiserte styremedlemmer blir sittende kun fordi vervet er innbringende. Et annet nærliggende eksempel er selskaper hvor aksjeeierne og styremedlemmene har en sosial tilknytning som medfører at aksjeeierne vegrer seg for å avsette styremedlemmene. Dette vil særlig kunne gjøre seg gjeldende i aksjeselskaper med få aksjeeiere.

Departementet foreslår derfor å videreføre aksjeloven § 6-6 første ledd første punktum.

Selskapene bør imidlertid gis mulighet til å vedtektsfeste en lengre tjenestetid enn lovens normalordning. Kravet om at dette må fastsettes i vedtektene, innebærer at aksjeeierne aktivt må ta stilling til spørsmålet. Endringen foreslås gjennomført ved å endre aksjeloven § 6-6 første ledd annet punktum, slik at tidsbegrensningen på tjenestetid som kan fastsettes i vedtektene, oppheves. Styremedlemmer kan dermed velges på ubestemt tid.

Om ansattevalgte styremedlemmer

I motsetning til det som gjelder for aksjeeier valgte styremedlemmer, reguleres ikke ansattevalgte styremedlemmers tjenestetid direkte i aksjeloven. Utvalget foreslår at aksjeloven § 6-6 fjerde ledd, endres slik at det fremgår av lovteksten at ansattevalgte styremedlemmers tjenestetid skal være to år.

Dagens løsning innebærer at regler om ansattevalgte styremedlemmers tjenestetid kan fastsettes i forskrift. Dette følger av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd. Slike regler er fastsatt i representasjonsforskriften, som er gitt av Arbeids- og sosialdepartementet. Etter forskriften § 20 skal valg foretas hvert annet år, og styremedlemmenes funksjonstid skal være fra valget og frem til utløpet av den ordinære generalforsamlingen det året valgperioden utløper.

Departementet erfarer at dagens løsning fungerer tilfredsstillende, og foreslår derfor ikke at kravet til tjenestetid for ansattevalgte styremedlemmer fastsettes i loven.

LO skriver i sitt høringssvar at aksjeloven § 6-6 fjerde ledd bør endres slik at det fremgår eksplisitt av loven at ansattevalgte styremedlemmer ikke under noen omstendighet kan fjernes så lenge arbeidsforholdet består.

Et styremedlem kan etter aksjeloven § 6-7 annet ledd første punktum i utgangspunktet avsettes av den som har valgt styremedlemmet. Dette gjelder imidlertid ikke for ansattevalgte styremedlemmer, jf. § 6-7 annet ledd annet punktum. Etter aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, kan det i forskrift fastsettes nærmere regler om blant annet bortfall av verv som ansattevalgt styremedlem. Representasjonsforskriften inneholder regler om ansattevalgte styremedlemmers rett til å fratre, men ikke om adgangen til å avsette disse.

I forbindelse med spørsmålet om ansattevalgte styremedlemmer kan avsettes i løpet av tjenestetiden, ble det i Ot.prp. nr. 19 (1974–75) på side 102 uttalt at «det er forutsatt at disse ikke kan fjernes mot sin vilje». Daværende Justis- og politidepartementet uttalte likevel i forlengelsen av dette at «spørsmåletfortsatt [bør] overlates til forskriftene». I NOU 1996: 3 Nyaksjelovgivning foreslo aksjelovutvalget ingen innholdsmessig endring av bestemmelsen som regulerte spørsmålet, og utvalgets forslag ble fulgt opp i Ot.prp. nr. 23 (1996–97).

Problemstillingen knyttet til adgangen til å avsette ansattevalgte styremedlemmer i løpet av funksjonstiden, reiser kompliserte spørsmål hvor flere til dels kryssende hensyn gjør seg gjeldende. Per i dag har alle styremedlemmer den samme forpliktelsen til å ivareta selskapets interesser. Dersom det i aksjelovene skal inntas særskilte regler for mulighetene til å avsette ansattevalgte styremedlemmer i funksjonstiden, er det etter departementets vurdering behov for en grundig vurdering. Den bør blant annet omfatte hvordan de ansattevalgtes integritet og uavhengighet kan sikres ved ivaretakelsen av styreverv, hvilke forhold som kan gi grunnlag for å avsette styremedlemmet, hensynet til styring av selskapet og om de ansattevalgte representantene skal ha en særskilt rolle i å ivareta de ansatte. De samme spørsmålene må vurderes før det eventuelt slås fast at de ansattevalgte styremedlemmene ikke kan avsettes. Hensynet til sammenheng mellom ulike regelverk, og da særlig aksjeloven og representasjonsforskriften, må også ivaretas.

Med henvisning til at problemstillingen ikke er underlagt noen bred behandling i utredningen, og at høringsinstansene således ikke eksplisitt er invitert til å kommentere spørsmålet, har departementet ikke grunnlag for å foreta de vurderinger som er påkrevet for en endring av den art LO etterspør.

Departementet foreslår derfor ikke endringer i aksjeloven §§ 6-6 flg. hva gjelder ansattevalgte styremedlemmers funksjonstid og mulighet til å avsette disse før funksjonstidens utløp.

Om kravet til «særlig grunn» for å trekke seg som styremedlem

Utvalget har foreslått å fjerne kravet om «særlig grunn» for å tillate styremedlemmer å tre tilbake. Departementet er enig med utvalget. Etter det departementet erfarer, forstås og praktiseres regelen i dag slik at det ses bort fra kravet om særlig grunn. En endring slik utvalget har foreslått, vil bringe lovens bestemmelser i samsvar med praksis.

Av betydning for departementets vurdering er særlig forslaget om å fjerne den øvre begrensningen for tillatt tjenestetid. Dette vil kunne innebære at styremedlemmer blir sittende på ubestemt tid. I slike tilfeller er det en nødvendig forutsetning for å påta seg vervet at styremedlemmene kan trekke seg etter eget ønske.

Etter departementets syn bør dette også gjelde for styremedlemmer med kortere tjenestetid. Det er heller ikke for disse grunn til å opprettholde kravet til særlig grunn, slik at det kun vil være anledning til å trekke seg ved for eksempel alvorlig sykdom, flytting eller ved alvorlige motsetningsforhold i styret. Et styremedlem som for eksempel ikke er motivert til å fortsette, bør gis anledning til å trekke seg. Departementet er enig med utvalget i at et aksjeselskap sjelden vil være tjent med å tvinge et umotivert styremedlem til å fortsette. I tillegg skal styremedlemmet etter aksjeloven § 6-7 første ledd annet punktum, gi styret og den som har valgt styremedlemmet rimelig forhåndsvarsel om fratredelsen. På denne måten gis selskapet tid til å områ seg, slik at det for eksempel kan sørge for nyvalg.

Et argument for å beholde kravet til særlig grunn er å forhindre styremedlemmer fra å trekke seg fra vervet, kun for å unngå ansvar som følge av for eksempel negativ utvikling i selskapets økonomi. Blant annet i lys av hvordan regelen praktiseres, har departementet ikke lagt avgjørende vekt på dette. Ved vurderingen er det av betydning at ansvaret styremedlemmene har overfor selskapet, aksjeeiere, kreditorer, det offentlige mv., fortsatt vil kunne gjøres gjeldende etter fratredelsestidspunktet for forhold som knytter seg til perioden da vedkommende var styremedlem.

Hvorvidt det å trekke seg i seg selv kan danne grunnlag for ansvar, vurderes ikke her. Forslaget er ikke ment å gjøre endringer i gjeldende ansvarsbestemmelser.

Departementet foreslår etter dette å endre aksjeloven § 6-7 første ledd, slik at kravet til særlig grunn for styremedlemmers fratredelse oppheves.