7 Arbeidsgivers opplysningsplikt til Arbeids- og velferdsetaten om inntekt mv.

7.1 Gjeldende rett

Arbeids- og velferdsetaten har i dag tilgang til opplysninger i a-ordningen i forbindelse med forvaltning av og beregning av ytelser, blant annet etter folketrygdloven, se a-opplysningsloven § 8 første ledd. Tilgangen er begrenset til opplysninger som organet har hjemmel i lov til å innhente. Etatens tilgang til opplysninger i a-ordningen ble utvidet senest ved behandling av Prop. 69 L (2015–2016). Hvilke opplysninger som arbeidsgiver er pliktig å sende inn til a-ordningen uoppfordret, og som er nødvendige for å forvalte og beregne ytelser etter folketrygdloven, framgår særskilt av folketrygdloven § 24-2, § 25-1 andre ledd og § 25-10 med tilhørende forskrifter, se a-opplysningsloven § 3. Opplysninger som arbeidsgiver er pliktig til å sende inn uoppfordret til a-ordningen etter sistnevnte bestemmelser inkluderer blant annet:

• arbeidsforholdets startdato og eventuell sluttdato

• antall timer per uke som full stilling tilsvarer

• stillingsprosent

• siste dato for endring av stillingsprosent

• inntektsforhold

• avlønningstype

• siste lønnendringsdato

• eventuell start- og sluttdato for permisjon og permisjonsprosent hvis det er innrapportert

Arbeidsgiver plikter å rapportere de ovennevnte opplysninger elektronisk til den mottakssentralen som Skattedirektoratet fastsetter, se a-opplysningsloven § 5 første ledd.

De opplysningene som arbeidsgiver er pålagt å rapportere uoppfordret til a-ordningen er nødvendige for å behandle krav om sykepenger og fastsette sykepengegrunnlaget i trygdeperioden. I dag mottar Arbeids- og velferdsetaten disse opplysningene via inntektsopplysningsskjemaet som arbeidsgiver sender inn til etaten når arbeidstaker setter fram krav om sykepenger. Inntektsopplysningsskjemaet sendes i fysisk format.

Ved behandling av krav om sykepenger og fastsetting av sykepengegrunnlag i trygdeperioden trenger Arbeids- og velferdsetaten ytterligere opplysninger enn den informasjonen om ansettelses- og inntektsforhold som nå er blitt tilgjengelig i a-ordningen og som arbeidsgiver uoppfordret må innrapportere elektronisk til a-ordningen. Etaten trenger blant annet også opplysninger om beregning av arbeidsgiverperioden (16 første fraværsdager, inkludert egenmeldingsdager), beregning av sykepengegrunnlaget i arbeidsgiverperioden, hvorvidt arbeidsgiver forskutterer lønn under sykdom mv. Disse tilleggsopplysningene får Arbeids- og velferdsetaten i dag også via inntektsopplysningsskjemaet, men arbeidsgiver er ikke pålagt å foreta en uoppfordret innrapportering av disse tilleggsopplysningene. Arbeidsgiver er heller ikke pålagt å sende inn disse tilleggsopplysningene elektronisk.

Selv om arbeidsgiver ikke er pålagt å foreta en uoppfordret innrapportering av opplysninger utover de opplysningene om ansettelses- og inntektsforhold som skal rapporteres til a-ordningen, kan Arbeids- og velferdsetaten kreve at arbeidsgiver legger fram disse tilleggsopplysningene med hjemmel i folketrygdloven § 21-4. Det er i dag ingen krav om at disse tilleggsopplysningene må sendes elektronisk til etaten. Arbeids- og velferdsetaten er imidlertid helt avhengig av disse tilleggsopplysningene for å behandle krav om sykepenger og fastsette sykepengegrunnlag i trygdeperioden.

7.2 Høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet å fastsette en forskriftshjemmel for å kunne kreve elektronisk innsending av tilleggsopplysninger som er nødvendig for å behandle sykepengekrav, men som ikke er rapporteringspliktig til a-ordningen. Ettersom forslaget omhandler rapportering av opplysninger etter pålegg i det enkelte tilfellet, og ikke løpende innsending av opplysninger fra arbeidsgiver, foreslo departementet at forskriftshjemmelen plasseres i folketrygdloven § 21-4, og ikke i folketrygdloven § 25-10.

Departementet foreslo ikke ytterligere endringer i regelverket som omhandler arbeidsgivers opplysningsplikt til Arbeids- og velferdsetaten og til a-ordningen. Høringsnotatet drøftet imidlertid flere sider ved dagens og framtidens system for informasjonsutveksling mellom Arbeids- og velferdsetaten og arbeidsgiver. Departementet vil i de nedenstående avsnittene gjengi hovedpunktene i denne drøftingen siden en rekke av høringsinstansene har kommet med merknader til denne.

I høringsnotatet presiserte departementet at de opplysningene som er rapporteringspliktige til a-ordningen ikke gir Arbeids- og velferdsetaten tilstrekkelig informasjon for å vurdere retten til sykepenger, herunder fastsetting av sykepengegrunnlaget i trygdeperioden. Høringsnotatet formidlet derfor at selv etter innføringen av forslag til nytt regelverk for fastsetting av sykepengegrunnlaget, må arbeidsgiver fortsatt sende tilleggsopplysninger til Arbeids- og velferdsetaten via et eget inntektsopplysningsskjema når det framsettes krav om sykepenger. Bakgrunnen for dette er at a-ordningen ikke inneholder alle opplysninger som etaten trenger ved vurdering av krav om sykepenger. Dette gjelder særlig opplysninger om:

• endringer i inntekts- eller arbeidsforhold siden forrige rapportering til a-ordningen

• opplysninger om avtalt ferie og permisjon, herunder utdanningspermisjon

• om arbeidsgiver krever refusjon, samt beløp og aktuell periode

• start-/sluttidspunkt for arbeidsgiverperioden

• første fraværs-/permisjonsdag (skjæringstidspunktet)

• refusjonskrav knyttet til forsikrings- og skjermingsordninger (se folketrygdloven §§ 8-20 og 8-21)

• naturalytelser som faller bort under fraværet – type, verdi og tidspunkt for bortfall

• arbeidsgivers beregning av sykepengegrunnlaget i arbeidsgiverperioden

• begrunnelse fra arbeidsgiver som ikke har utbetalt sykepenger i arbeidsgiverperioden

I høringsnotatet uttalte departementet at det ikke er hensiktsmessig å utvide rapporteringsplikten til a-ordningen med det formålet at a-ordningen skal inneha alle de opplysningene som Arbeids- og velferdsetaten trenger for å vurdere krav om sykepenger og fastsette sykepengegrunnlaget i trygdeperioden. Departementet formidlet samtidig at den pågående IKT-moderniseringen i Arbeids- og velferdsetaten vil legge til rette for at tilleggsopplysninger som arbeidsgiver må sende til etaten ved krav om sykepenger (inntektsopplysningsskjemaet) skal kunne sendes elektronisk fra arbeidsgiver til etaten via Altinn. Kommunikasjonen mellom Arbeids- og velferdsetaten og de andre sykefraværsaktørene skal i framtiden baseres på elektroniske dialogløsninger.

7.3 Høringsinstansenes merknader

Ingen av høringsinstansene hadde særskilte merknader til departementets forslag om en forskriftshjemmel for å kreve elektronisk innsending av tilleggsopplysninger som er nødvendig for å behandle sykepengekrav, men som ikke er rapporteringspliktig til a-ordningen.

Regnskap Norge og NHO uttaler at de er enige med departementet om at omfanget av rapporteringspliktige opplysninger til a-ordningen ikke bør utvides. Samtidig bemerker Regnskap Norge at det bør tilstrebes at arbeidsgivers plikter knyttet til sykepengegrunnlag begrenses til den informasjonen som innrapporteres gjennom a-ordningen. Foreningen skriver at ytterligere opplysninger som trengs for å behandle et sykepengekrav bør være arbeidstaker og Arbeids- og velferdsetatens ansvar. YS spør om det på sikt vil være mulig å videreutvikle a-ordningen slik at alle nødvendige opplysninger som Arbeids- og velferdsetaten trenger for å vurdere et sykepengekrav kan gjenfinnes i a-ordningen. Flere av høringsinstansene bemerker ellers at de ikke kan se at forslaget innebærer en redusert rapporteringsplikt for arbeidsgivere og etterlyser en tydeligere vurdering av forslagets konsekvenser for arbeidsgiverne, herunder forenklingseffekter.

NHO, YS og UNIT4 AS understreker alle betydningen og viktigheten av at det utvikles elektroniske rapporteringsløsninger for de tilleggsopplysningene som arbeidsgiver må sende til Arbeids- og velferdsetaten ved krav om sykepenger og som ikke dekkes av innrapporteringen til a-ordningen.

7.4 Departementets vurderinger og forslag

I dag dekkes informasjonsbehovet som Arbeids- og velferdsetaten har ved behandling av sykepengesaker blant annet fra Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret), Pensjonsfaglig Opptjeningsregister (POPP) og fra inntektsopplysningsskjema fra arbeidsgiver. I tillegg gir arbeidstaker en del opplysninger på kravskjemaet for sykepenger, del D. Det er et mål at ytelsesforvaltningen skal anvende opplysninger fra mest mulig sikre kilder og i størst mulig grad gjenbruke fellesoffentlige løsninger. Det er derfor et ønske å benytte a-ordningen som kilde til opplysninger om inntekts- og arbeidsforhold i forbindelse med behandling av sykepengesaker.

Behandling av en sykepengesak krever imidlertid saksspesifikk informasjon som ikke finnes i a-ordningen. Arbeids- og velferdsetaten vil ha behov for informasjon om arbeidsgivers beregning av sykepengegrunnlaget etter §§ 8-28 og 8-29 som grunnlag for fastsetting av sykepengegrunnlaget i trygdeperioden. Det er flere grunner til dette. Arbeidsgiver vil ha flere ferske opplysninger enn Arbeids- og velferdsetaten som kan ha betydning for beregningen. Arbeidsgiver er den som kjenner til endringer som har skjedd tett opp til skjæringstidspunktet, for eksempel om det har vært lovlig fravær uten lønn i beregningsperioden og om det er rapportert feil inntekt til a-ordningen som senere er korrigert. Arbeidsgiver vil vite om bonus faller bort og skal medregnes i sykepengegrunnlaget, likeledes om naturalytelse faller bort eller ikke. Dessuten må arbeidsgiver som forskutterer sykepenger uansett sette fram krav om refusjon. I alle saker hvor det gis refusjon må Arbeids- og velferdsetaten avklare om deler av beløpet skal utbetales direkte til bruker eller om hele beløpet skal refunderes til arbeidsgiver, se folketrygdloven § 22-3.

Arbeids- og velferdsetatens behov for saksspesifikke opplysninger utover det som er tilgjengelig i a-ordningen, reiser spørsmålet om hvor og hvordan etaten skal få tilgang til disse nødvendige opplysningene. Departementet har vurdert at det ikke er hensiktsmessig å utvide a-ordningen med alle de typer saksspesifikke opplysninger som etaten trenger for å behandle en sykepengesak. En slik løsning ville etter departementets syn stride mot intensjonene med a-ordningen og medført et betydelig merarbeid for arbeidsgivere som måtte ha rapportert detaljerte opplysninger om arbeidstakernes arbeids- og inntektssituasjon hver eneste måned i tilfelle sykefravær. Dette er et syn som støttes av høringsinstansene.

Ettersom a-ordningen ikke fullstendig dekker Arbeids- og velferdsetatens informasjonsbehov og det ikke vurderes som hensiktsmessig å utvide omfanget av rapporteringspliktige opplysninger til a-ordningen, vil etatens informasjonsbehov måtte dekkes på andre måter. Departementet viser til nærmere omtale i punkt 7.2 om hvilke opplysninger dette gjelder.

Departementet har vurdert hvorvidt det bør være arbeidsgiver eller arbeidstaker som har plikt til å levere saksspesifikke opplysninger om lønn og arbeidsforhold til Arbeids- og velferdsetaten ved behandling av en sykepengesak. Det vises i denne forbindelse til Regnskap Norges høringssvar hvor de påpeker at det bør være arbeidstaker som har denne plikten og at arbeidsgivers opplysningsplikt bør være begrenset til de opplysningene som skal rapporteres til a-ordningen. I dag er arbeidsgiver primærkilden til opplysninger om lønn og arbeidsforhold både gjennom rapporteringsplikten til Aa-registeret og ved utfylling og innsending av inntektsopplysningsskjema for bruk i den enkelte sak. Etter departementets vurdering skal arbeidsgiver fortsatt være hovedkilde til informasjonen om inntekts- og arbeidsforhold som etaten trenger ved behandling av sykepengesaker. Det er arbeidsgiver som er den kompetente part når det gjelder informasjon om lønn og arbeidsforhold, og det kan ikke forventes at arbeidstaker har en tilsvarende oversikt over hvilke opplysninger Arbeids- og velferdsetaten har behov for. En eventuell utvidet opplysningsplikt for arbeidstaker vil påføre den sykmeldte en ekstra belastning i en ofte sårbar situasjon, og vil ellers skape merarbeid for etaten i form av økt behov for veiledning. Slik departementet ser det bør dialogen mellom arbeidstaker og Arbeids- og velferdsetaten i all hovedsak begrenses til forhold som kan bidra til å fremme arbeid og aktivitet.

Når det gjelder saksspesifikke opplysninger som arbeidsgiver skal rapportere til Arbeids- og velferdsetaten ved behandling av en sykepengesak, gjøres dette i dag via et eget papirbasert inntektsopplysningsskjema som arbeidsgiver fyller ut og sender til etaten per post. I forbindelse med den pågående IKT-moderniseringen i Arbeids- og velferdsetaten, utvikles det nå elektroniske dialogløsninger mellom arbeidsgiver og etaten som skal erstatte dagens papirbaserte system for utveksling av saksopplysninger. I den planlagte elektroniske dialogløsningen vil arbeidsgiver kunne sende saksspesifikke opplysninger om et sykepengetilfelle til etaten via Altinn. Det er planlagt utformet en elektronisk melding med strukturert informasjon som kan behandles automatisk, og det er videre et mål at denne meldingen skal framstå som forenklet for arbeidsgiver. Arbeids- og velferdsetaten legger opp til at det skal være grensesnitt fra Altinns plattform slik at leverandører av lønns- og personalsystemer (LPS) kan tilby de samme tjenestene som en del av sine produkter. For arbeidsgivere som ikke har LPS som er integrert med tjenestene på Altinn-plattform, vil det være mulig å bruke elektroniske skjema på altinn.no.

Etter departementets vurdering vil utvikling og innføring av elektronisk melding på Altinns plattform, muliggjøre en mer strukturert, forenklet og effektiv utveksling av saksspesifikke opplysninger mellom arbeidsgiver og Arbeids- og velferdsetaten. Denne løsningen vil dermed gi administrative forenklinger for både arbeidsgiver og etaten. I likhet med høringsnotatet foreslår departementet å fastsette en forskriftshjemmel for å kunne kreve elektronisk innsending av opplysninger som er nødvendige for å behandle saker om ytelser etter folketrygdloven og som ikke skal gis uoppfordret etter reglene i a-opplysningsloven.

Departementet viser til lovforslaget, folketrygdloven § 21-4.