10 Forholdet til arkivregelverket

10.1 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet punkt 4.8 uttalte departementet følgende om forholdet til arkivregelverket:

«Granskingsutvalget vil omfattes av arkivloven § 5, plikter å ha eget arkiv, jf. § 6, og følge reglene som er fastsatt om dette, jf. forskrift om offentlege arkiv § 2.

Personvernforordningen i artikkel 17 nr. 3 bokstav b fastsetter at den registrerte ikke kan kreve sletting av personopplysninger når behandling er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Dette omfatter for eksempel arkiveringsplikt. Dokumenter som faller inn under arkiverings- eller bevaringsplikten etter arkivlova og forskrift om offentlege arkiv, kan derfor ikke kasseres. Det er for øvrig forbud mot å kassere arkivdokumenter uten hjemmel i forskrift eller særskilt samtykke fra Riksarkivaren, jf. arkivloven § 9. Offentlig oppnevnte utvalg skal utarbeide egne forslag til bevarings- og kassasjonsregler, herunder kassasjonsfrister, som en del av sitt arbeid, jf. forskrift om offentlege arkiv § 16. Kassasjonsreglene gjelder etter å ha blitt godkjent av riksarkivaren. Arkivverket gir nærmere veiledning til offentlige utvalg om utarbeiding av kassasjonsregler.

Når utvalgets arbeid er avsluttet, skal arkivet overføres til det oppdragsgivende organet i ordnet stand, jf. arkivforskriften § 21 fjerde ledd, det vil si Barne- og familiedepartementet i dette tilfellet. Senere skal det gjennomføres en avlevering fra oppdragsgiver til arkivdepot etter reglene i forskriften § 20. Arkivmateriale som er ute av administrativ bruk og skal bevares i henhold til riksarkivarens forskrift kapittel 7 eller gjeldende bevaring og kassasjonsplan, skal avleveres til Arkivverket i tråd med arkivforskriften § 18.

Etter departementets vurdering er det ikke nødvendig å lovfeste forholdet til arkivregelverket i en egen bestemmelse, da dette reguleres av arkivloven med tilhørende forskrift.»

10.2 Høringsinstansenes syn

Datatilsynet støtter departementets begrunnelser knyttet til forholdet til arkivregelverket, herunder at det ikke er nødvendig å lovfeste forholdet uttrykkelig i en egen bestemmelse.

10.3 Departementets vurderinger

Departementet opprettholder synspunktene i høringsnotatet, og mener fortsatt at det ikke er grunn til å lovfeste forholdet til arkivregelverket. Dette ble også resultatet etter høringsnotatet med forslag om lov om informasjonstilgang m.m. for Baneheia-utvalget hadde vært på høring, der det opprinnelig var foreslått en bestemmelse som regulerte dette uttrykkelig.

Departementet viser til at utvalget er omfattet av arkivlova jf. arkivlova § 5, og skal danne eget arkiv og følge reglene som er fastsatt om dette, jf. forskrift om offentlege arkiv § 2. Når utvalgets arbeid er avsluttet, skal arkivet overføres til Barne- og familiedepartementet, og senere videre til arkivdepot, jf. forskrift om offentlege arkiv § 21 fjerde ledd og § 18.