3 Gjennomføringsfasen

3.1 Organisering av arbeidet

Områdegjennomgangene organiseres som prosjekter der Finansdepartementet er prosjekteier, mens ansvarlig departement som hovedregel har prosjektlederansvaret i tillegg til å være betydelig involvert i premissene for arbeidet og representert i prosjektorganisasjonen. Prosjektleder leder prosjektgruppen, som rapporterer til et prosjektstyre. Øvrig sammensetning av grupper og rolledeling kan i stor grad tilpasses behovene i det enkelte prosjekt, og skal fremgå av mandatet for den enkelte gjennomgang. Enkelte mindre gjennomganger kan avvike fra kravet om å etablere enten prosjektstyre og/eller -gruppe.

Figur 1 viser organisering og bidragsytere i en områdegjennomgang

3.1.1 Prosjektstyret

Prosjektstyret skal være premissgiver for arbeidet og bidra med avklaringer til prosjektgruppen/sekretariatet. Prosjektstyret har et felles ansvar for at produktene fra prosjektet blir gode, og at sluttrapporten egner seg som grunnlag for å fatte beslutninger. Prosjektstyret er ansvarlig for riktig kalibrering av prosjektet, dvs. samsvar mellom tid, ressurser og ambisjoner for prosjektet.

I Finansdepartementets rolle som prosjekteier og leder for prosjektstyret ligger et særlig ansvar for at utredningen som leveres svarer ut mandatet og er av tilstrekkelig kvalitet og presenteres på en slik form at den er anvendbar i beslutningsprosessen. Prosjektstyremedlemmene skal sørge for forankring og involvering i egen organisasjon i hele utredningsfasen. Styret skal holdes informert underveis i prosjektet gjennom møter ved viktige milepæler. Prosjektstyret konsulteres også ved risiko for mangelfulle leveranser, behov for avklaringer eller ved betydelige uenigheter i prosjektgruppen/sekretariatet.

Prosjektstyrenes sammensetning:

• Prosjektstyrene ledes av Finansdepartementet. Øvrige departementer/ev. underliggende virksomheter stiller med én representant hver.
• Berørte departementer skal i utgangspunktet være representert på ekspedisjonssjefnivå. Berørte virksomheter skal være representert på direktørnivå eller avdelings-/divisjonsdirektørnivå
• Prosjektleder, og ev. én av Finansdepartementets representanter i prosjektgruppen møter i prosjektstyret for å legge til rette for god informasjonsflyt. Det kan også vurderes om informasjonsflyten bedres ytterligere ved at det åpnes for at øvrige deltakere av prosjektgruppen deltar som lyttende parter i prosjektstyremøtene.
• Finansdepartementet har sekretariatsansvar for prosjektstyret og skriver referat fra prosjektstyremøtene.

Prosjektstyret møter jevnlig, anslagsvis hver fjerde til sjette uke. Følgende kan være et aktuelt opplegg for møter i prosjektstyret:

• Konstituerende møte med godkjenning av styringsdokumentet.
• Et møte to til tre uker etter oppstart med utredere for å beslutte endelig prosjektplan og opplegg for arbeidet.
• Dersom aktuelt: et møte for å diskutere foreløpige funn i kartleggingen og angi videre retning.
• Møte for å få presentert funn og foreløpige vurderinger.
• Møte for å diskutere endelige funn og foreløpige anbefalinger.
• Møte for å få presentert endelige anbefalinger.
• Møte(r) for å få presentert hhv. foreløpig og endelig gevinstoversikter og gevinstrealiseringsplan.
• Møte(r) for å drøfte forberede oppfølging av områdegjennomgangen i regjeringen (her deltar bare departementene).

Underlag fra ev. ekstern utreder til prosjektstyrene utarbeides i tett dialog med prosjektleder og Finansdepartementets representanter i prosjektgruppen.

3.1.2 Prosjektlederrollen

Prosjektleder er leder for prosjektgruppen og har et særlig ansvar for å sikre en god gjennomføring av områdegjennomgangen. Tidsbruken til prosjektlederen vil variere avhengig av størrelse på områdegjennomgangen og hvordan utredningsarbeidet er organisert. I tillegg kan det variere fra fase til fase i gjennomføringen. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med tid til prosjektlederens arbeid. Prosjektleder, ev. i samråd med leder for prosjektstyret/Finansdepartementets representant i prosjektgruppen, behandler utfordringer med for eksempel håndtering av utredere, ressurstilgang, interessenter, håndtering av risiko, usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppståtte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, mv. Prosjektleder har ansvar for å sikre en tilstrekkelig dialog med prosjekteier ved Finansdepartementet. Prosjektleder har også ansvar for at arbeidet med områdegjennomgangen evalueres av prosjektgruppen når arbeidet er ferdigstilt.

3.1.3 Prosjektgruppen

Prosjektgruppen som helhet skal sørge for høy kvalitet i arbeidet med områdegjennomgangen. Det innebærer et ansvar for å påse at utredningen som leveres svarer ut mandatet, og at rapportene er av tilstrekkelig kvalitet og presenteres på en slik form at den er anvendbar i beslutningsprosessen. Herunder skal prosjektgruppen sørge for at områdegjennomgangen får frem en korrekt beskrivelse av dagens situasjon. Basert på denne beskrivelsen skal det kunne gis vurderinger og anbefalinger på de punkter som er beskrevet i mandatet. I likhet med prosjektlederen, bør medlemmer av prosjektgruppen påberegne å avsette nok tid til arbeidet. Arbeidsbelastningen vil variere fra fase til fase, og avhengig av størrelse på områdegjennomgangen.

Prosjektgruppen fungerer også som et saksforberedende organ til prosjektstyret, og har hovedansvar for å gi innspill til utkast til rapport(er) for å kunne avdekke ev. uklarheter/faktafeil, tvetydige vurderinger/anbefalinger, mangler i analysene. Prosjektgruppen skal sikre at nødvendig underlagsmateriale er tilgjengelig.

Prosjektgruppen har et ansvar for å legge til rette for at nødvendig informasjon tilgjengeliggjøres for utreder. Det innebærer også et ansvar for at ev. underliggende virksomheter bidrar med tilstrekkelig og rettidig informasjon til utreder. Prosjektgruppens medlemmer understøtter prosjektleder i forberedelsene til prosjektstyremøter og bidrar i kvalitetssikringen av nødvendig underlagsdokumentasjon.

Hvert enkelt medlem av prosjektgruppen er ansvarlig for at viktig informasjon fra områdegjennomgangen tilfaller relevante seksjoner og avdelinger i egen virksomhet, og at egen linje er informert om arbeidet. Det innebærer å innhente synspunkter ved behov for å avklare faglige standpunkter eller ved behov for å kvalitetssikre informasjon. Dette er særskilt viktig ved sentrale milepæler som når analysene av dagens situasjon, foreløpige og endelige vurderinger og anbefalinger foreligger.

Rutiner for arbeidet i prosjektgruppen:

• Tema som skal drøftes i prosjektstyret skal som en hovedregel diskuteres i prosjektgruppen i forkant. Prosjektgruppens møtekalender må derfor tilpasses møtene i prosjektstyret.
• Dagsorden for møtene fastsettes av prosjektleder i samråd med Finansdepartementets representant(er) i prosjektgruppen. Ev. ekstern utredere konsulteres i forkant.
• Underlag til møtene sendes (via prosjektleder) eller legges ut på felles sharepointside tre arbeidsdager før avtalte prosjektgruppemøte. Innholdet skal være intuitivt og lett forståelig.
• Det forventes at prosjektgruppens medlemmer har satt seg inn i underlagsmateriale i forkant av møter, herunder innhentet ev. synspunkter fra egen virksomhet. Det forventes at prosjektgruppens medlemmer deltar aktivt i møtene og gir konkrete tilbakemeldinger til utredere/andre bidragsytere.
• Prosjektgruppen bør tidlig i arbeidet, dvs. allerede i kartleggingsfasen, påse at utredere tidlig legger frem hvilke hypoteser de arbeider etter for å svare ut mandatet. Det er viktig for å sikre at analysene er målrettet helt fra starten av arbeidet. Prosjektgruppen skal være en aktiv sparringspartner for utreder om valg og formulering av hypoteser. Dersom ev. hypoteser skal forkastes og/eller vurderes nærmere gjennom dybdeanalyser bør det løftes til prosjektstyret.
• Ev. diskusjoner med utreder underveis om en annen tilnærming til, eller en utdyping av tema i mandatet skal løftes til prosjektstyret, jf. at det kan påvirke utreders ressursinnsats på andre deler av mandatet og/eller avtalt kostnadsramme for prosjektet.
• Valg av metode er utreders ansvar. Det er imidlertid forventet at prosjektgruppens medlemmer gir uttrykk for innvendinger og/eller stiller spørsmål ved utreders metode, slik at en får opp et mest mulig robust beslutningsunderlag. Spørsmål til eller kritikk av metode må imidlertid være innenfor rimelighetens grenser og se hen til ev. avtalt kontraktsum og den tilnærming som er godkjent av prosjektstyret. Større metodiske innvendinger bør derfor løftes til prosjektstyret.
• Prosjektgruppen trenger ikke å være enige i vurderinger og anbefalinger fra ev. eksterne utreder, men må påse at premissene for vurderingene er korrekt oppfattet/gjengitt.
• Departementsinterne uenigheter om utreders anbefalinger tas som en del av oppfølgingen i etterkant av at sluttrapport er avlevert.

3.1.4 Utreder

Utreder skal utarbeide en eller flere rapporter der formål med arbeidet, utfordringsbildet og anbefalte tiltak skal fremgå. Disse skal kunne offentliggjøres.

Krav og forventning til utreder skal kommuniseres tydelig ved oppstart av arbeidet og fremgå av mandat, styringsdokumentet og/eller konkurransegrunnlag. Utreder skal ha tilgang til mandat, styringsdokument og få rettidig tilgang til data og underlag fra prosjektet. Det er særlig viktig at krav til involvering og samarbeid med prosjektstyret og -gruppe kommuniseres tydelig slik at det er avsatt tilstrekkelig med tid til dette. Utreder skal utarbeide underlaget til møter i prosjektsgruppen og -styret i samråd med prosjektleder. Underlaget skal distribueres minimum tre dager før møtene og være kort og lettfattelig. Utreder må sette av tilstrekkelig tid til at prosjektgruppen kan gi innspill til utkast til rapport(er) for å kunne avdekke ev. uklarheter/faktafeil, tvetydige vurderinger/anbefalinger, eller mangler i analysene. Det må også settes av tid til ev. innarbeidelse av prosjektgruppens innspill.

Valg av metode er utreders ansvar, men som hovedregel skal utreder arbeide hypotesebasert for å sikre at analysene er målrettet helt fra starten av arbeidet. En hypotesebasert tilnærming gir også ofte godt grunnlag for diskusjon i prosjektgruppe og -styret. Kravene i utredningsinstruksen skal ligge til grunn for arbeidet.

For enkelte typer områdegjennomganger kan det foreligge egne metoder. Det tas for eksempel sikte på å utarbeide eget metodisk rammeverk for periodiske virksomhetsgjennomganger.

Når områdegjennomgangen er ferdigstilt skal finansministeren, berørte statsråder og SMK gis en felles presentasjon av sluttrapporten i rimelig tid etter ferdigstillelse.

3.2 Involvering og interessenthåndtering

Det bør i gjennomgangene legges opp til involvering av berørte virksomheter og interessenter, men åpenhet og involvering skal avveies mot behovet for å analysere mer sensitive problemstillinger og at arbeidet inngår i budsjettfortrolige prosesser. Involvering og interessenthåndtering skal omtales i mandatet for den enkelte gjennomgang.

Som hovedregel vil interessene til aktører som berøres direkte, eksempelvis departementer og underliggende virksomheter, ivaretas ved at de inngår som del av prosjektorganisasjonen. DFØ har pekt på at økt involvering, særlig av underliggende virksomheter, vil kunne ha flere positive sider2. Involvering av berørte virksomheter i den forberedende fasen vil kunne gi et mer treffsikkert mandat, ved at virksomhetenes problemforståelse og eksisterende arbeid og kunnskap på område er kjent og hensyntatt der det er relevant. Hensiktsmessig involvering underveis vil kunne øke eierskap til prosessen og lette oppfølgingen i etterkant.

Det er flere måter å involvere berørte virksomheter på. Områdegjennomgangens egenart vil i stor grad påvirke hva som er formålstjenlig. Særlig tilgjengelig tid og grad av budsjettfortrolighet vil være førende for involvering. Det å inkludere virksomhetsleder i prosjektstyret er en tilnærming som er brukt i enkelte gjennomganger.

Andre aktører, som representanter fra brukere, bransjer mv. bør involveres etter behov. Innretning på mer generell interessenthåndtering vurderes særskilt for hver enkelt gjennomgang, gjerne med utgangspunkt i vurderinger av interessentenes innflytelse på gjennomgangens måloppnåelse og grad av interesse for arbeidet.