Vedlegg 2: Mal til styringsdokument

Malen kan lastes ned som Word-fil fra regjeringen.no

Styringsdokument

Områdegjennomgang XXX

1 Om styringsdokumentet

Det skal gjennomføres en områdegjennomgang av XXX. Arbeidet utføres i tråd med mandat besluttet av regjeringen på XXX.

I dette dokumentet definerer styringsgruppen rammene for prosjektet. Dokumentet inneholder nærmere beskrivelse av målene for arbeidet, hvordan arbeidet skal styres og gjennomføres, hva styringsgruppen forventer at konsulentene skal levere, forventede gevinster ved eventuelle tiltak samt plan for oppfølging.

2 Bakgrunn og formål for prosjektet

Områdegjennomgangen skal

Områdegjennomgangen skal ikke

3 Nåværende og fremtidig situasjon

3.1 Hvor er vi?

Beskrivelse av dagens situasjon.

3.2 Hvor vil vi?

Områdegjennomgangen skal komme med forsalg til XXX

Forslagene bør ivareta at:

• XXX

4 Prosjektets produkter

Spørsmålene over er ikke en uttømmende liste over problemstillinger som skal belyses, men angir overordnet hvilke forventninger prosjektstyret har til områdegjennomgangens leveranser. Valgt leverandør skal ha rom til å identifisere og besvare relevante problemstillinger på bakgrunn av sine kunnskaper og undersøkelser. Hvilke konkrete problemstillinger som til slutt belyses avtales endelig med valgte leverandør.

5 Prosjektets gevinster

5.1 Gevinstoversikt

6 Prosjektplan

6.1 Faser og hovedleveranser

6.2 Faseplan med milepæler

Forstørr bilde

6.3 Organisering, roller og ansvar

Arbeidet organiseres som et prosjekt med prosjekteier, prosjektstyre, prosjektleder og prosjektgruppe. Områdegjennomgangen gjennomføres ved bruk av et eksternt konsulentfirma.

Prosjektstyret ledes av FIN. Xxx, xxx og xxx stiller med én representant hver. Prosjektstyret har et felles ansvar for at produktene fra prosjektet blir gode, og at sluttrapporten egner seg som grunnlag for regjeringsbeslutninger. Prosjektstyret skal være premissgiver for arbeidet og bidra med avklaringer til prosjektgruppen.

Prosjektstyret skal også sørge for god kommunikasjonsflyt mellom prosjektet og virksomhetene som deltar, og at viktige beslutninger om metodikk og veivalg i utredningen er forankret i egen virksomhet, herunder i egne ledergrupper.

Styret skal holdes informert underveis gjennom prosjektstyremøter ved viktige milepæler. Prosjektstyret konsulteres ved risiko for å ikke levere på tid eller kvalitet, eller ved uenigheter i prosjektgruppen (jf. omtale under).

Prosjektstyret er ansvarlig for riktig kalibrering av prosjektet, dvs. samsvar mellom tid og ressurser og ambisjoner for prosjektet.

Prosjektleder leder prosjektgruppen og styringen av konsulentenes arbeid. Prosjektleder rapporterer til prosjektstyret. Prosjektleder har ansvar for å varsle styret om eventuelle avvik i omfang og/eller fremdrift fra det som er beskrevet i dette dokumentet.

Prosjektgruppen skal ivareta det løpende arbeidet med gjennomgangen. Prosjektgruppen ledes av xxx og består av representanter fra xxx, FIN, xxx og xxx.

Prosjektgruppen som helhet skal sikre høy faglig kvalitet i arbeidet med områdegjennomgangen og at prosjektet gjennomføres med relevant fagkompetanse/sektorkompetanse. Som del av det, skal prosjektgruppen bidra til at leverandøren får frem et godt sluttprodukt i tråd med mandatet for områdegjennomgangen.

Det forutsettes et integrert og tett samarbeid mellom prosjektgruppen og ekstern konsulent gjennom hele prosjektet. Prosjektgruppen skal bistå leverandøren i arbeidet, herunder med å fremskaffe og kvalitetssikre informasjon og skal delta i den løpende dialogen med konsulentene. Det innebærer ansvar for å utforme gode bestillinger, følge opp konsulentenes arbeid og drøfte funnene.

Representantene i prosjektgruppen er særskilt ansvarlig for at konsulentene får nødvendig informasjon fra sine respektive virksomheter/departementer. Prosjektgruppens medlemmer må også påse at viktig informasjon fra områdegjennomgangen tilfaller relevante seksjoner og avdelinger i egen virksomhet, og at egen linje er informert om arbeidet. Dette er ser særskilt viktig ved viktige milepæler som når analysene av dagens situasjon, foreløpige og endelige vurderinger og anbefalinger foreligger.

Prosjektgruppen skal bidra i arbeidet med involvering og innhenting av innspill, herunder planleggingen og gjennomføringen av ev. innspillsmøter, og innhenting av vurderinger fra de ulike interessentene.

Prosjektgruppen rapporterer til prosjektstyret. Prosjektgruppen har ansvar for at relevante problemstillinger forelegges prosjektstyret for avklaring. Eventuelle uenigheter i prosjektgruppen skal i størst mulig grad avgjøres i gruppen. Ved behov løftes uenigheter til prosjektstyret.

Det legges opp til bruk av felles SharePoint-løsning for arbeidet i prosjektgruppen.

Eventuelle behov for departementsinterne avklaringer underveis ivaretas av prosjektgruppens og/eller prosjektstyrets medlemmer. Prosjektgruppen involverer eventuelle andre departementer med interesser i gjennomgangen på egnet måte.

Ekstern konsulent skal ha ansvaret for den metodiske tilnærmingen til arbeidet, herunder sikre fremdrift iht. avtalt prosjektplan, og skal gi nødvendig støtte til prosjektleder. For å forankre arbeidet skal ekstern konsulent jevnlig fremlegge status om arbeidet underveis for prosjektleder og prosjektgruppen.

Ekstern konsulent, i samråd med prosjektgruppen, kan trekke inn underliggende virksomheter på egnet måte ved behov. Eksempler på tilfeller der det vil være hensiktsmessig:

• Kvalitetssikring av informasjon ved egen virksomhet som konsulenten legger frem for prosjektgruppen.
• Sparring med konsulent knyttet til momenter ved egen virksomhet, som konsulenten presenterer for prosjektgruppen.

6.3 Budsjett

…

7 Rammebetingelser

7.1 Føringer for prosjektet

…

7.2 Prosjektets avgrensninger

…

7.3 Håndtering av risiko

Det er en risiko for at det ikke er samsvar mellom tid og ressurser til rådighet og ambisjoner for prosjektet. Riktig kalibrering av prosjektet er prosjektleders, i samråd med prosjektstyrets, ansvar. Prosjektleder har ansvar for å varsle styret om eventuelle avvik i omfang og/eller fremdrift fra det som er beskrevet i dette dokumentet.

7.4 Håndtering av uenighet

Ved uenighet innad i prosjektgruppen om styring eller tilbakemelding til konsulentene er prosjektleder etter konsultasjon med prosjektstyret ansvarlig for styring av konsulentene og beslutter hvilke signaler som skal gis. Ved betydelig uenighet i gruppen om styring av konsulentene, avgjør prosjektstyret.

7.5 Interessenter

…

8 Forutsetninger for en vellykket gjennomføring

…

9 Oppfølging av rapporten (i linjen)

…