4 Oppfølgingsfasen

4.1 Politisk behandling

Når sluttrapporten for en områdegjennomgang er ferdigstilt behandles denne av departementene, og departementene utarbeider i felleskap et saksgrunnlag om hvordan funn og anbefalinger i områdegjennomgangen skal følges opp. Forslag til oppfølging av områdegjennomganger skal legges frem for regjeringen.

I fremleggelsen utarbeides det en omtale som skal inneholde en oppsummering av hovedfunn og anbefalinger, departementenes vurderinger og forslag til konklusjoner. Det skal søkes å komme frem til omforente omtaler og forslag til konklusjoner mellom departementene. Dersom dette ikke er mulig, skal ev. uenigheter synliggjøres i omtalen. Som hovedregel skal omtalen og forslag til konklusjoner følges opp i en budsjettkonferanse, og inngå i materialet til konferansen.

Forslag til konklusjoner skal være konkrete på hvilke endringer områdegjennomgangen skal føre til for å oppnå bedre måloppnåelse på et budsjettområde og/eller økt handlingsrom i budsjettene. Det skal tilstrebes at det settes konkrete gevinstmål3 for oppfølgingen av områdegjennomgangen. For områdegjennomganger som krever betydelig samordning mellom flere departementer kan det legges opp til prosesskonklusjoner med overordnede føringer frem mot senere budsjettkonferanser.

4.1.1 Tidsfrister for politisk behandling

Gitt at problemstillingene ofte er komplekse, legges det opp til særskilte frister for hvordan behandlingen av sluttrapportene i budsjettprosessen skal forberedes:

• Sluttrapport for områdegjennomganger som skal følges opp på marskonferansen, skal som hovedregel foreligge senest ved årsskiftet før konferansen. Sluttrapporter som skal følges opp på augustkonferansen skal som hovedregel foreligge senest innen 15. mai.
• Berørte departementer skal sende politisk klarerte vurderinger av egnet oppfølging til Finansdepartementet, med SMK på kopi, senest innen frist for endelig innsparingsrapport dersom oppfølging av områdegjennomgangen skal fremmes til marskonferansen. Dersom oppfølging av områdegjennomgangen skal fremmes til augustkonferansen skal politisk klarert vurdering sendes Finansdepartementet, med Statsministerens kontor på kopi, innen senest 15. juni.
• Finansdepartementet skal sende utkast til omtale av områdegjennomgangen med forslag til oppsummering av rapport, omtale av fagdepartementets vurdering og konklusjoner til berørte departementer med Statsministerens kontor på kopi senest to uker før ferdigstillelse av budsjettmaterialet.
• Finansdepartementet og berørte fagdepartementer skal prøve å finne frem til omforente omtaler og forslag til konklusjoner. Større uenigheter skal meldes Statsministerens kontor løpende. Gjenstående uenigheter skal synliggjøres gjennom en kort omtale i den aktuelle departementslisten med forslag til konklusjoner fra hhv. fagdepartement og Finansdepartementet.

For enkelte, mer komplekse gjennomganger som berører mange departementer, kan det være mer hensiktsmessig at det fremmes ordinære r-notater om oppfølging av områdegjennomgangen istedenfor at dette inngår i en ordinær budsjettkonferanse. Dersom dette er tilfellet, skal slike r-notater behandles i forkant av budsjettkonferanse, slik at ev. budsjettiltak kan inngå i materialet til budsjettkonferansen.

4.2 Oppfølging og gevinstrealisering

Ansvar for oppfølging av områdegjennomganger og tilhørende gevinstrealisering ligger i berørte departementer. Gevinstrealisering innebærer å planlegge og organisere arbeidet med tanke på å hente ut gevinster av tiltak, og å følge opp at gevinstene faktisk blir realisert. Berørte departementer har ansvar for at det etableres gevinstrealiseringsplaner senest seks måneder etter at regjeringen har konkludert i den enkelte gjennomgang. Ansvarlige statsråder, i samråd med finansministeren, skal legge frem utkast til gevinstrealiseringsplaner i r-notater før behandling i budsjettprosessen. Det tas endelig stilling til budsjettmessige konsekvenser på budsjettkonferansene.

Gevinstrealiseringsplanene som fremlegges for regjeringen bør være av en overordnet karakter og følge de krav som fremgår av Finansdepartementets årlige budsjettrundskriv Retningslinjer for materiale til regjeringens konferanse i mars om statsbudsjettet får år 200xx (R-9/20xx, vedlegg 3 om gevinstrealisering). Slike gevinstrealiseringsplaner vil ikke være tilstrekkelige for å planlegge og organisere arbeidet med å hente ut gevinster av et tiltak, og å følge opp at gevinstene blir realisert. Det anbefales derfor at ansvarlig departement sørger for at det utarbeides mer operative gevinstrealiseringsplaner for å planlegge, realisere og dokumentere gevinster av besluttede tiltak. Det henvises til DFØs veileder om gevinstrealisering for mer informasjon om dette.4

4.3 Åpenhet og informasjonsdeling

Rapporter fra områdegjennomganger skal utarbeides på en slik måte at de skal kunne offentliggjøres. Dersom det er behov for å skjerme informasjon kan det ev. utarbeides en egen versjon av rapporten(e) som kan offentliggjøres. Ev. offentliggjøring besluttes av Finansdepartementet og ansvarlig(e) departement(er), og gjøres som hovedregel etter at regjeringen har tatt stilling til oppfølging av områdegjennomgangen. Offentliggjorte rapporter fra områdegjennomganger skal tilgjengeliggjøres på KUDOS5.

4.4 Etterevalueringer av områdegjennomganger

Formålet med områdegjennomganger er å utrede og foreslå endringer som kan gi bedre måloppnåelse på et budsjettområde og/eller økt handlingsrom i budsjettene. For å legge til rette for at områdegjennomgangene gir gevinstene de er tiltenkt, og at disse gevinstene følges opp, skal alle områdegjennomganger etterevalueres av fortrinnsvis eksterne tre år etter at regjeringen har tatt stilling til hovedfunn og anbefalinger. Etterevalueringen vil ta utgangspunkt rapportene fra områdegjennomgangene, og gevinstrealiseringsplan slik den ble konkludert av regjeringen. Omfang og innretting på evalueringen for øvrig må tilpasses den aktuelle områdegjennomgang. Etterevalueringer vil også kunne danne grunnlag for læring og metodeutvikling. Det legges opp til at finansministeren jevnlig oppsummerer etterevalueringene og legge frem funn og læringspunkter for regjeringen.