8 Økonomiske og administrative konsekvenser

Denne stortingsmeldingen har til formål å gjøre rede for regjeringens syn på sentrale spørsmål i tilknytning til regelverket om offentlighet og journalføring som er omtalt i Stortingets vedtak 19 juni 1995, se kapittel 2 ovenfor. Regjeringen har ikke lagt opp til en gjennomgåelse og vurdering av de administrative og økonomiske konsekvenser som offentlighetsprinsippet i forvaltningen etter dagens regler og praksis representerer.

Det er imidlertid klart at praktiseringen av offentlighetsloven, også etter gjeldende rett, påfører forvaltningen merkbare administrative kostnader. Kostnadene har økt i takt med at loven er blitt mer kjent og brukt, og ligger i dag på et atskillig høyere nivå enn det som ble lagt til grunn da loven ble vedtatt. Kostnadene gjør seg særlig gjeldende når et forvaltningsorgan mottar et stort antall innsynsbegjæringer. Som illustrasjon vises til at det i 1997 ble begjært innsyn i 6795 dokumenter i Justisdepartementet.

Når det kommer en innsynsbegjæring må forvaltningen først vurdere om innsyn skal gis. I mange tilfelle vil det være klart at det skal eller bør gis innsyn i dokumentet. Hvis dette ikke er tilfelle, kan en vurdering av unntakshjemmelen kreve tildels vanskelige juridiske avveininger. I tillegg må forvaltningsorganet vurdere om det vil utvise meroffentlighet, noe som også kan kreve at det tas kontakt med avsenderorganet for å høre dettes syn på saken. Hvis det gis innsyn i dokumentet, vil det som regel bli kopiert og sendt til den som har begjært innsyn. Også klager på avslag på innsyn medfører en del arbeid.

Det påløper videre en del kostnader ved å legge til rette for innsyn, f eks ved driften av Pressesenteret i statsforvaltningen.

I meldingen tar regjeringen til orde for flere endringer i offentlighetsloven. Blant annet foreslår regjeringen å begrense adgangen til å unnta dokumenter fra innsyn på en del områder. Selv om dette kan medføre at det blir begjært innsyn i flere dokumenter, vil endringene neppe medføre noen stor økning i de økonomiske eller administrative kostnadene. I den grad unntakshjemlene gjøres klarere, vil tvert imot de juridiske og skjønnsmessige vurderinger som må foretas bli enklere. Samlet sett må man likevel regne med at antallet innsynsbegjæringer vil øke i fremtiden, og at forvaltningen vil måtte bruke mer tid på å vurdere og effektuere innsynsbegjæringene.

Det foreslås også å utvide dokumentbegrepet til å omfatte film, videoopptak og andre audiovisuelle informasjonsbærere. Regjeringen vil vurdere innsynsrettens rekkevidde i forhold til datamaskinbaserte systemer som ikke er organisert analogt med papirbaserte systemer. Det kan ikke ses bort fra at slike endringer kan medføre visse økonomiske eller administrative konsekvenser, men det er foreløpig ikke grunnlag for å si noe om eventuelt omfang. Det kan bli aktuelt å innføre gebyr for kopiering og utlevering av informasjon lagret på denne måten.

Regjeringen foreslår en mindre endring i lov om Statens nærings- og distriktsutviklingsfond og lov om NORFUND, slik at det kan begjæres innsyn i saker hvor SND eller NORFUND treffer positive avgjørelser om støtte. Denne endringen vil muligens medføre en liten økning i de administrative kostnader for disse virksomhetene.

Det foreslås videre at bestemmelsen i statsforetaksloven som unntar disse selskapene fra offentlighetslovens anvendelsesområde oppheves. I den grad dette medfører at et statsforetak omfattes av offentlighetsloven, vil dette foretaket bli påført økte administrative kostnader. Hvor store disse blir vil avhenge av hvor mange innsynsbegjæringer som faktisk vil komme til foretaket.

Det signaliseres i meldingen at regjeringen har som målsetting at virksomhetens organisasjonsmodell ikke i seg selv skal ha betydning i bedømmelsen av om virksomheten omfattes av offentlighetsloven. Videre vil regjeringen vurdere om offentlig tjenesteyting som privatiseres i en viss grad skal underlegges offentlighet. Det foreslås alternative løsninger. De virksomheter som tidligere ikke var omfattet av loven, og som eventuelt blir omfattet av de nye bestemmelsene, vil bli påført noe økte administrative kostnader, jf ovenfor.

I meldingen tar regjeringen til orde for å vurdere endringer i administrative rutiner og ordninger for å sikre og styrke offentlighetsprinsippet. Av de viktigste nevnes:

• Begrense bruken av forhåndsklassifiseringen av dokumentene (at dokumentene påføres «u off» o l) og innføre rutiner som innebærer at avslag på innsyn avgjøres på et tilstrekkelig høyt nivå i forvaltningsorganet, se kapittel 5.12.

• Tiltak for bedre å utnytte ny teknologi, f eks nettilknytning til journaler.

En ordning der man begrenser bruken av forhåndsklassifisering av dokumentene vil innebære at man ikke av eget tiltak behøver å ta stilling til om dokumentene skal unntas fra offentlighet eller ikke, men at dette først avgjøres når begjæring om innsyn fremsettes. Slik sett fremstår ordningen som mindre arbeidsbelastende for forvaltningsorganet.

Bruk av ny teknologi for å effektivisere innsynsretten vil forutsetningsvis føre til flere innsynsbegjæringer, noe som vil medføre økte administrative kostnader for forvaltningen. På den annen side kan bruk av informasjonsteknologi også medføre lettelser i forvaltningens arbeid ved at dokumenter det skal gis innsyn i kan overføres elektronisk til den som begjærer innsyn. Dersom flere dokumenter legges ut elektronisk for allment innsyn, vil de som søker informasjon om disse dokumentene kunne lete seg frem til dokumentene på egen hånd.

Enkelte av lovendringsforslagene som er omtalt i meldingen, vil bli utredet av departementet. Forslaget om økt innsyn i miljøinformasjon vil kreve grundigere utredninger med innspill fra flere aktører, og regjeringen har derfor besluttet å nedsette et utredningsutvalg. Kostnadene til dette utvalget vil bli dekket innenfor gjeldende budsjettrammer. Utvalgets utredning vil inneholde en oversikt over de økonomiske og administrative kostnader deres eventuelle nye forslag vil medføre. Regjeringen vil også vurdere om det skal nedsettes et utvalg for å gjennomgå offentlighetsloven i sin helhet eller eventuelt for å vurdere mulige endringer som en følge av overgang til bruk av ny teknologi. Kostnadene til et slikt utvalg forutsettes dekket innenfor de gjeldende budsjettrammer. Også her vil en eventuell utredning inneholde en oversikt over de økonomiske og administrative kostnader deres forslag vil medføre.

I meldingen legges det opp til økt opplæring av forvaltningstjenestemenn og til at det skal utarbeides informasjonsmateriale. Det legges også opp til en undersøkelse om praksis rundt anvendelsen av offentlighetsloven. Disse tiltakene forutsettes gjennomført innenfor gjeldende budsjettrammer.

Regjeringen vil imidlertid understreke at en god gjennomføring av offentlighetsprinsippet forutsetter at de enkelte statlige og kommunale forvaltningsorganer avsetter tilstrekkelige økonomiske og administrative ressurser for dette.