7 ASP-løsninger

7.1 Hva er en ASP-løsning?

ASP – Application Service Provider – er enkelt sagt «hele kontoret gjennom en plugg i veggen». På kundens side av pluggen befinner det seg skjerm og tastatur. På ASP-leverandørens side befinner det seg maskinvare, lagringskapasitet, programvare og en høy driftsstabilitet.

ASP-konseptet benytter seg av store sentraliserte servere for å dele regnekraft, internminne og sikrede lagringsområder mellom et stort antall brukere. Disse brukerne vil som oftest kun trenge en «tynn klient» (for eksempel en Windows Terminal) for å få gjort jobben sin.

En ASP-løsning vil for kunden representere en besparelse (forenklede driftsrutiner, ingen oppgradering av maskinpark og software). En ASP-løsning er fleksibel. Fra en hjemme-PC har man tilgang til de samme programmene, backup, sikkerhet og oppgradering som på jobb. ASP er et eksempel på funksjonsøkonomi.

7.2 Bidrag til avfallsforebygging

Tradisjonelt har PC utstyr blitt teknologisk utrangert på 3 – 4 år. Ny software har krevd både mer lagringsplass, mer minneplass og en raskere prosessor.

Med en ASP-løsning er ikke lenger den lokale maskinen en flaskehals. I prinsippet holder det med 486-maskiner 1 . I tillegg til datamaskiner vil kunden kun trenge en ruter som kobles opp mot LAN/Nettverk. Kunden slipper å investere i lokale servere og annet utstyr som kreves for å drive det lokale nettet.

På den annen side kreves det investeringer i hardware hos ASP-leverandøren. Dette vil i korthet være, avhengig av størrelse på kunden, servere og kommunikasjonsutstyr. Fordi ASP-leverandøren har mange kunder med ulike behov, kan denne ofte flytte utstyr som ikke lenger har god nok ytelse over til oppgaver som ikke er så krevende.

Levetiden på maskinene, både serverne hos ASP-leverandøren og PC-ene hos brukerne vil derfor kunne økes i forhold til tradisjonelle løsninger.

Alt i alt vil en massiv overgang til ASP, for alle som har den tekniske muligheten, kombinert med gode innkjøpsavtaler, sannsynligvis bety en stor årlig reduksjon i utrangert datautstyr.

ASP versus tradisjonell IT-løsning – et fiktivt eksempel 2

Utgangspunktet for eksempelet er som følger:

• En offentlig etat har 150 databrukere, fordelt på hovedkontoret i Oslo og 4 regionskontorer

• Hovedkontor i Oslo har 70 ansatte, hvor av 3 arbeider med IT

• Regionskontor Sør i Kristiansand med 20 ansatte, hvor av 1 arbeider med IT

• Regionskontor Vest i Bergen med 20 ansatte, hvor av 1 arbeider med IT

• Regionskontor Midt-Norge i Trondheim med 20 ansatte, hvor av 1 arbeider med IT

• Regionskonto Nord i Tromsø med 20 ansatte, hvor av 1 arbeider med IT

• Av de 150 brukerne, så vil 15 ha behov for spesielle applikasjoner, som tilsier at man må ha PC/Arbeidsstasjon. Øvrige brukere har administrative oppgaver, og kan arbeide på windows baserte terminaler.

• PCene fornyes jevnlig, hvert 3. år

• For å forenkle er kostnadene til investering i annen hardware (servere, nettverkskomponenter etc) lagt likt utover hele perioden. Dette får man om man velger å ha en finansieringsavtale på datautstyr.

Følgende software plattform er tilgjengelig for alle brukere:

• Mail (Microsoft Exchange eller lignende)

• Internett

• Kontorstøtte (Microsoft Office eller lignende)

• SQL basert database

• Citrix MetaFrame, 15 brukere (for hjemmekontor)

• Det er forutsatt en homogen dataplattform i hele etaten.

• Etaten har fastlinjer mellom hovedkontoret, og de ulik lokasjonene.

Vil det være lønnsomt for denne etaten å satse på en sentralisert løsning?

Sentral/lokal drift av datasystemet : Hvorvidt man skal satse på en sentralisert løsning vil være avhengig av mange parameter, men det er noen basis regler:

• Færre enn 10 brukere, eller benytter mye spesial software (billedbehandling), ofte mest optimalt med tradisjonell løsning

• 10 – 100 brukere ekstern ASP løsning mest optimalt

• Flere enn 100 brukere, og spesielle behov for beskyttelse av data, mest optimalt med intern ASP løsning

Dette er kun en pekepinn, og ikke nødvendigvis optimalt for alle enheter.

En del informasjon er fra Datatilsynet underlagt spesielle krav til beskyttelse. Dette gjelder blant annet data som inneholder personopplysninger. For etater med slik data, kan det være restriksjoner som gjør en ekstern ASP løsning uegnet.

Ved å velge en ASP løsning, vil alle drift og overvåkning foregå fra et sentralt sted. Dette er med på å minimere risiko og øke stabiliteten. Årsaken er at ved å investere i kraftig utstyr med redundans, er sannsynligheten for nedetid betinget av feil på maskinvare betydelig redusert. Man har også mulighet til å bedrive en mer aktiv overvåkning og forebygging av systemene, som igjen er med på å øke stabiliteten. Bedre utnyttelse av systemene – både hardware og software – vil være mulig når man har alt sentralisert, og alle brukerne logger seg på mot en felles sentral.

En ASP løsning krever færre mennesker til å arbeide med drift, overvåkning og vedlikehold av datasystemene, enn en lokal løsning. Nesten alle oppgaver kan gjøres fra et sentralt sted. Man kan benytte mennesker med kompetanse på flere områder, og alle kan få tilgang til ressurspersoner, på en enkel måte. Ved en sentral løsning kan man med enkelhet foreta support og vedlikehold ut til den enkelte bruker. Ved oppdatering av software, gjøres dette sentralt, og brukeren vil få den nye versjonen neste gang man logger seg på.

Ved å ha en ASP løsning, har man enkel og hurtig implementasjon av nye brukere, og nye lokasjoner. Ved en lokal løsning er det nødvendig å gjøre arbeid både lokalt og ved hovedkontoret. Dette vil være en fordel om man har prosjektgrupper eller lignende som i en periode har et konkret behov for systemtilgang.

Når man har en ASP – ekstern løsning, vil en ekstra bruker ha en fast pris, i dette eksempelet kroner 2000 per måned. Det innebærer at det er enkelt å beregne de økonomiske rammene for utvidelse av antall brukere. Om man har en ASP – intern løsning, vil en økning i antall brukere gjøre forholdsvis små utslag på totalkostnadene. Det er først ved mer enn 10 % økning i antall brukere det kan være nødvendig med oppgradering/omorganisering av maskinpark. Ved en tradisjonell løsning, kan utvidelser føre til betydelig økning i kostnadene, spesielt i de tilfeller hvor det fører til at man får behov for å opprette en ny lokasjon.

Parameter som vil være upåvirket av løsning:

• Nettverkskomponenter og kabling på lokasjonene.

• Kostnader vedr. perifere enheter (printere, scannere, telefaxer etc).

• Anskaffelse og kostnader til monitorer.

• Lisens og vedlikeholdsavtaler for Software.

ASP – ny løsning : All maskinvare er plassert sentralt, og den enkelte bruker logger seg på for nå sin data.

Gevinst ved ny løsning : Ved å legge om til en ASP løsning, vil all data bli sentralisert på en lokasjon. Man får da stordriftsfordeler i utnyttelse av maskinvare og personell. Ved en ASP – ekstern løsning, vil man ikke ha noe server utstyr plassert hos seg selv. En aktør som har ASP som sitt forretningsområdet, vil alltid tilstrebe å ha en maksimal utnyttelse av sin serverpark. Noe som igjen vil være med på å reduserer total behovet for hardware. Et eksempel slik stordriftsutnyttelse kan være lagring, hvor en ASP leverandører anskaffer et stort diskkabinett, og den enkelte kunden får tildelt sine disker. Ved å være «sin egen ASP leverandør», må man anskaffe hele kabinettet, selv om man bare har behov for .

I eksempelet har man 7 IT medarbeidere ved tradisjonell data løsning (lokal).

Ved overgang til ekstern ASP løsning trenger man 1 sentral IT ansvarlig og 1 IT assistent/ansvarlig på hver lokasjon. Dette er beregnet til å være en ca 10 % av en stilling, hvor oppgaver vil være skifte av BackUp taper, mottak av varer, oppsett av «nye produkter» etc. Dette er forholdsvis enkle IT oppgaver, og trenger ingen dyp fagkompetanse. Man vil få en besparelse i personell på ca 5 årsverk. Om man selv ønsker å drifte sin egen ASP sentral, vil man ha behov for ytterligere 2 ansatte til å håndtere driften sentralt, totalt 4 ansatte innen IT (3 sentralt og 1 fordelt på lokasjonene).

Det er estimert 150 brukere, hvor av 15 har spesial behov og må ha kraftigere PCer. Disse vil være upåvirket av om man velger en tradisjonell eller ASP løsning. ? av PCene byttes årlig, det er forutsatt 3 års levetid per enhet. En «vanlig» PC koster ca. 10.000 kroner og en kraftig PC ca 25.000 kroner.

En Windows basert terminal koster ca. 5.000 kroner, og har en levetid på 5 – 8 år. Dette vil gi en dobling av levetiden og pga lavere pris vil man få en kostnadsramme på ca i forhold til «vanlige» PCer.

Bytte ut ? av PCene vil koste (45x10000) 450.000 kroner per år. Ved å gå over til Windows terminaler, dobler man levetiden, samtidig som prisen halveres. Dette vil gi betydelig reduksjon av avfall, og samtidig redusere ressurser som medgår til produksjon og distribusjon av produkter. Ved en ASP løsning vil eksisterende PCer kunne brukes lenger og det er i eksempelet beregnet at man årlig må gå til innkjøp av 10 stk nye Windows terminaler. Dette fordi at PCer etter en stund går i stykker, og ikke er lønnsomme å reparere etter utløp av garantitiden (vanligvis 3 år).

Når man har en ASP løsning, er det mulig for systemansvarlig å overta hele skjermbildet til den enkelte bruker, og løse problemer som måtte oppstå. Dette gjør at man får hjelp når man står fast, uten ventetid. Denne tidsbesparelsen er en gevinst som er vanskelig å omgjøre til kroner, og blir ofte omtalt som skjult kostnad.

Opplæring og kursing av den enkelte bruker vil også bli mindre, som følge av at alle kan få tilgang til de ressursene som har kunnskap, og man kan lære opp færre mennesker. Ved at man ikke har sin egen PC, men kun en terminal, er feil på systemet forårsaket av bruker betraktelig redusert. Dette er med på å øke stabilitet og tilgjenglighet for alle.

En bruker vil med en ASP løsning ha de samme rettighetene/tilgangene, uavhengig av hvilken maskin vedkommende bruker for å logge på systemet. Dette gjør at man kan lett opprette sikker tilgang fra hjemmekontor eller lignende. En ASP løsning åpner også for fleksible kontorplasser.

Sikkerhet – både mot datasnokere og virus – er bedre ivaretatt ved en ASP løsning. Dette fordi det kun vil mulig å nå internett/mail via det sentrale datasenteret. Hos en ekstern ASP leverandør er firewall og virus sjekk en del av avtalen.

Ved å velge en ASP – ekstern løsning, har man oppetidsgaranti. Ved en slik avtale kan man kreve refusjon fra ASP leverandøren ved nedetid utover det avtalte. Ved tradisjonell løsning og ASP – intern står man selv ansvarlig for nedetiden, og de ekstra kostnadene dette medfører.

Om man lager en intern ASP løsning, kan man tilby tjenester til andre. For en etat, kan man se på mulighet til å innlemme beslektede etater, vesen, direktorater, departementer eller lignende i samme ASP løsningen. Når man allerede har en ASP installasjon er prisen for å legge til flere brukere eller grupper forholdsvis lav per stk.

Konklusjon: For den fiktive etaten vil en ASP– intern løsning være rimeligst. Dette hvis man kun ser på kostnadene. Ved å trekke inn risiko, kan det være mest optimalt og benytte ASP – ekstern, hvor man overfører all risiko vedrørende tilgjengelighet til ASP leverandøren. Når man benytter seg av en ekstern ASP leverandøren, vil leverandøren også være ansvarlig for virus beskyttelse og firewall hindringer for å beskytte mot «hacking». Slik sikkerhet og beskyttelsestiltak, må man gjøres selv om man velger en intern ASP eller en tradisjonell løsning.

En ekstern ASP løsning vil ha best utnyttelse av ressurser. Samme hardware kan brukes av ulike aktører etter behov. Det er ikke nødvendig med spesifikke komponenter for den enkelte aktør. Man får også en bedre utnyttelse på drift og overvåkning, siden de samme personene kan overvåke et stort antall av servere/brukere.

Det vil alltid være nødvendig å foreta et forprosjekt for å utrede den optimal løsningen.