NOU 2006: 5

Norsk helsearkiv – siste stopp for pasientjournalene— Om arkivdepot for spesialisthelsetjenesten

Til innholdsfortegnelse

2 Kartlegging av innhold i elektronisk pasientjournal ved utvalgte sykehus

Om kartleggingen

Den kartleggingen som er beskrevet i vedlegg 1 tar i hovedsak for seg forhold relatert til den papirbaserte delen av arkivet. Når det gjelder det elektroniske materialet, tar kartleggingen kun for seg enkelte overordnede spørsmål vedrørende bruk av elektronisk pasientjournal og skanning.

Utvalget gjennomførte derfor en ny, detaljert kartlegging hos noen av de sykehusene, både somatiske og psykiatriske, som har lengst erfaring med skanning av papirjournaler. Denne under­søkelsen frembragte underlagsmateriale som utvalget har benyttet for å gjøre nødvendige beregninger vedrørende bl.a.:

  • forventet årlig avlevering av tekst, målte verdier mv registrert i elektronisk pasientjournal mv.

  • forventet årlig avlevering av skannet materiale

  • fordeling av innholdet i pasientjournaler på forskjellige dokumentgrupper

  • kostnader forbundet med skanning og bevar­ing av store mengder skannet materiale.

For å gjennomføre denne kartleggingen var det nødvendig å trekke ut opplysninger om volum mv. fra databaser på sykehusene, noe som krevde aktiv bistand både fra leverandøren og fra syke­husenes IT-personale. Ettersom de sykehusene som har lengst erfaring med omfattende skanning i hovedsak benytter elektronisk pasientjournalsystem fra DIPS, ble dette firmaet engasjert for å foreta kartleggingen og svare på et antall konkrete spørsmål. Dette vedlegget inneholder et sammendrag av de viktigste funnene fra kartleggingen 1 .

Årsproduksjon av dokumenter EPJ

For å beregne årsproduksjonen av dokumenter direkte i EPJ ble det tatt utgangspunkt i opplysninger registrert i tre journaldatabaser i løpet av 2004.

Tabell 3.1 Dokumenter registrert i EPJ i løpet av 2004

VirksomhetLagringsplass, MbAntall dokumenter
Sørlandet sykehus HF5 8541 064 605
Hålogalandssykehuset HF, Harstad3 468303 593
Psykiatrisk klinikk, Helse Stavanger HF1 29796 829

Tallene inkluderer ikke skannede dokumenter eller digitale medisinske bilder lagret i PACS.

To av databasene, Sørlandet sykehus HF og Hålogalandssykehuset HF avdeling Harstad, ble i 2004 i all hovedsak benyttet for dokumentasjon av somatisk helsehjelp, men den tredje, Psykiatrisk klinikk ved Helse Stavanger HF inneholder kun dokumentasjon av psykiatrisk helsehjelp.

I 2004 ble ikke alle opplysninger registrert direkte i EPJ. De opplysninger som oppsto på papir ble derfor skannet og lagt inn i journalen. Denne delen av opplysningene er anslått til å utgjøre mellom 20 og 40 prosent av den totale mengden av journalopplysninger.

Den gjennomsnittlige størrelsen på doku­menter registrert i 2004 er ca. 7,2 Kb. Når dokumentene skal trekkes ut av databasen for å av­lev­eres til Norsk helsearkiv vil det måtte benyttes et noe mer plasskrevende lagringsformat enn det som benyttes i databasen. I tillegg vil det måtte knyttes noe metadata til hvert enkelt dokument slik at gjennomsnittlig dokumentstørrelse ved avlevering vil kunne bli 10-12 Mb.

Når det gjelder somatisk helsehjelp, sto Sørlandet sykehus HF og Hålogalandssykehuset HF avdeling Harstad ifølge data fra Norsk pasientregister 2 for ca 6 prosent av helseforetakenes samlede aktivitet 3 i 2004. Tilsvarende sto Psykiatrisk klinikk ved Helse Stavanger HF for 6,5 prosent av den psykiatriske helsehjelpen i 2004.

Antar en at de virksomhetene som er omfattet av denne kartleggingen ikke avviker vesentlig fra gjennomsnittet, kan en teoretisk, full årsproduksjon 4 med EPJ-dokumenter anslås til å ca 400 Gb for helseforetakene. Ettersom helseforetakene også benytter en rekke spesialiserte systemer og det også finnes et stort antall private spesialister som produserer elektronisk pasientdokumentasjon, vil totalen bli en del større, kanskje opp mot 600 Gb.

Fordeling av skannet materiale på dokumentgrupper

Dokumentgrupper i elektronisk pasientjournal

For å kunne vurdere effekten av en eventuell kassering av utvalgte kategorier journalinnhold må en ha kunnskap om hvordan dette innholdet fordeler seg på de forskjellige kategoriene, eller dokumentgrupper som de også kalles.

Som beskrevet i kapittel 4.2.2 organiseres innholdet i papirbaserte pasientjournaler vanligvis i henhold til de anbefalinger som er gitt av Statens helsetilsyn i Norgesjournalen eller Piene-rap­porten5 . Elektroniske journaler gir imidlertid helt andre muligheter, og en har her gjerne et stort antall dokumentgrupper. Disse har gjerne lokale betegnelser, men de aller fleste av dem kan lett identifiseres som en underinndeling av en dokumentgruppe i Norgesjournalen.

Om beskrivelsesformen

Ved skanning fordeles dokumentene i papirjour­nalen på de dokumentgrupper som virksomheten benytter i EPJ. Ettersom antallet dokumentgrupper kan være meget stort, er kun opplysninger om de 25 største dokumentgruppene tatt med i de etterfølgende tabellene. For de resterende gruppene er det kun tatt med opplysninger om samlet volum.

I forbindelse med skanning plasseres de dokumenter som ikke skal skannes, i en B-journal. Hvor mye som skilles ut i B-journal varierer fra virksomhet til virksomhet. De virksomheter som under­søkelsen omfatter angir fra 30-40 prosent til 60-70 prosent. I tabellene er det tatt med en rad som angir hvor stor andel av papirjournalene som er skilt ut som B-journal i forbindelse med skan­ningen.

Uttrekket fra databasene viser kun hvor mange dokumenter som finnes i de enkelte dokumentgruppene samt den lagringsplass som er benyttet for gruppen. Som regel vil det relativt sett være noenlunde samsvar mellom lagringsbehov for skannede dokumenter i EPJ og tykkelsen av papirjournalen. En liten del av dokumentene skannes imidlertid i farger eller gråtoner, noe som krever betydelig mer lagringsplass enn vanlig sort/hvit skanning. For bedre å kunne vurdere effekten av kassasjonsregler, er derfor lagringsbehovet for elektroniske dokumenter regnet om til papirdokumenter. Selv om denne omregningen er gjort på grunnlag av kjennskap til innholdet i de enkelte dokumentgrupper og hvilken type skanning som er benyttet, vil den nødvendigvis være beheftet med feil. Her som over alt ellers hvor utvalget har foretatt vurderinger på grunnlag av et noe upresist grunnlagsmateriale, er det søkt å legge inn feilmarginer som skal sikre at kostnadsoverslagene ikke blir for lave.

For enkelte dokumentgrupper har en skannet alle dokumentene samlet, slik at det som i papirjournalen utgjorde flere separate dokumenter blir slått sammen til ett skannet dokument i EPJ. Slike grupper er markert med kursiv i tabellene. Dokumentgrupper som etter utvalgets forslag skal bevares, er markert med stjerne i tabellene.

Hålogalandssykehuset HF, Harstad

Hålogalandssykehuset Harstad tok i bruk DIPS i 2002 og startet skanning samme år.

Tabell 3.2 Hålogalandssykehuset HF, Harstad

DokumentgruppeAntall dokumentElektroniskOmregnet til papir
      Mb%1000 ark%
A3 *Epikrise lege Som.23 5895 3595,11344,6
B1*Legejournal kont. Som.11 5134 0183,8592,0
CDiverse prøvesvar21 9911 0831,0270,9
CSkann. Prøvesvar/vev/væsker (C)5 2429320,9230,8
C2Patologiske/anatomiske us/cyt11 9246490,6160,6
C3Immunologi4 1304990,5120,4
DSkann. Organfunksjon (D)4 64112 42911,860,2
DØnh11 4673 5263,3110,4
D1Hjerte/kretsløp25 88130 80929,2260,9
E2Ultralyd5641 8141,720,1
E4Fotografier1 8047 5187,140,1
FSkann. Observasjon/behandling (F)2 4011 7421,7441,5
F1Anestesikurve17 6735 7365,41434,9
F1Kurveark24 3454 5864,4572,0
F2Særskilte observasjonsskjemaer8 8104 1874,01053,6
GSpl. dokumentasjon Som.16 6353 7913,6953,3
GRapportark Som.2 8907100,7180,6
GSkann. Spl.dok. Psyk. (G)9068840,8220,8
HAmbulanserapport10 0001 8181,7451,6
HHab. Dokumenter1 7781 3201,3331,1
H6Fødejournal1 6151 6081,5401,4
IVentelistedokument27 8371 5201,4381,3
I2*Henvisninger Som.31 0722 5212,4632,2
I4*Diverse brev Som.13 5491 1231,1281,0
JOffentlige blanketter Som.5 0228470,8210,7
75 forskjellige mindre dokumentgrupper626814 3904,2883,0
Skilt ut som B-journal før skanning (60%)60,0
Sum349 960105 420100,01162100,0

De kassasjonsregler som utvalget anbefaler innebærer at ca. 90 prosent av innholdet i papirjournaler skal kasseres før avlevering. For skannede dokumenter er det tilsvarende tallet ca. 85 prosent.

Akershus Universitetssykehus HF

Akershus Universitetssykehus tok i bruk DIPS i 2002 og startet skanning i 2004.

Tabell 3.3 Akershus Universitetssykehus HF

DokumentgruppeAntall dokumentElektroniskOmregnet til papir
      Mb%1000 ark%
A1*SO Skannet epikriser N.hagen20 3494 6330,81160,9
A1*SO Epikriser4 3254 4510,81110,8
A2*Tekstjournal og epikriser, andres SO26 0315 4510,91361,0
B1SO Skannet løp. journal Nordbyhagen23 46611 0521,91631,2
CSkannet prøvesvar/vev og væsker22 3488 8091,52201,7
C1Klinisk kjemisk - (dok skan)17 9035 4710,91371,0
C3Histologi og cytologi17 57324 0044,16004,5
C5Mikrobiologi33 3364 0870,71020,8
DSkannet Organfunksjon med bilder15 41617 6953,0310,2
D1Hjerte og kretsløp41 211111 06818,8820,6
D2Lunge12 12610 4971,8240,2
ESkannet radiologi/scintigrafi7 3983 7890,6150,1
E2Ultralyd3 3284 9580,870,1
E3Scintigrafi7983 7570,620,0
F1Kurver, anestesi og opr. rapporter69 92599 12616,81401,1
F1Skannet anestesi/obs./opr.31 84620 6923,51271,0
F3Ambulansejournal/Skadestedsfoto12 61119 6293,3500,4
F4Grønnskjema (operasjonsskjema)19 29737 1386,3770,6
G3SO Løpende sykepleiejournal (dok skan)46 17457 6559,82882,2
G3SO Sykepleienotater6 7428 8651,5440,3
HSO Skannet annet fagpersonell6 7385 8181,0290,2
H6Svangerskaps- og Fødejournal26 51615 8152,73953,0
I4SO Diverse brevkopier28 01816 8322,94213,2
J1SO Ventelistedokumenter/brev62 93034 1895,88556,5
J5SO Pas.samtykke /Erklæring/Krav/ Orienter.9 4936 0531,01511,1
110 forskjellige mindre dokument­grupper185925485178,29707,3
Skilt ut som B-journal før skanning (60%)60,0
Tilsammen751 823590 049100,05 295100,0

De kassasjonsregler som utvalget anbefaler innebærer at ca. 92 prosent av innholdet i papirjournaler skal kasseres før avlevering. For skannede dokumenter er det tilsvarende tallet ca. 91 prosent.

Sørlandet sykehus HF, Arendal

Sørlandet sykehus i Arendal tok i bruk DIPS i 1999 og startet skanning i 2001.

Tabell 3.4 Sørlandet sykehus HF, Arendal

DokumentgruppeAntall dokumentElektroniskOmregnet til papir
      Mb%1000 ark%
APasientopplysninger50 8607 0960,81772,8
A3 *Epikriser24 6336 8830,81722,7
A5Sykepleiesammenfatning45 2745 4240,61362,1
B1*Skannet A-journal - Somatisk tekstjrn41 22922 7752,63355,3
CSkannet Prøvesvar, vev og væsker22 5236 2800,71572,5
C1Klin kjem/immun/farma, skannet44 0878 2700,92073,3
C2Patologi/anatomiske us/cytologi37 7527 9330,91983,1
DSkannet Organfunksjon med bilder25 348156 53017,5510,8
D1Hjerte/Ekko/kretsløp38 360149 10416,7771,2
D1Elektronisk EKG27 02581 0929,1540,9
D2Lunge8 1629 3861,1160,3
D3Sansing og motorikk11 61120 1122,3230,4
D6Reproduksjon3 49610 2831,270,1
E1Røntgendokumenter (skannet og eksterne)82 39997 29510,91652,6
FSkannet Anestesi/Operasj/Observ/Behandl30 05719 6222,2601,0
F1Kurveark (F1)112 01267 4267,62243,5
F2Særskilte obs skjemaer70 57620 8372,3711,1
GSkannet Sykepleiedokumentasjon12 4454 8450,51211,9
G2Sykepleieplan52 41322 3592,55598,8
HSkannet annet fagpersonell7 58616 6951,9330,5
H6Svangerskaps/fødejournal m/meldinger22 32516 0731,8220,4
I *Skannet Korrespondanse26 7995 7080,61432,3
I2*Henvisninger-A168 17779 6778,93365,3
I4Brev, diverse35 1849 1141,02283,6
Blodbanken28 6305 5420,61392,2
77 forskjellige mindre dokumentgrupper186 47935 8404,071711,3
Skilt ut som B-journal før skanning (30%)30,0
Totalt1 215 442892 201100,04 428100,0

De kassasjonsregler som utvalget anbefaler innebærer at ca. 84 prosent av innholdet i papirjournaler skal kasseres før avlevering. For skannede dokumenter er det tilsvarende tallet ca. 86 prosent.

Stavanger Universitetssykehus, psykiatrisk klinikk

Psykiatrisk klinikk ved Stavanger Universitetssykehus tok i bruk DIPS i 2002 og startet skanning i 2003.

Tabell 3.5 Helse Stavanger HF, Stavanger Universitetssykehus, psykiatrisk klinikk

DokumentgruppeAntall dokumentElektroniskOmregnet til papir
      Mb%1000 ark%
A3*Skannet epikrise2 9758425,321,16,2
A4Epikriser inn (mottat fra eksterne org)562670,41,70,5
ASkannet sammenfatninger3 2361 0536,626,37,8
B1*Løpende journal427740,51,10,3
B1*Skannet løpende journal4 2413 57422,652,615,6
CDiverse prøvesvar738520,30,70,2
CSkannet prøvesvar -vev og væsker1 0741100,72,80,8
DSkannet organfunksjon-somatikk6011200,83,00,9
ERøntgenopptak og lignende513530,30,50,2
FTester og observasjonsskjema2 8386173,915,44,6
FSkannet observasjon og behandling2 2417394,718,55,5
FKurveark80840,50,20,0
HSkannet psykiatrisk vurdering (SIR)417580,41,50,4
HAndre rapporter/referater1 2511060,72,70,8
HSkannet annet fagpersonell6721130,72,80,8
I*Utgående korrespondanse1 491570,41,50,4
I*Skannet korrespondanse3 7426464,116,24,8
I*Inngående korrespondanse10 7738265,220,76,1
JSkannet attester/meldinger/erklæringer1 1662141,45,41,6
JTrygde-/sosialsaker1 7951430,93,61,1
Diverse1 7482291,45,71,7
Skannet diverse5231050,72,60,8
Skannet psykiatri-jus1 4988375,320,96,2
Vedtaksdokumenter2 1941400,93,51,0
Planer og avtaler432610,41,50,5
37 forskjellige mindre dokumentgrupper6 3671701,14,31,3
Skilt ut som B-journal før skanning (30%)30,030,0
Sum53 59511 090100,0236,4100,0

De kassasjonsregler som utvalget anbefaler innebærer at ca. 65 prosent av innholdet i papirjournaler skal kasseres før avlevering. For skannede dokumenter er det tilsvarende tallet ca. 40 prosent.

Oppsummering kassasjon

Som det fremgår av det foregående, vil de kassasjonsreglene utvalget foreslår slå noe forskjellig ut for virksomhetene kartleggingen omfatter. For de virksomhetene hvor det i all hovedsak er skannet materiale fra somatiske journaler, vil 84-92% av materialet bli kassert før avlevering av papirjour­naler, mens det for den ene rent psykiatriske virksomheten vil bli kassert kun 65 prosent. Denne forholdsvis store forskjellen skyldes hovedsakelig at somatiske journaler inneholder betydelig mer kurver, bildemateriale, prøvesvar mv. enn de ps­ykiat­riske journalene.

Ettersom andelen av psykiatriske journaler er svært lav i forhold til andelen av somatiske, vil kassasjonsgraden for materialet som helhet ikke bli særlig påvirket av psykiatrien. Samlet sett er det ikke urimelig å anta at kassasjonsgraden vil bli mellom 80- og 90 prosent. Utvalget har derfor valgt å benytte 80 prosent i sine beregninger dvs. at 20 prosent av materialet blir bevart.

Fotnoter

1.

Se for øvrig rapporten «Lagringsmengde - plassforbruk ved digital journal. Rapport for Helsearkivutvalget, DIPS 2006»

2.

Se NPR-rapportenene Aktivitetstall fra somatiske sykehus - årsrapport 2004 Aktivitetsdata - psykisk helsevern for voksne. Årsdata 2004 Aktivitetsdata for psykisk helsevern for barn og unge drifts- året 2004

3.

Antall heldøgnsopphold, dagopphold, poliklinisk dagbehandlinger og polikliniske konsultasjoner

4.

Med «teoretisk, full årsproduksjon» menes den produksjon en ville ha oppnådd dersom alle helseforetakene hadde benyttet EPJ fullt ut.

5.

Pasientjournalen. Innhold, gruppering og arkivering av pasientdokumentasjon i somatiske sykehus. Statens helsetilsyn utredningsserie 3-94

Til forsiden