1 Oppsummering, kommentarer og bearbeiding av tallmaterialet fra kartleggingen av helsearkivmaterialet i spesialisthelsetjenesten m.fl.

Vedlegget beskriver den kartleggingen utvalget gjennomførte våren 2005 i spesialisthelsetjenestens virksomheter, hos landets fylkesmenn samt i Riksarkivet, statsarkivene og de fylkeskommunale- og interkommunale arkiver med hensyn til hva som befinner seg av helsearkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten i disse virksomhetene/institusjonene.

Enkelte av resultatene fra kartleggingen er også vist til i noen av kapitlene i denne utredningen, men da kun som grunnlagsmateriale for det enkelte ­kapitlets tema.

Formålet med å gjennomføre en kartlegging

For å kunne gi en vurdering og anbefaling til hovedtemaet i utvalgets mandat om hvordan man i fremtiden skal ta vare på det bevaringsverdige helsearkivmaterialet som befinner seg i spesialisthelsetjenestens virksomheter, samt det helsearkiv­materialet som i fremtiden vil bli skapt i disse virksomhetene, var det etter utvalgets oppfatning nødvendig å kartlegge hvor mye slikt materiale det faktisk befinner seg i disse virksomhetene. For­målet med kartleggingen var altså å skaffe et best mulig grunnlag for utvalget til å kunne foreta de nødvendige vurderingene og komme med forslag til fremtidig oppbevaring av det helsearkiv­materialet utvalget finner bevaringsverdig.

Adressater for kartleggingen

I tillegg til å kartlegge det helsearkivmaterialet som befinner seg i virksomhetene i spesialisthelsetjenesten, ønsket utvalget å innhente opplysninger over hva som befinner seg av helsearkivmateriale hos fylkesmennene samt det helsearkivmaterialet som gjennom tidene har blitt avlevert til et arkivdepot. Materialet hos fylkesmennene er helsearkivmateriale som før 1. januar 2003 ble avlevert til fylkeslegeembetene (fylkeslegeembetene ble fra denne datoen integrert i fylkesmannsembetene), samt materiale som eventuelt etter dette tidspunktet har blitt avlevert til fylkesmennene.

Ved å kartlegge helsearkivmateriale som befinner seg i alle disse virksomhetene/institu­sjonene, vurderte utvalget at grunnlaget burde være godt nok for videre vurderinger av hvordan man i fremtiden skal håndtere det helsearkivmaterialet som er skapt gjennom årtier, og det som vil bli skapt i årene som kommer. Volumet på det materialet som i dag befinner seg i disse virksomhetene/institusjonene har naturlig nok vært av stor betydning for utvalgets forslag til bevaring og kassasjon, fremtidig ivaretagelse av bevaringsverdig materiale samt tilgjengelighet til dette materialet for dem som har behov og/eller interesse for det.

Utvalgets forventninger til arkivmaterialet i spesialisthelsetjenesten m.fl.

Rapporten som 16. juni 2001 ble avgitt fra et hurtigarbeidende utvalg, nedsatt av Sosial- og helsedepartementet, dannet det viktigste grunnlaget for hva utvalget forventet at kartleggingen skulle gi informasjon om med hensyn til antall hyllemeter arkivmateriale. I den nevnte rapporten hadde man, med utgangspunkt i innhentet informasjon om materialmengden i noen virksomheter, stipulert mengden materiale i spesialisthelsetjenesten som helhet.

Utvalget hadde også, på bakgrunn av opplysninger om tidligere fylkeslegers henvendelser til Sosial- og helsedepartementet/Helsedepartementet om arkivmateriale som ble oppbevart hos fylkeslegene (nå hos fylkesmennene), fått en oppfatning av at det befinner seg ganske mye helsearkivmateriale ved landets fylkesmannsembeter.

Utvalget hadde informasjon som tilsa at svært lite helsearkivmateriale er avlevert til statlige, fylkeskommunale eller kommunale arkivdepot.

Metode

For å oppnå høyest mulig svarprosent, vurderte utvalget at henvendelsene måtte gå direkte til den enkelte virksomhet/institusjon. For virksomhet­ene i spesialisthelsetjenesten kom man frem til at et spørreskjema sendt fra arkivlederne i de regionale helseforetakene ville være den beste måten å oppnå høy svarprosent på. For materialet hos fylkesmennene vurderte utvalget det som mest hensiktsmessig å skrive brev tilpasset det materialet som befinner seg der.

Helsearkivutvalget ønsket at alle helseforetakene med sine virksomheter skulle motta spørreskjemaet for besvaring. En kartlegging av bare noen helseforetak mente man var for usikkert, da det var viktig å skaffe et best mulig grunnlag for utvalgets videre vurderinger.

I tillegg til å kartlegge helseforetakene med alle sine virksomheter, ønsket Helsearkivutvalget også å kartlegge private virksomheter, herunder private sykehus og privatspesialister, som det enkelte regionale helseforetak hadde inngått avtale med. Man kom imidlertid frem til at ikke alle kunne kontaktes.

For å få en tilnærmet fullstendig oversikt over mengden med avlevert arkivmateriale til arkivdepot vurderte utvalget at det ville gi best resultat om alle etablerte arkivdepoter ble kartlagt.

Praktisk gjennomføring

Det ble avholdt et møte med administrasjons­ledere/arkivledere fra de regionale helseforetakene for å drøfte ovennevnte fremgangsmåte. Man ble enige om at spørreskjemaet til de aktuelle virksomhetene i spesialisthelsetjenesten skulle sendes fra RHFene til både HFene og private virksomheter med avtale med et RHF, da det til enhver tid er RHFene som har oversikt over hvem det er inngått avtaler med, både når det gjelder private sykehus og andre virksomheter samt enkeltspesialister med avtale.

For enkeltspesialister med avtale vurderte utvalget det som lite hensiktsmessig å sende spørreskjema til flere tusen enkeltspesialister. Man vurderte at ved å sende spørreskjemaet til hver tiende avtalespesialist med stillingsprosent fra og med 75 prosent, ville dette gi god nok indikasjon på det volumet helsearkivmaterialet utgjør i denne delen av den private spesialisthelsetjenesten. Private uten avtale fikk ikke tilsendt spørreskjema.

Til landets fylkesmenn ble det sendt brev, der man ba om en oversikt over det helsearkiv­materialet som tidligere var blitt levert til fylkes­legeembetene, samt evt. helsearkivmateriale levert til fylkesmennene etter at fylkeslegeembetene ble integrert i fylkesmannsembetene.

For å få oversikt over avlevert/deponert arkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten, ble det sendt brev og spørreskjema til statlige, fylkeskommunale og interkommunale arkivdepoter. Med en slik kartlegging ville utvalget få oversikt over alt helsearkivmateriale som er avlevert/deponert til arkivdepot.

Generell oppsummering

Hvem svarte

De utfylte spørreskjemaene ble returnert til arkivlederne i RHFene. Enkelte helseforetak tilbakemeldte ved at hele foretaket (sykehusene, de psykiatriske institusjonene osv.) hadde fylt ut ett svarskjema. Andre tilbakemeldte ved at det var fylt ut ett svarskjema for hver virksomhet i helsefore­taket. På denne måten hadde arkivlederne til enhver tid oversikt over hvem som hadde svart, og det ble på denne bakgrunn også gjennomført noen purrerunder.

Helsearkivutvalget mottok 168 utfylte skjemaer fra den offentlige delen av spesialisthelsetjenesten. Fordi mange tilbakemeldte samlet under helse­fore­taket, tilsvarte dette at rundt 200 virksomheter i den offentlige spesialisthelsetjenesten besvarte spørreskjemaet. Fra den private delen av spesialisthelsetjenesten mottok Helsearkivutvalget 201 skjemaer, derav 61 fra private spesialister.

Ikke alle virksomhetene under det enkelte helse­foretaket besvarte spørreskjemaet. Etter noen purrerunder fikk man imidlertid svar fra alle sykehusene i landet. Hvor stor svarprosenten var fra de private som fikk tilsendt spørreskjemaet, ble det ikke forsøkt å finne svar på. Dette begrunnes med at arkivmaterialet i den private delen av spesialisthelsetjenesten tross alt er vesentlig mindre enn det som befinner seg i den offentlige delen av spesialisthelsetjenesten. Dessuten var det kartlagte materialet uansett så stort at grunnlaget for å vurdere og komme med forslag til fremtidige løsninger etter utvalgets oppfatning var mer enn godt nok.

Fra Riksarkivet, statsarkivene, byarkivene, og de fylkekommunale- og interkommunale arkivdepotene, er det innhentet opplysninger fra samtlige.

Kvaliteten på besvarelsene

Ulikheten på de virksomhetene som tilbakemeldte på kartleggingen var som det fremgår av det ovenstående svært stor, fra store sykehus til små virksomheter, herunder enmannsforetak. Kvaliteten på de utfylte spørreskjemaene var derfor også varierende. Kartleggingen ga likevel et godt grunnlag for videre vurderinger og forslag.

Tilbakemeldt materialmengde

Med hensyn til mengde materiale, ble virksom­hetene bedt om å oppgi dette i antall hyllemeter. Det samlede antallet hyllemeter som ble tilbakemeldt var ca. 192.000 løpemeter hvorav ca. 160.000 hyllemeter pasientjournaler og 15.000 hyllemeter sakarkiv jf. tabell 1.1. Det resterende er film, video, lydbåndopptak mv. Dette er svært likt det anslaget den hurtigarbeidende gruppen kom frem til i juni 2001.

Fra landets fylkesmenn fikk utvalget ikke tilbakemeldt så mange hyllemeter, men derimot at embetene oppbevarer et utall arkivskap, kasser osv. som de i all hovedsak har overtatt fra de tidligere fylkeslegeembetene, men også en del som har blitt avlevert til fylkesmannsembetene etter 1. januar 2003. Av total­volumet i spesialisthelsetjenesten utgjør likevel ikke det materialet som befinner seg hos fylkesmennene, noen mengde av betydning.

Kartleggingen viser at heller ikke de etablerte arkivdepotene Riksarkivet, statsarkivene, byarkivene og fylkes- og interkommunale arkivdepot, har mottatt store mengder helsearkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten jf. tabell 1.2.

I tillegg til det materialet utvalget har kartlagt, befinner det seg også helsearkivmateriale hos dem som ikke besvarte spørreskjemaet, samt hos dem som ikke fikk tilsendt spørreskjemaet. Utvalget finner på denne bakgrunn at man med rimelig sikkerhet må kunne anta at det totale volumet på det helsearkivmaterialet som befinner seg i spesialisthelsetjenesten er minst 210.000 hyllemeter. Det er med andre ord et enormt volum på det materialet som gjennom årtier, for ikke å si århundrer, har blitt skapt i spesialisthelsetjenesten og som i all hovedsak fortsatt befinner seg i spesialisthelse­tjenestens egne virksomheter.

Bearbeiding av tallmateriale fra kartleggingene

Ettersom det ble mottatt svar fra alle sykehus som jo klart utgjør hovedtyngden av virksomhetene i spesialisthelsetjenesten, kan en anta at den totale størrelsen av arkivene i spesialisthelsetjenesten ikke er vesentlig større enn det som er tilbakemeldt. For å ta høyde for manglende svar fra en del mindre virksomheter anser utvalget det derfor som tilstrekkelig å justere opp totalvolumet med 10 prosent.

Når det gjelder de øvrige volumspørsmål i kartleggingen, var svarene såpass mangelfulle at totaltallene nok er tildels vesentlig større enn det som fremkommer av kartleggingen. For å få et bedre grunnlag for å kunne estimere hvor mye materiale som kan forventes avlevert til Norsk helsearkiv, har utvalget valgt å vurdere det som er tilbakemeldt opp mot aktivitetsdata for 2004 fra Norsk pasientregister. Utgangspunktet for denne tilnærmingen er antagelsen om at det vil være en rimelig sammenheng mellom en virksomhets aktivitetsnivå og den dokumentasjon som produseres. Dersom en gruppe av sykehus står for 10 prosent av den helsehjelp som ytes er det rimelig å tro at de også vil stå for 10 prosent av tilveksten i pasient­arkivet.

Antall hyllemeter morsjournaler som tilkommer hvert år er en viktig parameter i beregningen av det volumet Norsk helsearkiv vil motta. Ettersom spørsmål om dette var uteglemt fra kartleg­gingen, ble det tatt kontakt med et antall virksomheter med gode rutiner for utskillelse av morsjournaler. På grunnlag av tilbakemeldingen fra disse, aktivitetsdata fra Norsk pasientregister samt rapportert antall hyllemeter aktivt pasientarkiv, er den totale tilveksten av morsjournaler beregnet. Ut fra denne er det beregnet hvor stor andelen av det aktive arkivet som årlig skilles ut som morsjour­naler.

Den mest usikre faktoren i utvalgets beregninger gjelder skanning av pasientjournaler. Her er det tatt utgangspunkt i svarene på spørsmålene om skanning i kartleggingen samt opplysninger fra den mer detaljerte kartleggingen av innhold i elektroniske pasientjournaler beskrevet i vedlegg 2.

På grunnlag av denne bearbeidingen av tall­materialet fra kartleggingene har utvalget kommet frem til startverdier for de variabler som er benyttet i utvalgets beregninger. Disse er gjengitt i tabell 1.3.

Dimensjonering av kapasitet og bemanning for den papirbaserte delen av Norsk helsearkiv vil avhenge av hvor hurtig virksomhetene i spesialisthelsetjenesten går over til et rent elektronisk ­pasientarkiv. Utvalget har her vurdert tre forskjellige alternativer som gjengis nedenfor. Alle tall i tabellene er angitt i 1000 hyllemeter.

Alternativ 1: Hurtig overgang til rent elektronisk pasientarkiv

Forutsetninger: Volumet av skannet materiale øker årlig med 20 prosent de første fem årene, er uforandret de neste fem årene for så å synke med 5 prosent årlig. Tilveksten i papirdokumentasjon forutsettes å synke med 10 prosent i året.

Alternativ 2: Moderat takt i overgangen til rent elektronisk pasientarkiv

Forutsetninger: Volumet av skannet materiale øker årlig med 10 prosent de første fem år, er uforandret de neste fem år for så å synke med 5 prosent årlig. Tilveksten i papirdokumentasjon forutsettes uforandret frem til 2009 for deretter å synke med 10 prosent i året.

Alternativ 3: Sen overgang til rent elektronisk pasientarkiv

Forutsetninger: Volumet av skannet materiale er konstant de første ti år for så å synke med 5 prosent årlig. Tilveksten i papirdokumentasjon forutsettes uforandret frem til 2009 for deretter å synke med 10 prosent i året.

Det fremgår klart av alternativene foran at den innsats som blir satt inn i skanningen vil være helt avgjørende for hvor lang tid det tar før det kun er morsjournaler og tilleggsjournaler skilt ut under skanningen, som finnes på papir. Den relativt moderate ­økningen i skanningstakten som alternativ 2 innebærer, medfører at papirarkivene kan legges ned 40-50 år ­tidligere enn om skanningen forblir på dagens nivå.

Merk at de tillegsjournalene som skapes under ryddingen før skanning må bevares til det er gått 10 år etter mors, noe som kan være flere 10-år etter at skanningen ble avsluttet. Det kan derfor være fordelaktig å deponere det materialet som ikke skannes, i Norsk helsearkiv.

Øker en innsatsen ennå mer slik som i alternativ 1, kan en avslutte papirarkivene 10 år tidligere.

Også totalvolumet som skal avleveres, påvirkes av skanningstakten, i alternativ 3 er volumet 50 prosent høyere enn i alternativ 1.

Etter utvalgets vurdering bør en kunne forvente en utvikling på nivå med alternativ 1 ettersom dette innebærer en relativt rask nedleggelse av det papirbaserte pasientarkivet med de besparelser dette innebærer for personellkostnader samt frigjøring av betydelige arealer. Ettersom det hersker betydelig usikkerhet rundt den strategi helseforetakene vil velge på dette området, har utvalget likevel valgt å legge alternativ 2 til grunn for sine beregninger av kostnader.

Oppsummering av svar på de mest sentrale spørsmålene i kartleggingen

Fordi virksomhetene tilbakemeldte enten ved at hver enkelt virksomhet besvarte ett spørreskjema eller ved at ett helseforetak med sine virksomheter fylte ut ett spørreskjema, er de følgende oppsummeringene foretatt ved at det refereres til helsefore­tak som enhetsbetegnelse. De virksomhetene som tilbakemeldte separat er slått sammen under sine respektive helseforetak. På denne måten blir enheten det refereres til den samme.

Når det gjelder oppsummering av ja/nei-spørsmål er følgende prinsipp benyttet:

1. Enkelte spørsmål innebærer at dersom en enkelt virksomhet innenfor helseforetaket svarer ja, så blir svaret ja for helseforetaket som helhet. Har for eksempel en virksomhet innenfor et helseforetak startet med skanning av pasientjournaler, så har helseforetaket startet.

2. For andre spørsmål er det ikke mulig å følge dette prinsippet. Svarer en virksomhet ja på spørsmål om de har tilfredsstillende opp­bevaringsplass for arkivmateriale mens en annen virksomhet innenfor samme helseforetak svarer nei, har foretaket delvis tilfredsstillende oppbevaringsplass. Av denne årsak er «delvis» i oppsummeringen tatt med som et tredje alternativ på ja/nei-spørsmål.

Ved oppsummeringe er det til en viss grad også tatt hensyn til størrelsen på virksomhetene innenfor et helseforetak. Er det kun en liten virksomhet som svarer avvikende fra flertallet, blir flertallssvaret stående selv om det bryter med prinsippene ovenfor.

På det tidspunktet kartleggingen ble gjennomført var Radiumhospitalet og Rikshospitalet enda ikke slått sammen, og i oppsummeringen nedenfor er det derfor 31 helseforetak som yter helsehjelp som har tilbakemeldt.

I tillegg til de helseforetakene som består av sykehus, psykiatriske institusjoner m.fl., finnes det også helseforetak som ikke har behandling av pasienter som sin primære oppgave. Blant disse er de fleste sykehusapotekene organisert som helsefore­tak, og tre av disse har gitt tilbakemelding på kartleggingen. Mange av spørsmålene som ble stilt til virksomhetene i spesialisthelsetjenesten er av en karakter som ikke lar seg besvare av apotek. Apotek har f. eks. ikke pasientjournalarkiv. I oppsummeringene nedenfor vil det derfor nesten utelukkende bli referert til svar fra de helseforetakene som har pasientbehandling som sin primære oppgave.

Spørsmålene 1.3 til 1.6 nedenfor er spørsmål som er generelle, det vil si at de gjelder både i forhold til sakarkiv og pasientarkiv.

I oppsummeringene til spørsmål 2.3, 2.4 og 3.4 er resultatene fra de private virksomhetene regnet med og eksplisitt nevnt. Til de resterende spørsmålene er det de 168 spørreskjemaene fra helsefore­takene med sine virksomheter som ­danner grunnlaget for oppsummeringene og ­kommentarene.

På noen spørsmål var svarene fra enkelte helseforetak uklare eller manglet helt. Dette er kun unntaksvis kommentert under de enkelte spørsmål.

Spørsmål 1.3

Har virksomheten en arkivansvarlig med et samlet operativt ansvar for alt arkivmateriale:

11 helseforetak svarte her entydig ja, 4 entydig nei mens 17 helseforetak hadde minst én virksomhet der det var en arkivansvarlig med et samlet ansvar for alt arkivmaterialet.

Spørsmål 1.4

Har virksomheten tilfredsstillende oppbevarings­-plass for eksisterende arkivmateriale og tilveksten de nærmeste år?

Kun 6 av helseforetakene svarte entydig ja på at de hadde tilfredsstillende oppbevaringsplass, mens enkelte av virksomhetene innenfor 17 foretak hadde det. 10 svarte at de ikke hadde tilfredsstillende oppbevaringsplass.

Kommentar:

Ved senere samtale med arkivlederne i de regionale helseforetakene, fikk utvalget bekreftet at arkivsituasjonen er svært varierende rundt i virksomhetene. Enkelte steder er forhold­ene så uholdbare at arkivmateriale allerede er ødelagt eller sterkt skadet. Andre steder er forholdene meget bra både hva gjelder plass og fysisk miljø. Behovet for å avlevere/deponere materiale varierer derfor fra å være akutt til ikke å være tilstede. Et akutt behov har også de nye virksomhetene (sykehusene) som er under bygging/planlegging for en papirløs hverdag, da disse ikke engang bygges/planlegges med lokaler for oppbevaring av allerede skapt eller fremtidig skapt arkivmateriale på papir.

Spørsmål 1.5

Er det noen form for kobling mellom sakarkiv og pasientarkiv? Lagres noen typer dokumenter i begge arkiver?

På dette spørsmålet var det 20 helseforetak der minst én av virksomhetene hadde en form for kobling mellom sakarkiv og pasientarkiv. 11, derav tre sykehusapotek, hadde ikke slik kobling.

Kommentar:

Sammenligner man resultatet med svarene på spørsmål 1.6 ser man at to av de foretakene som svarte nei på spørsmål 1.5 lagrer klagesakene både i pasientjournal og i sakarkivet mens et av fore­takene ikke gir et klart svar på hvor klagesakene arkiveres. Disse tre helseforetakene burde ha svart ja på spørsmål 1.5.

Spørsmål 1.6

Hvordan arkiveres klagesaker?

12 helseforetak samt enkelte virksomheter innenfor 11 av foretakene arkiverer klagesaker i sak­arkivet. Enkelte av disse presiserer at sakene arkiveres separat i egen arkivserie, eventuelt innlåst i skap. 9 av foretakene angir at klagesaker lagres både i pasientjournalen og i sakarkivet, og det gjør også enkelte virksomheter innenfor 7 av helseforetakene. Ett helseforetak samt enkelte virksom­heter innenfor 10 av helseforetakene arkiverer ­klagesakene kun i pasientjournalen.

Kommentar:

Klagesaker skal arkiveres i sakarkivet. Kopi av dokumenter som er relevante i forbindelse med senere helsehjelp kan om nødvendig legges i pasientjournalen. At såpass mange virksomheter arkiverer klagesaker kun i pasientjournalen kan utgjøre et problem ved avlevering.

Spørsmålene 2.1 til 2.9.nedenfor er spørsmål som kun omhandler sakarkiv.

Spørsmål 2.1

Hvor langt tilbake i tid går sakarkivet?

To virksomheter har sakarkiv helt tilbake til 1700-tallet, den eldste fra 1776. Fem virksomheter har sakarkiv opprettet på 1800-tallet.

Kommentar:

Mange av helseforetakene består av tidligere virksomheter hvorav de eldste ble etablert rundt 1800. Dette er grunnen til at det befinner seg til dels svært gammelt materiale i helseforetakene. En del virksomheter har imidlertid avlevert sakarkivmateriale i løpet av årene, slik at de i dag ikke har sak­arkivmateriale i virksomheten helt tilbake fra ­etableringstidspunktet.

Spørsmål 2.2

Er noe av dette avlevert til arkivdepot? Oppgi i så fall depotinstitusjon og (om mulig) hva slags materiale, herunder fra hvilket tidsrom.

I 15 av helseforetakene, derav ett sykehusapotek, var det minst én virksomhet som svarte at de hadde avlevert materiale, to av disse hvor mange hyllemeter de hadde avlevert (91 og 66 meter). I de resterende 18 foretakene var det ingen virksom­heter som hadde avlevert.

Svarene fra arkivdepotene viser at det over tid er avlevert vel 2000 hyllemeter sakarkiv fra spesialisthelsetjenesten til slike institusjoner.

Spørsmål 2.3

Omtrent hvor mange hyllemeter sakarkiv som er mer enn 25 år er oppbevart i virksomheten?

Det er totalt 2117 meter sakarkiv eldre enn 25 år som oppbevares i offentlige virksomheter. I de private virksomhetene som inngår i kartleggingen er det tilbakemeldt 91 meter eldre enn 25 år.

Kommentar:

At det befinner seg så lite sakarkivmateriale eldre enn 25 år i virksomhetene, til tross for at det er avlevert så lite, forteller antagelig at mye sakarkivmateriale har forsvunnet eller blitt kastet gjennom tidene. En del av sakene som angår sykehusene befinner seg nok også i arkivene til tidligere sykehuseiere, for eksempel fylkeskommuner.

Spørsmål 2.4

Omtrent hvor mange hyllemeter papirbasert sakarkiv som er mindre enn 25 år er lagret i virksomheten?

Ved oppsummering av hvor mange hyllemeter sakarkiv yngre enn 25 år som oppbevares i virksomhetene, er dette ganske mye mer enn for sakarkivmateriale eldre enn 25 år, 10220 hyllemeter i offentlige virksomheter (dette er ofte «Direktørens arkiv», herunder kontrakter, utbyggingsdokumenter mv.). For de private virksom­hetene som inngår i kartleggingen er 2248 hyllemeter noe som skulle tilsi at totalmengden her kan være rundt 4050 hyllemeter.

Kommentar:

At private virksomheter har såvidt stor andel av den totale sakarkivmengden i sine virksomheter sammenlignet med de offentlige virksomhetene, forteller muligens noe om at de private har sett behov for å dokumentere sin virksomhet på en grundigere måte, blant annet på grunn av regnskap og fakturering.

Spørsmål 2.5

Omtrent hvor mye materiale er man interessert i å få avlevert til et arkivdepot de nærmeste 5 år, og hvor mye av dette er yngre enn 25 år?

19 av helseforetakene, derav to sykehusapotek, ønsket å avlevere til et arkivdepot. Materialmengden man ønsket å avlevere ble til sammen oppgitt å være 1391 meter. Av dette var 381 meter materiale yngre enn 25 år.

Spørsmål 2.6

Omtrent hvor stor er den årlige tilveksten av papirbasert sakarkiv?

Tilveksten ble til sammen tilbakemeldt å være 431 meter pr. år.

Kommentar:

Det reelle tallet er nok betydelig større ettersom fire helseforetak og en rekke virksomheter innenfor de øvrige foretakene ikke har svart på spørsmålet.

Spørsmål 2.7

Er sakarkivet for hele tidsrommet ordnet på en slik måte at det er lett å finne frem i (for eksempel etter en arkivnøkkel eller lignende?) Hvis nei, beskriv tilstanden nærmere.

Ett helseforetak svarte at de ikke hadde ordnet sakarkivet på en måte som gjør det lett å finne frem i. Det var imidlertid mange, men i all hovedsak mindre virksomheter i seks av de andre helseforetakene som også svarte at de ikke hadde ordnet sakarkivet slik at det er lett å finne frem i. Noen svarte også med et spørsmåltegn, eller ga ikke noe svar i det hele tatt.

Spørsmål 2.8

Når tok virksomheten i bruk elektronisk postjournal? Hvilke slike systemer har vært i bruk frem til nå?

16 helseforetak oppga å ha tatt i bruk elektronisk postjournal. 13 oppga at de delvis hadde tatt dette i bruk, og ett foretak at de ikke hadde tatt det i bruk. Fire virksomheter tok i bruk elektronisk postjournal i siste halvdel av 1980-tallet mens hovedtyngden av de resterende kom i gang på 1990-tallet.

De fleste tilbakemeldte at de hadde tatt i bruk godkjente systemer. Det var også en del som hadde tatt i bruk noe annet enn et system tilpasset Noark-standarden. Flere oppga at de benyttet hjemmelagede arkivsystemer fra 1990-tallet som ikke var godkjent av Riksarkivaren. Etter arkivforskriften § 2-9 kreves det at arkivsystem som skal benyttes av offentlig organ normalt skal følge kravene i Noark-standarden.

Spørsmål 2.9

Har virksomheten gått over til elektronisk arkiv og saksbehandling eller planlagt dette? Oppgi i så fall fra når og hvilket system.

18 foretak oppga å ha innført elektronisk arkiv og saksbehandling eller planlagt å gjøre det. 8 hadde verken innført eller planlagt å innføre elektronisk arkiv eller saksbehandling. 4 besvarte ikke spørsmålet.

De fleste som hadde innført eller hadde planer om å innføre elektronisk arkiv og saksbehandling viste til et Noark-system, men noen viste også til noe annet enn et Noark-system. De fleste hadde innført elektronisk arkiv de aller siste årene.

Spørsmålene 3.1 til 3.18 nedenfor er spørsmål som omhandler pasientjournalarkiv. Ettersom sykehusapotekene knapt har pasientarkiv er svarene fra disse bare unntaksvis tatt med her.

Spørsmål 3.1

Hvor langt tilbake i tid går virksomhetens pasientjournalarkiv?

I en virksomhet i ett helseforetak befinner det seg pasientjournalarkiv tilbake til 1776. I 8 andre virksomheter i spesialisthelsetjenesten befinner det seg pasientjournalarkiv fra 1800-tallet.

Spørsmål 3.2

Er noe av pasientarkivmaterialet avlevert til arkivdepot eller overført til andre virksomheter? Oppgi i så fall hvilke(n) instans(er) og (om mulig) hva slags materiale, herunder fra hvilket tidsrom.

17 av helseforetakene har avlevert noe pasient­arkivmateriale til arkivdepot. 13 har ikke avlevert. Tilbakemeldingene på hvilke instanser samt hva slags materiale som er avlevert er i liten grad besvart.

Svarene fra arkivdepoter viser at det er avlevert/deponert ca. 8700 hyllemeter pasientjournaler i slike institusjoner.

Spørsmål 3.3

Hvor mange separate pasientarkiver har virksomheten i dag?

Svarene på dette spørsmålet varierer fra ett til 123 pasientarkiv og totalt oppgis det 552 arkiv, derav fem arkiv på to sykehusapotek. Ett helseforetak har ikke svart på spørsmålet.

Kommentar:

Den store variasjonen i svarene tyder på at spørsmålet ikke har blitt oppfattet likt av de som har svart på spørsmålet. Enkelte har nok oppfattet spørsmålet som «steder hvor det oppbevares pasientdokumentasjon» mens andre nok har satt spørsmålet i sammenheng med den formelle organi­seringen av arkivet. Det faktum at flere virksomheter har rapportert at de har mange «hyllemeter» men ikke noe «arkiv» mens andre har «arkiv» uten «hyllemeter» tyder også på det.

Spørsmål 3.4

Omtrent hvor mange hyllemeter pasientarkiv på papir og på film (røntgenbilder) er lagret i virksomheten?

Summen av tilbakemeldte hyllemeter pasientarkiv fra helseforetakene er 155.440 på papir, 15.769 på film og 263 på mikrofilm, totalt 171.564 hyllemeter. For de private virksomhetene som inngår i kartleggingen er tallene 5510 hyllemeter på papir og 491 på film. Dette utgjør totalt 6001 hyllemeter noe som skulle tilsi at totalmengden her vil være rundt 9000 hyllemeter på papir og 500 hyllemeter på film.

Spørsmål 3.5

Omtrent hvor stor er den årlige tilveksten av slikt materiale?

Den årlige tilveksten er meldt å være 3337 hyllemeter. Her må imidlertid bemerkes at 10 av helse­foretakene enten ikke har svart eller svart med så lave tall at de kun kan representere en liten del av foretaket. Den totale tilveksten kan derfor antas å ligge i området 4-5000 hyllemeter.

Kommentar:

Dette tallet forteller oss at det fortsatt er mye arkivmateriale som skapes på papir. Utvalget er imidlertid kjent med at det til tross for at de fleste virksom­heter har innført elektronisk pasientjournal, fortsatt er flere virksomheter (også store) som skriver ut papirkopier av EPJ og lagrer dette i papirbasert pasientjournal. Det er også virksomheter som ikke kaster papirversjonen av dokumenter som er skannet. Så lenge dette skjer vil tilveksten av papirmateriale være større enn det som er ­nødvendig.

Spørsmål 3.7

Hvor mange journaler er mikrofilmet og omtrent hvor mange hyllemeter med slik mikrofilm har virksomheten?

9 helseforetak har tilbakemeldt at det samlet er omlag 772.000 pasientjournaler som er mikrofilmet. Disse mikrofilmene oppgis å utgjøre 219 hyllemeter. I tillegg oppgir to helseforetak å ha til sammen 44 hyllemeter uten å angi hvor mange journaler dette utgjør.

Spørsmål 3.8

Er papirversjonen av dette arkivmaterialet kassert? Hvis ikke, omtrent hvor mange hyllemeter er lagret både på papir og mikrofilm?

På dette spørsmålet har 8 av de 11 informantene som hadde mikrofilmet pasient­journaler, svart at de har kassert materialet som de hadde mikrofilmet.

Kommentar:

Hensikten med å mikrofilme pasientjournaler har høyst sannsynlig vært å bli kvitt papirmaterialet. De tre informantene som oppga ikke å ha kassert papirmaterialet, hadde oppgitt at de hadde til sammen 24 hyllemeter mikrofilmete journaler, hvilket utgjør bare vel 1 % av det som ble oppgitt å være mikrofilmet.

Spørsmål 3.9

Hvilke rutiner har virksomheten for å skille ut materiale om avdøde pasienter (mors-arkiv)?

27 av helseforetakene tilbakemeldte at de har rutiner for å skille ut morsjournaler. 2 foretak svarte at de ikke har det, og ett foretak svarte ikke på spørsmålet.

Kommentar:

Innenfor hvert helseforetak er det mange virksomheter som har svart at de ikke har rutiner for å skille ut morsjournaler. Mye kan tyde på at det er arbeidsbyrden ved å skille ut morsjournaler som er avgjørende for at dette ikke blir gjort. For å kunne ta den økte belastningen med å skille ut morsjournaler, er det antagelig behov for økte ressurser til arkivene.

Spørsmål 3.10

Omtrent hvor mange hyllemeter av virksomhetens nåværende pasientarkiv på papir, film og mikrofilm er skilt ut som mors-arkiv?

Det antallet hyllemeter som ble tilbakemeldt på dette spørsmålet var 24.309 hyllemeter, altså nesten 17 prosent av den mengden de offentlige virksomhetene samlet tilbakemeldte.

Spørsmål 3.11

Har virksomheten tatt i bruk eller planlagt å ta i bruk elektronisk pasientjournal (EPJ)? I så fall fra når og hvilket system?

Alle helseforetakene har tatt i bruk EPJ. Enkelte virksomheter i foretakene har imidlertid ikke innført EPJ, men dette dreier seg i all hovedsak om mindre virksomheter. En del hadde også planlagt å ta i bruk EPJ i løpet av 2005. Det var kun ett sykehus som våren 2005 ikke hadde tatt i bruk EPJ.

Spørsmål 3.13

Blir (noe av) dokumentasjonen i EPJ og andre elektroniske systemer også lagret i papirbasert pasientarkiv? I så fall, fremgår det klart både av EPJ og papirjournalen hva som er lagret begge steder?

Kun 4 helseforetak og 9 virksomheter i andre helseforetak svarer at de ikke dobbeltlagrer. 12 helseforetak har kryssreferanser mellom EPJ og papirjournalen, slik at det klart fremgår at informasjon er lagret begge steder. For 5 av disse har dog enkelte av virksomhetene i foretaket ikke slik kryssreferanse. 6 foretak har ikke slik krysshenvisning. 12 foretak besvarte ikke spørsmålet.

Kommentar:

At de fleste dobbeltlagrer pasientopplysningene vil medføre at man vil motta en del materiale både på papir og på elektronisk form, noe som i prinsippet ikke skal forekomme ved avlevering. Kostnadene ved å gjennomgå papir­journalene før avlevering for å identifisere og ­kassere utskrifter av alt materiale som finnes i EPJ antas imidlertid å bli så store at det ikke vil kunne forsvares økonomisk. En del materiale, slik som utskrifter fra den løpende legejournalen vil imidlertid lett kunne identifiseres og kasseres.

I tilfeller der det ikke er krysshenvisninger, slik at det fremgår av journalene at dobbeltlagring ­finner sted, kan man i verste fall risikere at livs­viktige opplysninger ligger lagret på papir uten at dette fremgår av den elektroniske journalen (det forutsettes her at dersom det finnes elektronisk journal er det den man bruker i det daglige og ikke papirjournalen).

Spørsmål 3.14

Er/blir eldre pasientjournaler og/eller annen pasientrelatert dokumentasjon skannet og koblet til ny informasjon i EPJ eller andre elektroniske systemer? I så fall, hvilke journaler eller deler av journaler skannes?

I 16 av helseforetakene er det virksomheter som skanner aktive pasientjournaler. Kontakt med sektoren viser imidlertid at for de flestes vedkommende er omfanget av skanning begrenset, kun et fåtall virksomheter synes å ha tilstrekkelig kapasitet til å skanne journalene for alle pasienter som behandles. I 14 helseforetak er det ingen virksomheter som skanner. Ser man nærmere på hvilke virksomheter i helseforetakene som skanner, var det overveiende store virksomheter, så som ­Ullevål Universitetssykehus, som tilbakemeldte at de utfører skanning.

Kommentar:

Den andre delen av spørsmålet, om hvilke deler av journalen som skannes, ble det gitt svært få tilbake­meldinger på. Den kartleggingen som omtales i vedlegg 2 går imidlertid nærmere inn på dette spørsmålet.

Spørsmål 3.15

Blir papirmaterialet kassert når det er skannet, eller beholdes også papirversjonen? Hender det i så fall at papirversjonen blir oppdatert (for eksempel tilført nye dokumenter) etter at den er skannet?

Av de helseforetakene som skanner tilbakemeldte 4 at de kaster den dokumentasjonen som er skannet og 2 at enkelte av virksomhetene som skanner, kasserer originalen. 9 foretak svarte at de ikke kaster papirversjonen og ett av foretakene som skanner besvarte ikke spørsmålet. 3 av de foretakene som beholder papirversjonen tilbakemeldte at de oppdaterer papirversjonen etter skanning, 2 svarte ikke på spørsmålet.

Kommentar:

At enkelte oppdaterer papirversjonen etter at journalen er skannet er noe betenkelig, det kan etter hvert bli vanskelig å holde rede på hva som kun er i papirjournalen. Slik oppdatering bør ikke forekomme.

Spørsmål 3.16

Omtrent hvor mange hyllemeter pasientarkiv er lagret både på papir og i elektronisk form (etter skanning eller ved dobbeltlagring i behandlingsprosessen)?

Til sammen ble det tilbakemeldt at 7442 hylle­meter er lagret både på papir og i elektronisk form.

Kommentar:

Dette tallet er sannsynligvis alt for lavt ettersom det mangler svar fra rundt halvparten av de som på spørsmål 3.13 oppgir at opplysninger i EPJ også blir lagret i papirjournalen. Tar en hensyn til virksomhetenes størrelse og hvor lenge de har benyttet EPJ er det grunn til å tro at totaltallet her kan komme opp i 20.000 hyllemeter.

Spørsmål 3.17

Kan papirversjonen av dette materialet skilles ut for eventuell kassasjon ved enkle grep, eller må man gjennomgå hver enkelt mappe?

Kun 2 helseforetak og 8 enkeltvirksomheter i de øvrige helseforetakene svarte at papirversjonen ved enkle grep kan skilles ut for eventuell kassasjon. 5 av foretakene besvarte ikke spørsmålet, og ett foretak uttrykte tvil med hensyn til om utskilling kan skje med enkle grep.

Kommentar:

I den grad materialet ikke blir kassert som en følge av kassasjonsreglene, må en forvente at det meste av dette materialet vil bli avlevert både på elek­tronisk form og på papir.

Spørsmål 3.18

Har virksomheten lagret lydopptak eller levende bilder (video etc.) som del av pasientarkivet? Angi i så fall mengde.

16 av helseforetakene har lagret lydbåndopptak eller levende bilder som del av pasientarkivet, 14 har ikke slikt materiale. Til sammen ble det tilbakemeldt 92 hyllemeter. Flere som svarte at de hadde denne typen materiale, ga ikke noe svar med hensyn til mengden materiale.

Spørsmålene 4.1 til 4.5 nedenfor er spørsmål som gjelder materiale som ikke faller naturlig inn under begrepene sakarkiv og pasientarkiv slik som utvalget har valgt å benytte disse. De svarene som ble mottatt viser at spørsmålene ikke var godt nok formulert og det er derfor vanskelig å trekke klare konklusjoner fra denne kartleggingen. Nedenfor tas derfor kun med noen av de opplysninger som fremkom.

Spørsmål 4.1

Hva slags kvalitetssystemer (for eksempel prosedyrebeskrivelser) benyttes i virksomheten?

Flere av foretakene oppgir her at de har elektroniske kvalitetssystem fra forskjellige leverandører. Sykehusapotekene angir stort sett at de har ett kvalitetssystem. Enkelte også at dette er basert på ISO 9001.

Spørsmål 4.2

Hva slags medisinske kvalitetsregistre (nasjonale, regionale og/eller lokale) har virksomheten ansvaret for?

En rekke foretak oppgir her at de har ansvar for ett eller flere medisinske kvalitetsregistre. Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten publiserte for øvrig i august 2005 en rapport 1 som gir en oversikt over alle medisinske kvalitetsregistre i Norge og denne er nok en betydelig mer autoritativ kilde til opplysninger på dette området enn utvalgets kartlegging.

Spørsmål 4.3

Hva slags standard kodeverk og klassifikasjoner benyttes av virksomheten?

Her oppgir de fleste de kodeverkene som benyttes ved rapportering til Norsk pasientregister og enkelte også kodeverk som benyttes ved annen rapportering, for eksempel til BUP-data. Det fremgår imidlertid også at en rekke andre kodeverk er i bruk rundt omkring i helseforetakene, i enkelte tilfeller også lokale kodeverk.

Spørsmål 4.4

Har virksomheten databaser, registre eller lignende tilrettelagt for forskningsformål?

Her oppgir spesielt universitetssykehusene at de har store mengder forskningsregistre mv., Helse Bergen sågar flere hundre.

Spørsmål 4.5

Har virksomheten annet viktig arkivmateriale (herunder registre og databaser)?

Også her rapporteres fra flere foretak at de har en rekke registre slik som for eksempel

• Pasientregister Blodbank

• Forbruksstatistikk legemidler

• Insidensregistrering for sårinfeksjoner og urinveisinfeksjoner/prevalens

• Database med erstatningssaker

Spørsmålene 5.1 til 5.4 nedenfor er spørsmål som omhandler virksomhetens bruk av pasientarkivmaterialet.

Spørsmål 5.1

Hvor langt bakover i tid benyttes gamle pasientjournaler og annen pasientrelatert dokumentasjon ved fornyet behandling av samme pasient?

27 helseforetak svarte at de benytter alt det materialet de har. 3 svarte ikke på spørsmålet. Mange svarte på spørsmålet ved å angi årstall (som korresponderer med oppstarttidspunktet for virksomheten). En virksomhet tilbakemeldte at den benytter gamle journaler helt tilbake fra 1855, noe en vel knapt kan ta alvorlig.

Spørsmål 5.2

For hvor stor andel av pasientene er journalen splittet i en A-journal og en B-journal? Angi om mulig også det antall hyllemeter den totale mengden B-journaler utgjør.

Tilbakemeldingene på dette spørsmålet, om hvor stor andel av pasientjournalene som var splittet i A og B-journaler, lød på alt fra «lite», «få», «ubetydelig» og «mye», til prosentandeler opp i 70 prosent. I 22 av helseforetakene ble det oppgitt at det finnes journaler som er splittet i A- og B-journaler. I de andre 8 ble det ikke oppgitt at det finnes oppsplittede journaler.

Kommentar:

Tilbakemeldingene på hvor mange hyllemeter B-journalene utgjør, kan ikke legges til grunn for videre beregninger i utvalget. Grunnen til dette er at noen har oppgitt antall hyllemeter, noen har oppgitt en prosent av arkivmaterialet og noen har ikke oppgitt noe om antall hyllemeter. Den detaljerte kartleggingen foretatt ved noen virksomheter som driver utstrakt skanning av pasientjournaler, gir et bedre holdepunkt på dette området, jf. vedlegg 2.

Spørsmål 5.3

Kan det sies noe om hvor mange pasientjournaler fra tidligere behandling som hentes frem pr. døgn?

Det ble til sammen tilbakemeldt at det hentes frem ca. 14.000 pasientjournaler pr. døgn i den offentlige delen av spesialisthelsetjenesten. Variasjonene i antall journaler som hentes frem i den enkelte virksomhet spenner fra 5 journal til 3400 journaler pr. døgn.

Kommentar:

Ettersom spriket i svarene er betydelig større enn forskjellen i størrelse skulle tilsi må det kunne antas at mange av de som har svart har underrapportert her. Det var også 5 helseforetak som ikke svarte på spørsmålet.

Spørsmål 5.4

Benyttes materiale fra pasientarkivene til forskningsformål i virksomheten? Gi eventuelt en kort beskrivelse.

25 av helseforetakene benytter materiale fra pasientarkivene til forskning. For 5 av helseforetakene er det ingen virksomheter som har svart at de benytter seg av slikt materiale til forskning. Her skal imidlertid bemerkes at for tre av disse manglet svar fra de største sykehusene innenfor foretaket. Beskrivelser av hva materialet benyttes til var helt ubetydelig.

Oppsummering av svar fra landets fylkesmenn

Som beskrevet i kapittel 4.3 er dette materialet i liten grad tilbakemeldt i form av antall hyllemeter. Det meste av materialet befinner seg i esker, sekker, arkivskap osv., og utvalget har ikke funnet grunn til å gi en nærmere oversikt over det. Interessen for å kunne avlevere materialet til et frem­tidig arkivdepot for helsetjenesten er de fleste ­fylkesmennene interessert i.

Oppsummering av svar fra arkivinstitusjonene

Arkivmengde og tilgjengelighet

Arkivinstitusjoner, her forstått som byarkiv, interkommunale arkiv, fylkesarkiv, statsarkiv og Riksarkivet, hadde sommeren 2005 vel 10 000 hyllemeter helsearkivmateriale avlevert/deponert fra spesialisthelsetjenesten. Arkivmaterialet omfatter både sakarkiv (1238 hyllemeter) og pasientjournaler (8762 hyllemeter). Det meste av arkivmaterialet er avlevert til depot, men det er en del av pasientjournalene som er deponert.

De fleste institusjonene opplyser at helse­arkivene er ordnet. Pasientjournalene er ordnet noe forskjellig. De fleste pasientjournalene synes å være ordnet etter fødselsdato og år, men en del er også ordnet alfabetisk og etter dato for innleggelse.

Bare én av institusjonene opplyser at de har mottatt noe elektronisk materiale, men at dette er uleselig.

Brukerhenvendelser vedrørende helsearkivmateriale

Til byarkiv, interkommunale arkiv og fylkesarkiv gjelder henvendelsene om journalinnsyn hovedsakelig helsehjelp til tidligere pasient, samt innsamling av dokumentasjon for erstatningssøknad.

Til Riksarkivet og statsarkivene gjelder de fleste henvendelsene dokumentasjon som skal benyttes til erstatningssøknader. Forespørslene er få og varierer fra 2-3 henvendelser (fra pasient eller advokat på vegne av sin klient) i året, til 65-70 pr. år pr. institusjon. Sistnevnte eksempel er ikke representativt, men gjelder et mindre statsarkiv og et år med mange henvendelser for dokumentasjon av den behandlingen som ble gitt barn med tuber­kulose på 1950- og 1960-tallet (til bruk i erstatningssøknader). Pr. i dag er det i to statsarkiv deponert relativt store mengder pasientjournaler (henholdsvis 700 og 600 hyllemeter) fra sykehus som ligger i samme by som statsarkivene. Det er imidlertid vanskelig å få tall på hvor mange henvendelser som gjelder dette deponerte arkivmaterialet pr. måned. Den ene institusjonen mener å ha 4-8 henvendelser pr. måned. I begge de sistnevnte tilfellene gjelder bruken av pasientjournalen helsehjelp ved innleggelse.

Alle institusjonene har også forespørsler fra forskere som ønsker å bruke både sakarkiv og ­pasientjournaler.

Oppsummering

Arkivdepotene gir opplysninger om at det er avlevert vel 10 000 hyllemeter helsearkivmateriale til arkivinstitusjoner. Av dette utgjør sak­arkivet 12 - 13 prosent av det totale avleverte helse­arkivmaterialet.

Det er i dag relativt få henvendelser om av­levert arkivmateriale til arkivinstitusjonene. Henvendelsene gjelder i all hovedsak behov for å dokumentere tidligere behandling til bruk ved erstatningssøknader. De arkivinstitusjonene som har mottatt deponerte pasientjournaler fra sykehus, har et høyere antall henvendelser til sitt arkivmateriale. Dette skyldes at det deponerte arkivmaterialet i stor grad gjelder personer som fortsatt er levende. I disse tilfellene gjelder det oftest behov for opplysninger ved ny innleggelse av tidligere pasient.

Det opplyses at det i de senere årene har blitt flere forskere som i sin forskning tar utgangspunkt i arkivene avlevert fra helsesektoren til arkivinstitusjonene. Dette gjelder både sakarkiv og pasientjournaler. Noen av forskerne som benytter pasientjournaler, har gått gjennom et stort antall jour­naler. Dette kan være en utvikling som kan bli forsterket i årene som kommer, på linje med inter­nasjonale tendenser.