11 Reglene om dokumentasjon

11.1 Bakgrunn

Omfanget av dokumentasjon i byggesaker er blitt kritisert fra mange hold etter innføringen av de nye saksbehandlingsreglene ved lovreformen av 1995, der dokumentasjonskravene ble konkretisert og systematisert. Selve plan- og bygningsloven inneholder bare i begrenset grad regler om dokumentasjonens omfang. Krav til dokumentasjon fremgår derfor i det vesentlige av forskrift. Dette gjelder særlig forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (SAK) §§ 14, 15, 16 og 21. Men også forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett (GOF) inneholder regler om dokumentasjon (av kvalifikasjoner).

Spørsmålet om omfanget av dokumentasjon har også vært oppe i Stortinget. Det er gitt en nærmere omtale av dette i kap. 2.2.1.1.

Årsaken til at det blir for mye dokumentasjon i byggesaken, er som oftest at kommunene har ulikt syn på hva som er «nødvendig» dokumentasjon og at det ikke finnes noen entydig veiledning om dokumentasjon i forhold til de ulike typer tiltak. Hva som er nødvendig vil dessuten måtte variere med de stedlige forhold (for eksempel lokal byggeskikk, spesielle grunnforhold, flomfare o.a.). Dette gjør at tiltakshaver kan bli usikker på hva kommunen krever av dokumentasjon. For å gardere seg, vil han ofte sende inn for mye dokumentasjon framfor å risikere å få søknaden i retur som mangelfull.

Selv om omfanget av dokumentasjon i byggesaken er blitt kraftig redusert i forhold til situasjonen like etter at byggesaksreformen trådte i kraft i 1997, har departementet arbeidet aktivt sammen med bl.a. Statens bygningstekniske etat, kommunene og bransjeforeningene i byggenæringen for å klargjøre hva som er «nødvendig» dokumentasjon. Norges Byggstandardiseringsråd (NBR) har dessuten fra 1999 utarbeidet (forenklede) blanketter til bruk i byggesaken som har hatt stor betydning for å få ned dokumentmengden. Disse er også senere revidert.

De forskjellig tiltak som har vært satt i verk på flere hold, har utvilsomt bidratt i positiv retning. Det er imidlertid fortsatt et potensial for å redusere dokumentasjonsmengden. Departementet har derfor tatt initiativ overfor Norges byggstandardiseringsråd (NBR) for å få utviklet standarder eller spesifikasjoner for dokumentasjon til bruk i byggesak. Konkret arbeides det nå med å få på plass omforente spesifikasjoner for situasjonsplaner, tegninger og søknadsdokumentasjon. Det arbeides også med å utarbeide en spesifikasjon som gjelder hvilken underlagsdokumentasjon foretakene må ha liggende hos seg (men som ikke skal sendes inn til kommunen). Dette er dokumentasjon kommunen eventuelt kan be om å få se ved tilsyn. NBR startet opp arbeidet med spesifikasjonene høsten 2001 og det ventes sluttført i 2002. Det forventes at NBRs arbeid i stor grad vil redusere ulikhetene i kommunenes krav til dokumentasjon.

Prosjektet «ByggSøk», prosjektet for elektronisk plan- og byggesaksbehandling, har en sentral posisjon i departementets moderniserings- og forenklingsarbeid. Prosjektets mål er at et tilbud om elektronisk saksbehandling skal kunne foreligge i løpet av 2003. Prosjektet legger opp til at de kommuner som er tilknyttet systemet skal akseptere dokumentasjonen i det elektroniske systemet som tilstrekkelig. Det må antas at det dokumentasjonsnivå man legger seg på i dette prosjektet vil bli førende også for omfanget av dokumentasjon ved konvensjonell saksbehandling.

11.2 Departementets høringsforslag

Departementet fremmet i høringsnotatet ingen forslag til lovendringer om dokumentasjon i byggesaker, da omfanget av dokumentasjon for det vesentlige reguleres i forskrift. Departementet opplyste imidlertid at man var innstilt på å gjennomgå dokumentasjonsreglene på ny i forbindelse med det forskriftsarbeid som skal gjennomføres som en oppfølging av lovforslagene i denne proposisjonen, de forenklingsbehov som måtte komme ut av ByggSøk-prosjektet og standardiseringsarbeidet i regi av NBR. Det ble også nevnt at man kunne tenke seg at ansvarlig søker i fremtiden burde få en rolle som innebærer at han (dvs. foretaket) kan «gå god» for at de krav som fremgår av plan- og bygningsloven er oppfylt, eller at nærmere spesifisert dokumentasjon foreligger, uten at dokumentasjon behøves sendt kommunen. I hvilken grad ansvarlig søkers rolle kan utvides som skissert foran, forutsettes vurdert nærmere av lovutvalget som skal gjennomgå byggesaksdelen i plan- og bygningsloven og som ble oppnevnt i mars 2002.

11.3 Høringsuttalelsene

Skedsmo og Nittedal kommuner anfører i sin felles høringsuttalelse at det tidligere var slik at byggesøknader for store og kompliserte bygg krevde mye dokumentasjon i form av tegninger og beskrivelser, mens kravet til mindre søknadspliktige tiltak var mer beskjedne. Etter deres oppfatning er det nå i en viss grad snudd om på dette: For store tiltak kreves ikke lenger statiske beregninger og omfattende utredninger, kun at kontrollplaner og ansvarsrett er på plass. På den annen side kreves kontrollplaner og ansvarsdokumentasjon også for mindre søknadspliktige tiltak. Kommunene tror det er et potensial for rasjonalisering av dokumentkravene. For mindre søknadspliktige tiltak kan krav om kontrollplan kanskje sløyfes, når bare ansvaret er formelt plassert. Men det kan være vanskelig å kategorisere slike krav i forhold til de ulike typer tiltak. Kommunene tror at noen av de standardkrav som i dag stilles til søknadspliktige tiltak kan bortfalle, men at kravene til dokumentasjon i den enkelte byggesak fremdeles i stor grad må overlates til skjønnsvurderinger, avtaler som gjøres i forhåndskonferanser, og at man legger til grunn en alminnelig smidighet basert på tillit til de ansvarlige aktørene.

Byggenæringens landsforening (BNL) og Tekniske entreprenørers landsforening (TELFO)oppgir at forutsigbarhet med hensyn til hva slags dokumentasjon som kreves er av veldig stor viktighet for næringen. I dette arbeidet spiller etter deres oppfatning ByggSøk-prosjektet en stor og viktig rolle, og de forutsetter at departementet er innstilt på å foreta de nødvendige endringer i regelverket som ByggSøk måtte avdekke. Disse organisasjonene, samt OBOS, foreslår også at kravene til underskrift på underlagsdokumentasjonen sløyfes mot å kreve en erklæring fra ansvarlig søker om at de nødvendige dokumenter foreligger i utfylt og undertegnet stand, uten at det er behov for innsendelse til kommunen. Dette kan gjelde så vel nabovarsel som søknad om ansvarsrett og kontrollplan.

Også i høringsuttalelsen til Norsk Forening for Byggesak og Byggeplasstilsyn (NFBB) foreslås det å sløyfe kravene til underskrift på underlagsdokumentasjon mot å kreve en erklæring fra ansvarlig søker om at de nødvendige dokumenter foreligger i utfylt stand. Dette kan gjelde i nabovarsel/søknad om ansvarsrett/kontrollplan, mens ansvarlig søkers signatur bør kreves i selve søknaden om tillatelse til tiltaket. Det etterlyses på generelt grunnlag bedre fagligteknisk kompetanse i kommunene ved vurderingen av dokumentasjonen. Videre etterlyses klarere forskrifter vedrørende dokumentasjon og kontroll av produkter som brukes i de enkelte byggverk, da dette vil kunne bidra til redusert skadeomfang. Det påpekes også at «den enorme papirmølla» rundt godkjenningsreglene er et alvorlig problem selv for meget kompetente mur- og byggmestere, og for selvbyggere.

Norske interiørarkitekters og møbeldesigneres landsforening (NIL)mener at omstendeligheten i søknads- og gjennomføringsprosedyrene, de høye kravene til dokumentasjon og kostnadene forbundet med dette, har medført at flere små prosjekter enn før gjennomføres uten søknad og godkjenning. De fremhever at loven i så fall ikke har oppfylt sin hensikt - å sikre nødvendig kvalitet i de bygde omgivelser. Forslaget til endringer i loven bør etter deres syn omfatte forenklinger i krav til dokumentasjon i mindre byggesaker, noe som kan stimulere til lovlig byggevirksomhet.

11.4 Departementets vurderinger

Departementet konstaterer at det blant høringsinstansene synes å være oppslutning om den linje departementet har valgt med hensyn til å forenkle dokumentasjonskravene. Instansene har i likhet med departementet også store forhåpninger til at ByggSøk-prosjektet skal bidra til forenklinger også i forhold til dokumentasjon i byggesaken. Etter de foreliggende planer, skal elektronisk saksbehandling kunne begynne å fungere i 2003.

Når det gjelder forslaget om at kravene til underskrift på underlagsdokumentasjonen skal sløyfes mot å kreve en erklæring fra ansvarlig søker om at de nødvendige dokumenter foreligger i utfylt og undertegnet stand uten at det er behov for innsendelse til kommunen, mener departementet dette spørsmål er en del av en større rollediskusjon som et lovutvalg bør kunne vurdere og komme med utspill på. Man tar derfor ikke sikte på å innføre en slik ordning nå.

Departementet vil i det videre forskriftsarbeid nøye gjennomgå kravene til dokumentasjon, for å redusere omfanget til det som er nødvendig eller «godt nok». Arbeidet i ByggSøk-prosjektet og Norges byggstandardiseringsråd (NBR) vil føre til viktige innspill om dokumentasjon, som må hensyntas ved utformingen av forskriftene.