11 Arkivering, avgrensning og kassasjon
11.1 Forslaget i høringsnotatet
Høringsforslaget § 7 inneholdt en bestemmelse om avlevering og kassasjon av dokumenter. I høringsnotatet ble det gitt følgende redegjørelse for forslaget:
«Det følger av forskrift om offentlege arkiv § 21 fjerde ledd første punktum at offentlige utvalg som danner eget arkiv, skal overføre arkivet til oppdragsgiveren i ordnet stand når arbeidet er avsluttet, mens det så senere skal gjennomføres en avlevering fra oppdragsgiveren til arkivdepot. Etter departementets vurdering er det i dette tilfellet mest hensiktsmessig at kommisjonens arkivmateriale avleveres direkte til Arkivverket. Både Koronakommisjonen og NAV-granskingsutvalget har hatt en ordning der arkivmateriale blir avlevert direkte til Arkivverket.
Før det kan gjennomføres avlevering, må det på vanlig måte gjennomføres en arkivavgrensning. Departementet viser her til forskrift om offentlege arkiv § 14, der det går fram at dette skal gjennomføres senest før avlevering. Materiale som kommisjonen besitter, men som ikke omfattes av deres arkiv, skal da sorteres ut og holdes utenfor arkivmaterialet som skal avleveres. Departementet foreslår av pedagogiske hensyn at dette skal framgå direkte av loven.
Departementet foreslår at det skal framgå av loven at materiale som i utgangspunktet inngår i kommisjonens arkiv, men som ikke skal arkiveres eller bevares etter reglene i arkivlova med tilhørende forskrifter, skal kasseres etter at kommisjonen har avsluttet sitt arbeid. At materialet skal kasseres, innebærer som utgangspunkt at materialet tas ut og destrueres, jf. forskrift 19. desember 2017 nr. 2286 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) § 7-2 bokstav j.
Departementet forutsetter at kommisjonen i oppstarten av sitt arbeid tar kontakt med Arkivverket angående opprettelsen av kommisjonens arkiv og avleveringen av arkivet.»
11.2 Høringsinstansenes syn
Det har ikke kommet innvendinger mot denne delen av lovforslaget under høringen. Arkivverket støtter forslaget og er positiv til at kommisjonens arkivmateriale avleveres direkte til Arkivverket. Arkivverket bekrefter at de vil bistå kommisjonen blant annet når det gjelder det å utarbeide en bevarings- og kassasjonsplan som etterlever arkivlovens bestemmelser.
Datatilsynet trekker fram forslaget om kassering av materiale som ikke skal arkiveres, som et av flere tiltak i loven som bidrar til å verne den registrertes grunnleggende rettigheter og interesser.
Politiets sikkerhetstjeneste (PST) uttaler at de legger til grunn at dersom det er graderte dokumenter eller opplysninger i materiale som skal avleveres til arkivdepot, vil det behandles etter reglene for arkivering av gradert informasjon.
11.3 Departementets vurderinger
Departementet foreslår at forslaget i høringsforslaget videreføres i lovforslaget § 8 med en noe forenklet formulering. Dersom det er graderte dokumenter eller opplysninger i materiale som skal avleveres til arkivdepot, skal dette behandles etter reglene for arkivering av gradert informasjon, jf. reglene i sikkerhetsloven med forskrifter.