3 Forkynnelse

3.1 Gjeldende rett

Offentlige myndigheter gir i forbindelse med rettergang informasjon til parter og aktører enten som meddelelser eller forkynnelser. Informasjon kan gis som en meddelelse om det ikke er bestemt at den skal gis som en forkynnelse. Meddelelser kan gis på den måten som i hvert tilfelle anses mest hensiktsmessig, mens forkynnelser er meddelelser som skal gis på en formbundet måte i samsvar med lovregler. Formålet med forkynnelser er å sikre at informasjon kommer fram til rette vedkommende, slik at denne kan gjøre seg kjent med informasjonen, og å sikre bevis for at dette har skjedd og til hvilken tid (notoritet).

Domstolloven regulerer fremgangsmåten for forkynnelser. De øvrige rettergangslovene, først og fremst straffeprosessloven og tvisteloven, gir nærmere regler om hva som skal forkynnes, hvem det kan forkynnes overfor, hvem som kan utføre forkynnelser, når forkynnelse skal anses som skjedd og virkningene av forkynnelse.

I straffeprosessen brukes forkynnelse blant annet for å meddele tiltalebeslutning, dom eller anke for siktede, og for å innkalle siktede, vitner og sakkyndige til rettsmøter. I sivile saker forkynnes blant annet prosesskriv som innleder eller bringer inn nye krav i en sak, eller som angriper rettslige avgjørelser, og dom, kjennelse og beslutning som avslutter en sak, for partene. Innkalling til rettsmøter er et annet eksempel fra sivilprosessen.

En forkynnelse som er lovlig utført, utløser i utgangspunktet rettsvirkninger, som for eksempel kan være en plikt til å møte til et rettsmøte. Forkynnelser kan også danne utgangspunkt for beregning av frister under rettergang, jf. domstolloven § 147.

Domstolloven regulerer forkynnelsesformene domsforkynnelse, fremmøteforkynnelse, postforkynnelse og stevnevitneforkynnelse.

Dersom en dom i en straffesak skal avsies muntlig, kan forkynnelse skje samtidig med domsavsigelsen (domsforkynnelse), jf. domstolloven § 159 a annet ledd. Skal dommen i stedet avsies ved underskriving, kan forkynnelse foregå utenom rettsmøte ved at retten innkaller siktede til rettens kontor eller et annet offentlig kontor (fremmøteforkynnelse), jf. § 159 a tredje ledd. Siktede plikter etter lovlig innkalling å møte til domsforkynnelse eller fremmøteforkynnelse, jf. straffeprosessloven § 85 første ledd bokstav c. Alternativt kan dommen etter domstolloven § 159 a første ledd første punktum sendes i samsvar med § 163 a til den som skal motta forkynnelsen (postforkynnelse). Om verken doms-, fremmøte- eller postforkynnelse lar seg gjennomføre, kan dommen etter domstolloven § 159 a første ledd annet punktum forkynnes ved stevnevitne etter § 165 flg. (stevnevitneforkynnelse).

Postforkynnelse går ut på at dokumenter som skal forkynnes, sendes til den som skal motta forkynnelsen. Postforkynnelse kan skje ved vanlig brev vedlagt mottakskvittering, rekommandert brev eller elektronisk ved bruk av en betryggende teknisk løsning som gir bevis for at dokumentet er mottatt av rette vedkommende, jf. domstolloven § 163 a.

Nærmere regler om postforkynnelse, også elektronisk forkynnelse, er gitt i forskrift 11. oktober 1985 nr. 1810 om postforkynning, jf. domstolloven § 163 a femte og sjette ledd. Videre følger det av forskrift 28. oktober 2016 nr. 1258 om elektronisk kommunikasjon med domstolene § 9 at retten kan forkynne dokumenter elektronisk overfor registrerte brukere av en nettportal for elektronisk kommunikasjon med domstolene (Aktørportalen). Etter § 9 annet ledd skulle forskrift om postforkynning § 4 tredje ledd, § 7 og § 8 kommet til anvendelse for elektronisk forkynnelse etter forskriften, men annet ledd har ikke trådt i kraft, hvilket betyr at det er domstollovens alminnelige regler som gjelder. Aktørportalen har ingen forkynnelsesløsning og mangler funksjonalitet for selvprosederende parter og enkelte sakstyper. Aktørportalen brukes i praksis likevel til såkalt underhåndsforkynnelse overfor advokater som er registrerte i nettportalen og opptrer som prosessfullmektiger, jf. domstolloven § 179. Forkynnelsestidspunktet skal fastsettes til tidspunktet dokumentet ble gjort tilgjengelig for advokaten i nettportalen, jf. HR-2018-327-U avsnitt 20.

Stevnevitneforkynnelse går ut på at det som skal forkynnes, meddeles den som skal motta forkynnelsen av et stevnevitne, jf. domstolloven § 63. I stedet for stevnevitne kan ansatte i politiet eller kriminalomsorgen utføre forkynnelser i straffesaker, jf. § 165 annet ledd, men fremgangsmåten brukes også i sivile saker. Annen forkynnelse enn postforkynnelse etter § 163 a kan alltid utføres av et stevnevitne, jf. § 165 første ledd. Stevnevitner plikter å utføre forkynnelser når en offentlig myndighet krever det, jf. § 166. Forkynnelser skal, så vidt mulig, foregå overfor den som skal motta forkynnelsen personlig, jf. § 168. Stevnevitneforkynnelse kan likevel skje overfor andre når det følger av §§ 169 til 175. Dersom disse nekter å ta imot forkynnelsen eller er forhindret fra å underrette om forkynnelse til den som skal motta den, eller om stevnevitnet ikke finner noen forkynnelsen kan skje overfor, skal stevnevitnet etterlate seg en meddelelse om at forkynnelsen kan hentes på rettens kontor, nærmeste poststed eller et annet passende sted, jf. § 176 første ledd. Er stedet hvor forkynnelsen foregår stengt, eller er det av andre grunner hensiktsmessig, skal stevnevitnet slå opp meddelelsen på døren eller på en annen iøynefallende måte, jf. § 176 annet ledd første punktum. Se for øvrig forskrift om postforkynning § 5 tredje ledd.

Det følger ellers av domstolloven § 197 annet ledd at tiltalebeslutning og innkalling til hovedforhandling i straffesaker kan sendes til siktedes offentlig oppnevnte forsvarer med anmodning om at denne forestår forkynnelsen overfor siktede etter § 179. Forkynnelser i sivile saker kan også skje overfor personer som en part har gitt alminnelig prosessfullmakt til, jf. § 193. Er prosessfullmektigen advokat, brukes vanligvis underhåndsforkynnelse.

3.2 Svensk og dansk rett

I svensk rett brukes forkynnelsesformene vanlig forkynnelse, som kan sammenlignes med postforkynnelse i norsk rett, muntlig forkynnelse, forenklet forkynnelse, særskilt forkynnelse med juridisk person, stevnevitneforkynnelse og kunngjøringsforkynnelse, se delgivningslagen 2 § 3 st. Den som skal utføre en forkynnelse, velger forkynnelsesform ut fra hva som er forsvarlig og effektivt med hensyn til det som skal forkynnes og hva som medfører minst kostnader og ulemper, jf. 4 §.

Vanlig forkynnelse kan skje ved elektronisk oversendelse av dokumenter (elektronisk forkynnelse), jf. delgivningslagen 16 og 17 §§. Forkynnelsen kan utføres med for eksempel telefaks, e-post eller SMS, se Prop. 2009/10:237 side 238. Forkynnelsen anses som skjedd når den som skal motta forkynnelsen, bekrefter å ha mottatt forkynnelsen, jf. 18 § 1 st. Det stilles ingen formkrav til bekreftelsen.

Muntlig forkynnelse kan skje over telefon eller ved hjelp av videokonferanseutstyr (telefonforkynnelse), jf. delgivningslagen 19 §. Forkynnelsen skjer ved at innholdet i dokumentet som skal forkynnes, leses opp overfor den som skal motta forkynnelsen, se Prop. 2009/10:237 side 240. Det som forkynnes, skal også oversendes om dette ikke anses som unødvendig, jf. 19 § 2 st. Forkynnelsen anses som skjedd når innholdet er lest opp, jf. 21 §.

I dansk rett brukes forkynnelsesformene brevforkynnelse, som kan sammenlignes med postforkynnelse i norsk rett, elektronisk forkynnelse, forenklet elektronisk forkynnelse, postforkynnelse, som betyr personlig overlevering mot kvittering, stevnevitneforkynnelse og telefonforkynnelse, se retsplejeloven § 155. Forkynnelsesformene er i utgangspunktet sideordnede.

Forkynnelse kan skje ved at det som skal forkynnes, gjøres tilgjengelig for den som skal motta forkynnelsen, ved elektronisk kommunikasjon, og ved at mottakeren samtidig bes bekrefte mottaket, jf. retsplejeloven § 155, stk. 1, nr. 2, jf. § 154 a, stk. 1, nr. 4 (elektronisk forkynnelse). Forkynnelsen anses som skjedd når den som skal motta forkynnelsen, ved elektronisk kommunikasjon med elektronisk signatur eller ved å returnere en personlig underskrevet kopi, bekrefter mottaket. Forkynnelsen anses som skjedd den dagen mottakeren anfører å ha mottatt meddelelsen, jf. § 156 b. Etter § 155, stk. 1, nr. 3 kan forkynnelse også skje ved at det som skal forkynnes, gjøres tilgjengelig i en digital postkasse som brukes til sikker kommunikasjon med det offentlige (forenklet elektronisk forkynnelse). Når dokumentet åpnes, sendes det automatisk en melding til det offentlige om at dokumentet er åpnet. Forkynnelsen anses som skjedd når meddelelsen åpnes, jf. § 156 c. Åpner ikke mottakeren meddelelsen, må det forkynnes på annen måte.

Forkynnelse kan også skje over telefon ved at den som skal motta en forkynnelse, får meddelt det som skal forkynnes (telefonforkynnelse), jf. retsplejeloven § 155, stk. 1, nr. 6. Den det forkynnes overfor, kan kreve dokumentet opplest. Før eller etter samtalen skal den det forkynnes overfor, få tilsendt eller overlevert det som ble forkynt. Etter samtalen skal det sendes en bekreftelse på forkynnelsen, som kan gis elektronisk, jf. § 154 a, stk. 1, nr. 5. Forkynnelsen skjer i og med telefonsamtalen, og verken oversendelsen eller bekreftelsen er et vilkår for å anse forkynnelsen som skjedd, jf. Lovforslag L 12 (2012–2013) side 24. Telefonforkynnelse kan i utgangspunktet skje for alle typer dokumenter, men kan være særlig egnet for innkallinger, betalingskrav, konkursbegjæringer og rettsmøtebegjæringer, og mindre egnet for stevninger i sivile saker og tiltalebeslutninger, fordi disse dokumentene kan være omfattende og kompliserte, se samme sted samme side. Den som utfører forkynnelsen, skal forsikre seg om at den som ringes er den som skal motta forkynnelsen, og bør kontrollere den oppringtes fødselsdato. Den som forkynner, skal vurdere om den det forkynnes overfor, må antas å ha forstått telefonsamtalen, jf. § 156 a. Er det tvil om identiteten til den som ringes, eller kan det ikke antas at den som skal motta forkynnelsen, har forstått samtalen, anses ikke forkynnelsen som skjedd, hvilket medfører at det må forkynnes på annen måte. Stevnevitnene eller ansatte ved retten utfører forkynnelsene, jf. §§ 57 og 58, som uten særlig beskikkelse også kan utføres av polititjenestemenn, sognefogeder, eller noen som er beskikket etter § 58.

3.3 Forslaget i høringsnotatet og høringsinstansenes syn

I høringsnotatet 27. april 2020 foreslo departementet midlertidige regler om elektronisk forkynnelse og telefonforkynnelse.

Forslaget om elektronisk forkynnelse gikk ut på at offentlige myndigheter som nevnt i domstolloven § 163 a annet ledd, skal kunne forkynne elektronisk ved å sende dokumenter til elektroniske postkasser som automatisk returnerer en melding til det offentlige når et dokument åpnes, eller ved å sende til en elektronisk postkasse eller elektronisk adresse uten funksjonalitet med automatisk returnering av slik melding ved åpning. I førstnevnte tilfelle skulle forkynnelsen anses som skjedd når meldingen med det som skal forkynnes, er åpnet. I sistnevnte tilfelle skulle tidspunktet være når den som mottok det som skulle forkynnes, bekreftet mottaket. Forslaget skulle supplere domstolloven § 163 a.

De foreslåtte reglene om telefonforkynnelse åpnet for forkynnelse over telefon eller ved hjelp av andre kommunikasjonsløsninger for overføring av lyd eller lyd og bilde. Selve forkynnelsen skulle foregå slik at hovedinnholdet i det som forkynnes, gjengis overfor den som skulle motta forkynnelsen. Forkynnelsen skulle anses som skjedd når mottakeren hadde vedkjent seg å være rett mottaker, og det måtte antas at vedkommende hadde forstått telefonsamtalen. Det som ble forkynt, skulle i tillegg oversendes, og det skulle gis en bekreftelse etter utført forkynnelse.

Etter forslagene skulle det være adgang til i rettsmøte å pålegge den som skal motta en forkynnelse, å være tilgjengelig for forkynnelse i et bestemt tidsrom. Når slikt pålegg var gitt, skulle en elektronisk forkynnelse anses som skjedd selv om en bekreftelse på mottaket ikke var returnert innen rimelig tid. Tilsvarende skulle telefonforkynnelse anses som skjedd dersom det ikke var oppnådd kontakt med rette vedkommende etter to forsøk.

Følgende høringsinstanser støttet i det vesentlige forslagene om elektronisk forkynnelse og telefonforkynnelse: Agder lagmannsrett, Agder statsadvokatembeter, Asker og Bærum tingrett, Bergen tingrett, Borgarting lagmannsrett, Den norske Dommerforening, Domstoladministrasjonen, Drammen tingrett, Eidsivating lagmannsrett, Fredrikstad tingrett og Halden tingrett, Hedmark og Oppland statsadvokatembeter, Hordaland, Sogn og Fjordane statsadvokatembeter, Inntrøndelag tingrett, Jordskifterettene på Agder, Kristiansand tingrett, Landbruks- og matdepartementet, Landsforeningen for voldsofre, Landsorganisasjonen i Norge (LO), Namsfogden i Oslo, Asker og Bærum, Nordland statsadvokatembeter, Nord-Troms tingrett, Oslo politidistrikt, Oslo statsadvokatembeter, Oslo tingrett, Politidirektoratet, Riksadvokaten, Stavanger tingrett, Sør-Gudbrandsdal tingrett og Nord-Gudbrandsdal tingrett, Sør-Trøndelag tingrett og Fosen tingrett, Vestfold tingrett, Vestoppland og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett og Østfold jordskifterett.

Domstoladministrasjonen, Drammen tingrett, Frostating lagmannsrett, Hedmark og Oppland statsadvokatembeter, Innlandet politidistrikt, Jordskifterettene på Agder, Kristiansand tingrett, Nord-Troms tingrett, Oslo politidistrikt, Oslo statsadvokatembeter, Oslo tingrett, Politidirektoratet og Stavanger tingrett mente at det uavhengig av pandemien er behov for moderne forkynnelsesformer, og oppfordret departementet til å foreslå permanente regler.

Ingen av høringsinstansene uttalte at de ikke støttet forslagene. Flere av høringsinstansene kom derimot med forslag til justeringer og uttrykte behov for nærmere avklaringer.

Flere høringsinstanser oppfordret også departementet til å utdype hva som skal anses som betryggende tekniske løsninger for elektronisk forkynnelse. Bergen tingrett ønsket avklart hvilke metoder for forkynnelse per e-post som vil oppfylle kravene. Namsfogden i Oslo, Asker og Bærum ønsket klargjort hvilke alternativer til kryptert e-post som kan oppfylle kravene. Oslo tingrett bemerket at det blant de tekniske løsningene departementet anså som betryggende, bare er eSignering som er tilgjengelig for domstolene i dag. Oslo tingrett viste derfor til at forkynnelse per e-post kan bli viktig i praksis, og uttalte:

«Selv om den foreslåtte lovteksten klart nok åpner for bruk av e-post, og dette også eksplisitt er omtalt i forarbeidene, er det trolig behov for klarere signaler fra departementet for at e-post i praksis kan tas i bruk i stor skala. Hvor sensitivt innhold det er i dokumenter som skal forkynnes, kan variere mye. Det kan være alt fra en innkalling eller en avgjørelse som forkynnes, til en stevning med saksdokumenter i en psykisk helsevernsak. Hva som er tilstrekkelig betryggende, kan variere med innholdet. Etter Oslo tingretts syn bør det normalt være tilstrekkelig betryggende at forkynning skjer i vanlig e-post med såkalt TLS-kryptering. All e-post fra domstolene er kryptert med TLS, og alle store private e-posttjenester støtter denne krypteringen. Dette betyr altså helt konkret at en vanlig e-post fra en domstolmedarbeiders domstol.no-adresse til f.eks. gmail-adressen til en privatperson som skal innkalles til et rettsmøte, er kryptert. Det er ønskelig at det avklares at dette er tilstrekkelig betryggende, eventuelt i hvilke situasjoner dette ikke er godt nok.»

Oslo statsadvokatembeter ba departementet vurdere om innkalling av vitner kan skje ved bruk av SMS.

Domstoladministrasjonen opplyste i sitt høringssvar at administrasjonen utvikler en midlertidig teknisk løsning for elektronisk forkynnelse. Videre opplyste Politidirektoratet at direktoratet videreutvikler Altinn-løsningene sine, slik at de innen kort tid kan brukes til å sende flere dokumenter enn det er adgang til i dag.

Forslaget om å fastsette forkynnelsestidspunktet til tidspunktet for bekreftelseshandlingen, enten bekreftelsen ble sendt automatisk ved åpning eller manuelt, fikk støtte fra Domstoladministrasjonen. Frostating lagmannsrett mente derimot at det bør være tilstrekkelig for å anse en forkynnelse som skjedd, at den som skal motta forkynnelsen, mottar dokumentet, uten hensyn til om det åpnes. Kristiansand tingrett satte frem liknende synspunkter.

Politidirektoratet antok at det av forkynnelsesformene som ble foreslått i høringsnotatet, hovedsakelig er elektronisk forkynnelse som bør benyttes, og at telefonforkynnelse bare bør brukes når det ikke er tilgjengelig løsninger for elektronisk forkynnelse. Politidirektoratet antok videre, i likhet med flere andre høringsinstanser, at elektronisk forkynnelse potensielt kan ha betydelige effektiviseringsgevinster for politiet, påtalemyndigheten og domstolene.

Når det gjaldt telefonforkynnelse, var Agder lagmannsrett, Borgarting lagmannsrett og Gulating lagmannsrett kritiske til forslaget om at forkynnelsen skulle utføres ved at dokumentets hovedinnhold skulle gjengis overfor den som skal motta forkynnelsen. Det ble vist til at det vil være vanskelig for en saksbehandler å gjengi et dokuments hovedinnhold, til dels fordi forslaget forutsetter at vedkommende må sette seg inn i dokumentet, og til dels fordi den som skal utføre forkynnelsen, må kunne formidle sentrale forhold på en pedagogisk og konsentrert måte. Agder lagmannsrett uttalte i forlengelsen av dette:

«For dommeren selv er det åpenbart enklere å formidle hovedinnholdet i avgjørelsen på en forståelig måte. Imidlertid vil dommere normalt være tilbakeholdne med å formulere innholdet i en avgjørelse med andre ord enn de som er brukt i selve avgjørelsen. En slik tilbakeholdenhet anses å være i samsvar med god dommerskikk. Det er også regelen at dommer skal tolkes objektivt, uavhengig av hva dommeren måtte ha ment med avgjørelsen.»

Gulating lagmannsrett pekte på det samme som Agder lagmannsrett, og uttalte i tillegg:

«Noko notoritet om kva som er sagt og ikkje, går vi ut frå det ikkje vil vera mogleg å oppnå frå domstolen si side. Derimot er det ikkje utenkjeleg at den som tek i mot telefonsamtalen gjer opptak.»

Som et mulig alternativ til å gjengi hovedinnholdet i dokumentet, nevnte Gulating lagmannsrett at forkynnelseshandlingen kunne være å lese opp slutningen.

Videre stilte Borgarting lagmannsrett spørsmål ved hvor mye som skal gjengis før det kan sies at hovedinnholdet er gjengitt. Borgarting lagmannsrett uttalte:

«Det antas at opplesning av slutningen i mange tilfeller ikke vil være nok. Meddelelse av hovedinnholdet vil ofte avstedkomme spørsmål fra siktede/fornærmede som det kan være vanskelig, og tidkrevende, å besvare for saksbehandlere. Slik meddelelse av hovedinnholdet vil antakelig bare være egnet for korte, oversiktlige dokumenter, ikke mange av de rettslige avgjørelsene som skal forkynnes.»

I høringsnotatet foreslo departementet at telefonforkynnelsen skulle anses som skjedd når dokumentets hovedinnhold var gjengitt, såfremt den som skulle utføre forkynnelsen, hadde grunn til å tro at forkynnelseshandlingen skjedde overfor rette vedkommende, og såfremt det måtte antas at denne forsto samtalen. Gulating lagmannsrett viste til at det ikke vil gi tilstrekkelig sikkerhet at den som mottar telefonsamtalen, vedkjenner seg å være rette vedkommende. Flere andre høringsinstanser belyste også behovet for regler som sikrer sikker identifikasjon av den forkynnelsen skal utføres overfor. Videre ga Agder lagmannsrett, Borgarting lagmannsrett og Gulating lagmannsrett uttrykk for at «antas å ha forstått telefonsamtalen», ikke egner seg som et vilkår for å anse en forkynnelse som skjedd. Eidsivating lagmannsrett understreket også behovet for klare regler for når forkynnelsen skal anses som skjedd.

Høringsinstansene var i det vesentlige positive til forslaget om at den som skal motta en forkynnelse, i rettsmøte kan pålegges å være tilgjengelig for elektronisk forkynnelse eller telefonforkynnelse i et avgrenset tidsrom. Bergen tingrett anså dette som en forutsetning for at elektronisk forkynnelse skulle kunne fungere effektivt, og oppfordret departementet til å vurdere om bestemmelsen kan utformes enda klarere. Andre høringsinstanser, blant andre Borgarting lagmannsrett og Oslo politidistrikt, ga uttrykk for at forslaget var fornuftig og sikret progresjon i sakene.

For øvrig etterlyste Borgarting lagmannsrett en vurdering av om forkynnelse bør kunne skje overfor forsvarere eller ved hjelp av oppnevnt forsvarer og bistandsadvokat. Hedmark og Oppland statsadvokatembeter ba videre departementet avklare om rettens og påtalemyndighetens ansatte skal avlegge stevnevitneforsikring når de utfører forkynnelser etter de foreslåtte bestemmelsene, jf. forskrift om stevnevitners, politiansattes og fengselstjenestemenns utførelse av forkynnelser § 1. Namsfogden i Oslo, Asker og Bærum anså det som ønskelig om reglene også fikk anvendelse ved forkynnelse overfor norske borgere som befinner seg i utlandet.

3.4 Departementets vurdering

3.4.1 Innledning

Departementet mener at det bør innføres mer moderne måter å utføre forkynnelser på. Høringen av forslagene i høringsnotatet 27. april 2020 viser at regler om elektronisk forkynnelse og telefonforkynnelse er sterkt ønsket av høringsinstansene. I høringen av midlertidig forskrift 27. mars 2020 nr. 459 var ikke forkynnelsesreglene en del av høringen, men elleve høringsinstanser hadde likevel innspill om at det er behov for endringer. For øvrig ble det i flere av høringssvarene påpekt at det også utover situasjonen som følge av utbruddet av covid-19, er behov for tilpasninger i reglene om forkynnelse.

Forslagene i denne proposisjonen bygger på forslagene i høringsnotatet, men departementet foreslår på bakgrunn av høringssvarene noen justeringer sammenlignet med forslagene som var på høring. Selv om de supplerende forkynnelsesreglene som foreslås vil være midlertidige, vil praktiseringen av reglene kunne gi et nyttig erfaringsgrunnlag for utformingen av eventuelle forslag til senere permanente regler.

Departementets utgangspunkt er at forkynnelsesformer som medfører en risiko for overføring av smitte, bør unngås eller utføres i samsvar med smittevernanbefalinger og med de nødvendige forholdsregler. Fremmøteforkynnelse brukes normalt i stor grad for å forkynne dommer i straffesaker, men bruken av forkynnelsesformen er redusert som følge av smittesituasjonen. I praksis utføres mange forkynnelser i straffesaker og sivile saker nå som postforkynnelse eller stevnevitneforkynnelse. At mange arbeider fra hjemmekontor, gjør det upraktisk med forkynnelse som krever postgang. Politiet ivaretar stevnevitnefunksjonen så langt det er mulig og forsvarlig, men enkelte domstoler har meldt fra om at funksjonen ikke strekker til, og at dette har fått negative konsekvenser for saksavviklingen. Smitteverntiltak og smittevernanbefalinger tilsier ellers at reising og fysisk kontakt bør unngås eller begrenses. Forkynnelse ved elektronisk oversendelse eller over telefon, vil etter departementets oppfatning kunne avhjelpe noen av utfordringene smittevernsituasjonen medfører. Et utgangspunkt for departementets vurdering er at det offentlige i stadig større utstrekning kommuniserer med befolkningen gjennom elektroniske løsninger, og at befolkningen i stadig større grad forventer at kommunikasjon skjer gjennom slike løsninger. Departementet viser til at det er adgang til å forkynne elektronisk og muntlig i Sverige og Danmark, og foreslår med dette regler om elektronisk forkynnelse og telefonforkynnelse.

Departementet understreker at forslagene ikke er ment å begrense mulighetene til å utføre forkynnelser i andre former, men at de er ment å være supplerende løsninger som er fleksible, effektive og trygge, og som kan benyttes i tilfeller der andre forkynnelsesmåter ikke kan eller bør benyttes. Det presiseres at når forkynnelse anses som skjedd etter forslagene, inntrer de alminnelige reglene om virkninger av forkynnelser. Rutiner som gjelder ved forkynnelser, skal følges så langt de passer, for eksempel er det viktig å ivareta de hensyn til notoritet som domstolloven § 177 er ment å sikre. Forslaget er ikke ment å endre reglene om stevnevitneforsikring, slik at de som i dag skal avlegge forsikring etter domstolloven § 63 fjerde ledd, jf. forskrift om stevnevitners, politiansattes og fengselstjenestemenns utførelse av forkynnelser, fortsatt skal gjøre dette.

Ved valg mellom forkynnelsesformene bør det ses hen til hva som vil være betryggende, formålstjenlig og ressurseffektivt. Innledningsvis vil departementet presisere at av de supplerende løsningene for forkynnelse som foreslås i denne proposisjonen, bør det fortrinnsvis benyttes elektronisk forkynnelse til digital postkasse med automatisk generert mottaksbekreftelse. Elektronisk forkynnelse bør benyttes framfor telefonforkynnelse. Dette gjør seg særlig gjeldende når det som skal forkynnes er omfangsrikt og når innholdet i det som skal forkynnes ellers tilsier det. Se nærmere om dette i punkt 3.4.3.

Elektronisk forkynnelse kan utføres av domstolene og andre som utfører forkynnelser, også av stevnevitner. Det samme gjelder for telefonforkynnelse. Arbeidsfordelingen bør avklares ut fra hva som er hensiktsmessig i praksis. Stevnevitner bør kunne bruke telefonforkynnelse i kombinasjon med eller i stedet for tradisjonell stevnevitneforkynnelse, for eksempel ved at stevnevitner oppsøker en adresse, kontakter den som skal motta en forkynnelse per telefon, og legger igjen en bekreftelse og kopi av dokumentet i en postkasse.

Forkynnelse overfor norske borgere som befinner seg i utlandet reiser særlige problemstillinger som departementet ikke går nærmere inn på her.

3.4.2 Elektronisk forkynnelse

Forslaget til nærmere regler om elektronisk forkynnelse ble godt mottatt i høringen, og departementet foreslår i det vesentlige å opprettholde dette forslaget. Med bakgrunn i innspill i høringen har departementet likevel funnet grunn til å avklare og presisere enkelte sider av forslaget.

Det kan etter høringen blant annet være behov for å klargjøre hva som bør anses som en betryggende teknisk løsning for elektronisk forkynnelse. Som departementet ga uttrykk for i høringsnotatet, bør løsninger som benyttes for sikker kommunikasjon med det offentlige, anses som betryggende. Dette omfatter løsninger som for eksempel Altinn, Digipost, e-Boks og eSignering, som det også ble vist til i høringsnotatet. Oslo tingrett pekte i høringen på at bare eSignering er tilgjengelig for domstolene i dag. Domstoladministrasjonen arbeider med å utvikle midlertidige forkynnelsesløsninger, og Politidirektoratet videreutvikler Altinn-løsningene sine. Departementet forutsetter at løsningene som er under utvikling, innrettes slik at de oppfyller kravene til betryggende tekniske løsninger.

Departementet mener at såkalte digitale postkasser bør benyttes når det er mulig og hensiktsmessig. Ved mangel på løsninger for digitale postkasser, synes det likevel å være praktisk at det er et alternativ med forkynnelse per e-post. I høringsnotatet ga departementet uttrykk for at forkynnelse bør kunne skje per e-post når løsningen som brukes, er betryggende og gir bevis for at dokumentet mottas av rette vedkommende. Etter høringsforslaget skulle det være et krav at e-postløsningen kan ivareta hensynet til informasjonssikkerhet og personvern, for eksempel gjennom kryptering. Med dette mente departementet at løsningen må sikre at informasjonen ikke blir kjent for uvedkommende, at informasjonen ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende, og at informasjonen er tilgjengelig for autoriserte ved behov. Domstolenes e-poster er TLS-krypterte (Transport Layer Security), og alle store private e-posttjenester støtter denne krypteringsprotokollen. Departementet anser domstolenes e-postløsning som betryggende, men presiserer likevel at andre forkynnelsesformer eller digitale postkasser bør benyttes når det er mulig.

Dersom det er aktuelt med forkynnelse per e-post, mener departementet at denne forkynnelsesmetoden fortrinnsvis bør benyttes når det ligger til rette for at det på forhånd kan informeres om og avklares med den som skal motta forkynnelsen, at forkynnelsen vil utføres ved e-post. Dette bør gjøres for å sikre at forkynnelsen bare blir sendt til rette vedkommende, og for at vedkommende er forberedt på at forkynnelsen kan skje på denne måten. Av lovtekniske grunner er det ikke i lovforslaget inntatt en regulering av en plikt til en slik avklaring i forkant. En slik avklaring bør kunne skje uformelt, for eksempel i forbindelse med innhenting av nødvendig kontaktinformasjon, men den bør også kunne skje via telefon eller på annen måte. Det sentrale er at den som skal motta forkynnelsen, gjøres kjent med at forkynnelsen kan utføres per e-post.

Forkynnelsesmetoden som velges, og utførelsen av forkynnelsen, må videre være forsvarlig å benytte for den enkelte forkynnelse. Det bør utvises varsomhet med å forkynne per e-post dersom dette innebærer oversendelse av sensitive opplysninger, også om løsningen som brukes er kryptert. Dette kan for eksempel være tilfelle for en stevning med saksdokumenter i en sak om tvungent psykisk helsevern, slik Oslo tingrett tok opp i høringen.

Departementet har vurdert om innkalling av vitner til rettssaker bør kunne skje per SMS, men har kommet til at selve innkallingen bør gis i dokuments form. At forkynnelsen skjer i dokuments form, alternativt i samsvar med forslaget om telefonforkynnelse, er likevel ikke til hinder for at informasjon om innkallingen i tillegg kan gis per SMS. Slik uformell informasjonsutveksling, herunder påminnelser om rettsmøter, kan potensielt hindre unødige utsettelser av rettssaker.

En forutsetning for at regler om elektronisk forkynnelse skal være effektive og fungere, er at den som skal utføre forkynnelsen, besitter eller har tilgang til den elektroniske adressen til rette mottaker. Den elektroniske adressen bør etter departementets syn kunne innhentes på ethvert trinn av saken, også uformelt. Kontaktinformasjonen bør også kunne innhentes fra andre, slik som forsvarer eller bistandsadvokat. Den som bruker adressen, bør, som påpekt ovenfor, gjøres kjent med at forkynnelse kan skje til adressen. For det tilfellet at den som skal motta en forkynnelse ikke har en digital postkasse eller elektronisk adresse, må forkynnelse skje på annen måte.

Forkynnelsestidspunktet bør etter departementets syn fastsettes til det tidspunktet den som skal motta en bekreftelse om at forkynnelsen er kommet frem, får en slik bekreftelse. Dette bør gjelde både når slik bekreftelse genereres automatisk ved åpning av det som skal forkynnes, og når slik bekreftelse sendes manuelt fra den som har mottatt det som forkynnes. I høringsnotatet ble det uttalt at forkynnelsestidspunktet ved bruk av løsning som genererer automatisk melding, var når oversendelsen av dokumentet som forkynnes ble åpnet av mottakeren. Departementet velger nå å formulere dette på en litt annen måte, ved å vise til det tidspunket slik automatisk bekreftelse er returnert, som er ment å skje umiddelbart etter åpning. For alle praktiske formål vil dette være det samme tidspunktet som var tiltenkt i høringsnotatet.

Departementet opprettholder synspunktet fra høringsnotatet om at det ikke bør være tilstrekkelig at den som forkynner, har bedt om en automatisk lesebekreftelse per e-post, jf. også Prop. 62 L (2017–2018) side 47. Slik det følger av avsnittet ovenfor, mener departementet at det heller ikke bør være slik at det er tilstrekkelig at den det forkynnes overfor, mottar dokumentet. Ved underhåndsforkynnelse overfor advokater bør forkynnelsestidspunktet likevel fastsettes på samme måte som i dag.

Det foreslås en adgang til i rettsmøte å pålegge den som skal motta en forkynnelse, å være tilgjengelig per e-post eller en annen elektronisk kommunikasjonskanal i et bestemt tidsrom. Dette medfører også en plikt til å undersøke om en forkynnelse kan ha blitt fanget opp av et eventuelt spamfilter og flyttet til en elektronisk søppelpostkasse. Pålegget skal i så fall innføres i rettsboken. I høringsnotatet ble det foreslått at forkynnelse skulle anses skjedd hvis bekreftelse (mottakskvittering) ikke var inngitt «innen rimelig tid» etter utløpet av pålegget. Flere høringsinstanser hadde bemerkninger til dette. I lys av dette synes det å være mest hensiktsmessig og forutberegnelig med en regel om at bekreftelsen må inngis innen utløpet av et bestemt tidsrom, slik pålegget vil fastsette, og at forkynnelse anses skjedd senest ved utløpet av dette tidsrommet dersom bekreftelse ikke er returnert tidligere. Det foreslås her å ta inn en regulering om at dette gjelder med forbehold om at det ikke er grunn til å tro at det foreligger gyldig fravær, se til sammenligning tvisteloven § 13-4.

3.4.3 Telefonforkynnelse

Departementet mener at det bør innføres en adgang til å forkynne over telefon eller andre kommunikasjonsmidler for overføring av lyd eller lyd og bilde (fjernmøteløsninger). Det vises særlig til at dette er en mulighet i svensk rett og dansk rett, og at forslaget om muntlig forkynnelse fikk bred støtte i høringen.

I høringsnotatet foreslo departementet at dokumentets hovedinnhold skulle gjengis ved telefonforkynnelse. På bakgrunn av høringen har departementet funnet grunn til å endre dette, slik at ikke lenger bare hovedinnholdet, men alt som skal forkynnes, skal gjengis overfor den som skal motta forkynnelsen. Departementet viser særlig til høringssvarene fra Agder lagmannsrett og Gulating lagmannsrett. Departementet har vurdert om det ved forkynnelse av avgjørelser, som et alternativ til å gjengi hovedinnholdet, kunne være tilstrekkelig å gjengi slutningen. Av de samme grunner som fremgår av høringssvarene over, anser ikke departementet en slik løsning som formålstjenlig. Det understrekes at telefonforkynnelse etter dette først og fremst bare bør brukes for enkle forkynnelser, slik som for eksempel innkalling til rettsmøter, og uansett bare i tilfelle av mindre omfangsrike dokumenter.

Telefonforkynnelse reiser noen problemstillinger knyttet til identifikasjon av den som skal motta forkynnelsen, slik enkelte høringsinstanser pekte på i sine høringssvar. Når den som skal motta forkynnelsen på forespørsel har oppgitt et telefonnummer eller annen kontaktinformasjon, har det formodningen for seg at det er rette vedkommende som er å treffe om det opprettes en kommunikasjonsforbindelse til nummeret. Det samme gjelder i utgangspunktet når telefonnumre er hentet ut fra offentlige registre, men i slike tilfeller bør en være klar over at den som står oppført som eier av et nummer, ikke nødvendigvis er den samme som disponerer nummeret. Den som utfører forkynnelsen må i alle tilfelle ha tilstrekkelig grunn til å tro at det er rette vedkommende som det forkynnes overfor. Den som utfører forkynnelsen, bør derfor kontrollere fødselsdatoen til den det skal forkynnes overfor, eller eventuelt andre opplysninger som er egnet til å identifisere vedkommende. Isolert sett er det altså ikke nok at den som ringes opp, vedkjenner seg å være rette vedkommende, så lenge dette ikke underbygges av andre omstendigheter. Det foreslås derfor at lovforslaget utformes slik at dette kommer tydeligere til uttrykk.

Departementet foreslo i høringsnotatet at det som vilkår for å anse forkynnelse som skjedd, også må kreves at den som ringes, antas å ha forstått samtalen og formålet med den. Enkelte høringsinstanser ga uttrykk for at dette ikke var et egnet vilkår. Vilkåret var ment som en sikkerhetsventil for tilfeller hvor det oppnås kontakt, men hvor omstendigheter likevel tilsier at telefonsamtalen ikke oppfattes som en forkynnelse av den som skal motta den. Dette kan for eksempel være tilfelle når den som ringes, ikke forstår språket, eller på grunn av sykdomstilstand, ruspåvirkning eller liknende åpenbart er ute av stand til å forstå at det meddeles en beskjed. Det foreslås ikke å lovfeste dette kravet, men det må kunne legges til grunn at den som forkynner er særlig oppmerksom på slike eventuelle forhold.

En forutsetning for at telefonforkynnelse skal kunne fungere, er at den som skal utføre forkynnelsen, har telefonnummeret eller annen relevant kontaktinformasjon til den som skal motta forkynnelsen. Kontaktinformasjon kan hentes ut fra offentlige registre, oppgis av andre offentlige myndigheter eller innhentes fra den som innehar nummeret personlig, for eksempel i et rettsmøte. Den som skal motta forkynnelsen, bør likevel på forhånd gjøres klar over at forkynnelse kan skje ved bruk av telefon eller andre kommunikasjonsmidler.

Det bør etter departementets syn også være slik at det som skal forkynnes, enten før eller etter telefonforkynnelse, i tillegg oversendes eller overbringes til den det skal forkynnes overfor. Dette bør fortrinnsvis gjøres elektronisk når dette er mulig, men ellers per vanlig post eller ved andre metoder. En slik oversendelse eller overbringelse bør likevel ikke være et vilkår for å anse forkynnelse som skjedd.

Etter telefonforkynnelsen bør det også sendes en bekreftelse på forkynnelsen til mottakeren. Dersom det som har blitt forkynt, ikke ennå har blitt oversendt, bør dette inngå i oversendelsen. Slik bekreftelse kan da sendes gjennom en elektronisk løsning eller i vanlig post. Bekreftelsen bør bare være å anse som en orientering til mottakeren, slik at det ikke får noen rettsvirkninger om bekreftelsen ikke når fram til mottakeren. Bekreftelsen bør også kunne sendes som SMS, så lenge dokumentet med det som skal forkynnes ellers er oversendt og kommer fram til den det har blitt forkynt overfor. Heller ikke en slik etterfølgende bekreftelse bør være et vilkår for å anse forkynnelse som skjedd.

Det foreslås en adgang til i rettsmøte å pålegge noen å være tilgjengelig for forkynnelse i et bestemt tidsrom på et bestemt telefonnummer eller en annen kommunikasjonsløsning for overføring av lyd eller video. Pålegget skal i så fall føres inn i rettsboken. For at telefonforkynnelse skal kunne fungere effektivt, bør forkynnelse kunne anses som skjedd selv om det ikke oppnås kontakt med mottakeren, når det i det bestemte tidsrommet er gjort minst to forsøk på å nå den som skal motta forkynnelsen. Dette bør imidlertid ikke gjelde om den som skal forkynne, har grunn til å tro at mottakeren har gyldig fravær, se til sammenligning tvisteloven § 13-4. Det understrekes at også når det ikke oppnås kontakt i det bestemte tidsrommet, skal det oversendes en bekreftelse og kopi av det som ble forkynt. Dette bør i så fall den som skal motta forkynnelsen, gjøres kjent med.