3 Instruks for Fordelingsutvalget
Instruks for fordelingsutvalget for ungdomsmidlene
3.1 Mandat
3.1.1
Fordelingsutvalget har tre medlemmer og inntil to varamedlemmer som oppnevnes av Barne- og familiedepartementet på fritt grunnlag. Barne- og familiedepartementet utpeker utvalgets leder. Utvalget har egen sekretær. Funksjonsperioden er to år fra 1. januar.
Barne- og familiedepartementet er overordnet organ, herunder klageinstans etter forvaltningslovens bestemmelser. Departementet står for utlysningen av de ulike tilskuddsordningene.
3.1.2
På grunnlag av de retningslinjer, prioriteringer og bevilgningsrammer som Barne- og familiedepartementet fastlegger, har Fordelingsutvalget myndighet til å forvalte tilskuddsordningen til de frivillige barne- og ungdomsorganisasjonene på følgende områder:
avgjøre støtteberettigelse og plassering av organisasjonene i støttegruppe
fordele driftstilskudd til organisasjonenes nasjonale virksomhet
fordele tilskudd til prosjektarbeid i organisasjonene
fordele tilskudd til organisasjonenes internasjonale samarbeid
kontrollere beregningsgrunnlaget for fordelingstilskuddene
kontrollere at prosjekter gjennomføres i henhold til søknad og tilskuddsbetingelser
Fordelingsutvalget kan også fordele tilskudd som andre departementer forvalter, etter de bestemmelser som vedkommende departement fastsetter.
3.1.3
Fordelingsutvalget gir Barne- og familiedepartementet råd om eventuelle revisjoner av retningslinjene. Protokoller fra Fordelingsutvalgets møter og årsmelding for virksomheten oversendes departementet.
3.2 Instruks
Fordelingsutvalget er et forvaltningsorgan oppnevnt av Barne- og familiedepartementet. Utvalget er direkte underlagt departementets instruksjonsmyndighet i faglige og administrative forhold.
Departementet fastsetter mandat for utvalget.
Fordelingsutvalget fastsetter stillingsinnstruks for utvalgets sekretær og eventuelt også utdypende rutiner for kontroll. Instruksen og kontrollrutinene skal forelegges departementet til uttalelse. Utvalget utarbeider i tillegg nærmere rutiner for saksbehandlingen. Saksbehandlingsrutinene skal forelegges departementet til godkjenning.
3.2.1 BFDs styring av og tilsyn med Fordelingsutvalget
Stortinget fastseter målsetting for tilskuddordningene ved sitt budsjettvedtak på Barne- og familiedepartementets område. I henhold til Økonomireglement for staten utformer departementet årlig et tildelingsbrev til Fordelingsutvalget hvor blant annet Stortingets budsjettvedtak gjengis.
Departementets styring av utvalgets virksomhet skjer forøvrig gjennom blant annet tolking av regelverket, behandling av klagesaker og omgjøring av enkeltsaker. Generelle spørsmål av prinsippiell karakter skal forelegges departementet til uttalelse.
Fordelingsutvalget skal innen 1. mars hvert år legge fram årsrapport for det foregående år. Av årsrapporten skal framgå utvalgets sammensetning, antall møter, antall saker som er behandlet, hvilke kontroller som er gjennomført og resultater av disse, fordelte tilskudd innen de ulike tilskuddsordningene, tall til statistisk bruk i departementet samt en kort oversikt over prinsippsaker som er avklart med departementet. Utvalget kan i årsrapporten gi uttrykk for sin vurdering av tilskuddsordningen.
Øvrige rapporter skal legges fram etter behov.
I tillegg skal utvalget oversende sine møteprotokoller, jf. punkt 2.2.6.
Disse rapportene og protokollene inngår i departementets grunnlag for tilsyn med og styring av utvalget samt evaluering av tilskuddsordningene og forvaltningen av dem.
Den vanlige, formelle kommunikasjonen mellom departementet og utvalget skal skje skriftlig. Departementet og Fordelingsutvalget vil i tillegg avholde kvartalsvise møter for tilsyn med og oppfølgning av utvalgets arbeid, gjensidig informasjon og drøfting av aktuelle problemstillinger. Det vil også holdes egne informasjonsmøter etter behov.
3.2.2 Forvaltning av tilskuddsordningene
3.2.2.1 Formål og regelverk. Kunngjøring.
Tilskuddsordningenes formål framgår av Stortingets budsjettvedtak og gjengis i regelverket for ordningen. Tilskuddene fordeles etter de regelverk departementet fastsetter.
Departementet er ansvarlig for kunngjøring av ordningene.
3.2.2.2 Habilitet
Spørsmål om Fordelingsutvalget habilitet reguleres av forvaltningsloven kap. II om ugildhet. Da Fordelingsutvalget er et kollegialt organ, vises spesielt til forvaltningsloven § 8, 2. og 3. ledd.
Det påligger Fordelingsuvtalgets leder å sørge for at utvalgets medlemmer og sekretæren er kjent med habilitetsreglene i forvaltningsloven, samt de utfyllende regler som her gis.
Beslutninger om å erklære noen inhabil skal protokolleres. Der en part har reist inhabilitetsinnsigelse skal også dette protokolleres, sammen med utvalgets avgjørelse av spørsmålet. Parten skal gis beskjed om utfallet av spørsmålet.
Dersom en etter forvaltningslovens bestemmelser er inhabil, plikter en å fratre ved sakens behandling. Det inhabile medlem skal forlate møtet både ved behandlingen og voteringen av saken.
Dersom flere enn halvparten av utvalgets medlemmer anses inhabile i en sak, vil ikke organet være vedtaksført. varamedlem må da innkalles.
Fratreden fra møtet på grunn av inhabilitet bør protokollføres i hvert enkelt tilfelle.
3.2.2.3 Vedtaksførhet
For at utvalget skal være vedtaksført, må minst halvparten av utvalgets medlemmer kunne delta ved avgjørelsen av en sak.
3.2.2.4 Saksbehandling
Saksbehandlingen av søknadene skal følge reglene i forvaltningsloven, god forvaltningsskikk, økonomireglement for staten og tilhørende funksjonelle krav, regelverket for tilskuddsordningene og denne instruksen. Fordelingsutvalget utarbeider nærmere rutiner for saksbehandlingen. Saksbehandlingsrutinene skal forelegges departementet til godkjenning.
Fordelingsutvalget skal holde organisasjonene orientert om regelverkstolkninger, prinsippielle avgjørelser og endringer i utvalgets praksis.
Saksbehandlingen skal skje ved hjelp av tilskuddsdatabasen. Departementet er ansvarlig for tekninsk drift av basen. Utvalget er ansvarlig for oppdatering og korrekturlesing av data i databasen.
Som et ledd i saksbehandlingen, skal Fordelingsutvalget se til at alle nødvendige opplysninger er gitt og at alle vedlegg følger søknaden.
Når det gjelder nasjonalt driftstilskudd er det spesielt viktig at revisors attest på at organisasjonenes medlemmer under 25 år faktisk bekrefter at det oppgitte medlemstallet tilfredsstiller regelverkets krav. Det skal også framgå av revisors attest hvilke revisjonshandlinger som er utført for å få bekreftet riktigheten av medlemstallet.
Fordelingsutvalget kan også, etter en risikovurdering, be om utdypende informasjon fra organisasjonene.
3.2.2.5 Skjønn
Fordelingsutvalget utøver skjønn innen de rammer regelverket for tilskuddsordningen gir. Ved skjønnsutøvelsen skal det legges vekt på hva som er formålet med ordningen.
Ved fordeling av nasjonalt driftstilskudd i gruppe 3 og 4 framgår det av regelverket at det skal legges vekt på den demokratiske oppbygningen til barne- og ungdomsarbeidet, tallet på medlemmer under 25 år, utbredelse, aktivitet, regnskap, budsjett og tidligere mottatt tilskudd.
3.2.2.6 Protokoll
Fra alle møter i Fordelingsutvalget skal det føres protokoll. Protokollen skal inneholde hvem som var til stede på møtet, tid og sted for møtet og referat fra møtet.
Av protokollen skal det videre framgå hvilke vedtak som er fattet. Det skal inntas begrunnelse for vedtaket, herunder redegjørelse for det skjønnet som er utøvet i hver enkelt sak, samt gjengivelse av de regelverkstolkninger som er foretatt. De kontrollhandlinger som utføres, skal protokolleres. Det skal gjøres rede for hvilke organisasjoner som er kontrollert, hvordan kontrollen er foretatt, hvilke avvik i forhold til regelverket som er avdekket, hvilke vedtak som er fattet og hvilke vurderinger vedtakene bygger på. Forhold rundt inhabilitet skal protokolleres. Særskilte notater som behandles på møtet skal vedlegges protokollen.
Protokollen skal oversendes departementet så snart som mulig etter møtet.
3.2.2.7 Presedensarkiv
Fordelingsutvalget skal føre presedensarkiv. Her skal inntas tidligere avgjørelser og andre dokumenter av betydning for tolkningen av regelverket.
3.2.2.8 Utbetalingsordre og melding om vedtak
Utbetalingsordrene til departementet signeres av Fordelingsutvalgets leder og sekretær.
Sammen med utbetalingsordrene legges brev til hver søker med melding om vedtaket. Av brevet skal framgå begrunnelsen for vedtaket, eventuelle endringer gjort i det innsendte beregningsgrunnlaget samt andre forhold som har hatt betydning for vedtaket. I tillegg skal det i brevet angis rapporteringskrav og vises til at forvaltningen og Riksrevisjonen etter bevilgningsregelmentet § 17 har adgang til å føre kontroll med at midlene nyttes etter forutsetningene. Det skal også vises til at vedtaket kan påklages til Barne- og familiedepartementet.
Utbetalingsordren oversendes departementet, som sørger for utbetaling av tilskuddet.
3.2.3 Spesielt om kontroll
3.2.3.1 Nasjonalt driftstilskudd
3.2.3.1.1 Kontroll av beregningsgrunnlag
a) Medlemstall
Ved kontrollen av medlemstall skal Fordelingsutvalget som et minimum med bakgrunn i listen over de medlemmer som er regnet med i søknaden om tilskudd, foreta:
en stikkprøvekontroll av et tilfeldig utvalg av medlemmene ved å be om bekreftelse fra disse om at de tilfredsstiller kravene i regelverket,
en kontroll av lokallag og disses medlemmer i minst ett av fylkene ved å be organisasjonen om dokumentasjon på medlemskapet.
Dersom det ved kontroll viser seg at det er stort avvik mellom opplysningene i søknaden og de faktiske forhold, bør utvalget vurdere å utvide kontrollen.
Organisasjonene skal kunne framlegge medlemmenes navn, fødselsår og lokallagstilhørighet. Organisasjonene som krever medlemskontigent må kunne dokumentere kontigentinnbetalingene. Organisasjonene som bruker frammøteregistrering, må kunne dokumentere medlemskapet samt dato for de aktiviteter medlemmet har deltatt på.
b) Lokallag
En organisasjon som blir tatt ut i kontroll skal framvise årsmelding og regnskap for alle innrapporterte lag. Organisasjonen må videre kunne framvise lagets vedtekter og en liste over styremedlemmer. Det må også kunne legges fram en liste over medlemmer som tilfredsstiller regelverkets krav. Fordelingsutvalget kan gjennomføre denne kontrollen som en stikkprøvekontroll i et tilfeldig utvalg lag.
c) Fylker
Ved kontroll skal det dokumenteres at minst ett lag i hvert fylke tilfredsstiller kravene nevnt i punktet over.
d) Lederkurs
Organisasjonene skal ved kontroll legge fram
kopi av invitasjon til kurset
kopi av programmet for kurset slik det ble gjennomført, med start- og sluttider for programøktene og med forklaring av innholdet i ledertreningsøktene der det ikke klart kommer fram av programmet
deltakerliste med bostedsadresse og -fylket til deltakerne (leder og instruktør skal skilles fra deltakerne på listen)
dokumentasjon på at kurset er gjennomført og at sentralleddet i organisasjonen har vært økonomisk ansvarlig for kurset (ved regnskap og ved bekreftelse fra kursleder)
navnet på den sentrale representanten som har hatt ansvaret for planlegging, gjenomføring og oppfølging av kurset, og hvilken funksjon vedkommende har i organisasjonen
3.2.3.1.2 Kontroll av deler av beregningsgrunnlaget
Ved behov kan Fordelingsutvalget kontrollere deler av en organisasjons beregningsgrunnlag. Dette kan skje ved kontroll av ett eller flere av kriteriene for tilskudd er oppfylt, eller ved stikkprøvekontroll av hele beregningsgrunnlaget. Hovedregelen skal imidlertid være at beregningsgrunnlaget kontrolleres i sin helhet. Fordelingsutvalget bør etter avdekking av systematiske feil i en delvis kontroll, vurdere en full gjennomgang av hele beregningsgrunnlaget.
3.2.3.2 Internasjonalt driftstilskudd
Ved kontrollen av det internasjonale driftstilskuddet skal organisasjonen sende inn en rapport fra de internasjonale aktivitetene som er oppgitt i søknaden. Rapporten skal være bekreftet av minst en av deltakerne, og skal inneholde program med tid, sted og innhold samt oversikt over hvilke land og organisasjoner deltakerene på aktiviteten kom fra. Er aktiviteten en studiereise, skal det gis en oversikt over hvilke land og organisasjoner som ble besøkt.
3.2.3.3 Prosjekttilskudd
Prosjekttilskudd (tilskudd til utviklingsarbeid, særskilte internasjonale tiltak og tiltak i gruppe 5) rapporteres ved revisorattestert regnskap for tilskuddet og aktivitetsrapport. Fordelingsutvalget må se til at fristene for innsending av prosjektdokumentasjon overholdes.
I rapporten skal organisasjonen dokumentere at tilskuddet er brukt til samme formål som det opprinnelig ble gitt til, man skal gi en beskrivelse av om man har nådd de mål man satte for tiltaket i søknaden og det skal gis en beskrivelse av selve tiltaket og dets gjennomføring. Det revisorattesterte regnskapet skal av Fordelingsutvalget sammenholdes med budsjettet som fulgte søknaden.
3.2.3.4 Reaksjonsformer
Der Fordelingsutvalget ved kontroll finner avvik mellom de opplysninger som er oppgitt i søknaden og de faktiske forhold, bør utvalget vurdere å fremme tilbakesøkingskrav på bakgrunn av reglene om korreksjon av feil i forbindelse med utbetaling og oppgjør (condictio indebiti) eller på bakgrunn av alminnelig erstatningsregler.
3.2.3.5 Kontroll av tidligere pålegg
Fordelingsutvalget skal følge opp at tidligere pålegg til organisasjonene overholdes.
3.2.3.6 Rapport om kontroll
Rapport om kontroll behandles av Fordelingsutvalget og oversendes departementet som en del av utvalgets møteprotokoll (se pkt. 2.2.6).
3.2.3.7 Utdypende regler
Fordelingsutvalget kan fastsette utdypende regler for arbeidet med kontrollen. Reglene forelegges departementet til uttalelse.