6 Regler og retningslinjer for utvalgsarbeid

Enkelte regelverk og retningslinjer er særlig viktige for utvalgsarbeid. I vedlegget kan man finne en mer detaljert beskrivelse av noen av temaene, med praktisk informasjon, tips og råd.

6.1 Offentlighetsloven

Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentlighetsloven) gjelder i prinsippet for all offentlig virksomhet. Utvalgets sluttdokument vil være offentlig, mens interne arbeidsdokumenter og tidlige utkast som regel vil kunne unntas offentlighet. Offentlighetsloven § 14 gir grunnlag for at utvalget kan nekte innsyn i utvalgets interne dokumenter fordi de er utarbeidet for egen intern saksforberedelse. Offentlighetsloven § 11 gir grunnlag for merinnsyn. Rettleiar til offentleglova utdyper disse bestemmelsene.

Når det gjelder klage på manglende innsyn i utvalgets arbeid i utvalgsperioden, er departementet som overordnet administrativt organ klageinstans i henhold til offentlighetsloven § 32 og tilhørende forskrift § 11. Det følger også av offentlighetsloven at det administrative organet som utvalget avleverer arkivet sitt til etter at det har avsluttet arbeidet, skal behandle eventuelle senere begjæringer om innsyn i utvalgets dokumenter.

6.2 Forskrift om offentlege arkiv

Forskrift om offentlege arkiv til arkivloven har regler om arkivplikten for offentlige utvalg.

Forskriften § 2 gir særregler for offentlige utvalg m.m. og har følgende ordlyd:

Offentlege utval som statlege , fylkeskommunale og kommunale råd, utval , nemnder, komitear og liknande blir ikkje rekna som eigne organ etter denne forskrifta.

Offentlege utval som er oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon, skal likevel ha eige arkiv med mindre anna er fastsett av det opprettande organet, vedkomande departement eller overordna organ. For andre offentlege utval kan dei nemnde organa fastsetje at utvalet skal ha eige arkiv.

Dersom verksemda til eit utval inngår i den ordinære saksbehandlinga hos eit offentleg organ, skal saksdokumenta journalførast og arkiverast hos dette organet.

Dersom eit offentleg utval ikkje skal ha eige arkiv, skal saksdokumenta til utvalet journalførast og arkiverast hos overordna organ eller hos eit organ det overordna organet fastset .

For offentlege utval som skal ha eige arkiv, gjeld føresegnene i § 6, § 7, § 12, § 14 til § 17 og § 19 til § 25. Inngåande og utgåande saksdokument til eller frå slike utval skal journalførast etter føresegnene i § 9 og § 10.

6.3 Honorar til utvalgsmedlemmer

Ifølge Statens personalhåndbok gis det utvalgsgodtgjørelse til utvalg oppnevnt ved kongelig resolusjon, og det kan gis godtgjørelse til departementsoppnevnte utvalg dersom arbeidet ikke har karakter av ordinær saksbehandling/utredning, eller koordinering/samordning av ordinære oppgaver mellom flere virksomheter. Veiledende satser framgår av statens personalhåndbok kapittel 10.14.2.

Fullmakt til å fastsette timesatsen for utvalgsgodtgjøring er delegert til fagdepartementet. Det skal ikke gis godtgjørelse til statsansatte dersom arbeidet hører inn under vedkommendes ordinære arbeids- og ansvarsområde. Det gis normalt godtgjørelse for både møter og møteforberedelse. Når det gjelder godtgjøring av møteforberedelse, er et utgangspunkt at medlemmene får betalt for den tiden de har brukt til møteforberedelse.

Det skal betales arbeidsgiveravgift ved utbetaling av honorar.

Selvstendig næringsdrivende som i vesentlig utstrekning har utgifter til for eksempel eget kontor, behov for ekstrahjelp/avløser/vikar og annet, kan gis en høyere timesats utover den som er fastsatt for faktisk medgått tid og arbeid i møter og møteforberedelser.

Der virksomheten opererer med faktureringskrav til den enkelte medarbeideren, kan tapte inntekter for virksomheten dekkes av oppdragsgiveren. Fullmakten til å dekke slike utgifter tilligger fagdepartementet.

Medlemmene bør inngi kravene fortløpende, jf. veilederens kapittel 7.4, der det framgår at slike utgifter til utvalgsarbeidet bør refunderes fortløpende.

6.4 Lov om offentlige anskaffelser

Et utvalg kan ha behov for bistand fra for eksempel forskere eller konsulenter til å utarbeide utredninger eller gi annen faglig bistand.

Sjekk derfor om virksomheten din har eksisterende avtale med relevante konsulenter eller forskere. Hvis de har det kan dere gjøre avrop på disse avtalene og spare tid og ressurser knyttet til å gjennomføre en ny anskaffelse.

Dersom dere ikke har en avtale som kan benyttes må bistanden kjøpes i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser og følge tilhørende prosedyrer.

Før gjennomføring av konkurransen er det viktig med god planlegging som innebærer grundig kartlegging av behovet og hva som kan leveres i leverandørmarkedet, både mht. hvilke konsulenter som har relevant kompetanse eller hvilke forskningsmiljøer som kan være aktuelle.

I gjennomføringsfasen gjør man den faktiske anskaffelsen og inngår de nødvendige kontrakter. Offentlige anskaffelser er underlagt et regelverk der beløpsgrenser bestemmer når kjøpet må kunngjøres offentlig og hvilke prosedyreregler som gjelder. Anskaffelsesregelverket skiller mellom nasjonale terskelverdier og EØS-terskelverdier, som angir når det er plikt til å kunngjøre nasjonalt eller når det er plikt til å kunngjøre i hele EØS-området.

Dersom kostnadene er fra 100 000 kroner og opp til det som er definert som EØS-terskelverdiene, er prosessen enklere enn om kjøpet ligger over disse terskelverdiene. Kravet til nasjonal og internasjonal kunngjøring av konkurransen for tjenestekjøp er satt til 1,3 mill. kroner (terskelverdien) om kjøpet gjøres av en statlig myndighet. Terskelverdiene justeres annet hvert år som følge av endringer i valutakursene. Kunngjøringen gjøres via Doffin nasjonalt og i TED internasjonalt. Se www.doffin.no for mer veiledning om hvordan en kunngjøring skal gjennomføres.

De gjeldende terskelverdiene finnes her: https://www.anskaffelser.no/gjore-anskaffelser/anskaffelsesfaglige-temaer/terskelverdier

For øvrig finnes det veiledning om hvordan man skal planlegge, gjennomføre og følge opp kjøp av konsulenttjenester her: https://www.anskaffelser.no/konsulenttjenester

I tilfelle det er behov for kjøp av forskningsbistand, kan man lese mer om denne typen kjøp her: https://www.anskaffelser.no/verktoy/standardavtale-forsknings-og-utredningsoppdrag-kd

For øvrig inneholder www.anskaffelser.no råd og tips om offentlige anskaffelser som også er nyttige når utvalg skal kjøpe bistand.