4 Arbeidsdeling og roller i et utvalg

Utvalget er selvstendig i sitt arbeid og ikke underlagt instruksjon fra det departementet som har nedsatt utvalget. Dette er et viktig grunnlag for utvalgets rolleforståelse.

Utvalgets kontakt med departementet bør fortrinnsvis skje gjennom utvalgslederen eller sekretariatslederen.

4.1 Utvalgslederens rolle og oppgaver

Lederen skal lede møtene og sikre framdrift i arbeidet. Lederen har vanligvis stor innflytelse på hvordan arbeidet legges opp, og hvilke problemstillinger som skal prioriteres. Lederen vil også ofte være sentral når utvalgets vurderinger og forslag skal formuleres.

Et hovedmål for utvalgsarbeid er å legge fram en utredning av god kvalitet innen fristen som er satt i mandatet. Lederen må derfor legge til rette for et velfungerende og effektivt utvalgsarbeid for å levere som forventet.

Noen av utfordringene utvalgslederen står overfor, er å:

• lede møtene effektivt
• skape et godt samarbeidsklima og en positiv atmosfære
• sikre framdriften i arbeidet
• utnytte ressursene i utvalget på en god måte
• sikre at medlemmenes synspunkter blir hørt og ivaretatt
• sikre at forslag og begrunnelser kommer klart fram i utredningen
• sikre tilgang til språkekspertise og nok tid til klarspråksarbeid
• oppnå størst mulig grad av enighet og unngå unødige dissenser
• sørge for et system/opplegg for kvalitetssikring av utredningen
• ha et godt samarbeid med sekretariatet

Disse punktene samsvarer i stor grad med de utfordringene ledere generelt står overfor, men det er noen vesentlige forskjeller.

Et utvalg er et kollegialt organ som skal arbeide sammen i en begrenset periode. I et kollegialt organ er alle medlemmer faglig likestilte. Lederen av utvalget vil normalt ikke selv ha valgt (ansatt) de andre medlemmene i utvalget. Det vil heller ikke være et ordinært leder–underordnet-forhold i utvalget. Leveransen er som regel en rapport hvor det er viktig at forslag og begrunnelser kommer klart fram. Alt dette vil stille krav til hvordan lederen legger opp arbeidsprosess, diskusjoner og det endelige forslaget til løsning eller anbefalinger.

Utvalgslederen må fange opp og løse eventuelle konflikter. Avhengig av hvor alvorlig situasjonen er, bør utvalgslederen vurdere å ta kontakt med departementet for å få hjelp. Det må kunne forventes at utvalgslederen har personlige egenskaper som innebærer at vedkommende også håndterer misnøye med egen person på en god og klok måte.

4.2 Utvalgsmedlemmenes rolle og oppgaver

Utvalgsmedlemmene forventes å bidra i arbeidet med sin kompetanse for å sikre et godt ferdig produkt. Utvalget har et samlet ansvar for utredningens kvalitet, og alle utvalgsmedlemmene må bidra. Det forventes at de stiller forberedt til møtene, deltar aktivt og gjerne gir skriftlige bidrag og merknader til tekstutkast. Hvis et medlem er kritisk til arbeidet, er det viktig å ta dette opp tidlig. Hvis medlemmet vurderer å markere uenighet, er det også ryddig å varsle dette tidlig, slik at utvalgslederen/utvalget kan vurdere å endre framstilling og tilrådinger.

Selv om et medlem av utvalget er personlig oppnevnt, er oppnevningen ikke bare basert på vedkommendes kompetanse, men ofte også på det fagmiljøet vedkommende tilhører. Det enkelte medlemmet bør avklare om det helt og holdent kan uttale seg med grunnlag i egne vurderinger, jf. kapittel 5.2.1. Dersom utvalgets rapport sendes på høring, må man være oppmerksom på at virksomheten der medlemmet arbeider, kan ha en annen vurdering enn det medlemmet har. Dette gjelder også for departementsansatte.

Det er ønskelig at utvalgets medlemmer deltar i den offentlige debatten.

4.3 Sekretariatets rolle og oppgaver

Sekretariatet har en nøkkelrolle i alle utvalg. Ofte vil sekretærene, i motsetning til utvalgsmedlemmene, jobbe på heltid. Dette må sekretariatet ta hensyn til når det skal legge til rette for et godt og effektivt utvalgsarbeid for hele utvalget. Dette omfatter både faglige og praktiske oppgaver. De praktiske oppgavene er mer detaljert gjennomgått og redegjort for i kapittel 7. I det følgende behandles rollen til sekretariatet.

Sekretariatet er underlagt utvalget. Det innebærer også at sekretærer, som eventuelt er utlånt av departementet, må være bevisst at det er utvalget de skal jobbe for, og ikke departementet.
En utfordring for utvalgssekretærer med sterk departementstilhørighet kan være at de, bevisst eller ubevisst, arbeider for å fremme sitt eget departements interesser på et område, noe som kan gå på bekostning av fagligheten i det arbeidet de skal gjøre for utvalget.

Det er i stor grad opp til lederen å bestemme hvordan utvalgsarbeidet skal legges opp, herunder hvor aktivt sekretariatet skal styres, og hvilken rolle det skal ha. Dette kan variere fra utvalg til utvalg, avhengig av hva lederen finner hensiktsmessig.

I noen utvalg deltar for eksempel lederen og utvalgsmedlemmer selv i skrivingen av utredningen, mens det i andre utvalg er sekretariatet som skriver hele eller deler av utredningen. Sekretariatet bør vurdere om det kan være hensiktsmessig å ta i bruk digitale verktøy, for eksempel prosjektrom, for å gi personer som skal skrive, et felles sted å lagre, organisere, dele og få tilgang til informasjon. Digitale fellesløsninger kan være praktisk, men kan også bidra til at arbeidet blir uoversiktlig og forutsetter at sekretariatslederen tar et tydelig ansvar.

Hvor aktiv rolle sekretariatet har i selve utvalgsmøtene, vil også kunne variere. Det forventes at de presenterer faglig stoff og eventuelt bidrar til faglige avklaringer. I og med at sekretariatet ikke er en del av utvalget, er det ofte ikke naturlig at det kommer med sine meninger og synspunkter og deltar i diskusjoner i utvalgsmøtene. Men utvalgets leder og utvalget selv kan ønske å høre meninger og synspunkter fra sekretariatet fordi de har god innsikt i fagområdet og de problemstillingene utvalget arbeider med.

Utvalgslederen og sekretariatet bør i begynnelsen av arbeidet klarlegge rollen til sekretariatet og oppgavene som sekretariatet forventes å gjennomføre. Det er viktig at forventningene er samstemte mellom utvalgslederen og sekretariatet, men også innad i sekretariatet.

Når det gjelder arbeidsdelingen internt i sekretariatet, kan det i noen tilfeller være hensiktsmessig å dele sekretariatsoppgavene slik at noen ivaretar de faglige oppgavene og andre løser de praktiske oppgavene.