5 Råd om arbeidsform og planlegging av utvalgsarbeid

Utvalgsarbeid kan legges opp på forskjellige måter, og det er vanskelig å si at én måte nødvendigvis vil være den mest hensiktsmessige.

Mye av utvalgsarbeidet forutsetter tilstrekkelig tid til å sette seg inn i oppgaven, å framskaffe nødvendig underlagsmateriale og å vurdere problemstillinger og gi anbefalinger.

I det følgende vil vi gi råd om hvordan utvalgsarbeid bør legges opp. Vi begynner i kapittel 5.1 med råd og omtale av forhold som er viktige gjennom hele utvalgets arbeid, uavhengig av fasene i arbeidet. Deretter gir vi i kapittel 5.2 råd om de ulike fasene i arbeidet fra oppstart til avslutning. Det er viktig tidlig både å ha en felles forståelse av hvordan arbeidsformen i utvalget skal være, og å planlegge gjennomføringen av arbeidet gjennom de ulike fasene.

5.1 Råd om arbeidsform

Utvalgsarbeid kan være krevende. Det er viktig å legge til rette for god kvalitet og hindre forsinkelser i framdriften. Det er også viktig å løse konflikter i utvalg og sekretariat.

Arbeidsformen må legge til rette for at den enkeltes kompetanse og erfaring blir utnyttet godt, og at samspillet i utvalget bidrar til å øke kvaliteten på oppgaveløsningen. Samarbeidsklimaet og arbeidsformen i utvalget vil ha stor betydning for kvaliteten på det utvalget skal produsere.

5.1.1 Det er nyttig å bruke ulike arbeidsformer

Det kan ofte være hensiktsmessig å veksle mellom ulike arbeidsformer. Eksempler er presentasjoner fra eksterne innledere eller utvalgsmedlemmer og arbeid i mindre grupper. Andre eksempler er studieturer, arbeidsgrupper, samlinger, eller å legge møter til relevante institusjoner, organisasjoner, offentlige virksomheter eller geografiske områder. Å se, oppleve og høre om en situasjon eller problemer gir ofte bedre innsikt enn bare å lese om eller få presentert utfordringene. Arbeidsformene bør legge til rette for å tenke bredt og nytt, slik at utvalget får et godt tilfang av ideer og synspunkter. Samtidig må utvalget prioritere og systematisere disse brede idéinnspillene.

Når det gjelder utforming av lovforslag, kan bruk av skriveverksteder være en nyttig arbeidsform. Skriveverksteder er en tverrfaglig arbeidsmetode som har vist seg å være spesielt godt egnet når det skal utarbeides kompliserte tekster. Difi har utarbeidet heftet Råd og tips til dere som skal arrangere skriveverksteder.

5.1.2 Arbeid med rapporten

En utfordring, nesten uavhengig av hvor lang frist som er gitt for utvalget, vil være å sikre en god framdrift. Dette gjelder i alle faser av arbeidet. I de fleste utvalg vil sekretariatet skrive det meste av rapporten. Sekretariatet har derfor et stort ansvar for å sikre at tekster produseres underveis, og at rapporten blir ferdigstilt med god kvalitet. Samtidig vil det gjerne være utvalgslederen som er ansvarlig for å sørge for nødvendige avklaringer, i møtene og ellers, for å sikre nødvendig framdrift. Under gir vi noen råd for å sikre god framdrift og kvalitet:

• Utforsk problemstillingene fra ulike vinkler. Vurder behovet for å involvere interessenter, brukere, tjenesteytere og samarbeidspartnere for å avklare hva som er de viktigste problemene utvalget skal løse.
• Begynn å skrive tidlig. Det er viktig at det tidlig blir skaffet til veie relevant materiale for utvalget, og at sekretariatet skriver bakgrunnstekster som grunnlag for arbeidet.
• Sett av tid til å skrive klare tekster. Diskusjonsnotater, rapportutkast og referater bør skrives i et klart språk for at alle utvalgsmedlemmene skal forstå ulike fagdiskusjoner og konklusjonene som fattes underveis. Skap fra begynnelsen av en felles forståelse for hva klart språk er, og hva det betyr for hvordan utvalget skal arbeide med tekstene.
• For lovutvalg er det spesielt viktig å definere tidlig i arbeidet hvilke grupper loven henvender seg til, og hva som skal til for at loven vil virke etter hensikten. Den gjeldende rettskrivingsnormen for korrekt og klart språk gjelder også for rettsregler. Arbeidet med språket og strukturen må gis høy prioritet fra første stund og være en integrert del av arbeidet. Språkeksperter kan gjerne trekkes inn når utvalget har kommet et stykke på vei med å utforme det materielle innholdet, men mens det fortsatt er tid og rom for nødvendige justeringer. Test også lovutkastet på reelle brukere mens det fortsatt er mulig å forbedre teksten. Til dette kan man få god hjelp i veilederen Lovteknikk og lovforberedelse fra Justisdepartementet.
• Hvis utvalget består av flere eksperter som har et faglig «stammespråk», og som bruker faglig terminologi, kan dette være en utfordring. Diskusjonene i utvalget og tekstene som utarbeides, bør legges på et nivå som muliggjør at alle i utvalget kan delta og gi kommentarer til teksten. For lovutvalg kan det være hensiktsmessig å skrive utkast til lovteksten tidlig i prosessen. Lovteksten vil vanligvis være den viktigste delen av utredningen. Den vil så å si være konklusjonen på utvalgets drøftinger. Lovteksten bør derfor ikke utarbeides i en hektisk sluttfase, men i stedet modnes over tid i lys av de avveininger som utvalget gjør. Dette kan tilsi at utvalget omtrent midtveis i arbeidet bør ha på plass et foreløpig lovutkast. Det er viktig å understreke for utvalgsmedlemmene at forslaget ikke er endelig.
• Ta tidlig i bruk NOU-malen som rapporten skal leveres i. DSS tilbyr opplæring og støtte til dem som har hovedansvaret for det redaksjonelle arbeidet, utformingen og redigeringen av utredningen. Malen legger føringer på det ferdige dokumentets struktur, oppbygging og utseende. Hold orden på grafer og kildebruk og bestem bruk av referanser. Sekretariatet bør ikke vente med litteraturliste og referanser til korrekturlesningen av rapporten.
• Diskusjonsnotater kan være nyttige. Mange utvalg vil legge opp arbeidet i form av diskusjonsnotater til utvalgets møter som blir revidert på grunnlag av utvalgets synspunkter. Diskusjonsnotatene bør løfte fram ulike alternativer (slik som alternative målformuleringer og tiltak). Det kan være hensiktsmessig å gi slike notater en form som gjør at de lett kan legges til grunn for avsnitt/kapitler i rapporten.
• Sett av tid til tekstgjennomganger, men ikke for tidlig. Den tekstlige utformingen av rapporten/utredningen, som er utvalgets hovedprodukt, er viktig. Men en arbeidsform som avgrenses til å behandle tekst, kan lett føre til konsentrasjon om formuleringer og detaljer for tidlig i arbeidet. Deltakerne kan lett henge seg opp i teksten uten at problemkomplekset blir tilstrekkelig bearbeidet, belyst og vurdert. Samtidig vil det være nødvendig at teksten er utformet slik at utvalget kan stille seg bak den. Det er derfor viktig å sette av tid til dette, slik at tekster blir ferdig diskutert og akseptert av utvalget som endelige. Det vil i lovutvalg for eksempel være viktig å sette av tid til å gjennomgå formuleringer i lovutkastet, men heller ikke i slike utvalg bør man bruke tid på detaljformuleringer for tidlig i prosessen.
• Avklar tekster og konklusjoner underveis. En rapport vil bestå av en del bakgrunnsstoff og problembeskrivelser. Utvalget bør avklare løpende om de er enige i innholdet i disse tekstene, og ikke mot slutten av utvalgsperioden. I siste del av utvalgsperioden bør utvalget særlig vie tilstrekkelig tid til å avklare konklusjoner og anbefalinger.
• Send ut dokumenter til møtene i god tid. Legg opp til at dokumenter til møtene sendes ut i god tid, gjerne en uke på forhånd. Enkelte utvalg har med hell bedt om skriftlige merknader fra utvalgsmedlemmene til tekstene før møtene. Dette kan gi utvalgslederen og sekretariatet bedre grunnlag for å planlegge møtene, slik at diskusjonene blir målrettede og effektive.
• Planlegg på forhånd hva utvalget ønsker å få ut av hvert enkelt møte. Sekretariatet og utvalgslederen bør vurdere og formidle hvilke konklusjoner og tekster utvalget bør konsentrere diskusjonen om og ha som ambisjon å avklare i løpet av et møte. Presentasjoner av utsendt materiale fra sekretariatet eller utvalgslederen kan bygge opp om slike avklaringer.
• Konkluder underveis i møtene. Diskusjoner på møter kan ta opp mange spørsmål og hoppe fra tema til tema. Åpne diskusjoner som får fram nyanser og mange perspektiver, kan være bra. Det er imidlertid avgjørende at utvalgslederen kan oppsummere og konkludere på de enkelte punktene i form av foreløpige avklaringer og konklusjoner.
• Bekreft konklusjoner ved skriving av referater. Referatene bør som et minimum gjengi beslutninger og konklusjoner fra møtet. En kan også vurdere å nevne hvilke temaer og synspunkter som har vært tatt opp i møtet, for å kunne dokumentere grunnlaget for konklusjonene. Det er ulik praksis i utvalg for hvor omfattende referater skal være. En rettesnor kan være at referater ikke bør ha så omfattende gjengivelser av utvalgsmedlemmenes synspunkter at de må bruke mye tid på å diskutere formuleringer i referatene.
• Sett av tid til å håndtere dissenser i utvalget. Arbeidet med å avklare om det må bli dissenser, kan ta tid. Det kan være tidkrevende å arbeide fram samlende formuleringer, og det kan være arbeidskrevende å få formulert gode flertalls- og mindretallssynspunkter. Ofte vil det være nyttig å notere seg det som kan oppfattes som dissenser, tidlig i arbeidet, og så gå videre for senere å vurdere om disse også er relevante ved sluttføringen av arbeidet.

Utvalgsrapporten bør ha god struktur og være skrevet i godt og klart språk, jf. kapittel 3.2.

Det er viktig at utvalgets arbeid og synspunkter er godt dokumentert, og at alle medlemmene kan stå inne for sluttresultatet. Utvalgsrapporter vil nødvendigvis se svært ulike ut avhengig av både mandat, saksområde og hvordan utvalget ønsker å framstille og formidle arbeidet sitt.

Det er i utredningen viktig å skille mellom hva som er fakta, synspunkter fra informanter og utvalgets egne vurderinger. Det kan for eksempel være lett å vri den beskrivende tekstene i retning av utvalgets egne oppfatninger. Dette kan bidra til å svekke tilliten og troverdigheten til utvalget.

5.1.3 Arbeidsdeling i utvalget

Det kan være hensiktsmessig å fordele ansvaret for beskrivelse og eventuelt også vurdering av ulike temaer/problemstillinger blant utvalgsmedlemmene. På den måten utnytter utvalget spesialkompetansen til medlemmene best mulig og øker engasjementet deres. Utvalget kan deles opp i mindre arbeidsgrupper, eller enkeltmedlemmer kan ta et særlig ansvar for et tema eller en delutredning. En slik arbeidsdeling bør avklares i et samlet utvalgsmøte. Mange utvalg vil likevel legge vekt på at hele utvalget deltar i alle drøftinger for at utvalget samlet skal stå bak rapporten, og vil derfor ikke legge opp til arbeidsdeling i utvalget.

5.1.4 Forholdet til eksterne miljøer og offentligheten

Vanligvis er det utvalgets leder som vil profilere utvalget i offentligheten under og etter at utvalget har levert sin rapport. Omfanget av dette arbeidet, spesielt etter at utredningen er ferdig, vil avhenge av hvor aktuelt temaet for utredningen er i samfunnsdebatten. Innledningsvis i arbeidet bør utvalgslederen sette forholdet til offentligheten på dagsordenen, slik at utvalget har en felles oppfatning om dette.

Mange utvalg vil legge opp til at utvalgets diskusjoner holdes internt for å sikre åpne diskusjoner, og at utvalgets konklusjoner holdes internt helt fram til rapporten leveres. Det forhindrer ikke at det kan være hensiktsmessig at medlemmer trekker på ressurser fra egen arbeidsplass for å diskutere enkeltspørsmål. Rammene for en slik diskusjon bør avklares med utvalgslederen. Det kan også hende at utvalget eller enkeltmedlemmer blir presset av ulike interessenter. Dersom det skjer, bør også informasjon om dette gis til utvalget og avklares.

5.2 Råd om planlegging av de ulike fasene i arbeidet

For å disponere tiden konstruktivt og effektivt må utvalget lage en plan for de ulike fasene i arbeidet. Formålet med planen er å:

• identifisere hvilke forhold som skal utredes ut fra mandatet og utredningsinstruksens krav, og hvilke aktiviteter og oppgaver som må utføres for å kunne løse mandatet
• gjennomføre arbeidet effektivt ved å sette oppgaver og aktiviteter i logisk rekkefølge
• sikre at tiden fordeles på ulike faser i utvalgsarbeidet
• sikre framdrift gjennom å tidfeste når oppgavene og aktivitetene skal utføres og ferdigstilles
• sikre at utvalgets medlemmer har en felles arbeidsplan og kan innrette seg etter den

Utvalget må derfor tidlig sette opp en plan med milepæler for fasene og for aktiviteter og oppgaver. Figuren under illustrerer fasene i utvalgsarbeid, men aktivitetene i fasene vil i praksis gli over i hverandre. For å komme videre i arbeidet vil det også kunne være nødvendig å gå fram og tilbake mellom faser etter som nye problemstillinger dukker opp.

Figur 1. Faser i utvalgsarbeid

5.2.1 Etablering av utvalget og drøfting av mandatet

Mandatet er oppgaven eller oppdraget til utvalget. Det er viktig at utvalget tidlig har en grundig diskusjon om mandatet. På et første konstituerende møte i utvalget kan det være hensiktsmessig at en fra departementet, enten fra embetsverket eller fra politisk ledelse, redegjør nærmere for bakgrunnen for utvalget og de ulike mandatpunktene. Videre bør hvert enkelt medlem gjøre rede for sin forståelse av mandatet og hvilke ambisjoner medlemmet mener utvalget bør ha, og eventuelle bindinger som kan innebære interessekonflikter. Hvert medlem bør også i presentasjonen av seg selv si noe om hvilke erfaringer og kompetanse det har som kan være nyttige bidrag i utvalgsarbeidet. Det kan gi et godt grunnlag for samarbeidet i utvalget fra begynnelsen. Utvalgslederen må sikre at det er nok tid til denne fasen.

Det er viktig at utvalget etablerer en felles forståelse av mandatet, for å unngå at reell uenighet ikke kommer opp før utvalget skal konkludere. Manglende felles forståelse kan resultere i unødige dissenser og dårlig kvalitet på de rådene og anbefalingene utvalget skal gi.

Utvalget bør få fram sin egen forståelse av mandatet og hvilke elementer som må løses, hvilke avgrensninger som bør gjøres, og hvilke elementer utvalget eventuelt vil vektlegge mindre.

Det er også viktig å sette klart språk på dagsordenen fra begynnelsen av. Hvem skal lese utredningen? Hva vet vi om leserne? Hvordan når vi målet om klart og godt språk? For lovutvalg er det ekstra viktig å være bevisst på leserne og de gruppene som skal forstå og forvalte loven i ettertid.

Dersom arbeidet med mandatforståelsen avdekker uklarheter av betydning i mandatet, bør utvalgslederen ta dette opp med oppdragsgiveren (det aktuelle departementet) skriftlig og så tidlig som mulig. For eksempel kan utvalget mene at mandatet er for snevert, det vil si at spørsmål som naturlig hører inn under utvalgets arbeid, ikke inngår i mandatet, eller mandatet kan oppfattes som for vidt. I noen tilfeller kan det være flere utvalg som arbeider parallelt med tilgrensende eller overlappende problemstillinger. Avgrensning bør i så fall tas opp med både departementet og eventuelt også med andre utvalg så tidlig som mulig. Dersom utvalget får et utvidet mandat med tilleggsoppgaver, bør det vurdere å be om utsatt leveringsfrist på hele eller deler av rapporten.

Selv om utvalget bør drøfte mandatet tidlig, er det viktig å ta dette fram igjen på flere stadier i utvalgets arbeid for å sjekke om utvalget løser mandatet. Forhold kan ha dukket opp underveis i arbeidet som kan gjøre det vanskelig å svare på hele eller deler av oppgaven. En siste sjekk av om utvalget løser mandatet, bør gjøres tidsnok til at det er mulig for utvalget å få behandlet uavklarte punkter i mandatet. Før arbeidet ferdigstilles, bør utvalget vurdere å skrive et utkast til pressemelding basert på foreløpige konklusjoner, for å vurdere om utvalgsrapporten løser mandatet på en tilfredsstillende måte.

Utvalget bør lage en disposisjon til rapport tidlig i arbeidet. Dette gir en god oversikt over det materialet som skal produseres, men en disposisjon utgjør ikke en tilstrekkelig plan for arbeidet. Den kan medvirke til å avgrense og snevre inn tilnærmingen til sakskomplekset. Det er viktig å vurdere kritisk om disposisjonen som ble utarbeidet i en tidlig fase, vil være egnet til å formidle utvalgets vurderinger og anbefalinger godt nok.

Arbeidsformen og effektiviteten i utvalget kan bli svekket av medlemmer som ikke kan uttale seg på selvstendig grunnlag og stadig må klarere vurderinger med virksomheten eller organisasjonen de tilhører, jf. påpekningen i kapittel 2.3 om sammensetning av utvalg. På det første møtet i utvalget kan dette temaet være et punkt på dagsordenen. Utvalgets medlemmer må om nødvendig avklare denne typen spørsmål med virksomheten eller organisasjonen de kommer fra, med sikte på å få tilslutning til at de kan uttale seg på grunnlag av egne vurderinger. Dette gjelder også for departementsansatte som må avklare sin rolle i utvalget med eget departement.

5.2.2 Tydeliggjøre problemstillinger og informasjonsinnhenting

Det er viktig at alle utvalgets medlemmer, uavhengig av kompetansebakgrunn, kan delta på en meningsfull måte i arbeidet med å vurdere utvalgets

problemstillinger. Dette kan tilsi at utvalget bør legge vekt på en bred innføring i fagområdene som er relevante for utvalgets arbeid i begynnelsen av arbeidet. Dette kan gi et felles kunnskapsgrunnlag, slik at alle utvalgsmedlemmene får mer likeverdige forutsetninger for å kunne delta på tvers av kompetanseområder.

Det er ofte vanskelig i planleggingen å forutse alt som må gjøres for å kunne løse oppgaven (mandatet) best mulig. Fasen med informasjonsinnhenting kan lett bli langvarig og føre til at utvalget kommer i tidsnød mot slutten av arbeidet.

Utvalget bør lage en plan som målretter informasjonsinnhentingen og sikrer at det tidlig fanger opp ulike sider av sakskomplekset. I planleggingen av informasjonsinnhentingen er det viktig å klargjøre hva slags informasjon og hvilke data utvalget trenger for å belyse og avklare problemstillingene. For utvalg som har mandat med stor samfunnsmessig betydning, kan det være aktuelt å ha mye kontakt med eksterne aktører. Eksempler er dialogmøter og brukerpaneler. For ekspertutvalg kan dette være mindre relevant.

Å gjennomføre møter som involverer mange aktører, for eksempel brukere, eksperter eller andre interessenter, er en ressurskrevende måte å innhente informasjon på. Ressursbruken må vurderes opp mot nytten av møtene og om møtene vil gi utvalget gode innspill og momenter som kan tas inn i utvalgets videre arbeid. Jo bedre forberedt møtene med eksterne aktører er, jo større er muligheten for å få inn verdifulle bidrag.

Et utvalg vil i begrenset grad selv kunne sette i gang eksperimenter eller gjennomføre tyngre vitenskapelige analyser. Men ofte vil det være hensiktsmessig å vurdere studier som allerede er gjennomført, med sikte på å avklare om det finnes dokumentert kunnskap på et felt. Det vil ofte være viktig å bruke tilgjengelig statistikk på et felt for å kunne løse mandatet.

Det vil imidlertid kunne være ulike syn innen et fagfelt, og det kan mangle faglige avklaringer. Årsaken kan være at det ikke er gjort tilstrekkelig forskning på feltet, eller at studier trekker i ulike retninger. Utvalget kan da møte en utfordring ved at det verken har tid til eller faglig grunnlag for å kunne avklare de faglige spørsmålene tilfredsstillende.

For å kunne gi tilrådinger vil et utvalg uansett måtte orientere seg i eksisterende kunnskap og synspunkter på utfordringer på feltet og konsekvenser av mulige tiltak. Ofte vil en hovedaktivitet for utvalget være å invitere fagpersoner og andre interessenter til å legge fram sine vurderinger for utvalget. Utvalget bør også invitere til skriftlige innspill, eller på annen måte hente inn aktuelle synspunkter på et felt. I tillegg til at slike innspill fra ulike interessenter kan opplyse en sak, kan slik tidlig involvering gi større legitimitet til den videre prosessen med å vurdere ulike forslag.

Utvalget må vurdere hvor godt dokumentert informasjonen er, før den tas med i informasjonsgrunnlaget, og være kritisk til kvaliteten på den informasjonen som mottas i møter med ulike interessentgrupper.

En mulig måte utvalget kan invitere interessenter til å komme med innspill på, er å opprette en egen nettside med informasjon om utvalget. Aktiv bruk av en nettside vil være en ressurskrevende oppgave for sekretariatet. Utvalget må vurdere om forventet nytte av nettsiden vil stå i forhold til ressursbruken ved å håndtere innspill.

Ofte vil det følge av mandatet at utvalget skal kartlegge situasjonen i andre land. Dette kan gi et nyttig perspektiv på utfordringer i Norge, samtidig som utvalget må være klar over de begrensningene som kan ligge i å overføre erfaringer fra land med andre rammebetingelser for oppgaveløsning og virkemiddelbruk på et område. Det vil derfor være naturlig å begynne med å hente sammenlikningsgrunnlag fra andre nordiske land.

Dersom utredningen handler om et tema som har internasjonal interesse, bør utvalget også ha med en oppsummering på engelsk (summary) i den endelige rapporten.

Utvalget kan ha behov for å kjøpe inn egne ekspertutredninger. Dette kan være egne forskningsrapporter som skal belyse et problem, eller det kan være sammenfatninger av kunnskapsstatus for et felt. Det tar tid å formulere problemstillingene for en utredning, finne fram til egnede miljøer som kan utføre utredningen, og få den gjennomført med en offentlig anskaffelse, jf. kapittel 6.4. I noen tilfeller kan behovet for denne typen utredninger være identifisert allerede før utvalget er nedsatt eller kommet i gang med arbeidet. Enkelte ganger bestiller departementet som oppnevner utvalget, utredninger eller materiale. Dette kan eventuelt gjøres i samråd med utvalgslederen og vil være en god hjelp for utvalget.

5.2.3 Sammenstilling og analyse av data, beskrivelse av situasjonen og konsensus om utfordringsbildet

Ofte vil et utvalgsarbeid i begynnelsen ha form av et løpende seminar der ulike fagpersoner og representanter fra feltet legger fram hvordan de oppfatter tilstanden og utfordringene på et område. Etter hvert bør utvalget få utarbeidet tekster som gir en første skisse av utvalgets egen problemforståelse. Utvalget – med et særlig ansvar for lederen – bør så fort som mulig identifisere de viktigste problemstillingene og avklare hvor det er grunnlag for en felles virkelighetsoppfatning og et felles utfordringsbilde i utvalget. Hvis dette ikke er tilfellet, må utvalget vurdere hvordan de skal analysere feltet videre, slik at de kan bli enige om utfordringene på området. Ved planleggingen av arbeidet bør utvalget ta hensyn til hvor krevende de enkelte problemstillingene er. Det er derfor viktig å prioritere problemstillingene og få identifisert sider ved området eller sakskomplekset som kan være vanskelige å få belyst, og som det kan være vanskelig å komme til enighet om.

5.2.4 Drøfting av alternative løsninger med konsekvensvurderinger

Etter hvert vil utvalgsarbeidet gå over i en fase der mer av tiden går til å skrive tekster. Hvis utvalget skal vurdere tiltak for å håndtere utfordringer på et område, vil disse tekstene etter hvert dreie seg om å vurdere mulige tiltak og konsekvenser av disse. Det er viktig å huske på at utvalget skal vurdere alternative tiltak og virkninger av disse.

Analysen av virkningene av tiltakene bør være en integrert del av teksten og ikke bare sammenfattes i et eget kapittel på slutten av utredningen. Alle analyser og beregninger skal være etterprøvbare, og statistikk- og tallgrunnlaget skal være strukturert slik at det kan brukes videre.

5.2.5 Avklaring av anbefalinger

Når det nærmer seg sluttføring av rapporten, vil det være viktig å kartlegge om utvalget kommer fram til en samlet tilråding, eller om det vil bli dissenser på enkelte punkter i utredningen. Ønsket om å oppnå enighet må ikke bli så stort at utvalget bruker uforholdsmessig mye tid på å diskutere spørsmål det er uenighet om. Samtidig vil det være en fordel om eventuelle uenigheter begrenser seg til anbefalingene og ikke gir seg utslag i ulik virkelighetsbeskrivelse og utfordringsbilde. Hvis utvalget i for stor grad legger vekt på enstemmighet, kan det gi kompromisser som er til lite hjelp for beslutningstakerne. Både beslutningstakerne og allmennheten vil kunne ha interesse av at slik uenighet blir klargjort.

Hvor viktig enighet er, vil også avhenge av formålet med å nedsette utvalget. Et resultat med flere alternativer som er godt begrunnet, kan i noen tilfeller være et godt nok grunnlag for å ta beslutninger. I noen tilfeller er imidlertid formålet å komme fram til løsninger som avveier ulike hensyn, og som det er mulig å oppnå enighet om. Departementet som har oppnevnt utvalget, kan da ønske å få vurdert graden av mulig enighet. På dette grunnlaget kan departementet bedømme risikofaktorer i den videre beslutningsprosessen og mulighetene for å få gjennomført en endring.

Dersom utvalgsmedlemmene ikke er enige, er det viktig at grunnlaget for henholdsvis flertallets og mindretallets ulike konklusjoner kommer klart fram i utredningen. Det vil derfor være en fordel om de ulike synspunktene relaterer seg til hverandre. De bør gjerne beskrives samlet, eventuelt både i de kapitlene dette hører hjemme, i konklusjons-/anbefalingskapitlet og i sammendraget.

Hvordan balansen mellom flertallets og mindretallets forslag med begrunnelser skal beskrives, er en vurderingssak. Sekretariatet bør bidra til at mindretallets syn utformes slik at framstillingen av de ulike synene blir helhetlig. Ett eller flere mindretall har uansett rett til å utforme sin egen dissens slik det eller de vil.

5.2.6 Ferdigstilling av rapporten

Utvalgets arbeid må planlegges ut fra når manuset skal leveres til trykking og overleveres til oppdragsgiveren. En tidsplan for ferdigstillelse må avklares med Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS), som er ansvarlig for trykking av NOU-en, jf. kapittel 7.5.

Normalt vil det siste møtet med reelle drøftinger være før manuset sendes til trykkeriet, selv om det også kan gjøres tekstlige justeringer i korrekturrunden, helt fram til trykkingsordre gis. Det er ikke uvanlig at utvalget får en kopi av manuskriptet som skal sendes trykkeriet, for å kunne komme med et eventuelt siste innspill. Det vil da kunne organiseres slik at utvalgslederen, i kontakt med sekretariatet, har fullmakt til å vurdere innkomne merknader og annet og ferdigstille rapporten.

Et viktig hensyn er at rapporten skal forstås av grupper som utredningen retter seg mot. Hvis utvalget har brukt et klart språk i bakgrunns- og diskusjonsnotater og tidlige rapportutkast, reduseres risikoen for at en språkvask i siste fase avdekker tvetydigheter og usikkerhet om utvalgets konklusjoner.

En må være forsiktig med eventuelle språklige revisjoner gjennom en språkvask på et sent stadium i prosessen, fordi dette kan gå på bekostning av den enigheten som er oppnådd om formuleringer.

5.2.7 Overlevering, formidling og forholdet til mediene

Tidspunktet for avlevering kan være avgjørende for hvor stor interesse det er for utredningen. Formidlingen av resultatet – både når, hvordan og hvor – må planlegges. Departementets kommunikasjonsrådgivere bistår gjerne i dette arbeidet.

Det er ikke uvanlig at utvalgslederen har et møte med oppdragsgiveren, for eksempel statsråden i det aktuelle departementet, en eller to uker før den offentlige presentasjonen. Slik blir departementet forberedt på å gi en første reaksjon på utvalgets rapport. I tillegg bidrar dette til å forberede høringsrunden.

Utredninger fra utvalg som er oppnevnt ved kongelig resolusjon, blir som regel overlevert til statsråden eller en annen representant for den politiske ledelsen i departementet. En offentlig utredning overleveres vanligvis på en pressekonferanse, eventuelt også med inviterte interesserte parter til stede.

Utvalgslederen, og ofte også utvalgsmedlemmene, er med på overleveringen. Skal overleveringen skje på en pressekonferanse, er det vanlig at lederen først gir en kort presentasjon av hovedpunktene i utredningen. Deretter skjer selve overleveringen, og statsråden vil takke for rapporten og eventuelt si noe om videre oppfølging av den. Til slutt får pressen anledning til å stille spørsmål.

Utvalget vil normalt legge fram en pressemelding om rapporten. Departementet kan også sende ut en pressemelding i forbindelse med at utvalget har avsluttet arbeidet.