7 Praktiske oppgaver – tips til sekretariatet

I dette kapittelet er noen av de viktigste praktiske og administrative oppgavene i utvalgsarbeidet kort beskrevet.

I begynnelsen haster det med å innkalle til det første utvalgsmøtet, skaffe møtelokaler, opprette digitalt arkiv, etablere rutiner for arkivhold og journalføring, lage budsjett og etablere regnskapsrutiner. Sekretariatet må også avklare med departementet hva som skal være gjeldende satser for utbetaling av honorar til utvalget, jf. kapittel 6.3. Hvis det der uklart om den ferdige rapporten skal trykkes som NOU, må dette avklares med oppdragsgiveren, jf. kapittel 7.5.

Sekretariatet bør så snart som mulig vurdere hvordan arbeidet i sekretariatet kan gjøres mest mulig hensiktsmessig. Et tips kan være å ha faste ukentlige møter og å lage en arbeidsplan med oppgaver, frister og ansvarsdeling i sekretariatet.

Det kan være lurt å ta kontakt med personer som har erfaring som utvalgssekretærer, og få råd fra dem.

Arbeidsoppgaver og forventninger bør snarest avklares med utvalgslederen, jf. kapittel 4.3. I utgangspunktet vil det være lederen for utvalget som disponerer over de økonomiske midlene utvalget er tildelt. Sekretariatet bør snarest avklare med utvalgslederen hvilke fullmakter det har til å disponere midler.

For å sikre at alle har grunnleggende kompetanse om klart språk, bør utvalgs- og sekretariatsmedlemmene gjennomføre Difis og Språkrådets innføringskurs i klarspråkteknikker, Den gylne pennen .

7.1 Innkalling til første møte

I forbindelse med innkallingen til det første møtet kan det være hensiktsmessig å lage en «pakke» som sendes til medlemmene. Denne pakken kan omfatte: møteinnkalling, mandat, kontaktinformasjon til sekretariatet, og bakgrunnsmateriale. Pakken bør også inneholde informasjon om DFØs selvbetjeningsportal , der krav om utvalgsgodtgjørelse og reisegodtgjørelse leveres elektronisk. Utvalgsmedlemmene bør også bli gjort kjent med denne veilederen før arbeidet tar til.

På første møtet er det hensiktsmessig å be om kontaktinformasjon til de enkelte medlemmene og å lage en fullstendig kontaktliste for utvalget.

Det vil være naturlig å fastsette en møteplan for minimum et halvt år framover. Møtene vil gjerne foregå som endagsmøter eller møter som går over to dager. Sekretariatet bør planlegge dette i kontakt med utvalgslederen og blant annet vurdere behovet for at utvalgsmedlemmene blir bedre kjent med hverandre.

7.2 Praktiske oppgaver i tilknytning til møtene

Sekretariatet har ansvaret for en rekke oppgaver av både faglig og praktisk karakter i tilknytning til møtene. Eksempler på sentrale oppgaver er å:

• utarbeide diskusjonsnotater og kapittelutkast eller skaffe annet materiale som skal legges fram på møtet. Dette utgjør vanligvis en stor del av sekretariatets arbeid.
• bestille hotell med møterom eller reservere møterom og bestille servering til møtene.
• sende innkalling til møter. Tidspunktet for de enkelte møtene bør være avklart tidligere, for eksempel ved at utvalget fastsetter møteplaner for minst et halvt år om gangen.
• dokumentere beslutninger og synspunkter. Disse notatene vil danne grunnlag for skriving av møtereferatet, problemnotater og rapportutkast.
• skrive møtereferat. Møtereferatet er en bekreftelse på at møtet er avholdt, og på hvem som var til stede, både fra utvalget og eventuelle andre. Referatene vil fungere som dokumentasjon på medlemmenes deltakelse og grunnlag for utbetaling av godtgjørelse, jf. også kapittel 5.1.2.
• følge opp beslutningene som utvalget har truffet på møtet. Oftest vil oppfølgingsarbeidet i hovedsak bestå i å utarbeide nytt tekstmateriale. Det kan imidlertid også dreie seg om andre gjøremål, som å framskaffe statistikk eller fakta, ta kontakt med personer som kan være innledere på et utvalgsmøte, forberede et høringsmøte eller organisere studietur.

7.3 Praktiske oppgaver i tilknytning til arkiv

En av sekretariatets første oppgaver er å etablere et arkiv. Utvalgets arkiv bør være digitalt. Departementet som har opprettet utvalget, skal i samarbeid med utvalget legge til rette for en hensiktsmessig teknisk arkivløsning, og kan gi arkivfaglig veiledning, jf. kapittel 6.2.

For utvalg som skal ha egne arkiv, gjelder bestemmelsene i arkivforskriften §§ 6, 7, 12, §§ 14 til 17 og §§ 19 til 25. Inngående og utgående saksdokumenter til eller fra utvalget skal journalføres etter bestemmelsene i §§ 9 og 10.

Følgende dokumenter som utvalget mottar og produserer, skal arkiveres:

1. Den ferdige utredningen
2. Møteinnkallinger med dagsorden
3. Møtereferater (forhandlingsprotokoll)
4. Korrespondanse – inn- og utgående brev
5. Utvalgsdokumentasjon vedrørende oppnevning og mandat, diskusjonsnotater, tekstutkast og innsamlet data/informasjon
6. Dokumentasjon fra utvalgsmedlemmer som belyser utvalgets arbeid
7. Budsjett og eventuelt regnskapsmateriale

I tillegg skal departementet arkivere sin befatning med saken.

Når utvalget har fullført arbeidet, skal sekretariatet så raskt som mulig og innen en måned etter at utredningen er avgitt, ferdigstille arkivet sitt. Sekretariatet skal kontakte det opprettende departementet for å få avlevert arkivet.

7.4 Praktiske oppgaver i tilknytning til budsjett og økonomi

7.4.1 Utarbeiding av budsjett

Når utvalget er nedsatt og budsjettrammene avklart, skal utvalget utarbeide et budsjett for det inneværende året. Utvalget skal senere utarbeide budsjettforslag for hvert enkelt år. Det er vanligvis sekretariatet som lager utkast til budsjett, som så forelegges lederen og eventuelt også de andre medlemmene av utvalget. Budsjettforslaget bør ofte utarbeides i samråd med den respektive fagavdelingen i departementet. Sekretariatet bør sjekke med departementet om det ble utarbeidet kostnadsestimater for utvalget da det ble besluttet opprettet. Dette vil kunne være et nyttig utgangspunkt for sekretariatet i arbeidet med å lage et godt budsjett.

7.4.2 Økonomistyring

Normalt vil det være departementet eller et annet statlig organ som fører utvalgets regnskap. Departementet forventes å føre regnskapet slik at utvalget til enhver tid har oversikt over den økonomiske situasjonen sin. Sekretariatet må sørge for at det har oversikt over utvalgets kommende utgifter.

Dersom økonomisituasjonen for utvalget endres i forhold til avtalt budsjett, skal departementet varsles om dette så snart som mulig. I samråd med departementet må budsjettsituasjonen da gjennomgås med sikte på eventuelle budsjettendringer.

7.4.3 Reiseregninger og honorar

En oppgave for sekretariatet er å etablere rutiner for håndtering av reiseregninger, utvalgsgjørelser og andre administrative utgifter. Departementet bør bistå sekretariatet i dette arbeidet, jf. kapittel 2.5, men det vil uansett være noen gjøremål som tilligger sekretariatet. Sekretariatet må avklare hvor mange timer som skal ligge til grunn for utvalgsmøtene, inkludert antall timer som er anslått for forberedelse, jf. kapittel 6.3. Videre må sekretariatet bistå med dokumentasjon av den enkeltes tilstedeværelse. En mulig måte å gjøre dette på er å skrive møtereferater som dokumenterer hvem som har deltatt på møtene.

Medlemmenes reiseutgifter, eventuelle andre utgifter og godtgjørelser for utvalgsarbeidet bør refunderes fortløpende.

7.5 Trykking og publisering av rapporten

Utredninger som skal offentliggjøres, kan trykkes i serien Norges offentlige utredninger (NOU) hvis følgende kriterier er oppfylt:

• Utvalget er oppnevnt enten ved kongelig resolusjon, av et departement eller av Stortinget.
• Den oppnevnende instansen mener at utredningen har allmenn interesse. 2

Det er fagdepartementet som avgjør om en utredning skal publiseres i NOU-serien.

Rapporter fra utvalgene som denne veilederen omhandler, avgis som regel som NOU-er.

Det er Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) ved Teknisk redaksjon som er ansvarlig for trykking og publisering av regjeringens dokumenter (proposisjoner og meldinger til Stortinget og dokumentserien Norges offentlige utredninger (NOU)). Dette omfatter både å kontrollere at dokumentene er i samsvar med retningslinjene for de ulike dokumenttypene, og å gjennomføre produksjonen fra manus til ferdig trykksak og digitale formater.

Sekretariatene må i god tid før skrivearbeidet begynner, ta kontakt med teknisk.redaksjon@dss.dep.no . Normalt vil Teknisk redaksjon ha et prosessmøte med sekretariatet hvor all nødvendig informasjon blir gitt. Sekretariatet vil få en tidsplan å forholde seg til med frister for levering av manuskript, korrektur og digitale formater. Tidsplanen er lagt opp ut fra den fristen departementet har satt for at utvalget skal være ferdig med arbeidet og avgi rapport til den aktuelle statsråden eller departementet.

Teknisk redaksjon i DSS bistår og veileder sekretariatet når det gjelder bruk av NOU-malen (i Word), forsideillustrasjoner og bruk av figurer (tabeller, diagrammer og bilder).

Det er viktig at NOU-malen benyttes. Malen kan lastes ned fra design.dep.no . På design.dep.no ligger også informasjon om innholdet i malen, dokumentasjon og videobasert opplæring. Ved å bruke malen korrekt fra begynnelsen unngår man unødig merarbeid i sluttfasen av arbeidet.