9 Økonomiske og administrative konsekvenser av forslaget

Inntil 1995 utgjorde sekretariatsarbeidet for Fordelingsutvalget 1/3 årsverk. Arbeidet med søknader og fordeling av driftstilskudd ble beregnet til ca 10 dager ved årsskiftet. I tillegg hadde man utgifter til Fordelingsutvalget og arbeid på departementsplan.

Etter at «medlemssaken» kom opp, er arbeidet med veiledning, fordeling av midler, klagebehandling og kontroll blitt meget omfattende. Situasjonen er irregulær. Det tok noen måneder før det nye midlertidige Fordelingsutvalget var etablert i januar 1996. Man har en utilfredsstillende interimsperiode med de gamle, sterkt kritiserte retningslinjene, med manglende medvirkning fra organisasjonene i Fordelingsutvalget, med flere utskiftinger av sekretær, med gamle uavklarte klagesaker og problemstillinger. Riktignok er det fastsatt instruks for Fordelingsutvalget som Riksrevisjonen mener kan virke positivt, senere også instruks for sekretæren. Men det totale arbeidet med tilskuddsordningene er fortsatt preget av fragmentariske og uklare retningslinjer.

I utgangspunktet har én saksbehandler i full stilling betjent sekretariatet, men under et sterkt arbeidspress og med periodevis forsterkninger. I 1996 har Fordelingsutvalget hatt mellom 45 og 50 møter. Forslaget til regelverk synliggjør de dilemmaer som ligger i forholdet mellom krav til kontroll med offentlige tilskudd og hensynet til frivillige organisasjoners selvstendighet.

Organisasjonene

Når det gjelder økonomiske og administrative konsekvenser for organisasjonene, vil utvalget peke på følgende:

I tråd med formålet er regelverket skjerpet når det gjelder krav til barns og ungdoms demokratiske innflytelse. Dette kan føre til at noen organisasjoner som tidligere fikk tilskudd vil falle ut eller få mindre i tilskudd enn tidligere. Utvalgets intensjon er imidlertid å styrke den demokratiske strukturen i organisasjonene.

Tildelingskriteriene er endret. Hensikten er å lage et samlet og entydig regelverk. Endringene kan også føre til en omfordeling av tilskudd i forhold til organisasjonenes aktivitetsprofil.

Kravene til dokumentasjon er skjerpet, blant annet ved at alle organisasjonene må ha et sentralt medlemsregister. Dette kan føre til økt byråkratisering.

I tråd med stortingskomitéens innstilling er kravene til revisjon og kontroll skjerpet. Dette vil ha som konsekvens at organisasjonene vil få mer arbeid og kostnader knyttet til tilskuddsordningene. For det første må det innarbeides bedre rutiner for intern registrering og rapportering fra lokallag. Det blir nødvendig med en fastere kontakt mellom sentralledd og lokallag. Årsrapporter skal innhentes og sentrale medlemsregistre må ajourføres hvert år. Det må bygges opp betryggende systemer for rapportering, lokal og sentral registrering og oppbevaring av dokumentasjon. Systemene må fungere og internkontrollen likeså.

I de fleste organisasjonene har man allerede etablert revisjon med registrert eller statsautorisert revisor i sentralleddet. Etter forslaget får revisorene oppgaver ut over ordinær regnskapskontroll, de skal gi flere særattestasjoner - for totalt medlemstall, for tellende medlemmer, fylkesrepresentasjon, tellende lokallag og deltakerdager på kurs. Dessuten skal det attesteres at det er tilfredsstillende opplegg for registrering av opplysninger, at opplegget fungerer og at det er betryggende internkontroll. Dette krever forarbeid fra revisor. I praksis må revisor hjelpe organisasjonene med å skreddersy systemer, motivere lederne sentralt og lokalt til å følge opp, og kontrollere at så skjer. Det følger av utkastet til regelverk § 33 nr. 7, at hvis det foreligger feil eller mangler i det materialet revisor skal bekrefte, må revisor vurdere om disse er så vesentlige at han ikke kan gi sin bekreftelse. Alle organisasjoner vil formodentlig kjempe mot å komme i en slik situasjon. - Særlig i den første tiden med nytt regelverk må det påregnes mye arbeid i organisasjonene, egen innsats og kjøpte tjenester. Etter hvert som systemene fungerer, vil revisor i større grad kunne nøye seg med stikkprøver, og det bør avspeiles i revisorhonorarene.

Det er vanskelig å tallfeste omkostningene for organisasjonene med det nye regelverket. Mange har allerede god intern rapportering fra lokallag, EDB-baserte medlemsregistre og som nevnt - ordinær revisjon.

I Danmark hvor organisasjonene gjennomgående er større og revisorkontrollen strengere, er det underhånden opplyst at den enkelte organisasjon har utgifter til revisor på mellom 15.000 kr og 100.000 kr i året.

Forvaltningen

Når et nytt regelverk er innarbeidet, antakelig etter et par år, må man regne med at sekretariatsfunksjonen i hvert fall vil kreve ett årsverk (fordelt på to medarbeidere), og et Fordelingsutvalg som holder ca 8 møter i året. I tillegg kommer arbeidet på departementsplan. Dette avhenger bl.a. av klagefrekvens og er vanskelig å tallfeste.

I overgangsfasen vil det nye regelverk åpenbart kreve større administrative ressurser i alle ledd. Fordelingsutvalget og sekretariatet skal etter forslaget drive informasjon og veiledning. Kommunikasjonen med departementet skal være mer formell. Nye systemer for fordeling og presedensarkiv må bygges opp. Og ikke minst vil det ta tid å finne frem til en balansert form for kontroll med organisasjonene.

Det er særlig ett punkt som volder mye bry i Fordelingsutvalget og sekretariatet. Både nasjonalt og internasjonalt driftstilskudd er basert på poengfordeling. Poengene fastsettes på slutten av søknadsåret før utbetaling av første del i januar i tilskuddsåret. Etter kontroller utover i året, blir det alltid justeringer i poengfordelingen. Da må også samtlige tilskuddsbeløp justeres før andre og eventuelt tredje del utbetales.

Det er utvalgets mening at man bør nøye seg med to delbetalinger av driftstilskudd, en i januar og en i juni. For det andre er det et behov for å gjøre de to budsjettpostene - post 70 for nasjonalt arbeid og post 79 for internasjonalt arbeid overførbare. Stortingets bevilgningsreglement § 7 åpner for å overføre inntil 5% av driftsbevilgning til neste budsjett-termin. Dette er kommentert nærmere i «Veiledning i statlig budsjettarbeid» fastsatt av Finansdepartementet 7. september 1993. Om stikkordet «kan overføres» bemerkes det på side 36:

«...Det er kurant å få Finansdepartementet og Stortingets samtykke til å bruke stikkordet ved bevilgninger innen post-gruppe 30-49 og likeså innen postgruppen 50-89 når det gjelder tilskudd til bygge- og anleggsarbeider og utbetalingstidspunktet er avhengig av framdriften i arbeidet.

Ved endringen av 12.11.1993 er det blitt tillatt i henhold til bevilgningsreglementet også å knytte stikkordet til andre bevilgninger. Det har vært gjort hittil også, men da som et unntak fra bevilgningsreglementet. Endringsforslaget ble lagt fram i St.prp. nr. 1 (1993-94), Gul bok pkt. 3,8. Både der og i Budsjett-Innst.SI fra Stortingets finanskomité, pkt. 17, ble det understreket at endringen ikke måtte føre til en uthuling av den prinsipielle hovedregel om at bevilgninger gis for ett år.

Det ble satt som en forutsetning at Stortinget må gis bedre informasjon om omfanget av slike overførbare bevilgninger.»

Stortinget bør spesielt vurdere dette spørsmålet. Det har ganske stor betydning for ressursbruken ved fordeling. Erfaringene viser at det alltid er vanskelig å få regnestykket for ordningene til å gå opp ved tilskuddsåret utgang.