5 Om anskaffelsene og erfaringer med implementering og operatørbytte
I dette kapittelet beskrives prosessene for anskaffelse av ambulansehelikopter (fra 2018) og ambulansefly (fra 2019) og erfaringene fra disse. Videre omtales erfaringene med de nye kontraktene og med operatørbytte både for ambulansehelikopter (tre baser) og ambulansefly (alle baser).
Erfaringene er basert på evalueringer gjennomført av LAT HF og de nåværende operatørene i forbindelse med anskaffelsen, samt et eget oppdrag som ble gitt til de regionale helseforetakene i januar 2020. Ekspertgruppen har også mottatt en rekke innspill, både skriftlige og i dialog i møter, jf. oversikt i kapittel 1.
Generisk plan for anskaffelser
Med bakgrunn i oppdragsdokument 2011 til LAT HF ble det utarbeidet en generisk plan for forberedelse og gjennomføring av ny kontraktsrunde i luftambulansetjenesten. Planen omfattet forprosjekt og anskaffelsesprosjekt. Forprosjektet var i planen angitt til seks måneder. Anskaffelsesprosjektet var i planen angitt til 12 måneder.
Planen beskrev blant annet samspillet mellom LAT HF og de regionale helseforetakene når det gjelder faglige rammer og forutsetninger, hvilke elementer som skulle inngå og hvordan prosessen skulle gjennomføres, herunder føringer for etablering av prosjektorganisasjon.
Tid fra avtalesignering til oppstart var i planen satt til 24 måneder. Dette var begrunnet i lang byggetid av fly og helikoptre med kontraktsfestet utstyr og modifikasjoner, samt leverandørens behov for interne tilpasninger, anskaffelsesprosjekter og rekruttering. Arbeidet med anskaffelser må derfor settes i verk tre og et halvt år før oppstart av ny kontrakt24.
5.1 Anskaffelse og implementering av ambulansehelikoptertjenester
LAT HF fikk i oppdragsdokumentet 2014 i oppdrag å gjennomføre en anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester med signering innen sommeren 2016. Arbeidet skulle gjennomføres i tett dialog med de regionale helseforetakene (Luftambulansetjenesten ANS, 2016).
5.1.1 Strategi og gjennomføring
I september 2015 ble de strategiske målsetningene for ambulansehelikoptertjenesten fra 2018 (se vedlegg) vedtatt av direktørene i de regionale helseforetakene (Luftambulansetjenesten ANS, 2015). Det ble lagt opp til å videreføre en robust tjeneste gjennom å sikre gode, solide operatører, benytte moderne og sikre helikoptre, og styrke reservekapasiteten. Flysikkerhet skulle fortsatt ha fokus i ny kontraktsperiode. Alle helseregionene ville fra 2018 få kapasitet til å utføre mer avanserte medisinske oppdrag over lengre avstander.
Anskaffelsesprosjektet startet høsten 2015. Prosjektet ble gjennomført av en prosjektgruppe med deltakere fra LAT HF og de regionale helseforetakene (herunder representanter fra medisinske miljø) med støtte fra daværende HINAS25 (nå divisjon Nasjonale tjenester i Sykehuseinnkjøp HF) på områdene prosjektledelse, jus og evaluering.
Fem selskap søkte om og ble prekvalifisert til anskaffelsen. Fire flyselskap leverte 34 ulike tilbud som konkurrerte mot hverandre. Det ble gjennomført to forhandlingsrunder som medførte at kvaliteten ble hevet, prisen redusert og uklarheter oppklart. Prosjektets arbeid og innstilling ble kvalitetssikret juridisk av HINAS/Sykehuseinnkjøp HF og et eksternt advokatfirma (Wikborg, Rein & Co.). Vektingsmodell og prinsipper for evaluering er forklart i boks 5.1.
Innstilling om tildeling av kontrakt på ambulansehelikoptertjenester ble behandlet av de administrerende direktørene i de regionale helseforetakene i juni 2016 etter behandling i styret for LAT HF. Etter at styrene i de regionale helseforetakene hadde behandlet saken, ble tildelingen offentliggjort 30. juni 2016.
5.1.2 Valg av operatør og innholdet i den nye avtalen
Norsk Luftambulanse AS (NLA AS) ble evaluert til å være det mest fordelaktige tilbudet på alle basene, basert på tildelingskriteriene kvalitet og pris (Luftambulansetjenesten ANS, 2016). Se omtale i boks 5.1.
Konkurransegrunnlaget åpnet for at kombinasjoner av deltilbud som til sammen dekker hele landet, ville kunne velges dersom dette ikke innebar en økning i totale kostnader som var større enn en (1) pst. sammenliknet med det mest fordelaktige tilbudet for hele landet. Dette ville kunne åpnet for flere operatører i tjenesten (tilsvarende som ved tidligere kontrakter). Den laveste økningen i totale kostnader (kombinasjoner av deltilbud) var på 7,22 pst., målt mot det mest fordelaktige tilbudet. Derfor ble det valgt ett tilbud for hele landet.
Helikoptertyper
Den nye avtalen innebar at det ble nye helikoptre på alle baser, med unntak av to helikoptre som ble anskaffet i 2015 ved etableringen av basen på Evenes. Det ble innført mellomstore helikoptre (H145 T2) på basene i Bergen, Arendal og Trondheim, det ble videreført mellomstort helikopter på Lørenskog og store helikoptre i Ålesund og Tromsø (AW 139). Alle basene ved de største universitetssykehusene skulle med dette ha forutsetninger for å utføre mer avanserte og plasskrevende medisinske oppdrag over lengre avstander. Ålesund fortsatte med AW 139 og fire-crew konsept26. Basen i Brønnøysund byttet helikoptertype fra AW139 til H145 T2. Alle helikoptrene i ny tjeneste fikk ny og bedre medisinsk innredning som i størst mulig grad var tilrettelagt for god pasientbehandling, ergonomi og sikkerhet27.
Endringer i kvalitet i ny avtale
Luftambulanse er en risikoutsatt tjeneste. I avtalen fra 2018 er det, i tillegg til nye moderne helikoptre, flere forbedringer for å øke sikkerheten. Det ble blant annet lagt opp til bedre simulatortrening med egen simulator i Norge, nye nattsynbriller (NVG), digitale kart, forbedret sikkerhetsutstyr, kvalitetskrav til personell og trening, økte krav til kvalitet og miljø, tydeligere kontraktsoppfølging og samarbeid med AMK.
Tjenestens tilgang på reservehelikoptre ble styrket fra to til fire. Dette ville gi bedre beredskap og muliggjøre utsjekk28 og trening av personell utenfor vakttjenesten. Tilgangen på operativt personell ble styrket gjennom to besetninger i bakvakt (en i Nord-Norge og en i Sør-Norge) som skal kunne benyttes ved behov, samt ekstra besetninger på Lørenskogbasen som skal sikre at ingen av de to helikoptrene blir utmeldt på duty (arbeids- og hviletidsbestemmelser).
Utfordringer med ny avtale – vurdert ved avtaleinngåelsen
Selv om den nye avtalen innebar kvalitetsheving på de fleste områdene, har LAT HF beskrevet at enkelte elementer i avtalen ville innebære utfordringer på grunn av endringer sammenliknet med eksisterende tjeneste:
- Operatørbytte på tre baser: Avtalen innebar operatørbytte på basene Tromsø, Brønnøysund og Ålesund. Målet for NLA AS var å få med så mange som mulig fra tidligere operatør over i egen organisasjon. Både tidligere og ny operatør var i avtalene forpliktet til aktivt å ivareta beredskap og flysikkerhet, og til å bidra til at overgangen skulle skje så smidig og effektivt som mulig.
- Reservehelikopter ved basene i Tromsø og Ålesund: Tidligere var det benyttet reservehelikopter som var identisk med basehelikopter (AW139). I ny avtale ble dette endret, slik at H145 T2 blir reservehelikopter for AW139 på disse basene. Dette innebærer bl.a. at crewene (inkl. helsepersonellet) ved disse basene må ha utsjekk på flere helikoptertyper. Piloter og redningsmenn på disse basene må rotere mellom baser med primærhelikopter AW139 og H145. Det påvirker totalt fem baser.
- Bytte av helikoptertype i Brønnøysund.
- Én leverandør i ny kontraktsperiode: I strategidokumentet for ambulansehelikoptertjenesten 2018 (Luftambulansetjenesten ANS, 2015) ble det framhevet som ønskelig å ha flere operatører i tjenesten for å sikre robusthet og større fleksibilitet. En situasjon med én operatør ble omtalt som uheldig av framtidige konkurransehensyn, utvikling av kvalitet i tjenesten og sårbarhet i arbeidskonflikter, tap av godkjenninger eller andre større avvik. LAT HF mente at behovet for mer enn en operatør i ambulansehelikoptertjenesten syntes større enn i flytjenesten.
Kostnader
Det valgte tilbudet kostet 522 mill. kroner inkl. drivstoff (2018). Dette tilsvarte en kostnadsøkning på 107,5 mill. kroner (26 pst.) per år, sammenliknet med tidligere kontrakt. I dette ligger det:
- Forventet generell kostnadsøkning (dvs. fastpris, teknisk timepris og lønnsjustering)29
- Nye moderne helikoptre med nytt sikkerhetsutstyr, større helikoptre ved flere baser og to ekstra reservehelikoptre
- Finansiering av legebil ved alle baser (tidligere finansiert av SNLA)
- To ekstra besetninger (pilot og redningsmann) på Lørenskog (en ekstra besetning boende på basen og en fjerde besetning i hjemmevakt 24/7/365)
- Øvrige kvalitetshevinger
I den nye avtalen ble det presisert at det kunne bli økte utgifter som følge av nytt arbeidstidsregelverk i 2019, men vurderingen var at det meste av økte kostnader som følge av nytt regelverk, ville være inkludert i ny avtale. Pris for eventuell økning i personell ble avtalefestet (enhetspris per besetning)30.
5.1.3 Erfaringer med anskaffelsen av ambulansehelikoptertjenester
LAT HF og Sykehusinnkjøp HF har oppsummert prosjektgjennomføringen og anskaffelsesprosessen fram til signering av kontrakt (Luftambulansetjenesten HF, 2017). Hensikten med dette var først og fremst å sikre erfaringsoverføring til neste nasjonale anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester og eventuelt andre anskaffelser der erfaringene kan ha overføringsverdi. De viktigste erfaringene var at:
- Prosjektet ble gjennomført etter plan med noen mindre avvik. Avvikene medførte ikke konsekvenser for videre framdrift og oppstart 1.6.2018.
- Det var fokus på grunnprinsippene konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Ekstern kvalitetssikrer (Wikborg, Rein & Co.) vurderte anskaffelsen i sin helhet som grundig og godt gjennomført.
- Ansvarsfordeling mellom prosjektleder Sykehusinnkjøp HF og prosjektkoordinator LAT HF bør beskrives bedre ved senere prosjekter.
- LAT HF har kontinuerlige kvalitets- og sikkerhetsrevisjoner som en del av oppfølgingen av leverandørene. Funn og avvik fra siste års revisjoner hadde vært et viktig fundament for å utarbeide en mer robust og solid kravspesifikasjon.
- Involvering av representanter fra alle regionale helseforetak i prosjektgruppen gjorde involvering av eierne enklere og mer effektiv. Vurderingen var at det også hadde vært nyttig å ha med representanter fra de medisinske lederne og fra vernetjenesten.
- Anskaffelse med forhandlinger medførte økt kvalitet på tilbudene, tilbudene ble mer sammenliknbare, kvaliteten ble hevet på ønskede enkeltområder og prisen ble lavere.
- Det er behov for å bruke mer tid på strategiprosessen enn de planlagte seks månedene, samt tydeliggjøre forskjellen på de ulike fasene i prosjektet (strategi/anskaffelse).
- Det var et strategisk mål å legge opp anskaffelsen slik at man kunne legge til rette for mer enn én operatør i tjenesten. Dette endte med en aksept for en kostnadsøkning på inntil en (1) pst. (vurdert mot billigste alternativ med én operatør). En så marginal kostnadseffekt hadde liten reell effekt i evalueringen, og ble vurdert av tilbyderne til å være av kosmetisk karakter. For ettertiden bør man vurdere å øke en slik prosentsats, alternativt fjerne den.
- De regionale helseforetakene var sene med å gi innspill til strategidelen av prosjektet. En del vedtak i styret/styringsgruppen ble endret eller utsatt i påvente av endelig avklaring fra eierne. Det var også uklarheter om fullmakter i den endelige behandlingen av innstillingen.
LAT HF har i sine vurderinger også trukket fram at den viktigste erfaringen fra tilbudsfasen, er beskrivelse av betingelser i forbindelse med virksomhetsoverdragelse. I konkurransegrunnlaget ble det tatt forbehold om det ville foreligge en virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljølovens forstand, jf. avsnitt 7.2.1. Dette medførte ekstraarbeid og juridiske vurderinger som ikke var forutsett, jf. også omtale i avsnitt 5.1.4. og avsnitt 5.2.4.
5.1.4 Erfaringer med implementering av ny avtale og operatørbytte ambulansehelikopter
Luftambulansetjenesten HFs evaluering
Avtalen om kjøp av ambulansehelikoptertjenester ble signert med NLA AS 13. juli 2016. NLA AS opprettet et eget prosjekt for implementering av ny kontrakt. LAT HF opprettet et eget mottaksprosjekt for å følge opp NLA AS i perioden fra avtalesignering og fram til oppstart 1. juni 2018.
LAT HF evaluerte gjennomføringen av mottaksprosjekt for oppstart av ny ambulansehelikopterkontrakt (Luftambulansetjenesten HF 2018). Hensikten med selve evalueringen var å sikre erfaringsoverføring til senere prosjekter.
LAT HF vedtok konkrete målsetninger for kommunikasjon, prosjektleveranse og resultat. Det ble også identifisert åtte risikoområder som ble fulgt opp gjennom prosjektet. I evalueringen framgår det at risikostyringen ble håndtert på en måte som ikke har medført vesentlige konsekvenser ved oppstart.
Det ble stilt fem krav til prosjektleveransen:
- Alle aktiviteter skulle være implementert innen driftsstarttidspunktet 1. juni 2018
- Ingen svekkelse i tjenesteinnhold og beredskap i overgangen til ny kontrakt
- Oppdragsgiver skulle ha kontroll på og kunne verifisere at avtalt leveranse var levert
- Tjenestens omdømme og rolle skulle være ivaretatt
- Tiltenkt økning av kvalitet og sikkerhetstiltak skulle være implementert
Evalueringen oppsummerte at alle aktiviteter angitt av LAT HF ble gjennomført etter oppsatt plan. Lufttransport RW AS (LT RW AS), som var tidligere leverandør ved tre baser, og NLA AS inngikk en samarbeidsavtale for å sikre godt samarbeid i overgangen. LT RW AS stilte to av sine baser tilgjengelig noen dager før overtakelse slik at NLA AS fikk gjort nødvendige tilpasninger lokalt. Dette ble gjennomført i samarbeid med medisinske ledere på basene.
Beredskap på alle 12 baser ble levert av NLA AS fra overtakelsestidspunktet, til tross for forsinkelser fra underleverandører som medførte betydelige utfordringer for NLA AS. Leveransen ble heller ikke svekket eller redusert i prosjektperioden. I perioden fram mot oppstart rekrutterte NLA AS nærmere 60 personer, gjennomførte 140 utsjekker for 110 operativt ansatte, samt utsjekk av 30 teknikere og 130 leger.
Oppstart av ny avtale ble gjennomført uten forsinkelse, men to baser startet opp med reservehelikoptre av typen H145 T2 på grunn av forsinket sertifisering fra EASA. Opprinnelig var disse to basene oppsatt med AW139. En H145 T2 ble levert etter oppstart av avtalen, noe som medførte at basen i Arendal fikk et noe forsinket bytte av helikoptertype. Leveransen av simulatorer ble også forsinket. Kontrakten blir kontinuerlig fulgt opp ved at LAT HF gjennomfører jevnlig dialog og kvalitets- og sikkerhetsrevisjoner hos NLA AS.
Det er etablert samarbeidsavtaler mellom helseforetakene som har baser, LAT HF og NLA AS. Det er også etablert samarbeidsavtaler med AMK-LA som fikk ansvaret for Flight Following. Det ble anskaffet og dels overført medisinsk utstyr, kommunikasjonsutstyr og etablert løsninger for nødnett og PC i helikoptrene. NLA AS gjennomførte kartlegging av status på alle basebygg i begynnelsen av prosjektet. Dette avdekket et stort behov for å gjennomføre rehabilitering på flere baser.
Evalueringsrapporten hadde følgende oppsummering og anbefalinger:
«Mottaksprosjekt for ambulansehelikopter er gjennomført og kan overføres til daglig drift. Det har vært noen forsinkelser og avvik fra avtalen og LAT HF følger dette tett med NLA AS. Leveranse av helikoptre ble noe forsinket. Simulator for alternativ 1 helikopter vil ikke komme på plass før over sommeren 2019. I perioder har det vært krevende å følge opp prosjektet grunnet mange krav og store forventninger til vår deltakelse. Beredskapen på alle baser i mottaksperioden har vært god. Mye av dette skyldes at både NLA AS og LT RW AS har hatt fokus på egen leveranse.» (Luftambulansetjenesten HF 2018).
Norsk Luftambulanse AS' evaluering
NLA AS gjennomførte også en sluttevaluering av implementeringsprosjektet, jf. Norsk Luftambulanse AS: Sluttevaluering (Norsk Luftambulanse AS, 2018).
Sluttevalueringen la til grunn at det ble levert normal beredskap på alle baser fra 31. mai 2018 kl. 20:17. Dette til tross for at forsinkelser fra underleverandører ga utfordringer i prosjektet. Det ble pekt på at to år var knapp tid ved valg av denne type løsninger og leverandører. De vurderer rekrutteringen og innfasingen av personell fra LT RW AS som vellykket, men spørsmål om virksomhetsoverdragelse som ble reist i april 2018 har vært krevende både for nye og eksisterende ansatte.
Samarbeid og kommunikasjon mellom implementeringsprosjektet og oppdragsgiver (LAT HF) og de involverte helseforetakene ble opplevd som godt. Innfasing på nye baser hadde gått bra, NLA AS møtte dedikerte og positive crew stort sett overalt.
Sju piloter og 11 redningsmenn fra LT RW AS aksepterte tilbud om ansettelse hos NLA AS rundt årsskiftet 2016/2017. Et antall av disse, sammen med to som ikke ble tilbudt jobb, varslet i februar 2019 søksmål med krav om virksomhetsoverdragelse, jf. arbeidsmiljøloven kapittel 16. I anbudsinnbydelsen var det ikke stilt et slikt krav. NLA AS mente det ikke var rettslig grunnlag for virksomhetsoverdragelse og fikk medhold for sitt syn gjennom dom fra Oslo tingrett 20. desember 2019. Saken ble anket til Borgarting lagmannsrett som bl.a. under henvisning til en ny dom fra EU-domstolen, kom til et annet resultat enn tingretten. Lagmannsretten mente at vilkårene for å anse overdragelsen som en virksomhetsoverdragelse var oppfylt, selv om NLA AS ikke overtok helikoptrene, jf. dom fra Borgarting lagmannsrett 11. januar 2021 (LB-2020-42083). NLA AS anket ikke dommen.
5.1.5 Beredskap og regularitet
Ambulansehelikoptertjenesten utførte 8279 oppdrag i 2018, mot 7783 i 2017 – en økning på 496 oppdrag. I tillegg ble 2065 helikopteroppdrag påbegynt, men av ulike grunner avbrutt (2344 i 2017). Antall oppdrag som ble satt i verk økte med 5,8 pst. fra 2017 til 2018 på nasjonalt nivå. Det ser slik sett ikke ut til at regulariteten for ambulansehelikopter er påvirket (negativt) av at det var operatørbytte ved noen baser og nye helikoptre. Det framgår imidlertid av Tromsøbasens årsrapport for 2018 at de hadde flere oppdrag som følge av dårligere regularitet for ambulansefly våren 2018.
5.2 Anskaffelse og implementering av ambulanseflytjenester
LAT HF fikk i oppdragsdokumentet for 2016 i oppdrag om å inngå avtale om kjøp av ambulanseflytjenester for beredskap og planlagte oppdrag i luftambulansetjenesten fra 1. juli 2019. En forberedende strategiplan ble presentert for styret ultimo 2015 og oppstartsmøte for prosjektet ble avholdt i januar 2016.
5.2.1 Strategi og gjennomføring
Strategifase (2015–2016)
Det ble utarbeidet et eget strategidokument (Luftambulansetjenesten ANS, 2016) for anskaffelsen, der flere alternative løsninger ble belyst. Strategidokumentet ble sendt på høring. Det kom inn 44 innspill i 27 høringssvar. Endelig strategiplan ble godkjent av de regionale helseforetakene i november 2016 (Luftambulansetjenesten HF, 2017).
Det kom fram i strategiprosessen at beredskapen for evakuering fra Svalbard burde bedres. Det ble derfor foreslått å stasjonere et jetfly i Tromsø, i tillegg til jetflyet på Gardermoen. Dette ble støttet av høringsinstansene. Det var vedtatt premiss at antall fly ikke skulle økes. Gjennom sommeren 2016 var det økende motstand mot å redusere antall ambulansefly i Alta. Høsten 2016 besluttet Helse Nord RHF å beholde både et døgnfly og dagfly i Alta. Som følge av dette ble det gjort endringer i strategien i november 2016 (jf. vedlegg).
Anbudsfasen/Anskaffelsesprosjekt (2016–2017)
Anbud og anbudskriterier ble utarbeidet i tråd med vedtatt strategiplan. Foreslåtte kontrakts- og obligatoriske krav (ikke evalueringskravene) ble sendt på høring til berørte parter, herunder potensielle tilbydere. Det ble utarbeidet konkurransegrunnlag med til sammen 367 krav. Konkurransen ble utlyst 16. november 2016.
Fire tilbydere søkte om prekvalifisering, tre av disse kvalifiserte for konkurransen. To flyselskap – Lufttransport FW AS og Babcock Scandinavian Air Ambulance AB – leverte to tilbud hver.
I evalueringsarbeidet deltok de regionale helseforetakene, LAT HF og Sykehusinnkjøp HF, representanter for tjenestens sykepleiere og leger, samt vernetjenesten. Det ble gjennomført totalt tre evalueringsrunder og to forhandlingsmøter. I løpet av denne prosessen ble kvaliteten høynet og prisen redusert.
Av de totalt 367 kravene i konkurransegrunnlaget var det 95 krav som tilbudene ble evaluert på. Øvrige krav var obligatoriske krav og krav som skal oppfylles i kontraktsperioden.
Vektingsmodell og evaluering i anskaffelser av ambulansefly og ambulansehelikopter
Regelverket for offentlige anskaffelser setter rammer for hvordan en anskaffelse skal gjennomføres. Sentralt i regelverket er de grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelser: Konkurranse, rettferdighet, likebehandling, forutberegnelighet og proporsjonalitet.
Begge anskaffelsene hadde en vektingsmodell og evaluering som var innrettet for å ivareta disse grunnleggende kravene.
Evalueringskrav og obligatoriske krav
I de fleste offentlige anskaffelser angis det obligatoriske krav og evalueringskrav knyttet til tilbudene. For evalueringskravene, slik det går fram av konkurransegrunnlagene, var pris vektet 40 pst. og kvalitet vektet 60 pst. i begge anskaffelsene. Den oppsatte vektingen kan ikke fravikes etter at konkurransedokumentene er publisert.
Alle obligatoriske krav må oppfylles av dem som ønsker å være med i konkurransen. Obligatoriske krav kan angis som minimumskrav til kvalitet eller som strenge kvalitetskrav. Gjennom å ha svært strenge obligatoriske krav er det derfor mulig å ha en konkurranse som sikrer et produkt eller en tjeneste med høy kvalitet, men likevel ha høyere vekting på pris enn på kvalitet for evalueringskravene. Dette må imidlertid balanseres, slik at det er mulig å skape en reell konkurranse.
Både i ambulansefly- og ambulansehelikopteranskaffelsene var det angitt mange, relativt strenge obligatoriske krav og kontraktsforpliktelser, i tillegg til evalueringskravene som ble vektet for pris og kvalitet.
Vekting av pris og kvalitet for evalueringskravene
Prisen ble vektet som 40 pst. av totalen i konkurransen i begge anskaffelsene. Konkurransegrunnlagene angir hvilke kostnadselementer som skal prises av leverandørene. Dette beregnes til en totalsum der tilbudet med laveste sum får høyeste score – ti.
Kvalitet ble vektet som 60 pst. i avgjørelsen av konkurransen. Evalueringskravene var inndelt i ulike underkriterier som ble vektet mot hverandre. Underkriteriene hadde ulik vekting og omfattet flere evalueringskrav. I tillegg til dette var evalueringskravene delt inn i tre nivåer, EV1-krav, EV2-krav og særskilt viktige krav. Høyt vektede EV1-krav telte mest, deretter vanlige EV1-krav, mens EV2-krav hadde lavest vekt. De ulike evalueringskravene får derfor ulik prosentandel av den totale vektingen på kvalitet, etter hvor viktig kravet er vurdert å være. Prosentandelen hvert enkelt krav utgjør av den totale vektingen på kvalitet er et produkt av (1) angitt undervekting, (2) antall evalueringskrav underkriteriet omfatter og (3) type krav. Dette framgikk av konkurransegrunnlaget for begge anskaffelsene (jf. tabellene under) og det var ikke mulig å endre dette etter et gitt tidspunkt etter publisering. Dette sikrer forutberegnelighet for leverandørene og styrer konkurransetrykket mot de områdene som ble ansett som mest viktig.
Ambulanseflyanskaffelsen, vekting underkriterier på kvalitet:
Krav | Vekting |
---|---|
Krav til luftfartøy Krav til godkjenninger Krav til flykoordinering | 27,5 pst |
Krav til framdrift | 20 pst. |
Krav til medisinsk innredning | 25 pst. |
Krav til kvalitet1 Krav til kompetanse | 20 pst. |
Krav til beredskap | 7,5 pst. |
Sum | 100 pst. |
Ambulansehelikopteranskaffelsen, vekting underkriterier kvalitet:
Krav | Vekting |
---|---|
Krav til luftfartøy Krav til godkjenninger | 25 pst. |
Krav til framdrift | 25 pst. |
Krav til redningsteknisk | 7,5 pst. |
Krav til medisinsk plattform Krav til legebil | 20 pst. |
Krav til kvalitet1 Krav til beredskap Krav til kompetanse | 22,5 pst. |
Sum | 100 pst. |
1Underkriteriet kvalitet er primært krav knyttet til tilbydernes kvalitetssystemer, avvikssystem, beredskapsplaner, risikosystem, virksomhetsrapportering mv.
Kilde: Sykehusinnkjøp HF
Evaluering av anskaffelsene
I begge anskaffelsene ble parameterne fra vektingen lagt inn i en avansert regneark-modell som ivaretok både overordnet vekting mellom pris og kvalitet, samt undervekting og regler for dette som var angitt i konkurransegrunnlagene.
I evalueringene ble hvert enkelt evalueringskrav under kriteriet kvalitet gitt en score fra null til ti, der det beste tilbudet på hvert krav måtte ha score ti og de andre ble evaluert relativt i forhold til dette. Prosjektene evaluerte de ulike områdene. Hvert tilbud ble scoret på de enkelte evalueringskravene med en begrunnelse for scoren i modellen. Etter at alle evalueringsscorene var gitt og lagt inn i modellen, var det mulig å se hvem som vant konkurransen i tråd med evaluering som ble gjort på kvalitet og den oppsatte vektingen på kvalitet og pris.
5.2.2 Valg av operatør og innholdet i den nye avtalen
Valg av operatør
Babcock Scandinavian Air Ambulance AB la inn tilbudet som vant.
Begge tilbyderne scoret høyt på nesten alle evalueringskrav. Som kortbanefly tilbød Babcock nye Beechcraft King Air 250, mens Lufttransport FW AS tilbød videreføring av Beechcraft King Air 200.
Alle tilbud ble scoret likt på krav til kompetanse. Babcocks tilbud på beredskap ble scoret lavest, fordi selskapet tilbød færre piloter i turnus og færre reservefly. Leverandørene måtte også beskrive sin tilbudte vaktordning, som de ble evaluert på:
- Vaktordningens (turnusordningens) robusthet mot utmeldinger som følge av arbeids- og hviletidsbestemmelser
- Antall og plassering av standby-piloter fordelt på ambulanseflybasene
- Beskrivelse av hvordan det ved uforutsette personellmessige situasjoner skulle sikres at det ble satt inn ekstramannskap snarest og som dekker både kortbane- og jetfly
- Utkallingstid (responstid) på standby-piloter og når de kunne befinne seg på base
Babcocks vinnende tilbud hadde 96 piloter, med reservepiloter på Gardermoen (dagtid) og i Alta (kveld og natt). Lufttransports tilbud hadde 113 piloter, med reserve-/reisepiloter plassert i Tromsø og på Gardermoen. Lufttransports tilbud ble evaluert som best, score ti, mens Babcocks vinnende tilbud fikk score fire. Tilsvarende ble det evaluert tilbudt vaktordning for teknisk personell. Der ble alle tilbudene evaluert som likeverdige (score 10).
Det beste tilbudet fra Lufttransport var 11 pst. dyrere enn det vinnende tilbudet. Dette utgjorde om lag 47 mill. kroner per år. Fordi forskjellen i kvalitet mellom tilbudene var så liten, ble prisforskjellen avgjørende i konkurransen. Forskjellen mellom tilbudene går fram av boks 5.2.
Ambulanseflyanskaffelsen – beregnet resultat etter evaluering og vekting av alle evalueringskrav
I ambulanseflyanskaffelsen var differansen i kvalitet mellom beste tilbyders tilbud, og nest beste tilbyders tilbud, så liten at pris ble avgjørende i henhold til oppsettet i evalueringsmodellen og vektingen som var definert på forhånd. Det var ikke mulig for anskaffelsesprosjektet å si i etterkant av evalueringen at man likevel ville velge tilbudet med høyest score på kvalitet – til det var kvalitetsforskjellene mellom tilbudene for liten. En slik endring ville vært å fravike den oppsatte vektingen og parameterne fra konkurransegrunnlaget og det ville dermed også vært et brudd på regelverket om offentlige anskaffelser.
Pris – 40 % | Kvalitet – 60 % | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|
Rang | Tilbyders navn | Sum poeng | Totalsum | Score | Poeng | Score | Poeng |
1 | Babcock SAA FW AB 1 | 9,70 | Kr 2 584 048 652 | 10,00 | 4,00 | 9,51 | 5,70 |
2 | Babcock SAA FW AB 2 | 9,63 | Kr 2 685 391 497 | 9,62 | 3,85 | 9,64 | 5,78 |
3 | Lufttransport A | 9,60 | Kr 2 868 130 887 | 9,01 | 3,60 | 10,00 | 6,00 |
4 | Lufttransport B | 9,56 | Kr 2 874 027 782 | 8,99 | 3,60 | 9,94 | 5,96 |
Tilbud 1 fra Babcock fikk en prisscore på ti da det var beste tilbud. Pris var vektet med 40 pst., noe som innebar at de dermed fikk maks mulige poeng som er fire.
Tilbud 1 fikk en kvalitetsscore på 9,51 mot beste tilbud som hadde en total kvalitetsscore på ti. Maksimal antall poeng på kvalitet er seks, siden dette er vektet 60 pst. og tilbudet får dermed en poengscore på 5,7.
Dette utgjør totalt en poengscore på 9,70 mot Lufttransports tilbud A som har en score på 9,60. Selv om Lufttransport er 0,30 poeng bedre på kvalitet er ikke dette nok til å veie opp forskjellen i pris, som er på 0,40 når vektingen er hensyntatt.
Kilde: Sykehusinnkjøp HF
Det var en forutsetning i konkurransegrunnlaget at tilbyder skulle ha gyldig lisens for luftfartsselskaper utstedt i henhold til forskrift nr. 833 av 12. august 2011 om lufttransporttjenester i EØS (forordning 1008/2008) og Air Operator's Certificate (AOC), samt driftstillatelse (SAR) (jf. avsnitt 2.3). Utenlandske tilbydere måtte innhente forhåndsutsagn fra CAA-Norway (Luftfartstilsynet) om at tillatelse i henhold til luftfartsloven §§ 2-2 og 8-8 vil kunne bli gitt dersom tilbyderen får tildelt kontrakt. Dette ble ivaretatt ved at Babcock Scandinavian AirAmbulance AB 30. mai 2019 søkte oppdragsgiver LAT HF om overdragelse av kontrakt på ambulanseflytjenester til det norske selskapet Babcock Scandinavian AirAmbulanse AS (BSAA AS). Dette hadde selskapet beskrevet i sitt tilbud at de ville gjøre. Søknaden ble skriftlig godkjent av LAT HF 28. juni 201931.
Flyene
Den nye avtalen innebar at det er nye fly på alle baser, levert med nyeste versjon av sikkerhets- og navigasjonsutstyr. Beechcraft King Air 250 har litt mer effektive motorer enn B200 som opererte tidligere. Flyet har tre fullverdige båreplasser og tre seter i kabinen.
Cessna Citation Latitude er et mellomstort jetfly. Flyet har større kabin, større lasteevne og høyere flyhastighet og rekkevidde enn kortbaneflyene. Det kan ta to bårepasienter og har i tillegg fem seter i kabinen. Flyet er stasjonert på Gardermoen. Ved særlige behov kan flyet brukes til oppdrag på Svalbard og i utlandet.
Endringer i kvalitet i ny avtale
I tillegg til nye fly på alle basene ble det flere forbedringer i den nye avtalen (Luftambulansetjenesten HF, 2017). Det ble blant annet bedre systemer for instrumentinnflyginger og navigasjon, oppdatert medisinsk innredning, datakommunikasjon som gir raskere overføring av pasientdata mellom ambulansefly og sykehus, bedre sikkerhetssystemer og økte krav til miljø- og kvalitetssertifisering.
Avtalen la også opp til bedre beredskap blant annet gjennom et overlappende vaktsystem der vakt ved de ulike basene starter og slutter på ulike tidspunkt for å unngå samtidige vaktbytter. Fleksibiliteten skulle gi mer stabil tilgang på fly gjennom døgnet og bedre utnyttelse av mannskapenes lovlige flytid. Det ble også forutsatt en bakvaktordning for sykdom og fravær, og at flybytte skal skje på base ved teknisk ettersyn og feil. Som omtalt under avsnitt 5.2.4 ble ikke dette innført som forutsatt.
Kostnader
De totale driftskostnadene for ambulanseflytjenesten vil i henhold til kontrakten med operatøren fra 2019 være om lag 500 mill. kroner, inkl. drivstoff, lufthavnavgifter, de-ice mv. Dette er en kostnadsøkning på om lag 25 pst. i forhold til tidligere avtale. I tillegg kommer helseforetakenes kostnader til medisinsk bemanning, medisinsk forbruksmateriell og medisiner.
5.2.3 Erfaringer med anskaffelsen av ambulanseflytjenester
LAT HF og Sykehusinnkjøp HF har i fellesskap oppsummert prosjektgjennomføringen og anskaffelsesprosessen for ambulanseflytjenesten fram til signering av kontrakt (Sykehusinnkjøp HF, 2017). De viktigste erfaringene er:
- Prosjektet ble i all hovedsak gjennomført i tråd med målene/strategien og innenfor tidsrammen.
- Det var gunstig at prosjektet var inndelt i faser, fordi det ga en klar kobling mellom behov fra strategifasen og krav stilt i konkurransedokumentene.
- Det var ugunstig at ble gjort betydelige endringer sent i strategifasen, da det i november 2016 ble vedtatt å ta inn igjen Alta-2-flyet og kutte jetflyet i Tromsø, etter at dette først var vedtatt i mai 2016.
Rapporten ga følgende anbefalinger til neste anskaffelse:
- Gjennomføre oppstartmøte med eiere i forkant av strategiarbeidet. Prosess, muligheter/begrensninger, markedssituasjon og kostnadsutvikling bør drøftes på dette møtet.
- Alle sentrale involverte (eiere, prosjekteier, styringsgruppe og prosjektledelsen) bør avklare rolleforståelse. Dialog mellom de ulike aktørene bør styrkes.
- Styrke nettverk på operativ del av kravspesifikasjonen.
- Økt kvalitetssikring av kravspesifikasjonen. Vurdere om også evalueringskrav kan sendes på høring.
- Etter at kravspesifikasjonen er ferdig, bør det gjennomføres en egen vurdering der særskilt kostnadsdrivende krav identifiseres og vurderes opp mot nytten. Samme type vurdering bør gjøres knyttet til skjerpede krav i avtale.
- Overordnet vekting mellom pris og kvalitet bør vurderes. Mesteparten av kvaliteten sikres gjennom obligatoriske krav og kvalifikasjonskrav.
5.2.4 Erfaringer med implementering av ny avtale og operatørbytte ambulansefly
Evaluering av mottaksprosjekt
LAT HF utarbeidet en evalueringsrapport med formål om å oppsummere gjennomføringen av mottaksprosjekt for oppstart av ny ambulanseflykontrakt, jf. Evalueringsrapport. Mottaksprosjekt ambulanseflytjenesten 2019 (Luftambulansetjenesten HF, 2019). Tilsvarende som for helikopter, var formålet å sikre erfaringsoverføring til senere prosjekter.
Avtalen Kjøp av ambulanseflytjenester ble signert med BSAA AS 1. juli 2017. BSAA AS opprettet et eget prosjekt for implementering av ny kontrakt. LAT HF opprettet et eget mottaksprosjekt for å følge opp BSAA AS i perioden fra avtalesignering og fram til oppstart 1. juli 2019.
Evalueringen er knyttet til målsetninger for kommunikasjon, prosjektleveranse og aktiviteter i prosjektet. Det var identifisert åtte risikoområder som omtales nedenfor.
LAT HF har vist til at det var svært mange negative medieoppslag i forbindelse med anskaffelsen. Oppslagene har i hovedsak dreid seg om pilotmangel og svikt i beredskap hos tidligere operatør (Lufttransport FW AS) våren 2018 og det samme hos ny operatør (BSAA AS) ved og etter oppstart 1. juli 2019. Også bruk av anbud og LAT HFs gjennomføring av anbudskonkurransen har vært gjenstand for mange kritiske oppslag.
Leveransegraden av flymaskiner, utstyr og operative godkjenninger ble vurdert som god. BSAA AS hadde mottatt alle fly ved oppstart 1. juli 2019 (ett reservefly sto i England for siste modifiseringer). Flysimulator for B250 flyene var levert og operativ på Gardermoen. BSAA AS hadde etablert et norsk selskap med tilhørende AOC og operative godkjenninger i Tromsø. Vedlikeholdsavtaler ble signert med flere flyvedlikeholdsorganisasjoner i påvente av egen organisasjon med nybygd hangar i Tromsø.
Rapporten anførte at det per 29. november 2019 fortsatt var noen kvalitetskrav som ikke var levert og som LAT HF fulgte opp. Beredskapen ble tett fulgt opp av LAT HF. Leveransegraden av ambulanseflyberedskap, som var redusert og tidvis svært redusert, våren 2018 og etter overtakelsen 1. juli 2019, er omtalt under.
I tiden etter operatørbyttet leide LAT HF inn eksterne ambulansefly for å sikre tilstrekkelig beredskap.
Mottaksprosjektet i LAT HF identifiserte følgende risikoområder (som senere er justert i prosjektplanen):
- Mangel på ressurser (tid) i organisasjonen i LAT HF
- Manglende underlag for å kvalitetssikre oppfølging
- Organisasjonen mister oversikt over leverandørens leveranse
- Avtalt tilbud samsvarer ikke med endelig tilbudt løsning
- Avtalt tilbud kan ikke leveres
- Avtalt tilbud forsinkes
- Prosjektleder i redusert stilling
- Svekket leveranseevne fra dagens operatør før utgang av inneværende kontraktsperiode
LAT HF angir at alle de sju (første) identifiserte risikoområdene har vært fulgt opp. Det siste punktet, svekket leveranseevne fra Lufttransport FW AS før utgang av forrige kontraktsperiode, ga også konsekvenser for dagens operatør. Det ble sommeren 2018 framforhandlet en avtale mellom LO/NF/LTF (Pilotforeningen i Lufttransport FW AS) og BSAA AS som sikret samtlige piloter ansettelse hos ny operatør. Den sikret også pilotene samme stilling (kaptein/styrmann) og arbeidssted ved samme base som hos Lufttransport FW AS. Lønn og betingelser var det også enighet om. Denne avtalen bedret Lufttransport FW AS' leveranse ved utgang av deres kontrakt.
LAT HF har i rapporten vist til at risiko ved overgangen fra gammel til ny kontrakt ikke ble identifisert tidlig nok i mottaksprosjektet. Erfaringene fra helikopteranbudet, der overgangen fra gammel til ny operatør gikk uten stor svekkelse av beredskap, var grunnlaget for risikovurderingen. Vinteren 2018/19 prøvde mottaksprosjektet sammen med BSAA AS å finne en løsning for overgangen som ville ha minst mulig konsekvenser for leveranseevnen. Konkret ønsket både LAT HF og BSAA AS å få til en glidende overgang der BSAA AS tok over en og en base de siste ukene av juni. Dette lot seg ikke gjøre fordi verken pilotforeningen eller Lufttransport FW AS ønsket å gå inn på en slik løsning.
Evalueringsrapporten har følgende oppsummering og anbefalinger:
«Mottaksprosjekt for ambulansefly er gjennomført og kan overføres til daglig drift. Det har vært noen forsinkelser og avvik fra avtalen og LAT HF følger dette tett med BSAA AS. Leveranse av fly og utstyr er bortimot komplett. Noe utstyr og funksjoner mangler og vil bli fulgt opp av LAT HF. Levert beredskap har vært lavere enn forventet siden oppstart og egne tiltak har vært nødvendige og må vurderes fortløpende.
Det er mye erfaring og ting å ta lærdom av fra dette prosjektet. En av de viktigste bør være å kontraktsfeste en forpliktelse til å overføre tjenesten til ny operatør over en lengre tidsperiode base for base. I framtidige avtaler må det så konkret som mulig, beskrives hvordan overgang til ny kontraktsperiode og eventuelt bytte av operatører skal foregå. Krav og føringer for dette må være realistiske og gjennomførbare for avtroppende så vel som påtroppende operatør» (Luftambulansetjenesten HF, 2019).
Evaluering av implementeringsprosjekt – Babcock Scandinavian AirAmbulance AS
BSAA AS har også evaluert implementeringsprosjektet, jf. Evaluering. Implementeringsprosjekt for ny operatør i ambulanseflytjenesten (Babcock Scandinavian AirAmbulance AS, 2019).
Overordnet omtales at det gjennomgående har vært stort medietrykk mot arbeidet i prosjektet, blant annet illustrert med at det gjennom våren 2019 var 7400 artikler i redaksjonelle medier i perioden fra 25. april til 25. juni, derav 3287 om Babcock.
I forbindelse med innlevering av anbudet ble det utformet en risikoanalyse, som ble løpende oppdatert og endret i ulike faser. Evalueringen viste blant annet til at risiko knyttet til pilotenes samarbeidsvilje og utfordringer med rekruttering av piloter, har vært undervurdert/underkommunisert. Det var foreslått en løsning med gradvis overtakelse av basene som ville redusert behovet for kompenserende tiltak. BSAA AS fikk imidlertid ikke gjennomslag hos Lufttransport FW AS og Norsk Flygerforbund for en slik løsning.
BSAA AS har angitt noen forbedrings-/læringspunkter og anbefalinger, blant annet knyttet til kommunikasjon internt og eksternt, bedre forberedelse og beredskap for politisk interessekamp og oppmerksomhet i media. BSAA AS har også trukket fram tidligere oppstart av rekruttering av nøkkelpersonell, større pool av egne piloter og tidligere oppstart av trening. BSAA AS mente det burde vært gjort konsekvensutredning av overtakelse av så mange medarbeidere ved oppstart av kontrakt. De nye flyene har gitt større tekniske utfordringer enn i sammenliknbare prosjekter i selskapet og det burde, etter BSAA AS' vurdering, derfor vært forsterket kvalitetssikring av overtakelse av fly med medisinsk innredning. Etter BSAA AS' vurdering burde det også vært bedre tilstedeværelse ved overtakelse på alle baser ved alle vaktskifter og oppgradert support for IT-løsninger for nye medarbeidere.
BSAA AS har også trukket fram noen anbefalinger i forbindelse med oppstart av kontrakt: Det bør være basevis overtakelse som forutsetning for oppstart av kontrakter og det bør være en forpliktelse i kontrakten om sømløs overgang for overgivende og overtakende part med økonomiske konsekvenser. Overtakelse av kontrakt bør legges til hverdag og på dagtid. De pekte også på at det er potensial for profesjonalisering av kunde- og leverandørforholdet hos samarbeidende parter, samt i å tydeliggjøre hvilke konsekvenser en anbudsprosess kan få. Dette for at innspill og mulige endringer og utfordringer kan være forankret før anbudsprosessen sluttføres.
Prosjektet var delt i seks delprosjekter. Her omtales forhold som rekruttering, ansettelse og trening, som også har vært sentralt i den politiske debatten om avtalen.
I juni 2018 inngikk BSAA AS tariffavtale med Norsk Flygerforbund. Dette åpnet for at piloter fra tidligere operatør som ønsket det, ble ansatt i BSAA AS med oppstart 1. juli 2019. 93 piloter signerte på ansettelsesavtale med BSAA AS. Det var per september 2019 ansatt ytterligere åtte piloter, samt administrative piloter (seks årsverk).
Trening av piloter startet umiddelbart etter at simulatoren ble godkjent i januar 2019. De fikk en ukes utsettelse i februar, samt to uker stopp i treningen i april, som resulterte i et lavere antall ferdig trente piloter enn planlagt ved oppstart (jf. omtale i avsnitt 5.2.5).
BSAA AS ønsket i utgangspunktet å kjøpe komplette tekniske tjenester fra LT Tech AS, men kom ikke fram til en avtale. Det framgår at i samtaler med teknikernes fagforening, fikk samtlige teknikere tilbud om ansettelse. Dette ble avvist av fagforeningen i februar 2019. Det ble derved ansatt egne teknikere. Det framgår at det vil bli ansatt flere teknikere for å sikre robusthet og fleksibilitet både på base og line.
Det var forutsatt utviklet modeller med spredt vaktbyttetidspunkt for basene. Det framgår at fordi det ble overtatt så vidt mange piloter fra tidligere operatør, var det ikke mulig å gjøre endringer i arbeidstidssystem, og derfor ble tidligere operatørs vaktskifte overtatt. BSAA AS har arbeidet kontinuerlig med å få faste piloter ansatt ved hver enkelt base for å høyne robustheten. Dette ble gjort gjennom bindingsprosess og tilsetting av flere piloter. I perioden rundt oppstart ble det også engasjert piloter på kortere kontrakter.
BSAA AS la til grunn at kontrakten med LAT HF ikke er en virksomhetsoverdragelse. Pilotene som var ansatt i Lufttransport FW AS framsatte krav om virksomhetsoverdragelse. Sak om virksomhetsoverdragelse ble behandlet i Tromsø tingrett i februar 2020. Dom i saken ble offentlig 6. mars der pilotene fikk medhold i sitt krav om virksomhetsoverdragelse. BSAA AS kunngjorde i april at de ikke anket dommen.
5.2.5 Beredskap og regularitet
Perioden etter avtaleinngåelse – før operatørbytte
Det ble utført 8817 oppdrag med ambulansefly i 2018. Dette var en nedgang på om lag 100 oppdrag fra 2017 (8915) (Helse Nord RHF et al., 2018).
LAT HF har i aktivitetsrapporten vist til at nedgangen i 2018 kan ses i sammenheng med redusert beredskap første halvår som følge av pilotmangel hos flyoperatøren Lufttransport FW AS.
For å kompensere for dette ble det leid inn et ambulansefly med svensk bemanning fra BSAA AS. Flyet hadde base i Tromsø og gjennomførte 33 oppdrag. I tillegg stilte Forsvaret med Bell-helikopter på Banak og i Kirkenes og gjennomførte 66 oppdrag i Finnmark (ikke alle disse var i utgangspunktet flyoppdrag). Inkludert ekstraressursene ble den totale oppdragsmengden omtrent som i 2017.
Pilotmangelen hos daværende operatør handlet om usikkerhet om framtidig ansettelsesforhold og betingelser hos ny operatør (jf. omtale foran). Dette førte til stor medieomtale og politisk oppmerksomhet våren 2018. Fra april til juli 2018 fikk ambulanseflytjenesten og foretaket også mye oppmerksomhet i media i forbindelse med svekkelsen i ambulanseflyberedskapen.
Etter operatørbytte
Leveransen av ambulanseflyberedskap var etter overtakelsen 1. juli 2019 redusert og tidvis svært redusert. I evalueringsrapporten fra LAT HF er det angitt at det er flere grunner til det (Luftambulansetjenesten HF, 2019):
Det var utfordrende å få til avtaler som sikret en sømløs overgang fra gammel til ny operatør. Lufttransport FW AS hadde utfordringer den siste tiden de hadde ansvaret for beredskapen og omtales som i liten grad villige til å bidra til at BSAA AS fikk gitt sine nyansatte treningen de skulle ha før oppstart. LO/NF/LTF sendte en bekymringsmelding til Luftfartstilsynet angående mangler i BSAA AS' treningsopplegg og stanset treningen i to uker. Luftfartstilsynet støttet ikke fagforeningens bekymring og treningen fortsatte, med noen endringer for å møte flygernes bekymring. Dette medførte forsinkelse i en tidskritisk fase av prosjektet. Ved oppstart av ny ambulanseflykontrakt hadde kun 30 piloter gjennomgått nødvendig trening, og omfattende trening måtte foregå den første tiden etter oppstart.
Den manglende beredskapen ble kompensert fra LAT HF med to innleide eksterne ambulansefly, et Bell-helikopter fra Forsvaret og to svenske ambulanseflyressurser.
I månedene etter oppstart var det mange utmeldinger grunnet uforutsette tekniske problemer med B250 flyene, i all hovedsak skyldtes dette problem med et navigasjonsinstrument (ESIS). Problemet med instrumentet ble identifisert og samtlige fly ble modifisert.
Det har vært utfordringer med interkomsystem, gyrosystem og propell-rigging, men dette har ikke ført til stor beredskapsreduksjon. BSAA AS arbeidet tett med leverandøren av flyene for å få forbedret dette. Dette gjaldt også drivstofftemperatur-målerne som var tilbudt. Disse skal gjøre det mulig å operere B250-flyene i kaldere luft enn minus 54 grader, og er viktig for Svalbardberedskapen. Monteringen av dette utstyret i første fly startet i desember 2019 og er på plass i alle flyene.
Det var mange utmeldinger fra beredskap som skyltes udekte vakter i pilotenes vaktplaner, i all hovedsak på basene i Kirkenes, Alta og Bodø.
Avtalen som ble inngått mellom BSAA AS og lokal flygerforening sikret pilotene samme base og stilling som de hadde hos forrige operatør. For base Gardermoen resulterte det i et overtall av B250 piloter siden flyet med døgnbemanning (kat. 1) ved basen var byttet med et jetfly (kat. 2) som stilte særskilte krav til kompetanse. Derfor ble det framforhandlet en avtale som ble inngått i november 2019 som sikrer en mer robust beredskap der overskudd av piloter på base Gardermoen kan benyttes ved sykdom/personellmangel på andre baser.
I desember 2019 oppsto det to akutte utfordringer for ambulanseflyberedskapen på kortbanenettet som ikke fullt ut lot seg erstatte ved innleie av ekstra fly (Luftambulansetjenesten HF, 2020). Først ble fem kortbanefly satt på bakken. Fire av dem i om lag to uker med samme type problemer med propellene. De seks gjenværende kortbaneflyene ble ilagt strengere værbegrensninger. Dette svekket kortbaneberedskapen vesentlig. I nær to uker ble det på det meste satt inn seks ekstra fly. I julehelgen gikk de tre flyene i Finnmark av beredskap på grunn av sykdom blant pilotene i Kirkenes og Alta. Andre piloter måtte overta nesten alle vaktene og det var en utfordring å få friske piloter fløyet til Kirkenes og Alta i høytiden.
LAT HF har påpekt at det også ved tidligere kontraktbytter har vært perioder med svakere beredskap. Ved tildeling av ny kontrakt for ambulanseflytjenester sommeren 2009, gikk det bortimot ett år ut i kontraktsperioden før Lufttransport FW AS hadde de nye flyene klare til bruk. Lufttransport FW AS hadde fortsatt de gamle flyene tilgjengelig og kunne bruke disse i tjenesten til de nye flyene var klare. Beredskapen andre halvår 2009 var på 93,82 pst.32 (jf. for andre halvår 2019 var tallet 87,27 pst.) selv om det var samme operatør som ble videreført.
Beredskap andre halvår 2019
Gjennom det første halvåret etter at BSAA AS overtok 1. juli 2019, leverte selskapet 87,27 pst. beredskap med tjenestens ni fly og 90,23 pst. medregnet andre fly BSAA AS selv satte inn i tjenesten.
Den krevende oppstarten i juli måned, samt de to hendelsene med svekket beredskap i desember, framstår som de mest utfordrende periodene. Mellom disse periodene leverte BSAA AS i overkant av 90 pst. beredskap med tjenestens ni fly. Både BSAA AS og LAT HF har i flere omganger hentet inn eksterne fly og bistand fra Forsvaret med et legebemannet helikopter i Kirkenes for å sikre beredskapen.
Beredskap i 2020
De ekstra ressursene i ambulanseflytjenesten ble videreført gjennom vinteren 2020. Forsvarets helikopter i Kirkenes ble stående fram til juli og ble erstattet av et sivilt ambulansehelikopter. Det ble også stasjonert jetfly i Tromsø fram til 5. april. BSAA AS satte inn et ekstra fly på beredskap i Alta. Flyet skulle stå i Finnmark til selskapet leverte jevn og høy beredskap med tjenestens egne fly. Flyet ble stående fram til påske.
Koronapandemien gjorde 2020 til et krevende år for luftambulansetjenesten. Flere baser har måttet gå av beredskap etter å ha flydd pasienter med uavklart koronastatus. Viruskontakt eller mistanke om kontakt har medført tidkrevende bytter av mannskap, testing, karantener samt smittevask av fartøy og baser. Under slike forhold er det ekstra krevende å levere høy beredskap. Dette har særlig påvirket tjenestens ansatte ute på basene.
Nedstenging av sykehuset i Hammerfest førte til at pasienter som normalt flys dit, måtte flys til andre sykehus i landsdelen. Dette ga økt antall ambulanseflyoppdrag og ofte lengere flygning enn normalt. I denne fasen leide LAT HF et ekstra ambulansejetfly som ble stasjonert i Alta og ett kortbanefly ble flyttet fra Alta til Hammerfest for å trygge befolkningen.
I 2020 leverte BSAA AS 96,80 pst. beredskap med tjenestens ni fly. Når man trekker fra forhold som operatør ikke kan lastes for, leverte ambulanseflytjenesten samlet 94,59 pst. beredskap med tjenestens egne ni fly og 96,84 pst. beredskap når man tar med innleie av ekstra fly33.
Merkostnader som følge av manglende beredskap
Avtalen med leverandøren (BSAA AS) regulerer muligheter for sanksjoner og avkortning, hvis utførelsen av tjenesten ikke er i henhold til kravene som framgår av avtalen. LAT HF er (per ultimo februar 2021) fortsatt i prosess med BSAA AS for å avklare de økonomiske konsekvensene ved avkortning og dekningskjøp pga. manglende oppfyllelse av kontrakten.
5.2.6 Behandling av operatørbytte i Stortinget
Problemstillingene som følge av operatørbyttet i ambulanseflytjenesten har vært gjenstand for debatt og behandling i Stortinget. Stortinget har behandlet flere representantforslag og i den forbindelse er det avholdt to høringer i helse- og omsorgskomiteen. Helse- og omsorgsminister Bent Høie har hatt to redegjørelser for Stortinget. Det har vært fremmet en rekke spørsmål til skriftlig besvarelse og spørsmål i ordinær spørretime. Kontroll- og konstitusjonskomiteen har også stilt spørsmål om operatørbyttet som ble besvart av Helse- og omsorgsministeren.
5.2.7 De regionale helseforetakenes evaluering av prosessen med anskaffelse av ambulansefly
I foretaksmøte 14. januar 2020 fikk de regionale helseforetakene i oppdrag å sørge for at det ble gjennomført en evaluering av prosessen med anskaffelse av ambulansefly, herunder at det ble gjort en vurdering av i hvilken grad problemene i tjenesten siden våren 2018 kan knyttes til denne. Frist for oppdraget ble satt til 15. september 2020. På grunn av koronapandemien ble det i foretaksmøte 9. juni 2020 gitt utsatt frist til 31. desember 2020. Helse Vest RHF har gjennomført evalueringen på vegne av de regionale helseforetakene med bistand fra Deloitte (Iversen, Panchakulasingam, Brune, Songstad, & Dugstad, 2021). Evalueringen omfatter anskaffelsens strategi-, oppstart-, konkurransedokument- og gjennomføringsfase.
Hovedpunktene fra evalueringen er oppsummert i det følgende:
Evalueringen viser at beredskapsutfordringene som oppstod før og etter operatørbytte, skyldes forhold som i stor grad er vanskelig å regulere gjennom en anskaffelsesprosess hvor det forutsettes at kontrakter skal etterleves.
Evalueringen viser at LAT HF gjennomførte en grundig anskaffelsesprosess. Anskaffelsen fulgte en metodikk som har vært benyttet tidligere i sammenliknbare anskaffelser og anskaffelsesprosjektet er gjennomført i samsvar med planer og anskaffelsesstrategi som ble vedtatt. Anskaffelsesprosjektet ble i all hovedsak tilført tilstrekkelige ressurser, og det er ikke indikasjoner på at manglende kapasitet eller kompetanse har hatt vesentlig negativ effekt på kvaliteten av konkurransegjennomføringen. Anskaffelsesprosessen er godt dokumentert og det er transparens når det gjelder vesentlige beslutninger som er fattet i løpet av anskaffelsen.
LAT HF valgte i konkurransegrunnlaget ikke å kreve virksomhetsoverdragelse dersom ny operatør ble tildelt oppdraget. Dette valget har hatt en negativ effekt som har skapt uro i pilotkorpset på grunn av problemstillinger vedrørende lønn, pensjon, ansiennitet og plassering av arbeidsplass. Et scenario der pilotene ikke går over til ny operatør medfører blant annet risiko for å miste verdifull og kritisk kompetanse og erfaring. Det registreres at LAT HF i spørsmålet om virksomhetsoverdragelse i hovedsak har bygget sin vurdering på utredning gjort om temaet i forbindelse med helikopteranskaffelsen som var en mindre omfattende konkurranse enn flyanskaffelsen. Hensynet til å sikre reell konkurranse var et viktig moment når det ble valgt ikke å innta krav om virksomhetsoverdragelse som en del av konkurransegrunnlaget.
Det framgår ikke av framlagt dokumentasjon at det i strategifasen ble beskrevet og vurdert et helhetlig risikobilde relatert til å kreve eller ikke kreve virksomhetsoverdragelse. I strategidokumentet risikovurderte LAT HF problemstillinger bl.a. knyttet til eventuelle arbeidskonflikter som kunne oppstå som en konsekvens av konkurranseutsettingen. Et risikoreduserende tiltak som ble drøftet i denne sammenheng, var å tildele kontrakt til to leverandører. Det ble tatt et valg om at kun én leverandør ble tildelt kontrakt. Dette var begrunnet med forhold knyttet til praktisk avvikling av tjenesten og at to leverandører ville bli vesentlig dyrere.
Konsekvensen av valgt strategi med hensyn til virksomhetsoverdragelse, ble at LAT HF anskaffet et flyselskap de facto uten piloter før oppbemanning startet i samsvar med plan framlagt i Babcocks tilbud. LAT HF har påpekt at blant mange høringsparter, var det Norsk Flygerforbund, LO og Legeforeningen som omtalte temaer relatert til virksomhetsoverdragelse i sine høringsinnspill forut for anskaffelsen.
I forbindelse med mottaksprosjektet ble det gjennomført et omfattende og systematisk risikoarbeid med ulike scenarioer etter hvert som ustabiliteten i tjenesten oppsto. Evalueringsgruppen i Helse Vest RHF mener at risiko knyttet til følger av valg om virksomhetsoverdragelse som ble tatt i strategifasen, kunne vært bedre utredet i en risikokontekst.
LAT HF har gjennom krav til leverandørene og mottaksprosjektet redusert risiko for manglende måloppnåelse og kontraktetterlevelse. Anskaffelsen er innrettet med omfattende krav og oppfølging fra LAT HFs side i mottaksprosjektet for å forhindre manglende kontraktetterlevelse. I tillegg ble det fra LAT HFs side satt i verk en betydelig beredskap av eksterne leverandører/samarbeidspartnere for å sikre at tjenesten ikke brøt sammen i forbindelse med operatørbyttet 1. juli 2019.
Gjennomgangen viser at manglende samarbeid mellom forrige operatør Lufttransport og Babcock før operatørskiftet, har hatt negativ innvirkning på stabiliteten. Dokumentasjonen viser at LAT HF har påpekt at Lufttransport ikke har lagt til rette for samarbeid i samsvar med kontrakten som gjaldt fram til bytte av operatør 1. juli 2019. Dette har spesielt hatt påvirkning på muligheten til opplæring og utsjekk av piloter. På den annen side fører Babcocks ansettelse av piloter fra Lufttransport til store utfordringer når de samme mannskapene både skulle utføre tjeneste for forrige leverandør og samtidig sikres opplæring og utsjekk på ny operatørs flyflåte. Dette førte til ustabilitet både før og etter operatørbyttet 1. juli 2019. Samtidig var det åpenbart en vanskelig situasjon for forrige operatør både å gjennomføre operasjoner med gradvis synkende pilotmengde og samtidig ivareta operative kontraktsfestede krav. Dette var også, slik evalueringsgruppen i Helse Vest RHF forstår det, en av grunnene til at avtroppende leverandør ikke klarte/ønsket å samarbeide om operatørskiftet slik LAT HF ønsket. Det forhold at en operatør skal levere tjenester i samsvar med kontrakt samtidig som selskapet skal bidra inn i opplæring med de samme mannskapene, kan være utfordrende.
Evalueringen viser også at gjeldende arbeidsavtaler reduserte mulighetene til å plassere piloter etter behov når det gjaldt overtallige piloter stasjonært på Gardermoen i forbindelse med innfasing av jetfly.
En svakhet i kontrakten med tidligere leverandør var at den forutsatte operatørbytte på samtlige baser på samme helgedag i fellesferien, noe som økte sårbarheten ved operatørbyttet. Evalueringen viser at Babcock var villig til å overta flere baser før 1. juli 2019 for å redusere risikoen ved operatørbytte, men at partene ikke kom til enighet om en slik løsning med daværende operatør.
Forhold som pilotmangel ligger i utgangspunktet utenfor LAT HFs ansvar og kontroll. Leverandør skal levere en tjeneste og beredskap i samsvar med kontrakt. Krav om forsvarlig bemanning og beredskapsnivå er kontraktstyrt og dermed i utgangspunktet operatørs ansvar.
Gjennomgangen viser at LAT HF før, under og etter operatørbyttet er prisgitt leverandør som må håndtere utfordringer i forbindelse med avvikling av kontrakten og ny operatør som skal bygge opp et pilotkorps med over 90 piloter. LAT HF kommer dermed i et kontraktsforhold hvor det er risiko for manglende stabilitet både hos avtroppende og påtroppende leverandør. Beredskap i kontrakten er dimensjonert ut fra en normal situasjon hvor alt fungerer i samsvar med kontraktens intensjon.
Krav om nye fly har medført flere tekniske utfordringer som på kort sikt har medført redusert stabilitet i tjenesten. Dette er problemer som LAT HF forventet i tråd med ambisjoner om å fornye maskinparken, oppgradere navigasjonsutstyr mv. LAT HF hadde etablert ekstra beredskap for å håndtere disse utfordringene, men de tekniske problemene ble større enn det LAT HF og ny operatør hadde estimert.
Gjennomgang av anskaffelsesprosessen viser at personell med relevant kompetanse i hovedsak har blitt tilstrekkelig involvert i anskaffelsen, men at det var et potensial for større involvering av personell med spisskompetanse på flytekniske tema.
Det er forbedringspotensial i anskaffelsesprosessen, blant annet når det gjelder (tid til) forankring av anskaffelsesstrategi og kvalitetssikring av kravspesifikasjonen. Dette er også identifisert av anskaffelsesprosjektet selv. Det var ikke optimalt at anskaffelsesstrategien ble endret rett før utlysning, men evalueringen indikerer at dette ikke har hatt stor betydning på kvaliteten av konkurransegjennomføringen. Endelig vedtatt strategi er etter evalueringsgruppens mening etterlevd.
Det er ikke framlagt dokumentasjon som viser at det er gjennomført en overordnet strukturert risikokartlegging og -vurdering utover tekst i strategidokumentet og innsendte bidrag fra interessenter. Undersøkelsen synliggjør også at det var et potensial for at kravspesifikasjonen i større grad ble kvalitetssikret i et kostnadsperspektiv. Videre framkommer det at det var enkelte unøyaktigheter i kravspesifikasjonen som ble korrigert etter innspill fra leverandører.
Kvalifikasjonskriterier og tildelingskriteriene (inkludert vekting) framstår gjennomgående som hensiktsmessige sammenliknet med oppdragsgivers mål og risikobilde for konkurransen, og det har vært tilstrekkelige vurderinger og beslutningsprosesser i forbindelse med fastsettelse av kriteriene. Evalueringen viser at LAT HF har etablert tilfredsstillende verktøy, organisering og prosesser for gjennomføring og kvalitetssikring av tilbudsevalueringen. Prosessen er transparent gjennom dokumentasjon av evalueringsmodell, forhandlingsprosess og evalueringsresultater. Ressurser fra Sykehusinnkjøp HF var involvert i alle evalueringsgruppene for å påse at resultatene ble fastsatt basert på objektive kriterier.
Læringspunkter fra evalueringen er omtalt under avsnitt 7.2.
5.2.8 Statens helsetilsyns vurdering av luftambulansetjenesten
Statens helsetilsyn besluttet i januar 2020 å gjennomføre tilsyn med om befolkningen får forsvarlige luftambulansetjenester, med utgangspunkt i problemene med flytjenesten i nord, særlig i (Troms og) Finnmark i 2018 og 2019. For å sikre god kjennskap til lokale forhold i nord ble tilsynet gjennomført i samarbeid med Statsforvalteren (tidligere fylkesmannen) i Nordland og i Troms og Finnmark. Rapport er forsinket og forventes å foreligge innen påsken 2021.
5.3 Innspill til ekspertgruppen
Ekspertgruppen har mottatt en rekke skriftlige og muntlige innspill, jf. kapittel 1. De fleste innspillene gjelder anskaffelsene og operatørbyttet i ambulanseflytjenesten, men flere peker også på erfaringer som gjelder for luftambulansetjenesten generelt.
Fagorganisasjonene vektlegger i sine innspill at anbudsprosessene utgjør en stor risiko for å miste erfarent og høyt kompetent personell i en tjeneste der det er viktig med tett samarbeid mellom de ulike personellgruppene som inngår i crewet. De framhever at erfaring, kompetanse og samhandling mellom operatør og helseforetak er kritiske faktorer og et vesentlig sikkerhetselement i luftambulansetjenesten og at dette er undervurdert i anbudsprosessen. Flere peker også på at det å være involvert i anbudsprosesser krever mye kapasitet og tid som tar oppmerksomhet bort fra pasientbehandling og fagutvikling. Dette gjelder både før anbudsrunder, og etterpå, når nye medarbeidere og prosedyrer skal fases inn. Dette settes også i sammenheng med pasientsikkerhet. Flere som har gitt innspill, tar disse forholdene til inntekt for at den operative delen av luftambulansetjenesten bør være organisert som en offentlig tjeneste. Andre innspill peker på at det bør stilles krav om virksomhetsoverdragelse av operativt personell.
Under gjengis enkelte hovedsynspunkt fra innspillene som er mottatt.
Norsk flygerforbund:
«Det aller viktigste produktet pilotene leverer er flysikkerhet for pasienter og medisinsk personell. Kombinasjonen av høy risiko og et sterkt ønske om å bidra med livreddende innsats stiller høye krav til kontinuering operativ risikovurdering og tilhørende risikoreduserende tiltak.
Operatørselskapene må legge til rette slik at besetningene i luftambulansetjenesten har best mulig utgangspunkt for å ta riktige risikovurderinger, og daglig må crewet vurdere egen risiko opp mot muligheten for å kunne bidra med livreddende behandling. Den desentraliserte basestrukturen stiller meget høye krav til kompetanse, erfaring, modenhet og selvstendighet hos besetningene som utfører tjenesten.»
«Norsk Flygerforbund mener derfor at den operative driften av luftambulansetjenesten bør organiseres i offentlig regi i Luftambulansetjenesten, som den eneste delen av ambulansetjenesten som er konkurranseutsatt, må den sees som en integrert del av den totale ambulansetjenesten, og driftes i offentlig regi. Vi mener prinsipielt at anbud og operatørbytter ikke er forenelig med optimal styring, kvalitet og tilgjengelighet av helsetjeneste for befolkningen. […]
[…] Oppsummert er våre tilleggsinnspill at luftambulansetjenesten settes i fare dersom det legges for stor risiko, inkludert økonomisk risiko, på operatørene. Vi har pekt på virksomhetsoverdragelse og valutakurs som en stor og reell trussel for eksisterende operatører i eksisterende kontrakter. I sikring av kvalitet på tjenesten er det videre avgjørende viktig at den viktigste ressursen, ansatte, og deres erfaring og kompetanse, ivaretas.»
Parat:
«Luftambulansetjenesten blir kritisk sårbar ved anbudsprosesser og operatørbytte der tilbyderne kan konkurrere direkte på ansattes vilkår, og når ansatte opplever trusler om nedbemanning, lønnsreduksjon, dårligere tjenestepensjon, beordring til nye baser, eller usikkerhet om de i det hele tatt har en jobb, ved hver kontraktsrunde. Om ansatte i denne tjenesten ikke klarer å legge vekk disse usikkerhetsmomentene når de er på jobb, kan det innebære en sikkerhetsrisiko. Denne situasjonen er det ingen som ønsker seg.»
«Det bærende prinsipp for arbeidstakerorganisasjonen Parat, er at de ansatte ikke skal settes i en tilsvarende situasjon lik den vi har hatt i den siste anbudsrunden for luftambulansetjenesten. Parat har derfor konkludert med at det beste for luftambulansetjenesten er at staten overtar driften selv.»
Norsk Sykepleierforbund:
«Anbudsrunder medfører at man risikerer å miste erfarent og høyt kompetent personell, og dermed ødelegge viktige fagmiljø. […] For å drive luftambulanse kreves god fagkunnskap både blant bakke-, fly- og medisinsk personell. Det kreves et tett samarbeid mellom de ulike personalgruppene. Disse blir påvirket negativt av den usikkerheten en anbudsprosess innebærer. Dette vil igjen kunne gå ut over pasientsikkerheten.»
«Norsk Sykepleierforbund mener at helseforetakene snarest bør ha det fulle ansvar og kontroll med luftambulansetjenesten. Konkret bør det vurderes en modell der det er ett eller to helseforetak som er eier og operatør av flyambulansetjenesten.»
Fagforbundet:
«Særlig helikoptrene rykker ut dag og natt på kort varsel, ofte uten å ha detaljkunnskap om forholdene på hendelsesstedet, som landingsforhold, hindringer og værforhold. For flyambulansene gjelder mange tilsvarende utfordringer og erfaring og kunnskap om de særegne forholdene på kortbaneflyplassene er svært viktig. Derfor er denne tjenesten spesielt avhengig av å ha erfarne og samkjørte crew. Erfaringene fra de siste operatørbyttene i luftambulansetjenesten utfordrer denne kontinuiteten og kan derfor bidra til økt risiko i gjennomføring av oppdragene.»
«Fagforbundet mener at også den operative driften av luftambulansetjenesten bør organiseres i offentlig regi under de regionale helseforetakene.»
Den norske legeforening:
«Flere baser melder at anbudssystemet skaper en syklisk friksjon og turbulens i de operative miljøene. Det å være involvert i anbudsprosesser krever mye kapasitet og tid som tar fokus bort fra pasientbehandling og fagutvikling, både hos operatører og hos helseforetak. Operativt personell melder om uro på basene før slike anbudsrunder, og etterpå når nye medarbeidere og prosedyrer skal fases inn. Manglende mulighet for/bruk av virksomhetsoverdragelse har også vært en viktig faktor.»
«Legeforeningen synes det er vanskelig å gi en klar føring for fremtidig driftsmodell uten en grundig konsekvensutredning basert på et godt evidensgrunnlag om ulike modeller for drift.»
Finnmark legeforening:
«Luftambulansetjenesten fungerer som en enhet, med tett samarbeid mellom flymannskap og helsepersonell. Kvaliteten på tjenestene disse teamene utfører krever tillit, trening og god kommunikasjon. Et operatørbytte vil, ved store utskiftinger av personell, uunngåelig gi tap av kvalitet i arbeidet for en periode. Et slik regelmessig tap av kvalitet i tjenestene er uheldig og rammer pasientene.»
«Finnmark legeforening mener at Staten både bør eie og drive luftambulansetjenesten i sin helhet, noe som dermed inkluderer eierskap til, og drift av, både fly og helikoptre.»
NLA Redningsmannforening:
«NLARF mener framtidig driftsmodell med luftambulansetjenesten må ivareta de ansatte på en vesentlig bedre måte enn dagens modell. Det er de ansatte som sørger for kvalitet i tjenesten og disse må ikke byttes ut. Anbudskonkurranser kraver enormt mye arbeid fra svært mange ansatte. Dette gir vesentlig mindre rom til å fokusere på pasienten og de ansatte opplever uro og usikkerhet i sin arbeidshverdag. I en bransje hvor fokus på sikkerhet er avgjørende er dette svært uheldig. De ansatte må få lov til å ha fullt fokus på trygg gjennomføring av oppdrag, trygg pasientbehandling og trygge framtidsutsikter.»
«NLARF ønsker en driftsmodell som gir de ansatte forutsigbarhet og trygghet hva gjelder lønns-, arbeids og pensjonsvilkår. Det innebærer at disse vilkårene ikke kan benyttes som del av konkurransegrunnlaget.
Det må samtidig sikres ivaretakelse og videreutvikling av kompetanse innen de relevante fagfelt. Dette mener vi vil gi de beste forutsetninger for fortsatt å levere en av verdens beste luftambulansetjenester – med fullt fokus på trygg gjennomføring av oppdrag og pasientbehandling.»
Norsk Flytekniker Organisasjon
«For å rekruttere og beholde flyteknikere i luftambulansen er forutsigbarhet rundt arbeidsforhold viktig. Når denne forutsigbarheten ikke foreligger er det fare for at flyteknikerne går over til andre mer stabile bransjer, og problemet med å skaffe kvalifisert personell eskalerer. NFO mener derfor at virksomhetsoverdragelse skal brukes ved anbudsprosesser, noe som vil sikre en mer effektiv og stabil videreføring av driften. Vi mener også det må være et krav om at det tyngre vedlikeholdet skal utføres i Norge, noe som vil være med på å utvikle og opprettholde flyteknisk kompetanse.»
Norsk Helikopteransattes Forbund
«Erfaringene med dagens modell har vært gode. Tjenesten har fungert fint siste 25 år. Modellen er sårbar for operatørendringer. Betinger at ny operatør klarer å få overtatt erfaring og kompetanse fra forrige operatør. Krever god kompetanse i alle ledd hos kjøper/bestiller. […] Kompetanse kan sikres til ny operatør gjennom krav i anbudet. En metode er krav om virksomhetsoverdragelse, det sikrer ikke alle vilkår, men gir et gulv som kan gjøre det lettere å overføre personell/kompetanse. En kan gå enda lengre og kreve at ansattes betingelser overføres.»
Universitetssykehuset i Nord-Norge ved Akuttmedisinsk klinikk:
«I luftambulansetjenestene er erfaringsbasert kunnskap avgjørende for flysikkerhet og kvalitet. Dette gjelder lokale og regionale medisinske prosedyrer, flyoperative forhold og kunnskap om lokale og regionale samarbeidspartnere.»
«Vi mener at den beste, mest fremtidsrettede og mest bærekraftige modellen for luftambulansetjenester i Norge vil være insourcing og offentlig drift. Dette er i tråd med organisering av andre luftbaserte samfunnstjenester i velferdsstaten, som politi- og redningshelikoptertjenesten. Dette kan enklest gjøres ved at Staten kjøper opp de norske delene av dagens operatørselskaper.
Alternativet er offentlige anskaffelser hvor Staten legger til grunn virksomhetsoverdragelse, og krav om to tilbydere for ambulansefly og to tilbydere for ambulansehelikoptre som konkurrerer om drift av landets fire helseregioner. Forbigående eller permanente monopol til private tilbydere med eller uten ideell forankring bør unngås.»
Oslo universitetssykehus ved Prehospital klinikk:
«Vi har ved tidligere anbudsrunder opplevd at denne prosessen har stjålet operatørselskapenes oppmerksomhet vekk fra den daglige driften. Dette skyldes sannsynligvis at anbudsrundene oppleves som krevende og viktig arbeid for potensielle tilbydere – forståelig nok. I tillegg opplever vi at åremålsstillinger ikke er en egnet ansettelsesform i en tjeneste som er så sentral i det norske helsevesenet som Luftambulansetjenesten er. I en fremtidig modell bør personellet som bidrar til en robust Luftambulansetjeneste sikres på en bedre måte enn det gjøres i dag. Utskifting av personell ved operatørbytter medfører tap av dyrekjøpt erfaring og kunnskap, og etterlater tjenesten sårbar for regresjon. Vi mener derfor at virksomhetsoverdragelse må være et grunnleggende premiss i luftambulansetjenesten. Helikopter og fly er utskiftbare, men langvarig erfaring og kompetanse i en spesialisert tjeneste lar seg ikke erstatte ved operatørbytter, men må bygges opp over mange år.»
St. Olavs hospital ved Klinikk for akutt- og mottaksmedisin:
«Vi mener at en endret driftsmodell av luftambulansetjenesten ikke vil bringe oss nærmere en løsning på det faktiske problemet. Det er mange kvaliteter i dagens organisering og driftsordning, og det vil være direkte feil å ikke anerkjenne den betydelige kvalitetsøkingen tjenesten har kunnet nyte godt av, som en direkte konsekvens av anbudsordningen gjennom flere tiår. Det aspektet som imidlertid er minst ivaretatt, og som har utløst prosessen vi nå står oppe i, er ivaretakelse av tjenestens operative personell. Vi støtter derfor endringer i anbudsprosessen som ivaretar videreføring av kompetanse og erfaring blant tjenestens ansatte på en bedre måte enn i de foregående anbudsrundene.»
Flere innspill peker på at evalueringskravene i for liten grad vektlegger kriterier knyttet til kvalitet, kompetanse og beredskap og at dette taler for at kvaliteten og presisjonen på anbudsutlysningene og evalueringen bør forbedres. Flere innspill peker på svakheter ved de risiko- og sårbarhetsanalysene som ble gjort, og at det ikke i tilstrekkelig grad ble tatt høyde for hvilke konsekvenser bortfall av nøkkelpersonell kunne gi for beredskapen. Tidligere erfaringer har vist at det kunne oppstå problemer med innfasing av nytt flymateriell, og at disse erfaringene ikke ble brukt for å sikre beredskapen i en overgangsperiode bedre.
NLA AS:
«Mange av evalueringskravene er knyttet til kvalitet som kan kjøpes for penger, og som etter vår oppfatning dermed strengt tatt dreier seg om kostnad og pris.»
BSAA AS:
«Legg basevis overtakelse som en forutsetning for oppstart av kontrakter. Legg overtakelse av kontrakt til hverdager dagtid.»
Både medisinske fagmiljøer og kommuner i Finnmark har pekt på at utfordringene i ambulanseflytjenesten, som startet våren 2018, har skapt usikkerhet og utrygghet hos helsepersonell og i befolkningen.
Ordfører Alta kommune:
«Utryggheten innbyggerne har følt og føler på, er vanskelig for mange. Krisen skaper bekymringer hos syke, hos gravide, hos pårørende og i befolkningen generelt. I tillegg kommer påkjenningen ansatte innen helse har stått i, helseansatte rundt om har gjort en formidabel jobb i den krevende tida. Situasjonen må ikke gjenta seg.»