8 Klientjournal og innsynsrett

8.1 Dagens regler

Formålet med føring av klientjournal er i første rekke å kunne dokumentere behandlingen på ethvert trinn. Journal er også et arbeidsredskap for behandleren. Innenfor helsevesenet vil journalføring hovedsaklig være regulert av journalforskriften av 17. mars 1989 med hjemmel i legeloven § 43. I medhold av psykologloven § 5 er det gitt midlertidige forskrifter av 25. september 1974 som regulerer forholdet. Familievernet oppretter ikke i dag journal i medhold av dette regelverket. Journalføringen reguleres av konsesjon gitt av Datatilsynet 3. oktober 1989. Enkelte bestemmelser i konsesjonen er i samsvar med tilsvarende bestemmelser som gjelder for psykologer. Fordi familievernet ikke har vært klart definert, har det imidlertid hersket endel usikkerhet vedrørende hvilket regelverk som her kommer til anvendelse.

Enkelte har hevdet at journalføringen bør reguleres av journalforskriften i medhold av legeloven. Fordi denne imidlertid på enkelte punkter harmonerer dårlig med familievernets arbeidsmåter, synes det å være bred enighet om at det ikke vil være hensiktsmessig å følge journalforskriften fullt ut. Det er bl.a. et krav jf journalforskriften kap. 2 § 5 at journal skal føres for hver enkelt pasient. I familievernets virksomhet hvor relasjonsproblemer ofte er utgangspunktet og metoden nettopp går ut på at flere personer får behandling samtidig, må felles journal sies å være en forutsetning for god dokumentasjon av behandlingen. Et krav om journal for hver enkelt klient vil gå på tvers av virksomheten i de tilfeller hvor flere personer utgjør klientenheten.

I følge personregisterloven av 9. juni 1978 nr. 48 § 41 gjelder det ikke konsesjonsplikt for personregister i organ for stat eller kommune som er opprettet ved egen lov. Klientregister ved de kontorene som eies av fylkeskommuner/kommuner vil således være unntatt konsesjonsplikt. Det kan imidlertid reises tvil om hvorvidt de kirkelige kontorene vil være å anse som organ for stat eller kommune og således omfattes av unntaket i § 41. Disse kontorenes virksomhet må uansett etter departementets mening anses å ligge svært nært opp til at de kan defineres som organ for stat eller kommune. Selv om kontorene har forskjellige eiere, fremstår de som en tjeneste med en felles faglig virksomhet som yter det samme tilbudet til klientene. De kirkelige kontorene er også hovedsaklig finansiert via offentlige midler, se kap. 5 Kostnader og finansiering.

8.2 Høringsnotatets forslag

Departementet har i høringsnotatet uttrykt at det er viktig at samtlige familievernkontorer er underlagt likelydende bestemmelser om innholdet i klientregister. Det er derfor behov for felles regelverk på dette området. Departementet foreslår derfor i høringsnotatet at klientjournal ikke skal være konsesjonspliktig etter lov om personregistre m.m. Med hjemmel i denne bestemmelsen vil departementet utarbeide forskrifter. På den måten vil hele familievernet være underlagt felles bestemmelser om journalføring og klientregister. Departementet kan ikke se at det foreligger tungtveiende hensyn som taler mot en slik løsning.

Føring av meklingsprotokoll reguleres av forskrift 17. november 1992 gitt i medhold av ekteskapsloven § 26. Disse forskriftene gjelder også for eksterne meklere utenfor familievernet som utfører ca 40 prosent av alle meklinger på årsbasis. Disse vil ikke falle inn under lov om familievernet. Departementet finner det på denne bakgrunn ikke ønskelig å regulere føring av meklingsprotokoll i lov om familievern.

Når det gjelder utformingen av forskrifter om føring av klientjournal, oppbevaring m.v. anses det hensiktsmessig å ta utgangspunkt i journalforskriftens bestemmelser og den konsesjon familievernet i dag benytter.

Det vil være faglig leder ved det enkelte kontor som har ansvaret for at registeret føres i samsvar med forskriftene/konsesjonen.

Tilsynsmyndighetene må for å kunne utøve tilsynsfunksjon og behandle klager ha tilgang til klientregisteret. Tilsynsmyndighetens innsynsrett bør derfor fremgå direkte av loven. Innsynsretten vil være begrenset til å gjelde nødvendige opplysninger i forbindelse med utøvelse av tilsynsoppgaven. For tilsynsmyndighetene vil det også være en del av tilsynsoppgaven å behandle klager på klienters manglende innsyn i journalen.

Et sentralt spørsmål i forhold til reguleringen av journalføring, er hvilken innsynsrett klientene skal ha.

Fordi familievernet definerer flere personer som klienter, og fører felles klientjournal, oppstår det særlige problemer i forbindelse med klientenes innsynsrett. Det foreligger ikke etter det departementet har kjennskap til, lovgivning som tar hensyn til dette.

Det har vært hevdet at dersom partene har vært sammen i behandlingen og allerede har kjennskap til opplysningene, kan opplysningene fritt utleveres. I henhold til legeloven § 31, 3. ledd gjelder ikke taushetsplikt i forhold til den som fra før er kjent med opplysningene. Det har vært fremført at dersom en har behov for å innskrenke adgangen til innsyn i fellesopplysninger, må en ta konsekvensen av dette og opprette egen journal for hver enkelt klient. Som tidligere påpekt vil dette være svært uhensiktsmessig i familievernet. Det har også vært fremført at en ved spørsmål om innsyn i fellesopplysninger må vurdere hvilken sammenheng opplysningene ønskes brukt i. Etter departementets mening kan dette argument imidlertid ikke tillegges særlig vekt. Vedkommende som har fått innsyn i fellesopplysninger vil selv fritt kunne velge i hvilke sammenhenger opplysningene brukes uten at det her foreligger noen mulighet for de øvrige involverte til å hindre dette.

Krav om innsyn i fellesopplysninger oppstår ofte i forbindelse med at den ene parten ønsker disse i forbindelse med rettssak om barnefordeling etter samlivsbrudd. Paret/familien kan ha hatt relativt alvorlige problemer i tiden før og rundt bruddet, og fellesopplysningene i journalen vil kunne anses som sensitive og vil kunne bli brukt som partsinnlegg. I slike tilfeller er det ikke mulig fullt ut å ta hensyn til begge parters interesser. Den enes krav om innsyn må avveies mot den andres interesse av at disse opplysningene ikke gis ut. Dette er en vanskelig avveining, men etter departementets vurdering må hensynet til den som ikke ønsker opplysningene utlevert, veie tungt.

Departementet har derfor i høringsnotatet foreslått at en klients rett til innsyn i felles journal begrenses til opplysninger som gjelder vedkommende selv. Fellesopplysninger kan i utgangspunktet ikke anses å være slike opplysninger. Ved krav om innsyn i fellesopplysninger må det innhentes samtykke fra de opplysningene gjelder. Dersom det foreligger samtykke fra den/de fellesopplysningene gjelder, kan opplysningene som hovedregel utleveres.

Dersom samtykke nektes, kan bare opplysninger som gjelder vedkommende selv, utleveres. For å hindre at det oppstår for mange problemer i forbindelse med krav om innsyn i felles klientjournal, er det viktig at journalen føres på en slik måte at opplysninger om den enkelte og fellesopplysninger i størst mulig grad lar seg skille.

Utgangspunktet er at det kun er opplysninger som anses nødvendige av hensyn til dokumentasjon, som skal inntas i journal. Ved føring av felles journal bør behandleren i utgangspunktet søke å skille ut opplysninger som gjelder den enkelte og ikke føre disse på en måte som gjør at de er å anse som fellesopplysninger. På den måten kan den/de som ønsker innsyn, få innsyn i de opplysningene som gjelder dem selv, opplysninger som gjelder andre kan unntas. Dette kan gjøres ved å sladde opplysninger som gjelder andre i kopi av journal, det resterende kan da utleveres. Hensynet til eventuelle krav om innsyn bør allikevel ikke overskygge selve utgangspunktet om at felles journal er hensiktsmessig og ønskelig ut fra virksomhetens art.

8.3 Høringsinstansenes syn

Fylkeslegen i Vest-Agderuttaler om journalføring:

«Fylkeslegen vil understreke betydningen av klare regler på dette felt. Slike regler bør så langt mulig være i samsvar med de regler som ellers gjelder i helsetjenesten.»

Statens helsetilsyn uttaler:

«Lovutkastet legger videre opp til særegne regler om klientjournal for familievernets virksomhet. Vi kan vanskelig se at dette er forenlig med bl.a. legelovens § 43 og journalforskriften om den journalplikt legen har for sin virksomhet. Så lenge dette er en helsetjeneste og det utøves legevirksomhet eller psykologvirksomhet vil leger og psykologer ha journalplikt i henhold til sine profesjonslover. Denne plikt bortfaller ikke selv om de særlige forhold ved familievernets virksomhet gjør egen form for journalføring ønskelig. En lege er pliktig til å følge legelovens bestemmelser så lenge han driver legevirksomhet!»

Datatilsynet bemerker i sin høringsuttalelse at selv om legeloven ikke åpner for adgang til å slette dokumenter/opplysninger er det ikke de samme hensyn i familievernets journaler som ved en sykehusleges registrering av medisinske opplysninger. Datatilsynet mener derfor at det i familievernets klientjournal bør være anledning til å be om at en opplysning som ikke er riktig, blir slettet. Datatilsynet mener i tillegg at en absolutt slettefrist bør fremgå av loven. Dagens ordning, jf Datatilsynets konsesjoner innebærer en frist på 5 år etter at siste kontakt med klientene er avsluttet.

Datatilsynet foreslår videre at det i lovhjemmelen for klientjournaler blir innarbeidet en henvisning til lov om personregistre m m § 9.

Riksarkivaren uttaler at det utvilsomt er viktig å etablere egne forskrifter for klientjournal og bemerker at kvaliteten på familievernets journaler er høyst varierende, noe forskrifter vil kunne avhjelpe. Arkivskaperne må regne med å bevare klientjournaler og meklingsprotokoller i samsvar med regler og bestemmelser gitt av Riksarkivaren. Det anføres at det vil være mest hensiktsmessig at de offentlige arkiver som er etablert frem til den nye ordningen trer i kraft, overtas av fylkeskommunen uavhengig av den tidligere forvaltnings- messige status. Fylkeskommunen får dermed ansvaret for fremtidig oppbevaring og forvaltning av de arkiver som skal oppbevares.

De kirkelige arkivene som eksisterer og som for fremtiden vil skapes innen familievernet, kommer formelt sett normalt ikke under arkivbestemmelsene. Den norske kirke avleverer imidlertid sine arkiver regelmessig til Arkivverket (Riksarkivet og statsarkivene), og Riksarkivaren forutsetter at kirkens familievernkontorer også vil få anledning til dette.

Riksarkivaren tar ikke sikte på en totalbevaring ut fra forskningsmessige behov.

8.4 Departementets forslag

Departementets forslag til lovbestemmelser om journalføring og innsynsrett bygger i det vesentlige på forslagene i høringsnotatet. Disse forslagene er omtalt under punkt 8.2.

Departementet er kjent med at det for tiden arbeides med en revidering av journalforskriften, det foreligger per i dag likevel ikke forslag om å endre denne på en slik måte at familievernets virksomhet vil passe inn i dette regelsettet. Som nevnt er journalens viktigste funksjon å dokumentere det som har skjedd under behandlingen. Dette vil ha betydning både for behandler, klient og tilsynsmyndighet. Sistnevnte vil f.eks. ikke kunne føre et tilfredsstillende tilsyn med virksomheten uten at det eksisterer god og adekvat dokumentasjon i journal. Departementet mener at ordningen med klientregister bør videreføres og at familievernets journalføring ikke bør underlegges journalforskriftens bestemmelser fullt ut. Departementet foreslår derfor at det gis egne bestemmelser om journalføring i lov om familievernkontorer.

På grunnlag av høringsrunden, er det inntatt en presisering i første ledd om at leger som fører journal etter bestemmelsen i lov om familievernkontorer, ikke har plikt til å føre journal for hver klient etter legeloven § 43 første ledd.

Psykologer som fører journal etter bestemmelsen i lov om familievernkontorer, vil tilsvarende ikke ha plikt til å føre journal for hver klient etter midlertidig forskrift om psykologers virksomhet. Forskriften er fastsatt av Sosialdepartementet 25. september 1974, med hjemmel i lov 9. mars 1973 nr 13 om godkjenning m.v. av psykologer § 5.

Utkastet til § 11 andre ledd er mer utfyllende enn i høringsnotatet. Det fremgår at departementet kan gi forskrifter om hvordan klientjournal skal føres, herunder regler om supplering, retting og sletting samt oppbevaring og videre behandling.

Tredje ledd har fått en henvisning til lov om personregistre m m § 9 i tråd med det som ble påpekt fra Datatilsynet.

Departementets forslag til § 12 om innsynsrett er utdypet i forhold til forslaget i høringsnotatet. Det er inntatt en bestemmelse om at innsyn kan nektes dersom det av hensyn til vedkommendes helse, eller forholdet til person som står klienten nær, må anses utilrådelig. Denne bestemmelsen bygger på legeloven § 46, som igjen bygger på en Høyesterettsdom av 25. oktober 1977, Rt 1977 s. 1035. Dommen fastslår at en pasient i kraft av alminnelige rettsgrunnsetninger har krav på å kunne gjøre seg kjent med sin journal med mindre det er helt utilrådelig av hensyn til hans helse eller forholdet til person som står ham nær.

Det fremgår av forvaltningsloven § 19 første ledd bokstav c at en part ikke har krav på å få gjøre seg kjent med opplysninger i et dokument som det av hensyn til hans helse eller hans forhold til personer som står ham nær, må anses utilrådelig at han får kjennskap til; likevel slik at opplysningene på anmodning skal gjøres kjent for en representant for parten når ikke andre særlige grunner taler mot det. Som eksempel på helsemessige opplysninger som det kan være utilrådelig å gi innsyn i, kan nevnes omtale av en persons psykiske helse. Når det gjelder forholdet til personer som står ham nær, kan for eksempel nevnes saker om mishandling, alkoholmisbruk o.l. og avslørende opplysninger eller sterkt nedsettende uttalelser som er fremsatt av ektefelle, samboer eller barn.

Det er videre tatt inn en bestemmelse om at en klient som blir nektet innsyn, kan be om at opplysningene gjøres kjent for en representant han eller hun utpeker. Det må her legges vekt på representantens kvalifikasjoner, vedkommendes forhold til klienten og opplysningenes viktighet.

Videre er det inntatt en nærmere regulering av retten til innsyn i opplysninger som gjelder barn. Foreldre eller foresatte for barn under 16 år har innsynsrett i opplysninger som gjelder barnet. Foreldre eller foresatte til barn mellom 12 og 16 år har likevel ikke innsynsrett i opplysninger som gjelder barnet dersom barnet av grunner fagpersonellet mener bør respekteres ikke ønsker at opplysningene gis.