7 Kommunikasjon mellom allmennaksjeselskap og aksjeeierne

7.1 Gjeldende rett

Det følger av allmennaksjeloven § 1-6 annet ledd at krav i allmennaksjeloven om at meldinger mv. skal være eller gis skriftlig, ikke er til hinder for bruk av elektroniske løsninger. Bestemmelsen innebærer at løsninger på papir og elektroniske løsninger sidestilles.

Etter allmennaksjeloven § 18-5 første ledd kan imidlertid selskapet bare benytte elektronisk kommunikasjon til å sende meldinger, varsler, informasjon, dokumenter, underretninger og lignende (meldinger mv.) etter allmennaksjeloven til en aksjeeier, dersom aksjeeieren uttrykkelig har godtatt dette. Allmennaksjelovens hovedregel er med andre ord at kommunikasjon fra selskapet til aksjeeierne skal foregå på papir. Aksjeeiere kan velge å gi meldinger mv. etter allmennaksjeloven til selskapet ved bruk av elektronisk kommunikasjon til den e-postadressen eller på den måten selskapet har angitt for dette formålet, jf. annet ledd.

For allmennaksjeselskaper med aksjer tatt opp til handel på regulert marked i eller med virksomhet i EØS (noterte selskaper), gjelder i tillegg lov 29. juni 2007 nr. 75 om verdipapirhandel (verdipapirhandelloven) § 5-9 sjette ledd. Etter § 5-9 sjette ledd kan aksjeutsteder bare benytte elektronisk kommunikasjon av meldinger mv. dersom aksjeeier uttrykkelig har godtatt det. Verdipapirhandelloven § 5-9 sjette ledd gjennomfører europaparlaments- og rådsdirektiv 2004/109/EF (rapporteringsdirektivet) artikkel 17 nr. 3. Verdipapirhandelloven § 5-9 har tilsvarende regulering av elektronisk kommunikasjon som allmennaksjeloven § 18-5.

Aksjeloven § 1-7 regulerer kommunikasjon etter aksjeloven mellom aksjeselskap og aksjeeierne. Bestemmelsen omfatter blant annet varsler, informasjon, meldinger, dokumenter, underretninger og liknende. Bestemmelsen ble tatt inn i aksjeloven ved lov 16. juni 2017 nr. 71 om endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling), og erstattet aksjeloven § 18-5. Departementet foreslo ikke tilsvarende endring i allmennaksjeloven. Dette ble begrunnet med at det var nødvendig å foreta en nærmere vurdering av behovet for endret regelverk, og av de særlige regler, tekniske løsninger og hensyn som gjør seg gjeldende for allmennaksjeselskaper, jf. Prop. 112 L (2016–2017) punkt 4.3.5.

Etter aksjeloven § 1-7 første ledd har styret myndighet til å bestemme hvordan selskapet skal sende meldinger mv. til aksjeeierne, så lenge kommunikasjonsmåten er betryggende og hensiktsmessig. Aksjeeierne kan alltid sende meldinger mv. til selskapets forretningsadresse, og til digital adresse og postadresse som selskapet har oppgitt, jf. annet ledd. Etter tredje ledd kan departementet i forskrift gi nærmere bestemmelser om krav til meldinger mv. mellom selskapet og aksjeeierne. Det er ikke fastsatt slik forskrift.

7.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo i høringsnotatet av 18. november 2019 en teknologinøytral hovedregel om kommunikasjon mellom allmennaksjeselskaper og aksjeeiere. Det vil si at elektronisk kommunikasjon er sidestilt med kommunikasjon på papir.

Når det gjelder selskapets meldinger mv. til aksjeeierne, ble det foreslått at styret bestemmer kommunikasjonsmåten. Det ble også foreslått at kommunikasjonsmåten må være betryggende og hensiktsmessig, og at aksjeeierne må få varsel i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. For aksjeeiernes kommunikasjon til selskapet, ble det foreslått at aksjeeiere alltid skal kunne sende meldinger mv. til «selskapets registrerte forretningsadresse, digitale adresse eller postadresse». I tillegg ble det foreslått en forskriftshjemmel til å gi nærmere bestemmelser om kommunikasjonsmåte mv.

7.3 Høringsinstansenes syn

Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) uttalte at de støtter forslaget om en teknologinøytral hovedregel om kommunikasjon mellom allmennaksjeselskaper og aksjeeiere i allmennaksjeloven.

Verdipapirsentralen ASA (VPS) uttalte at et sentralt formål med SRD II er å sikre at selskapene er forpliktet til å gi aksjeeierne informasjon om selskapshendelser av betydning for dem. VPS skrev at forslaget oppstiller begrenset opplysningsplikt utover de opplysninger som skal gis i forbindelse med generalforsamling. VPS fremholdt at også gjennomføring av selskapshendelser som ikke innebærer avholdelse av generalforsamling, kan utløse behov for informasjon til aksjeeierne.

VPS kommenterte også forholdet mellom forslaget til allmennaksjeloven ny § 1-7 første ledd siste punktum og verdipapirhandelloven § 5-9. VPS skrev at etter SRD II kan formidler definere hva som er hensiktsmessig kommunikasjon med aksjeeier, uten krav om samtykke for elektronisk kommunikasjon. VPS uttalte at de leste bestemmelsen i forslaget til ny § 1-7 første ledd, i lys av verdipapirhandelloven § 5-9, slik at det ikke gjelder krav om eksplisitt samtykke der selskapets kommunikasjon med aksjeeiere skjer gjennom formidler, og ber departementet bekrefte denne tolkningen.

7.4 Departementets vurdering

7.4.1 Innledning

Effektiv, betryggende og velfungerende kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne er grunnleggende for å sikre selskapets og aksjeeiernes rettigheter og plikter. Ved endringslov 16. juni 2017 nr. 71 ble det innført en teknologinøytral hovedregel om kommunikasjon mellom aksjeselskaper og aksjeeierne i aksjeloven § 1-7. Departementet foreslår en tilsvarende bestemmelse i allmennaksjeloven. Formålet er å sidestille elektronisk kommunikasjon og kommunikasjon på papir.

Reguleringen av kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne har stor praktisk betydning for selskapet og aksjeeierne. En rekke av allmennaksjelovens bestemmelser om meldinger, varsler, innkallinger, informasjon, dokumenter, underretninger og lignende (meldinger mv.) som gis fra selskapet med hjemmel i allmennaksjeloven, har rettsvirkninger for selskapet og aksjeeierne. Ny regulering av kommunikasjon bør derfor hensynta aksjeeiernes mulighet til å verne om sine rettigheter, samtidig som det gir selskapet fleksibilitet. Brudd på kommunikasjonskravene kan ha innvirkning på selskapshendelsers gyldighet. Tydelige regler kan redusere risikoen for konflikt.

7.4.2 Selskapets kommunikasjon med aksjeeierne

Departementet foreslår en ny § 1-7 i allmennaksjeloven om kommunikasjon mellom allmennaksjeselskap og aksjeeierne. Forslaget innebærer en teknologinøytral hovedregel om kommunikasjon, og vil tilsvare bestemmelsen i aksjeloven § 1-7. For noterte selskaper vil den praktiske betydningen av en slik hovedregel måtte vurderes i lys av andre regelsett.

Etter forslaget til allmennaksjeloven § 1-7 skal allmennaksjeselskapers meldinger mv. til aksjeeierne etter allmennaksjeloven gis på den måten styret bestemmer. Det foreslås et krav om at meldinger mv. skal gis på en betryggende og hensiktsmessig måte. I tillegg foreslås det at styret må varsle aksjeeierne i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk.

Forslaget til ny § 1-7 i allmennaksjeloven tilsvarer høringsforslaget. Revisorforeningen støtter departementets forslag. Ingen av høringsinstansene har hatt innvendinger mot forslaget.

Departementet har siden innføringen av aksjeloven § 1-7 i 2017 ikke fått negative tilbakemeldinger knyttet til praktisering av bestemmelsen. Departementet har også mottatt innspill om at en tilsvarende bestemmelse bør innføres for allmennaksjeselskaper.

En teknologinøytral hovedregel om kommunikasjon også i allmennaksjeloven vil gi allmennaksjeselskaper anledning til å velge den kommunikasjonsmåten de anser mest hensiktsmessig. Departementet legger vekt på at elektronisk kommunikasjon er den vanligste kommunikasjonsformen i næringslivet og det offentlige. Det er også mer tids- og kostnadseffektivt enn kommunikasjon på papir.

Som regel vil det være flere aksjeeiere i allmennaksjeselskaper enn i aksjeselskaper. I tillegg skjer det normalt fortløpende endringer i aksjeeierbasen i allmennaksjeselskaper. Disse forholdene skaper utfordringer for allmennaksjeselskapers kommunikasjon med aksjeeierne. Elektronisk kommunikasjon er raskere enn vanlig post, noe som er fordelaktig når det skjer fortløpende endringer i aksjeeierbasen. Der det er et stort antall aksjeeiere, medfører dessuten kommunikasjon per post store kostnader for selskapene, både til trykking, forsendelse og lagring av dokumentasjon. Elektronisk kommunikasjon kan bidra til å redusere kostnadene for selskapene. Bruk av elektronisk kommunikasjon vil kunne kreve tekniske løsninger og tilpasninger, noe som kan medføre kostnader for selskapene. Departementet antar likevel at elektronisk kommunikasjon vil medføre besparelser for selskapene over tid.

Departementet foreslår etter dette en teknologinøytral hovedregel om kommunikasjon i allmennaksjeloven § 1-7.

For noterte selskaper vil den praktiske betydningen av en slik hovedregel måtte vurderes i lys av andre regelsett. Som omtalt i punkt 7.1 må noterte selskaper ha uttrykkelig samtykke fra aksjeeieren før selskapet kan ta i bruk elektronisk kommunikasjon for å sende meldinger mv. til aksjeeieren, jf. verdipapirhandelloven § 5-9 sjette ledd. Etter departementets vurdering må verdipapirhandelloven § 5-9 sjette ledd sett i lys av Europakommisjonens gjennomføringsforordning (EU) 2018/1212 av 3. september 2018, medføre at samtykkekravet ikke gjelder for utsteders kommunikasjon med forvalter av forvalterregistrerte aksjer. VPS har gitt uttrykk for tilsvarende syn i sitt høringsinnspill.

Kravene til utsteders kommunikasjon med øvrige aksjeeiere i noterte selskaper i verdipapirhandelloven § 5-9 sjette ledd gjelder uavhengig av kravene i allmennaksjeloven. Verdipapirhandelloven § 5-9 sjette ledd gjennomfører direktiv 2004/1009/EF (rapporteringsdirektivet) artikkel 17 nr. 3. Det er ikke adgang for medlemsstatene til å gjøre unntak fra dette direktivkravet. Dette innebærer at noterte selskaper fortsatt må innhente uttrykkelig samtykke fra aksjeeierne dersom elektronisk kommunikasjon skal benyttes, jf. verdipapirhandelloven § 5-9 sjette ledd. Forslaget om teknologinøytral hovedregel i allmennaksjeloven vil derfor per nå ikke få praktisk betydning for noterte selskaper.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at styret velger kommunikasjonsmåten. Forslaget samsvarer med bestemmelsen i aksjeloven § 1-7. Styret har det overordnede ansvaret for å forvalte selskapet, og er nærmest til å vurdere hensiktsmessig kommunikasjonsmåte med aksjeeierne.

I aksjeloven § 1-7 er det krav om at selskapets meldinger mv. til aksjeeierne skal gis på en «betryggende og hensiktsmessig måte». I Prop. 112 L (2016–2017) side 38 står følgende om kravene:

«Departementet mener at det først og fremst er hensynet til selskapet som skal ivaretas ved hensiktsmessighetskravet.

Kravet om betryggende kommunikasjonsmåte er primært foreslått for å ivareta notoritet og hensynet til aksjeeierne. Departementet mener at kravet er en forutsetning for at aksjeeierne kan ivareta og utøve sine aksjeeierrettigheter. Kommunikasjonsmåten som benyttes vil ikke være betryggende om en alminnelig aksjeeier vanskelig kan ivareta sine interesser eller direkte forhindres fra å gjøre dette. Det bør derfor for eksempel ikke stilles vilkår som innebærer behov for programvare som er lite brukervennlig eller som krever dyr lisens. Dersom det ikke er knyttet rettsvirkninger til meldingen mv., er behovet for notoritet lavere. En muntlig melding kan i noen tilfeller oppfylle kravet til betryggende måte.»

Etter departementets vurdering gjør de samme hensynene seg gjeldende for allmennaksjeselskaper. Departementet opprettholder derfor forslaget i høringsnotatet om at meldinger mv. fra allmennaksjeselskap til aksjeeierne skal gis på en «betryggende og hensiktsmessig måte». Se forslaget til allmennaksjeloven ny § 1-7 første ledd tredje punktum og merknaden til bestemmelsen.

Skal selskapet kommunisere elektronisk med aksjeeierne, må selskapet ha aksjeeiernes digitale adresser. Departementet har i kapittel 5 foreslått at aksjeeiernes og forvalternes digitale adresse skal føres i aksjeeierregisteret. Se forslagene til allmennaksjeloven § 4-4 annet ledd nr. 4 og § 4-10 annet ledd første punktum.

Departementet har i kapittel 5 også foreslått en bestemmelse i allmennaksjeloven § 4-4 nytt tredje ledd om at den som er innført i aksjeeierregisteret kan kreve rettet ufullstendige eller uriktige opplysninger. Dette vil eksempelvis gi aksjeeierne mulighet til å få innført en oppdatert digital adresse i aksjeeierregisteret.

Departementet har vurdert om aksjeeierne skal ha rett til å motsette seg å motta elektroniske meldinger mv. etter allmennaksjeloven. Departementet viser til omtalen av problemstillingen for aksjeselskaper i Prop. 112 L (2016–2017) side 39 til 40:

«Departementet antar at de fleste selskaper vil være lydhøre overfor eventuelle innvendinger fra aksjeeierne hva gjelder kommunikasjonsmåte. Konflikt knyttet til kommunikasjonsmåte vil derfor trolig være unntaket. I de få tilfellene der aksjeeierne ikke har digital adresse, vil selskapet ha en plikt til å finne løsninger som sikrer at aksjeeierne kan ivareta sine aksjeeierrettigheter. Tilbyr selskapet for eksempel utsending av meldinger mv. via e-post, mener departementet at selskapet bør kunne kreve betalt for ekstrakostnadene utsending på papir medfører. Selskapet har bare anledning til å kreve betaling for faktiske kostnader, herunder porto og medgått arbeidstid. Tatt i betraktning at dette gjelder svært få aksjeeiere, og at problemstillingen trolig vil bli uaktuell i nær fremtid, foreslår departementet at en slik plikt inntas i forskrift fastsatt i medhold av foreslått § 1-7 tredje ledd.»

Etter departementets syn gjør vurderingen seg gjeldende også for allmennaksjeselskaper. Det kan være behov for å fastsette nærmere krav til meldinger mv. Departementet foreslår en forskriftshjemmel knyttet til krav til meldinger mv. Se forslaget til allmennaksjeloven ny § 1-7 tredje ledd og merknaden til bestemmelsen.

7.4.3 Aksjeeiernes kommunikasjon med selskapet

Departementet foreslo i høringsnotatet at aksjeeiere alltid skal kunne sende meldinger mv. til «selskapets registrerte forretningsadresse, digitale adresse eller postadresse». Revisorforeningen støttet forslaget. Ingen av de øvrige høringsinstansene har kommentert forslaget.

Departementet har vurdert om det skal være begrensninger i måten aksjeeierne kan kommunisere med selskapet. For aksjeeierne kan det være en fordel om disse helt fritt kan bestemme kommunikasjonsmåten. Det kan bidra til å senke terskelen for kommunikasjon med selskapet. Det kan også redusere byrdene for aksjeeierne om deres foretrukne kommunikasjonsmåte kan benyttes. Å gi aksjeeierne rett til helt fritt å bestemme kommunikasjonsmåten, kan imidlertid medføre betydelig arbeid for selskapet når det gjelder å koordinere og sikre mottak av meldinger mv. Desto flere kommunikasjonsmåter selskapet må forholde seg til, desto større blir byrden for selskapet. Dersom selskapet ikke klarer å håndtere kommunikasjonskanalene på en tilfredsstillende måte, kan det innebære risiko for at meldinger mv. ikke blir registrert. Dette kan få konsekvenser for aksjeeierne og selskapet.

Departementet legger til grunn at kommunikasjonsmåtene foreslått i høringsnotatet er blant de vanligste å kommunisere med selskapene på. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at aksjeeierne kan sende meldinger mv. til selskapets registrerte forretningsadresse, digitale adresse eller postadresse. Departementets forslag åpner også for at det enkelte selskap i tillegg kan tillate andre kommunikasjonsmåter for meldinger mv. Departementets forslag innebærer i hovedsak en videreføring av gjeldende regulering av aksjeeiers meldinger mv. til selskapet. Reglene foreslås flyttet fra allmennaksjeloven § 18-5 annet ledd til ny § 1-7 annet ledd.

Etter departementets vurdering kan det være behov for å regulere kommunikasjon mellom aksjeeiere og selskapet nærmere. Departementet foreslår en forskriftshjemmel knyttet til krav til meldinger mv. Se forslaget til allmennaksjeloven ny § 1-7 tredje ledd og merknaden til bestemmelsen.