9 Deltakelse på generalforsamling

9.1 Innledning

Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-1. Aksjeeierne utøver sin eiermyndighet kollektivt gjennom generalforsamlingen. Å tilrettelegge for at aksjeeierne kan delta på generalforsamling, kan bidra til økt aksjeeierengasjement. Det er derfor sentralt at aksjelovgivningen innrettes slik at alle aksjeeiere har adgang til å delta på selskapets generalforsamling.

For eiere av forvalterregistrerte aksjer er det særlige problemstillinger knyttet til deres deltakelse på generalforsamling. Det fremgår ikke av aksjeeierregisteret hvem som eier forvalterregisterte aksjer og størrelsen på deres aksjeinnehav. Dette vanskeliggjør selskapets kontroll av disse aksjeeiernes identitet og aksjeinnehav. Mange selskaper krever dessuten at eiere av forvalterregistrerte aksjer omregistreres i forkant av generalforsamlingen, slik at opplysninger om aksjeeieren fremgår direkte av aksjeeierregisteret. Omregistrering klargjør hvem som er aksjeeier på tidspunktet for generalforsamlingen, men utgjør samtidig en praktisk terskel og en økonomisk kostnad. Et omregistreringskrav fører derfor trolig til at færre aksjeeiere med forvalterregistrerte aksjer deltar på generalforsamlingen. Departementet ser behov for regler som gjør det enklere for alle aksjeeiere å delta og stemme på generalforsamlingen.

Departementet foreslår i punkt 9.2 at retten til å møte og stemme på generalforsamlingen bare kan utøves av den som er aksjeeier fem virkedager før generalforsamlingen, «registreringsdato». Ved at møte- og stemmeretten knyttes til et bestemt tidspunkt i forkant av generalforsamlingen, får blant annet selskapene tid til å foreta kontroll med aksjeeiernes identitet og aksjeinnehav. Det foreslås at innføringen av registreringsdato skal gjelde for allmennaksjeselskaper, samt for aksjeselskaper med aksjene registrert i en verdipapirsentral. For noterte allmennaksjeselskaper gjennomfører forslaget SRD I artikkel 7 nr. 2 første avsnitt.

I punkt 9.3 foreslår departementet at eiere av forvalterregistrerte aksjer må gi selskapet melding i forkant av generalforsamlingen for å være møte- og stemmeberettiget (forhåndsmelding). Meldingen må være mottatt av selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen. Det foreslås at styret, før det er sendt innkalling til generalforsamlingen, kan fastsette en frist for forhåndsmelding som er nærmere generalforsamlingen enn to virkedager. Forslaget tilrettelegger for at eiere av forvalterregistrerte aksjer kan delta på generalforsamlinger og utøve sine aksjeeierrettigheter. Det foreslås at selskapet kan vedtektsfeste et krav om forhåndsmelding for selskapets øvrige aksjeeiere. I så fall gjelder de samme fristene som for eiere av forvalterregistrerte aksjer. Bestemmelsene foreslås innført for alle allmennaksjeselskaper, samt for aksjeselskaper med aksjene registrert i en verdipapirsentral.

I punkt 9.4 foreslås det at registreringsdatoen og fristen for forhåndsmelding skal fremgå av innkallingen til generalforsamling.

Det foreslås i punkt 9.4 også at fristen for innkalling til generalforsamling i aksjeselskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral skal være to uker. Selskapene har mulighet til å fravike innkallingsfristen på to uker dersom saken behandles etter reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling i aksjeloven § 5-7. Det forutsetter at ingen av aksjeeierne motsetter seg slik behandling. I tillegg foreslås det å oppheve en unntaksregel i allmennaksjeloven § 5-11 b nr. 1 annet punktum som åpner for at innkallingsfristen i noterte selskaper kan være kortere enn 21 dager. Forslaget innebærer at innkallingsfristen i noterte selskaper skal være 21 dager, om ikke vedtektene setter en lengre frist.

Forslagene i kapittel 9 skal samlet tilrettelegge for økt deltakelse på generalforsamling.

9.2 Registreringsdato for rett til å delta og stemme på generalforsamling

9.2.1 Gjeldende rett

Aksjeeiere har rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg, jf. allmennaksjeloven § 5-2 første ledd første punktum. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene, jf. første ledd annet punktum.

Hver aksje gir én stemme når ikke annet følger av loven eller vedtektene, jf. allmennaksjeloven § 5-4 første ledd første punktum.

Bestemmelsene ovenfor regulerer rettighetene som springer ut av aksjen, og ikke tidspunktet en aksjeeier får aksjeeierrettigheter. Om aksjeeieren har fått rettigheter i en aksje beror på en tolkning av allmennaksjelovens øvrige bestemmelser, herunder allmennaksjeloven § 4-2 første ledd om vilkår for å utøve aksjeeierrettigheter ved aksjeoverdragelse, § 10-11 om rettigheter i nye aksjer ved kapitalforhøyelse og §§ 13-17 første ledd og 14-8 første ledd om henholdsvis fusjon og fisjon.

Utgangspunktet etter allmennaksjeloven er at aksjeeieren kan utøve aksjeeierrettigheter umiddelbart etter at rettighetene er ervervet. Det innebærer at en aksjeeier etter lovens hovedregel kan delta og stemme på generalforsamling på vegne av aksjer som er ervervet samme dag som generalforsamlingen.

Allmennaksjeloven § 4-2 tredje ledd åpner for at allmennaksjeselskaper kan vedtektsfeste at retten til å møte og stemme på generalforsamlingen bare kan utøves når ervervet er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen. Tidspunktet kalles registreringsdatoen.

Reglene i aksjeloven sammenfaller i det vesentligste med allmennaksjelovens regler, likevel slik at det ikke er bestemmelser om registreringsdato i aksjeloven.

9.2.2 Aksjonærrettighetsdirektivet 2007/36/EF

Direktiv 2007/36/EF (aksjonærrettighetsdirektivet, SRD I) regulerer aksjeeiernes rett til å delta og stemme på generalforsamlingen i selskaper hjemmehørende i en EØS-stat med aksjene tatt opp til handel på regulert marked i, eller med virksomhet i EØS (noterte selskaper), jf. artikkel 1 nr. 1.

SRD I artikkel 7 setter grenser for hva slags krav og begrensninger som kan knyttes til utøvelsen av stemmeretten, og har regler om at utøvelsen av stemmeretten skal knyttes til aksjeinnehavet på en bestemt registreringsdato forut for generalforsamlingen.

Etter artikkel 7 nr. 1 bokstav b skal det ikke være andre begrensninger på aksjenes omsettelighet i perioden mellom registreringsdatoen og generalforsamlingen enn de som ellers gjelder.

Etter artikkel 7 nr. 2 første avsnitt skal aksjeeiernes rett til å delta på generalforsamlingen og til å avgi stemme, fastsettes basert på de aksjene som vedkommende eier på en bestemt dato før generalforsamlingen (registreringsdatoen).

Medlemsstatene trenger likevel ikke å gjennomføre reglene om en slik registreringsdato «på foretak hvis aksjeeieres navn og adresser på dagen for generalforsamlingen framgår av et aktuelt register over aksjeeiere», jf. artikkel 7 nr. 2 annet avsnitt.

I Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 27 står følgende om kravet til registreringsdato i SRD I artikkel 7 nr. 2:

«Departementet legger til grunn at det norske aksjeeierregisteret oppfyller kravet til å være et «aktuelt» register. Videre legger departementet til grunn at vilkåret om at aksjeeiernes navn må fremgå av registeret, er oppfylt også i tilfeller der aksjeeieren velger å la en forvalter innføres i aksjeeierregisteret i stedet for aksjeeieren etter reglene om forvalterregistrering i allmennaksjeloven § 4-10.»

Artikkel 7 nr. 3 har nærmere regler for fastsettelsen av registreringsdatoen. Det skal som hovedregel gjelde én bestemt registreringsdato for alle foretak. Registreringsdatoen skal høyst være 30 dager før datoen for generalforsamlingen, og den må minst være åtte dager etter fristen for innkalling til generalforsamling. Datoen for innkallingsdagen og datoen for registreringsdatoen skal ikke medregnes.

Etter artikkel 7 nr. 4 kan medlemsstatene oppstille krav til bevis for aksjeeierskapet når det er nødvendig for å fastslå aksjeeierens identitet. Slike krav må stå i et rimelig forhold til formålet.

Eventuell registreringsdato skal fremgå av innkallingen til generalforsamlingen, jf. artikkel 5 nr. 3 bokstav c. Det skal fremkomme at det bare er de som er aksjeeiere på registreringsdatoen som har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen.

9.2.3 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet av 18. november 2019 ble det foreslått at retten til å delta og stemme på generalforsamlingen bare kan utøves av den som er aksjeeier fem virkedager før generalforsamlingen (registreringsdato). Bestemmelsen ble foreslått tatt inn i allmennaksjeloven § 4-2 annet ledd.

I begrunnelsen for forslaget viste departementet til at utgangspunktet etter SRD I artikkel 7 nr. 2 første avsnitt er at det skal innføres registreringsdato. Dette gjelder imidlertid ikke selskaper som kan identifisere aksjeeierne med navn og adresse i et aksjeeierregister på dato for generalforsamlingen, jf. artikkel 7 nr. 2 annet avsnitt. Departementet viste til at det ved forvalterregistrering er forvalterens navn og adresse som innføres i aksjeeierregisteret, og at aksjeeierens navn og adresse derfor ikke fremgår av aksjeeierregisteret på dato for generalforsamlingen. Selv om forvalter har opplysningsplikt om hvem som eier aksjene på forvalterkontoen, jf. allmennaksjeloven § 4-10 fjerde ledd, regulerer ikke bestemmelsen hvor raskt slike opplysninger skal fremskaffes. Departementet var av den oppfatning at det i enkelte tilfeller er utfordrende for selskapene å få opplysninger om aksjeeiernes identitet, og vurderte at vilkåret for ikke å ha registreringsdato etter SRD I artikkel 7 nr. 2 annet avsnitt ikke er oppfylt. Departementets forslag gjennomfører SRD I artikkel 7 nr. 2 første avsnitt for så vidt gjelder noterte allmennaksjeselskaper.

Departementet viste videre til at innføring av registreringsdato er en forutsetning for mer effektive regler om utøvelse av aksjeeierrettigheter for eiere av forvalterregistrerte aksjer. Det ble vist til at registreringsdatoen gir selskapet anledning til å kontrollere hvem som kan delta og stemme på generalforsamlingen. Det ble vist til at forslaget må sees i sammenheng med forslaget om krav til forhåndsmelding fra denne gruppen aksjeeiere.

Når det gjelder tidspunktet for registreringsdatoen, foreslo departementet at dette skulle være fem virkedager før generalforsamlingen. Det ble foreslått å lovregulere at lørdag, helgedag eller dag som etter lovgivningen er likestilt med helgedag, ikke skal regnes som virkedag. Departementet viste i sin begrunnelse til at registreringsdato fem virkedager før generalforsamlingen er innenfor retningslinjene beskrevet i The Market Standards on General Meetings, utarbeidet av den europeiske Joint Working Group on General Meetings.

Departementet foreslo at registreringsdato skal gjelde for alle allmennaksjeselskaper, samt for aksjeselskaper som tillater forvalterregistrering av aksjene.

9.2.4 Høringsinstansenes syn

Finanstilsynet uttalte at de støtter departementet i at det er sentralt at man finner en løsning som gjør at eiere av forvalterregistrerte aksjer kan møte og delta på generalforsamling, og forslagene til innføring av regler om registreringsdato og krav til forhåndsvarsel for eiere av forvalterregistrerte aksjer. I tillegg uttalte Finanstilsynet at innføring av disse bestemmelsene vil kreve at det gis god informasjon til berørte aktører:

«Finanstilsynet peker i den forbindelse på, som et eksempel, at eventuell innføring av en registreringsdato er en endring som det er viktig at særlig potensielle aksjonærer som vurderer kjøp av aksjer etter registreringsdatoen, men før generalforsamling, gjøres tydelig oppmerksom på.»

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) uttalte at ordlyden i forslaget om registreringsdato i allmennaksjeloven § 4-2 annet ledd bør reflektere at stemmeretten gjelder for de aksjene som aksjeeieren eier denne dagen. NHO påpekte at møte- og stemmeretten kan ha avgjørende betydning i maktkamper i selskaper, som kan inkludere store verdier. NHO påpekte også at tvister om stemmerett kan være svært negative for selskapene, og at det er viktig både for aksjeeierne og selskapene at reglene rundt eierskifte og møte- og stemmerett er presise. NHO uttalte at det bør fremgå tydeligere hva en aksjeeier må gjøre for å kunne møte og stemme på generalforsamlingen. Etter NHOs syn gjør ordet «registreringsdato» det nærliggende å tro at aksjeeierne må registrere seg, og annet ledd bør derfor kanskje heller vise til innføring i aksjeeierregisteret eller melding til selskapet.

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) uttalte at de er usikker på om ordlyden i høringsforslaget om registreringsdato er tilstrekkelig presis. Foreningen viste til at begrepet «registreringsdatoen» kan forstås slik at det kun er registrering som er avgjørende. Advokatforeningen mente det bør presiseres i lovbestemmelsen at også aksjeeie som er meldt og godtgjort, herunder som registrert gjennom en godkjent forvalter på dette tidspunktet, vil oppfylle dette vilkåret.

Verdipapirsentralen ASA (VPS) uttalte at de støtter forslaget om regulering av gjennomføring av generalforsamling, da det etter VPS´ syn legges til rette for at aksjeeiere som holder aksjene gjennom forvalterkonto gis en effektiv adgang til å delta på generalforsamlingen. VPS uttalte også at de støtter forslaget om innføring av registreringsdato og krav til forhåndsvarsel for eiere av forvalterregistrerte aksjer. VPS fremholdt imidlertid at den foreslåtte reguleringen gir svært kort tid til å gjennomføre registreringen:

«Markedsstandarden for generalforsamlinger forutsetter at det skal gå minst tre virkedager mellom registreringsdato og frist for forhåndsvarsel. I forslaget vil det bare være to dager mellom registreringsdato og fristen om forhåndsvarsel. Det sentrale hensynet bak reglene i SRD II er å legge til rette for at aksjonærene skal kunne utøve sine aksjonærrettigheter. En så kort frist som foreslått vil vanskeliggjøre oppfyllelsen av dette formålet. Slik VPS forstår det svenske regelverket legges det opp til at registreringsdato skal være 6 virkedager før generalforsamlingen. VPS mener at forslaget bør endres i samsvar med den svenske reguleringen.»

VPS uttalte at høringsforslagets definisjon av registreringsdato kan gi opphav til noe tolkningstvil:

«Den foreslåtte bestemmelsen i allmennaksjeloven § 4-2 annet ledd sier at retten til å delta og stemme på generalforsamling bare kan utøves av den som «er aksjeeier» på registreringsdatoen. For å sikre en klar regel bør regelen utformes slik at retten til å delta og stemme på generalforsamlingen bare kan utøves av den som på registreringsdatoen er registrert som aksjonær i aksjeeierregisteret eller hos formidler. VPS oppfatter at en slik presisering vil være i samsvar med departementets beskrivelse av forslaget i høringsnotatet. Denne løsningen vil også være i samsvar med markedsstandardene for generalforsamling.

I omtalen av forslaget uttales det at aksjer i noen tilfeller vil kunne gi rettigheter i selskapet før ervervet er registrert i aksjeeierregisteret eller hos formidler, for eksempel i forbindelse med nytegning av aksjer. Utøvelse av aksjonærrettighetene vil da være avhengig av at ervervet er «meldt og godtgjort». Departementets forslag er noe uklart med hensyn til om dette også skal gjelde adgangen til å delta på generalforsamling. Plasseringen av særregelen om registreringsdato for deltakelse på generalforsamling i § 4-2 annet ledd kan tyde på at det er ment at det ikke vil være adgang til å sannsynliggjøre eierskapet på annen måte enn ved registrering i aksjeeierregisteret. For å unngå tvil på dette punkt ber VPS om at bestemmelsen klargjøres.»

Oslo Børs ASA (Oslo Børs) uttalte at de støtter forslaget om at det legges til rette for at aksjeeiere som holder aksjene gjennom forvalterkonto, gis en effektiv adgang til å delta på generalforsamlingen. Oslo Børs skrev at det er fordelaktig om slik regulering i form av tidsfrister med videre, vil være mest mulig i tråd med øvrig europeisk standard.

Verdipapirforetakenes Forbund (VPFF) uttalte at de er enig i at det er hensiktsmessig å innføre en fast registreringsdato som gjelder uavhengig av hvordan aksjene holdes, og at denne får anvendelse for noterte og unoterte allmennaksjeselskaper. VPFF uttalte at de også er enig i at det ikke bør være adgang for de nevnte selskapene til å vedtektsfeste unntak fra registreringsdato, da bestemmelsene om aksjeeierrettigheter bør være mest mulig harmoniserte. VPFF fremholdt at unntak fra registreringsdato vil være vanskelig å ivareta og fange opp, samt at det vil medføre ekstra kostnader for formidlere å håndtere unntak/føre register med unntak.

Når det gjelder aksjeselskaper som tillater forvalterregistrerte aksjer, uttalte VPFF at de er enig i at det innføres registreringsdato for disse på samme måte som for allmennaksjeselskaper. VPFF viste til at et harmonisert regelverk er forenklende for formidlere og aksjeeiere.

Med hensyn til fristen for registreringsdato, uttalte VPFF at de i utgangspunktet er enig i høringsforslaget om at registreringsdatoen settes til fem dager før generalforsamlingen. VPFF påpekte samtidig:

«Hvis fristen for forhåndsvarsel for eiere av forvalterregistrerte aksjer imidlertid blir tre dager, som foreslått av departementet, kan en registreringsdato på fem dager før GF bli noe kort for enkelte selskap. Grunnen til dette er at selskap med få forvalterregistrerte aksjonærer (få aksjonærer generelt), på grunn av kostnadene ikke velger å legge opp til en automatisert prosess mellom formidlere og selskapene. Det kan innebære at disse velger en manuell prosess, noe som er mere tidkrevende.»

Nordea Bank ABP, Filial i Norge uttalte at de støtter høringsinnspillet til VPFF.

9.2.5 Departementets vurdering

9.2.5.1 Registreringsdato

Departementet foreslår at retten til å delta og stemme på generalforsamlingen bare kan utøves av den som er aksjeeier fem virkedager før generalforsamlingen. Tidspunktet omtales som «registreringsdato». Forslaget innebærer at aksjer ervervet etter registreringsdatoen ikke gir møte- og stemmerett. Forslaget gjennomfører SRD I artikkel 7 nr. 2 første avsnitt om registreringsdato, for så vidt gjelder noterte selskaper.

Verdipapirforetakenes Forbund, Verdipapirsentralen ASA (VPS) og Nordea Bank ABP, Filial i Norge (Nordea) uttalte at de støtter at det innføres registreringsdato. Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), VPS og Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) har i sine høringsinnspill omtalt forholdet mellom registreringsdato og de generelle vilkårene for å utøve aksjeeierrettigheter ved erverv av aksjer i allmennaksjeloven § 4-2. Advokatforeningen og NHO etterlyste at det tydeliggjøres hva aksjeeierne må gjøre for å kunne utøve møte- og stemmerett. VPS foreslo at retten til å delta og møte på generalforsamling forbeholdes aksjeeiere som på registreringsdatoen er innført i aksjeeierregisteret eller i et register hos en formidler.

Høringsforslaget innebærer at det er den som er «aksjeeier» fem virkedager før generalforsamlingen (registreringsdato) som har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen. Departementet bemerker at hvem som er aksjeeier på registreringsdatoen, og dermed er møte- og stemmeberettiget, vil bero på de underliggende bestemmelsene i allmennaksjeloven, herunder allmennaksjeloven § 4-2 første ledd om vilkår for å utøve aksjeeierrettigheter ved aksjeoverdragelse, § 10-11 om rettigheter i nye aksjer ved kapitalforhøyelse og §§ 13-17 første ledd og 14-8 første ledd om henholdsvis fusjon og fisjon. Det vises likevel til at departementet for eiere av forvalterregistrerte aksjer foreslår et nytt krav om forhåndsmelding til selskapet, for å kunne delta og stemme på generalforsamlingen. Se nærmere omtale i punkt 9.3.

VPS´ forslag om å forbeholde møte- og stemmeretten til aksjeeiere som er innført i aksjeeierregisteret eller i et register hos en formidler på registreringsdatoen, vil innsnevre møte- og stemmeretten sammenlignet med nåværende regler. Forslaget til VPS vil blant annet medføre at en aksjeeier ikke kan utøve møte- og stemmerett på vegne av aksjer ved å melde og godtgjøre ervervet etter allmennaksjeloven § 4-2 første ledd. Det vil også avskjære at det utøves stemmerett på vegne av aksjer utstedt ved kapitalforhøyelse, eller som del av fusjon og fisjon, med mindre aksjeinnehavet er innført i aksjeeierregisteret eller i et register hos en formidler på registreringsdatoen.

Departementet utelukker ikke at et krav om innføring i aksjeeierregisteret eller i et register hos en formidler på registreringsdatoen for å kunne utøve møte- og stemmerett, kan bidra til et enklere regelverk. For selskapet vil det å kunne basere seg på opplysningene i slike registre, gjøre det mindre ressurskrevende å avklare hvem som har møte- og stemmerett på generalforsamlingen. Dette kan gjelde særlig for selskaper med mange aksjeeiere. Krav om innføring i et register vil imidlertid innebære at vilkårene for å utøve møte- og stemmeretten, blir strengere enn for å utøve øvrige aksjeeierrettigheter. Etter departementets syn er det usikkert om dette er hensiktsmessig. I tillegg kan dette medføre et praktisk hinder og økte kostnader for retten til å delta og stemme på generalforsamlingen for eiere av forvalterregistrerte aksjer. Å innføre et slikt krav krever etter departementets syn uansett en bredere vurdering, der også andre selskapsrettslige konsekvenser må vurderes. Det gjelder blant annet virkningen for aksjeeieres utøvelse av andre aksjeeierrettigheter enn møte- og stemmeretten. Høringen gir ikke et tilstrekkelig grunnlag til å foreta en slik vurdering.

Advokatforeningen og NHO kommenterte forslaget om å bruke begrepet «registreringsdato» som koblingsord. Advokatforeningen skrev at begrepet «registreringsdato» kan forstås slik at det kun er registrering i aksjeeierregisteret som er avgjørende for å kunne utøve møte- og stemmerett. NHO skrev at det er nærliggende å tro at begrepet stiller krav om at aksjeeiere må registrere seg på en eller annen måte.

Etter departementets syn er det avgjørende ved bruk av koblingsord i lovgivningen at betydningen fremgår klart av loven. Departementet viser til at begrepet «record date» brukes i SRD I artikkel 7 nr. 2 første avsnitt. Direktivbestemmelsen lyder:

«2. Member States shall provide that the rights of a shareholder to participate in a general meeting and to vote in respect of his shares shall be determined with respect to the shares held by that shareholder on a specified date prior to the general meeting (the record date).»

Etter ordlyden i direktivbestemmelsen knytter ikke begrepet «record date» seg til faktisk registrering. Etter departementets vurdering er begrepet «registreringsdato» en egnet og hensiktsmessig oversettelse av begrepet «record date». Departementet viser til at markedet har en innarbeidet forståelse av at begrepet «record date» angir tidspunktet som gir møte- og stemmerett på generalforsamling. Det kan imidlertid variere mellom markeder og jurisdiksjoner hvilke forhold som må være oppfylt på dette tidspunktet for å ha møte- og stemmerett. Det avgjørende er etter departementets syn at begrepet «registreringsdato» er klart definert i loven. I de aller fleste tilfeller vil den som er innført i aksjeeierregisteret ha møte- og stemmerett, også etter departementets forslag. Departementet legger til grunn at markedet enkelt vil kunne innrette seg etter den nye definisjonen av begrepet «registreringsdato» i allmennaksjeloven.

Departementet opprettholder derfor forslaget om å bruke «registreringsdato» som koblingsord.

I høringsnotatet ble bestemmelsen om registreringsdato foreslått tatt inn i allmennaksjeloven § 4-2. Departementet vurderer at en mer hensiktsmessig plassering av bestemmelsen er i allmennaksjeloven kapittel 5, som har generelle bestemmelser om generalforsamlingen. En slik plassering tydeliggjør bedre at bestemmelsen om «registreringsdato» gjelder møte- og stemmerett på generalforsamlingen, og ikke andre aksjeeierrettigheter.

Departementet foreslår at bestemmelsen om registreringsdato tas inn i allmennaksjeloven § 5-2 om møte- og stemmerett. Se forslaget til allmennaksjeloven § 5-2 første ledd og merknaden til bestemmelsen. På bakgrunn av dette foreslår departementet å oppheve allmennaksjeloven § 4-2 tredje ledd om adgang til å vedtektsfeste krav til registreringsdato.

9.2.5.2 Tidspunktet for registreringsdato

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at registreringsdatoen skal være fem virkedager før generalforsamlingen.

Verdipapirforetakenes Forbund (VPFF) uttalte at de i utgangspunktet er enig i at registreringsdatoen skal være fem virkedager før generalforsamlingen. De viste imidlertid til forslaget i høringsnotatet om at eiere av forvalterregistrerte aksjer må inngi forhåndsmelding tre virkedager før generalforsamling, og skrev at perioden mellom de to fristene kan bli for kort for enkelte selskaper. Verdipapirsentralen ASA (VPS) omtalte også forholdet mellom de to tidspunktene, og skrev at den foreslåtte reguleringen «gir svært kort tid til å gjennomføre registrering». VPS fremholdt at det sentrale hensynet etter SRD II er å legge til rette for at aksjeeierne skal kunne utøve sine aksjeeierrettigheter, og at en så kort frist kan vanskeliggjøre oppfyllelsen av dette formålet. De viste til at markedsstandarden for generalforsamlinger forutsetter minst tre virkedager mellom registreringsdato og frist for forhåndsmelding, og foreslo at registreringsdatoen settes til seks virkedager før generalforsamlingen. VPS ba også departementet vurdere å flytte fristen for forhåndsmelding nærmere generalforsamlingen.

Departementet har merket seg innspillene fra VPFF og VPS om at perioden mellom registreringsdatoen og fristen for forhåndsmelding, slik det var foreslått i høringsnotatet, kan gi aksjeeierne liten tid til å inngi forhåndsmelding. Dette kan føre til lavere deltakelse på generalforsamlingen. Etter departementets syn bør reglene tilrettelegge for at flest mulig aksjeeiere kan delta på generalforsamlingen. Departementet foreslår i punkt 9.3 at fristen for forhåndsmelding settes til to virkedager før generalforsamlingen. Departementet foreslår i samme punkt at styret får adgang til sette fristen for forhåndsmelding nærmere generalforsamlingen enn dette. Samlet vil forslagene innebære at perioden mellom registreringsdatoen og fristen for forhåndsmelding i normaltilfellene er tre virkedager, og dermed legge til rette for økt mulighet for deltakelse på generalforsamlingen. Etter departementets syn vil det også gi selskapet tilstrekkelig tid til å forberede den praktiske gjennomføringen av generalforsamlingen.

Etter dette ser ikke departementet behov for å sette tidspunktet for registreringsdatoen til seks virkedager før generalforsamlingen, slik VPS har foreslått. En for tidlig registreringsdato kan etter departementets vurdering dessuten ha negative virkninger ved at det blir kort tid mellom innkallingsfristen til generalforsamlingen og registreringsdatoen. En for kort periode mellom innkallingsfristen og registreringsdatoen kan i enkelte tilfeller gi kort tid for aksjeeiernes praktiske forberedelser. Det vil også ha uheldige konsekvenser om perioden mellom registreringsdatoen og generalforsamlingen blir lang, fordi den som erverver aksjer i denne perioden ikke vil ha rett til å delta og stemme på generalforsamlingen.

Departementet foreslo i høringsnotatet at registreringsdatoen skal beregnes ved virkedager. Det ble også foreslått at for frister som regnes i virkedager skal lørdag, helgedag eller dag som etter lovgivningen er likestilt med helgedag, ikke medregnes. Ingen av høringsinstansene har kommentert forslaget. Departementet opprettholder forslaget.

Se forslagene til allmennaksjeloven § 5-2 første ledd og § 18-4 første ledd nytt tredje punktum og merknadene til bestemmelsene.

9.2.5.3 Registreringsdato for unoterte allmennaksjeselskaper og aksjeselskaper

Departementet foreslo i høringsnotatet at reglene om registreringsdato skal gjelde for alle allmennaksjeselskaper, samt for aksjeselskaper som tillater forvalterregistrering av aksjer. SRD I gjelder kun for noterte selskaper. Det foreligger derfor ingen forpliktelse til å gjennomføre kravene til registreringsdato i SRD I for andre selskaper enn noterte selskaper.

Ingen av høringsinstansene har direkte omtalt forslaget om at reglene om registreringsdato også skal gjelde for unoterte allmennaksjeselskaper og aksjeselskaper. Departementet viser imidlertid til de generelle høringsinnspillene om reglenes saklige virkeområde i kapittel 4.

Allmennaksjeselskaper

Hensynet til et enkelt og oversiktlig regelverk tilsier etter departementets vurdering at registreringsdato innføres for alle allmennaksjeselskaper, uavhengig av om selskapets aksjer er notert på regulert marked eller ikke. Ulike regler i samme lov om når aksjer gir møte- og stemmerett på generalforsamling medfører etter departementets syn et regelverk som vil være krevende å navigere i for selskaper, dets aksjeeiere og potensielle investorer.

Departementet vurderer at et krav om registreringsdato for unoterte allmennaksjeselskaper ikke vil medføre særlig økte økonomiske og administrative byrder for disse selskapene. Mange unoterte allmennaksjeselskaper er finansforetak o.l. med kun én eller svært få eiere. For slike selskaper vil reglene om registreringsdato ha liten praktisk betydning. For unoterte allmennaksjeselskaper med spredt eierskap, eksempelvis selskaper notert på multilaterale handelsfasiliteter, kan en bestemmelse om registreringsdato gi økt forutsigbarhet for selskapene og dets eiere i forkant av generalforsamlingen. For unoterte allmennaksjeselskaper med forvalterregistrerte aksjer er det også et tilsvarende behov for kontroll og identifisering av aksjeeierne som i de noterte allmennaksjeselskapene.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at bestemmelsen om registreringsdato også skal gjelde for unoterte allmennaksjeselskaper.

Aksjeselskaper

Av de om lag 350 000 aksjeselskapene i Norge, er det per nå bare i overkant av 700 aksjeselskaper som har aksjene registrert i en verdipapirsentral, og som dermed har mulighet til å ha forvalterregistrerte aksjer. Departementet ser ikke behov for å innføre registreringsdato for aksjeselskaper med aksjeeierbok. Det vises til at de fleste av disse er små selskaper med få eiere og dermed oversiktlige eierforhold. I mange av selskapene er det også liten omsetning av aksjene, og derfor få endringer i eiersammensetningen.

Når det gjelder aksjeselskaper med aksjene registrert i en verdipapirsentral, foreslo departementet i høringsnotatet at selskaper med vedtektsbestemte forbud mot forvalterregistrering, ikke skulle være underlagt reglene om registreringsdato. Departementet har kommet til at dette vil medføre unødig kompliserte regler for aksjeeierne. Det vil eksempelvis innebære at aksjeeiere og potensielle investorer må kontrollere vedtektene i selskapet for å kunne vurdere hvilket tidspunkt som gir møte- og stemmerett på generalforsamlingen. Etter departementets syn tilsier hensynet til ivaretakelse av aksjeeierrettigheter at sentrale regler om utøvelse av møte- og stemmerett fremgår direkte av loven. Departementet vurderer derfor at krav til registreringsdato bør innføres for alle aksjeselskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral. Etter departementets vurdering vil ikke dette medføre særlig økte økonomiske og administrative byrder for slike selskaper.

Departementet foreslår etter dette at registreringsdato innføres for alle allmennaksjeselskaper, samt for aksjeselskaper som har aksjene registrert i en verdipapirsentral.

Se forslagene til allmennaksjeloven § 5-2 første ledd og aksjeloven § 4-4 nytt tredje ledd, og merknadene til bestemmelsene.

9.3 Forhåndsmelding

9.3.1 Gjeldende rett

Allmennaksjeloven § 5-3 gir allmennaksjeselskaper hjemmel til i vedtektene å fastsette at aksjeeiere som vil delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en bestemt frist (forhåndsvarsel). Fristen kan ikke utløpe tidligere enn fem dager før generalforsamlingen.

Fristen for forhåndsvarsel skal angis i innkallingen til generalforsamlingen. En aksjeeier som ikke har meldt fra innen fristens utløp, kan nektes adgang til å delta på generalforsamlingen.

Aksjeloven har ikke regler om forhåndsvarsel.

9.3.2 Endringsdirektivets krav

SRD I og SRD II oppstiller ikke krav om å sende forhåndsmelding for å delta på generalforsamling. I gjennomføringsforordningen (EU) 2018/1212 artikkel 6 er det fastsatt minstekrav til format og innhold for slike forhåndsmeldinger. Der nasjonal lovgivning stiller krav om forhåndsmelding, vil bestemmelsene i gjennomføringsforordningen artikkel 6 få anvendelse.

9.3.3 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo i høringsnotatet av 18. november 2019 at eiere av forvalterregistrerte aksjer som vil delta og stemme på generalforsamling må gi selskapet forhåndsmelding om dette. Det ble foreslått at meldingen må være mottatt av selskapet innen tre virkedager før generalforsamlingen. I tillegg ble det foreslått at styret skal sikre en forsvarlig prosess for mottak og håndtering av forhåndsmeldinger, slik at aksjeeiernes rettigheter blir ivaretatt.

Det ble foreslått at reglene om forhåndsmelding skal gjelde for eiere av forvalterregistrerte aksjer i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. Reglene om forhåndsmelding ble foreslått tatt inn i allmennaksjeloven § 5-3. For aksjeselskaper ble reglene foreslått tatt inn ved en henvisning til allmennaksjeloven § 5-3 i aksjeloven § 4-2 annet ledd.

I høringsnotatet foreslo departementet ingen endringer i aksjeeierens adgang etter aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-2 første ledd til å møte på generalforsamlingen ved fullmektig.

9.3.4 Høringsinstansenes syn

Finanstilsynet uttalte at de støtter forslaget om forhåndsmelding. Finanstilsynet påpekte samtidig at innføring av regler om forhåndsmelding vil kreve at det gis god informasjon til berørte aktører.

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) uttalte at den er positiv til at det innføres tydelige regler om møte- og stemmerett på generalforsamlingen i allmennaksjeselskaper for eiere av forvalterregistrerte aksjer. Advokatforeningen skrev at det i dag hersker en usikkerhet om dette har ført til at aksjer som det vil stemmes for i praksis overføres til en midlertidig eierkonto i forbindelse med generalforsamlingen. Om forslaget om krav til forhåndsmelding for eiere av forvalterregistrerte aksjer, uttalte Advokatforeningen:

«Forslaget om krav til forhåndsvarsel for forvalterregistrerte aksjonærers deltagelse på generalforsamling er begrunnet i at dette er et nødvendig og tilstrekkelig tiltak for godtgjøring av slikt aksjeeierskap. Vi forstår det slik at begrunnelsen bygger på at det krever mer av saksbehandling enn hvor aksjeeierskapet fremgår direkte av VPS-registeret. For aksjeeiere som ikke er forvalterregistrerte er det imidlertid ikke et krav for deltagelse at aksjene skal være registrert. Det er etter § 4-2 annet ledd tilstrekkelig at «ervervet er meldt og godtgjort». En aksjeeier som møter på generalforsamling med sluttsedler som viser at han var eier av aksjer fem dager tidligere, vil etter forslaget altså ha møte- og stemmerett uten å forhåndsvarsle, mens aksjonæren som er forvalterregistrert må ha forhåndsvarslet. Etter Advokatforeningens vurdering er denne forskjellen svakt begrunnet og antagelig ikke fornuftig.

Fristen for innkalling til generalforsamling i aksjeselskap er minst en uke om ikke vedtektene setter en lengre frist, jf. aksjeloven § 5-10 annet ledd. Tidsfristen regnes fra avsendelse og løper på alle kalenderdager. Med forslaget til § 5-3 om forhåndsmelding og § 4-2 for registreringsdato gir det meget kort tid for aksjonærers praktiske forberedelse for deltagelse. Særlig gjelder dette om innkallingen er sendt med ordinær post. Etter forslaget til § 5-3 har aksjonæren også risiko for tiden for forsendelse av forhåndsvarselet. Ettersom reglenes formål er å styrke aksjonærers mulighet til bruk av møte- og stemmerett bør det etter Advokatforeningens vurdering vært gjort en bredere vurdering av om disse reglene tilsier at det i slike tilfeller bør være en lengre innkallingstid.»

Verdipapirsentralen ASA (VPS) fremholdt at det bør inntas noe mer regulering av selve forhåndsmeldingen om deltakelse på generalforsamlingen. Dette gjelder særlig med hensyn til hvilke krav som skal gjelde «for å sikre at aksjonærene registreres i «registeret for forhåndsvarsler» med korrekt beholdning». VPS uttalte at det bør vurderes å oppstille krav til de meldinger som skal benyttes i denne forbindelse:

«I markedsstandarden for generalforsamling som er under revisjon legges det opp til at eierskapet skal dokumenteres ved hjelp av confirmation of entitlement som skal utstedes av mellommannen som har det direkte kundeforholdet til aksjonæren. Departementet bør vurdere om det i forskrift bør fastsettes nærmere krav til de meldinger som skal benyttes i denne forbindelse.»

Næringslivets Hovedorganisasjon kommenterte særlig høringsforslaget om at aksjeeiere kan nektes å delta på generalforsamlingen dersom forhåndsmelding ikke er mottatt av selskapet, og styrets ansvar for å registrere forhåndsmeldinger:

«Forslaget i § 5-3 første ledd tredje punktum går ut på at aksjeeieren «kan» nektes deltakelse og stemmerett hvis ikke varsel er mottatt av selskapet. Hvem som har stemmerett kan ha avgjørende betydning for utfallet av avstemninger. Hvis «kan»-regelen er ment som en skjønnsmessig adgang til å la eiere av forvalterregistrerte få delta og stemme selv om de ikke har forhåndsvarslet, tror vi det kan virke konfliktfremmende.

(…)

Når det gjelder styrets oppgave, viser vi til det vi skriver ovenfor. Vil departementet foreslå at styret skal «sikre» registrering av forhåndsvarsler, mens det skal «sørge for» å hente inn opplysninger etter § 4-10 femte ledd og offentliggjøre dem etter § 4-5 tredje ledd, bør departementet utdype i proposisjonene hva styrets oppgaver skal gå ut på, og hva som er forskjellen mellom å «sikre» og å «sørge for».»

Verdipapirforetakenes Forbund (VPFF) uttalte at de støtter forslaget om krav om forhåndsvarsel for eiere av forvalterregistrerte aksjer:

«VPFF finner det meget positivt at departementet blant annet har utarbeidet et forslag som medfører at aksjeeiere på forvalterkonto ikke behøver å opprette separat konto for å stemme på generalforsamlingen. Nye krav til kundekontroll i hvitvaskingsregelverket gjør det svært utfordrende for banker som KI, å opprette separate konti for forvalterregistrerte aksjonærer. På denne bakgrunn ber VPFF om at det arbeides for rask ikrafttredelse av de foreslåtte bestemmelsene.»

VPFF uttalte at det etter deres mening kun er forvalteren som kan verifisere hvilken reell aksjeeier som skal kunne stemme for aksjer registrert på konto hos forvalteren, og at det derfor bør påligge forvalteren en plikt å godtgjøre overfor utsteder/foretaket hvem som har rett til å stemme for et gitt antall aksjer. Etter VPFFs syn er et forhåndsvarsel fra «reell eier via forvalterbank en god nok løsning».

Om lengden av fristen for forhåndsvarsel, uttalte VPFF:

«VPFF ser ingen grunn til at selskapet skal ha mottatt melding om deltakelse fra aksjeeier innen tre virkedager før GF. VPFF er av den oppfatning at fristen for forhåndsvarsel kan være 24 timer før generalforsamling. Det vil være tilstrekkelig under forutsetning av at registreringen skjer i elektronisk infrastruktur. Dersom det blir unaturlig å bruke 24 timer, foreslår vi kl. 16.00 to dager før GF.»

For øvrig uttalte VPFF at de er enig i departementets vurdering i høringsnotatet punkt 4.3.3.8 om at den foreslåtte ordningen, med krav til forhåndsvarsel fra eiere av forvalterregistrerte aksjer, ikke medfører etablering av kundeforhold fra kontofører til de forvalterregistrerte aksjeeierne som utløser krav om kundetiltak etter hvitvaskingsloven.

Nordea Bank ABP, Filial i Norge uttalte at de støtter høringsinnspillet til VPFF.

9.3.5 Departementets vurdering

9.3.5.1 Forhåndsmelding for eiere av forvalterregistrerte aksjer

Forsvarlig avvikling av generalforsamlingen forutsetter at selskapet vet hvem som har møte- og stemmerett. Departementet foreslår i punkt 9.2 at bare den som er aksjeeier fem virkedager før generalforsamlingen (registreringsdatoen), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen. Det står ikke i aksjeeierregisteret hvem som eier forvalterregistrerte aksjer. Departementet ser derfor behov for regler som gir selskapet mulighet til å verifisere hvem som var eier av slike aksjer på registreringsdatoen, og som derfor har møte- og stemmerett. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at eiere av forvalterregistrerte aksjer må gi melding til selskapet i forkant av generalforsamlingen (forhåndsmelding) for å kunne delta og stemme på generalforsamlingen. Departementet foreslår at kravet til forhåndsmelding skal gjelde i allmennaksjeselskaper, samt i aksjeselskaper med aksjene registrert i en verdipapirsentral.

Flere av høringsinstansene, herunder Advokatforeningen, Finanstilsynet, VPFF og VPS, er positive til å innføre regler som gjør det enklere for eiere av forvalterregistrerte aksjer å delta på generalforsamling.

Kravet til forhåndsmelding vil kun gjelde for eiere av forvalterregistrerte aksjer, med mindre noe annet er fastsatt i selskapets vedtekter. Se nærmere om dette i punkt 9.3.5.5. Det innebærer at vilkårene for å delta og stemme på generalforsamlingen som en hovedregel er ulike for eiere av forvalterregistrerte aksjer og øvrige aksjeeiere. Advokatforeningen stilte spørsmål ved om forskjellen er fornuftig og tilstrekkelig begrunnet, og uttalte:

«En aksjeeier som møter på generalforsamling med sluttsedler som viser at han var eier av aksjer fem dager tidligere, vil etter forslaget altså ha møte- og stemmerett uten å forhåndsvarsle, mens aksjonæren som er forvalterregistrert må ha forhåndsvarslet. Etter Advokatforeningens vurdering er denne forskjellen svakt begrunnet og antagelig ikke fornuftig.»

Etter departementets syn er forskjellene i kravene begrunnet i ulikhetene mellom forvalterregistrerte aksjer og direkteregistrerte aksjer. For direkteregistrerte aksjer er hovedregelen at identiteten til aksjeeieren og aksjeinnehav fremgår av aksjeeierregisteret. Normalt har derfor selskapet enkel tilgang til opplysninger om hvem som eier direkteregistrerte aksjer på registreringsdatoen. Dette er annerledes for eiere av forvalterregistrerte aksjer. For disse er utgangspunktet at selskapene ikke har opplysninger om aksjeeiernes identitet eller aksjeinnehav, og de må derfor identifiseres særskilt. Praktiske hensyn kan tilsi at selskapet før generalforsamlingen får oversikt over eiere av forvalterregistrerte aksjer som planlegger å delta på generalforsamlingen. Det vil gi selskapet tid til å kontrollere disse aksjeeiernes identitet og aksjeinnehav før generalforsamlingen. Det tilsier et lovbestemt krav om forhåndsmelding for eiere av forvalterregistrerte aksjer.

Departementet er kjent med at enkelte selskaper krever at eiere av forvalterregistrerte aksjer innføres midlertidig i aksjeeierregisteret for å kunne delta og stemme på generalforsamlingen. Forslaget vil, etter departementets syn, gi eiere av forvalterregistrerte aksjer mer forutsigbarhet med hensyn til retten til å kunne delta og stemme på generalforsamlingen, og dermed kunne forutberegne sin rettsstilling. Forslaget om forhåndsmelding kan derfor redusere disse aksjeeiernes kostnader. Departementet vurderer at forslaget vil gi eiere av forvalterregisterte aksjer bedre mulighet til å kunne ivareta sine interesser som aksjeeier enn etter nåværende regulering.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at eiere av forvalterregistrerte aksjer skal sende forhåndsmelding til selskapet for å kunne delta og stemme på generalforsamlingen. Se forslaget til allmennaksjeloven § 5-3 og merknaden til bestemmelsen.

VPS uttalte at det bør vurderes å stille nærmere krav til forhåndsmeldinger. Departementet er enig, og viser til forslaget til allmennaksjeloven § 5-3 tredje ledd hvor departementet gis hjemmel til å fastsette forskrift med nærmere bestemmelser om forhåndsmelding, herunder krav til format og innhold. Forskriftshjemmelen gir mulighet til å fastsette bestemmelser som gjennomfører regler i gjennomføringsforordningen (EU) 2018/1212. I gjennomføringsforordningen er det regler som blant annet standardiserer format og innhold for forhåndsmeldinger om deltakelse på generalforsamling. Det er også regler i gjennomføringsforordningen som pålegger formidlere å videreformidle slike forhåndsmeldinger. Kravene i gjennomføringsforordningen legger til rette for en forutsigbar og klar prosess knyttet til forhåndsmeldinger. Det reduserer også behovet for manuell saksbehandling av slike meldinger for selskapene, formidlere og aksjeeiere.

9.3.5.2 Frist for forhåndsmelding for eiere av forvalterregistrerte aksjer

Departementet foreslo i høringsnotatet at forhåndsmeldingen skal være mottatt av selskapet senest tre virkedager før generalforsamlingen.

VPFF og VPS skrev at forslaget til registreringsdato fem virkedager før generalforsamlingen, og fristen for forhåndsmelding tre virkedager før generalforsamlingen, samlet medfører at det blir svært kort tid for aksjeeiere og formidlere til å inngi forhåndsmelding innen fristen. VPFF foreslo at fristen for forhåndsmelding skal være 24 timer før generalforsamling, alternativt kl. 16:00 dagen før generalforsamlingen. VPS viste til markedsstandarden for generalforsamling, hvor det anbefales at det er minst tre dager mellom registreringsdato og fristen for forhåndsmelding. Oslo Børs foreslo ikke en bestemt frist for forhåndsmelding, men kommenterte betydningen av at reglene følger markedsstandarden. Ingen høringsinstanser har gitt uttrykk for at fristen for forhåndsmelding bør være tidligere enn tre virkedager før generalforsamlingen.

Departementet viser til drøftelsen i punkt 9.2.5.2 om lengden på perioden mellom registreringsdatoen og fristen for å inngi forhåndsmelding.

Formålet med en fastsatt frist for forhåndsmelding er blant annet knyttet til selskapets behov for tid til forberedelser i forkant av generalforsamlingen. Dette omfatter kontroll av aksjeeierne og forberedelse av fortegnelsen over møtende aksjeeiere og antallet aksjer og stemmer de representerer. Temaet er omtalt i Ot.prp. nr. 36 (1993–94) side 193:

«Praktiske hensyn kan tilsi at selskapet gis mulighet til på forhånd å få en oversikt over de aksjeeiere som planlegger å delta på generalforsamlingen, for å lette fremmøte- og stemmerettskontrollen. Etter departementets syn er det ikke urimelig i forhold til aksjeeierne å stille et krav om forhåndsanmeldelse innen en viss frist før generalforsamlingen. Som Oslo Børs peker på, kan dette riktignok være et problem i tilfeller hvor aksjen er ervervet like før generalforsamlingen. Dette er imidlertid et utslag av den alminnelige reglen om at innføring i aksjeeierregisteret er et vilkår for å utøve aksjonærrettigheter; problemet knytter seg ikke spesielt til adgangen til å stille krav om forhåndsanmeldelse (…).»

Etter departementets syn ivaretas selskapenes behov for tid til kontroll av aksjeeiernes identitet før generalforsamlingen, om fristen for forhåndsmelding flyttes til et tidspunkt nærmere generalforsamlingen enn tre virkedager.

Oslo Børs og VPS har vist til The Market Standard on General Meetings (markedsstandarden), som er utarbeidet av den europeiske Joint Working Group on General Meetings. Markedsstandarden ble ferdigstilt 9. september 2010. Formålet med markedsstandarden er å anbefale regler som kan bidra til å harmonisere og strømlinjeforme prosesser rundt generalforsamlinger i selskaper innen EØS. Markedsstandarden består kun av anbefalinger, og Norge er ikke rettslig forpliktet til å implementere disse. Departementet ser likevel fordeler ved at nasjonale regler er innenfor rammene av markedsstandarden når dette ikke hindres av andre regelsett. Det vises til betydningen dette kan ha for investeringer i norske selskaper i et internasjonalt marked.

Markedsstandarden for generalforsamling anbefaler maksimalt to virkedager mellom generalforsamlingen og fristen for forhåndsmelding. I lys av vurderingene ovenfor, ser ikke departementet grunnlag for å avvike fra markedsstandarden. Departementet foreslår derfor at den lovbestemte fristen for å sende forhåndsmelding skal være to virkedager før generalforsamlingen. Dette innebærer at meldingen må være mottatt av selskapet innen kl. 23:59:59 to virkedager før generalforsamlingen.

Departementet foreslår at styret bør kunne fravike den lovbestemte fristen med virkning for den enkelte generalforsamling. Dette kan gi selskapene fleksibilitet, og samtidig tilrettelegge for at flest mulig aksjeeiere kan delta på generalforsamlingen. Etter departementets syn bør styret bare kunne fravike den lovbestemte fristen for forhåndsmelding til gunst for aksjeeierne, og slik at styret kan sette fristen nærmere generalforsamlingen enn den lovbestemte fristen.

Se forslaget til allmennaksjeloven § 5-3 og merknaden til bestemmelsen.

9.3.5.3 Kontroll med meldinger mv.

I høringsnotatet ble det foreslått at styret skal sikre forsvarlig og betryggende prosess for registrering av forhåndsmeldinger.

NHO har i sitt høringsinnspill omtalt reguleringen av styret som pliktsubjekt i enkelte av forslagene i høringsnotatet, herunder forslagene til § 4-10 femte ledd og § 4-5 tredje ledd. NHO viser til at selskapet er et eget pliktsubjekt, og at dersom styret eller styremedlemmer pålegges særlige oppgaver, bør dette være særlig og konkret begrunnet.

Forvaltningen av selskapet hører under styret, og styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, jf. allmennaksjeloven § 6-12. Styrets overordnede ansvar omfatter også at generalforsamlingen forberedes og gjennomføres på forsvarlig måte. Når det gjelder forhåndsmeldinger fra eiere av forvalterregistrerte aksjer, har departementet foreslått at rettsvirkningen er knyttet til at meldingen mottas av selskapet innenfor fristen, se punkt 9.3.5.4. Er meldingen mottatt av selskapet innen fristen, vil selskapets etterfølgende håndtering av meldingen ikke ha en direkte rettslig betydning for om eiere av forvalterregistrerte aksjer har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen. Det avgjørende er at meldingen er mottatt av selskapet innenfor fristen. Departementet ser derfor ikke behov for å opprette forslaget i høringsnotatet.

Når det gjelder kontroll av aksjeeieres identitet og aksjeinnehav, har VPS foreslått at kravene til meldinger som dokumenterer eierskap bør forskriftsreguleres. Etter deres vurdering er det kun forvalter som kan verifisere aksjeeierne. VPFF foreslo at forvalteren skal godtgjøre overfor utstederforetaket hvem som har rett til å stemme for aksjene. Foreningen skrev at forhåndsmelding fra aksjeeier via forvalterbank er tilfredsstillende løsning.

Departementet viser til forslaget til allmennaksjeloven § 5-3 tredje ledd, som gir departementet hjemmel til å fastsette forskrift med nærmere bestemmelser om forhåndsmelding. Bestemmelsen gir også hjemmel til å stille nærmere krav til selskapets behandling av forhåndsmeldinger.

9.3.5.4 Virkningen av fristoversittelse

I høringsnotatet ble det foreslått at styret kan nekte aksjeeieren å delta og stemme på generalforsamlingen dersom forhåndsmeldingen ikke er mottatt av selskapet innen fristen.

NHO skrev i sitt høringsinnspill at det kan virke konfliktfremmende dersom forslaget er ment som en skjønnsmessig adgang til å la eiere av forvalterregistrerte aksjer få møte og stemme til tross for at de ikke har sendt forhåndsmelding.

Departementet ser at en skjønnsmessig adgang for styret til å nekte eller tillate aksjeeiere å delta på generalforsamlingen der forhåndsmeldingen er mottatt av selskapet etter fristen, i enkelte tilfeller kan gi grunnlag for konflikt. Det samme gjelder dersom styret har myndighet til å tillate aksjeeiere å delta på generalforsamlingen uten at disse har inngitt forhåndsmelding. Departementet viser til forslaget i punkt 9.3.5.2 om at styret kan fastsette en frist for forhåndsmelding som er nærmere generalforsamlingen enn den lovbestemte fristen. Hensynet til likebehandling av aksjeeierne, og forutsigbarhet for disse, tilsier at styret ut over dette ikke bør ha en skjønnsmessig adgang til å fravike kravene til forhåndsmelding i enkelttilfeller. Departementet opprettholder derfor ikke forslaget i høringsnotatet. Departementet viser for øvrig til forslaget i punkt 9.4 om at fristen for forhåndsmelding skal fremgå av innkallingen til generalforsamlingen. Dette vil gi aksjeeierne informasjon om hvilken frist som gjelder for å kunne delta på generalforsamlingen, slik at de kan innrette seg.

9.3.5.5 Forhåndsmelding for øvrige aksjeeiere i allmennaksjeselskaper

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at det i vedtektene kan fastsettes at også øvrige aksjeeiere som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet forhåndsmelding om dette. Ingen av høringsinstansene har hatt innvendinger mot forslaget.

I tillegg foreslår departementet at fristen for forhåndsmelding skal være den samme for alle aksjeeiere som plikter å sende inn forhåndsmelding. Hensynene til likebehandling av aksjeeierne og et brukervennlig og oversiktlig regelverk, tilsier at fristen for forhåndsmelding bør være lik for alle aksjeeiere.

Se forslaget til allmennaksjeloven § 5-3 og merknaden til bestemmelsen.

9.3.5.6 Forhåndsmelding for aksjeselskaper med aksjene registrert i en verdipapirsentral

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at kravet til forhåndsmelding for eiere av forvalterregistrerte aksjer også skal gjelde for aksjeselskaper med aksjene registrert i en verdipapirsentral. Det samme gjelder forslaget om at slike selskaper kan vedtektsfeste krav til forhåndsmelding for øvrige aksjeeiere. Ingen av høringsinstansene har kommentert forslagene.

Se forslaget til aksjeloven § 4-4 tredje ledd og merknaden til bestemmelsen.

9.3.5.7 Fullmakt

Det følger av allmennaksjeloven § 4-10 tredje ledd første punktum at en forvalter ikke kan utøve andre rettigheter i selskapet enn retten til å motta utbytteeller andre utdelinger på de aksjer forvalteroppdraget omfatter, herunder tildeling av nye aksjer ved kapitalforhøyelse.Etter tredje ledd annet punktum har forvalteren fullmakt til å motta slike utdelinger.

Departementet foreslo i høringsnotatet at bestemmelsen skulle lyde:

«(3) En forvalter har fullmakt til å motta utbytte og andre utdelinger på de aksjer forvalteroppdraget omfatter, herunder tildeling av nye aksjer ved kapitalforhøyelse. Forvalteren kan bare utøve andre rettigheter etter uttrykkelig fullmakt fra aksjeeier, jf. § 5-2.»

Ingen av høringsinstansene har kommentert forslaget. Departementet begrunnet høringsforslaget med et behov for å tydeliggjøre at forvalter kan opptre som fullmektig for aksjeeieren etter særskilt fullmakt, på lik linje med andre tredjepersoner. Departementet har i denne proposisjonen foreslått flere bestemmelser som tydeliggjør eiere av forvalterregistrerte aksjers rett til å delta og stemme på generalforsamlingen. Etter allmennaksjeloven § 5-2 har aksjeeiere rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Aksjelovgivningens bestemmelser om fullmakt suppleres blant annet av avtalelovens fullmaktsregler. Sett i sammenheng ser departementet derfor ikke behov for å opprettholde høringsforslaget.

9.3.5.8 Forholdet til eksisterende vedtektsbestemmelser om forhåndsvarsel

Departementet har ikke tallgrunnlag på hvor mange selskaper som har vedtektsfestet krav til forhåndsvarsel etter allmennaksjeloven § 5-3. Departementet foreslår i lovforslaget del A romertall IV nr. 2 en bestemmelse om at departementet kan gi nærmere overgangsbestemmelser. Departementet vil vurdere nærmere om det skal gis overgangsregler for selskaper som har vedtektsfestet krav til forhåndsvarsel.

9.4 Innkalling til generalforsamling

9.4.1 Gjeldende rett

Aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-10 har regler om innkalling til generalforsamling. Paragrafene fastsetter hvem innkallingen skal sendes til, innkallingsfrister og krav til innholdet i innkallingen.

Etter aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-10 første ledd innkalles generalforsamlingen ved skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere med kjent adresse. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet.

Det følger av aksjeloven § 5-10 annet ledd at innkalling til generalforsamlingen skal være sendt senest en uke før møtet skal holdes. I allmennaksjeloven § 5-10 annet ledd er innkallingsfristen to uker. Etter begge bestemmelsene kan det fastsettes en lengre innkallingsfrist i vedtektene.

Innkallingen skal i et forslag til dagsorden bestemt angi de saker som skal behandles på generalforsamlingen, jf. aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-10 tredje ledd.

I allmennaksjeselskaper som har vedtektsfestet registreringsdato etter allmennaksjeloven § 4-2 tredje ledd, skal innkallingen opplyse om registreringsdatoen og om at det bare er de som er innført i aksjeeierregisteret som aksjeeiere på registreringsdatoen, som har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd tredje punktum. Har selskapet vedtektsfestet krav til forhåndsvarsel for å delta i generalforsamlingen, skal fristen for å meddele forhåndsvarselet til selskapet angis i innkallingen, jf. allmennaksjeloven § 5-3 annet ledd.

Allmennaksjeloven § 5-11 b gir enkelte særregler om innkalling til generalforsamling og om informasjon til aksjeeierne i forbindelse med generalforsamlingen i allmennaksjeselskaper med aksjer som er tatt opp til handel på regulert marked i, eller med virksomhet i EØS (noterte selskaper). I noterte selskaper er innkallingsfristen til generalforsamling 21 dager, om ikke vedtektene setter en lengre frist.

I noterte selskaper der aksjeeierne kan stemme på generalforsamlingen elektronisk, kan generalforsamlingen med flertall som for vedtektsendring,^​ og med virkning frem til den neste ordinære generalforsamlingen, beslutte at innkalling til ekstraordinær generalforsamling skal være sendt senest to uker^​ før møtet skal holdes, jf. allmennaksjeloven § 5-11 b nr. 1 annet punktum. Bestemmelsen gjennomfører direktiv 2007/36/EF (aksjonærrettighetsdirektivet, SRD I) artikkel 5 nr. 1 annet avsnitt. Det følger av artikkel 5 nr. 1 annet avsnitt at det er opp til medlemsstatene om de vil fastsette en slik særskilt innkallingsfrist eller ikke.

Allmennaksjeloven § 5-11 b oppstiller også krav til opplysninger som skal fremgå av innkallingen til generalforsamlingen i noterte selskaper, og krav til informasjon og skjemaer som gjelder generalforsamlingen som skal være tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets nettsider. Nærmere regler om dette er fastsatt i forskrift 6. juli 2009 nr. 983 om selskapets opplysningsplikt før og etter generalforsamlingen i visse allmennaksjeselskaper.

Aksjeloven § 5-7 har regler om forenklet generalforsamlingsbehandling. Generalforsamling i aksjeselskaper kan holdes etter reglene i § 5-7 dersom ingen av aksjeeierne motsetter seg det. Bestemmelsen åpner for at generalforsamlingen kan holdes uten å følge kravene i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16.

9.4.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet foreslo i høringsnotatet av 18. november 2019 at registreringsdato og frist for forhåndsmelding skal fremgå av innkallingen til generalforsamlingen.

I høringsnotatet ble det også foreslått å oppheve bestemmelsen i allmennaksjeloven § 5-11 b nr. 1 annet punktum om at innkallingsfristen kan være to uker for noterte selskaper, der aksjeeierne kan stemme elektronisk på generalforsamlingen. Bakgrunnen var at forslaget om en registreringsdato på fem virkedager før generalforsamling kan føre til at forkortet innkallingsfrist kunne være i strid med SRD I artikkel 7 nr. 3 om at det skal være minst åtte dager mellom registreringsdato og innkallingsfristen.

9.4.3 Høringsinstansenes syn

Ingen av høringsinstansene har hatt innvendinger mot forslaget om at innkallingen til generalforsamlingen skal opplyse om registreringsdato og frist for forhåndsmelding. Det har heller ikke kommet merknader i høringen til forslaget om å oppheve allmennaksjeloven § 5-11 b nr. 1 annet punktum.

9.4.4 Departementets vurdering

Det er viktig at aksjeeiere, potensielle investorer og andre berørte aktører får informasjon om registreringsdatoen og frist for forhåndsmelding, slik at disse har oversikt over kravene som gjelder for å delta og stemme på generalforsamlingen, og kan innrette seg etter dette. Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at registreringsdatoen og frist for forhåndsmelding skal fremgå av innkallingen til generalforsamlingen. Forslaget gjelder for allmennaksjeselskaper, samt for aksjeselskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral.

Se forslagene til allmennaksjeloven § 5-10 første ledd nye tredje og fjerde punktum og aksjeloven § 4-4 nytt tredje ledd, og merknadene til bestemmelsene.

For aksjeselskaper med aksjene registrert i en verdipapirsentral, er innkallingsfristen til generalforsamling etter nåværende regler én uke, jf. aksjeloven § 5-10 annet ledd. Departementet foreslo ikke å endre innkallingsfristen for slike selskaper i høringsnotatet. Advokatforeningen påpekte i sitt høringsinnspill at en innkallingsfrist på en uke kan medføre meget kort periode mellom innkallingsfristen og registreringsdatoen, og ba departementet vurdere om disse forholdene tilsier en lengre innkallingsfrist.

Departementet er enig med Advokatforeningen i at krav til registreringsdato og forhåndsmelding for selskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral, gjør at en innkallingsfrist på en uke for slike selskaper, kan gi aksjeeierne kort tid til praktiske forberedelser knyttet til å delta på generalforsamlingen. Det kan også gi aksjeeierne kort tid til å sende inn forhåndsmelding der det er krav om dette.

Departementet foreslår at innkallingsfristen til generalforsamling i aksjeselskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral skal være to uker. Slike selskaper har, på samme måte som andre aksjeselskaper, mulighet til å gjennomføre forenklet generalforsamlingsbehandling etter aksjeloven § 5-7, dersom ingen av aksjeeierne motsetter seg det. Etter departementets vurdering bør aksjeselskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral fortsatt ha denne muligheten. Da kan generalforsamlingen i slike selskaper holdes med en kortere innkallingsfrist enn to uker, dersom ingen av aksjeeierne motsetter seg det.

Departementet foreslår etter dette at den lovbestemte innkallingsfristen til generalforsamling skal være to uker, i aksjeselskaper med aksjer registrert i en verdipapirsentral.

Se forslaget til aksjeloven § 4-4 tredje ledd og merknaden til bestemmelsen.

Allmennaksjeloven § 5-11 b nr. 1 annet punktum åpner for at noterte selskaper der aksjeeierne kan stemme elektronisk på generalforsamlingen, kan innkalle til ekstraordinær generalforsamling med en frist på to uker. Som nevnt i punkt 9.4.1 gjennomfører bestemmelsen SRD I artikkel 5 nr. 1 annet avsnitt. Der fremgår også at det er opp til den enkelte medlemsstat å bestemme hvorvidt det skal fastsettes en bestemmelse som gjennomfører SRD I artikkel 5 nr. 1 annet avsnitt. Etter departementets syn vil det gi et mer oversiktlig og enkelt regelverk, om noterte selskaper opererer med én innkallingsfrist. I tillegg tilsier hensynet til forutsigbarhet for aksjeeierne, og da særlig de utenlandske, at disse har én innkallingsfrist å forholde seg til. Aksjeeierne bør dessuten få tilstrekkelig tid til å forberede seg til generalforsamling. Departementet er heller ikke kjent med at allmennaksjeloven § 5-11 b nr. 1 annet punktum benyttes av selskapene. Departementet vurderer derfor at det verken er behov for eller hensiktsmessig å beholde den særskilte innkallingsfristen i allmennaksjeloven § 5-11 b nr. 1 annet punktum. På bakgrunn av dette foreslår departementet at bestemmelsen oppheves. Forslaget innebærer at innkallingsfristen i noterte selskaper alltid skal være 21 dager, om ikke vedtektene setter en lengre frist.