11 Møter og signering av møteprotokoller i statsforetak

11.1 Innledning

Statsforetak er en særskilt organisasjonsform for statlige virksomheter. Statsforetakene er organisert ved lov 30. august 1991 nr. 71 om statsforetak (statsforetaksloven). Statsforetak kan ikke ha andre eiere enn staten. Per i dag er det registrert åtte statsforetak (SF). Disse er: Bane Nor SF, Enova SF, Gassnova SF, Norsk Helsenett SF, Siva − Selskapet for industrivekst SF, Statkraft SF, Statnett SF og Statskog SF. De åtte statsforetakene ligger under fem ulike departementer, og styres gjennom statsforetaksloven, forskrifter til denne, hovedinstruks og tildelingsbrev.

Ansvarlig fagdepartement utøver den øverste myndigheten i statsforetaket gjennom foretaksmøtet. Et statsforetak ledes av et styre og en administrerende direktør. Styret skal ha minst tre medlemmer. I foretak hvor de ansatte har styrerepresentasjon, skal styret ha minst fem medlemmer. Statsforetak som de tre siste regnskapsårene i gjennomsnitt har hatt flere enn 200 ansatte, skal ha bedriftsforsamling. Statsforetaksloven åpner imidlertid for at det kan inngås avtale om at foretaket ikke skal ha bedriftsforsamling.

Statsforetaksloven har regler som stiller krav til fysisk møte i foretaksorganene. Blant annet forutsetter statsforetakslovens regler at foretaksmøtet skal holdes som et fysisk møte. Midlertidig lov 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen ble vedtatt som følge av myndighetspålagte restriksjoner under utbruddet av covid-19 våren 2020. Den midlertidige loven omfatter også statsforetak, og gir unntak for statsforetakslovens regler om fysiske møter mv. Den midlertidige loven opphører 1. juni 2021.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet arbeider med et forslag til endring av statsforetaksloven. Dette arbeidet omfatter blant annet å vurdere endringer i gjeldende regler for gjennomføring av fysiske møter mv.

Det er Kommunal- og moderniseringsdepartementets erfaring at reglene om unntak fra kravene til fysiske møter i den midlertidige loven, har fungert godt gjennom covid-19-pandemien. Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreslår derfor at gjeldende statsforetakslov endres slik at saksbehandlingen i styret, foretaksmøtet og bedriftsforsamlingen kan skje uten fysiske møter, og at protokoller kan signeres elektronisk.

Forslagene til endringer i statsforetaksloven er basert på reglene i den midlertidige loven. Forslag til regler i den midlertidige loven var på høring før denne loven ble vedtatt. Det følger av Utredningsinstruksen punkt 3-3 andre ledd at høring kan unnlates dersom den «må anses som åpenbart unødvendig». Det er Kommunal- og moderniseringsdepartementets vurdering at høring i dette tilfellet må anses som åpenbart unødvendig. Forslagene til regler for møter i statsforetak og elektronisk signering av møteprotokoller som legges frem i denne proposisjonen, har derfor ikke vært hørt. Forslag til modernisering av statsforetaksloven vil bli sendt på høring på vanlig måte.

11.2 Gjeldende rett

11.2.1 Statsforetaksloven

Etter reglene om styremøter i statsforetaksloven § 24 skal styrets leder sørge for at «styret holder møter så ofte som det trengs». Om styret ikke for det enkelte tilfellet bestemmer noe annet, har administrerende direktør rett til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene.

Statsforetaksloven § 38 til § 42 regulerer foretaksmøtet. Statsforetakslovens regler om foretaksmøtet forutsetter at møtet skal holdes som et fysisk møte, der departementets representant deltar sammen med foretakets ledelse. Foretakets styre, administrerende direktør og revisor har rett til å være til stede og til å uttale seg. Disse har også plikt til å delta, med enkelte unntak.

Statsforetaksloven § 33 til § 37 regulerer bedriftsforsamlingen i statsforetaket. Etter statsforetaksloven § 36 første ledd skal bedriftsforsamlingens leder innkalle til møte så ofte som nødvendig, og dessuten når minst en sjettedel av medlemmene eller styret krever det. Om ikke annet er bestemt, har styremedlem, observatør og administrerende direktør rett til å være til stede og til å uttale seg på bedriftsforsamlingens møter. Styreleder og administrerende direktør har plikt til å være til stede, med enkelte unntak.

Etter statsforetaksloven § 24 tredje ledd skal det føres protokoll fra styremøter i statsforetak. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for bedriftsforsamlingen, jf. § 36 første ledd. I § 42 andre ledd er det regler om protokoll fra foretaksmøtet. Etter bestemmelsen skal protokoll fra foretaksmøtet underskrives av møtelederen og en annen person som velges blant de tilstedeværende.

11.2.2 Reguleringen i midlertidig lov

I den midlertidige loven er det gjort unntak fra kravene til fysiske møter i statsforetaksloven. Bakgrunnen var hensynet til at statsforetakene skulle kunne fatte nødvendige beslutninger, og at involverte skulle kunne ivareta sine rettigheter og oppfylle sine plikter, uten å opptre i strid med restriksjoner, anbefalinger eller råd fra myndighetene som følge av covid-19-pandemien.

Unntakene fra kravene til fysiske møter i statsforetak er regulert i den midlertidige loven § 6-2 til § 6-4. Bestemmelsene gjør unntak fra regler i statsforetaksloven som medfører at styremøter, foretaksmøter og bedriftsforsamlinger må holdes med fysisk oppmøte.

Paragraf 6-2 gjelder styremøter. Bestemmelsen gir styrets leder myndighet til å bestemme at styrebehandlingen kan skje uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Behandlingsmåten skal være «betryggende». Styremedlemmer har videre rett til å kreve å få delta i møtet ved bruk av elektroniske hjelpemidler dersom det skal holdes fysisk møte. Det samme gjelder administrerende direktør, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta.

Paragraf 6-3 gjelder foretaksmøtet. Bestemmelsen gir eierdepartementet myndighet til å beslutte at foretaksmøtet skal holdes uten fysisk møte, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler eller på annen måte. Behandlingsmåten skal være «betryggende». Eierdepartementet skal sørge for at administrerende direktør, revisor og andre som har rett eller plikt til å delta, kan delta på foretaksmøtet uten å være fysisk til stede.

Paragraf 6-4 gjelder bedriftsforsamlingen. Bestemmelsene i § 6-2 om unntak fra kravene til fysiske styremøter gjelder så langt de passer for bedriftsforsamlingen.

Den midlertidige loven har regler som åpner for at protokoller kan signeres elektronisk.

Paragraf 6-2 tredje ledd fastsetter at protokoll fra styremøtet i statsforetak kan signeres med elektronisk signatur. Det samme gjelder etter § 6-3 tredje ledd og § 6-4 for protokoller fra foretaksmøtet og bedriftsforsamlingen.

11.3 Kommunal- og moderniseringsdepartementets vurdering

Flere av eierdepartementene har uttrykt ønske om å videreføre unntakene fra kravene til fysiske møter i den midlertidige loven. Blant annet er det uttrykt ønske om å kunne gjennomføre foretaksmøtet med de respektive statsforetakene i løpet av juni 2021. Den midlertidige loven oppheves 1. juni 2021. Kommunal- og moderniseringsdepartementet ser derfor behov for å innføre permanente regler i statsforetaksloven som åpner for elektroniske møter, og for å signere møteprotokoller elektronisk.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreslår å endre statsforetaksloven slik at det legges til rette for at saksbehandlingen i styret, foretaksmøtet og bedriftsforsamlingen også kan skje ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Forslaget innebærer å likestille fysiske og elektroniske møter. Det blir også foreslått at møteprotokoller kan signeres elektronisk.

Forslagene er basert på reglene i den midlertidige loven som gir unntak fra bestemmelsene i statsforetaksloven om fysisk møte, og åpner for at møteprotokoller kan signeres elektronisk.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til vurderingene som ble lagt til grunn i proposisjonen til den midlertidige loven. Kommunal- og moderniseringsdepartementets syn er at de samme vurderingene vil gjelde i en permanent situasjon, selv om forutsetningen for den midlertidige loven var at bestemmelsene skulle ha tidsbegrenset varighet.

Bestemmelsene som foreslås her vil bli vurdert i det pågående arbeidet med å modernisere statsforetaksloven.