9 Elektronisk signering av møteprotokoller mv.

9.1 Gjeldende rett

Aksjelovene åpner for at møteprotokoller kan signeres med elektronisk signatur, se nærmere omtale i Prop. 112 L (2016–2017) Endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling) punkt 4.2.

Samvirkeloven § 52 og § 91 krever at protokoller fra årsmøtet og styremøtet i samvirkeforetak skal underskrives, jf. ordlyden «skal skrive» og «skrivast under». Av forarbeidene til samvirkeloven går det frem at det må finnes en papirbasert original av stiftelsesdokument, årsmøteprotokoll og styreprotokoll, jf. Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) Om lov om samvirkeforetak (samvirkelova) i merknaden til § 6 i kapittel 18. For stiftelsesdokumenter står det i proposisjonen at elektronisk signatur ikke kan brukes. Departementet har lagt til grunn at det samme gjelder for styreprotokoller og årsmøteprotokoller.

Stiftelsesloven § 31 femte ledd krever at styreprotokoller skal «underskrives» av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. I forarbeidene til stiftelsesloven står det at elektronisk underskrift ikke er tilstrekkelig, jf. Ot.prp. nr. 15 (2000–2001) Om lov om stiftelser (stiftelsesloven) i merknaden til § 31 i kapittel 15.

Selskapsloven § 2-12 andre ledd krever at det skal føres protokoll fra selskapsmøtet i ansvarlige selskaper. Bestemmelsen gjelder også for kommandittselskaper, jf. § 1-1 andre ledd. Det følger hverken av ordlyden i bestemmelsen eller av forarbeidene til selskapsloven, at selskapsmøteprotokollen skal signeres. I juridisk teori har enkelte lagt til grunn en signeringsplikt, men det fremgår ikke om selskapsmøteprotokollen i så fall må signeres fysisk eller elektronisk.

Selskapsloven § 2-15 andre ledd viser til aksjeloven § 6-29, som sier at styreprotokoller kan signeres elektronisk. Bestemmelsen gjelder også for kommandittselskaper, jf. § 1-1 andre ledd.

Den midlertidige loven åpner for at protokoller fra styremøter og årsmøter i samvirkeforetak, protokoll fra styremøter i stiftelser og fra selskapsmøtet i ansvarlige selskaper og kommandittselskaper, kan signeres med elektronisk signatur. Loven opphører 1. juni 2021.

9.2 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet at det tas inn regler om elektronisk signering av møteprotokoller i samvirkeloven, stiftelsesloven og selskapsloven.

Departementet foreslo også at stiftelsesdokumenter og andre dokumenter i samvirkeforetak kan signeres elektronisk.

For selskaper som reguleres av selskapsloven, foreslo departementet også en bestemmelse om at protokollen fra selskapsmøtet skal signeres av den som har innkalt selskapsmøtet og én selskapsdeltaker som har deltatt i møtet. Forslaget var basert på reglene for signering av generalforsamlingsprotokoller i aksjelovene §§ 5-16 tredje ledd.

9.3 Høringsinstansenes syn

De høringsinstansene som har uttalt seg om forslaget, er positive.

Lotteri- og stiftelsestilsynet (Stiftelsestilsynet), Finans Norge, Næringslivets Hovedorganisasjon, Den Norske Advokatforening, Brækhus Advokatfirma DA, Advokatfirmaet Haavind AS, KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS, Norsk Landbrukssamvirke og AT Skog SA støtter forslaget om at møteprotokollene skal kunne signeres elektronisk. Stiftelsestilsynet skriver at det vil være nyttig om loven inneholder en definisjon av begrepet elektronisk signatur, eller eventuelt en henvisning til det lovverket der begrepet er definert.

9.4 Departementets vurdering

Elektronisk signatur er juridisk bindende på samme måte som en fysisk signatur og erstatter i mange tilfeller allerede fysisk underskrift. Dette gjelder for eksempel i kommunikasjon med det offentlige gjennom Altinn.

En generell adgang til å signere protokoller elektronisk vil gi større fleksibilitet knyttet til styringen. Elektronisk signatur reduserer også utgifter til reiser, papir, blekk og porto, og kan føre til sparte kostnader.

I aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper kan møteprotokoller signeres med elektronisk signatur. Departementet kan ikke se at det er særlige grunner som tilsier at ikke det samme skal gjelde for møteprotokoller i samvirkeforetak, for protokoll fra styremøter i stiftelser og fra selskapsmøtet i ansvarlige selskaper. Departementet foreslår at slike møteprotokoller kan signeres elektronisk. Forslaget har fått støtte i høringen.

Samvirkeloven har i dag ikke regler som åpner for elektronisk signering. Departementet foreslår at de samme reglene for signering av dokumenter, skal gjelde i samvirkeforetak som for aksjeselskaper. Departementets vurdering er at signeringen skal gjelde alle dokumenter etter samvirkeloven. Departementet opprettholder dermed forslaget i høringsnotatet, og foreslår at stiftelsesdokumenter og andre dokumenter etter samvirkeloven kan signeres elektronisk.

For å klargjøre at kravet til signatur er teknologinøytralt, foreslås det å endre ordet «underskrives» til «signeres» i stiftelsesloven § 31 femte ledd. På tilsvarende måte foreslås det å endre alle bestemmelser i samvirkeloven som bruker ord som «skrive under», «skrivast under» og «underteikninga» mv. til «signere», «signeres» og «signeringa». Dette tilsvarer reguleringen i aksjelovene. Endringene vil innebære at styreprotokoller i stiftelser, protokoller fra selskapsmøtet og dokumenter som utarbeides etter samvirkeloven, kan signeres med fysisk eller elektronisk signatur.

Departementet foreslår også en bestemmelse i selskapsloven om at protokollen fra selskapsmøtet skal signeres av den som har innkalt selskapsmøtet, og én selskapsdeltaker som har deltatt i selskapsmøtet. Forslaget er basert på reglene om signering av generalforsamlingsprotokoller i aksjelovene.

Se lovforslagene til samvirkeloven inkludert § 43 tredje ledd, § 52 tredje ledd og § 91 tredje ledd, stiftelsesloven § 31 femte ledd og selskapsloven § 2-12 andre ledd.