7 Forenklet generalforsamling og årsmøte

7.1 Gjeldende rett

Bestemmelsen om forenklet generalforsamling i aksjeloven § 5-7 åpner for at generalforsamlingen kan holdes uten å følge de ordinære reglene i aksjeloven § 5-8 til § 5-16. Forenklet generalforsamling forutsetter at ingen av aksjeeierne motsetter seg det. Bestemmelsen åpner for at generalforsamlingen kan holdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Den åpner også for at aksjeeierne kan behandle saken ved sirkulasjon av dokumenter.

For å kunne gjennomføre forenklet generalforsamling, må alle aksjeeiere gis mulighet til å delta i behandlingen av saken på en egnet måte, jf. § 5-7 nr. 1. Bestemmelsen gir styremedlemmene, daglig leder og revisor rett til å uttale seg om saken. Disse kan også kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte (nr. 2). Det er også krav til at styreleder eller den som leder generalforsamlingen skal føre protokoll (nr. 3). Nærmere krav til protokollen følger av § 5-7 a.

For samvirkeforetak med færre enn 20 medlemmer åpner samvirkeloven § 43 for at årsmøtet kan avgjøre saker uten personlig fremmøte, dersom styret finner at saken kan behandles forsvarlig ved at den blir lagt frem skriftlig for medlemmene. Etter § 43 andre ledd skal saksdokumentene sendes til medlemmene, daglig leder og revisor. Medlemmene skal også gjøres kjent med at de kan kreve at saken blir lagt frem for et årsmøte som blir holdt med personlig fremmøte. Etter § 43 fjerde ledd har styremedlemmer, medlemmer og revisor rett til å kreve at saken legges frem i årsmøte med personlig fremmøte. Daglig leder har ikke samme rett etter bestemmelsen.

7.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet skrev i høringsnotatet at inntrykket er at reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling blir forholdsvis lite brukt i praksis. Departementets forslag er ment å legge til rette for at aksjeeierne selv kan delta i større grad.

Reglene om forenklet generalforsamling i aksjeloven, og om årsmøte uten personlig fremmøte i samvirkeloven, gjør unntak fra flere av de alminnelige kravene til generalforsamling og årsmøte. I høringsnotatet foreslo departementet i utgangspunktet å beholde disse reglene, men med enkelte endringer for å legge til rette for å øke bruken av forenklet generalforsamling og forenklet årsmøte.

Departementet foreslo å beholde kravet om at forenklet generalforsamling bare kan skje dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det. Det ble foreslått at foreleggelse for revisor ikke lenger skal være et absolutt lovkrav, og at dette blir erstattet med en regel om at revisors rett til å uttale seg gjelder der saken er av en slik art at dette anses som nødvendig. Departementet foreslo også å oppheve daglig leders og revisors rett til å kreve at saken behandles av generalforsamlingen i fysisk møte.

Det ble foreslått å videreføre daglig leders rett til å uttale seg om saken som skal behandles i forenklet generalforsamling.

Departementet foreslo tilsvarende endringer i reglene om årsmøte i samvirkeforetak med under 20 medlemmer.

7.3 Høringsinstansenes syn

Om spørsmålet skal forelegges for revisor

Regnskap Norge, Brækhus Advokatfirma DA (Brækhus), Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind), Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) og Orgbrain AS støtter forslaget om at foreleggelse for revisor ikke lenger skal være et absolutt lovkrav, og skriver at enklere regler om forenklet generalforsamling antakelig vil kunne føre til økt bruk av reglene.

Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) har ikke innvendinger mot en slik endring. Foreningen legger vekt på at revisor kan be om all informasjon fra selskapet som anses relevant for revisjonen, og at daglig leder og styret uansett må informere revisor om når og hvordan generalforsamlingen skal gjennomføres.

Revisorforeningen, Brækhus, Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA (Garmann Mitchell), KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG) og Advokatfirmaet Wiersholm AS (Wiersholm) tror ikke at de foreslåtte endringene vil få stor praktisk betydning. Brækhus erfarer at det er minst like enkelt å holde generalforsamling som møte, kombinert med fullmakter fra aksjeeierne. KPMG skriver at særlig de ekstraordinære generalforsamlingene gjennomføres ved en hybridløsning av de ordinære reglene og de forenklede reglene.

Wiersholm skriver at det er et reelt praktisk behov for forenklet behandling, men at reglene er uklart utformet. Wiersholm foreslår en rekke konkrete endringer i bestemmelsen.

Bør daglig leder og revisor ha rett til å kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte?

Revisorforeningen, Finans Norge, Samfunnsbedriftene, Brækhus,Garmann Mitchell,Haavind,KPMG, Schjødt, Wiersholm og Orgbrain AS støtter forslaget om at hverken daglig leder eller revisor kan kreve møtebehandling. Brækhus kan ikke se noen grunn til at daglig leder og revisor skal ha vetorett mot en beslutning som er tiltrådt av samtlige aksjeeiere. Samfunnsbedriftene skriver at vurderingen av om en sak skal behandles i møte av generalforsamlingen eller årsmøtet, bør kunne avgjøres av styret.

Samfunnsbedriftene, Brækhus og Schjødt skriver at revisor og daglig leder vil ha mulighet til å ta opp innvendinger mot å behandle en sak på forenklet generalforsamling. I vurderingen av om det vil være forsvarlig å holde forenklet generalforsamling eller årsmøte, må det tas hensyn til om daglig leder og revisor har gitt uttrykk for at det isteden bør holdes fysisk møte.

Brønnøysundregistrene foreslår at lovbestemmelsene presiserer at dato for når beslutningene er truffet må fremgå av protokollene, fordi datoen i mange tilfeller er avgjørende for rettsvirkningen.

7.4 Departementets vurdering

7.4.1 Forenklet generalforsamling etter aksjeloven

Revisors rett til å uttale seg og til å kreve møte

Revisor er allmennhetens tillitsperson ved utførelse av lovfestet revisjon, som revisjon av årsregnskap, jf. revisorloven § 9-1 andre ledd. Revisjon skal bidra til at foretakenes finansielle rapportering oppfyller gjeldende lovkrav og ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. I dette arbeidet stilles det krav til revisors kontroll med selskapet, og forståelse av virksomheten. Utover revisjonen, stiller aksjeloven flere steder krav om at revisor involveres, for eksempel ved kapitalforhøyelser, kapitalnedsettelser, fisjoner eller fusjoner.

Ved forenklet generalforsamling skal revisor etter aksjeloven § 5-7 nr. 2 gis mulighet til å uttale seg. Revisor kan etter samme bestemmelse kreve at saken behandles i møte.

Revisors rett til å uttale seg om saker som behandles på forenklet generalforsamling, henger sammen med plikten til å delta i generalforsamling som holdes som møte, jf. aksjeloven § 7-5. Bestemmelsen er hovedsakelig begrunnet med hensynet til aksjeeiernes informasjonsbehov. Etter § 7-5 er revisors plikt til å delta i generalforsamling begrenset til saker som er av en slik art at dette må anses som nødvendig. Kriteriet omfatter i første rekke forhold som gjelder årsregnskapet og årsberetningen, og andre saker som er relevante for revisjonsberetningen, samt saker som knytter seg til et konkret oppdrag utført av revisor. Videre har revisor etter § 7-3 rett til å uttale seg ved nyvalg av revisor.

Forenklet generalforsamling kan behandle saker der revisor er involvert, både enkeltsaker som krever revisorkontroll og selve årsregnskapet. I slike tilfeller stiller aksjeloven krav om at bekreftelser, redegjørelser, erklæringer eller revisjonsberetning er tilgjengelige for aksjeeierne i forkant av generalforsamlingen. Dette gir aksjeeierne mulighet til å bli enige om at saken skal behandles i møte dersom de, på bakgrunn av revisors bekreftelse eller redegjørelse finner at grunnlaget for å behandle saken uten møte, ikke er tilstrekkelig. Det samme gjelder når aksjeeierne vurderer om det er grunnlag for å gjennomføre forenklet generalforsamling på annen måte. Når aksjeeierne vurderer om det er grunnlag for å holde forenklet generalforsamling, vil de også måtte ta hensyn til daglig leders uttalelse. Se nedenfor om dette.

Revisors rolle innebærer at revisor kan ha kunnskap eller synspunkter som er av interesse for aksjeeierne, både for vurderingen av om en sak skal behandles ved forenklet generalforsamling, og for vurderingen av selve saken. Dette gjelder ikke for alle saker som kan behandles på en forenklet generalforsamling. En generell rett for revisor til å uttale seg om saker som tas opp på generalforsamling, innebærer at alle saker må forelegges revisor for uttalelse.

Å forelegge saken for revisor for uttalelse kan medføre kostnader for selskapet. Revisors rett til å uttale seg kan dermed føre til at aksjeeierne velger en annen form enn forenklet generalforsamling, for eksempel ved bruk av fullmakter.

Forenklet generalforsamling kan også behandle saker som direkte eller indirekte er relevante for senere årsregnskap og revisjon. Slike saker kan være av interesse for revisor i forbindelse med revisjonen. Som Revisorforeningen skriver, kan revisors eget behov for informasjon ivaretas på andre måter enn gjennom retten til å uttale seg før forenklet generalforsamling. Selskapet kan også selv velge å involvere revisor i slike saker, hvis det anses hensiktsmessig.

Departementet foreslår etter dette at revisors rett til å uttale seg om saker som behandles ved forenklet generalforsamling, blir begrenset til de sakene som er av en slik art at dette må anses som nødvendig. Dermed vil revisors rett til å uttale seg etter § 5-7 være begrenset på samme måte som revisors plikt til å delta etter § 7-5, nemlig til saker som er av en slik art at dette må anses som nødvendig.

Generalforsamlingen i aksjeselskaper er først og fremst et forum for aksjeeiere. Særlig fordi forenklet generalforsamling krever at ingen av aksjeeierne motsetter seg denne behandlingsmåten, er det ikke åpenbart at revisor bør ha rett til å kreve at en sak behandles av generalforsamlingen i møte.

Revisor kan etter aksjeloven § 5-7 nr. 2 også kreve behandling i møte for saker som ikke nødvendigvis angår revisors ansvarsområde. Det kan medføre en unødig kostnad for selskapet. Dette kommer på spissen i foretak med én eller svært få aksjeeiere, og der alle er godt orientert om sakene som kommer. Departementet foreslår på dette grunnlag at revisor ikke lenger skal ha rett å kreve at saken blir behandlet av generalforsamlingen i møte. Revisor vil likevel ha rett til å uttale seg om visse saker, som omtalt ovenfor. Revisors uttalelser kan da vektlegges i aksjeeiernes vurdering av om de skal motsette seg forenklet generalforsamling uten møte.

Se lovforslaget til aksjeloven § 5-7 første ledd.

Daglig leders rett til å kreve møte

Departementet foreslo også i høringsnotatet å oppheve daglig leders rett til å kreve at en sak behandles av generalforsamlingen i møte. Etter departementets vurdering vil de samme vurderingene som gjelder revisor, i hovedsak også gjelde for daglig leders rett til å kreve behandling i møte. Daglig leder har ikke en generell rett til å kreve at det blir holdt generalforsamling. Daglig leder forholder seg også normalt til styret, og er underlagt styrets instruksjonsmyndighet, jf. aksjeloven § 6-13 og § 6-15.

De høringsinstansene som har kommentert spørsmålet, stiller seg bak departementets forslag om at daglig leder ikke skal ha rett til å kreve møtebehandling. Departementet opprettholder derfor dette forslaget.

Se lovforslaget til aksjeloven § 5-7 første ledd.

Flere av høringsinstansene er enige med departementet i at daglig leder fortsatt bør ha anledning til å uttale seg om saker som behandles ved forenklet generalforsamling. Departementet kan ikke se at det vil medføre vesentlige kostnader å videreføre denne retten. Daglig leder står for den daglige ledelsen av selskapet, og vil derfor ha en spesiell kjennskap til selskapet. Når aksjeeierne skal vurdere om det er grunnlag for å behandle en sak i forenklet generalforsamling, vil daglig leder ha kunnskap eller vurderinger som kan belyse grunnlaget for vurderingen. Daglig leders innspill kan også belyse grunnlaget for vurderingen av selve saken, særlig der generalforsamlingen holdes uten møte. Departementet foreslår derfor å beholde bestemmelsen i aksjeloven § 5-7 nr. 2 om daglig leders rett til å uttale seg om saker som skal behandles på forenklet generalforsamling.

Det blir ikke foreslått endringer i styremedlemmenes rett til å kreve at en sak behandles av generalforsamlingen i møte.

Etter innspill fra Brønnøysundregistrene, foreslår departementet å ta inn en ny bestemmelse i § 5-7 a om at generalforsamlingsprotokollen skal angi tidspunktet for behandlingen. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for generalforsamlingens beslutninger.

Se lovforslaget til aksjeloven § 5-7 a første ledd.

7.4.2 Forenklet årsmøte etter samvirkeloven

Som en følge av forslaget om å likestille fysiske og elektroniske møter, foreslår departementet å endre overskriften i § 43 til «Vedtak av forenkla årsmøte».

Ved behandling etter samvirkeloven § 43 skal styret sende sakens dokumenter til daglig leder og revisor. Samvirkeloven tolkes her på samme måte som aksjeloven, slik at daglig leder og revisor har rett til å uttale seg om saken skal behandles etter reglene i bestemmelsen. Bestemmelsen henger sammen med revisors plikt til å delta i årsmøtet når årsmøtet skal behandle saker som gjør revisors deltakelse nødvendig, jf. § 101.

Årsmøtet i samvirkeforetak er først og fremst et forum for medlemmene. Særlig fordi forenklet årsmøte er begrenset til samvirkeforetak med færre enn 20 medlemmer, er det ikke åpenbart at revisor bør ha mulighet til å uttale seg om alle typer saker, og heller ikke om revisor bør ha rett til å kreve behandling i møte. Departementet foreslår derfor å innskrenke revisors rettigheter i forbindelse med forenklet årsmøte.

Etter departementets syn vil de samme vurderingene gjelde for revisors rett til å uttale seg om hvilke saker som kan behandles av årsmøtet etter samvirkeloven § 43, som for forenklet generalforsamling etter aksjeloven § 5-7. Det samme gjelder revisors rett til å kreve møte. I tillegg til at forenklet årsmøte bare kan gjennomføres i samvirkeforetak med færre enn 20 medlemmer, må styret også ta stilling til at saken kan avgjøres forsvarlig gjennom skriftlig behandling. Departementet foreslår at revisor ikke skal ha rett til å kreve møtebehandling. Departementet foreslår også at revisor bare skal ha rett til å få tilsendt dokumenter i saker der dette er nødvendig. Dermed vil revisors rett til å uttale seg være begrenset til saker som gjør dette nødvendig.

Departementet kan ikke se at det vil medføre vesentlige kostnader å videreføre daglig leders rett til å uttale seg. Når styret skal vurdere om det er grunnlag for å behandle en sak i forenklet årsmøte, kan daglig leders innspill belyse grunnlaget for både denne vurderingen og for vurderingen av selve saken. Departementet foreslår derfor å beholde bestemmelsen om daglig leders rett til å uttale seg.

Det blir ikke foreslått endringer i styremedlemmenes eller medlemmenes rett til å kreve behandling i møte. På grunn av den foreslåtte bestemmelsen om begrepet «møte» i § 6a, vil retten til å kreve behandling av saken i møte ikke bety behandling i fysisk årsmøte. Styret avgjør møteformen med mindre dets myndighet er begrenset i vedtektene, jf. forslag til ny § 44 første ledd.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 43 og ny § 44 første ledd.