6 Generalforsamling og årsmøte

6.1 Gjeldende rett

Hovedregelen i aksjeloven er at generalforsamling i aksjeselskaper skal holdes som fysisk møte. Dette følger forutsetningsvis av en rekke regler i aksjeloven. Det vises blant annet til aksjeloven § 5-8 om at generalforsamling skal holdes «i den kommune» der selskapet har sitt forretningskontor. I vedtektene kan det fastsettes at generalforsamlingen «skal eller kan holdes på et annet bestemt angitt sted». Aksjeeiere har rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig, jf. § 5-2. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene.

Etter aksjeloven § 5-11 b første ledd har aksjeeiere rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan likevel bare skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Det kan også fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler i en periode før generalforsamlingen (forhåndsstemme), jf. § 5-11 b andre ledd.

Generalforsamling i allmennaksjeselskaper skal også holdes som fysisk møte, jf. blant annet allmennaksjeloven § 5-8 om at generalforsamlingen skal holdes «i den kommune» der selskapet har sitt forretningskontor. I vedtektene kan det fastsettes at generalforsamlingen «skal eller kan holdes på et bestemt angitt annet sted». Aksjeeiere har rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig, jf. § 5-2. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene.

Styret kan beslutte at aksjeeierne kan delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, herunder at de kan utøve sine rettigheter som aksjeeiere elektronisk, jf. allmennaksjeloven § 5-8 a første ledd. Dette kan fravikes i selskapets vedtekter. Bestemmelsen gjennomfører europaparlaments- og rådsdirektiv 2007/36/EF om utøvelsen av visse rettigheter for aksjeeiere i noterte selskaper (aksjonærrettighetsdirektivet) artikkel 8. Styret kan bare treffe beslutning om deltakelse ved bruk av elektroniske hjelpemidler dersom det «sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt». Etter § 5-8 b kan det fastsettes i vedtektene at aksjeeiere kan forhåndsstemme, for eksempel ved bruk av elektronisk kommunikasjon.

Aksjonærrettighetsdirektivet inneholder regler om aksjeeieres rett til reell innflytelse på generalforsamling i noterte selskaper. Direktivet er innlemmet i EØS-avtalen og gjennomført i norsk rett. Etter direktivet artikkel 8 nr. 2 første ledd kan EØS-statene bare innføre krav og begrensninger for bruken av elektroniske hjelpemidler så langt dette er nødvendig for å fastslå aksjeeiernes identitet og for å skape sikker elektronisk kommunikasjon. EØS-statene kan likevel etter artikkel 8 nr. 2 andre ledd regulere beslutningsprosessen i selskapet i forbindelse med innføringen av eller gjennomføringen av elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

Etter aksjelovene skal styrelederen, daglig leder og lederen for bedriftsforsamlingen være til stede på generalforsamlingen dersom generalforsamlingen holdes som møte. Øvrige medlemmer av styret og bedriftsforsamlingen kan være til stede. Se aksjeloven § 5-4 og allmennaksjeloven § 5-5.

Aksjelovene §§ 7-5 regulerer revisors deltakelse på generalforsamlingen. Revisor skal delta på generalforsamlingen når de saker som skal behandles, er av en slik art at dette må anses som nødvendig. Etter aksjeloven kan deltakelse skje ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk. En slik regel er ikke innført i allmennaksjeloven. For øvrig har revisor rett til å delta på generalforsamlingen.

Årsmøte i samvirkeforetak skal holdes som fysisk møte, jf. blant annet samvirkeloven § 45 som viser til at årsmøtet skal holdes «i den kommunen» der foretaket har sitt forretningskontor. I vedtektene kan det fastsettes at årsmøtet kan eller skal holdes på en eller flere andre «oppgitte stader». Etter samvirkeloven § 36 første ledd har medlemmer rett til å møte i årsmøtet. Medlemmene kan også møte ved fullmektig, med mindre vedtektene sier noe annet. Samvirkeloven åpner ikke for elektronisk deltakelse på årsmøtet. For samvirkeforetak med mindre enn 20 medlemmer er det likevel regler i samvirkeloven § 43 om årsmøte uten personlig fremmøte, se punkt 7.1 nedenfor.

Både i aksjelovgivningen og i samvirkeloven er det regler som skal sikre en forsvarlig saksbehandling i selskapets styrende organer, herunder generalforsamling og årsmøte. For eksempel skal innkalling til generalforsamlingen og årsmøtet sendes alle aksjeeiere og medlemmer med kjent adresse, jf. aksjelovene §§ 5-10 og samvirkeloven § 46. De skal gis mulighet til å delta i møtet, jf. aksjelovene §§ 5-2 og samvirkeloven § 36. Eierne har rett til å få behandlet saker på generalforsamlingen og årsmøtet, jf. aksjelovene §§ 5-11 og samvirkeloven § 47. De må kunne avgi stemme, jf. aksjeloven § 5-3, allmennaksjeloven § 5-4 og samvirkeloven § 38. De skal også kunne stille spørsmål til ledelsen, jf. aksjelovene §§ 5-15 og samvirkeloven § 51. Listen er ikke uttømmende.

6.2 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet å likestille fysiske møter og elektroniske møter i foretakslovgivningen. Departementet foreslo imidlertid å beholde hovedregelen i aksjelovene og samvirkeloven om at generalforsamling og årsmøte normalt skal holdes som et fysisk møte. Samtidig ble det foreslått at det åpnes for andre behandlingsmåter i større grad enn i dag.

Departementet ba om innspill til to ulike alternativer for beslutning om gjennomføring av elektronisk generalforsamling. I alternativ 1 foreslo departementet at foretak kan vedtektsfeste at styret får myndighet til å beslutte gjennomføring av elektronisk generalforsamling eller årsmøte. Slik vedtektsbestemmelse vil innebære at aksjeeierne eller medlemmene mister sin rett til å møte fysisk på generalforsamling eller årsmøte. På den annen side er ikke vedtektsbestemmelsen til hinder for at styret beslutter gjennomføring av fysisk generalforsamling eller årsmøte. Ved at spørsmålet om elektroniske møter fastsettes i vedtektene, gir det foretakets aksjeeiere og medlemmer mulighet til å ta stilling til spørsmålet. De respektive lovenes regler om flertallskrav ved vedtektsendringer sikrer en demokratisk beslutning, som også tar hensyn til mindretallet.

I alternativ 2 foreslo departementet at styret får myndighet til å beslutte elektronisk generalforsamling eller årsmøte, uten at det på forhånd er vedtektsfestet. Styrets myndighet kan begrenses i vedtektene. Departementet skrev at alternativ 2 i utgangspunktet er å foretrekke.

For begge alternativer foreslo departementet et grunnvilkår om at gjennomføring av generalforsamling og årsmøte skal være «forsvarlig». Styret er ansvarlig for å sørge for at gjennomføringen er forsvarlig. Er gjennomføringen ikke forsvarlig, kan det innebære en saksbehandlingsfeil med ugyldighetsvirkninger. Det skal føres protokoll fra styrebehandlingen, jf. aksjelovene §§ 6-29 og samvirkeloven § 91.

Departementet ba også om høringsinstansenes synspunkter på om det er grunn til å skille mellom ulike foretaksformer i reguleringen, og særlig om det er grunn til å være mer restriktiv med å tillate elektronisk generalforsamling i allmennaksjeselskaper enn i aksjeselskaper.

Departementet foreslo i hovedsak at de samme prinsippene skal ligge til grunn for gjennomføring av årsmøte etter samvirkeloven.

I høringsnotatet foreslo departementet å videreføre regelen i aksjeloven om at aksjeeierne har rett delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler, der generalforsamlingen gjennomføres i fysisk møte. Det ble foreslått å innføre en tilsvarende bestemmelse i allmennaksjeloven. Det ble også foreslått å innføre tilsvarende regler for årsmøte etter samvirkeloven.

Departementet foreslo ikke endringer i reglene om bruk av forhåndsstemmer på generalforsamlingen.

6.3 Høringsinstansenes syn

Generelle merknader til regulering av generalforsamling og årsmøte

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Samfunnsbedriftene, Norsk Landbrukssamvirke, KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG), Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) og Oslo Taxi SA støtter forslaget om å beholde hovedregelen i aksjelovene og samvirkeloven om at generalforsamling og årsmøte skal holdes som et fysisk møte, samtidig som det legges til rette for at elektronisk møte er et alternativ.

Advokatfirmaet Wiersholm AS (Wiersholm) skriver at aksjelovgivningen allerede åpner for elektronisk deltakelse på generalforsamlinger, og advokatfirmaet tror at slik deltakelse i praksis kommer til å bli stadig viktigere fremover. Wiersholm er imidlertid usikker på om det bør lovfestes en adgang til elektroniske generalforsamlinger. Wiersholm skriver:

«At det legges til rette for elektronisk deltagelse betyr imidlertid ikke nødvendigvis at aksjeeiere bør kunne fratas muligheten til fysisk fremmøte. Gitt en forventet utvikling i retning av stadig større grad av elektronisk deltagelse kan det hevdes at det vil være unødig byrdefullt for selskaper også å legge til rette for fysisk oppmøte. På den annen side er møte-, tale- og stemmerett på generalforsamlinger en grunnleggende rettighet for aksjeeiere, og fysisk oppmøte vil kunne fremstå som mer betryggende for aksjeeiere som vil være sikre på at de kan utøve disse rettighetene, bl.a. fordi elektronisk deltagelse alltid vil være forbundet med en viss risiko for avbrudd som følge av problemer med internettilkobling eller andre tekniske utfordringer.»

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) skriver at aksjeeiernes rett til å møte i generalforsamlingen, jf. aksjelovene §§ 5-2, er blant de få, men viktige, grunnleggende organisatoriske rettigheter som tilligger enhver aksjeeier, uavhengig av størrelse. I dag knytter dette seg til en rett til å kunne utøve slike rettigheter ved fysisk fremmøte. Advokatforeningen fortsetter:

«Et sentralt spørsmål er om det å begrense denne retten til potensielt kun å ha anledning til å delta digitalt, gir rettighetene den samme kvalitet og sikkerhet for den enkelte aksjonær.

De enkelte aksjeeieres rettigheter må også ses i en større sammenheng. Det knytter seg til hensynet til aksjonærdemokratiet og hvordan dette best kan utøves og praktiseres. Det må vurderes i hvilken grad fysisk møte er nødvendig eller viktig som element i å sikre et tilstrekkelig grunnlag for et godt aksjonærdemokrati og aksjonærfellesskap i norske aksjeselskaper.»

Brækhus Advokatfirma DA (Brækhus) ser det som positivt at det foreslås å innføre permanente ordninger for å benytte moderne teknologi til å behandle og vedta saker, uten å måtte gjennomføre fysiske møter. Brækhus er enig i at behandlingsmåten må være forsvarlig, men legger til grunn at det allerede er et grunnleggende prinsipp i foretakslovgivningen om at behandlingen av saker må være forsvarlig. Brækhus skriver at forsvarlighetskravet ikke i seg selv er knyttet til behandlingsmåten som sådan, men til behandlingen av den sak som fremmes. Uavhengig av selve formen for saksbehandling og vedtak, gjelder det både krav om forsvarlig saksbehandling, krav til vedtakene selv, og ikke minst krav til en forsvarlig styring av selskapet. Brækhus forsetter:

«Dette må igjen ses i sammenheng med §§ 5-21 og 6-28 som forbyr de angitte organer om å fatte vedtak som er egnet til å gi visse aksjeeiere eller andre en urimelig fordel på andre aksjeeieres bekostning (dvs. setter krav til selve vedtakene). Sanksjonsreglene i asl. kapit[t]el 17 og 19 medvirker i seg selv til å motivere til en forsvarlig saksbehandling. Aksjeloven bygger også på at det ikke er styremøtet eller generalforsamlingen som sådan som blir erklært ugyldig, men de vedtak som bestrides. Ved et eventuelt ugyldighetssøksmål vil saksbehandlingen og begrunnelsen for at vedtaket bestrides være et viktig vurderingsmoment for å avgjøre om vedtaket må anses som ugyldig eller ikke. Disse regler og prinsipper gjelder også for nye behandlingsformer, og for å foregripe de konkrete spørsmål, mener vi at krav om forsvarlighet er et gjennomgående prinsipp i aksjeloven og er ivaretatt i de øvrige deler av regelverket, slik at det ikke fordrer noen særregulering.»

Er det grunn til å skille mellom ulike foretaksformer

Finans Norge, KPMG, Wiersholm og Orgbrain AS vurderer at reglene om elektronisk generalforsamling ikke bør gjøres mer restriktive for allmennaksjeselskaper såfremt gjennomføringen skjer i tråd med allmennaksjelovens regler om utførelse, samt at aksjeeierrettighetene er ivaretatt. Etter Regnskap Norges vurdering bør man tilstrebe et mest mulig felles regelverk både av forenklingshensyn, og for å sørge for et oversiktlig regelverk.

Wiersholm skriver at elektroniske generalforsamlinger vil kunne ha større verdi i allmennaksjeselskaper enn i andre selskaper, da generalforsamlinger i disse selskapene er preget av lavt oppmøte. Generalforsamlinger i allmennaksjeselskaper fungerer derfor i liten utstrekning som et reelt aksjeeierforum. Wiersholm tror at utviklingen mot større grad av elektronisk deltakelse vil åpne for større deltakelse og bidra til at generalforsamlingen blir en mer reell møteplass for aksjeeierne.

KPMG skriver at på grunn av stor eierspredning i allmennaksjeselskaper, også geografisk, kan reglene medføre økt deltakelse. På den måten kan aksjeeiernes reelle innflytelse styrkes gjennom mulighet til elektronisk gjennomføring av generalforsamlingene. Finans Norge skriver at en slik regel i så fall kan få utilsiktede endringer for sparebankene, som er organisert som allmennaksjeselskaper.

Norsk Landbrukssamvirke, Samvirkene og Samfunnsbedriftene skriver at det ikke er grunn til at samvirkeforetak skal ha andre regler, med mindre det er spesielle egenskaper ved foretaksformen som tilsier noe annet. Oslo Taxi SA skriver at det er god grunn til å skille mellom ulike foretaksformer ved vurderingen av i hvor stor grad det skal legges til rette for elektroniske generalforsamlinger og årsmøter.

Eventuell adgang for mindretallet til å kreve fornyet behandling

NHO, FinansNorge, Regnskap Norge, Den norske Revisorforening(Revisorforeningen), Samfunnsbedriftene, Samvirkene, Norsk Landbrukssamvirke, Norske Boligbyggelags Landsforbund SA (NBBL), Brækhus, Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA (Garmann Mitchell), Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind),Wiersholm, Oslo Taxi SA og Orgbrain AS kan ikke se at det er nødvendig å innføre en adgang for et mindretall til å kreve fornyet behandling. Etter disse høringsinstansenes oppfatning vil mindretallet være tilstrekkelig beskyttet gjennom reglene om forsvarlig saksbehandling, myndighetsmisbruk mv. En slik regel vil gi et lett angripelig grunnlag for omkamp om saker og formodentlig føre til at mange selskaper vil velge å avstå fra å behandle saker i elektronisk møte.

Samvirkene skriver at dersom likestillingen av fysiske møter med ikke-fysiske møter skal være reell, kan man ikke gi en adgang for mindretallet til å kreve fornyet behandling utelukkende på grunnlag av valg av møteform. Samvirkene skriver også at et mindretall vil være beskyttet av øvrige regler om ugyldighet og mindretallsvern, og at mindretallet alltid kan kreve fornyet behandling av en sak i tråd med reglene for forslag til ordinære eller ekstraordinære årsmøter.

KPMG ser at det i visse situasjoner, som ved aksjeeierkonflikter, kan være behov for en slik adgang, men har kommet til at motargumentene veier tyngst. Kravet til forsvarlighet og muligheten til å reise søksmål vil fungere som tilstrekkelig beskyttelse.

Valg av løsning for gjennomføring av generalforsamling og årsmøte

Revisorforeningen, Finans Norge, Regnskap Norge, NBBL, Samvirkene, Samfunnsbedriftene, Norsk Landbrukssamvirke, Brækhus, Garmann Mitchell, KPMG, Schjødt og Orgbrain AS støtter alternativ 2 og viser til gode erfaringer med elektroniske møter. Wiersholm skriver at dersom det åpnes for elektroniske generalforsamlinger, bør alternativ 2 velges.

Disse høringsinstansene fremhever at det er ønskelig å kunne holde elektroniske møter uten å måtte endre vedtektene, og at selskapet vil velge den møteform som er best tilpasset selskapet og de saker som skal behandles. Det forutsettes at styret sikrer at lovens krav til generalforsamling oppfylles. Det blir også fremhevet at alternativ 2 gir en fleksibel og praktisk løsning, samtidig som aksjeeierne kan innsnevre styrets handlingsrom i vedtektene. Schjødt skriver at alternativ 1 vil gjøre at foretak som ikke har vedtektsfestet en slik rett, vil være avskåret fra å bruke elektronisk generalforsamling uten at foretaket selv har tatt stilling til spørsmålet. Samfunnsbedriftene skriver at adgangen til å fastsette vilkår for når styret kan treffe beslutning om elektronisk møte, vil være særlig viktig for kommunalt eide eller deleide aksjeselskaper og samvirkeforetak der eierne møtes én eller to ganger i året.

Brækhus skriver at generalforsamlingen først og fremst tar stilling til og drøfter de forslagene styret har lagt frem, og derfor ikke har behov for den nyanserte behandlingen fysiske møter gir. Brækhus skriver at fysisk møte i selskaper med mange aksjeeiere, ikke nødvendigvis gjør generalforsamlingen bedre.

Regnskap Norge uttaler at alternativ 1 fremstår som en mindre fleksibel løsning, og at det er riktig å gi styret tilliten til å vurdere valget av møtebehandling i den enkelte sak. Regnskap Norge mener også at det har en verdi at man direkte ut fra aksjelovens regler kan utlede adgangen for styret til å beslutte elektronisk gjennomføring. Videre skriver bransjeforeningen:

«Under enhver omstendighet vil innføring av krav til forsvarlig gjennomføring av eventuell elektronisk avholdelse og bestemmelsene om mindretallsvern, blant annet forbudet mot myndighetsmisbruk, gi den enkelte aksjonær en beskyttelse i regelverket som fremstår balansert.»

Haavind foretrekker at alternativ 2 innføres for aksjeselskaper, og alternativ 1 for allmennaksjeselskaper, og viser til at det i dag er større praktiske utfordringer med å legge til rette for betryggende deltakelse og stemmegivning i allmennaksjeselskapene. Etter Haaavinds oppfatning bør aksjeeierne i det enkelte allmennaksjeselskapet ta stilling til spørsmålet, og vedtektsfeste en slik rett (alternativ 1) dersom de ønsker dette.

NHO foretrekker at alternativ 1 innføres for aksjeselskaper og alternativ 2 for allmennaksjeselskaper. NHO begrunner dette med at aksjeeiere kan ha en sterk personlig interesse i de beslutningene generalforsamlingen skal treffe, og dermed en særlig interesse i å møtes fysisk. I allmennaksjeselskaper vil de fleste eierne ha en svakere tilknytning til selskapet og de vil ha mindre behov for å være fysisk til stede på generalforsamlingen, og mener derfor at styrene i allmennaksjeselskaper bør kunne kalle inn til elektronisk generalforsamling uten at det er vedtektsfestet.

Norsk Landbrukssamvirke skriver at erfaringene fra 2020 tilsier at styret bør ha myndighet til å kunne bestemme om årsmøtet skal holdes digitalt eller ikke, og at møteform derfor ikke bør ligge i vedtektene. Norsk Landbrukssamvirke skriver videre at erfaringene fra 2020 tilsier at en kombinasjon av fysiske og digitale møter per nå ikke anbefales. Norsk Landbrukssamvirke ber om at forarbeidene omtaler hva som kan være «saklig grunn til å nekte» noen å delta elektronisk, og skriver at kravet ikke bør tolkes for strengt.

Oslo Taxi SA støtter alternativ 1 om at det må vedtektsfestes dersom styret skal kunne beslutte et elektronisk årsmøte.

Protokollføring av styrets beslutning om elektronisk møte

Hverken NHO,Schjødt eller Wiersholm ser behov for særskilte regler om protokollføring av styrets vurdering av om elektronisk møte vil være forsvarlig. Finans Norge og Wiersholm skriver at denne typen formalkrav kan føre til en usikkerhet om de juridiske konsekvensene av brudd på kravene, og i tillegg at det må antas at det vil komme standardiserte løsninger for elektroniske generalforsamlinger som ivaretar de generelle forsvarlighetskravene.

Finans Norge, Samfunnsbedriftene, Garmann Mitchell og KPMG anser det hensiktsmessig at styrets vurdering av forsvarlighetskravet fremgår av protokollen, og skriver at det kan ha praktisk betydning i tilfeller hvor spørsmålet om forsvarlighet blir satt på spissen.

Vil kravet til forsvarlig gjennomføring ivareta eiernes rettigheter og forhindre misbruk av reglene

NHO, Finans Norge, Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene, Haavind, KPMG,Schjødt,Wiersholm og Orgbrain AS er enige i at det må være et generelt krav til at gjennomføringen av generalforsamlingen og årsmøtet må være forsvarlig. NHO, Regnskap Norge,Samfunnsbedriftene og KPMG skriver at foretakslovenes rettslige mekanismer, sammen med et forsvarlighetskrav, vil være tilstrekkelig til å ivareta eiernes rettigheter og forhindre misbruk i «normalsituasjonene». I de spissede og spesielle situasjonene vil det være mulig å gå til søksmål.

Wiersholm skriver at det er viktig å ikke sperre for en fornuftig utvikling med tanke på teknologi gjennom for detaljerte krav. En hensiktsmessig regulering er å knytte forsvarlighetskravet opp mot deltakernes plikter og rettigheter. Haavind skriver at merknaden til bestemmelsen må omtale grunnkravene som pålegges styret.

Schjødt foreslår at ledelsens informasjonsplikt utvides slik at den omfatter en periode etter generalforsamlingen.

Hvilke vurderinger bør legges til grunn for forsvarlighetskravet

Finans Norge,Samvirkene, Norsk Landbrukssamvirke, Garmann Mitchell, Wiersholm, Oslo Taxi SA og Orgbrain AS skriver at vurderingen av hva som anses «forsvarlig» bør ta utgangspunkt i deltakernes plikter og rettigheter, slik at elektroniske møter ivaretar disse i samme utstrekning som i fysiske møter.

Finans Norge skriver at terskelen for forsvarlighetskravet ikke må være så høy at elektroniske møter vanskelig lar seg gjennomføre, sammenlignet med fysiske møter. Dersom de formelle lovkravene til deltakelse er opprettholdt, bør elektroniske møter anses betryggende.

Wiersholm synes ikke sakens karakter bør være relevant. Det bør ikke stilles mindre krav til forsvarlighet fordi man anser en sak for å være mindre viktig. Wiersholm synes heller ikke kostnadene ved å anskaffe teknologiske løsninger bør være en relevant faktor, idet det bør være en forutsetning at selskapet har tilfredsstillende teknologiske løsninger tilgjengelig. Om styret anser at det er uforholdsmessig dyrt å anskaffe slike løsninger kan det være et argument for ikke å legge opp til elektronisk deltakelse, men dette er etter Wiersholms syn ikke et spørsmål om forsvarlighet.

Samvirkene skriver at dersom vurderingskriteriene er bygget på grunnleggende demokratiske prinsipper, bør styret kunne ta et godt og kvalifisert valg, hvor flere forhold vil kunne få betydning, herunder antallet deltakere og de teknologiske løsningene som er tilgjengelige på den tiden møtet skal holdes.

Aksjeeieres deltakelse på generalforsamlingen

Finans Norge skriver at det vil kunne være uforholdsmessig ressurskrevende med en rett til å delta elektronisk i generalforsamlinger hvor det er besluttet at møtet skal holdes fysisk. De uttaler at foretakets kostnader ved å måtte tilby elektronisk deltakelse vil kunne være større enn ulempene for de få som ikke kan møte fysisk. I slike tilfeller er det etter Finans Norges oppfatning tilstrekkelig å møte med vara eller fullmektig.

NHO er enig i at hovedregelen om retten til å delta på generalforsamlingen elektronisk, bør videreføres, og at det sjelden vil være saklig grunn for styret til å nekte. NHO skriver at det i noen tilfeller kan være særlig viktig at generalforsamlingen ikke overværes av andre enn dem som har rett til det.

Schjødt er enig i at medlemmer i samvirkeforetak bør har rett til å delta elektronisk på årsmøte som blir gjennomført fysisk, etter de samme reglene som gjelder for aksjeselskaper.

Reglene om rett til bruk av forhåndsstemmer

NHO, Regnskap Norge, Revisorforeningen, Samfunnsbedriftene, Norsk Landbrukssamvirke, Brækhus, Garmann Mitchell, Haavind og KPMG er enige med departementet i at det ikke er behov for en lovendring på dette punktet. Regnskap Norge uttaler at adgangen til å avgi forhåndsstemme kan tenkes relevant i gitte enkeltsaker, men en bedre løsning vil være at det åpnes for adgang til å vedtektsfeste dette.

Finans Norge,Wiersholm og Orgbrain AS foreslår at styret bør kunne beslutte bruk av forhåndsstemmer selv om dette ikke følger av vedtektsbestemmelsene. Finans Norge skriver at forhåndsstemming forenkler stemmegivning i elektroniske møter, og gjør avstemning enklere for deltakere som ikke har mulighet til å møte. Også behovet for å møte med fullmektig reduseres.

Samvirkene og Schjødt skriver at samvirkeloven bør ha tilsvarende regler som øvrig foretakslovgivning så langt det passer. Samvirkene ser ikke noe behov for at det må vedtektsfestes at man skal ha en slik adgang, men at det bør være opptil styret å beslutte etter en forsvarlighetsnorm. Oslo Taxi SA mener at det vil være uheldig å innføre en regel om at forhåndsstemmer kan benyttes også der det ikke er vedtektsfestet.

6.4 Departementets vurdering

6.4.1 Innledning

Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, jf. aksjelovene §§ 5-1. Aksjeeiernes eiermyndighet utøves kollektivt gjennom generalforsamlingen. Det er derfor sentralt at regelverket gir aksjeeierne reell mulighet til å delta på generalforsamlingen, og til å utøve sine aksjeeierrettigheter.

Det er registrert 216 allmennaksjeselskaper og ca. 355 000 aksjeselskaper i Foretaksregisteret per 15. mars 2021. Det er stor variasjon i antallet aksjeeiere i selskapene og hvordan selskapene er organisert. De langt fleste selskapene har få aksjeeiere og en liten organisasjon. Allmennaksjeselskaper som er notert på et regulert marked, har typisk en stor organisasjon og svært mange aksjeeiere.

For små selskaper kan rigide regler om gjennomføring av generalforsamlingen være en unødvendig begrensning i selskapenes fleksibilitet. En regel om at generalforsamlingen alltid skal gjennomføres som fysisk møte, er på den annen side ikke nødvendigvis egnet for selskaper med svært mange aksjeeiere. For eksempel kan fysiske møter innebære kostnader i form av utgifter til reise for aksjeeiere i selskaper som har en geografisk spredt aksjeeierkrets.

Det å legge bedre til rette for at aksjeeierne kan delta elektronisk på generalforsamlingen, kan bidra til økt deltakelse. En undersøkelse av aksjeeieroppmøtet ved generalforsamling i selskaper notert på Oslo Børs mellom 2009 og 2013, viste at møtedeltakelsen varierte fra 11 prosent til 95 prosent oppmøte, hvor 59 prosent oppmøte var et gjennomsnitt.1 Etter departementets syn kan det å innrette lovgivningen slik at generalforsamling kan holdes som elektronisk møte, bidra til høyere deltakelse, også blant de aksjeeiere som vanligvis ikke deltar. Dette kan særlig være aktuelt i selskaper hvor mange av aksjeeierne er bosatt i ulike deler av landet eller i utlandet, og hvor fysisk deltakelse vil innebære en økonomisk kostnad for aksjeeierne. Forslaget kan gjøre det enklere for aksjeeiere som bor langt fra kommunen der foretaket har sitt forretningskontor, å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Det samme kan gjelde aksjeeiere med nedsatt funksjonsevne. Det kan også bidra til å engasjere yngre aksjeeiere, som i større grad forventer at elektroniske løsninger er tilgjengelige.

Etter departementets syn er selskapene selv nærmest til å vurdere hvordan det er hensiktsmessig å gjennomføre generalforsamlingen. Forslaget i proposisjonen går noe lengre enn forslaget i høringsnotatet, ved at departementet foreslår å likestille fysisk og elektronisk generalforsamling. Ved å legge til rette for at generalforsamlingen også kan gjennomføres som elektronisk møte, blir regelverket mer fleksibelt. Forslaget gir ikke føringer på at generalforsamlingen skal holdes i en bestemt møteform. Formålet er at selskapene og deres ledelse gis frihet til å velge den møteformen som passer best for den eller de sakene som skal behandles på generalforsamlingen.

Departementet ba i høringsnotatet om tilbakemelding på om reglene om fysiske og elektroniske generalforsamlingsmøter bør utformes forskjellig for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. De fleste høringsinstansene har foreslått lik regulering for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. Enkelte høringsinstanser foreslår imidlertid å skille. NHO foreslår at styret i allmennaksjeselskaper skal kunne avgjøre at generalforsamlingen gjennomføres som elektronisk møte. For aksjeselskaper foreslår NHO et krav om vedtektsfesting dersom generalforsamlingen skal gjennomføres som elektronisk møte. Advokatforeningen mener at det er grunn til å være mer restriktiv med å tillate elektronisk generalforsamling i allmennaksjeselskaper, og legger særlig vekt på antallet aksjeeiere. KPMG skriver at det ikke er behov for mer restriktive regler for allmennaksjeselskaper, og skriver at mulighet til å gjennomføre generalforsamlingene elektronisk kan medføre økt deltakelse fra aksjeeierne, slik at deres reelle innflytelse kan styrkes. KPMG skriver også at allmennaksjeselskaper kan ha mer ressurser og bedre forutsetninger for god elektronisk gjennomføring.

Etter departementets syn er det ikke særlige forhold som tilsier at aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper bør ha ulike regler på dette punktet. Lik regulering av aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper kan dessuten ha fordeler for aktørene ved at regelverket blir mer oversiktlig og enklere å forstå. Videre er det, slik Schjødt viser til, en fordel for de som deltar på foretaksmøter i ulike typer foretak, at lovgivningen er lik. Departementets forslag til endringer i bestemmelsene om gjennomføring av generalforsamling i aksjeloven og allmennaksjeloven er derfor like. Se lovforslagene til aksjeloven § 5-8 og allmennaksjeloven § 5-8. I den videre omtalen vil forslagene til endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven bli behandlet samlet.

De fleste høringsinstansene har gitt uttrykk for at styret bør ha myndighet til å beslutte møteform. Etter departementets vurdering er det sentralt at valg av møteform ikke begrenser aksjeeiernes rettigheter eller mulighet til å utøve disse.

Ved utformingen av nye regler har departementet lagt vekt på at reglene skal gi selskapene fleksibilitet, samtidig som aksjeeiernes mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter ivaretas. Forslaget er ment å legge til rette for økt deltakelse fra aksjeeierne på generalforsamlingen.

Departementet foreslår at styret får myndighet til å bestemme møteform på generalforsamlingen, se omtalen i punkt 6.4.3. I tillegg foreslår departementet at styrets myndighet til å bestemme møteform kan begrenses i vedtektene.

For å sikre at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter etter aksjelovene, og at andre bestemmelser i lovene knyttet til generalforsamling overholdes, foreslår departementet å ta inn et krav i aksjelovene om at styret skal sørge for at gjennomføringen av generalforsamlingen er forsvarlig. Se omtalen i punkt 6.4.4.

Regler om aksjeeiernes deltakelse på generalforsamlingen er behandlet i punkt 6.4.5, mens punkt 6.4.6 omhandler regler om deltakelse på generalforsamlingen fra styremedlemmer, daglig leder, revisor og andre.

Aksjelovene åpner for at det kan fastsettes at aksjeeierne kan stemme skriftlig i en periode før generalforsamlingen (forhåndsstemme). Disse reglene behandles i punkt 6.4.7.

Enkelte høringsinstanser, blant annet Samvirkene og NBBL, har også nevnt at reguleringen bør være den samme for samvirkeforetak som i aksjeselskaper. Departementet foreslår at reglene for gjennomføring av årsmøtet i samvirkeforetak i hovedsak samsvarer med forslagene til regler i aksjelovene. Dette er drøftet i punkt 6.4.8.

6.4.2 Fysisk og elektronisk generalforsamling likestilles

Departementet foreslår å innføre en teknologinøytral hovedregel for gjennomføring av generalforsamlinger, slik at fysisk og elektronisk generalforsamling likestilles.

Forslaget innebærer en endring fra høringsnotatet. Der foreslo departementet at gjennomføring av generalforsamling i fysisk møte fremdeles skulle være hovedregelen, men at det i større grad skulle åpnes for gjennomføring av elektronisk generalforsamling.

Høringsinstansene har i hovedsak støttet forslaget om at fysiske møter skal være hovedregelen, men at det skal gis større adgang til gjennomføring av elektroniske møter. Brækhus gir imidlertid også uttrykk for at lovgivningen bør likestille fysiske og elektroniske generalforsamlinger, og at det bør være opptil selskapene selv å velge den mest hensiktsmessige behandlingsmåten for alle møter.

Departementet har vurdert spørsmålet på nytt, og har kommet til at det er enig i denne vurderingen. Etter departementets syn bør lovgivningen være teknologinøytral på dette punktet, slik at selskapene og ledelsen har frihet til å velge den møteformen som passer for den enkelte saken. Aksjeeierne bør også kunne sette rammer for møteformen i vedtektene. Departementet foreslår at hovedregelen skal være at fysiske og elektroniske møter likestilles, også for generalforsamlinger.

Forslaget innebærer ikke at selskapene pålegges å gjennomføre generalforsamlingen i en bestemt møteform. Selskapets mulighet til å holde generalforsamling som fysisk møte, vil derfor ikke begrenses sammenlignet med dagens regler. Forslaget innebærer først og fremst at styret må ta stilling til om generalforsamlingen skal gjennomføres som fysisk eller elektronisk møte, før innkallingen blir sendt.

Flere av høringsinstansene har omtalt forskjellen på møter som gjennomføres ved elektronisk deltakelse, og møter som gjennomføres med fysisk oppmøte. Advokatforeningen skriver at aksjeeiernes rett til å delta i generalforsamlingen er en av få, men viktige, organisatoriske rettigheter. Etter foreningens mening kan deltakelse ved bruk av elektroniske hjelpemidler innebære en forringelse av aksjeeiernes møterett. Advokatforeningen skriver at det er risiko for tekniske problemer, oppkoblingsfeil, forsinkelser i møteavvikling eller at møteformen kan gjøre deltakerne mindre fokusert ved at de kan ha andre gjøremål samtidig.

Departementet er enig med disse høringsinstansene i at forskjellene på fysiske og elektroniske møter kan ha betydning for kommunikasjonen mellom aksjeeiere og selskapets ledelse på generalforsamlingen, samt aksjeeierne imellom. Dette kan særlig komme på spissen i konfliktsituasjoner. Departementet er også enig med Advokatforeningen i at det er sentralt å ivareta aksjeeiernes rettigheter når nye regler blir utformet.

Departementets vurdering er at innvendingene mot elektroniske møter fra enkelte høringsinstanser, også kan gjelde ved gjennomføring av fysiske møter. For eksempel kan forsinkelser i møteavviklingen, at enkelte er ubekvemme med å ta ordet i forsamling eller at deltakerne har andre gjøremål mens møtet pågår, også skje i fysiske møter. Den plikten daglig leder og styreleder, og eventuelt øvrige styremedlemmer og andre, har til å delta på generalforsamlingen, innebærer også et krav til aktiv deltakelse. For øvrige deltakere, herunder aksjeeiere og deres talsmenn, er departementets utgangspunkt at disse må ta ansvar for egne interesser. Det bemerkes at selv om møtet holdes fysisk, avskjærer det neppe deltakerne fra å benytte egne digitale hjelpemidler til andre gjøremål under møtet.

Departementet kan ikke se at elektroniske møter nødvendigvis vil innebære en forringelse av aksjeeiernes møterett. Departementet viser til styrets plikt etter allmennaksjeloven § 5-8 a andre ledd til å sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Kravet innebærer blant annet at systemet for elektronisk deltakelse må være driftssikkert, slik at generalforsamlingen ikke må avbrytes eller at deltakerne faller ut på grunn av tekniske feil i systemet eller systembrudd. Styret har derimot ikke ansvar for tekniske forhold innenfor aksjeeierens kontroll. Departementet foreslår å innføre samme krav som i allmennaksjeloven § 5-8 a andre ledd, i aksjeloven. Etter forslaget skal disse kravene gjelde både der generalforsamlingen blir holdt som elektronisk møte, og der aksjeeiere og andre deltar elektronisk på generalforsamling som blir holdt som fysisk møte. Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-8 tredje og fjerde ledd.

Wiersholm kommenterer at aksjeeiernes møte-, tale- og stemmerett kan tilsi at disse fortsatt bør ha ubetinget rett til å delta fysisk på generalforsamlingen:

«Aksjelovgivningen åpner allerede for elektronisk deltagelse på generalforsamlinger, og vi tror at slik deltagelse kommer til å bli stadig viktigere i praksis fremover. At det legges til rette for elektronisk deltagelse betyr imidlertid ikke nødvendigvis at aksjeeiere bør kunne fratas muligheten til fysisk fremmøte. Gitt en forventet utvikling i retning av stadig større grad av elektronisk deltagelse kan det hevdes at det vil være unødig byrdefullt for selskaper også å legge til rette for fysisk oppmøte. På den annen side er møte-, tale- og stemmerett på generalforsamlinger en grunnleggende rettighet for aksjeeiere, og fysisk oppmøte vil kunne fremstå som mer betryggende for aksjeeiere som vil være sikre på at de kan utøve disse rettighetene, bl.a. fordi elektronisk deltagelse alltid vil være forbundet med en viss risiko for avbrudd som følge av problemer med internettilkobling eller andre tekniske utfordringer.»

Andre høringsinstanser, blant annet Advokatforeningen, har tilsvarende syn.

Et hovedformål med forslaget om å likestille fysiske og elektroniske møter er å gi selskapene økt fleksibilitet til å gjennomføre generalforsamling på den måten de anser hensiktsmessig, samtidig som aksjeeiernes rettigheter ivaretas. Dersom aksjeeierne alltid skal ha rett til å delta fysisk på generalforsamlingen, vil det føre til redusert fleksibilitet for selskapene, og eventuelle kostnader til møtelokaler samt reise og opphold for styreledere og andre som har plikt til å delta fysisk. Etter departementets syn er ikke dette hensiktsmessig. Det avgjørende er ikke at aksjeeierne har adgang til å delta på en bestemt måte, men at aksjeeierne har mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter. I punkt 6.4.4 foreslår departementet å lovfeste et krav om at styret skal sørge for at gjennomføringen av generalforsamlingen skal være forsvarlig. Kravet vil gjelde både ved fysisk og elektronisk generalforsamling. I tillegg blir det foreslått at styrets myndighet til å bestemme møteform for generalforsamlingen, kan begrenses i vedtektene. Se omtalen i punkt 6.4.3.

Å åpne for elektronisk generalforsamlingsmøte, vil etter departementets vurdering også kunne legge til rette for økt deltakelse. Det kan bidra til høyere deltakelse på generalforsamlingen, også blant de aksjeeiere som vanligvis ikke deltar. Elektronisk gjennomføring kan for eksempel bidra til å engasjere yngre aksjeeiere, som i større grad forventer at elektroniske løsninger er tilgjengelige.

Departementet har vurdert forslaget opp mot reglene i aksjonærrettighetsdirektivet. Etter departementets syn er direktivet ikke til hinder for at generalforsamlingen i noterte selskaper kan gjennomføres som elektronisk møte, på de vilkårene som går frem av lovforslaget. Direktivet setter minimumskrav, og gir ikke noen uttømmende regulering av gjennomføringen av generalforsamlinger i noterte selskaper. Departementet ser heller ikke at lovforslaget vil innebære en forskjellsbehandling av aksjeeierne i strid med direktivets artikkel 4.

I høringsnotatet ba departementet om høringsinstansenes syn på om det er behov for supplerende vern ved at et mindretall av aksjeeierne får adgang til å kreve fornyet behandling av enkeltsaker som er avgjort i et elektronisk møte.

De fleste høringsinstansene er negative til forslaget. NBBL skriver at dersom likestillingen av fysiske møter med ikke-fysiske møter skal være reell, kan man ikke gi en adgang for mindretallet til å kreve fornyet behandling utelukkende på grunnlag av valg av møteform.

Departementet er enig med høringsinstansene. En rett til å kreve fornyet behandling av en sak som er avgjort i et elektronisk møte, kan være prosessdrivende, og kan reise problemstillinger knyttet til gyldigheten av generalforsamlingens beslutninger. En slik regel vil dessuten innebære at fysiske og elektroniske møter ikke blir likestilt. Departementet viser også til at forslaget om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen, vil gjelde både for fysisk og elektronisk generalforsamling. Kjernen i dette kravet er at generalforsamlingen skal gjennomføres slik at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter. Dette kravet vil gjelde uansett møteform. Se nærmere omtale i punkt 6.4.4. Aksjelovene §§ 5-22 gir dessuten hver enkelt aksjeeier rett til å reise søksmål med påstand om at en beslutning av generalforsamlingen er ugyldig, fordi den er blitt til på ulovlig måte eller for øvrig er i strid med loven eller selskapets vedtekter.

Departementet foreslår derfor ikke å gi et mindretall av aksjeeierne adgang til å kreve fornyet behandling av enkeltsaker som er avgjort i elektronisk generalforsamling.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 første ledd.

6.4.3 Styret bestemmer møteformen

Departementet foreslår i punkt 6.4.2 at det skal åpnes for at generalforsamlinger kan gjennomføres som fysiske eller elektroniske møter. Departementet foreslår i dette punktet at styret får myndighet til å bestemme møteformen for generalforsamlingen. I tillegg foreslås det at denne myndigheten kan begrenses i vedtektene.

I høringsnotatet la departementet frem to alternative forslag vedrørende styrets myndighet til å bestemme møteform. Det ene forslaget var at styret bare kan beslutte elektronisk generalforsamling hvis det er fastsatt i vedtektene (alternativ 1). Det andre forslaget var at styret har myndighet til å beslutte elektronisk generalforsamling, selv om det ikke er åpnet for det i selskapets vedtekter (alternativ 2).

Revisorforeningen, Finans Norge, Regnskap Norge, NBBL, Samvirkene, Samfunnsbedriftene, Norsk Landbrukssamvirke, Brækhus, Garmann Mitchell, KPMG, Schjødt og Orgbrain AS støtter alternativ 2 og viser til gode erfaringer med elektroniske møter.

Disse høringsinstansene fremhever at det er ønskelig å kunne gjennomføre elektroniske generalforsamlinger uten å måtte endre vedtektene, og at selskapet vil velge den møteformen som er best tilpasset selskapet og de saker som skal behandles. Det forutsettes at styret sikrer at lovens krav til generalforsamlingen blir oppfylt. Det blir også fremhevet at alternativ 2 gir en fleksibel og praktisk løsning, samtidig som aksjeeierne kan innsnevre styrets handlingsrom i vedtektene. Schjødt skriver at krav om vedtektsfesting for at styret kan velge elektronisk generalforsamling, vil gjøre at foretak som ikke har vedtektsfestet en slik rett, er avskåret fra å bruke elektronisk generalforsamling. Dette uten at foretaket selv nødvendigvis har tatt stilling til spørsmålet.

Brækhus skriver at generalforsamlingen først og fremst tar stilling til og drøfter de forslagene styret har lagt frem, og derfor ikke har behov for den nyanserte behandlingen fysiske møter gir. Brækhus skriver at fysisk møte i selskaper med mange aksjeeiere ikke nødvendigvis gjør generalforsamlingen bedre.

Regnskap Norge uttaler at krav om vedtektsfesting fremstår som en mindre fleksibel løsning, og at det er riktig å gi styret tilliten til å vurdere valget av møtebehandling for den enkelte saken. Regnskap Norge mener også at det har en verdi at man direkte ut fra aksjelovens regler kan utlede adgangen for styret til å beslutte elektronisk gjennomføring. Videre skriver bransjeforeningen:

«Under enhver omstendighet vil innføring av krav til forsvarlig gjennomføring av eventuell elektronisk avholdelse og bestemmelsene om mindretallsvern, blant annet forbudet mot myndighetsmisbruk, gi den enkelte aksjonær en beskyttelse i regelverket som fremstår balansert.»

Departementet er enig med høringsinstansene i at myndigheten til å bestemme møteform for generalforsamlingen, bør ligge hos styret. Departementet viser til at det som hovedregel er styret som innkaller til generalforsamlingen. Det er også styret som utarbeider forslag til dagsorden med angivelse av de sakene som skal behandles. I tillegg stiller flere bestemmelser i aksjelovene krav om at styret skal utarbeide forslag til generalforsamlingens beslutninger og begrunnelse for forslagene. Dette gjelder for eksempel ved kapitalforhøyelser og forslag til vedtektsendringer. Departementet viser også til at det hører under styret i aksjeselskaper å ta stilling til om det foreligger saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse på fysisk generalforsamling. I allmennaksjeselskaper kan styret tillate aksjeeierne å delta elektronisk, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Etter departementets vurdering hører det naturlig inn under styret som organ å bestemme møteformen for generalforsamlingen, med mindre en bestemt møteform er fastsatt i vedtektene. Det vil etter departementets syn samsvare godt med styrets ansvar og oppgaver etter aksjelovene for øvrig.

Departementet kan heller ikke se at det å gi styret denne myndigheten vil svekke aksjeeiernes mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter. Som beskrevet i punkt 6.4.2, anser departementet at det ikke er møteformen i seg selv som er avgjørende for aksjeeiernes mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter, men hvordan generalforsamlingen faktisk gjennomføres. I lovforslaget er det tatt inn en bestemmelse om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Kjernen i dette kravet er at generalforsamlingen skal gjennomføres slik at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter. Dette kravet vil gjelde uansett møteform, og er noe styret må ta hensyn til ved valg av hvordan generalforsamlingen skal gjennomføres. Forsvarlighetskravet er nærmere gjennomgått i punkt 6.4.4. Departementets vurdering er at det foreslåtte forsvarlighetskravet, forbudet mot myndighetsmisbruk og øvrige regler i aksjelovene som skal sikre forsvarlig saksbehandling, i tilstrekkelig grad vil sikre at hensynet til aksjeeierne, herunder minoritetsaksjeeiere, blir ivaretatt.

Departementet ser at det kan være tilfeller hvor aksjeeierne har behov for eller ønske om å begrense styrets myndighet til å bestemme møteform for generalforsamlingen. For eksempel kan aksjeeierne ønske at generalforsamlingen alltid skal gjennomføres som enten fysisk eller elektronisk møte. Det kan også være at aksjeeierne ønsker at bestemte typer saker skal behandles i en bestemt møteform.

Departementet foreslår etter dette at styret bestemmer møteformen for generalforsamlingen. Det foreslås også at styrets myndighet til å bestemme møteform kan begrenses i vedtektene.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-8 første ledd.

I enkelte situasjoner har tingretten og andre offentlige organer myndighet til å innkalle til generalforsamling. Dette gjelder blant annet tingretten etter bestemmelsene i aksjelovene §§ 5-9 og §§ 5-28 andre ledd, samt aksjeloven § 7-9 andre ledd. Videre har Finanstilsynet i enkelte tilfeller myndighet til å innkalle til generalforsamling i finansforetak som er organisert som aksjeselskap, jf. finansforetaksloven § 8-1 andre ledd. Der domstolen eller annen offentlig myndighet kaller inn til generalforsamlingen, bør denne, etter departementets syn, også bestemme møteformen. Etter forslaget vil disse ikke være bundet av eventuelle vedtektsbestemmelser om møteform.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 femte ledd.

Som følge av at fysiske og elektroniske møter likestilles, foreslår departementet å ta inn krav i aksjelovene §§ 5-10 om at innkallingen til generalforsamlingen skal opplyse om møteform, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-10 nytt tredje ledd.

6.4.4 Krav til forsvarlig gjennomføring

Departementet foreslår å ta inn bestemmelser i aksjelovene om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-8 andre ledd. Kravet skal gjelde generelt, og uavhengig av generalforsamlingens møteform.

NHO, Finans Norge, Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene, Brækhus, Haavind, KPMG, Schjødt, Wiersholm og Orgbrain AS er enige i at det bør innføres et krav til at gjennomføringen av generalforsamlingen er «forsvarlig», men har gitt uttrykk for ulik oppfatning om hva som inngår i et krav til forsvarlighet. Brækhus og Haavind skriver at dette allerede følger som et grunnleggende prinsipp i aksjelovgivningen.

Både aksjeloven og allmennaksjeloven har regler som skal sikre forsvarlig saksbehandling i selskapets styrende organer, herunder generalforsamlingen. For eksempel skal innkallingen til generalforsamlingen sendes alle aksjeeiere med kjent adresse. Aksjeeierne har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig. De har også rett til å få behandlet saker på generalforsamlingen, og har rett til å stille spørsmål til ledelsen. Se omtalen i punkt 6.1. Listen der er ikke uttømmende.

Som Brækhus og Haavind skriver, følger krav til forsvarlig saksbehandling per i dag dels også av ulovfestede regler. Hensynet til aktørene tilsier etter departementets syn at det bør fremgå direkte av loven at det gjelder et krav til forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Det vil gjøre det enklere for styret, aksjeeierne og andre å få kunnskap om at det gjelder visse rammer for gjennomføringen av generalforsamlingen. Det kan gjøre regelverket enklere å forstå. Et regelverk som er enkelt å forstå gir mindre behov for ekstern bistand, høyere etterlevelse og gjør det enklere å kontrollere at regelverket etterleves. Departementet vurderer det derfor som hensiktsmessig å lovfeste et krav om at gjennomføringen av generalforsamlingen skal være forsvarlig.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 andre ledd.

Kravet til forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen er et minstekrav. Kjernen i kravet er etter departementets syn at generalforsamlingen skal gjennomføres slik at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter. Det omfatter ikke bare at aksjeeierne skal kunne delta og stemme, men også at de kan utøve andre aksjeeierrettigheter. Det gjelder blant annet aksjeeiernes rett etter aksjelovene §§ 5-15 første ledd til å kreve opplysninger om selskapets forhold av ledelsen i selskapet. Det gjelder også aksjeeiernes rett til å delta ved fullmektig eller med rådgiver, jf. aksjelovene §§ 5-2.

Kravet til forsvarlighet er ikke begrenset til å sikre aksjeeiernes mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter. For eksempel skal styret sørge for at generalforsamlingen gjennomføres på en slik måte at styremedlemmer, daglig leder og revisor, samt andre som har rett eller plikt til å delta, kan delta på generalforsamlingen.

Forsvarlighetskravet skal gjelde både for fysisk og elektronisk generalforsamling. Aksjeloven § 5-11 b og allmennaksjeloven § 5-8 a har bestemmelser som stiller særlige krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Begge lovene stiller krav til at elektronisk deltakelse bare kan skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Allmennaksjeloven § 5-8 a stiller ytterligere krav, blant annet at det skal foreligge systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. I tillegg må det «benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen». Etter departementets syn tilsier økt adgang til å gjennomføre elektronisk generalforsamling at disse kravene i allmennaksjeloven også bør innføres for aksjeselskaper. Dette vil blant annet forhindre at reglene om elektronisk generalforsamling brukes på en måte som uthuler aksjeeiernes rettigheter.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 fjerde ledd.

Advokatforeningen viser i sitt høringssvar til forholdet mellom styrets vurdering av forsvarligheten og domstolskontroll av vilkåret. Foreningen skriver at vurderingstemaet er utpreget skjønnsmessig, og at dette medfører risiko for at domstolene utviser tilbakeholdenhet med å overprøve styrets skjønnsutøvelse.

Departementets forslag innebærer at styret har plikt til å sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Hvis gjennomføringen av generalforsamlingen ikke oppfyller minstekravet til forsvarlighet, er dette en saksbehandlingsfeil. Domstolskontrollen er ikke begrenset til å vurdere styrets skjønnsutøvelse, men omfatter også kontroll av om lovens krav til saksbehandlingen er oppfylt.

Styret må konkret vurdere om generalforsamlingen skal holdes som fysisk eller elektronisk møte. Ved vurderingen må styret se hen til om den aktuelle møteformen kan gjennomføres i samsvar med kravet til forsvarlig gjennomføring. Beslutningen om møteform må treffes av styret i henhold til de alminnelige kravene til styrets behandling, herunder krav til protokollering. Av protokollen bør også styrets vurdering fremgå. Dette gir notoritet rundt styrets vurderinger, herunder om det er foretatt en vurdering av hvilken møteform som skal gjelde for generalforsamlingen. Styremedlemmer som er uenige i styrets beslutning om møteform, bør påse at deres innvendinger blir tatt inn i protokollen. Om styret ikke kan godtgjøre at møteformen er vurdert i lys av kravet til forsvarlighet, er dette et moment som kan tilsi at lovens krav ikke er oppfylt.

Saksbehandlingsreglene i aksjelovene og kravet til forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen, suppleres av andre bestemmelser i aksjelovgivningen som skal beskytte aksjeeierne og andre berørte parter. Sentralt er generalklausulene om myndighetsmisbruk i aksjeloven og allmennaksjeloven. Aksjelovene §§ 6-28 gir regler om misbruk av posisjon i selskapet mv. Bestemmelsene setter forbud for styret til å foreta noe som er egnet til å gi visse aksjeeiere eller andre en urimelig fordel på andre aksjeeieres eller selskapets bekostning. Aksjelovene §§ 5-21 har bestemmelser om misbruk av generalforsamlingens myndighet. Det følger av bestemmelsene at generalforsamlingen ikke kan treffe noen beslutning som er egnet til å gi visse aksjeeiere eller andre en urimelig fordel på andre aksjeeieres eller selskapets bekostning. Brudd på slike regler kan danne grunnlag for selskapsrettslig ugyldighet etter søksmål. I tillegg gjelder det enkelte andre ulovfestede grunnprinsipper. For eksempel kan oppdeling av én overdragelse i flere mindre overdragelser for å unngå saksbehandling etter aksjelovene §§ 3-8, etter omstendighetene rammes av alminnelige omgåelsesbetraktninger, se Prop. 135 L (2018–2019) Endringer i aksjelovgivningen mv. (langsiktig eierskap i noterte selskaper mv.) punkt 5.7.4.3.

Etter forslaget til aksjelovene §§ 5-8 andre ledd er det styret som skal sørge for at kravet til forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen, er oppfylt. Brudd på aksjelovgivningens bestemmelser kan potensielt medføre erstatnings- eller straffansvar for styrets medlemmer etter reglene i aksjelovene kapittel 17 og 19.

Departementet opprettholder forslaget om å ta inn bestemmelser i aksjelovene om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 andre ledd.

Schjødt støtter at det innføres et krav om forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Advokatfirmaet viser samtidig til at det bør «leggjast til rette for at aksj[e]eigarane/medlemmene kan stille spørsmål til og få svar frå leiinga». Schjødt foreslår å endre bestemmelsene i aksjelovene §§ 5-15 slik at informasjonsplikten ikke bare skal gjelde på generalforsamlingen, men også overfor de som har stilt spørsmål, men eventuelt ikke hatt anledning til å delta på møtet. Schjødt foreslår at opplysningsplikten i slike tilfeller også skal gjelde etter generalforsamlingen.

Departementet er ikke enig i forslaget. Opplysningsplikten etter aksjelovene §§ 5-15 har først og fremst betydning som en del av grunnlaget for beslutningene som skal treffes på generalforsamlingen. Der det må innhentes opplysninger, og svar derfor ikke kan gis på generalforsamlingen, følger det av §§ 5-15 andre ledd at det skal utarbeides skriftlig svar innen to uker etter generalforsamlingen. Svaret skal sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse. Etter dette ser ikke departementet behov for å fastsette ytterligere regler om ledelsens opplysningsplikt i aksjelovene §§ 5-15.

Departementet foreslår en regel om at generalforsamlingsprotokollen skal angi tid for generalforsamlingen og møteform. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for generalforsamlingens beslutninger. For styreprotokoll følger et slikt krav allerede av aksjelovene §§ 6-29.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-16 andre ledd.

6.4.5 Aksjeeieres deltakelse

Etter aksjelovene §§ 5-2 har aksjeeierne rett til å møte fysisk i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene.

Det følger av aksjeloven § 5-11 b at aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. En slik rett har ikke aksjeeiere i allmennaksjeselskaper. Etter allmennaksjeloven § 5-8 a kan styret imidlertid beslutte at aksjeeierne skal kunne delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, med mindre annet er fastsatt i vedtektene.

Departementet foreslår ingen endringer i aksjeeiernes rett etter aksjeloven § 5-11 b til å delta elektronisk på fysisk generalforsamling.

Departementet foreslo i høringsnotatet at aksjeeiere i allmennaksjeselskaper skal ha samme rett til å delta elektronisk på generalforsamling, som det som gjelder for aksjeeiere i aksjeselskaper.

Finans Norge innvender at en rett for aksjeeierne til å delta elektronisk på generalforsamlingen, kan være uforholdsmessig ressurskrevende for noen selskaper. Finans Norge skriver at kostnadene for selskapet ved å måtte legge til rette for elektronisk deltakelse, kan være høyere enn ulempen for de som ikke kan møte fysisk.

Departementet er enig med Finans Norge i at forslaget kan medføre en økt økonomisk og administrativ byrde for selskaper som må legge til rette for elektronisk deltakelse. For selskaper med få aksjeeiere legger departementet til grunn at det ikke vil være uforholdsmessig kostbart å legge til rette for elektronisk deltakelse. Dette kan stille seg annerledes for selskaper med mange aksjeeiere og begrensede ressurser, hvor lovens krav til blant annet autentisering av deltakerne forutsetter tilgang til mer avanserte systemer. Det å gi aksjeeiere i allmennaksjeselskaper samme rett til å delta elektronisk på generalforsamlingen som i aksjeselskaper, og kan legge til rette for økt aksjeeierengasjement. Etter departementets syn veier dette tyngre enn eventuelle merkostnader for selskapene.

NHO er enig i at hovedregelen om at retten til å delta på generalforsamlingen elektronisk bør videreføres, og at det sjelden vil være saklig grunn for styret til å nekte. NHO skriver at det i noen tilfeller kan være særlig viktig at generalforsamlingen ikke overværes av andre enn dem som har rett til det.

Departementet viser til at forslaget innebærer at styret har anledning til å nekte elektronisk deltakelse dersom det er saklig grunn til det. Kravet til «saklig grunn» i aksjeloven § 5-11 b er omtalt slik i Prop. 112 L (2016–2017) Endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling) punkt 5.1.3.5:

«Hva som vil være en saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, vil bero på en helhetsvurdering. I vurderingen må det særlig tas hensyn til at deltakelse på generalforsamling er grunnleggende for aksjeeiernes mulighet til å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Det må derfor foreligge tungtveiende grunner for at selskapet ikke skal ha plikt til å legge til rette for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. I selskap med få aksjeeiere kan departementet vanskelig se grunnlag for å avskjære deltakelse per telefon, Skype eller tilsvarende løsninger, så lenge identiteten til deltakeren er klar. I selskaper med mange aksjeeiere vil en slik form for deltakelse kunne være mer problematisk. Det bør imidlertid etter departementets syn kunne stilles krav om at selskapet i god tid før generalforsamlingen har søkt å etablere elektroniske løsninger som ivaretar aksjeeiernes mulighet til å følge opp sine aksjeeierrettigheter ved elektronisk deltakelse. Selv om tilrettelegging for slik deltakelse kan innebære kostnader for selskapet, er ikke kostnader alene tilstrekkelig til å avskjære elektronisk deltakelse, så lenge disse kostnadene må anses som rimelige sett hen til selskapets størrelse, aksjeeierstruktur og de kostnader fysisk tilstedeværelse vil påføre aksjeeierne.»

Etter departementets syn vil dette også gjelde forslaget til endringer i allmennaksjeloven.

I punkt 6.4.2 foreslår departementet å likestille fysisk og elektronisk generalforsamling. Bestemmelser om gjennomføring av generalforsamling er foreslått i aksjelovene §§ 5-8. Departementet foreslår at reguleringen av elektronisk deltakelse på generalforsamlingen tas inn i disse paragrafene.

Departementet foreslår i tillegg en forskriftshjemmel til å gi nærmere bestemmelser om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Dette kan blant annet omfatte nærmere krav til elektroniske løsninger som kan benyttes, eller krav til tilrettelegging for elektronisk deltakelse på generalforsamling som blir holdt som fysisk møte.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 tredje ledd bokstav b, fjerde og sjette ledd.

6.4.6 Deltakelse fra styremedlemmer, daglig leder, revisor og andre

I punkt 6.4.2 foreslår departementet å likestille fysisk og elektronisk generalforsamling. Det reiser spørsmål om i hvilken grad de som i dag har rett eller plikt til å delta fysisk på generalforsamlingen, skal ha adgang til å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler der generalforsamlingen blir gjennomført som fysisk møte. Denne problemstillingen er ikke direkte omtalt i høringsnotatet.

Der noen etter nåværende regler har plikt til å delta fysisk på generalforsamlingen, bør plikten etter departementets syn som utgangspunkt videreføres når generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte. Bakgrunnen for møteplikten er blant annet at aksjeeierne skal kunne stille spørsmål til ledelsen. Det kan etter departementets vurdering bidra til god møteavvikling at slike deltakere er fysisk til stede der generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte. En lovregulering av deres deltakerplikt kan bidra til redusert konflikt mellom aksjeeierne og disse deltakerne. Departementet foreslår derfor at styreleder, daglig leder og leder for bedriftsforsamlingen skal delta fysisk der generalforsamlingen blir gjennomført som fysisk møte, i samme grad som i dag.

Etter aksjeloven § 7-5 har revisor rett til å delta i generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk. En slik regel er ikke innført i allmennaksjeloven. Departementet foreslår at samme regel innføres i denne. Departementets vurdering er at styrets adgang til å kreve at revisor deltar fysisk, er tilstrekkelig til å ivareta aksjeeiernes interesser. Styret kan også instrueres etter reglene om generalforsamlingens instruksjonsmyndighet.

Øvrige medlemmer i styret og bedriftsforsamlingen har etter nåværende regler rett, men ikke plikt, til å delta på generalforsamlingen. Departementet ser det ikke som hensiktsmessig å stille krav til at disse skal ha plikt til å delta fysisk på fysisk generalforsamling. Et slikt krav vil etter departementets syn være unødig byrdefullt. Slike medlemmer bør selv kunne velge om de vil delta fysisk eller elektronisk. Departementet foreslår derfor at disse får rett til å delta elektronisk dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

Se lovforslagene til aksjeloven § 5-4 og § 7-5 andre ledd, og allmennaksjeloven § 5-5 og ny § 7-5 andre ledd.

Aksjelovene har regler om hvem som åpner generalforsamlingen, og om valg av møteleder. Etter departementets syn bør disse delta fysisk der generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte. Hensynet til en effektiv åpning av møtet og effektiv møteledelse tilsier dette. Velger generalforsamlingen møteleder, foreslår departementet at denne må velges blant dem som er fysisk til stede på generalforsamlingen. Dette for å unngå forsinkelser i gjennomføringen av generalforsamlingen.

Se lovforslagene til aksjeloven § 5-12 første og andre ledd, og allmennaksjeloven § 5-12 første og tredje ledd.

6.4.7 Bruk av forhåndsstemme

Etter nåværende regler er forhåndsstemmegivning bare tillatt dersom dette er fastsatt i vedtektene, jf. aksjeloven § 5-11 b andre ledd og allmennaksjeloven § 5-8 b. Departementet ba i høringsnotatet om høringsinstansenes syn på om det var behov for å endre aksjelovgivningens regler om forhåndsstemmer, slik at forhåndsstemmer kan benyttes også der dette ikke er bestemt i vedtektene.

De fleste høringsinstansene, blant annet NHO, Revisorforeningen, Brækhus, Garmann Mitchell, Haavind og KPMG, foreslår at reglene ikke endres. Finans Norge skriver at styret bør kunne beslutte bruk av forhåndsstemmer selv om dette ikke følger av vedtektsbestemmelsene. Finans Norge skriver at forhåndsstemmer kan forenkle stemmegivningen i elektroniske møter, og gjøre deltakelse enklere for deltakere som ikke har mulighet til å møte, herunder at det reduserer behovet for å møte med fullmektig.

Departementet er ikke uenig med Finans Norge i at bruk av forhåndsstemmer kan forenkle deltakelsen for aksjeeiere. Imidlertid vurderer departementet på lik linje med Haavind at dagens regler gir selskapene tilstrekkelig fleksibilitet ved at dette kan vedtektsfestes. Revisorforeningen viser dessuten til at det etter hvert finnes gode løsninger for å stemme elektronisk på generalforsamlingen, og at dette reduserer det faktiske behovet for bruk av forhåndsstemmer. Departementet viser også til innspillet fra NHO om at forhåndsstemmegivning kan gjøre det mer komplisert å forholde seg til forslag til vedtak som blir trukket eller endret før eller under generalforsamlingen, og til forslag som blir satt frem på generalforsamlingen. Dette tilsier at adgangen til å forhåndsstemme fortsatt bør forbeholdes selskaper hvor aksjeeierne har tatt stilling til spørsmålet i vedtektene.

Etter dette foreslår ikke departementet endringer i reglene om adgangen til å bruke forhåndsstemme.

Departementet foreslår imidlertid at det fastsettes i aksjeloven at selskaper som åpner for stemmegivning før generalforsamlingen (forhåndsstemme), må opplyse om fremgangsmåten for dette i innkallingen til generalforsamlingen. Allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd har allerede en slik regel.

Se lovforslaget til aksjeloven § 5-10 nytt tredje ledd.

6.4.8 Årsmøte i samvirkeforetak

Innledning

Lik regulering av de ulike foretaksformene kan gi gevinster i form av et oversiktlig og tilgjengelig regelverk. Dette kan særlig være viktig for små foretak, hvor mange har begrenset tilgang til juridisk kompetanse og få administrative ressurser. Reguleringer i aksjeloven, og endringer i denne, kan være relevante for annen lovgivning, slik som samvirkeloven. Det er imidlertid ikke gitt at reguleringer eller endringer i aksjeloven nødvendigvis bør gjennomføres i samvirkeloven. Endringer i samvirkeloven må vurderes konkret ut fra de hensyn som loven skal ivareta, og samvirkeformens egenart.

I Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) Om lov om samvirkeforetak (samvirkelova) står det i punkt 9.3.1 at det er en fordel at organisatoriske regler i lovforslaget ble utformet etter mønster av aksjelovgivningen. Det står videre at et hovedformål med reglene om organisering av samvirkeforetak er å sikre effektiv og rasjonell drift. Reglene skal også sikre en forsvarlig beslutningsprosess og klar styringsstruktur, samt ivareta de demokratiske verdiene samvirkeformen bygger på. Etter departementets oppfatning bygger de foreslåtte endringene for samvirkeforetak opp under disse formålene.

Det kom ikke frem tungtveiende grunner i høringen til at samvirkeforetak bør ha mindre frihet til å velge møteform for årsmøtet, enn aksjeselskaper skal ha for generalforsamlingen. Blant annet skriver Norsk Landbrukssamvirke at det er riktig og viktig at det nå blir større fleksibilitet i loven. Selv om medlemmenes generelle inntrykk er at fysiske møter fortsatt vil foretrekkes fremfor elektroniske, mener organisasjonen at lovverket bør være fleksibelt.

Departementet foreslår tilsvarende regler i samvirkeloven som i aksjeloven.

Fysisk og elektronisk årsmøte likestilles

Departementet foreslår å likestille fysisk og elektronisk årsmøte i samvirkeforetak. Forslaget er utformet etter mønster fra forslaget til endringer i aksjelovene.

Årsmøtet er det øverste organet i samvirkeforetak. Formålet med forslaget er å gi samvirkeforetakene og deres ledelse frihet til å velge den formen for gjennomføring av årsmøtet som passer best for foretaket og dets medlemmer. Departementet viser til drøftelsen i punkt 6.4.2 om de hensyn som taler for og mot at fysiske og elektroniske generalforsamlinger likestilles. Departementet er enig i at det er forskjell på fysiske og elektroniske møter. Lovforslaget er derfor utformet slik at det er opptil foretakene å velge egnet møteform, så lenge gjennomføringen oppfyller kravet til «forsvarleg gjennomføring». Dette vil etter departementets oppfatning ivareta hensynet til medlemmene. Se drøftelsen i punkt 6.4.4.

I høringen kom det frem at samvirkeforetakene har hatt blandede erfaringer med elektroniske årsmøter. Oslo Taxi SA skriver at deres erfaring er at det kan være krevende å gjennomføre et elektronisk årsmøte på en fullverdig og forsvarlig måte. NBBL og Samvirkene skriver imidlertid at erfaringene med elektroniske årsmøter er gode. Organisasjonene mener elektroniske årsmøter har sikret bedre representasjon og bedret de demokratiske prosessene. I tillegg har det vært både kostnads- og tidsbesparende. Norsk Landbrukssamvirke legger vekt på at samvirkeforetak kan ha mange eiere, noe som kan gjøre gjennomføring av elektronisk årsmøte mer krevende. NBBL skriver at selv om erfaringene med elektroniske møter er gode, ser man ikke for seg digitale årsmøter fremover.

Etter departementets syn er det ikke særlige forhold som tilsier at reglene om gjennomføring av årsmøter i samvirkeforetak bør utformes annerledes enn reglene om gjennomføring av generalforsamling i aksjeselskaper. Det har heller ikke kommet innspill i høringen som tilsier ulik regulering. Departementet foreslår derfor at årsmøter i samvirkeforetak kan gjennomføres som fysiske eller elektroniske møter.

Departementet foreslår heller ikke for samvirkeforetak å gi et mindretall adgang til å kreve fornyet behandling av enkeltsaker som er avgjort i et elektronisk møte. Se drøftelsen i punkt 6.4.2.

Se lovforslaget til samvirkeloven ny § 44 første ledd.

Styret bestemmer møteformen

Departementet foreslår ovenfor at det skal åpnes for at årsmøter i samvirkeforetak kan gjennomføres som fysisk eller elektronisk møte. Departementet foreslår i dette punktet at styret får myndighet til å bestemme møteformen. Det foreslås at styrets myndighet kan begrenses i vedtektene.

I høringsnotatet la departementet frem to alternative forslag vedrørende styrets myndighet til å bestemme møteform. Det ene forslaget var at styret bare kan beslutte elektronisk årsmøte hvis det er fastsatt i vedtektene (alternativ 1). Det andre forslaget var at styret har myndighet til å beslutte elektronisk årsmøte, uavhengig av om det er åpnet for det i foretakets vedtekter (alternativ 2).

I høringen er tilbakemeldingen fra samvirkeforetakene noe delt. Samvirkene og NBBL mener styret bør ha myndighet til å bestemme møteformen. Disse høringsinstansene ser ikke behov for noen særskilt hjemmel til å vedtektsfeste begrensninger i styrets adgang til å vedta at årsmøtet holdes elektronisk. Norsk Landbrukssamvirke mener spørsmålet bør reguleres i vedtektene.

Departementet ser ikke at det er særlige hensyn som tilsier en annen regulering av spørsmålet i samvirkeforetak enn for aksjeselskaper. Departementet har vurdert de to alternativene med hensyn til aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper i punkt 6.4.3 ovenfor. Etter departementets syn vil medlemmenes adgang til å fastsette begrensninger i styrets myndighet i vedtektene, i tilstrekkelig grad gi medlemmene mulighet til å sette rammer for styrets beslutning om gjennomføring av årsmøtet.

Departementet foreslår at tingretten eller andre offentlige myndigheter som etter lov har myndighet til å innkalle til årsmøte, skal velge møteform dersom de kaller inn til årsmøte. Den offentlige myndigheten som kaller inn, vil ikke være bundet av vedtektsbestemmelser om møteform for årsmøtet. Tingretten har blant annet myndighet til å innkalle årsmøtet etter samvirkeloven § 44 andre ledd.

Se lovforslaget til samvirkeloven ny § 44 første og femte ledd.

Som følge av at fysiske og elektroniske møter likestilles, foreslår departementet å ta inn krav i samvirkeloven § 46 om at innkallingen til årsmøte skal opplyse om møteform, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.

Se lovforslaget til samvirkeloven § 46 nytt tredje ledd.

Krav til forsvarlig gjennomføring

Departementet foreslår å innføre et krav om at styret skal sørge for en «forsvarleg» gjennomføring av årsmøtet. Kravet skal gjelde uavhengig av møteform.

Ingen av høringsinstansene har motsatt seg forslaget. De hensyn som taler for å innføre et slikt krav i aksjelovene tilsier etter departementets syn at tilsvarende krav tas inn i samvirkeloven. For nærmere omtale av kravet til forsvarlighet, vises det til punkt 6.4.4 ovenfor.

Departementet foreslår å innføre plikt for styret til å sørge for at det ved årsmøter som gjennomføres som elektronisk møte, eller som fysisk møte der medlemmer deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skal foreligge systemer som sikrer at samvirkelovens krav til årsmøtet er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en forsvarlig måte, og det må benyttes en forsvarlig metode for å autentisere avsenderen. Det foreslås også at det kan fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse i vedtektene. Kravene skal blant annet forhindre at reglene om elektronisk årsmøte brukes på en måte som uthuler medlemmenes rettigheter. Forslaget tilsvarer krav i nåværende allmennaksjeloven § 5-8 a.

I høringsnotatet foreslo departementet en formulering i samvirkeloven om at stemmegivning og deltakelse må kunne kontrolleres på en «fullgod måte». Samvirkene har pekt på at dette innebærer at det settes opp en egen norm i samvirkeloven, og at det bør være tilstrekkelig at kontrollen er forsvarlig. Departementet har derfor justert ordlyden til «forsvarleg», som er samme begrep som i aksjelovene.

Se lovforslaget til samvirkeloven ny § 44 andre og fjerde ledd.

Departementet foreslår at protokollen fra årsmøtet skal angi tid for årsmøtet og møteform. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for årsmøtets beslutninger. For styreprotokollen følger et slik krav allerede av samvirkeloven § 91.

Se lovforslaget til samvirkeloven § 52 andre ledd.

Medlemmenes deltakelse

Departementet foreslår at medlemmer i samvirkeforetak skal ha rett til å delta på fysisk årsmøte ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Det foreslås at styret kan nekte elektronisk deltakelse dersom det foreligger saklig grunn for det. Departementet opprettholder dermed forslaget i høringsnotatet.

Forslaget bygger på tilsvarende regulering i aksjeloven § 5-11 b om aksjeeieres rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, som er foreslått videreført i forslagene til aksjelovene §§ 5-8. Det vises for øvrig til nærmere omtale av aksjeeiernes deltakelse på generalforsamlingen i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper i punkt 6.4.5 ovenfor.

Schjødt er enig i at medlemmer i samvirkeforetak bør har rett til å delta elektronisk på årsmøte som blir gjennomført fysisk.

Norsk Landbrukssamvirke skriver at det kan være krevende å gjennomføre møter med både fysisk og elektronisk deltakelse, og at saklighetskravet knyttet til styrets begrunnelse for valg av møteform, ikke bør tolkes for strengt.

Departementet ser at hybridmøter kan være utfordrende. Dette stiller seg etter departementets syn imidlertid ikke annerledes for samvirkeforetak enn for aksjeselskaper. Departementet foreslår derfor at tilsvarende krav tas inn i samvirkeloven som i aksjelovene.

Medlemmer i samvirkeforetak vil etter departementets forslag ha rett til å delta på fysisk årsmøte ved bruk av elektroniske hjelpemidler med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte.

Det foreslås en hjemmel for departementet til å gi forskrift med nærmere regler om elektronisk deltakelse på årsmøtet.

Se lovforslaget til samvirkeloven ny § 44 tredje og sjette ledd.

Deltakelse fra styremedlemmer, daglig leder, revisor og andre

Samvirkeloven har bestemmelser som fastsetter rett eller plikt for styreleder, øvrige styremedlemmer, daglig leder, revisor og andre til å delta på årsmøtet.

Etter samvirkeloven § 40 første ledd har styrelederen og daglig leder plikt til å være til stede på årsmøtet. Øvrige styremedlemmer kan være til stede. Nåværende ordlyd i disse bestemmelsene innebærer en plikt for styrelederen og daglig leder til å delta fysisk på årsmøtet.

Samvirkeloven § 101 regulerer revisors deltakelse på årsmøtet. Revisor skal møte i årsmøtet når det skal behandles saker som gjør dette nødvendig. I slike saker plikter revisor å møte fysisk på årsmøtet. For øvrig har revisor rett til å delta i årsmøtet.

Departementet foreslår i hovedsak å videreføre dagens regler om styreleders, daglig leders og revisors plikt til å delta på årsmøtet. Dersom årsmøtet blir holdt som fysisk møte, foreslår departementet at styrelederen og daglig leder har plikt til å være fysisk til stede. Det foreslås at revisor skal ha rett til å delta på årsmøtet ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk. Dette er i tråd med dagens regulering i aksjeloven § 7-5. Se drøftelsen i punkt 6.4.6. Etter departementets vurdering er det ikke særlige forhold ved samvirkeforetak som tilsier at reglene bør være annerledes for disse enn for aksjeselskaper.

Øvrige medlemmer i styret, har etter nåværende regler rett, men ikke plikt, til å delta i årsmøtet. Departementet foreslår at slike styremedlemmer skal ha rett til å delta elektronisk på årsmøtet dersom det blir holdt som fysisk møte. Dette tilsvarer forslaget til regler i aksjelovene.

Samvirkeloven har regler om hvem som åpner årsmøtet og om valg av møteleder. Etter departementets syn bør disse delta fysisk der årsmøtet blir holdt som fysisk møte. Dersom årsmøtet velger en møteleder, foreslås det at denne må velges blant dem som er fysisk til stede på møtet. Dette tilsvarer forslaget til regler i aksjelovene.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 40 første ledd, § 48 første og andre ledd og § 101 andre ledd.

Bruk av forhåndsstemme

Samvirkeloven åpner i dag ikke for bruk av forhåndsstemme. Departementet foreslår å ta inn en bestemmelse i samvirkeloven om forhåndsstemme som tilsvarer reguleringen i aksjeloven § 5-11 b andre ledd og allmennaksjeloven § 5-8 b.

I høringen har blant annet Samvirkene spilt inn at samvirkeloven bør ha tilsvarende regler som øvrig foretakslovgivning så langt det passer. Organisasjonen skriver at den ikke ser noen grunn til at man ikke også i samvirkeforetak skal ha anledning til å akseptere forhåndsstemmer, dersom man ønsker det. Organisasjonen peker samtidig på at behovet for forhåndsstemmer bør være lite i praksis, så lenge man både har mulighet til å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler i et møte som ellers holdes som et fysisk møte, og til å være representert ved fullmektig i møtet. Også NBBL ønsker en regel om bruk av forhåndsstemmer. Norsk Landbrukssamvirke mener imidlertid at forhåndsstemmer bør unngås, og at det i hvert fall bør vedtektsfestes om det skal tillates.

Departementet viser til at også samvirkeforetak kan ha behov for den ekstra fleksibiliteten som ligger i mulighet til bruk av forhåndsstemmer. Bruk av forhåndsstemmer forenkler stemmegivning på årsmøtet, og gjør det å stemme enklere for medlemmer som ikke har mulighet til å delta. Det kan også redusere behovet for å møte med fullmektig. Det har etter departementets syn ikke kommet frem forhold i høringen som tilsier at samvirkeforetak ikke bør ha samme mulighet til å bruke forhåndsstemme som aksjeselskaper.

Departementet mener adgangen til bruk av forhåndsstemme etter samvirkeloven bør være den samme som etter aksjelovene. Departementet foreslår å beholde regelen i aksjeloven om at forhåndsstemmer bare kan benyttes der dette er vedtektsfestet. Departementet foreslår samme regel for samvirkeforetak. Dette innebærer at bruk av forhåndsstemmer bare er tillatt der medlemmene i foretaket aktivt har tatt stilling til spørsmålet. I vedtektene kan det fastsettes nærmere regler om fremgangsmåten for slik stemmegivning, for eksempel i hvilken periode man kan forhåndsstemme.

Departementet foreslår også at det stilles krav om at det ved bruk av forhåndsstemmer skal benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. Et tilsvarende krav følger av reglene om forhåndsstemmer i aksjeloven § 5-11 b andre ledd og allmennaksjeloven § 5-8 b.

Departementet foreslår også at det tas inn en bestemmelse i samvirkeloven om at fremgangsmåten for forhåndsstemme på årsmøtet skal fremgå av innkallingen. En slik regel gjelder allerede ved innkalling til generalforsamling i allmennaksjeselskaper, jf. allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd, og foreslås også for aksjeselskaper.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 38 nytt tredje ledd og § 46 nytt tredje ledd.