4 Om møteformen

4.1 Gjeldende rett

4.1.1 Regulering av møteformen i foretakslovgivningen

Hovedregelen i foretakslovgivningen er at saksbehandling i foretaksorganer skal skje i fysisk møte. Foretakslovene har imidlertid flere regler som åpner for møter uten at deltakerne er fysisk samlet, som behandling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skriftlig saksbehandling, bruk av fullmektig og skriftlig forhåndsstemme. Særlig for aksjeselskaper åpner lovreglene i relativt vid utstrekning for elektroniske møter.

Det følger av aksjeloven § 6-19 at styret skal behandle saker i møte hvor styremedlemmene er samlet fysisk, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Bestemmelsen åpner dermed for elektroniske styremøter. Tilsvarende regler finnes i allmennaksjeloven § 6-19, samvirkeloven § 82 og stiftelsesloven § 31. Disse lovene gir styremedlemmene og daglig leder mulighet til å kreve behandling av saker i fysisk møte. Møter i bedriftsforsamlingen i aksjeskaper og allmennaksjeselskaper skal skje som fysisk møte. Se punkt 5.1.1 om styremøter og punkt 5.1.2 om bedriftsforsamlingen.

Aksjelovene åpner for elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Etter aksjeloven § 5-11 b har aksjeeierne rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner saklig grunn til å nekte. I allmennaksjeselskaper forutsetter elektronisk deltakelse at styret beslutter dette, jf. allmennaksjeloven § 5-8 a. Det kan fastsettes i vedtektene at det ikke skal være adgang til slik deltakelse.

Aksjeloven § 5-11 b og allmennaksjeloven § 5-8 b åpner for bruk av skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen (forhåndsstemming), herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon. Bruk av forhåndsstemmer forutsetter at dette er fastsatt i vedtektene.

Reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling i aksjeloven § 5-7 åpner for å behandle saker på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, ved skriftlig behandling eller på annen måte. Forenklet generalforsamling forutsetter at ingen av aksjeeierne motsetter seg det.

Selskapsmøtet i ansvarlige selskaper skal som hovedregel behandle saker i fysisk møte, se punkt 8.1. Samvirkeloven har ikke regler om elektronisk deltakelse på årsmøtet. For samvirkeforetak med mindre enn 20 medlemmer kan årsmøtet likevel holdes uten personlig fremmøte, se punkt 7.1.

Aksjeeierne kan etter aksjelovene §§ 5-2 delta på generalforsamlingen selv eller ved fullmektig. Retten til å delta kan ikke begrenses i vedtektene. Det er ikke stilt krav til hvem som kan være fullmektig. Dette kan for eksempel være rådgivere, andre aksjeeiere eller selskapets styreleder. Aksjelovene er ikke til hinder for at generalforsamlinger blir holdt som en kontorforretning, hvor alle eller noen av aksjeeierne er representert ved fullmektig.

Også i samvirkeforetak har medlemmene rett til å delta på årsmøtet selv eller ved fullmektig, jf. samvirkeloven § 36. I vedtektene kan det fastsettes at medlemmene ikke har rett til å møte ved fullmektig.

I den midlertidige loven er det gjort unntak fra krav til fysiske møter i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven, stiftelsesloven og selskapsloven. Bakgrunnen var hensynet til at foretakene skulle kunne fatte nødvendige beslutninger, og at involverte skulle kunne ivareta sine rettigheter og oppfylle sine plikter uten å opptre i strid med restriksjoner, anbefalinger eller råd fra myndighetene som følge av covid-19-pandemien.

Den midlertidige loven fastsetter at styrets leder kan bestemme at styrebehandling kan foregå uten at styremedlemmene er fysisk samlet, også der foretakslovene ikke åpner for dette. Det er krav om at saksbehandlingsmåten skal være «betryggende». Dersom styremøtet skal holdes som fysisk møte, har styremedlemmer og andre som har rett eller plikt til å delta, rett til å delta elektronisk. Reglene om styremøter i den midlertidige loven gjelder tilsvarende for bedriftsforsamlingen og andre foretaksorganer.

Den midlertidige loven gir styret myndighet til å beslutte at generalforsamling etter aksjelovene og årsmøte etter samvirkeloven skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Styret bestemmer behandlingsmåten, og kan bare treffe beslutning om gjennomføring uten fysisk møte dersom det anses «nødvendig» for å holde møtet. Styret skal også sørge for at gjennomføringen av generalforsamlingen eller årsmøtet er «forsvarlig».

For gjennomføring av selskapsmøter etter selskapsloven fastsetter den midlertidige loven at den som har myndighet til å innkalle selskapsmøtet, kan bestemme at møtet holdes uten at de som har rett eller plikt til å delta, er fysisk samlet. Behandlingsmåten skal være «betryggende».

Den midlertidige loven opphører 1. juni 2021.

4.1.2 Personopplysningsvern ved elektroniske møter

Lov 15. juni 2018 nr. 38 om behandling av personopplysninger gjennomfører EUs personvernforordning (forordning (EU) 2016/679) i norsk rett. Eksempler på personopplysninger er navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer og IP-adresse. Også bilder og videoopptak regnes som personopplysninger dersom personer kan gjenkjennes. Loven gjelder helt eller delvis automatisert (elektronisk) behandling av personopplysninger og ikke-automatisert behandling av personopplysninger som inngår i eller skal inngå i et register.

Kravene i personopplysningsloven gjelder uansett møteform. For eksempel kan elektronisk stemmegivning i et fysisk møte medføre elektronisk behandling av personopplysninger. Det samme kan deltakelse og stemmegivning i et elektronisk møte.

Foretak som benytter elektroniske løsninger for å holde møter, må behandle personopplysninger i henhold til lovens krav. Det skal for eksempel bare innhentes personopplysninger som er nødvendige for gjennomføring av elektronisk møte. Foretaket skal sikre at uvedkommende ikke får tilgang til eller kan endre opplysningene.

Personopplysninger som innhentes i forbindelse med elektroniske møter i henhold til gjeldende regelverk, vil normalt være av en slik art og et slik omfang at det ikke i seg selv er et tungtveiende argument mot å oppheve krav til fysiske møter i foretakslovgivningen.

4.2 Regulering i nordiske land

I Sverige ble det i forbindelse med covid-19-pandemien åpnet for at eiere og medlemmer i aksjeselskaper, samvirkeforetak mv. kan avgi stemme elektronisk eller skriftlig. Reglene opphører 31. desember 2021.

Danmark innførte midlertidige regler om gjennomføring av elektronisk generalforsamling i forbindelse med covid-19-pandemien. Reglene opphører 31. desember 2021.

Departementet er ikke kjent med at de andre nordiske landene har innført permanente regler i foretakslovgivningen som likestiller fysiske og elektroniske møter.

4.3 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet å likestille fysiske møter og elektroniske møter. Det ble foreslått å innføre en ny bestemmelse i aksjeloven, allmennaksjeloven og samvirkeloven som sier at ordet «møte» både omfatter møter som blir holdt ved personlig fremmøte, og møter som blir holdt ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Styremedlemmer, medlemmer, eiere og andre som skal delta på møter, vil dermed enten delta på et fysisk møte, eller et elektronisk møte. Ved å likestille de to møteformene vil retten til å «møte» ikke lenger gi rett til et fysisk møte, med mindre det kommer frem av den enkelte bestemmelsen.

Det ble ikke foreslått en tilsvarende bestemmelse i stiftelsesloven eller selskapsloven. Stiftelsesloven og selskapsloven har bare noen få bestemmelser som omtaler møter, og det ble derfor foreslått å ta endringene inn i de enkelte bestemmelsene. Departementet arbeider med et forslag til en ny stiftelseslov. I den forbindelse vil departementet vurdere om det er behov for ytterligere endringer for stiftelser.

Departementet foreslo i høringsnotatet også å endre begreper som «være til stede» og «møte» i foretakslovene til «delta». Ordet «delta» ble foreslått for å fange opp både tilfeller der møtet blir holdt med fysisk fremmøte og der møtet blir holdt elektronisk.

Departementet foreslo ikke å begrense elektroniske møter til bestemte løsninger. Det ble foreslått at saksbehandlingen skal være «betryggende» eller «forsvarlig» uansett møteform. Se punkt 3.6.2 og 3.6.3 i høringsnotatet.

4.4 Høringsinstansenes syn

Finans Norge, Norske Boligbyggelags Landsforbund SA (NBBL), Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Samfunnsbedriftene, Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt), Brækhus Advokatfirma DA (Brækhus) og KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG) støtter departementets forslag om ålikestille fysiske møter og elektroniske møter ved å innføre en ny bestemmelse som definerer et «møte» som fysisk eller elektronisk.

Finans Norge, NBBL og KPMG er enige i at regelen bør bli rammet inn av et krav til forsvarlighet. Disse høringsinstansene skriver at loven i så stor grad som mulig, bør legge opp til en vurdering som er uavhengig av de teknologiske mulighetene som er tilgjengelige i dag. Dette gir rom for videreutvikling av løsninger for elektroniske møter.

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) støtter ikke en generell likestilling av fysiske og elektroniske møter, og skriver at det viktigste bør være at reglene er fleksible og at foretakslovgivningen ikke er til hinder for elektroniske møter. Foreningen kan ikke se at det har noen prinsipiell betydning om lovens hovedregel er at styremøter skal holdes fysisk eller at det er valgfrihet.

NHO, NBBL, Advokatforeningen og Brækhus foreslår en mer konkret ordlyd, slik at det utdypes hvilke krav som stilles til hva et møte faktisk er. Schjødt skriver at den foreslåtte definisjonen hindrer at møter blir holdt ved sirkulasjon av saksdokumenter, og ber om at det også bør være en åpning for å holde møter på denne måten.

NBBL skriver at også elektronisk oppmøte er personlig, og anbefaler derfor å bruke begrepet «fysisk» møte.

4.5 Departementets vurdering

4.5.1 Innledning

Da de gjeldende foretakslovene ble vedtatt i perioden 1985 til 2007, fantes det ikke i samme grad som i dag teknologi som la til rette for annet enn fysiske møter. Fysiske møter var dermed den mest hensiktsmessige måten å behandle saker i foretaksorganene på. Ved senere lovendringer er reglene om fysiske møter supplert av blant annet adgang til elektronisk deltakelse. Selv om foretakslovgivningen til en viss grad åpner for å gjennomføre møter på andre måter enn i fysisk møte, er fysisk møte fortsatt hovedregelen.

Utviklingen av ny og bedre teknologi gir mulighet til å åpne for økt bruk av elektroniske møter. Dette vil gi foretakene økt fleksibilitet i den praktiske styringen. Elektroniske møter kan forenkle beslutningsprosesser i foretakenes styrende organer, og kommunikasjonen mellom møtedeltakerne. Erfaringen gjennom covid-19-pandemien er at det ofte er flere som deltar i elektroniske møter enn i fysiske møter. Elektroniske møter reduserer også kostnader knyttet til reise og eventuell leie av lokaler. Mindre reisevirksomhet er også positivt for klimaet.

Elektroniske møter legger ikke nødvendigvis til rette for meningsutveksling på samme måte som fysiske møter. Eksisterende elektroniske løsninger gjør det likevel mulig å ha en åpen dialog og meningsutveksling, og å sikre en forsvarlig behandling i slike møter. Antallet deltakere kan ha betydning for den tekniske gjennomføringen av møtet. Det stilles større krav til organiseringen av møtet jo flere som deltar.

Selv om lovforslaget åpner for nye og andre møteformer, innebærer ikke reglene at foretakene må velge disse. Formålet er å gi foretakene valgfrihet. Departementet ser at bruken av teknologi i elektroniske møter, også kan gi foretak og eiere utfordringer. Elektroniske møter forutsetter både at foretaket investerer i de nødvendige tekniske løsningene, og at møtedeltakerne har kompetanse til å bruke disse løsningene. Departementet ser disse utfordringene, men kan ikke se at det bør være en oppgave for lovgiver å styre hvilke møteformer eller løsninger det enkelte foretaket velger. Det er etter departementets syn foretakene og eierne selv som, innenfor visse rammer, er best egnet til å vurdere hva som passer best for det enkelte foretaket og dets eiere.

Departementet har fått innspill om at kompliserte eller konfliktfylte saker kan egne seg bedre for behandling i fysisk møte. Departementet legger til grunn at styret tar en kvalifisert beslutning i slike tilfeller.

I utformingen av reglene om elektroniske møter, har departementet lagt vekt på at dagens tilgjengelige teknologiske løsninger ikke bør være førende for reguleringen. Foretakslovgivningen bør utformes slik at den tar høyde for utvikling av nye verktøy for deltakelse i og gjennomføring av møter, og legge til rette for gjennomføring av møter uavhengig av de teknologiske mulighetene som er tilgjengelige i dag. Departementet slutter seg til NBBL, som i høringssvaret skriver at det avgjørende vil være om de teknologiske løsningene som foreligger på det tidspunktet møtet skal gjennomføres, legger til rette for en betryggende eller forsvarlig gjennomføring av møtet. Lovforslagene legger til rette for den teknologiske utviklingen som utvilsomt vil komme.

I lovforslagene er det foreslått at det settes krav til at behandlingsmåten i styret er betryggende og at gjennomføringen av generalforsamling, årsmøte og selskapsmøte er forsvarlig. Selv om det åpnes for økt bruk av elektroniske møter, må behandlingsmåten i styremøter, generalforsamlinger mv. være betryggende eller forsvarlig ut fra den eller de saker som skal behandles i møtet. Foretakslovgivningens øvrige alminnelige prinsipper om blant annet krav til likebehandling og forbud mot myndighetsmisbruk, setter også rammer for gjennomføring av møter.

4.5.2 Fysisk og elektronisk møte likestilles

Departementet foreslår å likestille fysiske og elektroniske møter i aksjelovene, samvirkeloven, stiftelsesloven og selskapsloven. Styremedlemmer, medlemmer, eiere og andre som skal delta på møter, vil dermed enten delta på et fysisk møte, eller et elektronisk møte. Ved å likestille de to møteformene vil eventuell rett til å kreve «møte» ikke lenger gi rett til å kreve et fysisk møte, med mindre det er bestemt i loven.

Høringsinstansene er generelt positive til forslaget.

Brækhus ga utrykk for at det er ønskelig å likestille fysiske og elektroniske møter fullt ut, slik at foretaket selv kan velge møteform. Brækhus skriver blant annet:

«Vi mener […] at lovgiver bør likestille disse to møteformer, slik at det er opp til selskapene selv, ut ifra deres egne individuelle forhold, å velge den mest hensiktsmessige behandlingsform.»

Departementet slutter seg til denne vurderingen, og foreslår at fysiske og elektroniske møter blir likestilt, både i reglene om styremøter og i reglene om generalforsamlinger og årsmøter. Det samme gjelder i reglene om møter i andre foretaksorganer som selskapsmøtet og bedriftsforsamlingen. Departementets vurderinger kan leses i punkt 5.4.2, 5.4.7, 5.4.8, 6.4.2 og 8.4.

De fleste høringsinstansene som har uttalt seg om spørsmålet, støtter departementets forslag.

Advokatforeningen skriver i sitt høringssvar at det viktigste bør være at reglene er fleksible, og at foretakslovgivningen ikke er til hinder for elektroniske møter. Departementet er enig med Advokatforeningen i at reglene bør være fleksible. Som nevnt i punkt 4.5.1, er det ikke lagt opp til at de nye mulighetene til å holde elektroniske møter må velges. Departementet er enig med Brækhus i at det bør være lovgivers oppgave å legge til rette for at foretakene selv, ut fra deres egne individuelle forhold, kan velge en hensiktsmessig behandlingsmåte. Departementet legger til grunn at styret og foretakets eiere, vil ta en kvalifisert beslutning om hvordan en sak bør bli behandlet. Etter departementets syn vil det gi best fleksibilitet for det enkelte foretaket å likestille fysiske og elektroniske møter. For styremøter åpner dagens regelverk allerede i stor grad for elektroniske møter. Departementets vurdering er at forslaget om å likestille fysiske og elektroniske styremøter, i praksis ikke vil innebære noen stor realitetsendring.

Departementet forstår enkelte av høringsuttalelsene slik at å bruke begrepet personlig fremmøte i loven, kan være forvirrende. Blant annet har NBBL og Samvirkene spilt inn at også elektronisk deltakelse krever personlig fremmøte, slik at dette begrepet bør unngås for å skille mellom fysiske og elektroniske møter. Departementet er enig i dette, og har endret ordlyden i lovforslaget slik at forskjellen mellom fysiske og elektroniske møter kommer tydelig frem.

Departementet er enig med Schjødt i at det bør være adgang for styret til å behandle saker skriftlig. En umiddelbar forståelse av begrepet «møte» vil normalt innebære en viss grad av tidsavgrenset og samlet behandling, samtidig deltakelse og mulighet til umiddelbar dialog. Ren skriftlig behandling av saker, for eksempel sirkulasjon av dokumenter ved e-post, faller etter departementets vurdering utenfor begrepet «møte», og må anses som en annen behandlingsmåte.

Departementet er enig i at styrene fortsatt bør ha mulighet til å behandle saker skriftlig, og foreslår derfor å opprettholde de bestemmelsene som angir at skriftlig saksbehandling er en alternativ behandlingsmåte for styret, det vil si reguleringen i aksjelovene §§ 6-19 første ledd, samvirkeloven § 82 første ledd og stiftelsesloven § 31 andre ledd.

For ansvarlige selskaper som er regulert i selskapsloven, foreslår departementet tilsvarende regulering i selskapsloven § 2-15 nytt andre ledd.

Departementet er også enig med NBBL, NHO og Brækhus i at en nærmere forklaring i loven på hva et møte er, kan være oppklarende for brukerne av lovene.

Etter departementets vurdering kan det likevel by på utfordringer å presisere i lovteksten hva et møte er. Det kan låse bestemmelsen mot fremtidig teknologi. Det kan også etter dagens teknologi være uklare grenser for hva som regnes som skriftlig, og hva som regnes som en del av en dialog, men med skriftlige innslag. Med utgangspunkt i dagens regler vil for eksempel ikke mulighet til å chatte med møtedeltakere i et elektronisk møte med videooverføring, bli regnet som skriftlig saksbehandling.

Departementet har derfor kommet til at det konkrete innholdet i begrepet «møte», særlig av hensyn til et fremtidsrettet, teknologinøytralt regelverk, ikke bør defineres i lovteksten, men isteden kan utdypes i merknadene til bestemmelsene. Departementet viser til omtalen i kapittel 14.

Departementet opprettholder dermed forslaget i høringsnotatet om å innføre en generell bestemmelse i aksjelovene og samvirkeloven som fastslår at begrepet «møte» omfatter begge møteformer. Det vil si at begrepet både omfatter møter der de som deltar er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), og der de deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte). Departementet foreslår etter innspillene i høringsrunden å endre ordlyden, slik at man gjennomgående bruker begrepet elektronisk møte om alle møter som gjennomføres ved at møtedeltakerne deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Forslagene til aksjelovene nye §§ 1-5 a og samvirkeloven ny § 6a likestiller fysiske møter og elektroniske møter. At aksjeeiere, medlemmer og andre aktører har rett til å «møte», vil dermed bety en rett til å møte enten fysisk eller elektronisk.

Departementet foreslår også å likestille fysiske og elektroniske styremøter i stiftelsesloven og selskapsloven. Det samme gjelder selskapsmøter etter selskapsloven. I disse lovene foreslår departementet imidlertid at alternativene går frem direkte av bestemmelsene om styremøter og selskapsmøter.

Se lovforslagene til aksjelovene nye §§ 1-5 a, samvirkeloven ny § 6a, stiftelsesloven § 31 andre ledd og selskapsloven ny § 2-11 a første ledd og § 2-15 nytt andre ledd.

Departementet foreslår i tillegg å endre begreper som «møte», «være til stede», «er til stede» mv. til «delta», «deltar» mv. i en rekke bestemmelser i aksjelovene, samvirkeloven og selskapsloven. Formålet er å tydeliggjøre at møter hvor de som deltar er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), og møter hvor deltakelse skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte) likestilles.