14 Retting, sperring og sletting

14.1 Innledning

I dette kapitlet behandles politiets rett og plikt til å rette, sperre eller slette opplysninger. Reglene om sletting og retting må ses i sammenheng med arkivlovgivningen.

Av den grunn gis det i punkt 14.2.3 en kort oversikt over gjeldende rett på dette området og i punkt 14.5.1 en nærmere gjennomgang av hvilken betydning arkivlovgivningen har for utformingen av reglene om retting og sletting i og i tilknytning til politiregisterloven.

Som det vil fremgå nedenfor, vil det at vilkårene for å slette opplysninger i henhold til politiregisterloven er oppfylt, ikke nødvendigvis bety at opplysningene skal tilintetgjøres. Utgangspunktet er nemlig arkivlovgivningens bestemmelser om at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling, eller har hatt verdi som dokumentasjon, ikke kan kasseres med mindre dette er hjemlet i bestemmelser i medhold av arkivloven eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren.

I forbindelse med sletting av opplysninger er derfor politiet og påtalemyndigheten forpliktet til å ta stilling til om opplysningene skal bevares etter arkivloven. I så fall skal opplysningene som slettes fra egne arkiver og registre, ikke tilintetgjøres, men i stedet avleveres til Arkivverket i henhold til arkivlovgivningens bestemmelser. For politiet vil det ha liten praktisk betydning om opplysningene er ugjenkallelig slettet eller avlevert til Arkivverket.

I den videre fremstillingen skilles det ellers mellom opplysninger som ikke lenger er nødvendige, opplysninger som er mangelfulle og opplysninger som ikke er verifiserbare. Endelig vil det i punkt 14.6 bli tatt opp noen særlige spørsmål knyttet til bruk av opplysninger som er blitt sperret.

14.2 Nasjonale og internasjonale ­rammer for lovgivningen

14.2.1 Sletting og avlevering av opplysninger som ikke er nødvendige

I personopplysningsloven § 28 første ledd står det:

«Den behandlingsansvarlige skal ikke lagre personopplysningene lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes». I personverndirektivet artikkel 6 nummer 1 bokstav e står det at opplysningene «skal oppbevares på en måte som ikke gir mulighet til å identifisere de registrerte lenger enn nødvendig for det formål opplysningene er innsamlet for eller senere behandles for».

Følgende prinsipper for lagringslengde følger av Europarådets politirekommandasjon:

«7.1 Measures should be taken so that personal data kept for police purposes are deleted if they are no longer necessary for the purpose for which they were stored.

For this purpose, consideration shall in particular be given to the following criteria: the need to retain data in the light of the conclusion of an inquiry into a particular case; a final judicial decision, in particular an acquittal; rehabilitation; spent convictions; amnesties; the age of the data subject; particular categories of data.

7.2 Rules aimed at fixing storage periods for the different categories of personal data as well as regular checks on their quality should be established in agreement with the supervisory authority or in accordance with domestic law.»

I kommentarene understrekes at det er viktig at det gjennomføres periodisk kontroll med opplysninger i politiregistrene, slik at de ikke blir fylt med overflødige opplysninger. Det er akseptert at politiopplysninger kan benyttes til forskning og statistikk, og at det må tas hensyn til nasjonal arkivlovgivning.

I rammebeslutning om personvern i tredje søyle er retting, sperring og sletting omtalt i artikkel 4, 8 nr. 2 og 18. Artikkel 4 er den generelle bestemmelsen om retting, sperring og sletting av opplysninger. Artikkel 8 nr. 2 omhandler de situasjoner der man i etterkant av en utlevering oppdager at opplysningene var uriktige. I et slikt tilfelle har den som har utlevert opplysningene plikt til straks å underrette mottakeren. Videre gir bestemmelsen anvisning på at de uriktige opplysningene skal rettes, sperres eller slettes i samsvar med artikkel 4. Artikkel 18 gir den registrerte rett til å begjære retting, sperring eller sletting av uriktige opplysninger. Disse bestemmelsene vil bli nærmere omtalt i punkt 14.5.2.

Sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet, er regulert i artikkel 4 nr. 2, som har følgende ordlyd:

«Personopplysninger skal slettes eller gjøres anonyme når de ikke lenger er nødvendige for de formål de er innsamlet for, eller viderebehandles på lovlig vis. Denne bestemmelse berører ikke arkivering av opplysninger i en særskilt samling av data i et hensiktsmessig tidsrom i henhold til nasjonal lovgivning.»

Bestemmelsen gir anvisning på at opplysninger skal slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for det formål de ble innhentet eller viderebehandlet for. I annet punktum kommer det utrykkelig frem at sletteregelen ikke berører den nasjonale arkivlovgivningen. Det er med andre ord også her tatt høyde for at sletting ikke nødvendigvis må likestilles med en irreversibel fjerning av opplysninger.

Dernest inneholder artikkel 4 nr. 4 noen særregler for så vidt gjelder personopplysninger i en rettsavgjørelse eller en mappe knyttet til en rettsavgjørelse. Bestemmelsen foreskriver at retting, sletting og sperring her skal skje i tråd med nasjonale rettergangsregler, og har følgende ordlyd:

«Når en rettsavgjørelse eller et register knyttet til utferdigelsen av en rettsavgjørelse inneholder personopplysninger, skal korrigering, sletting eller sperring skje i samsvar med nasjonale rettslige prosedyrer.»

Betydningen av denne bestemmelsen vil departementet komme tilbake til i punkt 14.4.4.

14.2.2 Retting, sperring og sletting av ­mangelfulle opplysninger

Av personopplysningsloven § 27 første og andre ledd følger det:

«Dersom det er behandlet personopplysninger som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, skal den behandlingsansvarlige av eget tiltak eller på begjæring fra den registrerte rette de mangelfulle opplysningene. (...) Retting av uriktige eller ufullstendige personopplysninger som kan ha betydning som dokumentasjon, skal skje ved at opplysningene tydelig markeres og suppleres med korrekte opplysninger».

Dette er en endring fra personregisterloven, hvor det i § 8 var et vilkår at mangelen kunne få betydning for den registrerte for at det skulle være en plikt til å rette.

I SIS-loven § 16 er følgende formulering valgt:

«Den registrerte kan kreve rettet uriktige eller ufullstendige opplysninger om seg selv eller få slettet opplysninger beheftet med rettslige feil. Det samme gjelder opplysninger det ikke er adgang til å registrere».

Av personverndirektivet artikkel 6 nummer 1 bokstav d følger det at

«alle rimelige tiltak skal treffes for å slette eller rette opplysninger som er unøyaktige eller ufullstendige i forhold til de formål de ble innsamlet for eller senere behandles for».

Videre fremgår det av artikkel 12 bokstav b at enhver registrert skal få

«rettet, slettet eller sperret opplysninger som er blitt behandlet i strid med bestemmelsene i dette direktiv, særlig når opplysningene er ufullstendige eller unøyaktige».

Av Europarådets politirekommandasjon punkt 6.3 følger det:

«The data subject should be able to obtain, where appropriate, rectification of his data which are contained in a file.

Personal data which the exercise of the right of access reveals to be inaccurate or which are found to be excessive, inaccurate or irrelevant in application of any of the other principles contained in this Recommendation should be erased or corrected or else be the subject of a corrective statement added to the file.

Such erasure or corrective measures should extend as far as possible to all documents accompanying the police file and, if not done immediately, should be carried out, at the latest, at the time of subsequent processing of the data or of their next communication.»

Det gjøres unntak fra denne bestemmelsen i punkt 6.4 til 6.6, der det er nødvendig for at politiet skal kunne utføre sine oppgaver.

I rammebeslutning om personvern i tredje søyle er retting, sperring og sletting omtalt i artikkel 4, 8 nr. 2 og 18. Artikkel 4 er den generelle bestemmelsen om retting, sperring og sletting av opplysninger.

Artikkel 4 nr. 1 gjelder retting, sperring og sletting av uriktige opplysninger, og har følgende ordlyd:

«Personopplysninger skal korrigeres dersom de er uriktige og, dersom det er mulig og nødvendig, suppleres eller oppdateres.»

Artikkel 8 nr. 2 omhandler de situasjoner der man i etterkant av en utlevering oppdager at opplysningene var uriktige. I et slikt tilfelle har den som har utlevert opplysningene plikt til straks å underrette mottakeren. Videre gir bestemmelsen anvisning på at de uriktige opplysningene skal rettes, sperres eller slettes i samsvar med artikkel 4. Bestemmelsen har følgende ordlyd:

«Dersom det konstateres at uriktige opplysninger er blitt overført, eller at opplysningene er overført ulovlig, skal mottakeren straks underrettes om dette. Opplysningene må korrigeres, slettes eller sperres omgående i samsvar med artikkel 4.»

Artikkel 18 gir den registrerte rett til å begjære retting, sperring eller sletting av uriktige opplysninger, og har følgende ordlyd:

• «1. Den registrerte har rett til å forvente at den behandlingsansvarlige oppfyller sin plikt i henhold til artikkel 4, 8 og 9 til å korrigere, slette eller sperre personopplysninger som er registrert innenfor rammen av denne rammebeslutning. Medlemsstatene skal fastsette bestemmelse om hvorvidt den registrerte kan gjøre denne rettighet gjeldende direkte overfor den behandlingsansvarlige eller gjennom den kompetente nasjonale tilsynsmyndighet. Dersom den behandlingsansvarlige avslår å korrigere, slette eller sperre, må avslaget meddeles skriftlig, og den registrerte må informeres om mulighetene som finnes etter den nasjonale lovgivning for å inngi en klage eller bringe saken inn for en rettsinstans. Etter at klagen eller saken er behandlet, skal den registrerte informeres om hvorvidt den behandlingsansvarlige har handlet korrekt eller ikke. Medlemsstatene kan også fastsette at den registrerte skal underrettes av den kompetente nasjonale tilsynsmyndighet om at det er foretatt en kontroll.

• 2. Dersom den registrerte bestrider riktigheten ved en personopplysning og det ikke kan fastslås om opplysningen er riktig eller ikke, kan opplysningen merkes med en anførsel.»

14.2.3 Nærmere om norsk arkivlovgivning

14.2.3.1 Innledning

Utvalget omtaler forholdet til arkivlovgivningen i punkt 17.2 i utredningen, og i punkt 5.3 i utredningen er det gitt en nærmere oversikt over arkivlovgivningen. Fremstillingen er delvis noe unøyaktig på et par punkter, og det gis derfor en nærmere gjennomgang i det følgende.

14.2.3.2 Plikten til å føre arkiv

Arkivloven § 6 pålegger alle offentlige organer, herunder politiet og påtalemyndigheten, å ha arkiv. Med arkiv forstås dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhet, jf. arkivloven § 2 bokstav b, jf. § 2 bokstav a. Arkivlovens formål er å sikre arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.

I henhold til arkivforskriften § 2-2 er det utarbeidet en arkivplan for Politi- og lensmannsetaten, «Arkivplan. Politireform 2000. Versjon 1.0. 31. januar 2002», samt «Lokale tilpasninger til arkivplan. Politireform 2000. Versjon 1.0. 31. januar 2002». Etter dette skal politidistriktene og særorganene som selvstendige arkivskapere selv utarbeide sine egne arkivplaner. Arkivplanene dokumenterer arkivorganisasjonen og reglene for hvordan arkivet med alle arkivseriene skal forvaltes ved politidistriktene/særorganene og driftsenhetene.

14.2.3.3 Vilkår for kassasjon i offentlige arkiver

Hovedprinsippet i arkivloven er at opplysninger skal bevares selv om de ikke lenger anses nødvendige ut fra sitt opprinnelige formål. Men ikke alt arkivmateriale har stor nok bevaringsverdi til at det forsvarer å bli tatt vare på for ettertiden. Arkivlovgivningen åpner derfor for å ta ut av arkivet og slette eller destruere arkivert informasjon, selv om det materialet som destrueres, eller de opplysningene som slettes, tidligere har vært gjenstand for saksbehandling eller har hatt verdi som dokumentasjon. Slik tilintetgjørelse av arkivmateriale eller ugjenkallelig sletting av opplysninger i et arkiv kalles i arkivlovgivningens terminologi for kassasjon.

Hovedprinsippet i arkivloven er at kassasjon i offentlige arkiver må være hjemlet i bestemmelser gitt i medhold av arkivloven selv, eller i et særskilt samtykke fra Riksarkivaren i det enkelte tilfelle. Dersom et dokument har hatt noe å si for saksforberedelse, vedtak eller annet som etter formålet med arkivloven bør kunne dokumenteres, kan det heller ikke rettes på en slik måte at tidligere uriktige eller ufullstendige opplysninger blir slettet, jf. arkivloven § 9 bokstav c og d. Disse bestemmelsene gjelder også for politiet.

Gjennom referanse til personopplysningsloven åpner imidlertid arkivloven for at personopplysninger i spesielle tilfeller kan slettes i betydningen kasseres uten spesifikk hjemmel i arkivloven og i strid med Riksarkivarens uttalelse. Vedtaksmyndigheten i disse spesialtilfellene er lagt til Datatilsynet. Etter personopplysningsloven er vilkåret for å kunne fatte vedtak om sletting av mangelfulle opplysninger at det gjør seg gjeldende tungtveiende personvernhensyn, jf. personopplysningsloven § 27 tredje ledd. For å kunne slette opplysninger som ikke er uriktige eller mangelfulle, må det foreligge et krav fra den person opplysningene gjelder, og det må være opplysninger som ut fra objektive kriterier er sterkt belastende for vedkommende, jf. § 28 tredje til femte ledd, der det også er fastsatt ytterligere vilkår som må være oppfylt. Av forarbeidene framgår ellers at sperring alltid bør foretrekkes framfor sletting dersom dette kan gi en tilfredsstillende løsning.

En parallell unntaksordning gjelder i henhold til bestemmelser i og i medhold av helseregister­loven, men her er vedtaksmyndigheten i visse tilfeller lagt til Fylkeslegen.

Med unntak av disse unntakstilfellene hjemlet i personopplysningsloven og helseregisterloven har hovedprinsippet i arkivloven forrang for eventuelle bestemmelser om kassasjon i eller i medhold av andre lover. Dette er fastsatt i arkivloven § 9 bokstav c.

Hovedprinsippet i arkivloven er fulgt opp gjennom bestemmelser i arkivforskriften § 3-21, som innebærer at det for de enkelte statsorganer eller etater blir utarbeidet spesifikke kassasjonsregler som gir oversikt over hva som skal bevares og hva som skal eller kan kasseres, eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon. Kassasjonsreglene skal godkjennes av Riksarkivaren.

I august 2005 godkjente Riksarkivaren «Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for politiets elektroniske og papirbaserte arkivmateriale». Det arbeides nå med et utfyllende dokument for å detaljere bestemmelsene. Arbeidet vil bli fullført i løpet av 1. kvartal 2009.

14.2.3.4 Avlevering av materiale som ikke kan ­kasseres

Arkivmateriale som skal bevares for ettertiden, skal etter arkivloven avleveres til arkivdepot. Det følger av arkivloven § 10 at statlige arkiver som ikke kan kasseres, skal avleveres til Arkivverket. Det følger også av påtaleinstruksen § 2-2 femte ledd at «dokumentene skal overleveres Arkivverket i henhold til de regler som er fastsatt om dette».

Etter arkivforskriften § 5-2 skal avlevering normalt skje når materialet er 25–30 år gammelt. For elektronisk arkivmateriale og materiale på andre optiske og magnetiske medier kan Riksarkivaren fastsette at det skal deponeres kopier i arkivdepot på et tidligere tidspunkt. Også når det gjelder selve avleveringstidspunktet, gir imidlertid regelverker rom for fleksibilitet. Avlevering innebærer at materialet fysisk overføres til Arkivverket, og i tillegg at Riksarkivaren overtar råderetten over materialet. Dokumentene er undergitt de regler som gjelder for Arkivverkets saksbehandlingsregler, herunder forvaltningsloven § 13 flg., jf. NOU 1984: 27 s. 71.

Nærmere detaljer for når arkivmaterialet skal avleveres fra politiet, finnes i Bevarings- og kassasjonsplanen med vedlegg, uten at vi går nærmere inn på dette her. Det nevnes imidlertid at papirversjonen av straffesaksdokumentene skal avleveres til statsarkivet etter 25 år.

14.3 Utvalgets forslag

14.3.1 Sletting og avlevering av opplysninger som ikke er nødvendige

Utvalget konstaterer innledningsvis i punkt 17.3.1 i utredningen at det er et alminnelig personvernprinsipp at opplysningene ikke kan lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen, og viser til at rette- og sletteregler er en viktig side av gjennomføringen av både nødvendighetskravet og relevanskravet.

Utvalget har som vanlig skilt mellom behandling av opplysninger i den enkelte straffesak, se punkt 17.3.3 i utredningen, og utenfor den enkelte straffesak, se punkt 17.3.4 i utredningen.

Om sletting av unødvendige opplysninger i den enkelte straffesak uttaler utvalget:

«Det skjer ingen sletting av opplysninger i straffesaker fordi opplysninger ikke lenger anses nødvendige ut fra formålet. Straffesaksdokumenter omfattes av arkivlovgivningen, og skal etter dagens regelverk overleveres etter 25 år. Det er imidlertid en viss utsiling av forseelsessaker som overleveres arkivverket. Utvalget anbefaler ingen endringer i disse (...).

Selv om ikke utvalget anbefaler endringer i reglene om sletting for opplysninger fra straffesaker, minner utvalget om at den enkelte straffesak også har et elektronisk system, BL, i tillegg til det papirbaserte, hvor alle dokumentene finnes, se nærmere punkt 4.10. Utvalget mener det kan være naturlig at sakens dokumenter gjøres utilgjengelig elektronisk når den er avsluttet, slik at ikke alle har tilgang, men forbeholdes de med tjenestemessig behov for tilgang til gamle saker.»

Når det gjelder sletting av unødvendige opplysninger utenfor den enkelte straffesak viser utvalget til at utgangspunktet i personopplysningsloven er at opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet skal slettes, med mindre det følger av arkivloven eller annen lovgivning at opplysningene skal oppbevares. Utvalget anbefaler at dette også skal være hovedregelen for opplysninger som behandles av politi og påtalemyndighet utenfor den enkelte straffesak.

Utvalget foretar deretter i punkt 17.3.4.2 i utredningen en bred gjennomgang av spørsmålet om når en opplysning er unødvendig.

Ifølge utvalget er utgangspunktet at opplysningen må vurderes i forhold til det formålet den skal brukes til, og det må konkret tas stilling til om opplysningen ut fra det stadium saken er på fortsatt er nødvendig for formålet med behandlingen. Utvalget presiserer at «nødvendig» ikke kan tolkes så strengt at det er en absolutt forutsetning for saken at opplysningen behandles, men at det heller ikke kan være tilstrekkelig at politiet finner det hensiktsmessig å bevare opplysningen. I utgangspunktet må det være et konkret behov for opplysningen.

Det vises til at bestemmelsen om sletting av opplysninger som er unødvendige, korresponderer med bestemmelsen om nødvendighet i utvalgets forslag til § 5, og vurderingen vil være parallell med de presiseringer som følger. Er vilkårene i § 5 ikke oppfylt, skal opplysningen slettes eller avleveres til Arkivverket. Utvalget understreker i denne sammenheng at sletteregelen også retter seg mot opplysninger som ikke er relevante i henhold til utvalgets forslag til § 7 nr. 1. Dette gjelder både når opplysningene ved første gangs innsamling ikke er relevante, og når opplysningene på et senere stadium i behandlingen viser seg å være irrelevante.

Utvalget anfører videre at regelen om sletting av unødvendige opplysninger også må ses i sammenheng med adgangen til sekundærbruk av opplysninger til politimessige formål. Selv om opplysningen er unødvendig til primærformålet, kan den likevel brukes til et sekundærformål, dersom den er nødvendig til dette.

Det vises til at politiets behandling av opplysninger er i en særstilling i den forstand at det ofte vil være vanskelig å avgjøre om en opplysning er nødvendig eller ikke. Dette har sammenheng med politiets arbeidsoppgaver og arbeidsmåte, og gjelder hovedsakelig utenfor straffesakene. I større omfang enn på andre forvaltningsområder vil opplysninger fra en sak kunne være nødvendig for politiet i en senere sak. Det skyldes i følge utvalget delvis at mange lovovertredere er gjengangere, men også det forhold at politiets oppgave ofte består i å kartlegge et hendelsesforløp, hvor ikke nødvendigvis alle parter bidrar til oppklaringen. At det vil være vanskelig å fastslå når en opplysning ikke lenger er nødvendig, kan likevel ikke gi politiet rett til å beholde alle opplysninger. Det må derimot lages regler som er praktisk gjennomførbare. Som et eksempel nevner utvalget at dersom politiet behandler opplysninger om personer som ikke er mistenkt for et konkret straffbart forhold, er det fordi politiet mener at denne personen senere kan komme til å begå kriminelle handlinger. Dersom tiden går uten at den registrerte begår kriminalitet, må det på et eller annet tidspunkt antas at den første vurderingen var uriktig. Tidspunktet for siste registrering eller sist begåtte kriminelle handling gir derfor en god indikasjon på om det er grunnlag for fortsatt å behandle opplysningene. Jo lenger tid det er siden han har begått en kriminell handling, desto mindre sannsynlig er det at han begår ny kriminalitet og at opplysningen er nødvendig.

Utvalget viser i denne sammenheng til at det allerede i dag finnes regler som fastsetter tidsbestemte slettefrister, slik at politiet ikke foretar noen konkret nødvendighetsvurdering av den enkelte opplysning. Disse reglene er basert på en presumpsjon om at opplysningene på det tidspunktet ikke lenger er nødvendige. Som et eksempel på slike regler viser utvalget til Krimsys, hvor opplysningene i utgangspunktet skal slettes når det ikke lenger er tjenestemessig behov for opplysningene, men senest 5 år etter registrering, dersom ikke andre grunner tilsier at opplysningen fortsatt kan beholdes lagret. Her er slettereglene knyttet til informasjon om en person, slik at dersom det blir registrert ny informasjon om en tidligere registrert person, så blir slettefristen forskjøvet for alle opplysningene om ham. Utvalget viser til at en slik løsning aksepteres i politirekommandasjonen, og anbefaler at regelen videreføres.

Utvalget understreker imidlertid at både der det foretas en konkret vurdering av om opplysningen er nødvendig og ved fastsettelse av tidsbestemte sletteregler, må behandlingens formål og type opplysninger tas i betraktning. Dette kan føre til meget store variasjoner hva gjelder slettereglenes innhold. Ifølge utvalget må det derfor gis strenge sletteregler for ikke-verifiserte opplysninger, mens opplysninger i reaksjonsregisteret først vil kunne slettes når den registrerte avgår ved døden.

Utvalget vurderer i punkt 17.3.4.4 i utredningen om det er hensiktsmessig å ta inn en bestemmelse om at politiet og påtalemyndigheten skal kunne bevare opplysninger til historiske, statistiske og vitenskaplige formål. Utvalget viser til at personopplysningsloven og helseregisterloven har en slik regel, og anbefaler at en slik regel også fastsettes for politiets og påtalemyndighetens behandlinger. Utvalget har imidlertid sett nærmere på om behandlinger/systemer som har forholdsvis store mengder ikke-verifiserte opplysninger bør unntas. Utvalgets vurdering er at for de fleste systemer med store mengder ikke-verifisert informasjon, vil samfunnets interesser ikke klart overstige de ulemper det kan medføre for den enkelte. Utvalget finner det imidlertid vanskelig å lage en egen regel for behandlinger med ikke-verifisert informasjon, da disse spenner over et bredt spekter. På bakgrunn av dette mener utvalget at også slike systemer kan vurderes etter hovedregelen, men at det må tale sterkt i favør av den registrerte at opplysningene er ikke-verifiserte, og at det skal mye til før samfunnshensynene tillegges størst vekt. Utvalget understreker imidlertid at det selvfølgelig vil være mulig å oppbevare denne type opplysninger anonymt.

Utvalget vurderer til slutt om det bør gjøres unntak fra hovedregelen om sletting eller avlevering av opplysninger som ikke lenger er nødvendig.

Utvalget viser til den foreslåtte ordning hvor opplysninger kan oppbevares i fire måneder for at politiet skal kunne kontrollere hvorvidt opplysningene oppfyller kravene for å behandle dem i de permanente systemene, jf. utvalgets forslag til § 9. Utvalget understreker at det var en forutsetning for å foreslå ordningen at opplysningene slettes etter senest fire måneder, eller før dersom det på et tidligere tidspunkt konstateres at opplysningene ikke kan registreres permanent.

Utvalget mener således at det ikke er adgang til å gjøre unntak fra slettefristen. Har politiet for eksempel ikke rukket å kontrollere opplysningene før fire måneder er gått, må opplysningene likevel slettes. Dette innebærer også at den generelle regelen om at mangelfulle opplysninger kan kreves sperret av den behandlingsansvarlige eller den registrerte i stedet for slettet, heller ikke kommer til anvendelse.

Utvalget anbefaler dessuten at opplysninger som slettes fra politiets arkiver og registre på dette grunnlag, ikke skal avleveres til Arkivverket. Utvalget begrunner dette med at de ikke kan sies å ha noen betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller inneholde rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, som er formålet med bevaring for ettertiden. Likeledes anbefaler utvalget av samme grunn at opplysninger som er registrert i medhold av utvalgets forslag til § 6 annet ledd (kriminaletterretningsregistre), ikke blir avlevert til Arkivverket.

14.3.2 Retting, sletting og sperring av ­mangelfulle opplysninger

Utvalget behandler spørsmålene knyttet til retting, sperring og sletting av mangelfulle opplysninger i punkt 17.4 i utredningen. Også i denne forbindelse skiller utvalget mellom mangelfulle opplysninger i og utenfor den enkelte straffesak. Om mangelfulle opplysninger i den enkelte straffesak foreslår utvalget ingen endringer i forhold til gjeldende rett og uttaler i punkt 17.4.3 i utredningen:

«Den enkelte straffesak består i å kartlegge et faktum eller et hendelsesforløp, og i denne prosessen må politiet ha rett til å oppbevare opplysninger som kan karakteriseres som mangelfulle. Dette er nærmere beskrevet i punkt 13.5.3.3 og 13.6. I en straffesak er dokumentene som sådan korrekte. Et vitneavhør er korrekt som vitneavhør, da dokumentet gjengir vitnets opplevelse av saken, selv om avhøret ikke gir en korrekt beskrivelse av hva som faktisk skjedde, se nærmere punkt 13.6. I en slik situasjon vil nye opplysninger og korrigeringer fra vitnet skrives ned som et nytt vitneavhør. At nye opplysninger skrives ned i nye dokumenter gjelder generelt for straffesaker. Utvalget mener at dette i tilstrekkelig grad reguleres av straffeprosessloven, og anbefaler ingen endringer i lovgivningen.

Spaningsrapporter, tips fra publikum, interne notater, strategiplaner og andre dokumenter trenger politiet rettmessig ikke å gjøre til en del av sakens dokumenter. Disse dokumentene vil ofte inneholde politiets egne vurderinger og andre mer sensitive opplysninger. Av hensyn til notoritet og gjenopptakelse bør disse opplysningene sperres i noen saker.

Det nevnes imidlertid at det allerede i dag følger kassasjonsregler (sletteregler) av arkivforskriften § 3-19 jf. arkivloven § 12, som politiet er underlagt. Utgangspunktet er der at konsept, utkast, kladder og kladdenotat, ekstra kopier, interne meldinger og lignende, som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon skal slettes. Dette bør fortsatt gjelde for straffesakene, og vil etter utvalgets mening tilfredsstille relevanskravene. Tilsvarende regler må gjelde de elektroniske straffesakssystemene.»

Når det gjelder mangelfulle opplysninger utenfor den enkelte straffesak har utvalget sett nærmere på hvilke opplysninger som bør korrigeres og hvilke som bør slettes. Utvalget har også sett nærmere på hva politiet må foreta seg der mangelfulle opplysninger har blitt brukt på en måte som har fått betydning for den registrerte.

Utvalget anbefaler at mangelfulle opplysninger i utgangspunktet rettes, ved at de mangelfulle opplysningene markeres og suppleres med nye, korrekte opplysninger. Dette er i samsvar med hovedprinsippet i arkivloven og personopplysningsloven, og løsningen i politirekommandasjonen. Hensikten er at det i ettertid skal være mulig å dokumentere hva som tidligere har vært registrert av mangelfulle opplysninger.

Tilføying av opplysninger vil i følge utvalget ofte være den beste løsningen for politiet. Som eksempel nevner utvalget at en polititjenestemann som har dannet seg et uriktig bilde av en person, lettere vil se at dette var uriktig, dersom gamle opplysninger markeres som uriktige og suppleres med nye opplysninger, enn om kun nye opplysninger var skrevet inn. Utvalget viser også til at supplering i mange tilfeller også vil være i den registrertes interesse. Dersom bruken av opplysningene får betydning for den registrerte, vil det være enklere å dokumentere feil og kreve erstatning, så lenge retting er skjedd ved en supplering.

Utvalget drøfter deretter i punkt 17.4.4.2 om det bør gjøres unntak fra hovedregelen når mangelfulle opplysninger åpenbart ikke kan ha betydning som dokumentasjon og anfører om dette følgende:

«Hovedbegrunnelsen for at mangelfulle opplysninger markeres og suppleres, og ikke slettes, er at det på et senere tidspunkt kan være nødvendig å ha opplysningene som dokumentasjon, både for politiet som behandler opplysningene og for den som er registrert. Utvalget anbefaler derfor at det gjøres et unntak fra regelen om at mangelfulle opplysninger blir stående i de tilfeller hvor det er åpenbart at opplysningene senere ikke kan ha betydning som dokumentasjon. Både personopplysningsloven, helseregisterloven og politirekommandasjonen åpner for sletting i disse tilfellene.

For at opplysningene skal kunne slettes, må det imidlertid være åpenbart at opplysningene ikke senere kan ha betydning som dokumentasjon. Slik politiet arbeider, vil dette kun inntre i et fåtall situasjoner. Ofte vil politiet kunne bruke opplysningene til å fatte en beslutning som får betydning for den registrerte.

Har opplysningene ikke dokumentasjonsverdi, skal de normalt heller ikke overføres til arkivverket.»

I punkt 17.4.4.3 i utredningen kommer utvalget nærmere inn på skillet mellom mangelfulle opplysninger som er beheftet med en feil som ikke lar seg reparere, og opplysninger som er beheftet med reparerbare feil, og uttaler om behandling av opplysninger med feil som ikke lar seg reparere følgende:

«Opplysninger kan for det første være registrert i strid med politiregisterloven på en slik måte at det ikke lar seg reparere. For eksempel kan en person være registrert i forebyggende øyemed, uten at det er holdepunkter for at han vil begå kriminalitet, jf. lovforslaget § 5 nr. 3. En slik feil kan ikke repareres. Dette må imidlertid skilles mot situasjoner hvor det på et tidspunkt var holdepunkter for at en person ville begå kriminalitet, og han ble registrert av den grunn, men hvor det etter en tid viser seg å være uriktig. I så fall er opplysningen unødvendig ut fra formålet, og skal behandles i samsvar med lovforslaget § 45, det vil si den skal slettes eller avleveres. En annen feil som ikke lar seg reparere er der en person registreres alene på grunn av religiøs tro, noe som er i strid med § 8 (...).

Det vil bli inkonsekvent dersom politiet kan beholde opplysninger som er beheftet med feil som ikke kan repareres, bare fordi opplysningene allerede er registrert. Utvalget foreslår derfor at disse opplysningene enten sperres eller slettes.

Opplysninger som av andre grunner enn regler i politiregisterloven ikke kan behandles av politiet, må av samme grunn sperres eller slettes. Dette spenner over en rekke situasjoner, hvor grunnlaget for om opplysningene kan behandles eller ikke, ligger utenfor lovforslaget. Er det først konstatert at politiet ikke kan benytte opplysningene, fastslår politiregisterloven det innlysende at opplysningene må slettes eller sperres. Mest praktisk er sannsynligvis ulovlig ervervede bevis som politiet er avskåret fra å benytte i straffesak.

At det lovfestes en rett til å sperre slike opplysninger er nytt. Utvalget mener at dette vil gi både politiet og den opplysningene gjelder bedre rettssikkerhet og skape notoritet, da opplysningene senere kan gjenfinnes.

Slik utvalget ser det, kan det helt unntaksvis tenkes situasjoner hvor det kan være nødvendig å registrere at en person har vært registrert på en slik måte eller med slike feil som ikke er mulig å reparere. I så fall må det være mulighet til det, så lenge det klart fremgår at registreringen var urettmessig.»

Utvalget tar også særlig stilling til spørsmålet om opplysninger som er særlig belastende bør slettes eller sperres. Dette spørsmål drøftes både i forhold til mangelfulle opplysninger, se punkt 17.4.4.4 i utredningen og i forhold til opplysninger som ikke er beheftet med feil, se punkt 17.5 i utredningen. Utvalget viser til at både personopplysnings­loven og helseregisterloven åpner for å slette eller sperre opplysninger i begge de nevnte typetilfellene dersom tungtveiende personvernhensyn taler for det, men anbefaler likevel ikke tilsvarende regler i politiregisterloven.

Utvalget viser til at opplysningene politiet behandler generelt er forholdsvis belastende, og mener at mangelfulle opplysninger som er særlig belastende uansett vil bli fanget opp av utvalgets forslag til § 46 annet ledd, slik at en ytterligere bestemmelse synes overflødig. Når det gjelder opplysninger som kan være særlig belastende uten å være mangelfulle, legger utvalget til grunn at de sterke personvernmessige hensyn som gjør seg gjeldende i slike saker vil kunne vektlegges i den alminnelige nødvendighetsvurderingen i henhold til utvalgets forslag til § 45.

I punkt 17.4.4.5 i utredningen omtaler utvalget den behandlingsansvarliges og registrertes kontroll med sletting av mangelfulle opplysninger. Utvalget anbefaler at sletting kun skjer i de tilfeller hvor den registrerte samtykker til dette. Regelen sikrer at politiet ikke fjerner dokumentasjon av betydning for den registrerte. Dette forutsetter selvfølgelig at det fastsettes rutiner som sikrer at den registrerte forstår konsekvensene av et samtykke, blant annet at det senere kan føre til rettstap på grunn av manglende mulighet til å dokumentere feilregistrering. Samtykker den registrerte ikke, må opplysningene sperres.

Selv om den registrerte samtykker til sletting, bør den behandlingsansvarlige kunne bestemme at opplysningene ikke skal slettes, men sperres. Også politiet kan i ettertid ha behov for å dokumentere hva de har gjort, og må således ha rett til å nekte sletting av opplysningene.

Både politiet og den registrerte skal således i praksis ha mulighet til å nedlegge «veto» mot at opplysningene slettes. Eneste unntak fra dette er i følge utvalget der det er åpenbart at opplysningene ikke vil ha noen betydning som dokumentasjon. I så fall faller man tilbake på hovedregelen om sletting.

I mange situasjoner vil det ut fra kriminalitetsbekjempelsen ikke være mulig å innhente samtykke fra den registrerte, for eksempel fordi han ikke har innsyn. I disse situasjonene er utvalgets syn at siden samtykke ikke kan innhentes, må opplysningene sperres, og ikke slettes.

I punkt 17.4.4.6 i utredningen behandler utvalget forholdet mellom Arkivverkets regler og sletting av mangelfulle opplysninger og uttaler følgende:

«Utgangspunktet er at arkivlovens regler om oppbevaring av opplysningene vil gå foran politiregisterlovens sletteregler, i den forstand at arkivverdig materiale skal overføres til arkivverket i stedet for å slettes, se punkt 5.3 og 17.2.

Imidlertid foreslås det unntak fra arkiv­loven der det slettes opplysninger beheftet med feil som ikke lar seg reparere, jf. lovforslaget § 46 fjerde ledd. Før opplysninger av denne type slettes, anbefales at Riksarkivaren høres. Dette er i samsvar med regelen i personopplysningsloven og helseregisterloven, jf. arkivloven § 9 første ledd bokstav d. Det vil likevel være slik at Datatilsynet har myndighet til å pålegge sletting i disse tilfellene, med unntak av dersom den behandlingsansvarlige krever opplysningene sperret i stedet. Utvalget foreslår således også endring i arkivloven i samsvar med dette.»

Endelig anbefaler utvalget at den behandlingsansvarlige pålegges en plikt til å motvirke at feilen får betydning for den registrerte, dersom det er mulig, jf. utvalgets forslag til § 51. Særlig praktisk vil det være der mangelfulle opplysninger er utlevert. Politiet må i så fall gi beskjed om at de utleverte opplysningene er mangelfulle, på samme måte som de må gi beskjed om at opplysninger er ikke-verifiserte, jf. utvalgets forslag til § 28. Dersom politiet for eksempel urettmessig har pågrepet en person fordi opplysningene var mangelfulle, kan det være nødvendig å gå ut i media og forklare dette. Politiet må i følge utvalget i slike situasjoner forsøke å strekke seg langt for å imøtekomme ønskene til den person som har blitt utsatt for en feil som har fått betydning for ham.

14.3.3 Overlevering av ikke-verifiserte ­opplysninger

Utvalget drøfter i punkt 17.2.3 i utredningen hvorvidt det skal være adgang til å overføre ikke-verifiserte opplysninger til Arkivverket. Ikke-verifiserte opplysninger spenner over en lang rekke forskjellige opplysninger. Generelt vil likevel ikke-verifiserte opplysninger etter utvalgets oppfatning være mer inngripende overfor den de gjelder. Utvalget mener at det likevel kan være interessant å ha ikke-verifiserte opplysninger, for eksempel for å forske på kriminaletterretning som metode.

Utvalget vurderer om det skal være adgang til å avlevere ikke-verifiserte opplysninger til Arkivverket, og mener at det som utgangspunkt bør være Riksarkivaren som tar stilling til hvorvidt opplysninger er arkivverdige eller ikke, da dette er Riksarkivarens kjernekompetanse. Utvalget anbefaler likevel at noen opplysninger ikke blir overført til Arkivverket. Dette gjelder opplysninger i kriminaletterretningsregistre, jf. utvalgets forslag til § 6 annet ledd nr. 1 og opplysninger oppbevart etter 4-månedersregelen, jf. utvalgets forslag til § 9. Det vises til at disse opplysningene har svært usikker karakter, og at de ofte er ikke-verifiserte. De er helt nødvendige for politiet i deres forebyggende arbeid, men er samtidig svært inngripende overfor den enkelte. Utvalget mener at det er nødvendig for politiet å behandle disse opplysningene, men mener at den enkeltes personvern må gå foran arkivhensynene. Utvalget stiller seg også tvilende til om slike opplysninger har noen arkivverdi, og viser til at slike opplysninger også etter dagens arkivplan for politiet skal slettes.

Utvalget foreslår på denne bakgrunn at det for disse opplysninger gjøres unntak fra arkivloven § 9 og 18.

14.4 Høringsinstansenes syn

Politiets sikkerhetstjeneste (PST) har i utgangspunktet ingen merknader til bestemmelsene i utvalgets utkast til §§ 45 og 46, men viser til at reglene om sletting, avlevering og retting i dag er regulert både i politiregisterloven med forskrifter, arkivloven med forskrifter, godkjente kassasjonsregler fra Riksarkivaren og sikkerhetsloven med forskrifter. Det påpekes at det kan by på betydelige utfordringer å manøvrere i dette regelverket.

Norsk forening for kriminalreform (KROM) uttaler at bestemmelsen i for stor grad åpner for skjønn, og da særlig i forhold til hvilke opplysninger som fortsatt er av interesse for politi og påtalemyndighet.

Riksarkivaren er skeptisk til at parallellen til personopplysningsloven strekkes så langt at det gis slettebestemmelser som går foran bestemmelser etter arkivloven. Det vises til at det vil være klart uheldig om flere spesiallover skal få tilsvarende forrang foran arkivloven. Riksarkivaren mener at eventuelle vedtak om sletting bør fattes med hjemmel i arkivloven også for dette området. Det vises videre til punkt 5.3.1 i utredningen, hvor utvalget noe unøyaktig uttaler at personopplysningsloven og helseregisterloven åpner for sletting «under forutsetning av at Riksarkivaren godkjenner det». Det presiseres at disse to lovene åpner for sletting uten Riksarkivarens godkjenning, men under forutsetning av at Riksarkivaren har blitt hørt i saken.

I tilslutning til Riksarkivarens høringsuttalelse understreker Kultur- og kirkedepartementet at det her dreier seg om helt spesielle unntak fra arkivloven, begrunnet i særlig sterke personvernhensyn, som ikke kan sammenliknes med de slettingsbehov som er beskrevet i utredningen om politiregisterloven. Det anføres at slettingsbehovene i politiregisterloven kan bli tilstrekkelig ivaretatt innenfor rammen av det system som er etablert med hjemmel i arkivloven, det vil si at de kan innarbeides i kassasjonsregler som Riksarkivaren godkjenner. Det foreslås på bakgrunn av dette å etablere et samarbeid i den videre prosessen, med sikte på å finne fram til en alternativ lovteknisk løsning.

Kultur- og kirkedepartementet støtter ellers Riksarkivarens uttalelse og viser til at arkivlovgivningen bygger på det prinsipp at all kassasjonsmyndighet er samlet på Riksarkivarens hånd, det vil si at ugjenkallelig tilintetgjørelse av arkivmateriale bare skal kunne skje dersom det er godkjent av Riksarkivaren enten gjennom generelle regler eller ved særskilt vedtak i det enkelte tilfelle. Prinsippet innebærer at slike avgjørelser kan fattes på et ensartet og overordnet grunnlag, i stedet for å være overlatt til de enkelte fagmyndigheter med utgangspunkt i sektorvis regulering basert på sektorspesifikke hensyn.

Kultur- og kirkedepartementet understreker at systemet likevel legger stor vekt på de enkelte fagmyndigheters innsikt og innflytelse og de tilhørende sektorvise hensyn, idet de nærmere regler om bevaring og kassasjon forutsettes å bygge på direkte medvirkning fra de respektive fagorganer. Etter gjeldende rett skal forslag til slike regler utarbeides av de enkelte sektororganer selv. Riksarkivarens myndighetsutøvelse er i stor grad basert på en godkjenningsordning.

Kultur- og kirkedepartementet kan vanskelig se at det skulle være behov for unntak fra arkivloven for å ivareta de slettingsbehov som er beskrevet i utredningen om politiregisterloven. Det anføres at de slettingsbestemmelser som ifølge lovforslaget skal ha forrang for arkivlovens betingede kassasjonsforbud, ikke er sammenlignbare med unntaksbestemmelsene i personopplysningsloven og helseregisterloven. Disse behovene kan ifølge Kulturdepartementet ivaretas innenfor rammen av det system som er etablert med hjemmel i arkivloven, det vil si at de kan innarbeides i kassasjonsregler som Riksarkivaren godkjenner. En slik løsning bør vurderes nærmere, og Kulturdepartementet er innstilt på i samråd med Riksarkivaren å bidra til dette.

Norsk forening for kriminalreform (KROM) ser ingen grunn til at enkelte opplysninger skal sperres, og anfører at opplysninger som er «gått ut på dato» eller er ervervet i strid med annen lovgivning bør slettes for godt.

14.5 Departementets vurdering

14.5.1 Arkivreglenes betydning for utforming av regler om retting og sletting

14.5.1.1 Innledning

Departementet har forståelse for de innvendinger som er fremsatt av Riksarkivaren og Kultur- og kirkedepartementet mot de av utvalgets forslag som går ut på å endre arkivloven slik at denne måtte vike for egne bestemmelser i politiregisterloven som ville innebære kassasjon i arkivlovens forstand.

Etter hva man forstår, går innvendingene først og fremst ut på at disse høringsinstansene ikke ønsker en ordning som kan føre til en uthuling av de grunnleggende prinsippene arkivlovgivningen er tuftet på, og at disse høringsinstansene legger til grunn at man vil kunne oppnå det samme resultat innenfor den eksisterende arkivlovgivningen. Særlig på bakgrunn av Kultur- og kirkedepartementets utførlige redegjørelse for hvordan man innenfor gjeldende regelverk vil kunne sikre det behov man har for å fastsette regler om ugjenkallelig sletting av opplysninger, har departementet kommet til at det ikke er nødvendig eller hensiktsmessig å foreslå endringer i arkivloven.

14.5.1.2 Bestemmelser om kassasjon i arkivlovens forstand

Det hovedprinsipp som følger av arkivloven, nemlig at arkivmateriale ikke kan kasseres med mindre det følger av bestemmelser gitt i medhold av arkivlovens selv, eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren, får dermed betydning for den lovtekniske utforming av rette- og sletteregler i og i tilknytning til politiregisterloven.

Som nevnt under gjennomgangen av gjeldende rett i punkt 14.2.3.3 innebærer arkivlovens hovedprinsipp at hver etat fastsetter kassasjonsregler som godkjennes av Riksarkivaren. Det er også vist til at det finnes slike kassasjonsregler for politiet og påtalemyndigheten. Disse kan endres og utbygges i den grad det er behov for det.

I spesielle tilfelle, dersom det skulle være særlige grunner til det, vil det også kunne innarbeides spesifikke kassasjonsbestemmelser, fortrinnsvis da av mer overordnet karakter, direkte i en annen forskrift enn arkivforskriften. Forutsetningen er imidlertid at også denne forskriften hjemles i arkivloven, men den kan eventuelt være hjemlet i en særlov i tillegg. I slike tilfeller bør Riksarkivaren delta i arbeidet med å forberede de aktuelle forskriftsbestemmelser.

Etter gjeldende arkivlovgivning kan man ikke på annen måte enn dette fastsette gyldige kassasjonsbestemmelser i særlovgivningen.

Under punkt 14.2.3.3 ovenfor er det imidlertid gjort rede for noen helt spesielle unntak fra hovedprinsippet i arkivloven i form av nærmere spesifiserte bestemmelser i personopplysningsloven. Disse generelle bestemmelsene vil selvsagt også komme til anvendelse på politiets og påtalemyndigheten arkiver og registre.

14.5.1.3 Bestemmelser om arkivbegrensning

Arkivlovgivningen er imidlertid ikke til hinder for at man kan tilintetgjøre materiale som etter arkivforskriften § 3-18 første ledd verken har vært gjenstand for saksbehandling eller har hatt verdi som dokumentasjon. Dette er kriterier som i noen grad gir rom for skjønn, men det er i arkivforskriften § 3-19 gitt eksempler på kategorier av materiale som skal gjøres til gjenstand for såkalt arkivbegrensning.

Opplistingen her omfatter også en generell restkategori som er omtalt som annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Det er ingenting i veien for at det i særlovgivningen kan gis nærmere bestemmelser om tilintetgjørelse av slikt materiale, men det må av ordvalg eller øvrig kontekst framgå at det gjelder arkivbegrensning og ikke kassasjon.

14.5.1.4 Sletting med etterfølgende avlevering til Arkivverket

Arkivlovgivningen er heller ikke til hinder for at det kan gis lov- og forskriftsbestemmelser om at materiale som har vært gjenstand for saksbehandling eller har hatt verdi som dokumentasjon, men uten å være omfattet av kassasjonsregler med hjemmel i arkivloven, skal fjernes fra de arkiver og registre som politiet har tilgang til. Forutsetningen er imidlertid at slikt materiale ikke blir tilintetgjort. Statlig arkivmateriale som ikke kan kasseres, skal i stedet avleveres til Arkivverket etter nærmere regler som det er gjort rede for under punkt 14.2.3.4 ovenfor.

Det er likevel behov for regler om at slike opplysninger skal slettes fra politiets operative registre, slik at de ikke lenger er tilgjengelige for bruk i politiet. Reglene må likevel utformes slik at de ikke oppfattes som tillatelse til kassasjon. Forutsetningen er at politiet oppbevarer de slettede opplysningene midlertidig i påvente av senere avlevering til Arkivverket. For elektroniske opplysninger kan dette for eksempel gjøres ved at de blir overført til en historisk base som ikke er tilgjengelig for ordinær bruk i politiet.

Med andre ord må politiet også oppbevare opplysninger av hensyn til arkivformål, selv om de ikke lenger skal brukes til politimessige formål.

Arkivloven inneholder ellers en bestemmelse om at arkivmateriale ikke kan rettes på en slik måte at tidligere uriktige eller ufullstendige opplysninger blir slettet, dersom disse har hatt noe å si for saksforberedelse, vedtak eller annet som etter arkivlovens formål bør kunne dokumenteres. Denne bestemmelsen harmonerer med bestemmelsen i personopplysningsloven § 27 annet ledd. Her heter det at retting av uriktige eller ufullstendige personopplysninger som kan ha betydning som dokumentasjon, skal skje ved at opplysningene tydelig markeres og suppleres med korrekte opplysninger. Disse bestemmelsene må det tas hensyn til ved utforming av bestemmelser om politiets adgang til å slette mangelfulle opplysninger som ikke kan kasseres i henhold til arkivloven.

De mer konkrete reglene om retting og sletting fra politiets arkiver og registre av opplysninger som ikke kan kasseres etter arkivloven, vil mest hensiktsmessig kunne fastsettes i forskriften til politiregisterloven.

14.5.2 Sletting og avlevering av opplysninger som ikke er nødvendige

Med de lovtekniske modifikasjoner som det er gjort rede for under punkt 14.5.1 ovenfor, slutter departementet seg i det alt vesentlige til utvalgets vurderinger og forslag. Disse er også i samsvar med de tilsvarende bestemmelsene i politirekommandasjonen og rammebeslutning om personvern i tredje søyle. Det er et grunnleggende prinsipp innenfor den alminnelige personvernlovgivningen at opplysninger bare kan behandles så lenge dette er nødvendig for formålet med behandlingen, og dette prinsipp må også komme til anvendelse i politiregisterloven. Når slik behandling ikke lenger er nødvendig, må opplysningene i utgangspunktet slettes.

Som det er gjort rede for ovenfor og også påpekt av utvalget, må man imidlertid skille mellom de tilfellene der sletting innebærer irreversibel fjerning av opplysningene, og de tilfellene der sletting innebærer at opplysningene ikke lenger er tilgjengelig i politiets daglige virke, men der opplysningene fortsatt oppbevares i henhold til arkivlovgivningen. Dette innebærer at slettereglene i politiregisterloven, og senere også i forskriften til politiregisterloven, må ses i sammenheng med den aktuelle arkivlovgivningen.

Som nevnt tidligere gir lovforslaget bare anvisning på det overordnede prinsipp om at unødvendige opplysninger skal slettes. Hvordan sletting eller avlevering til Arkivverket skal foregå i de ulike behandlingene må bli å fastsette i forskriften til politiregisterloven eller i tilknytning til arkivlovgivningen.

Dette gjelder i utgangspunktet også for behandling av opplysninger i den enkelte straffesak, men departementet vil likevel understreke at man på dette området ikke tar sikte på å foreta endringer i forhold til gjeldende rett. Det betyr blant annet at det ikke vil bli foretatt noen sletting i straffesaksdokumentene, og at disse vil bli oppbevart og avlevert i samsvar med dagens regelverk. Derimot er det nærliggende å se nærmere på reglene om oppbevaring av opplysninger fra straffesaker i elektroniske systemer, men departementet finner det mest hensiktsmessig at denne vurderingen foretas i forbindelse med forskriftsarbeidet og ønsker derfor ikke å legge noen føringer hva gjelder innholdet i eventuelle sletteregler.

Man finner i denne sammenheng grunn til å nevne at en slik fremgangsmåte også synes å være i samsvar med bestemmelsen om sletting i rammebeslutning om personvern i tredje søyle. Det følger av rammebeslutning artikkel 4 nr. 2 at personopplysninger skal slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble innhentet eller videre anvendt for. Det fremgår uttrykkelig at bestemmelsen ikke er til hinder for at opplysningene arkiveres i samsvar med nasjonal lovgivning. Artikkel 4 nr. 4 inneholder imidlertid en særregel for så vidt gjelder personopplysninger i en rettsavgjørelse eller en mappe knyttet til en rettsavgjørelse. Bestemmelsen foreskriver at retting, sletting og sperring her skal skje i tråd med nasjonale rettergangsregler.

Straffeprosessloven inneholder bare uttrykkelige sletteregler for så vidt gjelder materiale fra kommunikasjonskontroll. I slike tilfeller følger det av § 216g at opplysningene snarest mulig skal slettes i den utstrekning de er uten betydning for forebyggelsen eller etterforskningen av straffbare forhold eller gjelder uttalelser som retten etter reglene i §§ 117 til 120 og 122 ikke vil kunne kreve vedkommendes vitneforklaring om, med mindre vedkommende mistenkes for en straffbar handling som kunne ha gitt selvstendig grunnlag for kontrollen. Straffeprosessloven foreskriver ikke sletting av andre typer opplysninger. I dag slettes ikke opplysninger i straffesaker når disse ikke lenger anses nødvendige ut fra formålet. Straffesaksdokumenter omfattes imidlertid av arkivlovgivningen, og skal derfor avleveres for bevaring etter 25 år, jf. redegjørelsen i punkt 14.2.3.4.

Etter rammebeslutningen er man således i utgangspunktet forpliktet til å slette opplysninger som ikke lenger er nødvendige ut fra formålet. Når det gjelder personopplysninger i en rettsavgjørelse eller en mappe knyttet til en rettsavgjørelse, fremgår det imidlertid av rammebeslutningen at retting, sletting og sperring skal skje i tråd med nasjonale rettergangsregler. Straffesaker vil alltid munne ut i en rettsavgjørelse, enten avgjørelsen skriver seg fra påtalemyndigheten i form av henleggelse eller påtaleunnlatelse, eller fra domstolene i form av fellende eller frifinnende dom. Etter rammebeslutningen beror det altså på nasjonal rett i hvilken utstrekning disse opplysningene skal slettes. Det må imidlertid legges til grunn at prinsippet om sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige i utgangspunktet også gjelder for opplysninger i den enkelte straffesak. Departementet legger til grunn at man imøtekommer kravene i rammebeslutningen ved at politiregisterloven, og dermed også kapittelet om sletting med videre gis anvendelse for behandling av opplysninger i straffesaker, og det vises til det som er sagt ovenfor hva gjelder den praktiske gjennomføringen av slettereglene i straffesaker. Hvordan reglene om retting og sletting vil bli anvendt på opplysninger i straffesaker vil bli nærmere fastsatt i forskriften. Siden retting og sletting ikke er aktuelt for opplysninger som er nedfelt i straffesaksdokumentene, foreslås det at denne avgrensningen fremgår uttrykkelig loven, jf. lovforslag til §§ 50 og 51, bestemmelsenes siste ledd.

Når det gjelder sletting av opplysninger utenfor den enkelte straffesak er bildet atskillig mer sammensatt enn for straffesaksdokumenter. Dette er dels begrunnet i at opplysninger utenfor den enkelte straffesak er av svært ulik karakter og dels at behandlingen ivaretar ulike hensyn. Begge disse forholdene må nødvendigvis få betydning for vurderingen av hvor lenge det er nødvendig å oppbevare opplysningene. Således ligger det i sakens natur at det må gjelde vidt forskjellige sletteregler for opplysninger i strafferegisteret eller DNA-registeret enn for opplysninger i kriminaletterretningsregistre. Av samme grunn må også spørsmålene om når en opplysning er unødvendig og hvordan nødvendighetsvurderingen skal gjennomføres løses på ulik måte. Den nærmere utformingen av sletteregler for opplysninger utenfor den enkelte straffesak vil bli foretatt i forskriften, men departementet finner likevel grunn til å knytte noen merknader til hvilke prinsipper som må legges til grunn ved utformingen av forskriftsreglene om sletting. Nødvendighetskravet innebærer at det i utgangspunktet skal foretas en individuell og konkret vurdering av om det i hvert enkelt tilfelle er nødvendig å beholde opplysningen. Selv om dette utgangspunktet også må gjelde for behandlingen av opplysninger i henhold til politiregisterloven, må det likevel erkjennes at et slikt prinsipp ikke kan gjennomføres fullt ut. Som også utvalget påpeker må det lages regler som er praktisk gjennomførbare, noe man kan oppnå ved å gi tidsbestemte slettefrister eller ved å gi anvisning på at opplysningene skal vurderes i nærmere bestemte tidsintervaller med henblikk på å vurdere om det fortsatt er nødvendig å oppbevare dem. Denne fremgangsmåten er også nedfelt i allerede eksisterende regler for politiets registre, som for eksempel SIS-loven § 20 og i instruks for politiets kriminaletterretningsregistre. Det er imidlertid viktig å understreke at slike tidsbestemte slettefrister ikke er til hinder for at opplysninger slettes før de respektive fristene er utløpt. Dersom politiet får kjennskap til forhold som er av betydning med hensyn til nødvendighetskravet, vil opplysningene selvfølgelig måtte slettes før den tidsbestemte fristen løper ut, og på denne måten vil prinsippet om en konkret vurdering også gjelde for behandlinger som ellers er underlagt mer skjematiske sletteregler.

Som det fremgår i punkt 14.3.3 mener utvalget at enkelte typer opplysninger er av en slik art at det bør gjøres unntak fra arkivloven, og foreslår derfor endringer i arkivloven. Utvalgets forslag går ut på at opplysninger som er registrert i politiets kriminaletterretningsregistre og opplysninger som kan behandles etter 4-månedersreglen under enhver omstendighet skal slettes og ikke skal avleveres til Arkivverket, og det vises her til utvalgets begrunnelse. Både Kirke- og kulturdepartementet og Riksarkivaren hadde som nevnt betydelige innvendinger med henblikk på å endre arkivloven, jf. disse høringsinstansenes uttalelser i punkt 14.4.

Departementet mener på lik linje med utvalget at de omtalte opplysninger må slettes, da behandlingen av slike opplysninger i utgangspunktet er svært inngripende, og bare tillates fordi man har vurdert det slik at hensynet til kriminalitetsbekjempelsen i disse tilfellene må gå foran personvernet. Det er likevel ikke noe som tilsier at disse opplysningene oppbevares lenger enn hva som er absolutt nødvendig. Sistnevnte gjelder i særdeleshet opplysninger som kan behandles etter 4-månedersregelen. Som utvalget påpeker var det en klar forutsetning for forslaget at disse opplysningene utenfor den enkelte straffesak ikke skal kunne oppbevares lenger enn fire måneder når man innen denne fristen ikke har brakt på det rene om de grunnleggende vilkårene for behandling av opplysninger er oppfylt.

Det må være en forutsetning at opplysninger som behandles etter 4-månedersregelen, snarest mulig underlegges kontroll for at man skal få brakt på det rene om lovens alminnelige vilkår for behandling av opplysninger er oppfylt. I så fall kan opplysningene beholdes og behandles videre på vanlig måte i samsvar med disse vilkårene. I motsatt fall må opplysningene slettes. Etter en nærmere vurdering i samråd med Kultur- og kirkedepartementet og Riksarkivaren legges til grunn at slik kontroll for å avklare opplysningenes status etter politiregisterloven ikke kan regnes som saksbehandling i arkivlovgivningens forstand, og at opplysninger som viser seg ikke å oppfylle politiregisterlovens alminnelige vilkår, heller ikke kan anses å ha verdi som dokumentasjon. Sletting av slike opplysninger vil derfor være å regne som arkivbegrensning etter arkivlovgivningen og sletting kan dermed skje uten annen hjemmel i arkivloven, jf. punkt 14.5.1.3.

Annerledes forholder det seg i utgangspunktet med opplysninger som kan behandles i kriminaletterretningsregistre som nevnt i lovforslag til § 11. Slike opplysninger vil ikke gjennomgående kunne slettes i henhold til prinsippet om arkivbegrensning i arkivlovgivningen. Her er det likevel tale om særlig sensitive opplysninger. Når det for politiet ikke lenger er nødvendig eller for den saks skyld ikke lenger er adgang til å behandle slike opplysninger, vil det derfor etter departementets syn være en alvorlig krenkelse av personvernet dersom disse opplysningene fortsatt skulle befinne seg i et offentlig arkiv. Departementet vil derfor fremme forslag for Riksarkivaren om at regler om sletting av denne typen opplysninger blir innarbeidet i gjeldende kassasjonsbestemmelser for politiet og påtalemyndigheten.

14.5.3 Retting, sletting og sperring av ­mangelfulle opplysninger

14.5.3.1 Generelle merknader

Retting, sperring og sletting av mangelfulle opplysninger reiser en rekke og til dels uensartede spørsmål.

Innledningsvis er det viktig å påpeke at lovforslaget kun tar sikte på å gi anvisning på de overordnede prinsippene, mens de nærmere reglene om retting, sperring og sletting av mangelfulle opplysninger vil bli regulert i forskriften. Hvilke av de nevnte behandlingsalternativene som er de mest aktuelle, vil blant annet være avhengig av hvilke kategorier opplysninger det dreier seg om, om opplysningene behandles i eller utenfor politiets registre, og om opplysningene behandles i eller utenfor den enkelte straffesak.

Det må være en klar målsetting at de opplysninger som behandles av politiet eller påtalemyndigheten er riktige, eller i det minste riktig gjengitt. Selv om retting, sperring og sletting innenfor den alminnelige personvernlovgivningen gjerne blir definert som en av de grunnleggende rettigheter for den registrerte, må man ikke glemme at heller ikke politiet har noen interesse av å behandle uriktige opplysninger. For at politiet skal lykkes med å oppnå formålene med behandlingen av opplysninger, er det en grunnleggende forutsetning at de opplysninger som behandles ikke er mangelfulle. For eksempel vil det svekke en sak betydelig dersom aktor i retten blir konfrontert med at de opplysninger han fremsetter er mangelfulle eller uriktige. Likeledes vil det regelmessig være unødvendig ressursbruk og merarbeid for politiet å behandle slike opplysninger. Verken den registrerte eller politiet er således tjent med at det behandles mangelfulle opplysninger. Bortsett fra de tilfellene der den registrerte selv fremsetter uriktige opplysninger for dermed å unndra seg straffeforfølgning, vil den registrertes og politiets interesser på dette punkt med andre ord være sammenfallende.

Selv om departementet er grunnleggende enig i utvalgets tilnærming til denne problemstillingen, foreslår man likevel flere endringer i forhold til utvalgets forslag til § 46 om retting, sperring og sletting av opplysninger beheftet med feil eller mangler, jf. nærmere om dette nedenfor.

14.5.3.2 Mangelfulle opplysninger som ikke kan repareres

Som det fremgår i punkt 14.3.2 foreslår utvalget at det skilles mellom mangelfulle opplysninger som er beheftet med en feil som ikke lar seg reparere, og opplysninger som er beheftet med reparerbare feil. Med feil som ikke kan repareres siktes det for det første til behandling av opplysninger uten at vilkårene i politiregisterloven er oppfylt. I så fall vil behandlingen være lovstridig, noe man ikke vil kunne rette opp i etterkant. Det må imidlertid understrekes at dette alternativet bare er aktuelt i de tilfellene der behandlingen helt fra starten av var uhjemlet. I de tilfellene der det først etter hvert viser seg, for eksempel gjennom nærmere undersøkelser, at vilkårene for registrering ikke (lenger) er oppfylt, må opplysningene slettes eller sperres i samsvar med lovforslaget til § 50 fordi de er unødvendige for formålet med behandlingen. Dernest vil feilen ikke være reparerbar dersom opplysningene er ervervet i strid med annen lovgivning eller av andre grunner ikke kan behandles av politiet og påtalemyndigheten. Det karakteristiske ved disse tilfellene er at grunnlaget for om opplysningene kan behandles eller ikke ligger utenfor politiregisterloven. Utvalget uttaler at dette alternativet spenner over en rekke situasjoner, og nevner som ett av de mest praktiske eksempler opplysninger om ulovlig ervervede bevis som politiet er avskåret fra å benytte i en straffesak. Når det først er konstatert at politiet ikke kan benytte opplysningene, må det i følge utvalget være en åpenbar konsekvens at det i politiregisterloven slås fast at slike opplysninger må slettes eller sperres. Departementet er i og for seg enig i dette utgangspunkt, men har etter en nærmere vurdering likevel kommet til ikke å videreføre dette alternativet i lovforslaget. Begrunnelsen for dette er todelt. For det første kan en slik bestemmelse være misvisende, idet den kan skape et inntrykk av at man med grunnlag i politiregisterloven kan kreve opplysninger slettet eller sperret fordi de er ervervet eller behandlet i strid med annen lovgivning og at det i denne sammenheng legges opp til en form for prejudisiell vurdering av om det foreligger brudd på den andre lovgivningen. En slik forståelse kan imidlertid ikke legges til grunn og den er heller ikke tilsiktet av utvalget. For det annet må utvalgets forslag ses i lys av utvalgets forutsetning om at utvalgets utkast til § 46 ikke gjelder for behandling av opplysninger innenfor den enkelte straffesak. Siden dette utgangspunkt nå er endret, vil man alene av den grunn ikke lenger kunne gi en bestemmelse som uten videre slår fast at opplysninger som for eksempel er ervervet i strid med straffeprosessloven må slettes eller sperres. Selv om man for eksempel tenker seg at et bevis er ervervet i strid med straffeprosessloven, og dette er slått fast av de kompetente myndigheter, vil dokumenter som inneholder opplysninger om ervervet fortsatt være en del av straffesaksdokumentene. Dersom slike opplysninger derimot også behandles i politiets registre eller til andre politimessige formål enn etterforskning, må de slettes eller sperres, og disse situasjoner vil også bli fanget opp av bestemmelsen om at opplysninger som er beheftet med feil som ikke kan repareres, må slettes eller sperres. Utover dette vil en videre behandling av slike opplysninger også være i strid med politiregisterloven, idet opplysningene da verken kan være relevante eller nødvendige. Som det fremgår av dette innebærer departementets endring ingen realitetsforskjell i forhold til utvalgets forslag, men man mener at endringen kan bidra til å forebygge misforståelser samtidig som man unngår føringer for behandling av opplysninger i straffesaker som ikke er tilsiktet.

Utover dette foreslår departementet at det i lovforslaget til § 51 tilføyes at sperrede opplysninger bare kan brukes for å dokumentere hva som ble behandlet av opplysninger, jf. nærmere om dette i punkt 14.6.3.

14.5.3.3 Mangelfulle opplysninger som kan ­repareres

Utvalget foreslår at retting av mangelfulle opplysninger som kan repareres skal skje på den måten at den uriktige opplysningen markeres og deretter suppleres med den korrekte opplysningen. Selv om departementet er enig i at denne fremgangsmåten i mange tilfeller vil være den mest hensiktsmessige, finner man likevel ikke grunn til å lovfeste et pålegg om at uriktige opplysninger alltid skal markeres og suppleres. Videre kan det heller ikke tas for gitt at uriktige opplysninger alltid vil kunne suppleres med «korrekte» opplysninger, slik utvalget foreslår. I denne forbindelse kan det for øvrig også vises til Ot.prp. nr. 4 (2006-2007) Om endring i midlertidig lov 17. september 1999 nr. 73 om begrenset innsyn i overvåkningspolitiets arkiver og registre (innsynsloven), der § 3a ble endret fra å kunne kreve at uriktige opplysninger ble slettet til en adgang for den registrerte til å inngi supplerende opplysninger. Begrunnelsen for endringen var nettopp at det ofte ikke vil være mulig å kunne fastslå i hvilken grad en opplysning er riktig eller uriktig. Ved å åpne for at den registrerte kan inngi supplerende opplysninger unngikk man å ta stilling til om de registrerte opplysningene var uriktige, samtidig som man sikret et bedre helhetsbilde ved at den registrerte fikk adgang til å gi sin versjon av saksforholdet.

Mangelfulle eller uriktige opplysninger kan være av svært varierende art, helt fra feil staving av et navn til en uriktig eller ufullstendig fremstilling av et saksforhold. I noen tilfeller kan feilen også bestå i at opplysningen isolert sett er riktig, men at den alene gir et uriktig bilde av den aktuelle situasjonen. I disse tilfellene vil retting bestå i at det tilføyes ytterligere opplysninger. I de tilfellene der opplysninger gjenspeiler en vurdering eller observasjon oppstår særlige problemer. På den ene siden vil for eksempel en opplysning om en observasjon av et hendelsesforløp kunne sies å være korrekt i den forstand at observasjonen er riktig gjengitt, men den vil like fullt kunne være uriktig etter sitt innhold. Når det gjelder vurderinger oppstår det ytterligere problemer ved at man kan ha ulike oppfatninger om samme saksforhold, slik at det ikke er mulig å konstatere om opplysningen er riktig eller mangelfull.

Begrunnelsen for utvalgets forslag om hvordan retting skal foretas er dels at man i etterkant skal kunne se at det ble foretatt endringer og dels at supplerende opplysninger i tillegg til de opprinnelig uriktige opplysningene kan gi et bedre helhetsbilde. Dette utgangspunkt er departementet som nevnt i og for seg enig i, men det kan likevel reises spørsmål ved om den foreslåtte ordlyden er heldig. For det første synes det å være noe bastant at alle feil skal rettes gjennom supplering. Dersom det dreier seg om rene skrivefeil, som heller ikke har ført til noen forvekslinger eller andre uheldige konsekvenser, bør det være adgang til å rette feilen ved å slette den og deretter erstatte den med den riktige opplysningen. En slik fremgangsmåte vil være utelukket etter utvalgets forslag, jf. «skal» rettes ved at mangelfulle opplysninger suppleres. Det andre problemet er at utvalgets forslag synes å forutsette at det i disse tilfellene alltid finnes en «korrekt» opplysning, jf. «suppleres med korrekte opplysninger» i utvalgets forslag til § 46 første ledd. Selv om begrepet «korrekt» i politiregister­lovens forstand ikke nødvendigvis er ensbetydende med «riktig» eller «sann», men også omfatter en korrekt gjengivelse av en opplysning, blir det etter departementets syn likevel misvisende når man utformer bestemmelsen slik som foreslått av utvalget.

Departementet viser i denne sammenheng også til formuleringen i artikkel 4 nr. 1 i rammebeslutningen om personvern i tredje søyle, som sier at opplysninger skal rettes dersom de er uriktige, og om mulig og nødvendig suppleres eller oppdateres. Her fanger man opp alle situasjoner som kan være aktuelle i slike tilfeller, samtidig som man legger opp til noe mer smidighet med hensyn til hvordan opplysninger skal rettes i de ulike tilfellene.

Departementet foreslår derfor at forslaget til § 51 første ledd utformes i samsvar med nevnte bestemmelse i rammebeslutningen. Utvalgets forslag til § 46 første ledd siste punktum om at mangelfulle opplysninger som åpenbart ikke kan ha betydning som dokumentasjon skal slettes foreslås imidlertid videreført, men med den endring at bestemmelsen gjøres fakultativ. Det betyr at det i slike tilfeller ikke gis et pålegg, men en adgang til å slette. Sistnevnte vil også på en bedre måte ivareta ulikhetene mellom retting av opplysninger i og utenfor den enkelte straffesak.

14.5.3.4 Krav om samtykke til sletting og forholdet til arkivloven

Utvalget foreslår i utkast til § 46 tredje ledd at sletting av uriktige opplysninger alltid forutsetter at både den registrerte og den behandlingsansvarlige samtykker i sletting. I motsatt fall skal opplysningen sperres. Videre foreslås det at den behandlingsansvarlige skal informere den registrerte om eventuelle konsekvenser av at opplysningen slettes.

Departementet har etter en nærmere vurdering kommet til ikke å videreføre utvalgets forslag på dette punkt. Begrunnelsen for dette er at man her legger opp til en ressurskrevende saksbehandling, som synes å være mindre godt begrunnet. Kravet om samtykke ved sletting gjelder i følge utvalgets forslag både mangelfulle opplysninger som kan repareres og som ikke kan repareres. For mangelfulle opplysninger som kan repareres er den klare hovedregelen at de skal rettes, og at de bare kan slettes dersom de åpenbart ikke kan ha betydning som dokumentasjon. Unntaksbestemmelsen er streng ved at mangelfulle opplysninger bare kan slettes dersom de «åpenbart» ikke kan tjene som dokumentasjon. Kravet om samtykke vil da med andre ord bare gjelde de åpenbare tilfeller, noe departementet anser som unødvendig ressursbruk. I så måte stiller dette seg annerledes med hensyn til mangelfulle opplysninger som ikke kan repareres. Disse skal regelmessig slettes eller sperres, og et krav om samtykke vil dermed bli aktualisert i samtlige av disse tilfellene. Her må man på den annen side huske på at «sletting» i de fleste tilfeller vil være ensbetydende med arkivering, slik at opplysningene uansett fortsatt vil finnes i arkivene.

De opplysningene som forutsettes slettet i betydning av tilintetgjøring er hovedsakelig opplysninger i kriminaletterretningsregistre og etter vedtakelsen av politiregisterloven opplysninger som behandles i henhold til 4-månedersregelen, jf. lovforslag til § 8. Det som imidlertid er felles for disse opplysningene er at den registrerte som den klare hovedregel ikke har innsyn og dermed heller ikke har kjennskap til slike opplysninger. Det betyr igjen at man normalt heller ikke vil kunne innhente samtykke, og konsekvensen av utvalgets forslag blir da at opplysningene må sperres. En slik løsning vil imidlertid også i liten grad harmonere med både utvalgets og departementets forutsetning om at de nevnte opplysningene regelmessig skal tilintetgjøres, jf. omtalen av dette i punkt 14.3 og punkt 14.5.2.3. Departementet mener etter dette at utvalgets forslag også med hensyn til mangelfulle opplysninger som ikke kan repareres bare i svært få tilfeller vil ha en realitet, og at et krav om samtykke med tilhørende pålegg om å gi informasjon ikke bør oppstilles som en generell og obligatorisk regel.

Begrunnelsen for utvalgets forslag må antas å være at man på denne måten ivaretar den registrertes interesser, idet man gjennom et krav om samtykke utelukker at politiet sletter en mangelfull opplysning og dermed fratar den registrerte muligheten til å kunne dokumentere feilen. Dette hensyn kan imidlertid også ivaretas på annen måte, og departementet foreslår derfor den samme regulering som i artikkel 4 nr. 3 i rammebeslutning om personvern i tredje søyle. Der gis det anvisning på at uriktige opplysninger ikke skal slettes, men sperres, dersom det er rimelig grunn til å tro at sletting vil kunne påvirke den registrertes legitime interesser. Denne regelen får frem hensynet bak sperring, samtidig som den angir hva som er vurderingstemaet når politiet skal vurdere om opplysningen skal slettes eller sperres. Utover dette vil man kunne gi nærmere bestemmelser i forskriften om sletting og sperring av mangelfulle opplysninger som ikke kan repareres. I denne forbindelse vil det også være mulig å skille mellom de ulike typetilfellene, herunder om det bør kreves samtykke i de tilfellene der den registrerte har kjennskap til opplysningen.

Når det til slutt gjelder utvalgets forslag til § 46 siste ledd om at politiets vedtak om sletting går foran arkivlovens regler, foreslår departementet ikke at bestemmelsen inntas i politiregisterloven, og man viser her til det som er sagt i punkt 14.5.1.1 om utvalgets forslag som innebærer endringer i arkivlovgivningen.

14.5.3.5 Politiets handleplikt ved feil eller mangler

Departementet er enig i at det er behov for en bestemmelse som pålegger politiet og påtalemyndigheten en plikt til å handle når man oppdager at opplysninger som behandles er beheftet med en feil. Før departementet kommer inn på innholdet i forslaget, vil man imidlertid knytte noen merknader til plasseringen av bestemmelsen. I utvalgets forslag er bestemmelsen plassert i kapittelet om meldeplikt, klage, tilsyn og sanksjoner. Departementet mener derimot at bestemmelsen naturlig hører hjemme i kapittelet om retting og sletting. Kapittelet omhandler blant annet retting og sletting av uriktige opplysninger, og politiets handleplikt har sammenheng med, og er en direkte følge av bestemmelsene som gir anvisning på hvordan uriktige opplysninger skal behandles. Det vises her også til at den tilsvarende bestemmelsen i personopplysningsloven er plassert i samme paragraf som de øvrige reglene om retting av uriktige opplysninger, jf. personopplysningsloven § 27.

Når det gjelder innholdet i lovforslag til § 53 består det av to komponenter. Den første er at den behandlingsansvarlige har en plikt til å sørge for at eventuelle feil ikke får betydning for den registrerte, noe som normalt betyr at man skal avverge negative konsekvenser. Den andre går ut på en varslingsplikt i de tilfellene der uriktige opplysninger har blitt utlevert. Her skal den behandlingsansvarlige varsle mottakeren om at de oversendte opplysningene er uriktige. Ifølge utvalgets forslag skal også den registrerte varsles dersom han har rett til innsyn i de utleverte opplysningene, jf. nærmere om dette nedenfor.

Handlingsplikten skal sikre at politiet gjør det som er mulig for å hindre at behandling av uriktige opplysninger påfører den registrerte ulemper. Dernest vil politiet som regel ha en egeninteresse i å sørge for at feilen ikke påfører den registrerte ulemper, idet eventuelle skadevirkninger ofte vil kunne begrunne et erstatningskrav. Selv om man her kan stå overfor vidt forskjellige situasjoner, vil det i de fleste tilfellene nettopp være varslingsplikten som er det fremste virkemiddelet til å avverge negative konsekvenser. Dette kan for eksempel være tilfelle dersom man utleverer uriktige opplysninger i forbindelse med vandelskontroll, i forebyggende øyemed eller i forbindelse med samarbeid med utenlandske myndigheter. Så lenge de uriktige opplysningene bare finnes hos politiet, vil uriktige opplysninger imidlertid også kunne føre til betydelige ulemper, som for eksempel uberettiget forfølgelse, herunder grunnløse tvangsinngrep.

Datatilsynet gir uttrykk for at hovedregelen bør fremheves ved at man stryker forbeholdet «så langt som mulig». Til dette vil departementet bemerke at den tilsvarende bestemmelsen i personopplysningsloven § 27 første ledd annet punktum også inneholder et slikt forbehold, der det heter: «Den behandlingsansvarlige skal om mulig sørge for at feilen ikke får betydning for den registrerte, f. eks. ved å varsle mottakere av utleverte opplysninger», og man kan ikke se at det skulle være noen grunn til å utforme bestemmelsen på annen måte i politiregisterloven. Utover dette kan forbeholdet etter departementets syn heller ikke oppfattes som en svekkelse av hovedregelen. Derimot gir forbeholdet snarere uttrykk for det åpenbare, idet det i enkelte tilfeller ikke vil være mulig å sørge for at feilen ikke får betydning. Dette vil regelmessig være tilfelle dersom skaden allerede har skjedd når politiet oppdager at opplysningene er mangelfulle, og skaden heller ikke kan gjenopprettes. I denne sammenheng vil man imidlertid bemerke at lovforslaget i § 53 går noe lenger enn den tilsvarende bestemmelsen i personopplysningsloven. Som det fremgår ovenfor er varslingsplikten i forhold til mottakere av uriktige opplysninger i personopplysningsloven angitt som et av flere handlingsalternativer, men varslingsplikten i politiregisterloven kommer til uttrykk som en selvstendig plikt. Denne plikten vil derfor også gjelde selv om det ikke lenger er mulig å hindre skadevirkninger. I tillegg foreslår departementet en endring i forhold til utvalgets utkast, ved at det foreslås at mottakeren skal varsles uten ugrunnet opphold. Begrunnelsen for dette er å bringe bestemmelsen i samsvar med artikkel 8 nr. 2 i rammebeslutning om personvern i tredje søyle, der det heter at mottakeren skal varsles «straks».

Departementet foreslår imidlertid ikke å videreføre utvalgets forslag til § 51 siste punktum, hvoretter varslingsplikten også gjelder i forhold til den registrerte dersom han har innsyn. Verken personopplysningsloven eller rammebeslutningen inneholder en særskilt varslingsplikt til den registrerte i disse tilfellene. Etter departementets syn vil bestemmelsen også kunne skape problemer, idet den forutsetter en vurdering av om den registrerte vil kunne få innsyn i opplysningen, noe som i seg selv kan være et både vanskelig og ressurskrevende spørsmål. Departementet mener videre at den foreslåtte endringen i bestemmelsen om informasjonsplikt, jf. lovforslaget til § 48, vil fange opp de situasjonene utvalget her tar sikte på å regulere. Endringen i § 48 består i at man legger opp til en informasjonsplikt, med mindre utlevering ikke er «av vesentlig betydning» for den registrerte, mens utvalgets forslag gikk ut på at informasjonsplikten knyttes til «sentrale personer». Dersom politiets varsling til mottakere vil være av vesentlig betydning for den registrerte, vil plikten til også å varsle den registrerte således følge av bestemmelsen om informasjonsplikt under forutsetning av at ingen av de øvrige unntaksbestemmelsene i lovforslaget til § 48 kommer til anvendelse.

14.6 Særlig om sperring av opplys­ninger

14.6.1 Utvalgets forslag

Utvalget behandlet emnet i punkt 17.6 i utredningen.

Utvalget legger til grunn at hovedårsaken til at opplysninger sperres, og ikke slettes, er at de senere kan være nødvendige som dokumentasjon, for eksempel i forbindelse med et erstatningssøksmål. En absolutt forutsetning for å basere lovgivningen på sperreregler og ikke sletteregler, er ifølge utvalget at opplysningene i ettertid ikke brukes til annet enn dokumentasjonsformål.

Utvalget antar likevel at det vil kunne være situasjoner hvor det kan oppstå ønske om å bruke opplysninger som er sperret, utover til dokumentasjonsformål. Det kan for eksempel komme saker, herunder særlig alvorlige og høyt profilerte saker, hvor polititjenestemenn mener at det ligger opplysninger av betydning for oppklaring av saken i det sperrede materialet.

Utvalget går derfor inn for en regel om at politiet og påtalemyndigheten i straffesaker med strafferamme på 10 år eller mer, eller for å forebygge et slikt straffbart forhold, kan innhente rettens beslutning om å få tilgang til sperrede opplysninger, dersom man kjenner til at det finnes opplysninger av betydning for saken. Som eksempel nevner utvalget at politiet i sitt kriminaletterretnings- eller forebyggende arbeid har innhentet personopplysninger som det på innhentingstidspunktet ikke var anledning til å behandle, for eksempel at fjernsynsovervåking er benyttet uhjemlet i forebyggende øyemed. Disse kan tenkes sperret. Dersom en tjenestemann senere ser at det kan være en kobling mellom en straffesak under etterforsking og de opplysninger som i sin tid ble innhentet i forebyggende øyemed, vil det være uheldig om ikke et slikt «spor» skulle kunne sjekkes ut, når det fortsatt er mulig fordi de aktuelle opplysninger er sperret. Adgangen til slik tilgang til sperrede opplysninger bør imidlertid etter utvalgets oppfatning forbeholdes de mest alvorlige sakene, hvilket foruten hensynet til personvernet også normalt vil være best i samsvar med så vel innsamlingsformål som hensynet til å begrense ressursbruk.

Utvalget ser det videre slik at det også i forebyggende øyemed bør være rom for en slik adgang i forhold til alvorlig kriminalitet med strafferamme på 10 år eller mer. Her nevnes det som eksempel at politiet blir klar over at opplysninger som nevnt ovenfor kan bidra til å avverge en alvorlig straffbar handling, for eksempel innførsel av et større parti narkotika, eventuelt et terrorangrep. Det ville i følge utvalget kunne virke direkte støtende om opplysninger, hvis eksistens man kjenner, ikke skulle kunne hentes frem for det formål å forhindre den straffbare handlingen.

Utvalget foreslår av rettssikkerhetsgrunner at tillatelse til tilgang til sperrede opplysninger hos Riksarkivaren bør gis av retten. I denne sammenheng bør reglene om utleveringspålegg i straffeprosessloven §§ 210 følgende kunne gis anvendelse så langt de passer. Bestemmelsen i § 210 omhandler ting som antas å kunne ha betydning som bevis. Bestemmelsen må ses i sammenheng med bestemmelsene om beslag, hvilket blant annet innebærer at den som rammes av det skal underrettes, og kan kreve spørsmålet om fortsatt beslag brakt inn for retten, jf. straffeprosessloven § 208. Det kan imidlertid tenkes tilfeller hvor det vil være ødeleggende for etterforskingen eller den forebyggende virksomheten at en som «rammes» blir underrettet. Utvalget mener av den grunn at også §§ 210 a – c, jf. § 208 a, bør få tilsvarende anvendelse i disse tilfellene. Bestemmelsene i §§ 210 følgende omhandler som nevnt ting av betydning som bevis, men må like fullt kunne gis tilsvarende anvendelse når det er snakk om å forebygge eller avverge en alvorlig straffbar handling.

Utvalget kan videre ikke se at den tilgangsmulighet til sperrede opplysninger som her foreslås vil innebære et nevneverdig merarbeid for noen parter. For det første vil det være forholdsvis få opplysninger som sperres som følge av at de er innhentet uhjemlet, og for det andre må det formodes at det svært sjelden vil oppstå behov for å gå tilbake til denne typen opplysninger. For at retten skal kunne etterkomme begjæringer om slik tilgang, må det dessuten kunne kreves en viss identifisering av de sperrede opplysninger, slik at det ikke blir rene «fisketurer» i tidligere sperrede opplysninger.

Når det gjelder spørsmålet om hvordan sperrede opplysninger skal oppbevares, mener utvalget at opplysningene må sperres på en slik måte at de ikke kan åpnes av politiet alene. At politiet alene skulle kunne få tilgang til opplysningene ville i følge utvalget neppe gi den nødvendige tillit overfor den opplysningene gjelder. Utvalget foreslår derfor at Riksarkivaren oppbevarer sperrede opplysninger. Utvalget er innforstått med at dette normalt ligger utenfor Arkivverkets oppgaver, og at opplysninger som sperres sjelden vil være arkivmateriale. Riksarkivet er imidlertid en nøytral part, som både politiet og den registrerte kan ha tiltro til. Videre anfører utvalget at arkivverket er vant til å behandle og oppbevare opplysninger.

14.6.2 Høringsinstansenes syn

Datatilsynet antar at opplysningene skal oppbevares hos Riksarkivet og ikke spesielt hos Riksarkivaren som er direktør for Riksarkivet. Det anbefales at bestemmelsen endres i samsvar med dette.

Politiets sikkerhetstjeneste (PST) støtter forslaget, men anfører at en strafferamme på 10 år blir for absolutt i forhold til de straffebud som faller innenfor PSTs arbeidsfelt. PST anbefaler at alle straffebud som er fremmet som kapittel 17 i ny lov om straff er saker av en slik alvorlighetsgrad at det bør åpnes for bruk av ellers sperrede opplysninger. PST anfører videre at det også bør vurderes å åpne for bruk av sperrede opplysninger i saker som gjelder brudd på mindre alvorlige straffebud, når bruken av opplysningene vil kunne få betydning i forhold til å bekjempe kriminalitet som truer vitale samfunnsinteresser.

Norsk forening for kriminalreform (KROM) viser til merknadene til utvalgets utkast til § 46 og understreker at det ikke bør være muligheter for sperring av opplysninger, kun sletting.

14.6.3 Departementets vurdering

Departementet finner ikke å kunne videreføre en bestemmelse om bruk av opplysninger som er sperret med det innhold som foreslått av utvalget. Begrunnelsen for dette er dels at utvalget har lagt en noe annen forståelse av begrepet «sperring» til grunn enn hva som nå er foreslått i lovforslaget § 2 nr. 10, og dels at utvalgets forslag til § 47 annet ledd må antas å være i strid med rammebeslutning om personvern i tredje søyle.

Som det fremgår i punkt 14.6.1 har utvalget lagt til grunn at sperrede opplysninger i ettertid ikke skal brukes til annet enn dokumentasjonsformål, noe som må ses i sammenheng med at utvalget utelukkende foreslår sperring i de situasjoner der det ble behandlet mangelfulle opplysninger som ikke kan repareres. Utvalget har ikke foreslått en definisjon av begrepet «sperring» i utvalgets utkast til § 2 om definisjoner. Dette må antas å ha sammenheng med at begrepet heller ikke er definert i § 2 i personopplysningsloven eller på annen måte er nærmere forklart i motivene til personopplysnings­loven.

Med dette som utgangspunkt er det naturlig at utvalget i utkast til § 47 første ledd første punktum foreslår at opplysninger som er sperret bare kan brukes dersom det er nødvendig å dokumentere hva som ble behandlet av opplysninger. Dette utgangspunkt er imidlertid nå endret ved at definisjonen av begrepet «sperring» i lovforslaget til § 2 nr. 10 er videre enn den forståelsen utvalget har lagt til grunn. Den foreslåtte definisjonen i § 2 nr. 10 er i samsvar med den tilsvarende definisjonen i rammebeslutningen artikkel 2 bokstav c. Som det fremgår av lovforslaget til § 2 nr. 10 betyr sperring i utgangspunktet ikke noe annet enn å markere opplysningen med den hensikt å begrense den fremtidige behandlingen av opplysningen. Denne definisjonen åpner således for en mer utstrakt bruk av sperreinstituttet, noe departementet har benyttet seg av ved å foreslå at opplysninger i strafferegisteret kan sperres. Som omtalt i punkt 12.7 er hensikten med sperring i disse tilfellene at opplysninger ikke lenger skal kunne brukes i forbindelse med vandelskontroll i form av politiattest, men at de fortsatt vil kunne brukes til andre formål, som for eksempel sikkerhetsklarering. På denne bakgrunn blir utvalgets utkast til § 47 første ledd første punktum for snever i forhold til den samlede bruk av sperreinstituttet i lovforslaget, og kan derfor ikke videreføres. Departementet foreslår derfor at det gis en generell bestemmelse for bruk av sperrede opplysninger, som utformes i samsvar med den foreslåtte definisjonen i § 2 nr. 10 og artikkel 4 nr. 3 i rammebeslutningen, hvoretter sperrede opplysninger bare kan brukes til det eller de formål som gjorde at opplysningene ikke ble slettet. Som følge av dette foreslår departementet heller ikke å videreføre utvalgets forslag om at sperrede opplysninger skal oppbevares i Riksarkivet. Denne fremgangsmåten vil ikke kunne benyttes i de tilfellene der opplysninger bare sperres for ett formål, men ikke for andre, som for eksempel sperring av opplysninger i strafferegisteret. I disse situasjonene må opplysningene fortsatt oppbevares hos politiet på en egnet måte. Departementet finner det uansett mest naturlig at spørsmål knyttet til oppbevaring av sperrede opplysninger mest hensiktsmessig kan reguleres i forskriften, der man også vil kunne ta hensyn til de ulike typetilfellene av sperrede opplysninger.

Selv om departementet endrer utvalgets forslag til § 47 første ledd, finner man likevel grunn til å understreke at man er enig i at opplysninger som er sperret fordi de er beheftet med feil som ikke kan repareres, bare kan brukes til dokumentasjonsformål. For å sikre at det ikke oppstår tvil omkring disse spørsmål, foreslår departementet som allerede nevnt i punkt 14.5.4.2 at denne begrensningen tilføyes i lovforslaget til § 51 annet ledd. Man vil kunne hevde at tilføyelsen kan fortone seg som en dobbeltregulering i forhold til lovforslaget til § 52. Som nevnt ovenfor anser departementet lovforslaget til § 52 som en generell regel om bruk av sperrede opplysninger, og man kan ikke se at det er noe til hinder for at man gir mer spesielle regler om bruk av sperrede opplysninger i lov og senere i forskrift. På denne måten blir det tydeliggjort til hvilke konkrete formål sperrede opplysninger kan brukes til, noe som også garanterer bedre forutsigbarhet.

Når det til slutt gjelder utvalgets utkast til § 47 annet ledd om at sperrede opplysninger likevel skal kunne brukes til andre formål enn dokumentasjonsformål, finner departementet som nevnt innledningsvis ikke å kunne videreføre forslaget på dette punkt. For ordens skyld presiseres det at utvalgets forslag til denne unntaksbestemmelsen, på lik linje med utkast til § 47 første ledd, kun gjelder mangelfulle opplysninger som ble sperret.

Det forholdet som utvalget her søker å regulere er også omhandlet i artikkel 4 i rammebeslutning om personvern i tredje søyle om retting, sletting og sperring. I denne sammenheng er særlig artikkel 4 nr. 3 av interesse, hvor det heter at personopplysninger skal sperres i stedet for slettes dersom det er rimelig grunn til å tro at en sletting kan påvirke den registrertes legitime interesser. Videre heter det at sperrede opplysninger bare kan behandles til det formål som gjorde at de ikke ble slettet. Bestemmelsen gir for det første uttrykk for at sperring skal brukes som substitutt for sletting i de tilfellene der den registrerte kan ha interesse av at opplysningene oppbevares til tross for at de normalt skulle ha vært slettet. I all hovedsak vil den registrertes interesse her bestå i å kunne dokumentere at det ble behandlet enten uriktige opplysninger eller at behandlingen av opplysningene var lovstridig. I tillegg, og det er det avgjørende her, gir bestemmelsen klart uttrykk for at en videre bruk av sperrede opplysninger utelukkende kan finne sted til det formål som var årsaken til at opplysningene ikke ble slettet. Bestemmelsen åpner ikke for unntak, og som følge av dette er utvalgets forslag til § 47 annet ledd direkte i strid med rammebeslutningen. Utvalgets forslag legger opp til at sperrede opplysninger under nærmere bestemte vilkår igjen skal kunne brukes til politimessige formål, og dermed til andre formål enn de som var begrunnelsen for at opplysningen ikke ble slettet.

Departementet finner for øvrig grunn til å bemerke at man også uavhengig av rammebeslutningen anser utvalgets forslag på dette punkt som uheldig. Når man åpner for å gjøre unntak fra regelen om at sperrede opplysninger ikke skal brukes til andre formål enn de som begrunnet sperring i stedet for sletting, kan dette være et første skritt til å uthule et grunnleggende prinsipp. Som utvalget selv påpeker i første avsnitt i punkt 17.6.1 i utredningen må det være «en absolutt forutsetning for å basere lovgivningen på sperreregler, og ikke sletteregler, (...) at opplysningene i ettertid ikke brukes til annet enn dokumentasjonsformål.» Likeledes uttaler utvalget senere i samme punkt at det for det første vil være forholdsvis få opplysninger som sperres som følge av at de er innhentet uhjemlet, og at det for det andre må formodes at det svært sjeldent vil oppstå behov for å gå tilbake til denne typen opplysninger. Departementet kan slutte seg til disse uttalelsene og mener at det vil kunne fortone seg som noe inkonsekvent om man til tross for disse utgangspunktene ville foreslå en unntaksbestemmelse i samsvar med utvalgets forslag. Utover dette anser man det som svært lite sannsynlig at utvalgets foreslåtte unntaksbestemmelse vil kunne bidra til å oppklare alvorlig kriminalitet eller endog å avverge terrorhandlinger, jf. de eksemplene utvalget kommer med.

På denne bakgrunn foreslår departementet at bestemmelsen om bruk av sperrede opplysninger utformes i samsvar med ovennevnte, og at det ikke gis en unntaksbestemmelse som åpner for at sperrede opplysninger kan brukes til andre formål enn de som var årsaken til at opplysningene ikke ble slettet.