11 Økonomiske og administrative konsekvenser

11.1 Innledning

Oppgaveregisteret vil over tid føre til forenklinger av det offentliges administrative rutiner knyttet til oppgaveinnhenting fra næringslivet. Offentlige organer vil totalt sett få besparelser ved at de nå kan motta opplysninger fra næringslivet uten å gå veien om å innhente og bearbeide informasjonen. Dette vil for offentlige organer også gjennomgående gi seg utslag i at registerkvaliteten øker, ved at samordning av data forutsettes å skje på basis av opplysninger fra det register med høyest datakvalitet.

For næringslivet vil dette ventelig gi seg utslag i mindre tidsbruk til utfylling av oppgaveplikter til det offentlige ved at de slipper å sende inn samme informasjon til flere offentlige etater.

Samordning via Oppgaveregisteret vil over tid ventelig gi seg utslag i økt bruk av felles datadefinisjoner i offentlig forvaltning, basert på definisjonene i Oppgaveregisteret. Dette vil føre til økte muligheter for samordning ved at nye edb-systemer utvikles og tilpasses Oppgaveregisterets datadefinisjoner.

Oppgaveregisteret vil også som nevnt i kapittel 7 bidra som rådgivende organ i forbindelse med oppgavepliktutformingen, både når det gjelder valgt metode, tidspunkt, valg av edb-løsning osv, slik at disse i størst mulig grad tilpasses næringslivets behov. Det samme vil de gjøre i forbindelse med høring av forslag til nye lover og regler.

Ved at Oppgaveregisteret samler og får oversikt over offentlige oppgaveplikter, samt oversikt over hvor lang tid næringslivet antas å bruke på utfyllingen av oppgavepliktene, vil Oppgaveregisteret kunne brukes som et nytt styringsverktøy for sentralforvaltningen. Det kan på bakgrunn av disse tallene sammenlignes belastning mellom ulike næringer, utviklingen over tid, tidspunkt for innrapportering m v. Dette vil gi tall som vi i dag ikke besitter, og som kan være nyttig for senere planlegging av oppgaveplikter og gi mer målrettede tiltak for reduksjon av disse.

Det er klart at Oppgaveregisteret vil gi positive effekter, det er imidlertid vanskelig å forutsi de konkrete økonomiske og administrative konsekvenser Oppgaveregisteret vil gi. Dette skyldes for det første at det i dag ikke finnes noen oversikt over hvilke og hvor mange samordningsmuligheter Oppgaveregisteret vil påvise. Flere utredninger om kostnadene ved bedriftenes skjemaarbeid, indikerer at det både for næringslivet og offentlig sektor er et stort innsparingspotensiale ved forenklinger. Dess flere samordningsmuligheter som påvises, dess større antas besparelsene å bli, både for næringslivet og for det offentlige.

De økonomiske og administrative konsekvensene for det offentlige er vanskelige å forutsi, da det kan tenkes svært mange ulike måter å samordne oppgaveplikter på, samtidig som samordningskostnadene vil variere for hver enkelt samordning. Samordningsmetoden vil bl a i stor grad avhenge av den enkelte etats datautrustning og dennes kompatibilitet med datasystemer i andre etater, samt rutiner for behandling av oppgaveplikter i den enkelte etat. Det antas imidlertid at Oppgaveregisteret totalt sett vil medføre besparelser for det offentlige som følge av at de enkelte etater får tilgang til informasjon på en enklere og billigere måte, ved at de slipper å samle inn og systematisere informasjonen selv.

Det er også vanskelig å uttale seg om fremtidige samordningsmuligheter og konsekvensene av disse, da den teknologiske utvikling på det datatekniske området er i rask utvikling, og det er vanskelig å vite hvilke økonomiske og administrative besparelser som følger av bedre datakapasitet og muligheter for massebehandling av data. Det vises i denne forbindelse til arbeidet med å innføre elektronisk innrapportering til det offentlige for deler av næringslivet og til forsøkene med utvikling av elektroniske interaktive skjema, som veileder brukerne i forbindelse med innrapporteringen.

Uansett vanskene med å fastslå de eksakte økonomiske og administrative konsekvensene for det offentlige, viser undersøkelser at selv små reduksjoner i oppgavepliktbelastningen for næringslivet vil gi store samfunnsøkonomiske gevinster både på kort og lang sikt. Dette taler for at prosjektet bør gjennomføres, uavhengig av den usikkerheten som knytter seg til størrelsen av innsparingspotensialet. De økonomiske konsekvensene for det offentlige vil ikke være av en slik størrelsesorden at de vil endre lønnsomhetsvurderingen som ligger til grunn for Oppgaveregisteret.

Nærings- og handelsdepartementetforeslår som følge av vanskelighetene med å forutsi de økonomiske og administrative konsekvensene med Oppgaveregisteret, samt manglende erfaring med hvordan samordningsarbeidet vil foregå, at det etter noe tid bør foretas en evaluering av Oppgaveregisteret. Det legges derfor opp til en kost-/nytteanalyse av Oppgaveregisteret etter fem års drift.

11.2 Administrative konsekvenser for det offentlige

11.2.1 Konsekvenser av selve samordningsarbeidet

Innsendelsesplikten

Offentlige organer vil først og fremst merke de administrative konsekvenser av Oppgaveregisteret ved den ekstra behandlingstiden det heretter må tas høyde for ved innføring av nye eller endrede oppgaveplikter. Tiden vil i noen grad variere avhengig av hvordan den etterfølgende samordningen av opplysninger blir gjennomført.

Felles for alle offentlige organer er at de må planlegge sine skjemaendringer i god tid, slik at endringene kan bli vurdert og registrert i Oppgaveregisteret før de iverksettes. En annen konsekvens vil være kravet om utarbeidelse av kost-/nytteanalyse som skal følge oppgaveplikten ved innsendelse til Oppgaveregisteret. Etaten får på denne måten et mer bevisst forhold til hvilke konsekvenser oppgaveplikten vil medføre for næringslivet, samtidig som det vil gjøre Oppgaveregisteret i stand til å beregne ulike typer kostnader oppgaveplikten innebærer.

Som nevnt ovenfor i punkt 5.3.2 vil oppgavepliktene automatisk kunne iverksettes dersom Oppgaveregisteret ikke har gitt tilbakemelding i løpet av tre uker om at samordning med andre oppgaveplikter synes praktisk mulig. Dersom samordning ikke synes mulig, vil oppgaveplikten kunne iverksettes, og de eneste administrative konsekvenser for etaten er utarbeidelse av kost-/nytteanalyse samt utsatt iverksettelse av oppgaveplikten. Ingen av disse konsekvensene synes særlig tyngende for den enkelte etat da det forutsettes at etatene planlegger arbeidet slik at iverksettelsen ikke blir utsatt.

Utrednings- og innsendelsesplikten vil nok i en overgangsfase kunne bli oppfattet som en unødvendig «byråkratisering». På sikt vil trolig de fleste se fordelen av et sentralt organ som kan bidra med råd og vink om hvordan nye og endrede oppgaveplikter mest hensiktsmessig kan gjennomføres. Etter noe tid antas Oppgaveregisteret også å kunne frigjøre ressurser for etatene, som kan benyttes til andre formål. Dette vil kunne skje som følge av at det går mindre tid til utarbeidelse av oppgaveplikter i og med at det nå er opprettet et ekspertorgan som kan bidra med råd om utformingen, samtidig som den enkelte etat vil måtte stille økte krav til planleggingen av sine oppgaveplikter som følge av disse reglene.

Høringsinstansene uttaler i forbindelse med innsendelsesplikten og det som skal følge med ved innsendelsen, følgende:

Norges Bankviser til at de vil bli berørt av opprettelsen av Oppgaveregisteret ved at de løpende innhenter opplysninger til statistikkformål og tilsyns- og kontrollformål med hjemmel i valutaloven, penge- og kredittloven og kredittilsynsloven. I følge opplegget vil Norges Bank ha plikt til å sende melding til Oppgaveregisteret - samt å foreta kost-/nytteanalyse - før det innføres ny oppgaveplikt eller det foretas endringer i eksisterende oppgaver. De vil i denne sammenheng understreke viktigheten av at det etableres praktiske og fleksible ordninger slik at en unngår tyngende og tidkrevende merarbeid. Spesielt vil de peke på at kost-/nytteanalyser innebærer store måleproblemer og i stor utstrekning må baseres på skjønn.

Skattedirektoratetpåpeker i sin høringsuttalelse at det ved registrering av de ulike oppgavepliktene skal anslås hvor lang tid det tar å besvare oppgavene. Dette følger av innrapporteringsplikten til Oppgaveregisteret. De påpeker hvor vanskelig det vil være å kunne anslå den enkelte utfyllers tidsbruk på skjemaet. Det vil være høyst individuelt og variere med en rekke ulike forhold. Skattedirektoratet er skeptisk til at det skal utarbeides obligatoriske kost-/nytte-analyser innenfor skatt- og avgiftsområdet. Innenfor det området vil oppgaveplikt som regel fremstå som en nødvendighet ut fra det materielle regelverket. Disse analysene bør i tilfelle utarbeides i forbindelse med regelverksarbeidet, og ikke pålegges som et særskilt krav ved utformingen av et skjema, når det ikke kan stilles spørsmål om behovene for dette.

Nærings- og handelsdepartementetvil bemerke at angivelse av den enkelte utfyllers tidsbruk på oppgavepliktene er ment som et gjennomsnittsestimat som gir et dekkende bilde for det store flertall av næringsdrivende. Departementet er klar over at en slik angivelse i enkelte tilfeller kan være vanskelig. Det er imidlertid av stor betydning for beregning av næringslivets kostnader at det finnes omtrentlige tall over hvor lang tid næringslivet vil bruke på å fylle ut den enkelte oppgaveplikt. Det er også viktig av hensyn til beregning av den totale belastningen det offentliges oppgaveplikter påfører næringslivet. Tidsbruken pr oppgaveplikt vil i størst mulig grad bli kryssjekket mot tilsvarende tall avgitt fra næringslivet, slik at nøyaktigheten av angivelsen blir best mulig.

Når det gjelder obligatorisk kost-/nyttevurdering innenfor skatte- og avgiftsområdet, viser departementet til kommentarene i punkt 5.3.2 der det fremkommer at på enkelte områder sier nytten av en oppgaveplikt seg selv. Typisk vil dette være innenfor store deler av skatte- og avgiftsområdet, slik at det ikke er noe behov for å redegjøre nærmere for oppgavepliktens nytte. Departementet vil likevel presisere viktigheten av at tidsbruken angis som forutsatt i kost-/nytteanalysen av grunner som vist til i forrige avsnitt.

Samordningsarbeidet

I tilfeller der Oppgaveregisteret vurderer det slik at samordningsmuligheter foreligger for nye og endrede oppgaveplikter, vil de administrative konsekvensene for de berørte offentlige organer på kort sikt bli større. Det må da settes i gang et samordningsarbeid, der de berørte etater tilpasser sine oppgaveplikter slik at dobbeltrapportering o l kan unngås.

Det følger av punkt 6.2.3 at etaten kan iverksette helt nødvendige oppgaveplikter etter nærmere godkjennelse av ansvarlig departement. På denne måten unngås det at etaten ikke kan utføre sine pålagte oppgaver. Andre oppgaveplikter kan imidlertid ikke iverksettes før det er endelig avgjort om oppgaveplikten egner seg for samordning eller ikke.

Dersom de berørte etater samtykker i at oppgaveplikten egner seg for samordning, vil oppgaveplikten nødvendigvis måtte endres i overensstemmelse med hva man er blitt enig med Oppgaveregisteret om. I forbindelse med dette arbeidet må det antas at etaten vil måtte redegjøre nærmere for faktiske, juridiske og registreringstekniske forhold rundt oppgaveplikten samt redegjøre for andre forhold som kan ha betydning for samordningsvurderingen. Dette vil nok ta noe tid, og vil for den berørte etat medføre både merarbeid og utsatt iverksettelse av oppgaveplikten. Omfanget av dette merarbeidet er det vanskelig på det nåværende stadium å si noe om. Det vil nødvendigvis innebære endringer i de foreslåtte oppgaveplikter, og muligens også noe datatekniske tilpasninger som følge av mottak av data fra andre offentlige etater. Det kan imidlertid også tenkes at det må gjennomføres lovendringer for at samordning skal kunne gjennomføres. Det kan også tenkes at rutinene for behandlingen av oppgavepliktene må endres noe. Konsekvensene vil variere fra etat til etat, og det er vanskelig å anslå kostnader på bakgrunn av de foreliggende data. Eventuelle anslag vil dessuten være så vage og usikre at man vanskelig kan bygge sine vurderinger på dem.

Hvis det ikke oppnås enighet om samordning av de berørte oppgaveplikter, vil samordningsarbeidet nødvendigvis ta noe lengre tid som følge av at oppgaveplikten må oversendes Nærings- og handelsdepartementet for behandling, jf punkt 6.2.2. For den enkelte etat, må det antas å bli noe mer arbeid med redegjørelse for nødvendigheten av oppgavepliktens gjennomføring samt argumentasjon i forbindelse med samordningsvurderingen. Avhengig av utfallet i saken, vil oppgaveplikten enten kunne iverksettes som planlagt, eller det kan medføre behov for endringer i oppgaveinnhentingen. Dersom det blir nødvendig å endre oppgaveplikten, vil konsekvensene som redegjort for i forrige avsnitt være dekkende også her.

Eksisterende oppgaveplikter vil som nevnt i punkt 6.2.4 følge andre rutiner for samordningen, ved at etaten må utarbeide handlingsplaner som gir oversikt over hvordan oppgavepliktene over tid skal endres og samordnes med andre oppgaveplikter. Samordning kan eksempelvis nødvendiggjøre lov- eller forskriftsendringer eller endring av etatens rutiner for oppgaveinnhenting i form av endring av datasystemer e l. Dette arbeidet vil inngå som en del av etatens normale arbeidsoppgaver. I forbindelse med dette arbeidet kan oppgavepliktene iverksettes som før. På denne måten blir belastningen på den enkelte etat mindre.

Oppsummering

Oppgaveregisteret vil for den enkelte etat medføre økt krav til planlegging og utarbeidelse av kost-/nyttevurdering før oppgaveplikten kan iverksettes. Etaten vil måtte planlegge arbeidet slik at oppgaveplikten, for å unngå forsinkelser i forbindelse med registrering i Oppgaveregisteret, oversendes i god tid før planlagt iverksettelse. Utover dette vil omfanget av de administrative konsekvensene avhenge av om oppgaveplikten egner seg for samordning eller ei. Egner oppgaveplikten seg for samordning, vil dette medføre noe ekstra arbeid for etaten og som hovedregel medføre utsatt oppgaveinnhenting.

11.2.2 Andre administrative konsekvenser

En annen administrativ konsekvens av Oppgaveregisteret vil være plikten til å rette feil i egne registre. Dette følger allerede av gjeldende personvernregler. Nå utvides plikten til også å gjelde en notifiseringsplikt til de etater man har mottatt opplysninger fra og sendt opplysninger til. Det kan vise seg å følge noe ekstraarbeid med regelen ved at det oppdages flere feil enn om hver etat kun hadde ansvar for sitt eget register. Notifiseringsplikten vil imidlertid ikke bli særlig byrdefull. Særlig ikke sett i forhold til at Oppgaveregisteret, som følge av at data som samordnes forutsettes å holde høy kvalitet, samt det at flere feil antas å bli rettet, vil være med på å sørge for at offentlige dataregistre totalt sett vil holde høyere registerkvalitet enn hva de gjør i dag.

For etater som samordner sin informasjonsinnhenting, uten bistand av Oppgaveregisteret, er det foreslått at dersom samordningen skjer på grunnlag av en offentlig oppgaveplikt, skal samordningen av personvernhensyn registreres i Oppgaveregisteret. Dette vil også innebære noe ekstraarbeid for de etater som berøres, men heller ikke denne antas å være særlig byrdefull for de enkelte etater, og kostnadene vil i stor grad være forbundet til porto, kopierings- og oversendelseskostnader.

Nytt i forhold til i dag, er også forslaget om at det inntas en orientering på offentlige oppgaveplikter/skjemaer om at samordning via Oppgaveregisteret kan skje, og at opplysning om dette kan fås ved henvendelse til Oppgaveregisteret på et gitt telefonnummer, jf punkt 10.5. Dersom dette skulle innføres på skjemaene/oppgavepliktene umiddelbart, ville dette medføre at alle de offentlige oppgaveplikter/skjemaer må skiftes ut og trykkes på nytt. Dette ville medføre uforholdsmessig store kostnader. Av den grunn foreslås det at offentlige etater først skal innta orientering om mulig samordning på nye skjemaer som utarbeides, samt når de trykker opp nytt opplag av sine eksisterende oppgaveplikter. Denne del av forslaget antas derfor ikke å medføre hverken administrative eller økonomiske konsekvenser av betydning.

Som nevnt vil Oppgaveregisteret bli et ekspertorgan for offentlig informasjonsinnhenting. Dette vil gjøre det lettere for andre offentlige organer å utarbeide sine oppgaveplikter ved at de på et tidlig tidspunkt kan henvende seg til Oppgaveregisteret og få råd og vink om hvordan oppgaveplikter bør utformes. Dette vil således være arbeidsbesparende for etatene.

Oppgaveregisteret skal også rette søkelyset mot regelverksutformingen, der rammene for næringslivets oppgaveplikter blir fastlagt. I denne forbindelse vil Oppgaveregisteret kunne spille en rolle, som ekspertorgan på offentlig oppgaveinnhenting, og bidra med råd underveis i regelverksarbeidet. Dette vil medføre at næringslivets behov presenteres på et tidlig tidspunkt i lovarbeidet. Dette vil kunne bidra til en administrativ forenkling ved at man senere slipper å måtte endre regelverket.

Som følge av Oppgaveregisteret vil det nå finnes en samlet oversikt over offentlige organers oppgaveplikter. Dette vil blant annet lette Statistisk Sentralbyrås arbeid i forbindelse med utarbeidelse av statistikk. Etaten vil nå lettere få oversikt over hvor de kan henvende seg for å få tilgang til næringsopplysninger. Dette vil igjen gjøre Statistisk Sentralbyrå mindre avhengig av å hente inn opplysninger direkte hos næringslivet.

Andre offentlige organer vil også enklere få tilgang til opplysninger ved at de nå vil kunne motta opplysningene mer eller mindre ferdig bearbeidet og sortert. Dette antas å medføre ikke uvesentlige besparelser for de enkelte etater ved at de slipper å behandle og bearbeide mye av oppgavepliktene selv, og vil således innebære en administrativ forenkling i forhold til dagens situasjon.

En annen ikke uvesentlig konsekvens ved Oppgaveregisteret, vil være at sentrale myndigheter nå får et nytt styringsverktøy til å måle belastningene næringslivet utsettes for som følge av offentlige oppgaveplikter. Dette kan medføre at det blir enklere å treffe beslutninger, og å iverksette og gjennomføre tiltak som begrenser det offentliges oppgaveplikter, fordi det nå vil finnes gode tall å treffe vedtakene på.

11.3 Økonomiske konsekvenser for det offentlige

11.3.1 Oppgavepliktprosjektet og Oppgaveregisteret

De totale kostnadene for Oppgavepliktprosjektet beløper seg til ca kr 11 millioner. Av dette utgjør utviklingen av databasen som er lagt til Registerenheten i Brønnøysund - drøyt kr 5,1 millioner. Dette er kostnadene som beregnes påløpt før Oppgaveregisteret kan settes i drift sommeren 1997. Foreløpig er fire stillingshjemler knyttet til Oppgaveregisteret i Brønnøysund. Budsjettet for 1997 ligger på kr 2,1 millioner. Dette dekker både drift av den organisatoriske og den tekniske delen av registeret (databasen).

I fremtiden vil ressursbruken og antall ansatte i Oppgaveregisteret avhenge av hvor stor oppdragsmengde registeret får. Dette gjelder både etterspørsel av registerets statistikktjenester, opplysningsvirksomhet overfor næringslivet og sist, men ikke minst, gjennomføringen av samordningsarbeidet. Beregninger foretatt på basis av tall fra Enhetsregisteret anslår et behov på ca tre stillinger knyttet til informasjonsavgivelse. Beregningene er imidlertid svært usikre, og det er vanskelig å si noe nærmere om dette på det nåværende stadium. Dersom det skulle vise seg at det er behov for mer ressurser, vil dette bli tatt opp i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen og behandlet på ordinær måte.

Det er i loven inntatt mulighet for prising av Oppgaveregisterets tjenester. Det antas at det ikke vil være stort potensiale for salg av registerets tjenester, slik det er for de øvrige registre i Brønnøysund, da tjenestene begrenser seg til ulike samordnings- og belastningsoppdrag samt utarbeidelse av statistikk o l. Det er også lagt opp til at Oppgaveregisteret kun skal dekke faktiske kostnader for salg av sine tjenester, da opplysningene i stor grad vil være av offentlig karakter og av allmenn interesse. Det bemerkes i denne forbindelse at utskrift til en næringsdrivende av hvilke oppgaveplikter vedkommende er pålagt, ikke skal koste noe. Se nærmere om dette i punkt 7.5.

11.3.2 Øvrig offentlig forvaltning

Med manglende datagrunnlag for beregninger av kostnader, er det vanskelig å utarbeide kalkyler for hva Oppgaveregisteret vil medføre i form av konkrete kostnader for de ulike etater. Som det følger av gjennomgangen av administrative konsekvenser vil det imidlertid kunne påløpe noe ekstrakostnader som følge av Oppgaveregisteret ved økt tidsbruk, og økt merarbeid i forbindelse med registrering i Oppgaveregisteret. Det kan også påløpe ekstrakostnader for å justere og tilpasse de enkelte etaters rutiner og edb-systemer slik at samordning av opplysninger kan iverksettes. Størrelsen på disse kostnadene vil avhenge av den enkelte etats rutiner og mulighet for tilpasning av eksisterende edb-system, samt i hvor stor grad den enkelte etats oppgaveplikter blir gjenstand for samordning.

Merkostnadene direkte knyttet til samordningen må også sees opp mot de lettelser offentlige organer får i form av mindre bearbeidingskostnader og enklere tilgang til informasjon. Når først samordning er gjennomført og informasjon overføres elektronisk mellom de berørte offentlige etater, vil kostnadene for etatene være svært lave sammenholdt mot det å innhente og bearbeide dataene selv. Dersom samordningen foregår over flere år vil besparelsene kunne bli svært store i forhold til de eventuelle ekstrakostnader som oppstår ved tilretteleggelsen for samordning. Etter hvert vil trolig også kostnadene synke etter som samordning blir gjennomført. Dette som følge av at forvaltningens informasjonsinnhenting vil bli mer effektiv. Forhåpentligvis kan antall opplysninger reduseres. Dessuten vil økt bruk av IT gjøre informasjonsinnhentingen mindre tidkrevende.

På kort sikt antas imidlertid kostnadene for offentlig forvaltning å øke noe som følge av opprettelsen av Oppgaveregisteret. Årsakene til dette er bl a at de ulike organene må holde Oppgaveregisteret oppdatert om hvilke oppgaveplikter de til enhver tid anvender overfor næringslivet. Selve meldingen vil ikke innebære noen stor oppofrelse, men i de tilfeller hvor Oppgaveregisteret kommer med innspill må de ulike etatene sette av tid og ressurser til det påfølgende samarbeidet. Samtidig vil det ta noe tid før besparelsene som følger med økt gjenbruk av offentlige data, kommer til syne.

Enkelte etater mottar mye informasjon av «god kvalitet» fra næringslivet. Disse vil kunne få en større belastning enn andre etater, ved at de må avgi mer informasjon enn hva de selv mottar. Typisk vil Skattedirektoratet kunne tenkes som en stor avgiveretat. Disse etatene vil ventelig få økte kostnader som følge av samordningen, noe det må tas høyde for i kommende budsjettbehandlinger. Det er imidlertid som nevnt umulig å fastslå størrelsen på disse kostnadene for den enkelte etat, og det bør søkes tatt høyde for denne usikkerhet i budsjettene, eksempelvis ved at Finansdepartementet sørger for muligheter for å omfordele budsjettmidler mellom etater som mottar og etater som avgir informasjon i budsjettperioden. Statistisk Sentralbyrå kan for eksempel tenkes å oppnå besparelser som følge av Oppgaveregisteret, ved at Statistisk Sentralbyrå nå i større grad kan henvende seg til andre offentlige etater og få ferdigbehandlet informasjon.

Det skal også i vurdering av de økonomiske konsekvenser gjøres oppmerksom på at samordning ikke skal gjennomføres der det ikke synes praktisk mulig. Dette innebærer at dersom det for det konkrete samordningsarbeidet viser seg at kostnadene ved samordningen overstiger nytten samordningen vil ha for næringslivet, vil ikke samordningen bli gjennomført.

Det forutsettes at samordningen som hovedregel kan gjennomføres innenfor de ulike offentlige etaters budsjettrammer, noe som medfører at de ulike offentlige etater må ta høyde for eventuell samordning i utarbeidelsen av sine årlige budsjetter. Dersom det viser seg at samordningen blir dyrere og vanskeligere å gjennomføre enn antatt, vil dette kunne få betydning for om samordning kan gjennomføres på det nåværende tidspunkt, jf punkt 6.2 om hva som er egnet for samordning. Da må vedkommende etat ta høyde for samordningskostnadene i neste års budsjett, og sørge for samordning fra dette tidspunkt.

Dersom det viser seg at samordningen strander som følge av manglende budsjettdekning til å gjennomføre nødvendige tiltak for å legge til rette for samordning som er klart samfunnsøkonomisk lønnsom, bør det vurderes å opprette en sentral pott for dekning av ekstraordinære samordningskostnader i senere års statsbudsjett. Dette vil departementet eventuelt komme tilbake til.

Finansdepartementetuttrykker i sin høringsuttalelse at Nærings- og handelsdepartementet bør anslå størrelsen på kostnadene som forslaget vil påføre innhenteretatene.

Kredittilsynethar merket seg at det ikke er foretatt en grundig vurdering av hva de økonomiske og administrative konsekvensene av Oppgaveregisterets virksomhet vil bety for den enkelte etat som skal avgi opplysninger. En slik vurdering må foretas før Kredittilsynet kan vurdere om de nye oppgavene kan løses innenfor dagens ressursramme.

Nærings- og handelsdepartementet vil understreke at ingen av høringsinstansene har uttalt seg negativt om prosjektet på grunn av de ekstra byrdene den enkelte etat må bære, i startfasen av prosjektet. Selv om enkelte etater vil kunne få ekstra kostnader som følge av Oppgaveregisteret, vil offentlig forvaltning samlet sett spare på samordning av sine oppgaveplikter.

Som følge av vanskene med å anslå konsekvensene for berørte etater er Finansdepartementets underliggende etater(som står for ca 80% av oppgaveinnhentingen fra næringslivet) i forbindelse med høring av utkast til Odelstingsproposisjon, blitt bedt om å estimere hva forslaget vil innebære av ekstra kostnader for dem. Statistisk Sentralbyrå og Kredittilsynet anslår at merarbeidet vil kunne dekkes innenfor eksisterende budsjettrammer. Norges Bank finner det vanskelig å gi noen uttalelse om dette, mens Skattedirektoratet, som den mest sentrale samordningsetat, anslår et merarbeid på mellom tre til seks årsverk. De bemerker imidlertid at tallene er meget usikre og bygger på omtrentlige anslag. På denne bakgrunn synes eventuelt merarbeid som følge av forslaget ikke å være særlig stort, sett på bakgrunn av de besparelser Oppgaveregisteret antas å gi næringslivet.

Undersøkelser som er foretatt av Statskonsult og Næringslovutvalget viser at offentlige organer bruker store summer årlig på å bearbeide innsendt informasjon. Tallene som fremkommer er usikre, men undersøkelsene antyder at offentlig, forvaltning har kostnader i størrelsesorden fra 0,4 til 1,4 milliarder kroner årlig. Det er dermed ikke tvilsomt at innsparingspotensialet ved samordning av oppgaveplikter er stort også for det offentlige, selv om det bare oppnås små prosentvise reduksjoner. Nærings- og handelsdepartementetforutsetter at besparelsene som følge av samordning vil bli forsøkt dokumentert.

En kost-/nytteundersøkelse foretatt av konsulentfirmaet Avenir for Nærings- og handelsdepartementet i forbindelse med oppstart av Oppgavepliktprosjektet, konkluderer med at det offentlige over en åtte årsperiode, vil ha besparelser i størrelsesorden ca 70 millioner kroner som følge av samordning, og sparte arbeidsoppgaver via mer rasjonell bruk av data, dersom man legger fem prosents reduksjon i oppgavebelastningen til grunn. På denne bakgrunn antas det at selv om det er vanskelig å anslå ekstrakostnadene enkelte etater kan bli påført, vil besparelsene totalt sett for det offentlige være betydelige som følge av etableringen av Oppgaveregisteret.

Det minnes i denne forbindelse om at Oppgaveregisteret skal evalueres etter fem år, og at det i forbindelse med denne evalueringen vil være mye lettere å fastslå hvilke effekter Oppgaveregisteret totalt sett har hatt for forvaltningen. Det vil da som Finansdepartementet ønsker, bli mulig å fastslå mer nøyaktig de ulike innhenteretatenes kostnader og besparelser som følge av samordningen.

11.4 Økonomiske konsekvenser for næringslivet

Næringslivet vil ikke oppleve noen økt oppgavepliktbelastning fra det offentlige som følge av Oppgaveregisteret. Tvert imot vil opprettelsen av Oppgaveregisteret bidra til en reduksjon i næringslivets belastning i forbindelse med innsendelse av offentlige oppgaveplikter.

Statskonsult har beregnet hva den totale skjemabelastningen koster næringslivet årlig. I rapporten «Offentlig innrapportering fra næringslivet» (1992:8) anslås det at næringslivet totalt bruker 12000-24000 årsverk på innrapportering. Dette utgjør årlig mellom 4,2 og 8,4 milliarder kroner. Næringslovutvalget foretok i 1993 lignende beregninger. De viste at de totale kostnadene lå mellom 7 og 14 milliarder kroner årlig.

Undersøkelsene tar utgangspunkt i anslått tidsforbruk til oppfyllelse av oppgaveplikter. Dette har vært til dels vanskelig å estimere og tallene er derfor usikre. Det er imidlertid liten tvil om at det dreier seg om anseelige summer. Med slike summer involvert vil selv små prosentvise reduksjoner i belastningen samlet sett føre til store besparelser for næringslivet.

Konsulentfirmaet Avenir beregnet i forbindelse med igangsettingen av oppgavepliktprosjektet, næringslivets kostnadsreduksjoner til å beløpe seg til hele 840 millioner kroner over en åtte årsperiode, dersom en fem prosents reduksjon i næringslivets belastninger legges til grunn. Disse besparelsene vil særlig merkes for små og mellomstore bedrifter fordi disse har minst ressurser å bruke til dette formål.

Hvor store besparelsene vil bli, avhenger av mange faktorer. Den vesentligste er at de ulike offentlige organer som omfattes av Oppgaveregisteret, evner å samarbeide seg imellom og med registeret. Jo større grad av samordning som faktisk skjer mellom etatene, jo større vil belastningsreduksjonen bli for næringslivet. Ved å bruke det verktøyet som Oppgaveregisteret representerer konsekvent over tid, er mulighetene store for at man kan oppnå en vesentlig reduksjon i næringslivets arbeidsbyrde.

Man kan ikke forvente full uttelling av Oppgaveregisteret helt fra starten. Registeret vil trenge tid på å finne en hensiktsmessig arbeidsform, samtidig som forvaltningen ellers må venne seg til å ta høyde for mulighetene som ligger i registeret. Det vil også ta noe tid å gjennomføre de identifiserte samordningsmuligheter. På noe sikt er det imidlertid ikke tvil om at de samfunnsøkonomiske besparelsene kan bli store.

11.4.1 Administrative konsekvenser for næringslivet

For næringslivet vil Oppgaveregisteret totalt sett medføre en redusert arbeidsbyrde. Hvor stor reduksjonen blir, er det i dag vanskelig å anslå. Reduksjonen vil variere fra bedrift til bedrift. Det er imidlertid klart at ingen bedrifter vil få økt sine arbeidsoppgaver som en følge av opprettelsen av Oppgaveregisteret.

For den enkelte bedrift som ønsker å følge med på hvor innsendt informasjon blir distribuert innen forvaltningen, vil samordning via Oppgaveregisteret kunne medføre at de selv må ta initiativ. For den enkelte vil det imidlertid være forholdsvis enkelt å få rede på hvor informasjonen faktisk blir samordnet, ved at Oppgaveregisteret fører en oversikt over hvilke registre som samordner informasjon og hvilken informasjon som blir samordnet. Særlig byrdefullt for den enkelte å skaffe seg rede på informasjonsgangen vil det således ikke være, særlig ikke når telefonnummeret til Oppgaveregisteret foreslås inntatt på de skjemaer som er registrert.

Oppgaveregisteret antas å gjøre det lettere for næringslivet å holde rede på hvilke skjemaer som skal sendes inn til de ulike offentlige organer, og i så måte medføre en administrativ forenkling i forhold til situasjonen slik den er i dag. De får lettere oversikt over alle de ulike oppgaveplikter de til en hver tid er underlagt. Det vises i så måte til kapittel 7, som behandler hvilke muligheter Oppgaveregisteret åpner for.

11.5 Oppsummering om økonomiske og administrative konsekvenser

Oppgaveregisteret vil i forhold til dagens situasjon gi stort rom for samordning av offentlige oppgaveplikter. Lønnsomheten av registeret synes udiskutabel når gevinstene både for det offentlige og for næringslivet sees i sammenheng. I denne forbindelse kan Avenirs kost-/nytteanalyse stå som en god oppsummering for registerets muligheter:

«selv med forsiktig bruk av tall fra tidligere beregninger og med en forsiktig progresjon i innsparingene de første årene, viser denne lønnsomhetsvurderingen at en investering i et permanent oppgavepliktregister knyttet til en samordningsinstans vil gi store samfunnsøkonomiske gevinster både på kort og lang sikt».