7 Oppgaveregisteret - øvrige funksjoner

7.1 Rådgiver ved utarbeidelse av oppgaveplikter

Hovedoppgaven til Oppgaveregisteret vil i praksis være å bistå den øvrige offentlige forvaltning med råd i forbindelse med utarbeidelse av nye og endrede oppgaveplikter for næringslivet. Oppgaveregisteret vil etter hvert få en ikke ubetydelig erfaring i hva som bør være med og hvordan oppgaveinnhenting kan gjennomføres mest mulig effektivt. Ved å benytte registerets tjenester kan de enkelte forvaltningsorganer selv spares for mye arbeid samtidig som oppgavepliktene i størst mulig grad blir tilpasset de opplysninger næringslivet har tilgjengelig til enhver tid, slik at de næringsdrivende bruker minst mulig tid på utfylling av offentlige oppgaveplikter.

Oppgaveregisteret vil også holde seg ajour med regelutviklingen og andre forhold som kan føre til nye eller endrede oppgaveplikter for næringslivet. Det vil være høringsinstans for nye lover og forskrifter som kan medføre oppgaveplikter for næringslivet, og det skal særlig arbeide for at lover og regler utformes på en slik måte at næringslivet ikke får en ny uforutsett oppgaveplikt å forholde seg til. Oppgaveregisteret skal søke å synliggjøre mulige oppgaveplikter allerede på regelutformingsstadiet, noe som vil gjøre det lettere å utforme reglene på en måte som ivaretar både hensynet til næringslivet og til de offentlige etater.

7.2 Samarbeid med næringslivet

Overfor næringslivet vil Oppgaveregisteret hovedsakelig fungere som et serviceorgan og informasjonssentral, der næringslivet på en enkel måte kan få rede på hvilke offentlige oppgaveplikter nettopp det er underlagt. Se mer om disse mulighetene nedenfor.

Oppgaveregisteret er imidlertid avhengig av et tett samarbeid med ulike deler av næringslivet. Det er næringslivet som best vet hvor «skoen trykker», og det er det som best kan gi råd og vink til Oppgaveregisteret om hvor det vil være størst samordningseffekter. Dette samarbeidet søkes ivaretatt ved at det er opprettet kontakt med de store næringslivsorganisasjonene, som får anledning til å uttale seg om hvorvidt en oppgaveplikt egner seg for samordning eller ei.

7.3 Nye informasjonsmuligheter som følge av Oppgaveregisteret

Databasen i Brønnøysund gir mange alternative muligheter til utnyttelse. Den er utviklet med svært gode søkeverktøy. I utgangspunktet skal avgivergruppen, dvs de oppgavepliktige, kunne avgrenses på følgende måter. Det første kriteriet er næringskode, som er basert på EUs standard for næringsgruppering (NACE-kode). Det andre avgrensningskriteriet er bedriftens størrelse etter antall ansatte, og det tredje er bedriftens organisasjonsform. Disse kriteriene kan kombineres. Man kan f eks få svar på hvilke oppgaver som påligger aksjeselskap med mer enn fem ansatte som driver med fiskeforedling. Det er også mulighet å legge inn ytterligere avgrensningskriterier i datasystemet. De mest aktuelle er geografisk avgrensning og omsetning. Oppgaveregisteret har også en link til Enhetsregisteret. Dette gjør at hvis man vet organisasjonsnummeret til bedriften man ønsker opplysninger om, vil Enhetsregisteret gi de ulike avgrensningskriteriene (næringskode, antall ansatte og organisasjonsform). Man vil så kunne få opplysning om hvilke plikter som påligger den aktuelle enheten.

Ved registreringen av de ulike oppgavepliktene skal det anslås hvor lang tid det tar å besvare oppgavene. Dette justeres av tilsvarende informasjon fra næringslivet. På grunnlag av den beregnede tidsbruken kan man komme frem til alt fra belastningen den enkelte oppgave innebærer for den enkelte næringsdrivende, til den totale belastning for hele næringslivet. Man kan også beregne hva en bestemt endring av en eksisterende oppgaveplikt vil innebære av økt/minket belastning.

Som en følge av dette kan det lages ulike oversikter. Man kan f eks lage oversikt over beregnede besparelser for en enkelt bedrift, en bestemt næringsgruppe, eller totalt for alle oppgavepliktige. Besparelser vil typisk være en følge av en eller annen form for samordning. Slike oversikter kan være nyttige både der det er spørsmål om å innføre nye oppgaveplikter og der det er snakk om å endre en eksisterende plikt. Man vil altså i langt større grad enn tidligere kunne postulere hva slags belastning en oppgaveplikt vil påføre næringslivet.

Databasen gjør at man også kan lage en oversikt over utviklingen i oppgavepliktbelastningen for enkeltbedrifter, næringsgrupper eller næringslivet totalt. Man skal med andre ord kunne gå inn i databasen og se hvilken belastning som lå på bedriften tidligere, og hva som er situasjonen i dag. Slik vil man enkelt kunne kontrollere hvorvidt det faktisk skjer en reduksjon i belastningen over tid.

Oppgaveregisteret vil også kunne gi en oversikt over oppgaveplikter som gjelder for de ulike næringer. Dermed vil en som skal starte en bedrift i en gitt bransje, kunne få opplysning om hvilke oppgaveplikter som vil bli pålagt ham, og hva som er den estimerte belastningen av disse. Her vil man kunne differensiere etter antall ansatte og organisasjonsform. Man vil altså kunne få ett svar der man velger et aksjeselskap, og ett svar om man skulle velge et ansvarlig selskap.

Det skal også fremgå av systemet hvilke oppgaveplikter som samordnes. Dette innebærer at databasen skal kunne fortelle hvem som har fått hvilke opplysninger av hvem, dog med unntak av samordning som allerede skjer i dag. Den vil ikke bli registrert. På denne måten kan man spore de enkelte opplysningene eller dataflyten. Den registrerte vil være oppdatert med hensyn til hvem som vet hva om vedkommende i forvaltningen, og hva opplysningene brukes til. Dette er viktig av personvernhensyn. Den enkelte næringsdrivende kan henvende seg til Oppgaveregisteret og få oversikt over hvor gitte opplysninger i en oppgaveplikt blir videreformidlet. Det skal bemerkes at de samme opplysningene vil kunne fås fra den etat som har utstedt oppgaveplikten.

Oppgaveregisteret vil også kunne gi en oversikt over en konkret etats totale belastning på næringslivet. Dette kan igjen sammenstilles med den enkelte oppgaves «viktighet» i en kost-/nytte-vurdering. Der nytteverdien av rapporteringen for det offentlige ikke klart overstiger den byrde næringslivet pålegges ved rapporteringen, kan Oppgaveregisteret foreslå forenklinger eller samordning.

Etter hvert vil Oppgaveregisteret inneha høy kompetanse på innsamling og samordning av informasjon. Det vil da kunne opptre som rådgivende organ både overfor næringslivet og forvaltningen. Oppgaveregisteret vil også bli en viktig høringsinstans ved innføring av nye oppgaveplikter. Registeret vil med sin kompetanse kunne hjelpe til med både utforming av spørsmål, ideelt tidspunkt for utsendelse og ulike konsekvensutredninger m v. På denne måten vil regelutformingen fremover lettere kunne ta hensyn til næringslivets behov.

Næringslivets Hovedorganisasjonpeker på at bedriftene har stort behov for raskt å få informasjon, råd og veiledning om eksisterende oppgaveplikter. Næringslivets Skjemaråd og de ulike næringsorganisasjonene vil også ha behov for å få opplysninger fra registeret, f eks om hvilke data som finnes eller kan fremskaffes via databasen i Brønnøysund. NHO vil understreke at bedriftene i denne sammenheng får informasjon om opplysninger de er pålagt å gi til det offentlige. NHO forventer at slik informasjon gis vederlagsfritt, og at Opppaveregisteret organiseres og bemannes slik at man raskt kan svare på henvendelser fra næringslivet om oppgavepliktene.

Departementet vil her bemerke at informasjon om hvilke offentlige oppgaveplikter en næringsdrivende er underlagt, skal gis vederlagsfritt fra Oppgaveregisteret. Som det følger av ovennevnte er det imidlertid en god del rapporter og undersøkelser som kan gjennomføres via Oppgaveregisteret. Hvorvidt også denne type undersøkelser skal avgis vederlagsfritt har departementet ikke tatt stilling til. Det vises for øvrig til punkt 7.5 om prising av tjenester.

7.4 Forventede virkninger av Oppgaveregisteret på sikt

Ved nye og ved endring av eksisterende oppgaveplikter foreslås det et uttrykkelig krav om utarbeidelse av kost-/nytte-analyser, slik at forvaltningen blir mer bevisst på hva slags informasjon som bør/ikke bør innhentes. Et slikt krav følger allerede av Utredningsinstruksen for nye lover og forskrifter, men departementet finner det hensiktsmessig at oppgaveplikters kostnader og nytteverdi også vurderes når oppgaveplikter utformes uavhengig av lov- eller forskriftsendring. I dette arbeidet vil næringslivet spille en viktig rolle ved å gi tilbakemelding hvis de blir pålagt oppgaver som er svært arbeidskrevende, og som kunne vært enklere hvis oppgavens definisjoner eller lignende ble omdefinert.

Det kan også bli snakk om en tilpasning snarere enn en samordning. Der to etater innhenter tilnærmet samme informasjon, vil det etter hvert være naturlig om etatene ble enige om en felles definisjon. Dette gjelder særlig der en definisjon er valgt uten at den er avgjørende for om etaten kan utføre sin plikt etter loven.

Arbeidet med samordning vil være en tung og møysommelig prosess. Sannsynligvis vil ikke Oppgaveregisteret gi store, konkrete resultater før det har eksistert noen år. Den første tiden vil trolig gå med til å kartlegge muligheter for samordning og innarbeide rutiner for samarbeid mellom etatene, Oppgaveregisteret og næringslivet. Etter hvert vil Oppgaveregisteret trolig bli et svært nyttig verktøy for å gjøre oppgavepliktene som påligger næringslivet så smidige og lite byrdefulle som mulig.

I forbindelse med samordningsarbeidet vil det oppstå behov for å endre lover eller forskrifter. Dette arbeidet vil nødvendigvis ta tid, og vil trolig gjøre at det vil ta noe tid før en oppnår full effekt av Oppgaveregisteret.

Oppgaveregisteret vil som nevnt bidra til å gi en samlet oversikt over næringslivets byrder som følge av offentlige oppgaveplikter. Disse tallene vil være med å gi sentrale myndigheter et nytt verktøy som grunnlag for å fatte beslutninger. Eksempelvis vil eventuelle påstander om «det offentlige skjemavelde øker» eventuelt kunne tilbakevises og belegges med tall. På bakgrunn av disse tallene kan det også besluttes iverksatt mer målrettede tiltak i arbeidet med å redusere næringslivets belastning som følge av offentlige oppgaveplikter.

7.5 Prising av Oppgaveregisterets tjenester

Nærings- og handelsdepartementetforeslår en lovhjemmel som gir departementet adgang til i forskrift å gi bestemmelser om prising av Oppgaveregisterets tjenester.

Utgangspunktet er at Oppgaveregisteret er et serviceorgan som skal drive en viss informasjonsvirksomhet overfor næringslivet. Næringsdrivende skal f eks kunne henvende seg til Oppgaveregisteret for å få vite hvilke oppgaveplikter de er pålagt.

I den grad det skulle vise seg ønskelig å gi bestemmelser om prising av Oppgaveregisterets tjenester, vil departementets utgangspunkt være at fastsettelsen av prisen skal ta utgangspunkt i de faktiske kostnader ved å bruke tjenesten. Forslag om å eventuelt innføre forskrifter om prising av tjenester vil på vanlig måte bli sendt på høring.