3 Bakgrunnen for opprettelsen av Oppgaveregisteret

3.1 Tidligere arbeid med regelverksforenkling

Spørsmålet om samordning av informasjon og reduksjon av skjemaveldet har lenge vært et tema på den politiske dagsorden. Særlig næringslivet har vært pådriver for å få en mer bevisst holdning i det offentlige til oppgavepliktene og deres konsekvenser for bedriftene. Særlig byrdefullt har det offentliges informasjonsinnhenting blitt for små og mellomstore bedrifter. Disse har som regel ikke noe eget apparat til å håndtere kontakten med forvaltningen. Næringslivet har fokusert på flere måter å lette oppgavebyrden på. For det første bør dobbeltrapportering unngås. Videre bør forvaltningen kritisk vurdere om de etterspurte opplysninger fortsatt er relevante. Dessuten bør tilpassing av spørsmål og tidspunkter for innrapportering være avpasset etter hvilke opplysninger bedriftene har på ulike tidspunkter.

Allerede i 1978 kom NOU 1978:48 «Offentlig databehandling. Desentralisering og effektivisering». På bakgrunn av denne ble det daværende Rasjonaliseringsdirektoratet (nå Statskonsult) bedt om å utrede hvor mye arbeid bedriftene nedla i utfylling av skjemaer til det offentlige. Rasjonaliseringsdirektoratet la den gang dessuten frem en plan om en detaljert, felles oversikt over offentlige datasystemer, deres eiere, innhold og formål.

Både dette og andre tidligere tiltak for å begrense det offentliges informasjonsinnhenting har strandet bl a på grunn av manglende datateknologiske muligheter.

I 1988 kom utredningen «Samspill om grunndata» (NOU 1988:15). I fortsettelsen av denne ble Enhetsregisteret opprettet og satt i drift i 1995 (se lov om Enhetsregisteret 3 juni 1994 nr 15). Gjennom Enhetsregisteret har vi fått en enhetlig identifikasjon (organisasjonsnummer) av svært mange juridiske personer. Andre registre (såkalte tilknyttede registre) har en plikt til å holde seg oppdatert om hvilke opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret (se nærmere om dette nedenfor).

I 1991 opprettet Næringslovutvalget en arbeidsgruppe for å vurdere oppgavepliktene bedriftene ble pålagt av det offentlige med sikte på reduksjon, forenkling og bedre samordning. Arbeidsgruppens mandat var: «... legge fram forslag til hvordan oppgaveplikten kan reduseres, forenkles eller samordnes bedre, slik at belastningen på den enkelte bedrift blir minst mulig. Det er påpekt at arbeidet må koordineres med tidligere arbeider på området, spesielt arbeidet med «Samspill om grunndata.»

Arbeidsgruppen avga sin rapport «Bedriftenes oppgaveplikt - generelle samordningstiltak» 4. desember samme år. En av konklusjonene til arbeidsgruppen var at «det bør opprettes et permanent organ for å administrere forvaltningens overordnede samordningsarbeid, herunder avveining av muligheter samt veiledning og motivasjon etter hvert som samordningsmulighetene utvikles.»

I tillegg har Statskonsult utarbeidet flere rapporter om temaet, bl a «Fra regelproduksjon til oppgaveplikt» og «Offentlig innrapportering fra næringslivet». Statskonsult har også foretatt beregninger av hvor mye utfylling av oppgaveplikter koster næringslivet i året. Se nærmere om dette under kapitlet om økonomiske og administrative konsekvenser.

Nærings- og energidepartementet satte i gang Oppgavepliktprosjektet i 1993. Prosjektet har siden starten vært utført i samarbeid med Statskonsult og flere andre etater. Det ble utarbeidet et høringsnotat som ble sendt ut 30 juni 1994. I dette notatet ble det fremmet forslag om en egen samordningsinstans. Det ble foreslått at instansen skulle «bidra til gjenbruk av allerede innsamlet informasjon». Dette igjen forutsatte at det ble opprettet et register over alle statlige oppgaveplikter.

I desember 1994 ble det besluttet å etablere en permanent database der samtlige oppgaveplikter til den offentlige forvaltning skulle registreres. Databasen som ble lagt til registrene i Brønnøysund, er nå ferdig utviklet. Parallelt med utviklingen av databasen har Brønnøysundregistrene utarbeidet et nytt registreringsskjema som skal danne det endelige grunnlaget for innholdet i databasen. Denne kartleggingen og registreringen har foregått fra mai 1996 og regnes sluttført ultimo juni 1997.

3.2 Forholdet til Enhetsregisteret

Enhetsregisteret ble satt i drift i 1995. Det var det første konkrete skritt på veien for å forenkle og redusere skjemaveldet. Gjennom Enhetsregisteret har mange juridiske personer (se lov om Enhetsregisteret 3 juni 1994 nr 15 § 1 - heretter kalt Eregl) fått en enhetlig identifikasjon - det såkalte organisasjonsnummeret. Sammen med dette nummeret er det registrert en del grunndata i Enhetsregisteret. Disse grunndataene omfatter firma/navn, adresse, enhetstype, formål (art/bransje), stiftelsestidspunkt og navnet på daglig leder eller en annen kontaktperson. Også navn på deltakere, sameiere, styremedlemmer, revisor, regnskapsfører samt antall ansatte skal registreres der slike opplysninger finnes (for uttømmende liste, se Eregl §§ 5 og 6).

Samordning av grunndataene skjer ved at en del sentrale registre er knyttet opp mot Enhetsregisteret. Disse tilknyttede registrene (se Eregl § 2 b) har en plikt til å holde sine registre ajour med de opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret. På denne måten sparer næringslivet tid ved at de kun behøver å melde om endringer i grunndataene til ett register (Enhetsregisteret). De tilknyttede registrene oppdaterer så sine data på grunnlag av det som er registrert i Enhetsregisteret.

Organisasjonsnummeret som tildeles enhetene av Enhetsregisteret brukes som felles identifikasjon i de tilknyttede registrene. Dette åpner for at når Oppgaveregisteret ser muligheter for samordning av informasjon mellom ulike registre, så kan angjeldende informasjon, når den senere utveksles mellom de aktuelle registrene, identifiseres via organisasjonsnummeret. Enhetsregisteret er med andre ord en forutsetning for at Oppgaveregisteret skal fungere etter sine intensjoner.