13 Bistand og informasjon til kontrollmyndigheter

13.1 Gjeldende rett

13.1.1 Regnskapsloven 1977

Det følger av løsbladforskriften § 5-4 første ledd at den regnskapspliktige ved anvisning fra kontrollmyndighetene skal yte vederlagsfri assistanse, herunder stille til disposisjon nødvendig utstyr og programvare for etterprøving av regnskapet.

Etter forskriften § 6-1 har regnskapsføreren et ansvar for at bestemmelsene overholdes for den del av regnskapsfunksjonen som utføres av regnskapsføreren.

13.1.2 Regnskapsloven 1998

Etter regnskapsloven 1998 § 2-8 skal regnskapspliktig gi offentlig kontrollmyndighet nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet og stille til disposisjon utstyr og programvare for dette. Dersom den regnskapspliktige helt eller delvis har overlatt til en annen å foreta registrering eller oppbevaring av regnskapsmateriale etter dette kapittelet, gjelder plikten til å gi bistand også vedkommende. Det vises til nærmere omtale i Ot.prp. nr. 42 (1997-98) punkt 5.11.

13.2 Utvalgets forslag

Utvalget foreslår at regnskapsloven 1998 § 2-8 videreføres, jf. lovutkastet § 14, slik at bokføringspliktige pålegges en plikt til å gi nødvendig bistand og informasjon til offentlige kontrollmyndigheter, jf. NOU 2002: 20 kapittel 12. Med offentlig kontrollmyndighet forstår utvalget myndigheter med forvaltningsoppgaver som gir vedkommende myndighet innsynsrett i regnskapsmateriale.

Når det gjelder subjektet for bistandsplikt, uttaler utvalget (NOU 2002: 20 punkt 12.2.3):

«Bokføringspliktig

I foretak med begrenset ansvar vil bistandsplikten måtte utøves av daglig leder, eventuelt av styret dersom foretaket ikke har daglig leder. I ansvarlige selskap uten daglig leder eller styre og i enkeltmannsforetak vil bistandsplikten tilligge deltakerne/eierne. Plikten kan utøves av ansatte i foretaket.

Bistandsplikt for tredjemenn

Bistandsplikten er ikke begrenset til den bokføringspliktige. Bestemmelsen er særegen i det den direkte pålegger tredjemenn bistandsplikt. Vilkåret i regnskapsloven 1998 § 2-8 er at «den regnskapspliktige helt eller delvis har overlatt til en annen å foreta registrering eller oppbevaring av regnskapsmateriale etter dette kapitlet». Det er altså det pliktige regnskapsarbeidet som skal være overlatt andre. Etter lov om autorisasjon av regnskapsførere av 18. juni 1993 nr. 109 (regnskapsførerloven) stilles det krav om at den som i næring påtar seg å føre regnskap for andre, skal være autorisert. Det vil derfor vanligvis være regnskapsførere som pålegges bistandsplikt.

Bokføringen kan også være overlatt til en forretningsfører. Etter forskrift til regnskapsførerloven kan næringsdrivende som etter bransjemessig sedvane utfører regnskapsføreroppdrag som naturlig del av sin næring og som ledd i annet oppdrag, utføre slik virksomhet uten å være autorisert. Det er et vilkår at vedkommende er underlagt tilsyn fra offentlig tilsynsorgan. Dette vil således kunne gjelde advokater og eiendomsmeglere.

Hvilke funksjoner som overlates til tredjemenn kan variere. Noen velger å sette bort hele bokføringen, inkludert utarbeidelse av lovbestemte spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering samt oppbevaring, andre setter kun bort deloppgaver. Utvalget legger til grunn at det kun kan kreves bistand fra tredjemenn på det området der han eller hun faktisk har påtatt seg et oppdrag som omfattes av pliktene etter bokføringsloven.

Det bør imidlertid kunne trekkes en nedre grense for den mer sporadiske assistanse som neppe kan utløse bistandsplikt etter bestemmelsen. Det er et vilkår at oppgavene skal være overlatt til en tredjemann. Utvalget legger videre til grunn at rene rådgivningsoppdrag ikke omfattes. Regnskapsførere skal dokumentere alle regnskapsføreroppdrag ved skriftlige avtaler. Denne avtalen vil være et viktig dokument for å fastslå hvilke oppgaver regnskapsfører faktisk har påtatt seg.

Også andre enn regnskapsførere og forretningsførere kan ha påtatt seg oppdrag på vegne av den bokføringspliktige. Dette kan for eksempel være foretak som påtar seg oppbevaring av regnskapsmateriale eller revisors tekniske utarbeidelse av årsregnskap. De som utfører slike oppdrag vil også ha en bistandsplikt i forhold til de oppgaver de har påtatt seg.»

Når det gjelder bistandspliktens innhold, uttaler utvalget (NOU 2002: 20 punkt 12.2.4):

«Nødvendig bistand

Bestemmelsens ordlyd er vidtfavnende og setter umiddelbart få grenser for bistandsplikten. Vilkåret om at bistanden skal være nødvendig, må etter utvalgets oppfatning referere til at offentlig kontrollmyndighet settes i stand til å foreta det innsyn i regnskapet som de etter lovgivningen har krav på. Således må kontrollmyndighetene kunne kreve bistand til innsyn i alle spesielle rutiner og systemer som den bokføringspliktige selv benytter. På den annen side kan det neppe kreves bistand til opplæring i mer generelle regnskapskunnskaper som en normalt dyktig regnskapsbruker må forutsettes å kjenne til. Offentlig kontrollmyndighet vil etter dette ikke ha nevneverdig behov for bistand der den bokføringspliktige benytter et «standardsystem», som forutsettes godt kjent i regnskapsmiljøet.

Både den bokføringspliktige og eventuelle medhjelpere plikter å yte den assistanse som i det enkelte tilfellet er påkrevd for at offentlig kontrollmyndighet skal kunne få tilgang til selve regnskapsmaterialet, enten dette foreligger på papir eller er elektronisk lagret. Det skal gis bistand slik at kontrollmyndighetene kan tilegne seg forståelse av hvordan regnskapssystemet er bygget opp, og selv kunne ta ut lovbestemte spesifikasjoner på papir, eller på forlangende få bistand til dette. Også øvrige rapporter som regnskapssystemet kan produsere pliktes fremlagt i den grad offentlige kontrollmyndigheter ber om det. Dette vil være hjemlet i særlovgivningen. Den bokføringspliktige kan ikke pålegges å utarbeide spesialrapporter utover dette.

Innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet

Utvalgets forslag til grunnleggende forutsetninger, jf. kapittel 4, stiller krav om at regnskapssystemet skal være innrettet ordentlig og oversiktlig. Videre skal det etter utvalgets forslag i kapittel 7 foreligge dokumentasjon som beskriver kontrollsporet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves. Dokumentasjonen skal være tilrettelagt for innsyn av offentlig kontrollmyndighet. Bistandsplikten omfatter å gi nødvendig hjelp slik at kontrollmyndigheten kan forstå hvordan systemet er oppbygd og fungerer. Dersom dokumentasjonskravet i loven er oppfylt, vil det redusere behovet for ytterligere bistand.

Med «regnskapsmaterialet» menes både det regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig etter bokføringsloven og andre dokumenter mv. som pliktes fremlagt med hjemmel i særlovgivningen. Utvalget har i kapittel 11 foreslått at regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll. Bistandsplikten omfatter å gi tilgang til regnskapsmaterialet slik at dette er leselig for kontrollmyndighetene.

Stille til disposisjon utstyr og programvare

Bistandsplikten innebærer at den bokføringspliktige skal «stille til disposisjon utstyr og programvare». Etter utvalgets oppfatning bør dette forstås slik at utstyr og programvare skal gjøres tilgjengelig for offentlige kontrollmyndigheter. Tidligere lovgivning gir ikke konkrete føringer med hensyn til omfang og varighet. Generelt bør partene søke å komme frem til løsninger som gjør at den bokføringspliktiges daglige drift ikke begrenses i unødig grad.

«Utstyr og programvare» må forstås som det som til en hver tid omfattes av en datamaskin/ arbeidsstasjon med tilhørende programvare. Dette innebærer tilgang til skjerm, tastatur samt den aktuelle programvaren. Tilgangen det er snakk om her, må forstås som en ren lese- og søketilgang samt muligheter for å ta utskrifter. Lese-, søke- og utskriftsadgangen må omfatte alle de relevante tilganger som automatisk ligger i systemet, og bør begrenses til det. Det vil likevel være anledning for kontrollmyndighetene å utarbeide egne rapporter ved bruk av den bokføringspliktiges utstyr og programvare. Når det gjelder historiske regnskapsopplysninger som ikke ligger direkte tilgjengelig i IT-systemene, må innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet gis på annen måte.

Bistandsplikten må ikke forveksles med kontrollmyndighetenes anledning til å få utlevert elektroniske kopier av regnskapsmaterialet til eget bruk.

Utvalget påpeker for øvrig at særlovgivningen på flere områder pålegger den bokføringspliktige en forklarings- og opplysningsplikt, som er videre enn bistandsplikten etter bokføringsloven.»

13.3 Høringsinstansenes merknader

Skatterevisorenes Forening finner ordlyden i lovutkastet § 14 uklar. Etter deres oppfatning er følgende formulering mer presis: «Dersom den bokføringspliktige helt eller delvis har overlatt til en annen å foreta bokføring og oppbevaring av regnskapsmateriale... plikter den som bokfører og oppbevarer regnskapsmaterialet å yte bistand på lik linje med den bokføringspliktige.»

Landslaget for Regnskapskonsulenter uttaler:

«Angående § 14 - bistand og informasjon til kontrollmyndigheter finner vi det ikke riktig at regnskapskontorer skal stille sitt dataanlegg til disposisjon og gi kontrollmyndigheter fri tilgang til dette. Som nevnt under behandlingen av kapittel 11, pkt 5.4, finner vi det bedre at kontrollmyndigheter mottar aktuelle filer elektronisk og i lesbar stand.»

13.4 Departementets vurdering

Departementet slutter seg til utvalgets vurdering og forslag om å videreføre plikten til å yte bistand og gi informasjon til kontrollmyndighetene. Bistandsplikten vil gjelde tilsvarende for tredjemann dersom den bokføringspliktige har overlatt til en annen å utføre arbeidet. Det vises til lovforslaget 14.