16 Merknader til de enkelte bestemmelser

Til § 1 Virkeområde

Loven gjelder etter første ledd for bokføringspliktige som er hjemmehørende i Norge.

Annet ledd fastsetter at Kongen kan gi regler om denne lovs anvendelse for Norges økonomiske sone og for Svalbard, Jan Mayen og bilandene og kan fastsette særlige regler under hensyn til forholdene der. Når det gjelder lovens anvendelse for Svalbard, vises det til omtale av virkeområde til regnskapsloven 1998 i Ot.prp. nr. 42 (1997-98) s. 214. Det vises til nærmere omtale i punkt 4.4.

Til § 2 Bokføringspliktige

Første ledd fastsetter at regnskapspliktige etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven 1998) vil ha bokføringsplikt. Det vises til regnskapsloven 1998 § 1-2, jf. § 1-1.

Etter annet ledd har enhver som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven har bokføringsplikt etter loven for den virksomhet som drives. Bestemmelsen tilsvarer regnskapsloven 1998 § 1-2 annet ledd.

Etter tredje ledd kan ligningskontoret, fylkesskattekontoret eller sentralskattekontoret i enkelttilfelle pålegge den som antas å drive næringsvirksomhet bokføringsplikt etter loven for den virksomhet som drives. Slikt pålegg kan begrenses til å gjelde enkelte bestemmelser i loven. Pålegget kan bare gis for to år av gangen. Tredje ledd tilsvarer regnskapsloven 1998 § 1-2 tredje ledd. Bestemmelsene overføres som følge av at bokføringsreglene foreslås tatt ut av regnskapsloven og plassert i en egen bokføringslov, jf. omtale i punkt 4.2.

Det følger av fjerde ledd at departementet kan gjøre unntak fra bestemmelsene i bokføringsloven for bokføringspliktige etter § 2 annet ledd. Leddet anses som en videreføring av regnskapsloven § 10 første ledd annet punktum. Det vises til omtale i punkt 4.3.4. Forskriftshjemmelen er bare forutsatt brukt i særlige tilfeller.

Det vises til nærmere omtale i punkt 4.3.

Til § 3 Pliktig regnskapsrapportering

I første punktum angis hva som menes med pliktig regnskapsrapportering i denne loven. Med pliktig regnskapsrapportering menes årsregnskap og annen rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt og med et forhåndsdefinert innhold, og som er fastsatt i eller med hjemmel i lov. Det legges til grunn at departementet i forskrift fastsetter hva som er pliktig regnskapsrapportering etter bokføringsloven, jf. annet punktum. Det vises til omtale i kapittel 6.

Til § 4 Grunnleggende bokføringsprinsipper

I bestemmelsen angis grunnleggende bokføringsprinsipper. Prinsippene vil bl.a. kunne ha betydning for tolkning av lov og forskrift, og for tilfeller som ikke er direkte regulert i lov eller forskrift.

Når begrepet «spesifikasjoner» benyttes i lovbestemmelsen, menes spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5.

Med «toveis kontrollspor» i grunnleggende forutsetning nr. 7, menes at det skal være mulig å spore opplysningene fra pliktig regnskapsrapportering til spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering og videre til dokumentasjon, og omvendt.

Den rettslige standarden god bokføringsskikk som nevnt i § 4 nr. 10 skal ha samme funksjon som god regnskapsskikk i regnskapslovene. Det vises for øvrig til omtale i punkt 5.2.

Til § 5 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

Etter første ledd skal det for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, utarbeides bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon, leverandørspesifikasjon, spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, spesifikasjon av salg til eiere og deltakere, spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte.

I tillegg skal det etter annet ledd utarbeides spesifikasjon av merverdiavgift og spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser for hver periode med pliktig regnskapsrapportering.

Det legges til grunn at departementet i forskrift gir nærmere regler om innholdet i spesifikasjoner som nevnt i første og annet ledd. Det vises til omtale i punkt 7.4.

Til § 6 Regnskapssystem mv.

Begrepet regnskapssystem er nærmere omtalt i punkt 8.2.3. Bestemmelsen bør sees sammenheng med de grunnleggende bokføringsprinsippene, herunder prinsipp nr. 1.

Det følger av første ledd første punktum at regnskapssystemet skal kunne gjengi spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5 på papir. Etter første ledd annet punktum kan departementet i forskrift fastsette krav til annen gjengivelse.

Annet ledd fastsetter krav til dokumentasjon av regnskapssystemet. Formålet med dokumentasjonen er å muliggjøre kontroll av transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner der behandlingen er komplisert og kontrollsporet er vanskelig tilgjengelig. Dokumentasjonen skal beskrive kontrollsporet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, herunder aktuelle koder og faste data, dersom det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger. Det vises til omtale i kapittel 8.

I annet ledd annet punktum gis departementet kompetanse til å i forskrift fastsette krav til dokumentasjon av elektroniske forsystem. Slike krav kan for eksempel være krav om dokumentasjon av lønnssystem og kassaapparat. Det vises til omtale i punkt 8.2.3.

Til § 7 Bokføring og ajourhold

Første ledd fastsetter plikten til å bokføre alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner som nevnt i § 5 og pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 3.

I annet ledd fastsettes ajourholdsplikten. Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier. Det kreves at bokføringen er à jour innen fristene for pliktig rapportering. Som absolutt minimumskrav fastsettes at bokføringen skal være à jour hver fjerde måned.

Etter annet ledd siste punktum kan departementet i forskrift gjøre unntak fra kravet om at bokføringen skal være à jour hver fjerde måned for bokføringspliktige med få transaksjoner.

Tredje ledd angir at kontanttransaksjoner som hovedregel skal registreres daglig. Dette gjelder ikke dersom det benyttes fast kasse.

Det vises til nærmere omtale i punkt 9.1, 9.2 og 9.3.

Til § 8 Bokføringsvaluta

Bokføringen skal som hovedregel skje i norske kroner. Departementet kan i forskrift bestemmer at bokføringen kan skje i annen valuta på nærmere vilkår. Det vises til omtale i punkt 9.7.

Til § 9 Retting av bokførte opplysninger

I første ledd fastsettes kravet om at bokførte opplysninger ikke skal endres eller slettes etter at ajourholdsfristen er utløpt. Fristene fremgår av § 7 annet ledd. Etter at fristene er utløpt, skal retting skje med ny, dokumentert postering. Slike korreksjoner skal skje ved at den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres.

I annet ledd oppstilles krav til at det skal fremgå av dokumentasjon eller spesifikasjon når bokførte opplysinger slettes.

Det vises til nærmere omtale i punkt 9.5.

Til § 10 Dokumentasjon av bokførte opplysninger

Bestemmelsen fastsetter generelle dokumentasjonskrav for primærdokumentasjon. Kravet må sees i samsvar med grunnleggende bokføringsprinsipper, bl.a. prinsippet om dokumentasjon av bokførte opplysninger, jf. § 4 nr. 9, kravet til kontrollspor og kravene til originalitet og formater.

Det følger av første ledd at bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Det er ikke tillatt å endre dokumentasjonen etter utstedelse.

Kravene vil i utgangspunktet vil gjelde primærdokumentasjon, jf. omtale i punkt 10.2. I enkelte tilfeller vil kravet også gjelde sekundærdokumentasjon, bl.a. der det i forskrift er fastsatt ytterligere dokumentasjonskrav. I tillegg kan dokumentasjon som vanligvis anses som sekundær være en nødvendig del av grunnlaget for bokføringen, slik at dokumentasjonen anses for å være en del av primærdokumentasjonen for en bokført opplysning.

Dokumentasjonen anses utstedt når de dokumenterte opplysningene er bokført av utsteder eller kan bokføres av transaksjonsmotparten ved at dokumentasjonen er oversendt denne parten.

Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter.

Sekundærdokumentasjon skal foreligge når primærdokumentasjon ikke anses tilstrekkelig. Det legges til grunn at det i forskrift kan bli fastsatt ytterligere krav til dokumentasjon for bestemte næringer og bransjer, jf. § 16.

Av hensyn til ivaretakelse av kontrollspor, skal bokførte opplysninger lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjonen skal være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig.

I tredje ledd foreslås at departementet i forskrift kan fastsette krav til dokumentasjonens format. I den forbindelse vil det bl.a. være hensiktsmessig å fastsette krav til format dersom salgsdokumentasjon sendes elektronisk, for eksempel krav om bruk av avansert elektronisk signatur eller elektronisk dokumentutveksling (EDI).

Det vises til nærmere omtale i punkt 10.2.3 og 10.3.3.

Til § 11 Dokumentasjon av balansen

Ved utarbeidelse av årsregnskap skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Det skal således foreligge dokumentasjon av eiendeler, gjeld og egenkapital. Krav til dokumentasjon av eiendeler og gjeld er en videreføring krav i regnskapsloven 1998 § 2-4. Det vises i den forbindelse til omtale i Ot.prp. nr. 42 (1997-98) punkt 5.8.4. Kravet til dokumentasjon av egenkapital er nytt.

For bokføringspliktige etter § 2 annet ledd (ikke årsregnskapspliktige) gjelder dokumentasjonskravet tilsvarende for balansepostene i næringsoppgaven.

I tredje ledd foreslås at departementet i forskrift kan fastsette nærmere regler om dokumentasjon av de enkelte balansepostene.

Det vises til omtale i punkt 11.4.

Til § 12 Krav til språk

Bestemmelsen fastsetter krav til at spesifikasjoner som nevnt i § 5 og dokumentasjon av regnskapssystemet som hovedregel skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Hovedregelen er en videreføring av regnskapsloven 1998 § 2-6.

Det er foreslått at departementet i forskrift eller ved enkeltvedtak kan tillate andre språk på nærmere angitte vilkår. Bl.a. vil det kunne være hensiktsmessig å kreve at den bokføringspliktige på forespørsel fra norske myndigheter vederlagsfritt kan fremlegge norsk oversettelse, dersom myndighetene mener dette er nødvendig av hensyn til ettersyn og kontroll. Det vises til omtale i punkt 9.6.

Til § 13 Oppbevaring

Første ledd angir hva som anses som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Annet ledd angir oppbevaringstiden. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets slutt. Dette omfatter årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering (lovbestemte spesifikasjoner), dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, av regnskapssystemet og av balansen, samt nummererte brev fra revisor. Det vises til omtale i punkt 12.2.1 - 12.2.3.

Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Dette omfatter avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet, samt prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov eller forskrift. Det vises til omtale i punkt 12.2.4 - 12.2.6 og 12.2.9. Avtaler, korrespondanse, ordre-/pakksedler, internasjonale handelsdokumenter og timelister eller lignende er imidlertid alltid oppbevaringspliktige derom de er nødvendige for å oppfylle kravene til innhold i dokumentasjon av bokførte opplysninger. Oppbevaringsplikten følger av plikten til å oppbevare dokumentasjon av bokførte opplysninger, hvilket bl.a. innebærer at oppbevaringstiden er 10 år.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i Norge. Når det gjelder krav til oppbevaringssted, vises det til omtale i punkt 12.6. Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak fastsette unntak fra bestemmelsen, jf. femte ledd.

Oppbevaringsmedier er som hovedregel valgfritt, jf. omtale i punkt 12.4. Dette gjelder imidlertid ikke bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, som skal være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Departementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak fastsette unntak fra bestemmelsen, jf. femte ledd.

I tredje og fjerde ledd foreslås krav til oppbevaringsform. Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring, jf. omtale i punkt 12.5 ovenfor. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

I femte ledd gis departementet kompetanse til i forskrift eller ved enkeltvedtak å gjøre unntak fra bestemmelsene i annet ledd om oppbevaringssted, oppbevaringstid og elektronisk tilgjengelighet.

Det vises til omtale i kapittel 12.

Til § 14 Bistand og informasjon til kontrollmyndighet

I første ledd er bokføringspliktige pålagt å gi offentlig kontrollmyndighet nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet og stille til disposisjon utstyr og programvare for dette. Pliktene gjelder tilsvarende for tredjemenn dersom den bokføringspliktige helt eller delvis har overlatt til en annen å foreta bokføring og oppbevaring. Bestemmelsen er en videreføring av regnskapsloven 1998 § 2-8. Det vises til omtale Ot.prp. nr. 42 (1997-98) punkt 5.11.4. Bestemmelsen er omtalt i kapittel 13 ovenfor.

Til § 15 Straff

Første, annet og tredje ledd er en videreføring av gjeldende straffebestemmelser for overtredelse av regnskapsloven (regnskapsloven 1998 § 8-5), jf. omtale i punkt 14.1. Det vises til omtale i Ot.prp. nr. 42 (1997-98) punkt 13.4.

Det følger av fjerde ledd at foreldelsesfristen for straffbare forhold som omfattes av første ledd, løper ikke under konkurs- og gjeldsforhandling etter loven. Fristen kan likevel ikke forlenges med mer enn 5 år etter denne bestemmelsen. Det vises i den forbindelse til forslag fremmet av Justisdepartementet i Ot.prp. nr. 37 (2003-2004). Forslag til endringer i regnskapsloven § 8-5 er omtalt i Ot.prp. nr. 37 (2003-2004) kapittel 19 og punkt 21.2.

Til § 16 Regler som utfyller eller fraviker loven

Departementet kan gi forskrifter som utfyller bestemmelsene i denne lov og fastsette ytterligere krav, når det finnes nødvendig av hensyn til pliktig regnskapsrapportering eller skatte- og avgiftskontroll. Det vises til omtale i punkt 14.2.

Til § 17 Ikrafttredelse og overgangsregler

Etter bestemmelsen kan Kongen bestemme når loven skal tre i kraft. Det vises til omtale i punkt 14.3.

Til § 18 nr. 1 om endring i lov 19. juni 1969 nr. 66 om merverdiavgift

Det foreslås endringer i merverdiavgiftsloven § 32 første ledd. Etter endringen skal utgående og inngående merverdiavgift beregnes ut fra fakturatidspunktet. Avgiften skal tas med i oppgaven med utgangspunkt i dokumentasjonsdato, hvilket medfører at periodisering av merverdiavgift indirekte reguleres av kravene til utstedelse av salgsdokumentasjon. Det vises til omtale i punkt 9.4.

Til § 18 nr. 2 om opphevelse av regnskapsloven 1998 §§ § 1-2 annet og tredje ledd, 2-1 til 2-8, 10-1 første og annet ledd, 10-2 annet og tredje punktum og 10-3 syvende ledd

Enkelte bestemmelser i regnskapsloven foreslås opphevet som følge av at bokføringsbestemmelser (regnskapsloven kapittel 2) tas ut av regnskapsloven og plasseres i egen lov om bokføring. Det vises til omtale i punkt 4.1.4.

Til § 18 nr. 3 om endringer i lov 26. mars 1999 nr. 14 om skatt av formue og inntekt (skatteloven)

Det foreslås tekniske endringer av skatteloven som følge av at det foreslås innført ny bokføringslov og ny begrepsbruk, jf. punkt 14.4. Endringene reflekterer bl.a. at begrepene regnskapsplikt/regnskapspliktig bør anvendes i skattebestemmelser som omhandler skattytere med regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 første ledd, mens bokføringsplikt/bokføringspliktig bør brukes når det siktes til skattytere som har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 første ledd så vel som skattytere som i dag bare har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 annet og tredje ledd. Skattytere som i dag bare har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 annet og tredje ledd bør omtales som bokføringspliktige, men ikke regnskapspliktige skattytere (alternativt skattytere som har bokføringsplikt, men ikke regnskapsplikt). Departementets forslag til endringer av skatteloven vil ikke endre bestemmelsenes materielle innhold. Det vises til omtale i punkt 14.4.