19 Nasjonale databaser, rapportering mv.

19.1 Portal for deling av vitnemål og dokumentasjon av kompetanse

19.1.1 Dagens regler

Nasjonal vitnemåls- og karakterportal (vitnemålsportalen) er en portal som skal sikre sannferdig formidling av vitnemål og karakterer og forhindre bruk av falske vitnemål og annen dokumentasjon av resultater. Portalen ble tatt i bruk i 2017. Målet med etableringen av et digitalt system for utveksling av informasjon om vitnemål og karakterer var å skape en tjeneste der personer på en enkel måte kan synliggjøre sine resultater for arbeidsgiver, utdanningsinstitusjoner og andre som har bruk for dem, og der mottakerne kan stole på at resultatene er korrekt gjengitt.

Selve portalen inneholder det minimumet av informasjon som er nødvendig for at tjenesten skal kunne fungere på en tilfredsstillende måte. Informasjonen som formidles gjennom tjenesten, hentes fra datakilden der informasjonen opprinnelig er lagret. I dag er dette først og fremst alle universiteter og høyskoler. Vedtak om godkjenning av utenlandsk høyere utdanning er også tilgjengelige. De som skal dele data med portalen, må ha hjemmel til det.

Før en person logger inn og tar i bruk systemet, vil portalen bare ha informasjon om hvilke av de databasene som er koplet til systemet som inneholder resultater fra hvilke personer, altså bare fødselsnummer koblet til en identifiseringsinformasjon som viser til en bestemt database. Informasjon om karakterer og vitnemål vil overføres fra universiteter og høyskoler til portalen bare når den som informasjonen gjelder, selv tar initiativ til det. Når en person velger å dele resultatene sine, for eksempel med en bedrift eller annen utdanningsinstitusjon, vil portalen formidle de resultatene som vedkommende har bestemt å dele, og i den perioden vedkommende har bestemt at disse skal være tilgjengelig.

Portalen blir stadig videre utbygd, og i 2021 ble reguleringen av portalen endret slik at det framover skal være mulig å bruke portalen til å dele mer enn karakterer og vitnemål fra høyere utdanning. Dette gjelder blant annet annen dokumentasjon på formell kompetanse som autorisasjoner og sertifiseringer fra andre enn utdanningsinstitusjoner.

Vitnemålsportalen reguleres i universitets- og høyskoleloven (uhl.) § 4-14. Denne ble endret i 2021, med noe utvidet bruksområde og for blant annet å oppdatere den til gjeldende personvernregelverk. Se Prop. 111 L (2020–2021). Portalen skal sikre sannferdig informasjon om vitnemål, karakterer, annen dokumentasjon av oppnådd kompetanse og vedtak om godkjenning av utenlandsk utdanning og opplæring.

Uhl. § 4-14 andre ledd gir et supplerende rettsgrunnlag for behandling av en begrenset type personopplysninger fra de institusjonene som deler slike opplysninger i portalen. De institusjonene og forvaltningsorganene mv. som ønsker å kople seg til portalen og dele opplysninger gjennom vitnemålsportalen, må ha særskilt hjemmelsgrunnlag. For universiteter og høyskoler er det gitt hjemmel for deling av opplysninger om vitnemål og karakterer mv. i uhl. § 4-14 a.

Uhl. § 4-14 tredje ledd slår fast at det er den registrerte personen som bestemmer hvem som skal få tilgang til informasjonen gjennom portalen, hvilken informasjon det skal bli gitt tilgang til og for hvilket tidsrom. I fjerde ledd står det at dokumentasjonen som deles via portalen, bare kan verifiseres i sin opprinnelige digitale form. Det betyr at vitnemål og annen dokumentasjon av resultater bare er gyldige dersom de deles digitalt via portalen, og papirutskrifter kan ikke verifiseres som ekte. Femte ledd angir at Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse er behandlingsansvarlig for personopplysningene i portalen.

19.1.2 Departementets vurdering

Departementet mener det ikke er behov for å gjøre innholdsmessige endringer i reguleringen av vitnemålsportalen, men foreslår at hvilke personopplysninger som kan behandles og hvem som er behandlingsansvarlig, flyttes til forskrift. Departementet foreslår på den bakgrunn en hjemmel for at departementet kan fastsette nærmere regler om portalen og om behandlingen av personopplysninger i forskrift. Dette er regler som det er mer hensiktsmessig å ha i forskrift. Departementet foreslår også noen språklige endringer.

19.1.3 Departementets forslag

Departementet foreslår

• å videreføre hovedinnholdet i reglene i uhl. § 4-14 om vitnemålsportalen, se forslaget til § 15-1 første til fjerde ledd

• å flytte deler av reglene i uhl. § 4-14 andre ledd og femte ledd om hvilke personopplysninger som kan registreres og om behandlingsansvarlig, til forskrift og ta inn en forskriftshjemmel, se forslaget til § 15-1 femte ledd

19.2 Rapportering til database for forskningsresultater

19.2.1 Dagens regler

Universitets- og høyskoleloven (uhl.) § 7-7 om rapportering til database for vitenskapelig publisering kom inn i loven i 2012. Bakgrunnen var å legge til rette for bruk av fødselsnummer som identifikasjonsgrunnlag ved registrering i basen. Bruk av fødselsnummer sikrer at forskerne i databasen kan identifiseres, og at informasjon om publikasjoner kan registreres på rett forsker og tilknyttet riktig forskningsinstitusjon.

Norsk vitenskapsindeks (NVI) inneholder offentlig tilgjengelig informasjon om vitenskapelig publisering og hvilke forskere og institusjoner som står bak publikasjonene. Fordeling av statlig finansiering basert på publiseringspoeng bruker data fra NVI som grunnlag.

Cristin (Current Research Informastion System in Norway) ble utviklet for å gjøre informasjon om forskning tilgjengelig for alle, og særlig for forskningsmiljøene. Cristin brukes for å registrere vitenskapelige publikasjoner i NVI. Kvaliteten i disse registreringene er avhengig av at publikasjon, forsker (forfatter) og institusjon er koplet ved bruk av fødselsnummer. Dette vil bidra til korrekt finansiering av institusjonene. Cristin inneholder også forskningsformidling, og det kan blant annet registreres rapporter, foredrag, intervjudeltakelse, lærebøker, mediebidrag mv.

I 2017 ble det vedtatt å utrede et nasjonalt vitenarkiv. Etter utredning ble det klart at det er unødvendig arbeidskrevende å opprettholde to atskilte systemer, ett for forskningsinformasjon og ett for arkiv. De vil være avhengig av hverandre for å oppfylle hver sine formål, blant annet ved at mye av produksjonen av arkivets metadata vil skje i forskningsinformasjonssystemet. Arbeid med å etablere et nasjonalt vitenarkiv (NVA), der Cristin vil inngå, ble påbegynt i 2019. Endringer innebærer blant annet etablering av en fullverdig arkivfunksjon for publiserte artikler, studentoppgaver mv. Arbeidet skjer i nært samarbeid med forskningsinstitusjonene. Ansvaret for dette lå til Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, og fra 2022 hos Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør.

Uhl. § 7-7 gjelder universiteter og høyskoler, regionale helseforetak og institutter som mottar offentlig resultatbasert finansiering til forskning basert på bruk av indikatorer for vitenskapelig publisering. Bestemmelsen gjelder også for helseforetak og andre institusjoner som inngår i det nasjonale systemet for måling av forskningsaktivitet i de regionale helseforetakene.

Departementet har ikke benyttet adgangen til å gi forskrift eller enkeltvedtak med pålegg om innrapportering til basen. Databasen er i dag tilnærmet fullstendig når det gjelder vitenskapelige publikasjoner, men har dårligere oversikt over annen type forskningsformidling.

19.2.2 Universitets- og høyskolelovutvalgets forslag

Universitets- og høyskolelovutvalget foreslo i NOU 2020: 3 å videreføre uhl. § 7-7, med en oppdatert formålsbeskrivelse i første ledd og noen språklige endringer.

Utvalget viste til innspill de hadde mottatt fra Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning (Unit) om rapportering til og bruk av opplysningene i Cristin. For å ivareta Cristins overordnede formål om å gi forskningen økt samfunnsmessig verdi ved å se forskningen i flere sektorer i sammenheng, mente Unit det bør komme tydeligere fram at også andre forskningsprosjekter enn de med resultatbasert finansiering kan registreres i systemet. Videre påpekte Unit det at det er flere institusjoner som ønsker å kunne benytte seg av ulike sammenstillinger av data for analyseformål, blant annet referansemåling. Dette er på siden av hva dataene i Cristin blir samlet inn for, og Unit mente det derfor kan være behov for å beskrive formålene nærmere, slik at lovbestemmelsen om Cristin dekker dagens behov. Unit hadde også foreslått å endre navnet på bestemmelsen slik at det er tydelig at det ikke bare er vitenskapelige publikasjoner som kan registreres i systemet.

Utvalget uttalte at Units forslag ble delvis tatt hensyn til, men ba departementet om å se nærmere på de personvernmessige konsekvensene før man gjør materielle endringer i lovbestemmelsen.

19.2.3 Høringsinstansenes syn

I alt 14 høringsinstanser kommenterte dette forslaget. De fleste hadde ingen merknader eller støttet videreføring, og ingen var imot. Flere oppfordret til avklaring og eventuelt utviding av bruken av opplysningene i basen.

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning viste til sine tidligere innspill som utvalget delvis har fulgt, og poengterte at de stadig mottar henvendelser om bruk av persondata fra Cristin på tvers av institusjonene i sektoren. De påpekte at selv om dette er opplysninger som i utgangspunktet kan utleveres etter offentlighetsloven, har deres vurdering vært at dagens behandlingsgrunnlag ikke gir hjemmel til utlevering av disse opplysningene. Videre var Units anbefaling at det i større grad legges til rette for de behovene og ønskene om bruk som finnes i sektoren. Unit mente det vil sikre en langt mer effektiv deling av data i sektoren, framfor en løsning som fordrer at det foreligger et innsynskrav etter offentlighetsloven.

Universitetet i Stavanger støttet Units innspill slik de er referert i NOU 2020: 3. Videre pekte de på at utvalget skriver at databasen skal også «bidra til å forenkle forskningsadministrative oppgaver ved å legge til rette for gjenbruk av forskningsinformasjon», og ba om at det avklares hva som ligger i begrepet gjenbruk.

Universitetet i Agder støttet utvalgets vurdering om å vurdere personvern knyttet til uhl. § 7-7. Videre påpekte de at det bør avklares hva som ligger i vitenskapelig, dersom ordlyden «vitenskapelige publisering» skal beholdes og hva som skal registreres, for eksempel studentprosjekter og fagartikler.

Direktoratet for internasjonalisering og kvalitetsutvikling i høyere utdanning, Norges handelshøyskole, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet og Universitetet i Sørøst-Norge hadde ingen merknader. Universitetet i Oslo oppfordret til at en del tilgrensende problemstillinger følges opp av departementet. Kriminalomsorgens høgskole og utdanningssenter, OsloMet, Forskerforbundet, Norsk Studentunion og Universitets- og høgskolerådet støttet generelt forslagene. Studentforeningen ved Norges handelshøyskole støttet forslaget og ba om at det utvides til også andre forskningsprosjekter enn de med resultatbasert finansiering. Den norske Forleggerforening oppfordret til at også formidlingsaktivitet og norske lærebøker registreres i databasen.

19.2.4 Departementets vurdering

Bakgrunnen for dagens database for vitenskapelig publisering var en beslutning om å etablere en felles nasjonal database for registrering av data om vitenskapelig publisering i universitets- og høyskolesektoren, instituttsektoren og helseforetakene fra 2011. Rapportering av publiseringsdata er bl.a. grunnlag for en indikator for resultatbasert finansiering av institusjoner i de nevnte sektorene som mottar resultatbasert finansiering basert på vitenskapelige publikasjoner. Norsk vitenskapsindeks (NVI) inngår i det nasjonale forskningsinformasjonssystemet (Cristin).

Databasen har utviklet seg over tid, og det er behov for å oppdatere reguleringen i samsvar med gjeldende regelverk på personvernområdet og utvikling i faktisk bruk.

Departementet foreslår å videreføre reglene, med oppdatert beskrivelse av formål og innhold for å få samsvar med dagens praksis. Forslaget innebærer en mindre utvidelse i angivelsen av formålet med databasen. Forslaget viderefører at det kan behandles personopplysninger i basen, og departementet foreslår en tydelig hjemmel for å fastsette nærmere regler i forskrift. Forslaget vil være supplerende behandlingsgrunnlag til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e. Enkelt tilgjengelig informasjon om publikasjoner med forfatternavn og institusjonstilknytning, og etter hvert også selve publikasjonene, er blant annet viktig for å bidra til målsettingen om at resultater av offentlig finansiert forskning skal være tilgjengelige for alle som har bruk for det.

Departementet foreslår å endre omtalen av databasen til database for forskningsinformasjon. Dette er et mer dekkende navn for dagens innhold i databasen. Innholdet i databasen skal gi oversikt over og tilgjengeliggjøre resultater fra forskningsprosjekter, forskningspublikasjoner, forskningsformidling, datasett fra forskning mv.

En ramme for hva som skal kunne registreres i databasen, ligger i Universitets- og høgskolerådets rammeverk for vurdering av akademiske karriereløp (matrise for vurdering av faglige resultater, kompetanse og erfaring - NOR-CAM), i tillegg kommer studentoppgaver (bachelor- og masteroppgaver). Relevant for databasen for forskningsinformasjon er følgende kompetanseområder i NOR-CAM: A Forskningsresultater, B Forskningsprosessen og D Samspill med samfunnet, formidling og innovasjon. I dag er område A viktigst.

Flere av høringsinstansene har bedt om avklaring av hva som skal registreres i databasen. Dagens praksis for registrering av vitenskapelige publikasjoner, det vil si det som teller med i dagens indikatorsystem, er godt etablert. Hva som i tillegg kan registreres, må avklares mellom institusjonene og forvaltningsorganet som har ansvaret for basen, innenfor de rammene som ligger i forslaget til ny lovparagraf. Reguleringen åpner for at alle typer resultater av forskning, inkludert studentoppgaver, fagartikler, datasett osv. kan registreres og lagres. Forskningsformidling skal fortsatt registreres og så langt mulig tilgjengeliggjøres. Databasens funksjon som arkiv og som oversikt over akademiske meritter gjør at det er viktig med godt samarbeid med institusjonene, og med forskerne. Omfanget av en eventuell plikt til innrapportering må avklares i forskriftsarbeidet. Ulike behov kan tilsi at en eventuell plikt kan bli mindre omfattende enn det som registreres frivillig i databasen.

I utredningen NOU 2022: 2 Akademisk ytringsfrihet ble formidlingsaktiviteter framhevet, og det ble blant annet foreslått en forenkling av rapporteringssystemet for formidling. Dette er fulgt opp i Meld. St. 5 (2022–2023) Langtidsplan for forskning og utdanning 2023–2032, og Sikt er bedt om å sette i gang et arbeid med dette som mål.

I tilrådingen om å videreføre dagens uhl. § 7-7 uttalte universitets- og høyskolelovutvalget at den fortsatt skal omfatte både universiteter og høyskoler, regionale helseforetak og forskningsinstitutter, men uten å ta det med inn i lovteksten. Departementet vurderer at det er nødvendig at dette fortsatt står i loven, da det innebærer et videre virkeområde enn hva som generelt gjelder for loven, se forslag til § 1-2.

Departementet foreslår at innrapporteringsplikten skal kunne omfatte alle universiteter og høyskoler, regionale helseforetak og forskningsinstitutter som mottar offentlig finansiering til forskning. Nåværende avgrensing til offentlig resultatbasert finansiering foreslås fjernet. Dette innebærer en mindre utvidelse av regelen, men er i samsvar med dagens praksis. Det er viktig å ha en mest mulig samlet oversikt over norsk forskning. Dette er også viktig for å ha et regelverk som tar høyde for eventuelle endringer i finansieringssystemene. Departementet vil senere vurdere om det er nødvendig å forskriftsfeste en plikt til å sende inn til databasen, eller om det fortsatt skal baseres på frivillig innsending. Da vil det også kunne bli behov for nærmere regulering av innholdet i basen.

Registrering av et begrenset omfang av personopplysninger er nødvendig for sikker identifisering av forsker (forfatter). Databasen inneholder navn, fødselsnummer og tilknytning til forskningsinstitusjon (som ansatt, deltager i samarbeidsprosjekter mv.). Såkalt ORCID-nummer kan også registreres. ORCID (Open Researcher and Contributor ID) er en internasjonal standard for unik identifisering av forskere og andre bidragsytere til forskning. Identifikatoren bidrar til å knytte sammen forskningsresultater som tilhører samme forsker, selv om forskeren endrer navn, bosted, arbeidssted eller institusjon i Norge eller i verden før øvrig. ORCID er en internasjonal, ideell organisasjon som støttes av medlemsorganisasjoner som blant annet forlag og universitet.

Personopplysningene rapporteres i hovedsak inn fra institusjonen som forskeren er tilknyttet. Alle forskerne (forfatterne, det vil si den registrerte) har fullt innsyn, men ikke redigeringsmulighet i personopplysningene. Den enkelte kan selv legge inn og redigere informasjonen om egne publikasjoner og annet arbeid.

Databasen er offentlig tilgjengelig, og søkbar på forskernavn. Fødselsnummer er ikke tilgjengelig.

Data fra databasen for NVI-rapportering (uten fødselsnummer) blir levert til Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (for universiteter og høyskoler), Norges forskningsråd (for forskningsinstituttene) og Helse- og omsorgsdepartementet/NIFU (for helseforetakene) til bruk som grunnlagsmateriale for finansiering av de ulike forskningsinstitusjonene. Data fra databasen brukes også til forskning, statistikk og analyse og de inneholder viktig styringsinformasjon.

Departementet foreslår å ikke videreføre dagens lovfestede begrensning om at fødselsnumrene bare skal være tilgjengelige for behandlingsansvarlig, databehandler og den som er registrert. Det følger av generelle regler for bruk av personopplysninger at slik bruk og tilgang skal begrenses mest mulig, og bruken må være innenfor det supplerende rettsgrunnlaget som foreslås.

Universitets- og høyskolelovutvalget påpekte at databasen også skal bidra til å forenkle forskningsadministrative oppgaver ved å legge til rette for gjenbruk av forskningsinformasjon. Flere høringsinstanser påpekte at det er behov for å avklare hvordan informasjonen i databasen kan gjenbrukes til forskningsadministrative oppgaver, til virksomhetsstyring, dokumentasjon og rapporteringer. Departementet er enig i at dette er viktig hensyn å ivareta. For å ivareta utvalgets forslag foreslår departementet å ta inn i første ledd at et formål med databasen er å tilrettelegge for en effektiv forskningsadministrasjon. Nærmere regulering av hva dette innebærer for eventuell viderebehandling og utlevering vil bli drøftet i forskriftsarbeidet.

Forslaget fra utvalget inneholder hjemmel for departementet til å fastsette plikt til rapportering og hvordan rapporteringen skal skje. Departementet følger opp dette i et siste ledd med samlet forskriftshjemmel.

Formålet med databasen gjør det nødvendig å behandle en begrenset mengde personopplysninger, og paragrafen gir supplerende rettsgrunnlag til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Dette er en videreføring av gjeldende rett. Departementet foreslår en hjemmel for å gi forskrift om behandling av personopplysninger, blant annet om formålet med behandlingen, behandlingsansvar, hvilke personopplysninger som kan behandles og om hvem, og om innhenting, viderebehandling, utlevering og tilgang til opplysninger. Slike utdypende bestemmelser egner seg etter departementets syn best i forskrift, da utformingen kan bli både detaljert og omfangsrik, og behovene kan endres over tid. Rammene for forskriften ligger i første ledd om begrensingen om behandling bare så langt det er nødvendig for å oppnå formålet med databasen slik det er beskrevet i første ledd.

19.2.5 Departementets forslag

Departementet foreslår

• å videreføre hovedinnholdet i reglene i uhl. § 7-7 om database for forskningsinformasjon, med en noe utvidet beskrivelse av formål og innhold, se forslaget til § 15-2 første og andre ledd

• å gi hjemmel til departementet til å gi nærmere regler om rapporteringsplikten og om behandling av personopplysninger i forskrift, se forslaget til § 15-2 tredje ledd

19.3 Database for statistikk om høyere utdanning

19.3.1 Dagens regler

Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) er en database med et bredt spekter av informasjon om universiteter og høyskoler. DBH ble opprettet av Kunnskapsdepartementet i 1991 og inneholder data om studenter, søkere, utdanning, forskning, personale, museum, areal, økonomi og selskapsdata. Formålet med DBH er å legge til rette for statistikk, utredning og forskning, og for departementets forvaltning og styring av høyere utdanning. Individdata om søkere, studenter og ansatte ved universiteter og høyskoler er viktig for departementets strategiske arbeid knyttet til utviklingen og oppfølgingen av høyere utdanning i Norge. Rapportering av disse dataene danner, sammen med rapportering av regnskap og resultatdata, grunnlag for departementets vurdering av institusjonenes måloppnåelse og etatsstyring av de statlige universitetene og høyskolene.

DBH er regulert i universitets- og høyskoleloven (uhl.) § 7-8, og ble sist endret etter forslag i Prop. 111 L (2020–2021). Formålet til databasen følger av første ledd, og i andre og tredje ledd er det listet opp hvilke personopplysninger om søkere, studenter, doktorgradskandidater og ansatte som kan registreres i databasen. Dette utgjør supplerende rettsgrunnlag til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c og e. Fjerde ledd gir departementet myndighet til å pålegge institusjonene en plikt til å rapportere personopplysninger til databasen. Adgangen til å utlevere og sammenstille personopplysningene i databasen følger av femte ledd. I sjette framgår det at Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir) er ansvarlig for driften av databasen og personopplysningene som behandles i den, og at departementet kan gi forskrift om behandling av opplysninger databasen.

19.3.2 Departementets vurdering

Departementet foreslår å videreføre reguleringen av DBH, med mindre endring i struktur. Opplistingen av hvilke personopplysninger som kan behandles, avklaring av behandlingsansvarlig og lignende er regler som best egner seg for forskriftsregulering. Departementet foreslår derfor å flytte disse reglene til forskrift. Forskriftshjemmelen utvides til også å omfatte innrapporteringsplikten. Utformingen av forskriftshjemmelen er tilpasset den praksisen som har utviklet seg på grunnlag av personopplysningloven og personvernforordningen.

Formålet med databasen videreføres, og danner rammene for bruken av personopplysninger. Tilsvarende vil formålet sette rammer for hvilken innrapporteringsplikt som kan pålegges.

19.3.3 Departementets forslag

Departementet foreslår

• å videreføre reglene i uhl. 7-8 første ledd om formålet med database for statistikk om høyere utdanning og hjemmelen i uhl. § 7-8 fjerde ledd for at departementet kan pålegge universiteter og høyskoler en plikt til å rapportere opplysninger, inkludert personopplysninger, se forslaget til § 15-3 første og andre ledd

• å flytte reglene i uhl. § 7-8 andre, tredje, femte og sjette ledd om hvilke personopplysninger som kan registreres, om viderebehandling og utlevering og om behandlingsansvar til forskrift, og utvide forskriftshjemmelen til også å omfatte rapporteringsplikten, se forslaget til § 15-3 tredje ledd