6 DECISION No 1/98 of 30 June 1998 of the Committee set up by Article 18 of the Dublin Convention of 15 June 1990, concerning provisions for the implementation of the Convention

THE COMMITTEE set up by Article 18 of the Convention determining the State responsible for examining applications for asylum lodged in one of the Member States of the European Communities, signed in Dublin on 15 June 1990 1

(hereinafter referred to as 'the committee' and 'the Convention' respectively),

HAVING REGARD to Article 18(1) and (2) of the Convention,

WHEREAS it is necessary to supplement Decision No 1/97 of the committee of 9 September 1997 concerning provisions for the implementation of the Convention, 2

in order to ensure the effective implementation thereof;

WHEREAS, in particular, the use of information on the ways and means asylum seekers enter the European Union in determining the State responsible under the Convention should be clarified;

WHEREAS the exchange of fingerprint data between Member States, in accordance with their national law, is a useful mechanism for confirming identity and identifying the Member State of arrival in the European Union in support of the operation of the Convention;

WHEREAS the development of practical cooperation between the Member States would facilitate implementation of the Convention,

HAS DECIDED AS FOLLOWS:

Article 1

Information on ways and means asylum seekers enter the European Union

1. Subject to paragraph 2, when making and examining applications under Article 11 of the Convention, the Member States concerned should be prepared together to take account, in appropriate cases, of relevant information from reliable and verifiable sources on the ways and means asylum seekers enter the European Union.

2. It is understood that the information referred to in paragraph 1 is not in itself sufficient to determine the responsibility and the competence of a Member State under the Convention, but it may contribute to the evaluation of other indications relating to the individual asylum seeker.

3. Member States shall ensure that information obtained about the ways and means asylum seekers enter the European Union is made available promptly to officials responsible for making and examining applications under Article 11 of the Convention.

Article 2

Exchange of fingerprints under Article 15 of the Convention

1. Without prejudice to any provisions in the Convention or in other decisions of the committee, each Member State may request fingerprint information under Article 15(2) of the Convention from another Member State where there are reasons to do so in pursuance of the objectives stated in Article 15(1) thereof.

2. The provision of fingerprint information in response to requests made pursuant to paragraph 1 shall be subject to the national law of the requested Member State and to the principles of data protection applicable in the European Union.

Article 3

Applications to assume responsibility

Applications under Article 11 of the Convention shall contain all the information available to the Member State making the application which is necessary for determining responsibility for examining the asylum application.

Article 4

Liaison and cooperation

1. Each Member State shall take such steps as are necessary, in particular by means of visits, where practicable, to ensure that close working relationships are maintained between its own officials and officials in other Member States who are responsible for carrying out functions in relation to the Convention and with whom it has significant dealings.

2. Where possible and where mutually beneficial to do so, each Member State should exchange liaison officers with other Member States, with a view to improving communication links.

3. A handbook for practitioners of the Convention shall be prepared, distributed, updated and supplemented by the General Secretariat of the Council of the European Union. The handbook shall contain such information as would be helpful to practitioners. Its contents shall be kept under regular review.

Article 5

Entry into force

This Decision shall enter into force on the day of its publication in the Official Journal.

Done at Brussels, 30 June 1998.

For the Committee

The Chairman

J. STRAW

Beslutning nr. 1/98 av 30. juni 1998 truffet av komiteen nedsatt ved artikkel 18 i Dublin-konvensjonen av 15. juni 1990 om bestemmelser for gjennomføring av konvensjonen

KOMITEEN nedsatt ved artikkel 18 i Konvensjon om fastsettelse av hvilken stat som er ansvarlig for behandlingen av en asylsøknad som framlegges i en medlemsstat i De europeiske fellesskap, undertegnet i Dublin 15. juni 1990 3

(heretter kalt henholdsvis «komiteen» og «konvensjonen»), HAR -

UNDER HENVISNING TIL artikkel 18 nr. 1 og 2 i konvensjonen, og

UT FRA FØLGENDE BETRAKTNINGER:

Det er nødvendig å supplere beslutning nr. 1/97 truffet av komiteen 9. september 1997 om bestemmelser for gjennomføring av konvensjonen, 4

for å sikre en effektiv gjennomføring av konvensjonen.

Spesielt anvendelsen av opplysninger om på hvilken måte og med hvilke midler asylsøkere kommer inn i Den europeiske union, i forbindelse med fastsettelsen av hvilken stat som er ansvarlig etter konvensjonen, bør klarlegges.

Utveksling av fingeravtrykk mellom medlemsstater i samsvar med deres nasjonale lovgivning, er en praktisk metode for å bekrefte asylsøkerens identitet og for å fastslå medlemsstaten i Den europeiske union der ankomst fant sted, og bidrar til at Dublin-konvensjonen fungerer.

Utvikling av praktisk samarbeid mellom medlemsstatene vil lette gjennomføringen av konvensjonen -

TRUFFET FØLGENDE BESLUTNING:

Artikkel 1

Opplysninger om på hvilken måte og med hvilke midler asylsøkere kommer inn i Den europeiske union

1. Med forbehold for nr. 2 bør de berørte medlemsstatene når de fremmer og behandler anmodninger etter artikkel 11 i konvensjonen, om nødvendig sammen ta hensyn til relevante opplysninger fra pålitelige og kontrollerbare kilder om på hvilken måte og med hvilke midler asylsøkere kommer inn i Den europeiske union.

2. Opplysningene nevnt i nr. 1 er ikke i seg selv tilstrekkelige til å fastslå en medlemsstats ansvar og kompetanse etter konvensjonen, men de kan bidra til vurderingen av andre holdepunkter i forbindelse med den enkelte asylsøker.

3. Medlemsstatene skal sikre at opplysninger om på hvilken måte og med hvilke midler asylsøkere kommer inn i Den europeiske union omgående gjøres tilgjengelig for tjenestemenn som er ansvarlige for å fremme og behandle anmodninger etter artikkel 11 i konvensjonen.

Artikkel 2

Utveksling av fingeravtrykk etter artikkel 15 i konvensjonen

1. Med forbehold for bestemmelser i konvensjonen eller andre beslutninger truffet av komiteen, kan hver medlemsstat etter artikkel 15 nr. 2 i konvensjonen anmode om fingeravtrykkopplysninger fra en annen medlemsstat, dersom det er grunnlag for det i henhold til målene fastsatt i artikkel 15 nr. 1 i konvensjonen.

2. Utlevering av fingeravtrykk som følge av anmodninger i henhold til nr. 1, skal være underlagt nasjonal rett i den anmodede medlemsstat og prinsippene for datasikring som gjelder i Den europeiske union.

Artikkel 3

Anmodninger om overtakelse av ansvar

Anmodninger etter artikkel 11 i konvensjonen skal inneholde alle opplysninger som er tilgjengelige for medlemsstaten som fremsetter anmodningen, og som er nødvendige for å fastsette hvilken stat som er ansvarlig for behandlingen av en asylsøknad.

Artikkel 4

Forbindelser og samarbeid

1. Hver medlemsstat skal ta de nødvendige skritt, særlig ved å foreta besøk når det er mulig, for å sikre at det opprettholdes et nært samarbeid mellom deres egne tjenestemenn og tjenestemenn i andre medlemsstater som er ansvarlige for å utføre oppgaver i forbindelse med konvensjonen, og som den har særlig nært samarbeid med.

2. Når det er mulig og til fordel for begge parter, bør hver medlemsstat utveksle kontaktpersoner med andre medlemsstater med henblikk på å forbedre kommunikasjonen.

3. Sekretariatet i Rådet for Den europeiske union skal utarbeide, distribuere, oppdatere og supplere en håndbok for tjenestemenn som anvender konvensjonen. Håndboken skal inneholde opplysninger som kan være nyttige for slike tjenestemenn. Håndbokens innhold skal gjennomgås jevnlig.

Artikkel 5

Ikrafttredelse

Denne beslutning trer i kraft på dagen den kunngjøres i Fellesskaps Tidende.

Utferdiget i Brussel, 30. juni 1998

På komiteens vegne

J. STRAW

Leder