3 Evaluering av universitetsmuseenes digitalisering
Utvalget bestilte i april 2005 en evaluering fra NIFU STEP om universitetsmuseenes digitalisering. Rapporten ble levert i september samme år og er på 110 sider. Det følgende er det avsluttende kapitlet i rapporten.
3.1 Oppsummering og veien videre for universitetsmuseenes digitaliseringsarbeid
Museene har de siste 10 årene fått endret sine roller, og hovedtrekkene er mindre ekspertfunksjoner og mer forvaltnings- og formidlingsansvar. Samtidig er det kommet flere eksterne aktører til som bidrar med kunnskapsproduksjonen på museenes tradisjonelle fagområder. I St.meld. nr. 22 (1999–2000) Kjelder til kunnskap og oppleving legges et grunnlag for å styrke museenes regionale rolle, samtidig som det etableres nasjonale nettverk gjennom museumsreformen. I St.meld. nr. 16 (2004–2005) Leve med kulturminner trekkes museenes rolle enda tettere til kulturminnevernet i lokalmiljøet, og styrking av den konkrete deltagelse i planprosesser, samtidig som de nasjonale nettverksfunksjonene og forskningen skal styrkes. Dette berører både natur- og kulturhistoriske museer og samlinger. Signalene i museumspolitikken peker altså i flere retninger: På den ene siden skal institusjonene utvikle faglig spesialisering mot det lokale og regionale og mot forvaltningen. På den andre siden skal museene bidra til samarbeid, tverrfaglighet, forskning og formidling etc. nasjonalt. Begge perspektiver kan generere økonomiske midler, men ofte fra ulike kilder. På ledelsesnivå i museene kan det være strategiske grunner til å ha fokus på det som generer midler. En svak kobling til universitetene (som påpekes blant annet i mål- og indikatorrapporten mai 2005) kan kanskje bidra til å forsterke slike strategiske hensyn på bekostning av mer langsiktige fag- og forskningsperspektiver i museene. Innenfor dette oversiktsbildet er det vårt helhetsinntrykk at mange av forskerne er nærsynte på eget fag og egne interesser i sammenheng med digitaliseringsarbeidet, og at mange, både enkeltpersoner og institusjoner, ikke har klart å heve blikket og se mer langsiktig og strategisk på hva digitaliseringen kan bringe med seg for museenes framtidige rolle i samfunnet.
Etableringen av arkiver og registre ved universitetsmuseene har foregått over lang tid, for enkelte av museenes vedkommende i rundt 200 år. Allerede på 1970-tallet begynte man i enkelte avdelinger å ta i bruk datamaskiner i arkivarbeidet, universitetsmuseenes digitaliseringsarbeid har derfor flere forhistorier. For det første fikk flere fagfolk tidlig interesse for digitaliseringsarbeid, de så muligheten for å styrke forsknings- og formidlingsinnsats på eget fagfelt. Dette dannet utgangspunkt for viktige enkeltinnsatser som har satt varige spor, men det resulterte også i arbeid som senere ikke har blitt videreført fordi arbeidet var svakt forankret i egen organisasjon eller var basert på teknologiske løsninger som var kostbare og/eller lite fleksible.
Da de første planene for Dokpro ble lansert i 1989, var tanken å gjøre et krafttak for å gi samlingsavdelingene anledning til å ta i bruk datastøttede metoder. Dokpros hovedmål ble i 1991 formulert som «å gi en samlet og rasjonell tilgang til informasjon om språk og kultur». Innenfor det kulturhistoriske feltet ble det i perioden 1992–1997 gjort en betydelig innsats i regi av Dokpro. Denne innsatsen er beskrevet dels i «Sluttrapport 1992–1997» (red. Christian Emil Ore og Nina Kristiansen) og dels i «Fra skuff til skjerm» (red. Knut Aukrust og Bjarne Hodne). I den første rapporten ble det foreslått en etterorganisasjon. Denne etterorganisasjonen ble i prosjektform etablert i 1998 som et nasjonalt samarbeid mellom de fire universitetene i Norge (Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Norges teknisk-naturvitenskapelig universitet og Universitetet i Tromsø) og fikk navnet «Museumsprosjektet» eller Muspro. Prosjektet løper fram til medio 2006 og inneholder en intensjon om å opprette en mer varig etterorganisasjon. Viktig i forbindelse med Muspro er både det nasjonale samarbeidet mellom universitetsmuseene og den faglige bredden. Av det som er meldt inn til prosjektet for registrering er om lag 60 prosent av det zoologiske og botaniske materialet registrert, mens mye av det kulturhistoriske materialet er ferdig registrert. Som nevnt tidligere kan situasjonen variere noe fra museum til museum. I det videre vil vi først oppsummere status for Museumsprosjektets arbeid, dernest digitaliseringsarbeidets forankring, til slutt vil vi ta for oss noen særskilte utfordringer knyttet til det videre digitaliseringsarbeidet.
3.1.1 Status for Museumsprosjektets arbeid
Viktige delmål for Muspro har vært å:
gjennomføre dataregistrering av arkiv og samlinger
lage rasjonelle rutiner for samlinger og arkiver
skape optimal tilgjengelighet for forskere, forvaltning og allmennhet
samordne datarepresentasjon og grensesnitt
utvikle metoder for håndtering av ny informasjon
Prosjektorganisering med en avgrenset tidshorisont og mulighetene for å nytte ulike sysselsettingstiltak i registreringsarbeidet, gjorde mye av digitaliseringsarbeidet til et «krafttak». «Krafttaket» resulterte i konsentrasjon om selve registreringsaktiviteten. Muspros kriterier for å inkludere registre og arkiv har vært:
Registeret og arkivet har materiale av nasjonal interesse
Det er dokumentert behov for materialet av flere brukere
Det er materiale som støtter opp om og utfyller annet materiale
Materialet er unikt
Det er innsatsvilje i miljøene, uttrykt ved prioriteringer innenfor eksisterende rammer og forarbeid utført ved egne midler
Det er gjennomførbart å inkludere registeret i prosjektet
På den positive siden kan vi derfor konkludere med at Muspro både har resultert i at betydelige deler universitetsmuseenes samlinger nå er digitalisert, samtidig som dette har skjedd innenfor en koordinert nasjonal ramme. Begge deler er av stor betydning for det videre arbeidet. «Krafttaket» har imidlertid også hatt en kostnadsside i forhold til Muspros fem delmål. De prioriteringene som er gjort må sees på bakgrunn av usikker finansiering samt gunstig tilgang på arbeidskraft gjennom midlertidige sysselsettingstiltak. Vår konklusjon er derfor at prioriteringen er fornuftig og forståelig, men at den kan ha medført problemer i forhold til det å innrullere alle aktørene i det felles prosjektet.
Det er alltid et problem å gjøre gode teknologivalg i en periode hvor teknologien er i rask endring. Denne utfordringen var ikke minst aktuell for Muspro, all den tid man skulle bygge opp store arbeidskrevende databaser for bruk i mange år framover. Selve innskrivingsarbeidet har skjedd i litt ulike applikasjoner, men felles for dem er at dataene kunne konverteres inn i dertil egnede databaseverktøy på et senere tidspunkt. Vår generelle vurdering er at de valg som ble gjort i denne første fasen var vel overveide og framtidsrettede. På det tidspunktet da man satset utelukkende på tekstkonvertering, var det svært kostbart å lagre bilder og lyd i digital form. Etter hvert har det blitt billigere å lagre både bilder og lyd, underveis er det derfor introdusert faksimiler av originaldokumenter samt bygd opp digitale fotosamlinger. Denne typen fleksibilitet er viktig, da vi kan regne med at det vil komme ønsker i framtiden om ytterligere tilføyelser.
Typisk for våre informantintervjuer, er bekymringen knyttet til registreringsarbeidets framdrift. I det daglige arbeidet er dette en større bekymring enn videre organisering av IKT-drift. Mange ønsker at «krafttaket» skal videreføres til det er fullført, eller føres så langt som mulig. Dette gjelder som allerede nevnt først og fremst naturhistorie, men det er som nevnt også store restanser innenfor kulturhistorie. I vedlegg 2, punkt 3.3 Videre digitalisering, skisseres det tre ulike modeller for hvordan dette arbeidet kan føres videre. Det vil si 1) å opprettholde dagens registreringsorganisasjon, 2) egne registreringsenheter ved de enkelte museene og 3) museenes ansatte tar registreringsarbeidet i sine ordinære stillinger. Vår vurdering er at man bør satse på alle tre løsningene, men at 1 og 2 må videreføres så lenge man fortsatt har store historiske samlinger.
Selve prosessen når det gjelder å utvikle gode applikasjoner og en effektiv informasjonsstruktur, har imidlertid bydd på problemer. Ikke minst gjelder dette dialogen mellom datakompetanse og fagkompetanse. Innenfor naturhistorie har flere av de fagfolkene som satt med solide erfaringer på feltet opplevd dialogen som frustrerende og lite fruktbar. Deler av frustrasjonen kan forklares med mangelfull programmeringskapasitet i Muspro. I tillegg har utvilsomt de nevnte fagfolkene vært «krevende kunder» i Muspro, men nettopp dette forholdet burde Muspro utnyttet bedre. Det er vanskelig i ettertid å felle en rettferdig «dom» i dette spørsmålet, det er imidlertid vår vurdering at problemene aldri burde fått utvikle seg så langt som de faktisk gjorde. Alle parter bærer et ansvar for dette resultatet, men prosjektledelsen og styret for Muspro har en sentral del av ansvaret i denne sammenheng. I møtet mellom datakompetanse og fagkompetanse er det slik at dataløsningene er verktøy for å løse faglige spørsmål, det påhviler derfor datakompetansen et spesielt ansvar i arbeidet med å sikre gode dialoger med fagfolkene. Innenfor de kulturhistoriske samlingene har det vært tilsvarende problemer knyttet til standardisering etc. men dette har stort sett blitt løst mellom Muspro og de som har jobbet sammen med dem i museene, selv om man ikke er kommet så langt som man har ønsket alle steder.
Anbefalinger
Registreringsarbeidet har nå en organisasjon og et momentum som det er viktig å beholde så lenge det er nødvendig. Oppløser man denne aktiviteten nå, vil dette føre til unødvendige forsinkelser. Ikke minst vil dette gjelde i forhold til det materiale som skal utgjøre Artsdatabankens informasjonsgrunnlag. På det overordnede planet er det derfor vår anbefaling at registreringskrafttaket med ekstraordinær finansiering fullføres (det skulle være mulig å nå langt innen utgangen av 2008).
3.1.2 Digitaliseringsarbeidets forankring
Som vi har vært inne på flere ganger i rapporten kan digitaliseringsarbeidet forstås innenfor en smal og en bred ramme for aktiviteten. Innenfor en smalere ramme er digitalisering det arbeidet som gjøres for å transformere informasjon i analog form til informasjon i digital form. De gamle arkivene i ulike formater blir innenfor denne forståelsen transformert til bedre og mer fleksible arkiver i digital form. Konsekvensene av denne forståelsen er at vi får bedre verktøy til å ivareta gjenstandsforvaltning, forskning, offentlig forvaltning og formidling, men for øvrig har digitaliseringsarbeidet få konsekvenser innenfor andre aktivitetsfelt. Flere informanter har understreket at et digitaliseringsprosjekt uten tvil også er et moderniseringsprosjekt, og som en av dem påpeker: «Det hadde de museumsansatte i alle fall ikke bedt om!» Samtidig har andre påpekt at mange av tiltakene som er gjort eller planlagt i sammenheng med digitaliseringsarbeidet og databaseutviklingen representerer nødvendige moderniseringer av museumsarbeidet som uansett ville tvunget seg på. Et generelt trekk ved arbeidslivet de senere tiår er at informasjonsteknologien bidrar til endringer i arbeidsprosesser og oppgaver. Et annet trekk er at arbeidet oftere organiseres i prosjekter. Imidlertid, selv om det foregår modernisering og endringer når det gjelder produksjonsformer og strukturer, har man foreløpig ikke identifisert så store endringer i hvordan vi faktisk arbeider. «Jakten på den moderne arbeider» har vist at mye er ved det gamle 1 . Med referanse til de siste levekårsundersøkelsene fra SSB påpekes det i Ot.prp. nr. 49 (2004–2005) Om lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) at «det nye arbeidslivet» er i vekst, men at de aller fleste arbeider på en hovedsakelig «tradisjonell» måte 2 . Museene er i følge de tidligere refererte kilder stadig svært tradisjonelle arbeidsplasser.
Digitaliseringsarbeidet i museene har synliggjort rutiner og utfordrer tradisjonelle tenkemåter og forståelser av rutiner og arbeidsformer. Reformer i seg selv bidrar ikke til endring, det er også nødvendig med både en organisatorisk og individuell drivkraft. Dette i seg selv skaper grunnlag for konflikter og motsetninger på museene. Vi har gjennom intervjuene fått inntrykk av at når vante arbeidsformer konfronteres med digitaliseringsarbeidet, dvs. «det nye», reagerer folk ulikt. Noen blir svært engasjerte og visjonære i forhold til hva som er mulig å gjøre, og mange av disse har blitt skuffet fordi ting tar lengre tid og er mer kompliserte enn de trodde og håpet. Andre er svært reserverte og negative, og fokuserer på alle problemene og hindringene for faget, for kvalitetssikringen og for deres eget arbeid. Andre igjen blir pragmatiske og fokuserer på hva de kan få ut av digitaliseringen. Blant de intervjuede er det gjerne sammenheng mellom sterke, positive forhåpninger eller svært negative forventninger, og svak systemforståelse når det gjelder museene som organisasjon og de igangsatte prosjektenes funksjon. På den andre side har de mange optimistiske forhåpningene til hva digitaliseringen kan føre med seg, en drivende funksjon fordi de bidrar til en stadig tematisering av muligheter i framtiden. Et inntrykk er at rundt digitaliseringsprosjektet som krafttak er det sterke motsetninger som i stor grad blir personifisert fordi det er på individnivå de ulike posisjonene er synlige.
Innenfor en bredere forståelse av aktiviteten vil digitaliseringsarbeidet berøre
institusjonell legitimitet,
hvordan bestemte typer kompetanse profesjonaliseres og blir en del av fag- og/eller museumskultur/er,
arbeidsformer og samarbeidsformer i og mellom museene,
organisasjon, ledelse og styring av museene og strategier for endring,
kommunikasjonsformer internt i museene og ut mot omverdenen, og
forholdet mellom ekspert og publikum, politikk, forvaltning og det sivile samfunn.
Det er evalueringsgruppens oppfatning at digitaliseringsarbeidet må forståes innenfor både en smalere og en bredere ramme og at det å forstå digitaliseringsarbeidet ene og alene innenfor en smalere ramme vil føre til unødvendige kontroverser og ikke minst en mangelfull implementeringsprosess. En slik bredere forståelse av digitaliseringsarbeidet medfører utfordringer for en rekke aktører som
digitaliseringsprosjektets ledelse og medarbeidere,
digitaliseringsprosjektets styre,
museenes ledelse og medarbeidere,
universitetenes ledelse og
museenes målgrupper/ brukere.
Det er vårt inntrykk at man bare i begrenset grad har greid å få med seg hele dette aktørsettet i en bredere forståelse av digitaliseringsarbeidet. Dette er antakelig også en viktig grunn til at Muspro har lyktes best med de aktiviteter som griper minst inn i arbeids- og kommunikasjonsformer, ledelse, organisasjon og styring. I forhold til de fem delmålene har derfor Muspro lyktes best i det å a) gjennomføre dataregistrering av arkiv og samlinger og b) samordne datarepresentasjon og grensesnitt. Når det gjelder arbeidet med å lage rasjonelle rutiner for samlinger og arkiver, skape optimal tilgjengelighet for forskere, forvaltning og allmennhet og utvikle metoder for håndtering av ny informasjon, har man kommet kortere. Det å lage rasjonelle rutiner for samlinger og arkiver berører i stor grad ledelse, organisasjon og styring innenfor den enkelte institusjon og i sektoren, å lykkes godt med dette arbeidet krever derfor god forankring ved den enkelte institusjon og ikke minst aktiv deltakelse fra ledelsens side. Dette har som nevnt variert mellom fag, institusjoner og over tid. Arbeidet med å få en enhetlig tilgangsproblematikk er heller ikke løst, mye av samme grunn som for foregående punkt. Til slutt, når det gjelder metoder for håndtering av ny informasjon gjenstår det flere viktige utfordringer som feltapplikasjoner og ikke minst hvordan man i framtida skal håndtere amatører/frivillige og deres bidrag i denne sammenheng. Her er ikke poenget å lage en fullstendig liste over resultater, men mer å peke på at det er mye vanskeligere å lykkes på de områder som krever en aktiv deltakelse av en rekke aktører for å endre arbeidsformer, organisasjonsformer, ledelsesformer bare for å nevne tre sentraler utfordringer. Dette gjelder spesielt hvis det ikke etableres noen sterke koblinger mellom digitaliseringsprosjektet og de nevnte aktivitetsfeltene. Som medvirkende til de resultatene vi i dag kan observere vil vi peke på to sentrale forhold:
Muspro ble forankret hos rektorene, dette førte til at museenes ledelse fikk et eierskap til prosjektet som mer var avhengig av institusjonsinterne initiativ enn av organisasjonsmessig forankring.
Styrerepresentantene i Muspro har i ulik grad greid å forankre prosjektet ved egen institusjon, også dette avhengig av institusjonsinterne initiativ.
Det at eierskap til prosjektet på denne måten har variert, har ført til at prosjektet ikke alltid har fått nødvendig institusjonsintern støtte. I det videre arbeidet er det derfor nødvendig å styrke museenes og ledelsens ansvar og involvering i digitaliseringsarbeidet.
Anbefalinger
På det overordnede planet er det vår anbefaling at digitaliseringsaktiviteten i det videre må forankres mye bedre på det enkelte museum og at behovet for organisasjonsmessige endringer må følges mye tettere opp.
Det er derfor viktig å etablere en styringsstruktur for permanent drift som sikrer god lokal forankring.
3.1.3 Utfordringer knyttet til videre drift
Vi vil starte med å sammenlikne den opprinnelige prosjektbeskrivelsen for Muspro med forslaget til permanent drift av universitetsmuseenes samlingsdatabaser. I begge tekstene finner vi en sterk konsentrasjon om de mer håndfaste oppgavene. I forslaget [fra MusPro] til permanent drift foreslås det en tredelt organisasjon med følgende deler/funksjoner:
Et redaksjonskollegium med ansvar for referanselister og autoritetsregistre som må være et faglig fellesansvar mellom museene
En sentral IKT-enhet med ansvar for drift, vedlikehold og videreutvikling av databasesystemene
’Dokumentasjonskonservator(er)’ på det enkelte museum med lokalt databaseansvar, som skal fungere som kontaktpersoner til den sentrale IKT-enheten. Etablering og finansiering av disse er museenes ansvar.
Det interessante er at 1 og 3 beskrives som museenes ansvar og derfor i liten grad behandles nærmere i planen, mens det først og fremst er den sentrale IKT-enheten som presenteres mer detaljert. Riktignok finner vi i planen under «3. Oppgaver» en viktig understreking av at «Introduksjon av nye systemer i eksisterende organisasjoner medfører ofte at det er nødvendig å foreta endringer i stillingsbeskrivelser og arbeidsoppgaver for å kunne utnytte teknologien best mulig. Slike organisatoriske endringer kan foreslås av driftsorganisasjonen, men ansvaret for slike endringer ligger hos museene.» Museumsledelsens ansvar understrekes også i forhold til det å formulere «dokumentasjonskonservator»-oppgavene, hvordan databasene skal integreres i dokumentasjonsarbeidet og den tilhørende informasjonsflyten, eiendomsretten til informasjonen og hvilke skjermingsfrister som skal gjelde. Vi er på ingen måte uenige i disse formuleringene, men leser begge dokumentene som svake i forhold til det å knytte digitaliseringsaktivitetene til museenes klare behov for en mer omfattende organisasjonsutvikling. En del av de problematiseringer vi har identifisert, har etter vår vurdering derfor bakgrunn i en mangelfull oppfølging av digitaliseringsaktiviteten på det organisasjonsmessige planet. Det er forskjeller mellom de fem museene, og det virker også som om innsikten har økt i prosjektperioden rent generelt, men vi har ikke hatt mulighet til å gå dypere inn i disse variasjonene i dette korte evalueringsprosjektet.
Punkt 1 og 3 er som det beskrives et faglig fellesansvar mellom museene. Vår vurdering er at det er en god ide å få dokumentasjonskonservatorer på det enkelte museum. Uansett hva man måtte etablere av fellesløsninger, er det nødvendig med denne typen kompetanse lokalt på det enkelte museum. Vi ser allerede nå at de museene som har etablert stillinger med denne typen innhold, er de som har lykkes best i digitaliseringsarbeidet.
Punkt 2 er den delen av forslaget som kan oppleves som mest kontroversielt, i alle fall innenfor naturhistorie. Det er også dette punktet som beskrives mest detaljert av de tre foreslåtte punktene. I forslaget sies det at «Primæroppgaven for den sentrale IKT-enheten vil være å opprettholde tilgangen til dataene gjennom søk og nedlasting samt oppdatering, sørge for at registrering av nye data er mulig og å sikre dataenes eksistens ved at det etableres rutiner for sikker langtidslagring. I tillegg skal enheten fungere som et sekretariat og koordinerende enhet for hele driftsorganisasjonen. For å sikre en videreføring av den opparbeidede IKT-kompetansen i Museumsprosjektet, forutsettes det at IKT-enheten er en videreføring av prosjektets IKT-stab.» Erfaringen er at en prosjektorganisasjon har viktige begrensninger i forhold til det å etablere institusjonelt samarbeid med andre nasjonale aktører. Når man nå skal gå over i en fase av permanent drift er det nødvendig å se nærmere på de nasjonale utfordringene på feltet. Et viktig spørsmål i denne sammenheng er om vi er tjent med to parallelle driftsorganisasjoner innenfor IKT-feltet, en for universitetsmuseene og en for de øvrige museer (Museenes datatjeneste)? Vi har i evalueringsarbeidet fått innspill som peker i begge retninger, både en felles organisasjon og to separate organisasjoner. Vår vurdering er at det er nødvendig med en avklaring av dette spørsmålet, før man oppretter en driftsorganisasjon i tråd med det foreliggende forslaget. I tillegg til de berørte museumsinstitusjoner, bør man i dette arbeidet inkludere andre aktører som har direkte interesse i resultatet. Dette kan være Artsdatabanken, GBIF-noden og Riksantikvaren.
Videre har digitaliseringsarbeidet synliggjort og aktualisert noen problemstillinger som bare i begrenset grad har fått noen løsninger. Dette dreier seg om:
Kvalitetssikring
«Mine»/«våre» samlinger
Rettigheter
Tilgjengeliggjøring
Framtidig finansiering
Kvalitetssikring er et sentralt spørsmål som inkluderer både den opprinnelige beskrivelsen av materialet (er det godt beskrevet/riktig bestemt?), digitaliseringsarbeidet (er det riktig digitalisert?) og revisjoner (blir det revidert/tilført ny informasjon?). Muspro har hatt fokus på kvalitetssikring av digitaliseringsarbeidet. Vår vurdering er at denne avgrensningen var riktig. Utfordringene knyttet til beskrivelser/revisjoner er museenes eget faglige ansvar. Imidlertid inkluderer kvalitetssikringsarbeidet flere andre viktige forhold, ikke minst arbeidet med artstesauri. Ifølge våre informantintervjuer har det etter hvert blitt høy bevissthet omkring dette arbeidet. Arbeidet innenfor naturhistoriske samlinger har imidlertid lidd under kontroversene med NHM og vår vurdering er at arbeidet med artstesauri burde vært løftet ut av Muspro på et tidligere stadium. Innenfor de kulturhistoriske samlingene har det vært mykere prosesser. Det naturlige hadde vært at museene hadde satt ned egne redaksjonskomiteer for de aktuelle fagområdene uavhengig av Muspro. Slik vi forstår det, vil Artsdatabanken og GBIF-Norge ta et koordinerende ansvar innenfor naturhistorie i denne sammenheng. Det er vår vurdering at dette er en hensiktsmessig løsning. Det samme bør gjelde for andre typer referanselister og autoritetsregistre, og når man søker løsninger for de kulturhistoriske samlingene.
Problemstillingen «mine»/«våre» samlinger samt rettighetsproblematikken er etter vår vurdering viktige problemstillinger som fortjener å bli løftet opp på et mer prinsipielt plan. Det finnes gode argumenter fra både forskere og forskningsmiljøer for å redusere innsyn eller gi deler av forskningsmaterialet en skjermingstid før det legges åpent ut. «Etiske retningslinjer for norske universitetsmuseer» behandler ikke dette spørsmålet eksplisitt. Når det gjelder naturhistoriske samlinger kan det være aktuelt at Artsdatabanken tar opp dette spørsmålet på mer prinsipielt grunnlag samtidig som Artsdatabanken utarbeider avtaleverk i forhold til primærdataeiere som skal levere data inn til Artsdatabanken. I dette arbeidet bør man også vurdere forholdet til instituttsektoren og mer kommersielle aktører. Når det gjelder de kulturhistoriske samlingene vil vi anbefale at det etableres en tilsvarende dialog med Riksantikvaren i tilknytning til Askeladden.
Et stort spørsmål er uavklart i forhold til en samlet strategi for universitetsmuseene. Dette gjelder spørsmålet om i hvilken grad man skal satse på en eller flere dataløsninger. I informantintervjuene er det kommet sterke ønsker fra naturhistoriske miljøer om en mer fleksibel strategi, hvor det først og fremst er sluttbrukergrensesnittet som skal framtre som enhetlig. I denne sammenheng må man også inkludere det forhold at NHM har brutt ut av samarbeidet med Muspro. Vi har forsøkt å kartlegge mulighetene for at NHM skulle kunne omgjøre denne beslutningen. En slik omgjøring er selvsagt ikke umulig, men vil antakelig kreve betydelige endringer i Muspros plan for videre drift. Vi har derfor i vår evaluering ikke funnet det hensiktsmessig å foreslå et gjenopprettet samarbeid innenfor rammene av Muspro. Det som er viktig er å gjenopprette et samarbeid om registreringsstandarder og artstesauri slik at dataene som ligger i basene blir homogene. Dernest bør man etablere et samarbeid om programløsninger som gir et enhetlig sluttbrukergrensesnitt. Det er vår vurdering at det bør etableres et samarbeid mellom museene, Artsdatabanken og GBIF-noden for å håndtere disse spørsmålene.
Tilgjengelighet har hatt lavere prioritert. Dette kan ha skapt noen problemer i forhold til oppslutning om digitaliseringsprosjektet, men er en forståelig prioritering ut i fra den aktuelle situasjonen. Opprettelsen av Artsdatabanken og GBIF-noden har imidlertid endret betingelsene noe når det gjelder naturhistorie. Det er vår vurdering at det bør etableres et samarbeid mellom de naturhistoriske samlingene, Artsdatabanken og GBIF-noden for å håndtere tilgjengelighetsspørsmålene. I denne sammenheng bør man avklare tilgjengelighet i forhold til klausuler, etiske forhold, lovverk og økonomiske interesser. Vi vil i denne sammenheng peke spesielt på betydningen av å inkludere ulike interessegrupper samt behovene til kommersielle aktører. Når det gjelder kulturhistorie vil det være nødvendig med et samarbeid med Riksantikvaren og Museenes datatjeneste angående mange av de samme problemstillingene, særlig i forhold til forvaltningen og tilgjengelighet for allmennheten. I tillegg vil det være behov for en diskusjon om internasjonalisering av deler av de kulturhistoriske samlingsdatabasene.
Etter at krafttaket er gjennomført vil det fortsatt gjenstå viktige digitaliseringsoppgaver. Disse oppgavene må museene håndtere gjennom daglig drift. For å stimulere til en høy prioritering av dette arbeidet kan man etablere en ordning med indikatorbasert finansiering. Som nevnt har arbeidsgruppen som har arbeidet med indikatorer konkludert med at andel av samlingene som er digitalisert er en nyttig og operasjonaliserbar indikator som sier noe om samlingenes tilgjengelighet. Vi vil i denne sammenheng problematisere dette. Digitalisering kan sees på som en flerleddet aktivitet, for det første arbeidet med 1) å digitalisere de historiske samlingene, 2) digitalisere nye objekter og 3) arbeidet med å tilføre eksisterende digitaliserte samlinger ny informasjon/nye kvaliteter. Det er vår vurdering at en eller flere indikator(er) for digitaliseringsarbeidet bør fange dynamikken i samlingene og dertil hørende digitaliseringsvirksomhet. Vi forstår behovet for å finne enkle indikatorer, men er redd at «andel digitalisert» kan bli en for statisk indikator.
Anbefalinger
I overgangen fra prosjekt til permanent driftsorganisasjon er det viktig å stille noen mer grunnleggende spørsmål:
Hvilke oppgaver skal løses? Vår vurdering er at det først og fremst er IKT-drift som må finne en god løsning innenfor en permanent driftsorganisasjon, de andre oppgavene må finne gode løsninger innenfor museene og aktuelle samarbeidskonstellasjoner.
Hvordan skal de løses? Vår vurdering er at løsningen både må inkludere tiltak lokalt (som dokumentasjonskonservatorer og/eller lokal IKT-støtte) og de nødvendige fellesløsninger.
Hvem skal bidra i løsningsarbeidet? Universitetene og museene er selvsagt sentrale aktører, men også aktører som Artsdatabanken, GBIF-noden, Riksantikvaren og Museenes datatjeneste bør inkluderes i det videre arbeidet slik at det utvikles gode koordinerte nasjonale løsninger basert på et velutviklet samarbeid og hensiktsmessig arbeidsdeling.
Basert på de foregående punkt bør det derfor settes i gang et arbeid med revidere planene for en permanent driftsorganisasjon.
Det bør utvikles gode rutiner for kvalitetssikring av materialet i basene, i denne sammenheng bør man se på aktuelle insentiver for å sikre fortsatt oppmerksomhet rundt digitalisering av samlingene.
Videre utvikling av teknologiske løsninger bør a) skje i tett dialog mellom datakompetanse og de som er brukere og b) inkludere nasjonale aktører som Artsdatabanken, GBIF-noden, Riksantikvaren og Museenes datatjeneste.
Det bør snarest starte et utviklingsarbeid i tråd med eNorge-planen for å bedre tilgjengelighet. Foruten universitetsmuseene bør dette arbeide inkludere andre nasjonale aktører som Artsdatabanken, GBIF-noden, Riksantikvaren og Museenes datatjeneste.