4 Samlinger og samlingsforvaltning

Grunnlaget for museumsvirksomhet ligger i forvaltningen av samlingene. Disse danner utgangspunktet for både formidling og forskning. Kunnskapen som formidles og utvikles i et museum, har en materiell basis. Det gjør at museenes samlinger må utvikles, ivaretas, dokumenteres og tilgjengeliggjøres på best mulig måte.

Riksrevisjonen gjennomførte i 2002–2003 en undersøkelse av bevarings- og magasinforholdene ved fem statlige museer – tre av dem er universitetsmuseer. 1 Undersøkelsen avdekket gjennomgående kritikkverdige forhold, og forholdene var dårligst ved universitetsmuseene.

4.1 Samlingsforvaltning og samlingspolitikk

Samlingsforvaltning er de prosedyrene museet følger, og det arbeidet det utfører for å sikre dokumentasjon, bevaring og tilgjengelighet. Dette inkluderer blant annet planer for utvikling av samlingene, rutiner for utlån og innlån, konservering, planer for eventuell avhending av materiale og rutiner ved aksesjon.

En strategisk samlingspolitikk er viktig for å kunne fremme en samlingsforvaltning 2 som står i forhold til universitetsmuseenes mål og oppgaver. En godt definert samlingspolitikk fungerer som et museumsfaglig verktøy og som et styringsdokument for museumsledelsen. ICOMs museumsetiske retningslinjer understreker viktigheten av en etablert samlingspolitikk slik:

«Hvert museumsstyre skal vedta en skriftlig innsamlingsplan som bør offentliggjøres. Planen skal inneholde forhold som angår bevaring og bruk av museets eksisterende offentlige samling. Den skal klart formulere foreslåtte innsamlingsområder og inkludere retningslinjer for permanent bevaring av samlingene. Planen bør inkludere instruks angående klausulerte anskaffelser, så vel som en begrensning på mottak av materiale som ikke kan bli tilfredsstillende katalogisert, konservert, oppbevart eller formidlet. Innsamlingsplanen bør revideres minst hvert femte år. Alle anskaffelser bør være i samsvar med innsamlingsplanen og valgt ut med tanke på varig oppbevaring og ikke for fremtidig avhending.» 3

De etiske retningslinjene for norske universitetsmuseer 4 har også retningslinjer for samlingspolitikk som er basert på disse anbefalingene fra ICOM.

I likhet med mange av landets øvrige museer har heller ikke universitetsmuseene så langt utviklet egne strategiske dokumenter for den helhetlige samlingsutviklingen og -forvaltningen ved museet, eller det som i den engelskspråklige museumsverdenen heter collections policy , som beskriver museets prioriteringer, praksis og rutiner innenfor utvikling og forvaltning av samlingene. 5

Det finnes enkelte unntak for delsamlinger, og blant disse er Vitenskapsmuseets Innsamlingsstrategi for Vitenskapsmuseets biologiske samlinger fra mai 2005. Dette er en gjennomgang av eksisterende samlinger og en anbefalt prioritering for videre innsamlinger innenfor botanikk og zoologi. 6 Ved andre universitetsmuseer omtales flere samlinger og samlingsutvikling i de generelle plan- og måldokumentene I tillegg finnes samlingsplaner som er under utvikling. 7

En samlingsplan bør inneholde en oversikt over samlingene, en vurdering av samlingenes styrker og svakheter, prioriteringer for museets samlingsvirksomhet samt retningslinjer for innsamling, avhending, innlån og utlån. 8 En samlingsplan skal fastlegge en politikk som er integrert i formidlings- og kunnskapsstrategien ved museet. Det vil si at ingen objekter skal erverves av museet med mindre de bidrar til å oppfylle museets mål.

Foto: Ann Christine Eek/Kulturhistorisk museum

4.2 Bevaring og sikring

Å innlemme objekter i museenes samlinger medfører et langsiktig ansvar for konservering, sikring av dokumentasjon og tilgjengeliggjøring av materialet.

4.2.1 Riksrevisjonens undersøkelse av bevaring og sikring

Riksrevisjonen gjennomførte høsten 2002 og våren 2003 en undersøkelse av bevarings- og sikringsarbeidet ved fem statlige museer: Arkeologisk museum i Stavanger, Nasjonalgalleriet, Bergen Museum, Naturhistorisk museum og Kulturhistorisk museum. Rapporten inneholder en kartlegging av oppbevaringsforhold og samlingenes tilstand i museenes utstillingslokaler og magasiner og en analyse av hvordan hensynet til museenes samlinger er ivaretatt i de ulike leddene i styringskjeden fra departement til museum.

Undersøkelsen avdekker store mangler på begge disse feltene. Ved alle de fem undersøkte museene oppbevares deler av samlingene under kritikkverdige forhold. Dette gjelder både klimaforhold, samlingenes tilstand, brann-, vann- og tyverisikring samt generelt vedlikehold. Forholdene er mest kritiske ved de tre universitetsmuseene. Riksrevisjonen skriver følgende i oppsummeringen:

«Undersøkelsen viser at oppbevaringsforhold og sikringstiltak er gjennomgående bedre ved Nasjonalgalleriet og Arkeologisk museum i Stavanger enn ved universitetsmuseene. Ved Bergen Museum og de naturhistoriske museene ved Universitetet i Oslo må forholdene anses som lite tilfredsstillende. Ved de kulturhistoriske museene ved Universitetet i Oslo er det også avdekket mangler knyttet til oppbevaring og sikring.» 9

Om museumsbygningene uttaler Riksrevisjonen at flere av bygningene som samlingene oppbevares i, er verneverdige, og at det dermed er begrensninger i mulighetene for nødvendige ombygginger for å bedre bevaringsmiljøet.

Riksrevisjonen skriver videre at samlingene ved universitetsmuseene er utsatt for biologisk nedbryting. Undersøkelsen avdekket eksempler på angrep fra mugg, insekter og skadedyr.

Riksrevisjonens undersøkelse tar for seg tre av de fem universitetsmuseene. Det er fra utvalgets side ikke foretatt spesifikke undersøkelser av de to museene som ikke omfattes av undersøkelsen, Vitenskapsmuseet og Tromsø museum. Det er imidlertid liten grunn til å anta at forholdene ved disse to museene er vesentlig bedre. Dokumentasjon fra igangsatte magasinprosjekter ved disse museene peker på kritikkverdige forhold.

Rapporten fra Riksrevisjonen ble behandlet i Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité. Komiteens flertall skrev i Innst.S. nr. 102 (2003–2004) at de så et behov for en enhetlig plan for museene og deres samlinger. 10 Et annet flertall uttalte at den nåværende finansieringsordningen innebar åpenbare interessekonflikter mellom institusjonenes undervisnings- og forskningsforpliktelser på den ene siden og museumsforpliktelsene på den andre.

4.2.2 Universitetsmuseenes REVITA- og magasinprosjekter

Undersøkelsen fra Riksrevisjonen har bidratt til at samlingsforvaltningen ved de statlige museene har fått økt politisk oppmerksomhet. Undersøkelsen har blant annet vært medvirkende til at UFD for årene 2002 til 2005 har gitt ekstraordinære tilskudd til universitetsmuseene, øremerket for bruk til bevaring og sikring av samlingene. Alle universitetsmuseene har også igangsatt prosjekter for oppgradering av samlings- og magasinforhold, delvis på bakgrunn av Riksrevisjonens undersøkelse.

I 2004 skisserte Vitenskapsmuseet Revita-prosjektet 11 , en tiårig plan for «sikring, bevaring og tilgjengeliggjøring av de vitenskapelige samlingene». Planen beskriver tiltak for mange av museets delsamlinger, og prosjektet har en samlet kostnadsramme på drøye 154 millioner kroner.

Kulturhistorisk museum vedtok i 2001 å igangsette et Revita-prosjekt for å skaffe bedre oversikt over samlingene og for å bedre kvaliteten på dokumentasjon og bevaring av gjenstandene. En handlingsplan ble lagt frem i 2003 og skisserer et sjuårig prosjekt med en total kostnadsramme på 80 millioner kroner. Prosjektet består blant annet av en gjennomgang av magasiner for rekonservering og ompakking og av utvikling av databaseløsninger.

I 2002–2005 gjennomførte Tromsø Museum en oppgradering av bevarings- og sikringsforholdene i magasinene. Museet har gjennomført tiltak for brann- og tyverisikring og innredet nye kompaktmagasiner. Magasinkapasiteten ble også noe utvidet.

I 2003–2005 iverksatte Bergen Museum flere tiltak for å bedre magasin- og oppbevaringsforholdene for samlingene. Det er blant annet sørget for nytt elektrisk anlegg, ny magasininnredning og en omorganisering av samlingsmaterialet.

Naturhistorisk Museum iverksatte våren 2003 en restansekartlegging for å avdekke hvilke etterslep som fantes ved museet i forhold til konservering og dokumentasjon. Kartleggingen viste, i likhet med Riksrevisjonens undersøkelse, at etterslepene var betydelige innenfor begge feltene, og at store deler av samlingene ble oppbevart under kritikkverdige magasinforhold. Restansekartleggingen har blitt fulgt opp av en tiltaksplan for samlingsbevaring med tidsramme fra 2004 til 2012. Denne har anslått de totale kostnadene til 99 millioner kroner.

På bakgrunn av Riksrevisjonens rapport satte Universitetet i Oslo høsten 2003 i gang et arbeid med et byggeprogram for å si noe om hvilke behov universitetets to museer hadde for nye samlingsbygg. I februar 2005 presenterte en styringsgruppe for dette arbeidet to utredninger som beskriver tekniske spesifikasjoner og funksjonelle krav til to nye samlings-/magasinbygg for henholdsvis Naturhistorisk museum og Kulturhistorisk museum. Disse byggene er hittil ikke blitt prioritert i UiOs budsjettforslag, men midlertidige leieprosjekter er under vurdering.

4.2.3 Indikatorer for bevaring og sikring

Som et ledd i oppfølgingen av Riksrevisjonens rapport nedsatte UFD høsten 2004 en arbeidsgruppe for å vurdere mulige mål- og resultatindikatorer for universitetsmuseene. Gruppen leverte en rapport i mai 2005. Et av gruppens forslag er å ta i bruk et skjema for tilstandsregistrering som opprinnelig er utviklet av ABM-utvikling. Dette skjemaet kan danne grunnlaget både for en oversikt over tilstanden til de enkelte samlingene og for fastsetting av et sett indikatorer som beskriver mål og resultater for arbeidet med bevaring og sikring. I tildelingsbrevet til universitetene for 2006 er det lagt inn enkelte indikatorer fra arbeidsgruppens rapport.

4.2.4 Konserveringskompetanse

For å kunne arbeide godt og systematisk med å bevare samlingene må universitetsmuseene ha en stab med bred og oppdatert konserveringskompetanse.

Konserveringsarbeid for forskjellige typer natur- og kulturhistorisk materiale er i stadig endring. Nye metoder og teknikker og nye materialer til bruk i konservering utvikles jevnlig. Eldre materiale må også nykonserveres med jevne mellomrom. Det forutsetter en kontinuerlig kompetanseutvikling hos personalet.

Utdanningssituasjonen innenfor konserveringsfaget er blitt betydelig bedret, blant annet gjennom det norske utdanningstilbudet. 12 Nå utdannes konservatorer innenfor kulturhistorisk materiale og maleri i Norge, og mulighetene for å ta etter- og videreutdanningstilbud er gode. I Norden er studietilbudet bredere, og et nordisk samarbeid vil være viktig for å dekke flere felt innenfor konservatorutdanningen.

Flere av universitetsmuseene har lenge hatt et konserveringspersonale med stor realkompetanse etter mange års arbeid. Samtidig har det vært få nytilsatte med formell og ikke minst ny kompetanse. Kapasiteten er for liten. Man bør kunne differensiere kompetansekravet til stillinger innenfor konservering. Det bør opprettes stillinger som kan tillegges oppgaver innenfor bevaring og magasinforvaltning under ledelse av erfarne, fagutdannede konservatorer.

4.3 Universitetsmuseenes samlinger

Å skape oversikt over samlingene er en sentral del av museumsvirksomheten, samtidig som det å beholde oversikten er blitt en stadig større utfordring.

Oversiktene over samlinger og årlig tilvekst har både vært et verktøy for å holde orden i eget hus og dokumentert samlingenes innhold for verden for øvrig. Det har vært vanlig for universitetsmuseene å trykke detaljerte samlings- og tilvekstkataloger som separate publikasjoner. Dette gjøres fortsatt ved noen av museene, selv om man nå i større grad har gått over til å gi mer summarisk informasjon om tilvekster til samlingene i årsmeldinger, årbøker og lignende. Informasjonen om tilvekster bør finnes i digital form og være tilgjengelig for eksterne brukere, på en måte som åpner for sambruk og flerbruk av grunndata om samlingene.

Tabell 4.1 gir en oversikt over størrelsen på universitetsmuseenes samlinger per 2005, fordelt på museumsstatistikkens kategorier. 13

Bak tallene ligger en stor variasjon i typer av objekter og tellemåter. Et nummer kan henvise til alt fra et fragment til et vikingskip, fra et enkeltobjekt til en insektsamling. Statistikken må derfor sees i sammenheng med mer detaljert informasjon for å si noe mer presist om samlingenes omfang.

Foto: Naturhistorisk museum

4.3.1 Universitetsmuseenes samlingsprofil

Alle universitetsmuseene, med unntak av Kulturhistorisk museum, har naturhistoriske samlinger innenfor feltene zoologi, botanikk og geologi. Det er noe varierende aktivitet innenfor de ulike fagområdene. I tillegg til disse grunnleggende fagområdene finnes det enkelte spesialsamlinger som skiller de enkelte institusjonene.

Innenfor kulturhistorie har så vel Kulturhistorisk museum som de tre kultur- og naturhistoriske museene arkeologiske samlinger og fotosamlinger. Universitetsmuseene har også samlinger innenfor etnografi, numismatikk, kirkekunst og nyere kulturhistorie, jf. vedlegg 1.

4.3.2 Tilvekst og samlingsutvikling

Tilveksten til universitetsmuseenes samlinger er av ulik karakter og ulikt omfang for de kultur- og naturhistoriske samlingene. Naturhistorisk museum har for eksempel i en intern magasinutredning i 2004 tatt utgangspunkt i at samlingene øker med gjennomsnittlig 1,5 % per år målt i antall objekter.

For de kulturhistoriske samlingene er det materiale fra eksterne prosjekter, særlig forvaltningsutgravninger, som dominerer tilveksten og dermed styrer utviklingen av de arkeologiske samlingene. Det gjelder både museenes egne utgravninger og materiale som museene overtar fra utgravningene som NIKU foretar innenfor sitt ansvarsområde. For andre kulturhistoriske samlinger er det liten eller ingen tilvekst.

Universitetsmuseenes kulturhistoriske samlinger har tidligere hatt tilvekst av etterreformatorisk materiale. Tilveksten av slikt materiale har vært svært liten de siste 50 årene. Dels skyldes dette den faglige utviklingen ved museene, som blant annet har ført til en deponering av materiale ved andre museer, og dels skyldes det en sterkere konsentrasjon om oppgavene innenfor arkeologi, der det er betydelig ekstern finansiering. Etterreformatorisk kulturhistorie har dermed i stor grad blitt et område for de øvrige kulturhistoriske museene. Det bidrar til et kunstig og uheldig faglig skille mellom de museene om konsentrerer seg om henholdsvis det førreformatoriske og det etterreformatoriske materialet.

For de naturhistoriske samlingene er bildet noe annerledes. I tillegg til museenes egne innsamlinger kommer en relativt stor del av tilveksten fra private, fra instituttsektoren og fra universitetsinstitutter. Flere av museene overtar jevnlig materiale fra eksterne forskningsprosjekter eller -institusjoner, som Skogforsk, Planteforsk, Havforskningsinstituttet, NINA, NGU og Norsk Polarinstitutt.

Store deler av tilveksten til universitetsmuseene er med andre ord påvirket av eksterne forhold. Forvaltningen av samlingene binder store ressurser, noe som gjør det særlig viktig å knytte samlingsutviklingen til etablerte faglige planer og prioriteringer.

4.4 Digitalisering og dokumentasjon

Digitalisering er et nødvendig verktøy for en effektiv samlingsforvaltning. Digitaliseringsbegrepet har to ulike betydninger. En smal forståelse av begrepet vil si å gjøre eksisterende informasjon digital, gjennom skanning eller innskriving av fotografisk eller skriftlig informasjon. En bredere forståelse av begrepet vil si at digitale verktøy tas i bruk for de ulike delene av museumsvirksomheten: samlingshåndteringen, formidlingen og forskningen. I begge disse forståelsene er digitalisering en sentral del av samlingsforvaltningen ved et moderne museum. Digitalisering er dessuten avgjørende for å kunne utvikle gode nettverk og dele kunnskap med andre museer og miljøer.

4.4.1 Evaluering av universitetsmuseenes digitalisering

NIFU STEP har på oppdrag fra utvalget gjennomført en evaluering av universitetsmuseenes digitalisering. Rapporten gjennomgår digitaliseringstiltakene som er foretatt i forhold til universitetsmuseenes samlinger, med særlig vekt på Museumsprosjektet (MusPro).

Museumsprosjektet er et omfattende tiltak for digitalisering av universitetsmuseenes samlinger. MusPro ble igangsatt på bakgrunn av erfaringer og kompetanse fra Dokumentasjonsprosjektet (1991–1997), som var et felles dokumentasjonsprosjekt for digitalisering av ulike typer samlings- og ordboksmateriale ved de fire universitetene. Den opprinnelige tidsrammen for MusPro var mellom 1998 og 2001. Prosjektet gikk så over i en fase to, som opprinnelig skulle avsluttes i 2005, men som har blitt tildelt ekstra støtte til drift frem til 1. juni 2006. 14

Rapporten beskriver MusPro som et prosjekt som er blitt muliggjort gjennom stor innsats fra fagmiljøene, store ekstraordinære bevilgninger fra flere departement og en omfattende innskrivingsaktivitet som er finansiert gjennom Aetat og fylkeskommuner. Prosjektet har bygd opp samlingsdatabaser med flere millioner poster.

De samlede tilskuddene til MusPro fra de fire universitetene, Miljøverndepartementet og UFD/KD er på 58,5 millioner kroner. Rapporten anslår verdien av Aetats og fylkeskommunenes innsats for perioden 1998–2005 til mellom 100 og 200 millioner kroner, alt etter hvordan aktivitetene prises.

MusPro ble organisert som et samarbeidsprosjekt mellom de fire universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø. Samarbeidet ble forankret i universitetsledelsene, og samarbeidsavtalen ble inngått mellom rektorene ved universitetene og formelt forankret på dette nivået. Prosjektet har på den annen side hatt et styre der alle brukerne har vært representert, det vil si på museumsnivå.

Naturhistorisk museum trakk seg ut av MusPro i januar 2004. Museet har i etterkant arbeidet med en annen organisering av digitaliseringsarbeidet. NHM ble i juni 2005 tildelt rollen som en nasjonal node for perioden 2005–2008 i nettverket Global Biodiversity Information Facility (GBIF). GBIF er et internasjonalt samarbeid om å tilrettelegge naturhistorisk samlingsmateriale for grunnforskning på en måte som er koordinert og kvalitetssikret gjennom et sett med felles standarder.

NHM har i tillegg undertegnet en samarbeidsavtale med Artsdatabanken (ADB). ADB ble opprettet i 2004 og har som primært mål å være en nasjonal og allment tilgjengelig database for informasjon om biologisk mangfold, med regional og nasjonal naturforvaltning som en særlig viktig brukergruppe. Artsdatabanken baserer seg i stor grad på informasjon fra de naturhistoriske samlingene, særlig på materialet som er digitalisert gjennom MusPro.

Hovedkonklusjonene fra i NIFU STEPs rapport:

• Prosjektet har betydd et viktig krafttak for digitalisering (i en smal betydning av begrepet).

• Prosjektet får kritikk fordi digitaliseringen (i bred betydning) ikke er blitt benyttet som et helhetlig verktøy for å utvikle museenes virksomhet. Ansvaret for dette hviler også på museene og museumsledelsen.

• Prosjektet har ikke vært godt nok forankret organisatorisk, verken ved museene eller universitetene.

• Prosjektet har hatt for lite fokus på bruker- og publikumsvennlighet.

• Prosjektets plan for en etterdriftsorganisasjon bør revurderes og knyttes til et bedre samarbeid med resten av museumslandskapet og Riksantikvaren.

NIFU STEPs rapport avsluttes med følgende anbefalinger:

• Registreringsarbeidet bør fullføres for ikke å miste et opparbeidet momentum.

• Digitaliseringsaktiviteten må forankres mye bedre på det enkelte museum.

• En styringsstruktur for permanent drift må sikres god lokal forankring.

• Planene for en permanent driftsorganisasjon bør revideres for å inkorporere både gode lokale løsninger og godt koordinerte nasjonale løsninger.

• Det bør utvikles gode rutiner for kvalitetssikring av materialet i museenes databaser.

• Videreutvikling av teknologiske løsninger bør skje i tett dialog mellom datakompetanse og brukere.

• Programvaren Primus fra Museenes datatjeneste brukes av mange av de øvrige museene i Norge og bør kunne inkluderes i et samarbeid.

• Databasen Askeladden, utviklet og driftet av Riksantikvaren, bør kunne inkluderes i et samarbeid.

• Det bør igangsettes et utviklingsarbeid for å bedre tilgjengeligheten til det digitaliserte materialet. Dette arbeidet bør inkludere Artsdatabanken, Naturhistorisk museum som GBIF-node, Riksantikvaren og Museenes datatjeneste.

I november 2005 ble det nedsatt et utvalg som skulle utarbeide et forslag til hvordan en eventuell etterdriftsorganisasjon til Museumsprosjektet skulle organiseres. Dette utvalget har foreslått å etablere organisasjonen MUSIT, som skal ha ansvaret for koordinering og drift av universitetsmuseenes databasesystemer. MUSIT foreslås lokalisert ved Universitetet i Oslo og finansiert av universitetene i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø.

4.4.2 Dokumentasjon og tilgjengeliggjøring

Begrepet dokumentasjon omfatter i museumssammenheng innsamling, systematisering og tilgjengeliggjøring av informasjon om objektene i en samling. Dokumentasjonsarbeid består blant annet av registrering, katalogisering, klassifisering og merking. Dokumentasjon av samlingene er essensielt for å kunne bruke dem til formidlings- eller forskningsformål. Objekter uten dokumentasjon har sterkt redusert eller ingen verdi i museumssammenheng.

Evalueringen av universitetsmuseenes digitalisering forteller mye om dokumentasjonsarbeidet ved disse museene, selv om det primære fokus for rapporten var digitalisering. En velfungerende dokumentasjon av museenes samlinger er avhengig av digitalisert informasjon, verktøy for å bearbeide og systematisere denne informasjonen samt kanaler for tilgjengeliggjøring og bruk av dokumentasjonen. Digitalisering av samlingene spiller dermed en nøkkelrolle i dokumentasjonsarbeidet. Dette har også vært utgangspunktet for MusPro.

Rapporten påpeker imidlertid at man på dette punktet ikke har oppfylt alle målsettingene. Det er variasjoner, men for mange av samlingene har man ikke utviklet et fungerende system som ivaretar funksjonen som verktøy for praktisk samlingsforvaltning, og hvor oppdatert informasjon kan integreres i systemet fortløpende. Museumsprosjektets hovedfokus har vært den tekniske digitaliseringen av eksisterende data, noe som har gått ut over andre viktige funksjoner ved den digitale dokumentasjonen. Den mest sentrale funksjonen som ikke har blitt prioritert i arbeidet så langt, er tilgjengeliggjøring av samlingene. Heller ikke for de samlingene som er søkbare over Internett, kan brukervennligheten sies å være tilfredsstillende.

Også Artsdatabanken og Miljøverndepartementet har overfor utvalget understreket nødvendigheten av en bedre tilgjengeliggjøring av samlingene for bruk i naturforvaltningen. Når det gjelder biologiske data, pekes det på at mangelfull tilgjengelighet og til dels sviktende kvalitet (spesielt stedfesting eller georeferanser) skaper problemer for bruk av informasjonen til arealforvaltning på lokalt og regionalt plan. Artsdatabanken understreker at ressurstilgangen til universitetsmuseene må økes dersom de skal være i stand til å realisere potensialet som kunnskapskilde for forvaltningen.

Det er viktig å understreke at flere parter må bære ansvaret for at sentrale deler av samlingsdokumentasjonen ikke er godt nok utviklet. Det ligger et betydelig ansvar hos ledelsen ved universitetsmuseene for å tilgjengeliggjøre og synliggjøre sine samlinger. Samtidig påligger det universitetsledelsen et ansvar for kvaliteten på samlingsforvaltningen, både som øverste instans i Museumsprosjektet og som formelt ansvarlig for samlingene.

4.5 Utvalgets vurderinger og ­ anbe­falinger

Universitetsmuseenes samlinger bør forvaltes som en nasjonal felleseiendom. Det vil kunne åpne for en utvikling av samlingsprofiler som vektlegger de enkelte museenes styrker og kjerneområder.

Utvalget mener at ABM-utvikling gjennom tilrettelegging av museumsfaglige nettverk kan spille en viktig rolle for å utvikle en mer enhetlig og koordinert samlingsforvaltning. Det er en utfordring å utvikle samarbeid om og sambruk av dokumentasjonssystemer i hele museumssektoren.

Å formidle kunnskap om kulturarv og om biologisk og geologisk mangfold til både publikum og offentlig forvaltning er en helt sentral del av museenes samfunnsoppdrag. Dette forutsetter at museene har en gjennomarbeidet samlingspolitikk som er forankret i helhetlige planer.

Tilvekst til samlingene forplikter fordi det legger bånd på ressurser i langt tid fremover. Tilvekst bør dermed vurderes i et langsiktig perspektiv og ut ifra helhetlige prioriteringer og mål for museenes virksomhet.

Klimatiske forhold, fysisk tilstand, brannsikring, tyverisikring og bygningers tilstand er en viktig del av den totale samlingsforvaltningen. Disse forholdene er som påvist av Riksrevisjonen kritikkverdige ved universitetsmuseene. Ansvaret må sies å være delt mellom universitetene, som eier og driver bygningene og samlingene, universitetsmuseene, som er direkte ansvarlige for oppbevaringsforholdene, og Kunnskapsdepartementet, som er den øverste myndighet med ansvar for overordnede føringer og strategier også for universitetsmuseene. Riksrevisjonen har påpekt svakheter ved styringen av samlingsforvaltningen i alle disse ansvarsleddene.

Det er utvalgets oppfatning at samlingsarbeidet bør opprioriteres og gis høyere status ved universitetsmuseene. Dette innebærer også å kunne nedprioritere enkelte samlingsområder.

En moderne samlingsforvaltning hviler på digitalisert informasjon. Digitaliseringen av universitetsmuseenes samlinger har fått et omfattende løft gjennom innsatsen i Museumsprosjektet. Store mengder data er overført fra analog til digital form. Samtidig har man hittil ikke fått ut full gevinst av denne innsatsen på grunn av mangel på en helhetlig strategi for anvendelse. Dette har blant annet ført til en relativt lav brukervennlighet på det digitaliserte materialet. Både Museumsprosjektet, museene selv og universitetene bærer et felles ansvar for denne situasjonen. Det digitaliserte materialet må tilrettelegges for formidling, forvaltning og forskning.

Det historisk betingede skillet mellom universitetsmuseene og landets kulturhistoriske museer har medvirket til at det har vært liten interesse for samarbeid når det gjelder felles eller kompatible IT- og databaseløsninger, med de konsekvenser det har for samlingsforvaltningen så vel som for formidling og forskning.

Utvalget anbefaler:

• Universitetsmuseene må ha en helhetlig samlingspolitikk som er knyttet til museenes prioriterte områder for formidling og forskning.

• De kritikkverdige bevaringsforholdene som er avdekket av Riksrevisjonen, må bedres gjennom tydeligere styringssignaler, en oppgradering av bygningsmessige forhold, herunder magasiner, og konservering.

• Museene må prioritere utvikling av kapasitet og kompetanse innenfor konservering.

• ABM-utvikling bør gjennom tilrettelegging av museumsfaglige nettverk og samordning av programvareutvikling arbeide for en enhetlig og koordinert samlingsforvaltning.

• Det digitaliserte materialet må tilrettelegges for formidling, forvaltning og forskning.