1 Forslag til retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved statlige institusjoner innenfor høgre utdanning

Gitt i medhold av lov om universiteter og høgskoler av 2. juni 1995 § 17, nr 1.

1.1 Formål og avgrensing av reglenes rekkevidde

Regelverket skal sikre at midler som er bevilget av Stortinget til institusjoner innenfor høgre utdanning nyttes til de formål som er fastsatt gjennom vedtak i Stortinget. Regelverket skal i tillegg legge til rette for at institusjonene, i samsvar med lov om universiteter og høgskoler av 2. juni 1995 § 2 og § 17, kan finansiere deler av sin virksomhet helt eller delvis ved tilskudd fra eksterne finansieringskilder, eller ved samarbeid med frittstående enheter for oppdragsvirksomhet.

Med eksternt finansiert virksomhet menes all virksomhet som ikke er finansiert ved en bevilgning over institusjonens kapitler eller over kapittelet for fellesutgifter for universiteter og høgskoler i statsbudsjettet.

Den eksternt finansierte virksomheten skal inngå som en integrert del av institusjonenes virksomhet, sees i sammenheng med og drives på en måte som er egnet til å styrke institusjonenes oppfyllelse av sine primæroppgaver, se nevnte lov §§ 2 og 17.

Eksternt finansiert virksomhet kan legges til

• institusjonen

• enheter for oppdragsvirksomhet som er opprettet av institusjonen alene eller i samarbeid med andre

• frittstående enheter for oppdragsvirksomhet som institusjonen samarbeider med

1.2 Eksternt finansiert virksomhet ved institusjonene

1.2.1 Instruks for eksternt finansiert virksomhet ved den enkelte institusjon

Styret ved den enkelte institusjon skal selv vedta en instruks for eksternt finansiert virksomhet ved institusjonen. Denne instruksen må samsvare med dette regelverket og generelle regler for økonomiforvaltning i staten.

Institusjonens instruks skal inneholde bestemmelser om kompetanseforhold og saksbehandling ved inngåelse av kontrakter, faglig og økonomisk oppfølging av prosjekter, prosjektrapportering og tilsynsansvar. Kopier av instruks sendes departementet og Riksrevisjonen til orientering. Den enkelte institusjon må særlig utforme regler for regnskapsføring av og betaling for eksternt finansiert virksomhet i overensstemmelse med de generelle reglene for økonomiforvaltning i staten. Kopi av institusjonens regelverk skal sendes departementet og Riksrevisjonen til orientering.

1.2.2 Krav om fullfinansiering av eksternt finansiert virksomhet

All eksternt finansiert virksomhet skal være fullfinansiert og ikke belaste annen virksomhet ved institusjonene, hvis ikke annet er bestemt i medhold av punkt 1.4 i dette regelverket. Alle direkte og indirekte utgifter i forbindelse med det enkelte prosjekt skal framgå av prosjektbudsjettet.

Institusjonen skal utarbeide et system for beregning og belastning av indirekte utgifter i forbindelse med eksternt finansierte prosjekter. For samtlige eksternt finansierte prosjekter skal det framgå hva som er de reelle kostnadene for institusjonen, og hvordan disse er dekket inn.

1.2.3 Unntak fra kravet om full ekstern finansiering

Institusjonen kan fravike kravet om fullfinansiering av prosjekter. Unntak fra regelen om fullfinansiering må for det enkelte prosjekt framgå av prosjektbudsjettet, og vedtas uttrykkelig av kompetent styringsorgan ved universitet/høgskole eller den som er delegert myndighet til dette fra kompetent styringsorgan. Retningsgivende for et slikt vedtak er at bidrag kan knyttes til prosjekter med særlig faglig interesse for institusjonen.

For forskning som er finansiert av forskningsråd, myndighetsorgan og internasjonale organisasjoner kan det gis særskilte regler.

1.2.4 Interimskonto for dekningsbidrag

Dekningsbidrag fra hvert prosjekt samles på en felles interimskonto for den enkelte institusjon, en såkalt programkonto (se punkt 3.4 i Veiledning i statlig regnskapsføring (R–523) fra Finansdepartementet) og disponeres under ett uten henvisning til det enkelte prosjekt. Også dekningsbidrag som skriver seg fra oppdrag for statsinstitusjoner, føres på den felles interimskontoen.

1.3 Enheter for oppdragsvirksomhet opprettet av institusjonen

1.3.1 Oppretting og valg av selskapsform

Institusjonen kan opprette enheter for oppdragsvirksomhet alene eller sammen med andre virksomheter, se punkt 3.2. Selskapsformen som velges for slike enheter, skal være aksjeselskap. I de tilfellene selskaper organiseres som statsforetak, må dette gjøres etter vedtak av Kongen i statsråd. Styring og drift av enhetene skal følge de lover og regler som gjelder for slike selskapsformer.

Institusjonen som oppretter enheter for oppdragsvirksomhet eller inngår som deltaker i slike, skal sende kopi av vedtekter og aksjonæravtaler til departementet og Riksrevisjonen. Hvis vedtektene eller aksjonæravtaler er i strid med disse reglene eller andre lover og forskrifter, kan departementet gi pålegg om revisjon av disse, eller – om nødvendig – gi pålegg om at institusjonen nedlegger enheten eller trer ut av samarbeidet.

1.3.2 Kapitalinnskudd i enheter for oppdragsvirksomhet

Institusjonen kan gjøre vedtak om kapitalinnskudd i enheter for oppdragsvirksomhet dersom den har fonds, legatmidler eller inntekter fra eksternt finansiert virksomhet som kan nyttes til dette. Inntekter ved oppdragsvirksomhet som drives ved institusjonen selv, vil inngå i dennes ordinære budsjett og dermed være bundet til bruk ved denne. Dersom institusjonen skal bidra med kapitalinnskudd uten at dette tas fra fonds, legatmidler eller inntekter fra eksternt finansiert virksomhet, må spørsmål om dette legges fram for departementet med anbefaling fra institusjonens styre, og legge fram for Stortinget til bevilgning.

1.3.3 Oppnevning av styremedlemmer og andre representanter for institusjonen

Institusjonens styre oppnevner selv medlemmer til styrer og til andre tillitsverv for slike enheter på institusjonenes vegne.

1.3.4 Utbytte fra virksomhet som er organisert som aksjeselskap eller statsforetak

Institusjonene kan benytte utbytte fra enheter som er organisert som aksjeselskap og statsforetak, til styrking av virksomheten ved institusjonene eller til å støtte opp under annen eksternt finansiert virksomhet.

1.4 Samarbeid mellom institusjonen og frittstående enheter for oppdragsvirksomhet

1.4.1 Rekkevidden av bestemmelser

Dette kapittellet regulerer samarbeidet mellom institusjonen og enheter for prosjektvirksomhet som er organisert

• i enheter for oppdragsvirksomhet som er opprettet av institusjonen og organisert som stiftelser

• i enheter for oppdragsvirksomhet som institusjonen samarbeider med

Enheter som er organisert som stiftelser, betraktes på samme måte som andre selskaper som institusjonen inngår samarbeid med. Institusjonens relasjon til stiftelser vil være bestemt av generelt lovverk og regler som angitt under for enheter for oppdragsvirksomhet som institusjonen samarbeider med.

1.4.2 Begrensinger

Samarbeid mellom institusjon under universitets- og høgskoleloven og frittstående enheter for oppdragsvirksomhet må bare skje i den utstrekning dette er av interesse for institusjonens faglige virksomhet og til nytte for samfunnet, se lovens § 17, nr 1 sammenholdt med § 2. Det må påses at samarbeidet ikke legger begrensninger på institusjonenes selvstendighet i faglige spørsmål, og at samarbeidet ikke medfører at det brukes ressurser som institusjonen er tildelt for å løse andre oppgaver, se lovens § 17 nr 1 og nr 2.

1.4.3 Navn

Frittstående enhet for oppdragsvirksomhet som institusjonene samarbeider med, skal ha navn som klart markerer at enheten er juridisk og økonomisk atskilt fra institusjonen.

1.4.4 Forhold knyttet til avtaler mellom institusjonen og samarbeidende enheter

Fast samarbeid mellom institusjon og frittstående enheter for oppdragsvirksomhet skal være forankret i en rammeavtale som regulerer oppgavefordelingen, de økonomiske forholdene og ansvarsforholdet mellom institusjonen og enhetene. Rammeavtalen skal inngås for maksimalt 5 år, men kan senere forlenges.

Rammeavtalen og endringer i den skal legges fram for departementet så snart de er vedtatt. Departementet kan pålegge institusjonen å tre ut av samarbeidet med øyeblikkelig virkning hvis avtalen ikke oppfyller de krav til slikt samarbeid som følger av dette regelverket, eller av lov eller andre forskrifter. Departementet kan ellers pålegge institusjonen å tre ut av samarbeidet hvis dette ansees nødvendig av hensyn til andre av institusjonens oppgaver som er fastsatt i universitets- og høgskoleloven § 2, se samme lov § 17.

1.4.5 Bruk av institusjonens ressurser

Institusjonens lokaler, utstyr og personale må bare stilles til rådighet for samarbeidende enheter etter skriftlig avtale. Slik bruk må ikke være til fortrengsel for ordinær virksomhet ved institusjonen.

Samarbeidende enheter skal betale markedsleie for bruk av lokaler og utstyr. Enhetene må også fullt ut dekke alle andre driftskostnader som er knyttet til virksomheten. Det skal også ytes fullt vederlag for alle tjenester som institusjonen yter enhetene, eller som institusjonen gir enhetene anledning til å benytte.

1.5 Tilsattes forhold ved eksternt finansiert virksomhet

1.5.1 Bruk av tilsatte ved institusjonen i samarbeidstiltak

Institusjonens tilsatte skal forholde seg på samme måte til enheter institusjonen samarbeider med, som til all annen virksomhet som drives av andre, både når det gjelder tilsettingsforhold og i alle andre forhold.

1.5.2 Tilsattes opplysningsplikt

Dersom en tilsatt ved universitet eller høgskole mottar henvendelse vedrørende eksternt finansiert prosjekt, har han eller hun ansvar for å arbeide for at aktuelle prosjekter tilbys institusjonen eller enheter for oppdragsvirksomhet som er tilknyttet institusjonen, med mindre faglige hensyn tilsier noe annet. Forespørsler om slike prosjekter skal alltid legges fram for ansvarshavende for behandling av slike saker ved universitetet eller høgskolen.

Tilsatte som i tillegg til sin stilling ved institusjonen driver egen virksomhet eller har tilsettingsforhold eller eierinteresse i virksomhet som tar imot oppdrag som faller innenfor institusjonens faglige virksomhetsområde, plikter å opplyse skriftlig om slike eier- eller tilsettingsforhold til ledelsen ved institusjonen. Hvis slik virksomhet drives i arbeidstiden, må den tilsatte også på samme måte oppgi omfanget dette tilsier i bruk av tid, og påse at denne kompenseres ved annen arbeidsinnsats utenfor ordinær arbeidstid.

1.5.3 Bruk av tilsatte ved institusjonen i eksternt finansierte prosjekter

Universitet eller høgskole kan inngå avtale med tilsatt med hovedstilling som ønsker det, om at vedkommende skal utføre eksternt finansiert virksomhet som en del av sitt arbeid for institusjonen innenfor den ordinære arbeidstiden. Tilsatt i undervisnings- eller forskningsstilling kan på grunnlag av en slik avtale også pålegges å utføre undervisningsoppgaver knyttet til oppdrag, som en del av sin ordinære undervisningsplikt. Honorar for eksternt finansiert virksomhet som utføres i stedet for ordinære arbeidsoppgaver, skal tilfalle institusjonen og ikke utbetales som ekstra lønn til den enkelte.

Dersom et prosjekt er av spesiell faglig interesse, kan institusjonen med den tilsattes samtykke gjøre vedtak om å frikjøpe tilsatt i undervisnings- og forskningsstilling helt eller delvis fra undervisningsplikten for en periode, slik at vedkommende kan bruke en større del av sin arbeidstid på prosjektet. Vikarutgifter må i slike tilfeller dekkes fullt ut av inntekter fra prosjektet.

Institusjonen kan bare gi ekstrabetaling til tilsatte for å utføre arbeid med eksternt finansiert virksomhet hvis det kan dokumenteres på betryggende måte at den tilsatte fullt ut oppfyller sine ordinære arbeidsforpliktelser overfor institusjonen i tillegg til dette.

Institusjonen skal ikke engasjere noen av sine egne tilsatte til å utføre oppgaver tilknyttet eksternt finansierte prosjekter hvis vedkommende vil gjøre dette i regi av eget eller andres firma.