3 Reglene i Sverige og Danmark

3.1 Sverige

3.1.1 Generelt

Reglene om bokføring er i Sverige gitt i en egen bokføringslov – bokföringslagen av 2. desember 1999, i kraft fra 1. januar 2000. Loven erstatter tidligere bokføringslov av 25. mars 1976. Bokføringsloven er inndelt i ni kapitler som omhandler følgende emner:

3.1.2 Bokføringspliktige

I svensk rett skilles det mellom ulike grupper av bokføringspliktige:

• Bokføringspliktige med plikt til å utarbeide ”årsredovisning”

• Bokføringspliktige med plikt til å foreta ”årsbokslut”

• Bokføringspliktige uten årsregnskapsplikt

”Årsbokslut” innebærer et forenklet årsoppgjør i forhold til ”årsredovisning”, som er et fullstendig årsoppgjør.

Bokföringslagen av 1999 inneholder henvisninger til reglene om ”årsredovisning” og ”årsbokslut” i årsredovisningslagen av 1995.

Det er et generelt krav at bokføringen skal innrettes i henhold til bokføringsloven og god regnskapsskikk. Når det gjelder det sistnevnte, utgir Bokföringsnämnden ”allmänna råd”, ”vägledningar” og ”uttalanden” om den praktiske tillempningen av ”bokföringslagen” og ”årsredovisningslagen”. Også andre instanser enn Bokföringsnämnden gir normer og uttalelser; Redovisningsrådet (for børsnoterte selskaper) og Finansinspektionen (for finansinstitusjoner).

Bokføringsplikten iht. bokföringslagen omfatter i utgangspunktet alle fysiske og juridiske personer. Hovedregelen er at bokføringsplikten gjelder for fysiske personer som driver næringsvirksomhet. Når det gjelder juridiske personer, er det bl.a. gjort unntak for staten, kommunene og en del andre offentlige virksomheter. Det er også gjort unntak for konkursbo. For visse stiftelser, ideelle foreninger, trossamfunn mv. er det gjort begrensninger i forhold til verdien av stiftelsens eller foreningens eiendeler. Stiftelser mv. som driver næringsvirksomhet har bokføringsplikt uavhengig av balanseverdier. Stiftelser som er ”morselskap” vil også være bokføringspliktige. Det er også fastsatt egne regler om bokføringsplikt for utenlandske filialer mv. og utenlands bosatte personer som driver næringsvirksomhet i Sverige.

Dersom et foretak driver flere virksomheter som ikke er selvstendige juridiske enheter, er hovedregelen at det skal føres felles regnskap for virksomhetene. Det er gitt særskilte oppbevaringsbestemmelser for regnskapsmaterialet for de tilfellene hvor bokføringen unntaksvis tillates oppsplittet.

Det er gitt en svært begrenset adgang til felles bokføring for selvstendige enheter, forutsatt at de aktuelle foretakene driver felles virksomhet.

Det er konkret listet opp i bokføringsloven hvem som i tillegg til bokføringsplikt også har årsregnskapsplikt (”årsredovisning” eller ”årsbokslut”).

I tillegg til bokføringsloven, er det også gitt ”redovisningsregler” i aksjeselskapsloven og skattelovgivningen, bl.a. momslagen av 1994 og skattebetalningslagen av 1997 (oppregningen er ikke uttømmende).

3.1.3 Formålet med bokføringen

Bokføringen har som formål å sikre overfor foretakets interessenter (herunder långivere, leverandører, medkontrahenter, nåværende og fremtidige eiere, ansatte og samfunnet) at den økonomiske informasjonen som avgis av foretaket har en høy grad av pålitelighet. Dette omfatter – men er ikke avgrenset til – informasjon gitt i ”årsredovisning” og ”årsbokslut”.

Informasjonen er også et viktig instrument for foretaket selv. Den er nødvendig for at foretaket løpende skal kunne holde oversikt over sine økonomiske forhold, følge virksomhetens gang og oppdage eventuelle avvik fra budsjetter og forkalkyler. Innhold i og hyppighet av intern rapportering er imidlertid ikke lovregulert i svensk rett.

Etter svensk rett tjener bokføringen to formål – den skal være anvendbar som beslutningsgrunnlag og kontrollgrunnlag. Begge formål er like viktige.

3.1.4 Regnskapsåret

Regnskapsåret skal som hovedregel omfatte 12 måneder. Foretak som inngår i samme konsern skal som hovedregel ha samme regnskapsår. Det er adgang til at regnskapsåret kan være kortere eller lengre enn 12 måneder (maksimalt 18 måneder) i forbindelse med oppstart av virksomhet, avslutning av virksomhet eller omlegging av regnskapsåret.

For personlige næringsvirksomheter og en del andre foretak som deltakerlignes, skal regnskapsåret følge kalenderåret. For andre foretak er det åpnet for å benytte avvikende regnskapsår. Dersom en ønsker å skifte til avvikende regnskapsår, kreves det samtykke fra skattemyndighetene. Samtykke gis automatisk når regnskapsåret avsluttes 30. april, 30. juni eller 31. august. Ved annen avslutningsdato må det foreligge særlige grunner. Det kreves ikke samtykke for å gå tilbake igjen til å benytte kalenderåret.

3.1.5 Bokføringspliktens innhold

Bokføringsplikten innebærer krav om løpende bokføring av alle forretningstilfeller (affärshändelser). Med forretningstilfeller (affärshändelser) menes alle forandringer i størrelsen og sammensetningen av et foretaks formue som skyldes foretakets økonomiske relasjoner med omverdenen, som for eksempel inn- og utbetalinger, fordringer og gjeld og egne innskudd eller uttak av virksomheten av varer, penger mv. Bokføringsplikten innebærer mer enn den løpende bokføringen, idet loven også omfatter verifikasjoner, systemdokumentasjon, oppbevaring mv.

Det stilles ikke krav om løpende periodiseringer gjennom året. Bokföringsnämnden har imidlertid uttalt i ”allmänna råd om löpande bokföring” av 2. april 2001 punkt 17 om ”bokslutstransaktioner” at ”företag får tillämpa bestämmelserna i 5 kap. 3 § BFL och punkten 16 vid periodiseringar i samband med delårsrapporter och andra periodbokslut.”

En post regnes i prinsippet ikke som bokført før den er registrert slik at den både kan presenteres i dagboks- og hovedbokssystematikk.

3.1.6 Språk og valuta

Det er ikke gitt bestemmelser om bokføringssted, hvilket innebærer at bokføring i utlandet tillates. På grunn av strenge regler om oppbevaring av regnskapsmateriale i Sverige, vil adgangen til å bokføre i utlandet likevel være begrenset.

Det er ikke direkte regulert hvilket språk som skal anvendes i den løpende bokføringen, men det oppfattes i praksis slik at svensk skal benyttes. Det er bestemt at ”årsredovisning” og ”årsbokslut” skal være på svensk.

Hovedregelen er at regnskapet skal presenteres i svenske kroner. Aksjeselskaper, økonomiske foreninger, banker, forsikringsselskaper mv. kan dog presentere regnskapet i euro. Utenlandske filialer av svenske foretak kan uavhengig av dette følge reglene i vedkommende land. Samme valuta skal anvendes for alle forretningstilfeller, likevel slik at det tillates å bokføre i flere valutaer så lenge systemet kan ta fram og presentere alle poster i den felles valutaen på hver transaksjonsdag.

Skifte av rapporteringsvaluta kan bare skje ved inngangen til et nytt regnskapsår. Første skifte kan skje uten søknad e.l., men senere skifter må godkjennes av skattemyndighetene.

Omregningsbestemmelsene er ikke gitt i bokføringsloven, men i årsredovisningslagen.

3.1.7 Løpende bokføring

Bokføringsplikten innebærer å foreta løpende bokføring av alle forretningstilfeller (affärshändelser), samt nødvendige interne poster, korreksjoner mv. Likeartede forretningstilfeller som dokumenteres samlet, kan bokføres som en post, for eksempel en dags samlede kontantomsetning.

I forbindelse med årsregnskapsavslutningen, må bokføringen omfatte alle periodiseringer mv. som er nødvendige for å fastslå periodens inntekter, kostnader og finansielle stilling på balansedagen.

Bokføringen skal innrettes slik at det er mulig å kontrollere fullstendigheten av bokføringspostene og få et overblikk over virksomhetens drift, stilling og resultat. Bokføringen må avstemmes løpende slik at den kan utgjøre et tilfredsstillende informasjons- og beslutningsunderlag.

Det kreves at det foretas kontering på dokumentasjonen dersom dette er nødvendig av hensyn til kontrollsporet.

Det er ikke tillatt å slette poster eller å gjøre poster uleselige. Ved retting av bokførte poster, skal det angis når rettelsen ble foretatt og av hvem. Dersom rettingen skjer ved særskilt postering, skal det fremgå av den rettede posten eller dens dokumentasjon at den er rettet.

3.1.8 Ajourhold

Hovedregelen er at bokføringen skal finne sted så snart det kan skje, dvs. når det foreligger tilstrekkelige opplysninger for å bokføre. I praksis blir dette håndhevet slik at bokføring skjer når faktura e.l. foreligger. Bokføring av forretningstilfellene skal senest skje innen utgangen av den påfølgende måned. Imidlertid kreves det at bilagene fortløpende ordnes med tanke på bokføring.

For kontante inn- og utbetalinger er det stilt krav om at bokføringen senest skal skje den påfølgende arbeidsdag, for eksempel gjennom innføring i kassabok. Det er gjort unntak for mindre ikke-næringsdrivende foretak med kun et fåtall kontanttransaksjoner som til sammen ikke utgjør større beløp.

Bokføringspliktige som ikke har årsregnskapsplikt, kan benytte kontantprinsippet i den løpende bokføringen. Det samme gjelder mindre årsregnskapspliktige som bare har et lite antall fakturaer eller andre transaksjoner, når fordringer og gjeld ikke utgjør betydelige beløp.

3.1.9 Regnskapsdokumentasjon

Alle bokførte poster skal være dokumentert. Lovbestemt regnskapsdokumentasjon er inndelt i tre grupper:

• Primær regnskapsinformasjon

• Avtaler og andre viktigere dokumenter (men ikke rutinemessig forretningskorrespondanse eller avtaler som av art og omfang forekommer ofte)

• Øvrig regnskapsinformasjon av betydning for å kunne følge eller forstå de enkelte bokføringspostenes behandling

Dokumentasjonen skal inneholde informasjon om:

• Bilagsnummer eller annen identifikasjonskode og eventuelle andre opplysninger av betydning for kontrollsporet

• Tidspunktet for utarbeidelse av dokumentasjonen

• Tidspunktet for forretningstilfellet

• Beskrivelse av forretningstilfellet

• Opplysninger om avtaler mv. som har ligget til grunn for forretningstilfellet samt hvor disse finnes tilgjengelige (henvisningsidentifikasjon)

• Motpartsangivelse

• Beløp

Det kan gjøres unntak fra disse punktene hvis det er forbundet med vanskeligheter å oppfylle kravene og det for øvrig er i overensstemmelse med god regnskapsskikk, for eksempel kan en fravike kravet om motpartsangivelse ved mindre kontantsalg over kasse til en anonym kundekrets.

For kontantsalg kreves dokumentasjon av hvert enkelt forretningstilfelle. I gitte tilfeller aksepteres en avstemming av kasse med beregning av dagens totale salg. Dette gjelder dersom salget er hovedsakelig til anonyme kunder til privat bruk (butikker). Ved salg av kapitalvarer gjelder imidlertid krav om dokumentasjon av hvert salg. Det er ikke stilt konkret krav om bruk av kassaapparat.

Dersom dokumentasjon mangler eller er mangelfull, må den bokføringspliktige selv utarbeide ytterligere verifikasjon. Det må klart fremgå hvilke tilføyelser som er foretatt, når tilføyelsene ble foretatt og av hvem. Retting må skje på en slik måte at det originale innholdet fremgår. Originalen må ikke destrueres.

3.1.10 Systemdokumentasjon

Foretaket skal i tillegg oppbevare systemdokumentasjon og behandlingshistorikk. Med systemdokumentasjon menes beskrivelser av bokføringssystemets organisering og oppbygging. Hvis foretaket har bokføring i flere systemer, skal systemdokumentasjonen for hvert delsystem vise hvordan informasjon hentes fra andre delsystemer. Med behandlingshistorikk menes informasjon om hvordan de enkelte bokføringsposter behandles og hvilke behandlingsregler som gjelder. (Herunder beskrivelser av gjennomførte systembearbeidinger som på en enkel måte gjør det mulig å følge og forstå de enkelte postenes behandling).

3.1.11 Presentasjon

Bokføringen skal innrettes slik at postene kan presenteres i registreringsrekkefølge og systematisk rekkefølge. Dette synes å tilsvare den norske løsbladforskiftens krav til dagboks- og hovedbokssystematikk.

Følgende minimumsopplysninger skal fremgå for den enkelte bokførte post:

• Bilagsnummer eller annen identifikasjonskode

• Registreringsordning

• Regnskapsperiode

• Konto

• Beløp

Registreringsordning vil i de fleste tilfeller fremgå av bilags–nummerordningen e.l., som normalt vil angi hvilket delsystem posten skriver seg fra.

Det er ikke noe krav om at registreringsdagen skal fremgå av den enkelte post, bare registreringsperioden. Det er likevel slik at registreringsdatoen skal kunne utledes av behandlingshistorikken. Hovedprinsippet er at man i størst mulig utstrekning skal henføre postene til transaksjonsdatoen, men det aksepteres at man i mindre foretak bare henfører postene til korrekt periode. Postene skal i størst mulig grad ordnes kronologisk.

Det er stilt krav om ytterligere spesifikasjon av balanseposter i en sideordnet bokføring i den utstrekning dette er nødvendig for å gi tilfredsstillende kontroll og overblikk. Sideordnet bokføring må følges opp og avstemmes løpende. Dette kan typisk omfatte kunder, leverandører, lønn, varelager, anleggsmidler mv. Bestemmelsen innebærer at det ikke er absolutt krav til for eksempel reskontroføring eller lønnsregnskap, dersom tilfredsstillende overblikk eller kontroll kan oppnås på annen måte.

Ved årsavslutningen er det stilt krav om at det i nødvendig grad må utarbeides spesifikasjoner av sammendratte poster.

3.1.12 Oppbevaring

Regnskapsmaterialet og eventuelt nødvendig leseverktøy mv. skal oppbevares i 10 år. Skattemyndighetene og Finansinspektionen kan dispensere fra kravet om 10 års oppbevaring for foretak som omfattes av deres tilsynsmyndighet.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale innbefatter

• ”årsredovisning/årsbokslut”,

• lovbestemte regnskapsspesifikasjoner,

• sideordnet bokføring,

• verifikasjoner,

• systemdokumentasjon og behandlingshistorikk,

• underdokumentasjon, oppstillinger mv. som verifikasjonene henviser til,

• avtaler, dokumenter mv. av særskilt betydning for å belyse virksomhetens økonomiske forhold,

• følgesedler, lønnsgrunnlag mv., men bare i den utstrekning disse inneholder nødvendige opplysninger for å oppfylle dokumentasjonskrav som ikke er oppfylt på andre måter, og

• øvrige opplysninger som er av betydning for å kunne følge eller forstå de enkelte postenes behandling i bokføringen (”instruktioner om redovisningsprinciper, attestregler, krypteringsnycklar, värderingsnormer, lagerinventeringslistor samt EDI-avtal och prisöverenskommelser”).

Det foreligger betydelig valgfrihet når det gjelder oppbevaringsmedier. Som opp-bevaringsmedium godtas både papirdokumenter, mikroskrift som kan leses med forstørrelsesverktøy og maskinlesbare medier. Materialet kan under nokså strenge forutsetninger krypteres. Det er bl.a. en forutsetning at informasjonen uten forsinkelse kan dekrypteres og presenteres i klartekst.

Det kreves som hovedregel at dokumentasjon mv. skal oppbevares i samme format som den opprinnelig ble mottatt eller utarbeidet. Dette innebærer for eksempel at et mottatt papirdokument må oppbevares og at det ikke er tilstrekkelig å oppbevare en skannet kopi av dette. Ytterligere dokumentasjon som mottas i ettertid, må oppbevares som tilleggsdokumentasjon, dersom den på en bedre måte verifiserer utsteder og innhold.

Materiale som opprinnelig ble mottatt på maskinlesbart medium, tillates overført til annet medium, men originalen må oppbevares i minst tre år etter utgangen av det kalenderår da regnskapet ble avsluttet. Dette gjelder for eksempel for fakturaer mottatt via e-post.

For øvrig gjelder at regnskapsmaterialet skal oppbevares lett tilgjengelig, ordnet og oversiktlig og betryggende. Hvis det er nødvendig for å få oversikt over regnskapsmaterialet, må det utarbeides en arkivplan. Kravet til betryggende oppbevaring innebærer bl.a. sikring mot tyveri, brann og ødeleggelse. Det er likevel ikke stilt generelt krav til brannsikker oppbevaring, men det er på generell basis uttalt at sikkerhetskravet må differensieres ut fra viktigheten av regnskapsmaterialet og om det lar seg gjenskape. Det må foretas sikkerhetskopiering av regnskapsinformasjon som lagres på maskinlesbart medium, dersom informasjonen fortsatt er i bruk. Det er stilt krav til lesbarhet i hele oppbevaringsperioden.

Regnskapsmaterialet skal oppbevares i Sverige. Det er likevel gitt regler som unntaksvis aksepterer oppbevaring av regnskapsmateriale i utlandet. Dette er dels generelle unntak for utenlandske filialer og dels spesielle unntak etter dispensasjon fra skattemyndighetene og Finansinspektionen. For dataførte regnskap gis det regelmessig dispensasjon til at maskinutrustningen kan være plassert i utlandet, forutsatt at det finnes terminaltilgang med mulighet for å ta fram regnskapsinformasjon i vanlig lesbar form i Sverige.

Det er gitt særlige regler om hvem som har ansvar for oppbevaringen, bl.a. når det gjelder juridiske personer som har opphørt å eksistere.

3.1.13 Straff

Straffebestemmelsene for regnskapslovbrudd er gitt i ”brottsbalken” kapittel 11 § 5, som lyder:

”Den som uppsåtligen eller av oaktsamhet åsidosätter bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen (1999:1078) genom att underlåta att bokföra affärshändelser eller bevara räkenskapsinformation eller genom att lämna oriktiga uppgifter i bokföringen aller på annat sätt, döms, om rörelsens förlopp, ekonomiska resultat eller ställning till följd härav inte kan i huvudsak beömas med ledning av bokföringen, for bokföringsbrott till fängelse i högst två år eller, om brottet är ringa, till böter. Är brottet grovt döms till fängelse i lägst sex månader och högst fyra år.

Fyrsta stycket gäller inte om bokföringsskyldighet avser en juridisk person som anges i 2 kap. 2 § i bokföringslagen och som inte bedriver näringsverksamhet. Lag (1999:1081).”

3.2 Danmark

3.2.1 Lov og forskrifter

Reguleringen av bokføringsplikten i Danmark er samlet i en egen bokføringslov, Bogføringslov av 23. desember 1998. Loven avløste Bogføringslov av 19. februar 1986. Erhvervs- og Selskapsstyrelsen i Danmark har i juni 1999 utarbeidet en Bogføringsvejledning som gir veiledning på spørsmål og problemer innenfor bokføring.

Den danske bokføringsloven er en rammelov og inneholder alle generelle regler om bokføring som gjelder de bokføringspliktige. Loven gir hjemmel for at bokføring skal utføres i henhold til god bokføringsskikk, og overlater i stor grad detaljene til god bokføringsskikk. Erhvervs- og Selskapsstyrelsen i Danmark har utgitt en bokføringsveiledning for å samle opp hva som er god bokføringsskikk og for å knytte bånd til detaljer som ikke lenger fremgår av bokføringsloven. I tillegg er det særregler om bokføring i andre lover, spesielt i skatte- og avgiftslovgivningen. Dette skyldes særlige forhold innen spesielle bransjer eller særlige behov i bestemte situasjoner, for eksempel skatt og merverdiavgift. Det er ikke gjennomført en full samordning mellom bokføringsloven og øvrige lover som inneholder bestemmelser om bokføring. Bokføringsloven er inndelt i åtte kapitler som omhandler følgende emner:

3.2.2 Bokføringsplikt

I Danmark har alle foretak som driver næringsvirksomhet, bokføringsplikt etter bokføringsloven. I tillegg vil foretak som er fullt eller delvis skattepliktig og/eller mottar offentlig tilskudd ha bokføringsplikt. Foretak som omfattes av statlige eller kommunale regnskapsregler er unntatt fra bokføringsloven. Følgende foretak har bokføringsplikt etter bokføringsloven:

• Danske foretak som driver næringsvirksomhet

• Næringsvirksomhet som drives i Danmark av utenlandske foretak

• Ikke-næringsdrivende foretak som er avgiftspliktige eller har full eller begrenset skatteplikt

• Ikke-næringsdrivende foretak mv. som mottar visse tilskudd

I tillegg til bokføringsplikt vil foretak som er næringsdrivende ha betinget årsregnskapsplikt. For personlig eide foretak er det tilstrekkelig å utarbeide et skatteregnskap. Årsregnskapsplikten er regulert i egen lov, Lov om erhvervsdrivende virksomheders aflæggelse af årsregnskab mv. (årsregnskabsloven) lov nr. 448 af 7. juni 2001.

3.2.3 Formål med bokføringen

Det fremgår ikke direkte i den danske bokføringsloven hva som er formålet med bokføringen. I bokføringsveiledningen går det frem at formålet er at bokføringen skal gi et korrekt grunnlag for å utarbeide pliktig rapportering, annen rapportering og statistikker som myndighetene eller den bokføringspliktige ønsker. Dette bygger på at bokføringen er formålsbestemt via transaksjonssporet. Transaksjonssporet er i § 4 definert slik:

"Ved transaksjonssporet forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og den bokføringsplitiges årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgjørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskapsopstilling, der skal utarbejdes i henhold til lovgivning."

Bokføringsloven regulerer ikke bokføringens anvendelse til interne formål. Lovgivningen er holdt til et minimum som regulerer bokføring for ekstern kontroll. Eiere og kreditorer kan gjøre sin innflytelse gjeldende uten at dette trenger hjemmel i lovgivningen.

Transaksjonssporet skal kunne følges fra transaksjonens fødsel til den endelige rapportering, og fra den endelige rapportering tilbake til transaksjons fødsel (”vugge til grav”).

3.2.4 Generelle krav til bokføring

3.2.4.1 God bokføringsskikk

Loven har en generell bestemmelse om at bokføringen skal utføres og tilrettelegges i henhold til god bokføringsskikk, under hensyn til virksomhetens art og omfang. Dette medfører at loven åpner for en viss differensiering. Ifølge bokføringsveiledningen vil tilretteleggelse og utførelse av bokføringen først og fremst avhenge av virksomhetens størrelse i bred forstand, antall transaksjoner og transaksjonenes økonomiske omfang og sammenheng. Også bransje, kompleksitet og hensyn til interessegrupper vil ha betydning.

3.2.4.2 Sikkerhet

Det skal etableres et sikkert bokføringsmiljø som bl.a. inneholder kontroller som sikrer regnskapsmaterialet mot bevisste eller ubevisste ødeleggelser, tyveri og misbruk, samt sikrer opprettholdelse av lesbarhet.

3.2.4.3 Rettelser i regnskapsmateriale

Ved rettelse av regnskapsmateriale skal så vel det opprinnelige innhold som innholdet av endringen tydelig fremgå av materialet. En rettelse av en registrering skal tydelig vise hvilken opprinnelig registrering den henger sammen med, og må kun foretas ved en ny registrering. Rettelsen skal dokumenteres med et internt bilag som minimum henviser til den opprinnelige feilpostering med angivelse av årsaken til feilen og type feil. Ved rettelser av systembeskrivelser skal både den opprinnelige beskrivelsen som den endrede fremgå, samt ikrafttredelse for endringen.

3.2.5 Registrering og dokumentasjon

3.2.5.1 Registreringer og ajourhold

Alle transaksjoner skal registreres nøyaktig. Transaksjoner tolkes i denne sammenheng i bred forstand og omfatter hendelser og forhold av økonomisk betydning for virksomheten. Begrepet omfatter tradisjonelle transaksjoner som kjøp, salg, lønnsavregning, opptak av lån mv., og regnskapsmessige disposisjoner som avskrivninger, opp- og nedskrivninger av balanseposter mv. Nøyaktig registrering innebærer korrekt konto, dato og beløp. Det er ingen krav til hvor registreringen skal skje. Registrering i utlandet er derfor tillatt, men bestemmelsene om oppbevaring begrenser mulighetene til å oppbevare regnskapsmateriell i utlandet, jf. punkt 3.2.6.

Registrering av transaksjoner skal skje snarest mulig etter at de forhold som ligger til grunn for registreringen foreligger, uten hensyn til senere betalingstidspunkter. Virksomhetens art eller omfang kan innebære at registrering på betalingstidspunktet tillates dersom det er kort tid mellom transaksjons- og betalingstidspunkt. For veldig små foretak med korte kredittider for kjøp og salg vil dette kunne være tilfellet, og registrering kan normalt skje på betalingstidspunktet dersom dette gjøres konsekvent. Foretak som driver torvsalg, detaljsalg fra vogn og lignende der det ikke er praktisk å registrere hver enkelt salgstransaksjon, kan i stedet registrere salget på grunnlag av daglige kassaoppgjør.

Registrering skal skje i kronologisk rekkefølge etter hvert som transaksjonene har skjedd. Registreringen skal henvise til tilhørende bilag og inneholde opplysninger om registreringsdatoen som i mange tilfeller vil samsvare med transaksjonsdatoen. Transaksjonsdatoen skal fremgå av bilaget. Dette kravet skal sikre riktig periodisering av årsregnskap og andre regnskaper som er årsaken til bokføringen.

3.2.5.2 Avstemminger av beholdninger

I det omfang det er nødvendig etter virksomhetens art og omfang skal registreringene avstemmes mot beholdninger, herunder kasse- og likvidbeholdninger. Dette skal sikre at bokføringen er à jour og at alle transaksjoner er registrert. Hvor hyppig avstemming skal skje vil avhenge av beholdningens karakter, verdi, omsettelighet samt de interne kontrollrutiner som eksisterer i virksomheten. Avstemming av kassabeholdning kan variere fra ukentlig til daglig. Det er ikke krav om føring av kassabok over inn- og utbetalinger. Avstemming av lagerbeholdninger kan variere fra månedlig til årlig.

3.2.5.3 Bokføringsvaluta

Regelen er at foretakets transaksjoner skal bokføres i danske kroner, euro eller i annen relevant valuta. Danske kroner og euro er likestilte valutaer som virksomheten kan velge å bokføre i. Annen fremmed valuta enn euro kan benyttes som bokføringsvaluta dersom den valgte valuta er relevant for virksomheten. Relevant valuta kan for eksempel være den valuta som størsteparten av virksomhetens transaksjoner er i, eller den valuta som konsernet rapporterer i.

Etter den danske årsregnskapsloven kan årsberetning, årsregnskap og konsernregnskap mv. avlegges i danske kroner eller euro. Det er således ikke mulig å velge andre valutaer i årsregnskapet selv om det er tillatt i bokføringen. Pliktig rapportering til skattemyndighetene skal fremdeles være i danske kroner.

Ved bokføring i annen valuta enn danske kroner skal transaksjonsdagens valutaomregningskurs fremgå av dokumentasjonen, slik at det til enhver tid er mulig å omregne transaksjonen til danske kroner. Dette kravet innebærer at det reelt kun vil være mulig å bokføre i fremmed valuta dersom foretaket benytter et regnskapssystem som muliggjør automatisk omregning til danske kroner.

Det er anledning til å benytte en standardkurs eller en gjennomsnittskurs ved omregning til danske kroner dersom denne ikke avviker vesentlig fra transaksjonskursen. Standardkurs kan ikke legges til grunn ved rapportering til skattemyndighetene, som krever omregning til transaksjonsdagens kurs.

3.2.5.4 Dokumentasjon

Alle registreringer skal dokumenteres ved bilag. Bilag er definert som enhver nødvendig dokumentasjon for transaksjoner som bokføres. Bilag kan være på elektronisk medium, mikrofilm, papir eller annet medium. Dersom det foreligger bilag som er utarbeidet av andre enn foretaket selv (eksterne bilag), skal dette så vidt mulig benyttes.

Bokføringsloven stiller ingen krav til bilagets innhold utover at det skal inneholde det som er nødvendig for å identifisere kontrollsporet, herunder tydelig angi transaksjonsdato og beløp. Kontrollsporet er et samleuttrykk for de opplysninger som skal sikre at det alltid er mulig å verifisere grunnlaget for de enkelte registreringer. Utover dette angir bokføringsveiledningen at det normalt bør fremgår av bilaget en tekst eller kode som angir hva beløpet vedrører, og spesifikasjoner som viser hvordan beløpet er beregnet eller oppstått. I tillegg bør det fremgå hvordan bilaget er kontert.

For fakturaer krever andre deler av lovgivningen at partene skal kunne identifiseres entydig med foretaksnummer (CVR-nummer).

Når registrering foretas på grunnlag av elektronisk overførte data, skal den bokføringspliktige kunne dokumentere den enkelte elektroniske overføring og dennes tidmessige plassering.

Bokføringsloven inneholder ingen krav om å benytte kasseapparat for å dokumentere kontantsalg. Skattelovgivningen inneholder enkelte krav om dokumentasjon av kontantsalg for visse næringer.

3.2.6 Oppbevaring av regnskapsmateriale

Følgende materiale anses som regnskapsmateriale etter bokføringsloven:

• Registreringer, herunder transaksjonssporet

• Beskrivelse av bokføringen, herunder avtaler om elektronisk utveksling

• Beskrivelse av systemer til å oppbevare og fremskaffe regnskapsmateriale

• Bilag og annen dokumentasjon

• Opplysninger for øvrig som er nødvendig for kontrollsporet

• Regnskap som kreves utarbeidet i henhold til lovgivning

• Revisjonsprotokoller

3.2.6.1 Presentasjon

Det er ikke gitt bestemmelser om at registrerte opplysninger skal presenteres eller spesifiseres på en bestemt måte (dagbok, hovedbok, reskontro mv.). Alle registreringer inklusiv transaksjonssporet anses som regnskapsmateriale. Den bokføringspliktige må innrette bokføringen slik at nødvendige spesifikasjoner som dokumenterer transaksjonssporet kan presenteres. Videre krever skatte- og avgiftsloven at næringsdrivende skal kunne oppgi opplysninger om kjøp og salg til andre næringsdrivende.

3.2.6.2 Sikkerhet og lesbarhet

Hovedregelen er at alt regnskapsmateriale skal oppbevares betryggende. Med betryggende oppbevaring menes at materialet er sikret på en rimelig måte mot tyveri, brann og annen tilsiktet eller utilsiktet ødeleggelse. Dersom regnskapsmateriale oppbevares elektronisk, kreves det at det løpende tas sikkerhetskopier av materialet og at lesbarheten regelmessig kontrolleres.

Det er ingen krav om at regnskapsmateriale skal oppbevares på papir, og det er tillatt å overføre dokumentasjon til annet medium. Elektronisk oppbevart regnskapsmateriale skal kunne skrives ut i klartekst i hele oppbevaringstiden. Med klartekst menes utskrift på papir eller mikrofilm. Den del av systembeskrivelsen som beskriver hvordan regnskapsmaterialet kan finnes frem og hvordan utskrift i klartekst skal skje, skal alltid oppbevares i klartekst.

3.2.6.3 Oppbevaringstid

Oppbevaringstiden er 5 år fra utgangen av det regnskapsåret regnskapsmaterialet vedrører. For kassastrimler og tilsvarende interne bilag som dokumenterer varesalgsregistreringer i detaljhandelsforetak er oppbevaringstiden redusert til ett år fra tidspunktet for underskrift av årsregnskapet. Det er imidlertid gitt bestemmelser i merverdiavgiftslovgivningen som krever at kassastrimler skal oppbevares i 5 år, med mindre toll- og skattemyndighetene gir tillatelse til oppbevaring i ett år. Skatteloven og merverdiavgiftsloven krever i enkelte tilfeller at lengre oppbevaringstid enn 5 år. Bl.a. gjelder dette dokumentasjon for kjøp av aksjer og dokumentasjon av anskaffelses av fast eiendom.

3.2.6.4 Oppbevaringssted

Regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i Danmark. Under gitte forutsetninger kan regnskapsmaterialet for inneværende og forrige måned oppbevares i utlandet. Oppbevaring må i tilfelle skje i henhold til bokføringsloven, det må være mulig til enhver tid å fremskaffe regnskapsmaterialet, og oppbevaring av nødvendige beskrivelser av benyttede systemer og eventuelle nødvendige adgangskoder skal skje i Danmark.

Eksterne og interne bilag som gjelder den bokføringspliktiges aktiviteter i utlandet, kan oppbevares i utlandet i hele oppbevaringstiden. Øvrig regnskapsmateriale som gjelder aktivitetene i utlandet, kan oppbevares i utlandet i inneværende og foregående tre måneder forutsatt at kravene som beskrevet ovenfor kan oppfylles.

Erhverv- og selskabsstyrelsen kan i særlige tilfeller gi dispensasjon fra kravet om oppbevaring av regnskapsmateriale i Danmark og betingelsene for å oppbevare materialet i en kortere eller lengre periode i utlandet. Det er således mulig å få tillatelse til oppbevaring i utlandet i hele oppbevaringstiden. I praksis blir det kun gitt tillatelse til oppbevaring i Norden. Dersom regnskapsmateriale oppbevares elektronisk på en server plassert i et annet land, krever danske myndigheter at det skal oppbevares en sikkerhetskopi og eventuelt nødvendig maskinvare i Danmark.

3.2.7 Beskrivelse av anvendte systemer

Den bokføringspliktige skal utarbeide beskrivelser av hvordan registrering av transaksjoner (den løpende bokføring) og oppbevaring av regnskapsmateriale skjer. Beskrivelsene skal tilpasses virksomhetens art og omfang og skal kunne bidra til at en utenforstående person med rimelig regnskaps- og IT-kompetanse skal kunne sette seg inn i systemene. Beskrivelsen skal være på et språk som er naturlig for offentlige myndigheter. I praksis betyr dette at dansk, svensk, engelsk og norsk kan benyttes.

Beskrivelsen av registreringer skal minst inneholde tilstrekkelige opplysninger om hvordan systemene sikrer:

• Fullstendighet og nøyaktighet av det materialet som danner grunnlag for registreringene, herunder avtale om elektronisk utveksling av data, og

• rettidig, fullstendig og nøyaktig registrering av transaksjonene, herunder konteringsinstruks, benyttede IT-systemer, manuelle rutiner mv.

Dersom systemgenererte poster forekommer, skal det fremgå detaljert av beskrivelsen hvordan dette foregår.

Beskrivelsen av oppbevaring av regnskapsmateriale skal kunne dokumentere et tilstrekkelig transaksjonsspor og kontrollspor. Dersom det ut fra interne kontrollformål oppbevares og registreres flere opplysninger enn hva loven krever, kan beskrivelse av dette unnlates. Beskrivelsen skal minst inneholde:

• De metoder som benyttes ved arkivering og oppbevaring av regnskapsmateriale

• Hvorledes regnskapsmaterialet fremfinnes og skrives ut i klarskrift

3.2.8 Offentlige myndigheters adgang til regnskapsmateriale

Offentlige myndigheter som etter annen lovgivning har innsyn i regnskapsmateriale, kan kreve at den bokføringspliktige vederlagsfritt fremlegger alt nødvendig regnskapsmateriale og bistår etter behov. Myndighetene kan kreve at regnskapsmateriale blir utskrevet i klartekst og at registreringer i euro eller annen fremmed valuta omregnes til danske kroner. Regnskapsmateriale på fremmed språk kan kreves oversatt til dansk. Dette gjelder ikke eksterne bilag.

3.2.9 Straffebestemmelser

Overtredelse av bestemmelser i bokføringsloven kan straffes med bøter. Grove overtredelser kan straffes med bøter og fengsel i inntil ett år med hjemmel i skattelovgivningen (§ 302). Grov uaktsomhet kan etter samme bestemmelse straffes med bøter eller fengsel i inntil fire måneder. Det kan pålegges juridiske personer straffeansvar etter straffeloven kap. 5. Foreldelsesfristen er 5 år.