5 Elektroniske løsninger

5.1 Innledning

En rekke punkter i mandatet knytter seg til spørsmål som kan relateres til elektroniske løsninger. Det følger av mandatet at utvalget skal vurdere om det bør åpnes for elektronisk signering i alle eller bestemte tilfeller der aksjeloven krever underskrifter. Videre skal utvalget vurdere om generalforsamlingsprotokoller, styreprotokoller og andre dokumenter som skal utarbeides etter aksjeloven, kan føres og oppbevares elektronisk.

Det følger også av mandatet at utvalget skal vurdere om elektronisk kommunikasjon med aksjonærene skal være hovedregelen, og om aksjonærer bør ha anledning til å reservere seg mot dette.

I mandatet fremheves det at utvalget særlig skal vurdere «om gjeldende regler gir hensiktsmessige rammevilkår for små og mellomstore aksjeselskaper og foreslå endringer der dette gavner den samlede verdiskapingen». Regjeringen har i Prop. 1 S (2015–2016) side 45 uttalt at den har som mål at selskapslovgivningen skal tilpasses den teknologiske utviklingen.

Utvalget oppfatter mandatet samlet sett slik at det er ønskelig å finne frem til forenklingstiltak som kan redusere økonomiske og administrative byrder for næringslivet. Etter utvalgets syn kan mye av dette oppnås ved å tilpasse aksjeloven slik at selskaper kan ta i bruk nye elektroniske løsninger, som er kostnadseffektive for selskapets styrende organer. Videre mener utvalget at nye elektroniske løsninger kan bidra til å styrke aksjonærers og kreditorers tilgang til pålitelig informasjon, samt at det kan tilrettelegge for mer effektiv utnyttelse av aksjonærrettigheter. Dette kan igjen føre til bedre tilgang til finansiering av selskapet, noe som er spesielt viktig for små og mellomstore selskaper. Utvalget mener derfor at tilpasning av selskapslovgivningen til den teknologiske utviklingen er et viktig element i utvalgets mandat.

I mandatet heter det også at utvalget skal vurdere om kravene til oppbevaringstid for regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon og avvikling bør reduseres. Det samme gjelder kravet til oppbevaring av opplysninger om tidligere aksjonærer. Utvalget legger videre til grunn at det skal vurdere krav til oppbevaringstid for generalforsamlingsprotokoller, styreprotokoller og annen dokumentasjon som skal utarbeides etter aksjeloven, til tross for at dette ikke fremgår eksplisitt av mandatet. Utvalget finner det naturlig at alle spørsmål knyttet til oppbevaring diskuteres samlet.

5.2 Overordnede betraktninger om aksjeloven og digitalisering

Utvalget anser det som et viktig element i mandatet å vurdere tilpasning av selskapslovgivningen til den teknologiske utviklingen (jf. punkt 5.1 foran). Utvalget ønsker derfor i det følgende å komme med noen overordnede betraktninger om digitaliseringsvennlig lovgivning.

Utvalgets mandat er i all hovedsak begrenset til de rettslige rammene for digitalisering av selskapsretten. Rettsreglene utgjør rammene for hvilke tjenester og tekniske løsninger som kan, bør, og av og til skal ytes. Reglene gir ofte også detaljerte føringer for hvordan de aktuelle tjenestene må og kan utføres.

Etter utvalgets syn ligger utfordringen ved å lage en moderne aksjelov ikke bare i å fjerne hindre som begrenser bruken av elektroniske løsninger, men også i å utforme regler som mer direkte legger til rette for at mulighetene kan utnyttes.

Et av de første stegene på vei mot en digitalisering av selskapsstyringen skjedde gjennom LOV-2001-12-21-117, hvor det ble lagt til rette for elektronisk kommunikasjon i prosesser der man i tidligere regelverk var henvist til å benytte papir, jf. aksjelovene § 18-5. Senere er det ved LOV-2013-06-14-40 og LOV-2013-06-14-41 vedtatt en rekke endringer med sikte på å tilrettelegge for økt brukt av elektroniske løsninger. Det ble blant annet inntatt et nytt tredje og fjerde punktum om elektronisk stiftelse av aksjeselskap i aksjeloven § 2-1 (1). Videre ble det gjort en rekke lovendringer i aksjelovene slik at Foretaksregisteret kan foreta elektroniske kunngjøringer.

Ordbruken i dagens aksjelover bærer likevel preg av at man i stor grad har hatt papir, penn og brevpost i tankene når lovens bestemmelser om dokumenter, oppbevaring, verifikasjon/signaturer og kommunikasjon er utformet. Noe av dette har vært tilsiktet fra lovgivers side, og det har bakgrunn i teknologien på tidspunktet da loven ble gitt. Dagens lov har imidlertid også til dels hindret elektroniske løsninger og skapt usikkerhet om hva som er tillatte løsninger.

Til tross for at aksjelovene av 1997 er endret flere ganger, og at mange av lovendringene må ses i lys av den generelle teknologiske samfunnsutviklingen, mener utvalget at det er behov for en revisjon av aksjelovene slik at de gjenspeiler den generelle teknologiske samfunnsutviklingen og selskapenes behov for fleksible løsninger.

Etter utvalgets syn bør spørsmål om aksjelovenes tilpasning til en digital virkelighet ses ut fra et perspektiv der en søker teknologinøytrale løsninger. Rettsreglene bør ikke legge unødige begrensninger eller føringer for bruk av bestemte elektroniske løsninger.

Utvalget foreslår derfor ikke å detaljregulere hvilke elektroniske løsninger eller kommunikasjonsformer som skal kunne benyttes. Det foreslås løsninger som er nøytrale med hensyn til bruk av media enten det er snakk om dokumentasjon, lagring, kommunikasjon mv. Utvalget foreslår et generelt krav til betryggende og hensiktsmessig bruk av elektroniske løsninger. Hva som kan anses som betryggende og hensiktsmessige løsninger, vil blant annet avhenge av den generelle samfunnsmessige teknologiutviklingen.

Utvalget viser for øvrig til at arbeidet med digitalisering av aksjeeierbok/aksjeeierregister mv., kan være av stor betydning for øvrig digitalisering av aksjelovene, jf. punkt 3.3 foran. Etablering av elektronisk aksjeeierbok/aksjeeierregister kan i så fall føre til at det etableres en kobling mellom den elektroniske aksjeeierboken og termen «aksjeeier», som benyttes en rekke steder i aksjeloven. En slik kobling kan blant annet føre til forenkling av selskapers kommunikasjon med egne aksjonærer, utsendelse av selskapsdokumentasjon m.m. Videre kan det også gi nye muligheter for å avholde og dokumentere generalforsamling ved hjelp av digitale dialogløsninger.

Digitalisering av selskapsretten er for øvrig en trend som også er synlig i EU, hvor ekspertgruppen The Informal Company Law Experts Group (ICLEG) arbeider med blant annet digitalisering av selskapsretten og digitalisering av eierstyring og selskapsledelse. Ekspertgruppen avga i mars 2016 en rapport som blant annet tar opp spørsmål knyttet til digitalisering av kommunikasjonen mellom næringsliv, myndigheter og aksjonærer, reduksjon av kostnader og bedre tilrettelegging knyttet til etterlevelse av myndighetskrav.1 Som konkrete tiltak diskuteres online registrering av selskaper, digitale løsninger som hovedregelen, systemer for at en opplysning skal rapporteres kun én gang («once-only prinsippet»), og bedre verktøy for aksjonærer og andre aktører i og rundt selskapene (styrende organer, investorer). Andre mulige tiltak er åpning for å kunne avholde elektronisk generalforsamling. Det diskuteres også mer avanserte muligheter for å legge til rette for samarbeid og utveksling av informasjon, både internt i selskapet og mellom selskap og offentlige myndigheter.

Utvalgets drøftelser av elektroniske løsninger er inndelt i fem punkter. I punkt 5.3 behandler utvalget aksjeselskapers og allmennaksjeselskapers adgang og plikt til å sende meldinger til Foretaksregisteret. Utvalget vil deretter i punkt 5.4 drøfte aksjeselskapers og allmennaksjeselskapers krav til dokumentasjon av generalforsamlingsbeslutninger, avtaler mv., før det i punkt 5.5 ser på krav til signatur av generalforsamlings- og styreprotokoller mv. I punkt 5.6 behandler utvalget krav til oppbevaring av selskapsdokumenter og regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon og avvikling, mens det i punkt 5.7 ses på adgangen til å benytte elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærer.

5.3 Meldinger til Foretaksregisteret

5.3.1 Gjeldende rett

Aksjelovene inneholder en rekke bestemmelser om at selskapet skal gi meldinger, varsler, informasjon mv. til Foretaksregisteret. I vedlegg 1 er det inntatt en oversikt over hva selskapene har plikt til eller kan sende inn av opplysninger/beslutninger/meldinger til Foretaksregisteret og Enhetsregisteret.

I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) ble det foretatt en vurdering av hvorvidt det forelå lovbestemmelser i foretaksregisterloven som var til hinder for elektronisk kommunikasjon. Ved gjennomgangen ble det ikke funnet bestemmelser som strengt tatt var til hinder for elektronisk kommunikasjon. Til tross for dette ble det likevel foreslått enkelte lovendringer for å tydeliggjøre adgangen til å benytte elektronisk kommunikasjon.

Det fremgår nå av foretaksregisterloven § 1-1 fjerde ledd at «[k]rav i eller i medhold av loven her om underskrift eller om at klage, underretning eller liknende skal gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektronisk kommunikasjon».

For melding til Foretaksregisteret skal det benyttes godkjent blankett, jf. FOR-1987-12-18-974 § 3. Meldingen kan sendes inn via Altinn eller på godkjent papirblankett. Meldingen skal inneholde de opplysninger som skal registreres, og den skal være signert elektronisk eller på papir etter gjeldende krav til signatur.

For en del opplysninger er det i tillegg ulike krav til at opplysningene skal dokumenteres, noe som medfører at det må sendes inn noe i tillegg til selve meldingen. Dette vil typisk være protokoller fra møter i besluttende organ, samt ulike typer erklæringer. Det følger blant annet av aksjeloven § 2-6 (3) og § 2-8 (1) at redegjørelsen og åpningsbalansen skal «vedlegges» stiftelsesdokumentet. I foretaksregisterloven § 4-4 fremgår det tilsvarende at det som «vedlegg» til registermeldingen skal følge bekreftelse av innbetalt aksjekapital og villighetserklæring fra revisor. I dette ligger det imidlertid ikke noe generelt krav til vedleggets utforming eller medium.

Foretaksregisterloven § 4-3 første ledd inneholder krav om at registreringsmeldinger skal være underskrevet. Ved førstegangsregistrering i Foretaksregisteret skal hele styret signere meldingen. Ved endringsmeldinger er det tilstrekkelig at den eller de signaturberettigede skriver under. Vilkåret om underskrift er ikke tolket som et absolutt krav om underskrift på papir.

Den som sender inn melding til Foretaksregisteret, skal ha skriftlig underretning om vedtaket, jf. foretaksregisterloven § 5-3. Ifølge foretaksregisterloven § 9-1 skal klage på registerførerens vedtak være skriftlig. Slik bestemmelsene er brukt i foretaksregisterloven, anses begrepet «skriftlig» som teknologinøytralt, jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) side 115.

Videre følger det av foretaksregisterloven § 8-1 første ledd første punktum at «[e]nhver har rett til å gjøre seg kjent med det som er registrert i foretaksregisteret og få utskrift av dette». Begrepet utskrift anses som teknologinøytralt, slik at elektronisk utskrift også omfattes, jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) side 115. Det antas at det med «elektronisk utskrift» menes at det er adgang til å få tilsendt de registrerte opplysningene som et elektronisk dokument.

Kunngjøringer fra Foretaksregisteret publiseres i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon i henhold til bestemmelsene i foretaksregisterloven § 6-2. Se også punkt 4.2 om dette.

5.3.2 Utvalgets vurderinger

5.3.2.1 Innledning

Som nevnt i punkt 5.3.1, oppstiller lovgivningen en rekke plikter for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper til å sende inn protokoller, meldinger og lignende til Foretaksregisteret og Enhetsregisteret.

Statistikk fra Brønnøysundregistrene viser at hovedregelen er elektronisk kommunikasjon, mens papirbaserte prosesser brukes stadig sjeldnere. Se figur 5.1.

Det synes således som om tidligere vedtatte lovendringer har fungert godt etter sin hensikt. Utvalget vil i det følgende se nærmere på om det kan gjøres ytterligere forenklingstiltak i lovgivningen m.m. med hensyn til elektronisk innsendelse av opplysninger til Foretaksregisteret m.fl.

5.3.2.2 Elektronisk stiftelse og elektroniske meldinger til Foretaksregisteret og Enhetsregisteret

Flere av de elektroniske løsningene som tilbys gjennom Foretaksregisteret og Enhetsregisteret, krever at det vedlegges et pdf-dokument eller lignende med ytterligere dokumentasjon.

I Knudsen-utredningen side 39 uttales det at:

«I praksis vil en ordning med stiftelsesdokument som opprettes og underskrives elektronisk gjennomføres som en skjemaløsning i Altinn. Dette gjør det mulig å gjøre de obligatoriske delene av stiftelsesdokumentet til identifiserbare dataelementer, som for eksempel kan brukes direkte og automatisk i registreringsmeldingen. Derved blir det bare nødvendig å fylle ut opplysningene én gang. I dag må flere av opplysningene fra stiftelsesdokumentet gjentas i meldingen, noe som også kan føre til at meldinger må avvises fordi det ikke er samsvar mellom opplysningene i stiftelsesdokumentet og registermeldingen. Graden av automatisk samordning mellom stiftelsesdokumentet og meldingen vil kunne avhenge av hvor komplisert selskapsstiftelsen er. I hvert fall i første omgang må man regne med at fullstendig samordning bare kan skje for de enklere stiftelsene, som imidlertid tallmessig vil utgjøre de fleste. En elektronisk skjemaløsning vil legge til rette for hjelpetekster og lignende veiledning under utfyllingen som kan lette utfyllingen, slik at det unngås formelle feil ved opprettelsen av dokumentet.»

Uttalelsen er også inntatt i Prop. 111 L (2012–2013) side 39. I proposisjonen side 41 uttales det videre at det ved elektronisk løsning for stiftelse av aksjeselskaper vil:

«være praktiske fordeler ved at de som skal underskrive dokumentene som skal utarbeides i forbindelse med stiftelsen, (stifterne og eventuelt revisor), kan gjøre dette elektronisk fra egen PC. Man trenger med andre ord ikke lenger å komme sammen fysisk eller sirkulere papirdokumenter. En annen fordel er at systemet vil kunne gi veiledning og korreksjoner underveis i stiftelsesprosessen. Dette kan skje både ved veiledende tekster, ved at systemet vil påpeke mangler, og ved at systemet ikke vil gi mulighet for handlinger eller disposisjoner som ikke er forenlig med loven. Dette vil hindre at det er feil i dokumentene som sendes for registrering i Foretaksregisteret, og man vil dermed unngå etterfølgende registreringsnektelser og behov for å sende inn dokumenter på nytt i korrigert versjon. Dessuten vil en slik løsning innebære at man slipper å måtte fylle ut de samme opplysningene flere ganger i og med at opplysningene som angis i stiftelsesdokumentet, kan brukes direkte og automatisk i registermeldingen.»

Mye av det som skisseres i Knudsen-utredningen og Prop. 111 L (2012–2013), er i dag gjennomført ved at Altinn leverer en løsning hvor aksjeselskaper kan stiftes elektronisk. Stiftelsen skjer dermed gjennom signering i Altinn. Basert på informasjon som stifteren legger inn, genererer Altinn automatisk et stiftelsesdokument og vedtekter. Etter stiftelsen mottar stifteren en melding i sin Altinn-innboks. Brukeren kan benytte en link i meldingen til å starte registrering av selskapet. Ved bruk av linken er den informasjon som stifteren har lagt inn i stiftelsesdokumentet, automatisk lagt inn i samordnet registermelding.

I noen tilfeller må det imidlertid utarbeides papirdokumentasjon, som deretter må lastes opp elektronisk i form av pdf-vedlegg eller lignende. For eksempel hvis selskapet skal ha tingsinnskudd, må man ved elektronisk stiftelse av aksjeselskaper laste filvedlegg for å dokumentere 1) åpningsbalanse og 2) redegjørelse. I registermeldingen må bekreftelse av 3) aksjekapital, 4) fravalg av revisor, eller 5) villighetserklæring fra revisor, legges ved som filvedlegg før skjemakontrollen kan gå gjennom med et godkjent resultat. Først når dette er gjort, kan meldingen legges til signering og sendes til registrering.

Som det fremgår av punkt 5.3.1, innebærer begrepet «vedlegg» i foretaksregisterloven § 4-4 og andre særlover ikke noe generelt krav til utforming eller medium. Krav til hvordan dokumentasjonen skal utarbeides følger derfor av annen lovgivning (for eksempel regler om utarbeidelse av styre- og generalforsamlingsprotokoll). Utvalget viser i denne forbindelse til punkt 5.4, der utvalget går inn for å gjøre kravet til dokumentasjon så teknologinøytralt som mulig.

Å fjerne kravet om papirdokumentasjon vil blant annet forenkle prosessen med å bekrefte at aksjekapitalen er innbetalt, jf. aksjelovene § 2-18 (2). Etter utvalgets syn er det unødvendig at selskapene i dag først må laste opp en bekreftelse fra revisor eller finansinstitusjon som bekrefter at aksjekapital er innbetalt, og deretter må dette igjen bekreftes ved signering i Altinn. Det burde være tilstrekkelig at bekreftelse av innbetaling av aksjekapital skjer gjennom signeringen i Altinn. En slik løsning vil være både tidsbesparende for selskapene og fjerne muligheten for at det er galt vedlegg som lastes opp. Etter utvalgets syn bør det samme gjelde ved melding om kapitalforhøyelse, jf. aksjelovene § 10-9 (3).

Utvalget mener at dagens krav til dokumentasjon ved fravalg av revisor når aksjeselskaper stiftes, bør oppheves. Det vises til punkt 13.1.3.2 hvor utvalgets forslag ved valg av revisor omtales. Et selskap som stiftes og som er under terskelverdiene for revisjonsplikt på stiftelsestidspunktet, vil etter utvalgets forslag ikke ha valgt revisor med mindre revisorvalg fremgår av stiftelsesdokumentet. Forslaget vil forenkle dokumentasjonskravene ved stiftelse av aksjeselskaper.

Dersom selskapet skal ha revisor, følger det av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav d) at det som vedlegg til registermeldingen skal følge med en «[e]rklæring fra revisor og styremedlem om at han mottar valget». Etter utvalgets syn er det unødvendig at det i dag først må lastes opp en erklæring fra revisor og styremedlem om at vedkommende mottar valget, og deretter må revisor og styremedlemmene bekrefte dette ved å signere i Altinn. Utvalget mener det burde være tilstrekkelig at revisor og styremedlemmer ved sin signering i Altinn bekrefter at de «mottar valget». Etter utvalgets syn er det imidlertid ikke nødvendig med noen lovendring for å tilrettelegge for en slik ordning, jf. hva som er sagt foran om begrepet «vedlegg».

Avslutningsvis påpeker utvalget at det for tiden ikke er adgang til å stifte mor- og datterselskap elektronisk samtidig. Utvalget har imidlertid forstått det slik at Foretaksregisteret i praksis godtar dette dersom stiftelsen foretas på papir, og at stifter i så tilfelle identifiseres gjennom navn og adresse, jf. aksjeloven § 2-3 nr. 1. Det bør etableres en elektronisk løsning hvor uregistrerte juridiske personer kan opptre som stiftere. Etter utvalgets syn er det imidlertid ikke nødvendig med noen lovendring for å tilrettelegge for en slik ordning.

5.3.2.3 Særlig om stiftelse med tingsinnskudd

Skal aksjeinnskudd gjøres som tingsinnskudd, gjelder det en del særregler. Særreglene får stort sett tilsvarende anvendelse ved kapitalforhøyelse.

Dersom det skal ytes tingsinnskudd, skal dette fremgå av stiftelsesdokumentet, jf. aksjelovene § 2-1 (2). Dessuten skal det utarbeides redegjørelse og åpningsbalanse, jf. aksjelovene § 2-6 og § 2-8. Ifølge aksjelovene § 2-6 (3) og foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e) skal redegjørelsen vedlegges stiftelsesdokumentet. Åpningsbalansen vedlegges stiftelsesdokumentet, jf. aksjelovene § 2-8 (1) og foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e). Regler om åpningsbalanse drøftes i punkt 7.4, hvor utvalget foreslår å oppheve kravet til åpningsbalanse.

Tall fra Brønnøysundregistrene viser at 0,1 prosent av selskapene som ble stiftet elektronisk i 2015, ble stiftet med tingsinnskudd. Etter utvalgets syn er det for tidlig å trekke sikre konklusjoner på om det lave tallet tilsier at elektronisk stiftelse ikke er praktisk ved tingsinnskudd. Etter utvalgets syn kan det likevel være et signal om at krav til håndtering av vedlegg i den elektroniske løsningen fører til at selskapene like gjerne velger å gjennomføre stiftelsesprosessen på papir.

Etter utvalgets oppfatning kan forholdet mellom aksjelovene § 2-4 (1) og § 2-6 (3) med fordel gjøres klarere. Det følger av aksjelovene § 2-4 (1) nr. 1 at stiftelsesdokumentet skal inneholde opplysninger om at aksjer skal kunne tegnes med rett eller plikt til å gjøre innskudd med andre eiendeler enn penger mv. Tilsvarende gjelder for andre avtaler dersom ytelsen fra selskapet består av annet enn aksjer mot innskudd, jf. aksjelovene § 2-4 (1) nr. 2 og 3. Av aksjelovene § 2-4 (2) første punktum følger det imidlertid at «I stedet for å innta avtalen eller bestemmelsen i stiftelsesdokumentet, kan det i stiftelsesdokumentet henvises til avtalen eller til redegjørelsen etter § 2-6». Ordlyden i aksjelovene § 2-6 (3) står imidlertid i en viss kontrast til aksjelovene § 2-4 (1), idet det her heter at redegjørelsen skal «vedlegges» stiftelsesdokumentet. Lovens ordlyd kan dermed tyde på at dersom det gjøres innskudd med andre verdier enn penger, eller det foreligger avtale etter aksjelovene § 2-4 (1) nr. 2 eller 3, skal det alltid utarbeides redegjørelse som skal være vedlegg til stiftelsesdokumentet. Utvalget mener det bør klargjøres at det ikke gjelder krav om en separat redegjørelse, men at redegjørelsen kan være en del av stiftelsesdokumentasjonen.

Utvalget foreslår at aksjeloven § 2-4 benytter begrepet «stiftelsesdokumentasjon» i stedet for «stiftelsesdokument». Stiftelsesdokumentasjonen ved tingsinnskudd skal inneholde enhver avtale eller annen bestemmelse om særskilte rettigheter. Dokumentasjonen skal også omfatte redegjørelsen om aksjeinnskudd med andre eiendeler enn penger og særskilte rettigheter. Etter forslaget vil stifterne stå fritt med hensyn til hvordan dokumentasjonen utarbeides. En avtale eller bestemmelse om særskilte rettigheter som ikke er omfattet av dokumentasjonen, vil som i dag ikke kunne gjøres gjeldende mot selskapet.

Dersom redegjørelsen inntas som en del av stiftelsesdokumentasjonen, kan det videre forenkle krav til signatur ved at stifterne kun trenger å signere én gang (og ikke både stiftelsesdokument og redegjørelse).

For øvrig viser utvalget til hva som er sagt i punkt 5.4 om utarbeidelse av teknologinøytral dokumentasjon. Dersom lovforslagene følges opp, kan det utvikles tekniske løsninger som også passer for redegjørelser ved tingsinnskudd.

5.3.3 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

Tall fra Foretaksregisteret viser at det i 2014 var registrert 238 allmennaksjeselskaper, mens i 2015 var tallet redusert til 227 allmennaksjeselskaper. I utgangspunktet ser utvalget ingen prinsipielle hensyn som tilsier at de samme elektroniske løsningene som gjelder for aksjeselskaper, ikke skal gjelde for allmennaksjeselskaper.

Når det gjelder elektronisk stiftelse av allmennaksjeselskaper, har utvalget imidlertid ikke registrert noen etterspørsel etter en slik løsning. I de senere år har antallet nyregistrerte allmennaksjeselskap ligget stabilt på 2 til 3 tilfeller i året. Løsningen som er utviklet for elektronisk stiftelse av aksjeselskap, kan imidlertid ikke uten videre gjenbrukes for allmennaksjeselskap. Det er blant annet flere forskjeller i regelverk om krav til vedtekter og øvrig innhold i stiftelsesdokument og vedlegg.

Etter utvalgets syn er utvikling av elektroniske løsninger for allmennaksjeselskaper derfor mer et kostnadsspørsmål enn et juridisk spørsmål. I påvente av en eventuell nærmere vurdering av kostnadsspørsmålene, har utvalget ikke funnet grunn til å foreslå konkrete endringer i allmennaksjeloven.

5.4 Dokumentasjon av generalforsamlingsbeslutninger, styrevedtak, avtaler mv.

5.4.1 Gjeldende rett

Aksjelovene § 5-16 og § 6-29 samt aksjeloven § 5-7 nr. 2 stiller krav til utarbeidelse av generalforsamlings- og styreprotokoll. Aksjeloven § 5-7 nr. 2, som ble vedtatt ved LOV-2013-06-14-40, er nærmere omtalt i punkt 8.2.2.

Reglene i aksjelovene § 5-16 og § 6-29 ble vurdert i Prop. 111 L (2012–2013) side 100 og side 106. Resultatet ble at reglene om protokollasjon i generalforsamlingen og styret ble videreført i sin dagjeldende form. Departementet sluttet seg til Knudsen-utredningens oppfatning.

I Knudsen-utredningen side 126 til 127 fremgår det følgende om utarbeidelse av generalforsamlingsprotokoll:

«Det kan ikke ses bort fra at protokollplikten kan oppleves som en byrde i små selskaper. Protokollføringen stiller krav til avviklingen av generalforsamlingen, og pålegger selskapene en administrativ innsats av et visst omfang, alt etter tallet på saker som behandles og sakenes karakter. Vanligvis vil jeg imidlertid tro at plikten til å føre protokoll som ikke går lenger enn det loven krever, ikke betyr noen vesentlig byrde for selskapene.

Protokollføring av generalforsamlingens vedtak gir notoritet over generalforsamlingens vedtak og gjør det klart for ettertiden hva som ble vedtatt og som selskapet må holde seg til som generalforsamlingens vedtak. Dette har ikke minst betydning i selskaper med bare en aksjeeier. Aksjeeierne kan etter generalforsamlingen være andre enn de som var til stede på generalforsamlingen og husker hva som foregikk. Hovedregelen er at det vedtaket som er protokollført gjelder som generalforsamlingens vedtak inntil det blir satt til side av domstolene (…) eller blir omgjort av aksjeeierne.

Generalforsamlingsprotokollen spiller dessuten en sentral rolle for å dokumentere generalforsamlingens vedtak overfor utenforstående, herunder offentlige myndigheter. Når generalforsamlingsvedtak skal meldes til Foretaksregisteret, krever foretaksregisterloven at de meldte opplysningene dokumenters ved kopi av generalforsamlingsprotokollen, jf. foretaksregisterloven § 4-4 (a). Det er vanskelig å se for seg at denne måten å dokumentere opplysningene på, kan erstattes av mer hensiktsmessige dokumentasjonsmåter.

På bakgrunn av det som er sagt over, har jeg blitt stående ved at selskapene alt i alt er best tjent med å videreføre den gjeldende plikten til å føre protokoll for generalforsamlingen. Jeg har vanskelig for å se at aksjeeierne kan være tjent med å unnlate å føre protokoll, selv om de i det enkelte tilfelle måtte være enige om det. Plikten til å føre protokoll bør derfor ikke være blant de reglene som kan fravikes ved enighet mellom aksjeeierne.»

Styrets plikt til å utarbeide styreprotokoll er omtalt som følger i Knudsen-utredningen side 126 til 127:

«Jeg ser ikke bort fra at plikten til å føre styreprotokoll kan oppleves som en unødvendig byrde i enkelte selskaper. Protokollen skaper imidlertid notoritet over styrets vedtak, og har bl.a. betydning dersom det senere blir spørsmål om hva som ble vedtatt. Protokollen vil være av betydning i saker om ansvar for styrets vedtak. Ikke minst der styrebehandlingen skjer i mer uformelle former enn i styremøter, og der det bare er ett styremedlem, er det av betydning å ha en slik notoritet over styrets vedtak som styreprotokollen gir. Jeg mener derfor at selskapene alt i alt er tjent med at plikten til å føre styreprotokoll føres videre.»

Verken i Prop. 111 L (2012–2013) eller Knudsen-utredningen drøftes det hvordan generalforsamlings- og styreprotokoller mv. skal føres. I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) side 87 til 88 legges det til grunn at kravene til generalforsamlings- og styreprotokoll må forstås slik at det må foreligge papirbaserte dokumenter. Det uttales blant annet at «[p]rotokoller skal oppbevares i hele selskapets levetid, og det er viktig at det finnes i et medium som er svært tidsbestandig. Elektroniske dokumenter tilfredsstiller ikke dette kravet».

En rekke andre lovbestemmelser om krav til utarbeidelse av dokumentasjon, reiser spørsmål knyttet til teknologinøytralitet. Dette gjelder for eksempel:

• Regler om stiftelse i aksjelovene kapittel 2.

• Krav om rekommandert brev etter aksjelovene § 2-13 (3).

• Avtaler mellom selskapet og dets aksjonærer eller medlemmer av selskapets ledelse etter aksjelovene § 3-8.

• Avtaler om konserninterne transaksjoner etter aksjelovene § 3-9.

• Innføring i protokoll om primærinnsideres aksjetransaksjoner etter allmennaksjeloven § 4-12 (1) annet punktum.

• Krav om at tilbud om innløsningssummen ved tvangsinnløsning skal fremsettes skriftlig på papir for at aksjonærene skal kunne bli bundet ved passivitet, jf. aksjeloven § 4-26 (3) og allmennaksjeloven § 4-25 (2).

• Krav om skriftlig og datert fullmakt, jf. aksjelovene § 5-2.

• Adgangen til forenklet generalforsamlingsbehandling etter aksjeloven § 5-7.

• Daglig leders plikt til å underrette styret, jf. aksjelovene § 6-15 (1).

• Utlegging av papirversjoner av dokumenter som nevnt i aksjelovene § 10-3 (5).

• Bevis ved fortrinnsrett ved kapitalforhøyelse etter aksjelovene § 10-6.

• Styrets forslag om å nedsette aksjekapitalen etter aksjelovene § 12-3.

• Avviklingsbalanse etter aksjelovene § 16-6.

• Krav om skriftlig samtykke på papir fra aksjonærene etter aksjelovene § 16-9 (2).

I mange av lovbestemmelsene anvendes begrepet «skriftlig», uten at det direkte sies at dokumenter og lignende må utarbeides skriftlig på papir. I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) gjennomgås flere av lovbestemmelsene, men da hovedsakelig med sikte på hvordan selskapet og aksjonærer m.fl. skal kommunisere med hverandre. Der loven bruker formuleringen «skriftlig på papir», er meningen imidlertid å utelukke bruk av elektronisk kommunikasjon, jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.2, 20.31 jf. 20.32. I mange tilfeller fremgår formkravene mer indirekte, ved at det stilles krav til kommunikasjonsform og/eller krav til oppbevaring, jf. for eksempel aksjeloven § 2-13 (3) og § 10-3 (3). Enkelte av lovbestemmelsene behandles derfor i punkt 5.4 om oppbevaring av selskapsdokumenter, regnskapsmateriale mv. og i punkt 5.7 om kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærer.

5.4.2 Utvalgets vurderinger

Etter utvalgets syn er det viktig at det fortsatt gjelder et krav om dokumentasjon av generalforsamlinger og styremøter. Utvalget foreslår å videreføre det innarbeidede begrepet «protokoller» for slik dokumentasjon, selv om begrepet opprinnelig er brukt om papirbasert dokumentasjon. Videreføring av krav om protokollasjon må for øvrig ses i lys av at utvalget i punkt 8.2 foreslår en rekke regler som skal «myke opp» krav rundt den formelle gjennomføringen av generalforsamling og styrebehandlingen. I lys av disse forslagene blir derfor regler om protokollasjon særlig viktig.

Utvalget mener at det ikke er grunn til å videreføre kravet om at selskapsdokumentasjon må være «papirbasert».

I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) synes det som om hensynet til bestandighet og usikkerhet knyttet til levetiden for elektroniske dokumenter, er den sentrale begrunnelsen for hvorfor enkelte dokumenter må føres og lagres i papirformat. Utvalget kan ikke se at det å ha protokollene på papir er et mer «tidsbestandig» medium enn å lagre selskapsdokumentasjon elektronisk. I den tid som er gått siden Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) ble lagt frem, har den teknologiske utviklingen også ført til at elektroniske arkiver og lagringstjenester nå er normalen snarere enn unntaket.

Det er tatt hensyn til den teknologiske utviklingen i en rekke andre lover som det er naturlig å sammenligne med. Arkivlovgivningen har for eksempel lenge åpnet for – og lagt til rette for – elektronisk arkiv og bevaring. Et annet eksempel er bokføringslovgivningen. Siden 2013 er det ikke lenger krav om at regnskapsdokumentasjon skal oppbevares i papirformat, jf. bokføringsloven § 10 sml. bokføringsforskriften § 7-1 og Prop. 107 L (2011–2012) side 25 til 27. Etter utvalgets oppfatning gir det lite mening at selskapene i dag kan oppbevare regnskapsdokumentasjon elektronisk, men ikke annen selskapsdokumentasjon som generalforsamlings- og styreprotokoller mv.

Etter utvalgets oppfatning bør det derfor åpnes for elektronisk dokumentasjon av relevante selskapsbeslutninger. Utvalget foreslår at regler om dokumentasjon av protokoller mv. utformes nøytrale med hensyn til bruk av media. Begrunnelsen er at reglene dermed kan ta hensyn til fremtidig teknologisk utvikling. Utvalget foreslår at selskapsdokumentasjon skal være tilgjengelig i lesbar form i hele oppbevaringsperioden. Utvalget ser imidlertid ikke grunn til å oppstille et krav om at dokumentasjonen må kunne skrives ut på papir, sml. bokføringsloven § 13 fjerde ledd og den danske selskabsloven § 92. Bokføringslovens regler om krav til oppbevaring av dokumentasjon er i større grad begrunnet i kontrollbehov for skatte- og avgiftsmyndighetene. Et slikt generelt krav gjelder ikke for selskapsdokumentasjon etter aksjeloven.

Utvalget mener derfor at det ikke bør åpnes for at lyd- og/eller videopptak av generalforsamlings- og styremøter kan tilfredsstille kravene til dokumentasjon av selskapsbeslutninger. Utvalget legger vekt på at protokoller i lesbar form normalt kan saksbehandles hurtig og til dels rent maskinelt hos Foretaksregisteret. Som intern dokumentasjon av diskusjon og beslutninger fra selskapets organer kan lyd- og videopptak ha sin funksjon, men som dokumentasjon overfor for eksempel ny ledelse, aksjonærer, offentlige myndigheter og lignende er dette neppe hensiktsmessig. Utvalget utelukker imidlertid ikke at lyd- og/eller lydopptak i fremtiden kan være fullverdige måter å utarbeide selskapsdokumentasjon på.

Utvalget har diskutert i hvilken grad det bør stilles krav om at dokumentene skal sikres mot endring. Etter utvalgets oppfatning sikres dette blant annet gjennom krav om signering for en del av selskapsdokumentasjonen og krav til oppbevaring. Dersom det gjøres endringer i dokumentasjonen, uten at det har grunnlag i nye selskapsbeslutninger, vil det normalt måtte anses som dokumentfalsk. Utvalget kan ikke se at papirbasert dokumentasjon nødvendigvis er bedre sikret mot dokumentfalsk eller å bli erstattet med nye dokumenter enn elektroniske dokumenter er. Etter bokføringsreglene er det eksplisitte lovbestemmelser om at regnskapsdokumentasjon mv. ikke skal endres etter utstedelse, jf. bokføringsloven § 10 første ledd tredje punktum. Utvalget ser at det er et behov for å hindre endring i ettertid av regnskapsdokumentasjon og regnskapsopplysninger som har dannet grunnlag for regnskapsrapportering. Tilsvarende gjelder for så vidt for selskapsdokumentasjon. For selskapsdokumentasjon ser utvalget imidlertid ikke behov for tilsvarende eksplisitte regler.

På denne bakgrunn foreslår utvalget at det inntas en ny generell lovbestemmelse i aksjeloven § 1-7 om krav til utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon. Se mer om krav til oppbevaring i punkt 5.6 nedenfor.

Ettersom den foreslåtte lovbestemmelsen skal være generell for utarbeidelse av all selskapsdokumentasjon, finner utvalget ikke grunn til å foreta noen språklige endringer av aksjeloven § 5-13 om krav til fortegnelse over aksjonærene på møte i generalforsamling. I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.5.1 (nettversjonen side 83), legges det derimot til grunn at fortegnelsen må føres på papir, siden den skal inntas i eller vedlegges protokollen for generalforsamlingen. Disse synspunktene kan ikke lenger oppfattes som uttrykk for gjeldende rett.

I høringsbrev fra Justisdepartementet 15. januar 2001, gjengitt i Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.5.1 (nettversjonen side 84), uttales det følgende om aksjeloven § 6-13 (3), som krever at avtaler mellom selskapets eneaksjonær og styret skal nedtegnes skriftlig:

«EUs 12. selskapsrettsdirektiv art. 5 nr. 1 (som er tatt inn i EØS-avtalen) krever at slike avtaler skal nedfelles i protokoll eller nedtegnes skriftlig. Notoritetshensyn er det sentrale, og dette må forstås som et krav om nedtegnelse på fysisk papir. Det kan derfor ikke åpnes for elektronisk kommunikasjon her».

Utvalget kan ikke se at 12. selskapsdirektiv art. 5 nr. 1 stiller krav om at avtaler mellom eneaksjonær og styret må utarbeides på papir. Etter utvalgets syn innebærer begrepet «skriftlig» ikke annet enn at det må være mulig å kunne lese teksten. Begrepet «skriftlig» innebærer at det også er adgang til å utarbeide elektroniske dokumenter. Uttalelser i Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.5.1 (nettversjonen side 84), kan derfor ikke lenger tillegges noen vekt. Utvalget kan heller ikke se at det er noen uoverensstemmelse mellom lovbestemmelser som oppstiller et krav om «skriftlighet», og utvalgets forslag om å innta en ny generell lovbestemmelse i aksjeloven om krav til oppbevaring og utarbeidelse av selskapsdokumentasjon. I enkelte lovbestemmelser benyttes derimot begrepet «skriftlig på papir». I disse tilfellene foreslår utvalget å endre lovbestemmelsene slik at de fremstår mer nøytrale med hensyn til valg av medium.

I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.5.1 (nettversjonen side 86), omtales aksjeloven § 13-3 og § 14-4 om fusjons- og fisjonsplan. I proposisjonen vises det til at 3. selskapsdirektiv art. 5 nr. 1 og 6. selskapsdirektiv art. 3 nr. 1 stiller krav til skriftlige fusjons- og fisjonsplaner. Videre uttales det at skriftlighet må forstås som fysisk skriftlighet. Utvalget kan imidlertid ikke se at 3. selskapsdirektiv art. 5 nr. 1 og 6. selskapsdirektiv art. 3 nr. 1 stiller krav om at slike planer må utarbeides fysisk på papir. Uttalelser i Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) om dette kan derfor ikke lenger tillegges noen vekt. Utvalget finner likevel ikke grunn til å foreta noen språklige endringer av aksjeloven § 13-3 og § 14-4 om fusjons- og fisjonsplan, ettersom lovbestemmelsene ikke inneholder krav som er til hinder for hvordan dokumentasjonen skal utarbeides. Av lovbestemmelsene fremgår det imidlertid et krav om at dokumentene skal undertegnes. Utvalget foreslår at dette endres til et krav om signering, jf. punkt 5.5.4.

5.4.3 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

Utvalget ser ingen prinsipielle hensyn som tilsier at ikke allmennaksjeselskaper skal ha samme adgang til å benytte elektroniske dokumenter, som aksjeselskaper. Utvalget foreslår derfor at lovforslagene som nevnt i punkt 5.4.2, også skal gjelde for allmennaksjeselskaper.

I allmennaksjeloven § 4-12 (1) finnes det en særregel om meldeplikt ved salg av aksjer eller andre verdipapirer i selskapet til egne eller personlige nærstående. I henhold til lovbestemmelsen skal melding om salg eller erverv av aksjer eller andre verdipapirer i selskapet «innføres i en særskilt protokoll». Det antas at den særlige protokollen fra lovgivers side fortrinnsvis er ment til bruk for at styret skal kunne reagere mot omsetning av aksjer mv. som anses uredelig, og at bestemmelsen kan sies å bygge på en forutsetning om at styret kan ha en viss plikt til å reagere, jf. Aarbakke m.fl.: Aksjeloven og allmennaksjeloven (2012) side 1032. Som begrunnelse for at salg og erverv av aksjer mv. skal innføres i en «særskilt protokoll», ble det i lovforarbeidene bare pekt på at «[f]or oversiktens skyld er dette nyttig», jf. Ot.prp. nr. 19 (1974–75) side 97. I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.5.3 (nettversjonen side 88), er det lagt til grunn at den meldepliktige kan sende meldingen elektronisk. Protokollen skal være en papirprotokoll, jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.5.1 (nettversjonen side 82).

Utvalgets forslag om å innta en ny og generell lovbestemmelse i allmennaksjeloven om krav til utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon, vil også gjelde for protokoller som skal utarbeides etter allmennaksjeloven § 4-12 (1). Utvalget finner derfor ikke grunn til å foreta noen språklig endring av lovbestemmelsen. Synspunktene om at protokoller etter allmennaksjeloven § 4-12 (1) skal være papirprotokoller, kan i så fall ikke lenger opprettholdes.

Når det gjelder allmennaksjeselskapers adgang til å benytte elektroniske dokumenter ved stiftelse, er dette behandlet i punkt 5.3.3.

5.5 Krav til signatur

5.5.1 Gjeldende rett: aksjeloven

I punkt 5.4.1 er det en oversikt over hvilke lovbestemmelser som synes å forutsette papirbaserte prosesser. I enkelte av lovbestemmelsene fremgår underskriftskravet uttrykkelig, jf. for eksempel aksjeloven § 5-16 og § 6-29, mens det i andre lovbestemmelser kun fremgår indirekte gjennom for eksempel et «avtalekrav» eller lignende, jf. aksjeloven § 3-8 og § 3-9. Lovbestemmelsene som oppstiller underskriftskrav, stiller derimot ikke krav til hvordan signaturer skal utføres, for eksempel om signaturer skal bekreftes av vitner eller om signaturene kan gjøres elektronisk.

Det kan muligens argumenteres for at aksjeloven § 18-5 ikke bare er en regel om adgang til bruk av elektronisk kommunikasjon, men også en regel om bruk av elektronisk signatur. Spørsmålet er ikke drøftet i lovforarbeidene. I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.2.3 side 76 uttales det imidlertid at i de tilfellene hvor selskapet skal sende gjenpart av underskrevne dokumenter til aksjonærene, «forutsetter elektronisk utsendelse at det brukes metoder som innebærer at også de underskrifter loven krever på disse dokumentene vises elektronisk. Det er her ikke tale om elektronisk signatur, men om en gjengivelse av navnetrekket».

5.5.2 Gjeldende rett: esignaturloven

LOV-2001-06-15-81 (esignaturloven) regulerer bruk av elektroniske signaturer, blant annet gjennom krav til fremstillingen av slike signaturer. Esignaturloven gjelder imidlertid kun for utstedere av elektroniske signaturer (sertifikatutstedere). Disse er under tilsyn av Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom).

Begrepet elektronisk signatur er definert som «data i elektronisk form som er knyttet til andre elektroniske data og som brukes som autentiseringsmetode», jf. esignaturloven § 3 nr. 1.

Esignaturloven skiller mellom ulike elektroniske signaturer.

En avansert elektronisk signatur er i esignaturloven § 3 nr. 2 definert som en elektronisk signatur som er entydig knyttet til undertegneren, kan identifisere undertegneren, er laget ved hjelp av midler som bare undertegneren har kontroll over, og er knyttet til andre elektroniske data på en slik måte at det kan oppdages om disse har blitt endret etter signering.

En kvalifisert elektronisk signatur er i esignaturloven § 3 nr. 3 definert som en avansert elektronisk signatur som er basert på et såkalt kvalifisert sertifikat, og som er fremstilt av et godkjent sikkert signaturfremstillingssystem. I dag benyttes ikke kvalifiserte elektroniske signaturer i Norge, ettersom markedet heller ikke har etterspurt dette.

I offentlig sektor skilles det ytterligere mellom fire sikkerhetsnivåer for avanserte signaturer. Sikkerhetsnivåene defineres på bakgrunn av en sammensetning av følgende sikkerhetsparametre:

• Krav til autentiseringsfaktorer, hvor mange og hvilke egenskaper disse har.

• Hvordan de verktøy og hjelpemidler som er nødvendige for å kunne bruke autentiseringen, leveres ut til brukeren.

• Hvordan autentiseringsfaktorene er lagret lokalt hos brukeren.

• I hvilken grad det i ettertid er mulig å dokumentere at en person står bak meldingen/handlingen.

• Om løsningen er deklarert gjennom en offentlig ordning.

For registreringer i Foretaksregisteret kreves det i dag minimum sikkerhetsnivå 3 for å signere en registermelding. Se https://www.regjeringen.no/no/dokument/dep/kmd/lover_regler/retningslinjer/2008/rammeverk-for-autentisering-og-uavviseli/4/id505929/ for nærmere opplysninger om hva som kjennetegner sikkerhetsnivå 3. Sikkerhetsnivå 3 og høyere betyr blant annet at det ikke er tilstrekkelig med passord alene ved innlogging i Altinn, men at man i tillegg må logge inn med MinID, BankID og lignende (tofaktor-krav).

Rettsvirkninger av elektroniske signaturer er regulert i esignaturloven § 6. Det følger av lovbestemmelsen at «[d]ersom det i lov, forskrift eller på annen måte er oppstilt krav om underskrift for å få en bestemt rettsvirkning og disposisjonen kan gjennomføres elektronisk, oppfyller en kvalifisert elektronisk signatur alltid et slikt krav. En elektronisk signatur som ikke er kvalifisert, kan oppfylle et slikt krav».

Bruk av andre former for elektroniske signatur kan i henhold til esignaturloven § 6 også oppfylle krav til underskrift i lovgivningen. Alle typer elektroniske signaturer kan dermed gis rettsvirkninger. Hvorvidt en ikke kvalifisert elektronisk signatur i det enkelte tilfelle skal anses å oppfylle underskriftskrav, må vurderes på samme måte som for håndskrevne signaturer, det vil si en vurdering som må bero på en ordinær bevisføring og bevisbedømmelse. Ved tvist om bruk av elektronisk signatur som ikke er kvalifisert, er det derfor opp til domstolene å avgjøre om den elektroniske signaturen skal tillegges rettsvirkninger.

5.5.3 Mulige endringer som følge av EØS-regler

I 2014 vedtok EU en forordning om elektronisk identifisering og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner på det indre marked og om opphevelse av direktiv 1999/93/EF, jf. (EU) 910/2014. Formålet med forordningen er å legge til rette for økt elektronisk samhandling mellom næringsdrivende, borgere og offentlige myndigheter på tvers av landegrensene i EU/EØS, og dermed bidra til sterkere økonomisk vekst i det indre marked.

Den 30. november 2015 sendte Nærings- og fiskeridepartementet ut et høringsforslag om en ny lov som gjennomfører forordningen, samtidig som esignaturloven oppheves. Høringsfristen utløp 1. mars 2016, og Nærings- og fiskeridepartementet tar sikte på å fremme en lovproposisjon for Stortinget i løpet av høsten 2016.

Forordningen omfatter i utgangspunktet kun tillitstjenester som tilbys til offentligheten, og som har virkning overfor tredjemann. I høringsnotatet side 11 til 12 diskuterer imidlertid Nærings- og fiskeridepartementet om forordningen også bør gjelde innenfor systemer som er basert på frivillige avtaler mellom et begrenset antall deltakere, det vil si såkalte «lukkede nett». Signaturer som brukes mellom ansatte innad i en bedrift eller som brukes innenfor en begrenset medlemsmasse, angis som eksempler på «lukkede nett».

En tilsvarende problemstilling ble også diskutert i forarbeidene til esignaturloven, jf. Ot.prp. nr. 82 (1999–2000) side 21 flg. Da esignaturloven ble vedtatt, ble det konkludert med at sertifikatutstedere som utsteder kvalifiserte sertifikater innenfor lukkede systemer og som registrerer seg under Nkoms tilsyn, skulle omfattes av loven. Det ble blant annet uttalt at det for å sikre forutberegnelighet ved bruk av elektroniske signaturer var ønskelig at flest mulige signaturer oppfyller kravene til kvalifiserte signaturer og dermed omfattes av lovreguleringen. Videre ble det vist til at grensegangen mellom lukkede og åpne nett var uklar, og at loven burde åpne for at alle sertifikatutstedere som ønsker å falle inn under lovreguleringen, skulle omfattes. Statoil er et eksempel på et selskap som har valgt å registrere seg som utsteder av elektroniske signaturer (sertifikater) til bruk for autentiserings- og signeringsløsninger internt blant de ansatte.

I høringsnotatet om forordning (EU) 910/2014 side 11 til 12 diskuterte Nærings- og fiskeridepartementet om det er ønskelig å videreføre dagens reguleringsmulighet for lukkede systemer mv., ved å utvide virkeområdet for kvalifiserte tillitstjenester nasjonalt. Nærings- og fiskeridepartementet uttalte imidlertid:

«Departementet er skeptisk til en slik utvidelse av virkeområdet, ettersom forordningens regulering gir tilbydere av kvalifiserte tillitstjenester vesentlig mer omfattende forpliktelser enn dagens esignaturlov. Dessuten omfattes mange flere tjenester. Sikkerhetskrav til virksomheten og kravene om samsvarsvurdering annet hvert år påfører virksomhetene kostnader. Samtidig pålegges tilsynet mer omfattende tilsynsoppgaver. Etter departementets syn taler dette imot å la forordningens bestemmelser få en videre anvendelse enn det den er ment for. Det samme gjelder hensynet til like regler mellom landene. Departementet foreslår derfor at reglene ikke får anvendelse på lukkede systemer i henhold til nasjonal lovgivning eller avtale mellom en avgrenset krets av personer, iht. artikkel 2 og som utdypet i fortalen pkt. 21. Vi ber likevel om høringsinstansenes syn på dette.»

5.5.4 Utvalgets vurderinger

I punkt 5.4.2 har utvalget foreslått en lovbestemmelse som gir selskapene adgang til å utarbeide selskapsdokumentasjon elektronisk. En naturlig følge av forslaget er at selskapene også får adgang til å signere selskapsdokumentene elektronisk.

Etter utvalgets syn vil e-signaturløsninger ofte være kostnadsbesparende, raskere og sikrere enn fysiske dokumenter som sendes på en signaturrunde. Dokumenter som sendes i posten, kan også utsettes for skade eller gå tapt. Dessuten er tiden som prosessen kan ta og de reduserte oppfølgingsmulighetene sammenlignet med elektroniske løsninger, en klar ulempe. I de tekniske løsningene som tilbys for esignatur, ligger det normalt innebygd sikring mot endring, tap eller skade på dokumentene. Esignaturer synes også å være forholdsvis lett tilgjengelig.

Utvalget har videre vurdert hvilke krav til sikkerhetsnivå som eventuelt bør stilles til bruk av elektroniske signaturer ved signering av selskapsdokumentasjon. Et spørsmål er om det bør være samme krav til sikkerhetsnivå ved signering av selskapsdokumentasjon som ved signering av melding til Foretaksregisteret (sikkerhetsnivå 3), jf. punkt 5.2.2.

På den ene siden kan det være en fordel dersom signeringskravene er like. Dette kan gjøre det aktuelt å se på mulighetene for å «ta med seg» signaturer fra selskapsinterne løsninger og over i melding til Foretaksregisteret. På den annen side kan dette også innebære at lovgiver må stille krav til sikkerhets- og autentiseringsmekanismer i selskapenes interne systemer.

Etter utvalgets syn bør lovgiver være tilbakeholden med å stille detaljerte krav til autentiserings- og sikkerhetsmekanismer i de interne systemer selskapene benytter. Hvilke autentiserings- og sikkerhetsmekanismer som skal velges, er en vurdering selskapene er nærmest til å foreta.

Selskaper som har behov for høy grad av sikkerhet, har etter esignaturloven adgang til å benytte seg av sertifikatutstedere som er registrert hos Nkom, og som dermed også er underlagt Nkoms tilsyn. Utvalget antar at det er et fåtall av selskapene som har et slikt behov, og de bør derfor ha adgang til å utvikle sine egne løsninger. På sikt antar utvalget også at tilbydere av elektroniske tjenester for signering av selskapsdokumentasjon, trolig vil velge samme sikkerhetsnivå som Foretaksregisteret. Grunnen er at dette kan sikre selskapene mulighet for å «ta med seg» signaturer fra selskapsintern løsning og over i melding til Foretaksregisteret.

Videre viser utvalget til at det ikke har erfaringer som tilsier at det ved signering av selskapsdokumentasjon for tiden generelt foreligger så stor risiko for misbruk at lovgivningen bør ta utgangspunkt i et strengt sikkerhetsnivå. Etter utvalgets syn bør man ta utgangspunkt i at selskapene selv må være nærmest til å definere sitt sikkerhetsnivå, og eventuelt endre dette dersom det skulle oppstå samfunnsmessige problemer fordi selskapene legger et uheldig sikkerhetsnivå til grunn.

En løsning hvor selskapene selv definerer behov for sikkerhetsnivå, synes for øvrig å harmonere med Nærings- og fiskeridepartementets forslag om ikke å la forordning (EU) 910/2014 gjelde for «lukkede nett», jf. høringsnotat fra Nærings- og fiskeridepartementet av 30. november 2015.

Aksjeloven stiller ikke direkte krav til signering. I loven benyttes imidlertid begrepene «underskrive» og «undertegne» i enkelte lovbestemmelser. Utvalget foreslår at begrepet erstattes med «signere», slik at terminologien i aksjeloven og foretaksregisterloven § 4-3 er likelydende. Etter utvalgets syn er begrepet «signere» også mer teknologinøytralt. Formuleringen er ikke ment å være til hinder for signering på papir.

5.5.5 Bør tilsvarende regler gjelder for allmennaksjeselskaper?

Utvalget ser ingen prinsipielle hensyn som tilsier at det ikke skal være samme adgang til å foreta elektronisk signering i allmennaksjeselskaper, som i aksjeselskaper. Utvalget mener derfor at de samme prinsipper for signering som er foreslått for aksjeselskaper, også skal gjelde for allmennaksjeselskaper.

5.6 Oppbevaring av selskapsdokumenter, regnskaps- materiale mv.

5.6.1 Gjeldende rett

5.6.1.1 Oppbevaring av generalforsamlings- og styreprotokoller mv.

Generalforsamlings- og styreprotokoller i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper er ikke oppbevaringspliktig regnskapsmateriale etter bokføringsloven. Regler om oppbevaringsplikt for generalforsamlings- og styreprotokoller følger av aksjelovene. Aksjelovene har imidlertid ingen eksplisitte regler vedrørende krav til oppbevaringstid for generalforsamlings- og styreprotokoller m.m., jf. aksjelovene § 5-16 og § 6-29. I lovforarbeidene er det uttalt at bestemmelsene skal forestås slik at protokollene skal oppbevares i hele selskapets levetid, jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.5.1 (nettversjonen side 83) og punkt 5.4.1 foran.

Aksjelovene oppstiller ingen regler om krav til oppbevaringssted. Det følger av aksjeloven § 5-16 (3) annet punktum at generalforsamlingsprotokoller skal holdes tilgjengelig for aksjonærene «hos selskapet og oppbevares på betryggende måte». Lignende krav til å gjøre selskapsdokumentasjon tilgjengelig følger også av aksjelovene § 10-3 (5) om tilgjengeliggjøring av årsregnskap mv., § 12-3 (3) om forslag om nedsettelse av aksjekapital og § 16-6 (2) om avviklingsbalanse. Krav til tilgjengeliggjøring av selskapsdokumentasjon kan ikke oppfattes som et krav til oppbevaringssted.

5.6.1.2 Oppbevaring av regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon, oppløsning og avvikling

Aksjelovene stiller krav til oppbevaring av regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon, oppløsning og avvikling, jf. aksjeloven § 13-17 (3), § 14-8 (1), § 16-10 (3) og allmennaksjeloven § 13-18 (4) første og annet punktum, § 14-8 (1) og § 16-10 (3) første og annet punktum. I disse tilfellene er det krav om ti års oppbevaringstid.

Regler om oppbevaring av regnskapsmateriale i forbindelse med fusjon, fisjon, oppløsning og avvikling ble ikke endret/ajourført samtidig med at kravene til oppbevaring ifølge bokføringsreglene ble endret fra 1. januar 2015. Hovedregelen for oppbevaring ble da redusert fra ti til fem år, jf. bokføringsloven § 13. I Prop. 1 LS (2013–2014) side 255 uttalte departementet at dette gjøres til tross for at en halvering av oppbevaringstiden for primærdokumentasjon kan ha negative konsekvenser for skattekontroll samt for mulighetene til å bekjempe økonomisk kriminalitet. Departementet uttalte videre at det:

«(…) etter en samlet vurdering likevel [er] kommet til at det må legges mest vekt på at næringslivet opplever kravet om 10 års oppbevaringstid for primærdokumentasjon som en betydelig administrativ byrde. Departementet foreslår derfor at det generelle minstekravet til oppbevaringstid for primærdokumentasjon i bokføringsloven reduseres fra 10 år til 5 år. Departementet mener det vil kunne være behov for krav til lengre oppbevaringstid enn 5 år for enkelte særlige typer primærdokumentasjon for skatte og avgiftskontrollformål, samt i forbindelse med bekjempelse av økonomisk kriminalitet og annen tilsynsvirksomhet. Det foreslås derfor at departementet gis hjemmel til å fastsette lengre oppbevaringstid for bestemte typer dokumentasjon dersom dette finnes nødvendig av hensyn til pliktig regnskapsrapportering eller skatte- og avgiftskontroll.

Departementet vil vurdere om Skatteetaten og politiet har tilstrekkelige hjemler til å pålegge lengre oppbevaring enn 5 år i forbindelse med påbegynt bokettersyn eller etterforskning i straffesak. Departementet vil også vurdere behovet for tilpasninger i tilstøtende regelverk som bygger på at oppbevaringstiden for primærdokumentasjon er lengre enn 5 år, samt behovet for overgangsregler.»

Ved fusjon og fisjon regnes fristen etter aksjelovene fra fusjonen blir registrert og etter endelig oppløsning, mens fristen etter bokføringsreglene regnes fra og med utgangen av det regnskaps-/bokføringsår som regnskapsmaterialet vedrører, jf. aksjeloven § 13-17 (3) og allmennaksjeloven § 13-18 (4) første og annet punktum. Lovbestemmelsene gjelder tilsvarende for fisjon, jf. aksjelovene § 14-8 (1). Når aksjelovene bestemmer at oppbevaring skal skje i minst ti år fra et gitt tidspunkt, innebærer det at alt regnskapsmateriale og de bøker som ble oppbevart på fusjonstidspunktet, fortsatt må oppbevares i ytterligere ti år, altså ikke bare i ti år etter det aktuelle regnskapsårets slutt, jf. aksjelovene § 18-4 om beregning av frister.

Etter aksjelovene er det krav til ti års oppbevaring av både regnskapsmateriale og av bøker. Med «bøker» menes aksjeeierboken samt protokoller for de ulike selskapsorganer (styret og generalforsamlingen), jf. Aarbakke m.fl. (2012): Aksjeloven og allmennaksjeloven side 804. Ved fusjon skal det overtakende selskapet oppbevare det eller de overdragende selskapenes oppbevaringspliktige regnskapsmateriale, jf. aksjeloven § 13-17 (3) og allmennaksjeloven § 13-18 (4). Lovbestemmelsene gjelder tilsvarende fisjon, jf. aksjelovene § 14-8 (1).

Ved oppløsning og avvikling må lovbestemmelsene forstås på samme måte som ved fusjon og fisjon, jf. ovenfor. Avviklingsstyret er ansvarlig for at oppbevaringsreglene overholdes.

Regler om oppbevaring av regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon og ved oppløsning og avvikling, oppstiller ikke krav til oppbevaringssted, jf. aksjeloven § 13-17 (3), § 14-8 (1), § 16-10 (3) og allmennaksjeloven § 13-18 (4) første og annet punktum, § 14-8 (1) og § 16-10 (3) første og annet punktum.

5.6.1.3 Oppbevaring av opplysninger om tidligere aksjonærer

Opplysninger om tidligere aksjonærer skal oppbevares i minst ti år, jf. aksjeloven § 4-7 (3). For allmennaksjeselskaper er opplysninger om tidligere aksjonærer registrert i verdipapirregisteret, jf. allmennaksjeloven § 4-7. Etter verdipapirregisterloven § 6-6 kan verdipapirregisteret slette opplysninger fra rettighetsregisteret dersom de åpenbart er uten betydning. Opplysninger som er registrert, skal likevel oppbevares i minst ti år.

5.6.2 EU/EØS-rett

I EØS-retten foreligger det ingen regler om krav til oppbevaring av selskapsdokumentasjon for aksjeselskaper eller allmennaksjeselskaper. Det er heller ikke særskilte krav til oppbevaring av regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon og ved oppløsning og avvikling. I direktivforslaget om SUP-selskaper art. 4 nr. 2 er det imidlertid foreslått at avgjørelser som er truffet av generalforsamlingen/eneaksjonæren «shall be recorded in minutes or drawn up in writing and kept for at least five years. Member States may provide that it is sufficient for the decisions to be stored electronically by the company, in a safe and accessible format preventing the loss of integrity of decisions. Member States may also provide that decisions must be kept for a longer period than five years». Se punkt 3.4 for nærmere redegjørelse om direktivforslagets status.

5.6.3 Utvalgets vurderinger

5.6.3.1 Innledning

I Prop. 107 L (2011–2012) side 25 er det vist til at «[f]ormålet med lovregler om bokføring er å sikre en rekke interessentgrupper, herunder ledere og ansatte hos den bokføringspliktige selv samt kontrollmyndigheter og andre regnskapsbrukere, dokumentasjon for økonomiske transaksjoner og de forpliktelser og tilgodehavender som transaksjonene gir opphav til. (…) Krav til oppbevaringstid skal sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig så lenge det vil kunne være saklig behov for å kontrollere den. Samtidig innebærer oppbevaring kostnader for de bokføringspliktige, og pliktig oppbevaringstid bør derfor ikke være lenger enn nødvendig.»

Etter utvalgets syn gjør i hovedsak de samme hensyn seg gjeldende ved krav til oppbevaring av selskapsdokumentasjon, regnskapsmateriale mv. etter aksjeloven, som ved krav til oppbevaring av regnskapsmateriale etter bokføringsloven.

I punkt 5.6.3.2 vurderes krav til oppbevaringstid. I punkt 5.6.3.3 redegjøres det for krav til oppbevaringssted. I punkt 5.6.3.4 omtales spørsmålet om hvem som har ansvar for at oppbevaringsplikten overholdes.

5.6.3.2 Oppbevaringstid

Etter utvalgets syn er det uheldig at aksjelovens regler om bokføring og bokføringslovens bestemmelser ikke er samordnet. Utvalget foreslår derfor at hovedregelen for oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon settes til fem år i samsvar med bokføringsloven.

Utvalget har vanskelig for å se hvilke hensyn som skulle tilsi at selskapsdokumentasjon bør oppbevares i lengre tid enn regnskapsdokumentasjon. Det er dessuten både uhensiktsmessig og kostbart for selskapene å måtte forholde seg til ulike oppbevaringstider. Videre mener utvalget at det fremstår som uoversiktlig at bokføringsloven og aksjelovene har ulike regler for hvilket tidspunkt oppbevaringsfristen skal regnes fra.

Utvalget har ikke vurdert lengden på oppbevaringstiden, men lagt til grunn at den bør være den samme for selskapsdokumentasjon som for bokføringsmateriale. Utvalget viser i denne forbindelse til de vurderingene som er gjort i Prop. 1 LS (2013–2014) om oppbevaringstidens lengde.

Utvalget viser for øvrig til at skattemyndighetene har hjemler for å pålegge selskapene å oppbevare regnskapspliktig materiale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til mer enn fem år etter regnskapsårets slutt, jf. skatteforvaltningsloven § 11-3. Lovbestemmelsen trer i kraft 1. januar 2017 og erstatter ligningsloven § 6-7a, merverdiavgiftsloven § 16-8a og skattebetalingsloven § 5-13c. Lovbestemmelsen skal forhindre at relevant regnskapsmateriale slettes etter at skattekontroll er varslet. Etter utvalgets syn bør skattemyndighetene ha adgang til å pålegge selskapene lengre oppbevaringstid også for selskapsdokumentasjon etter aksjeloven. Utvalget har ikke foreslått noen konkret lovendring på dette punktet, men antar at departementet vil vurdere hvor en slik lovhjemmel bør tas inn.

På denne bakgrunn foreslår utvalget å fjerne aksjelovens regler om krav til oppbevaringstid for regnskapsmateriale ved fusjon, fisjon, oppløsning og avvikling, jf. aksjeloven § 13-17 (3), § 14-8 (1), § 16-10 (3). Forslaget innebærer at bokføringslovens alminnelige regler vil gjelde for oppbevaring av slikt regnskapsmateriale.

Selskapsdokumentasjon som generalforsamlings- og styreprotokoller, omfattes ikke av bokføringslovens krav. Utvalget foreslår en bestemmelse i aksjeloven § 1-7 om at også denne dokumentasjonen skal oppbevares i fem år. Med dette forslaget blir det samsvar mellom hovedregelen for oppbevaringstid for bokføringsmateriale og selskapsdokumentasjon som ikke omfattes av bokføringsloven.

Gjeldende krav til oppbevaring av opplysninger om aksjonærer etter aksjeloven § 4-7 (3), må ses i sammenheng med forslaget om å innføre elektronisk aksjeeierbok/aksjeeierregister, jf. punkt 3.3 foran. Utvalget mener derfor at en vurdering av aksjelovens regler på dette punktet, bør vurderes etter at spørsmålet om elektronisk aksjeeierbok er avklart.

5.6.3.3 Oppbevaringssted

Aksjeloven stiller ikke krav til hvor selskapsdokumentasjon skal oppbevares, jf. punkt 5.6.1. Til sammenligning fremgår det av bokføringsloven § 13 annet ledd et krav om at regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 «skal oppbevares i Norge». Etter utvalgets syn er det ikke behov for å innføre lignende krav til oppbevaringssted for selskapsdokumentasjon. Det bør være opp til selskapene å avgjøre hvor selskapsdokumentasjonen skal oppbevares. Etter utvalgets syn må det avgjørende være at selskapsdokumentasjonen oppbevares på en betryggende måte som sikrer at den kan oppbevares i den angitte oppbevaringsperioden. Utvalget viser videre til at et tilsvarende krav til oppbevaringssted som angitt i bokføringsloven, kan være problematisk å overholde, dersom dokumentasjonen oppbevares i «nettskyen» eller lignende.

5.6.3.4 Ansvar for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon, oppløsning og avvikling

Utvalget mener at det er behov for å videreføre gjeldende regler om hvem som har ansvar for at oppbevaringsplikten overholdes ved fusjon, fisjon, oppløsning og avvikling, jf. aksjeloven § 13-17 (3), § 16-10 (3).

5.6.4 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

Utvalget ser ingen prinsipielle hensyn som tilsier at det ikke skal være samme krav til oppbevaring for allmennaksjeselskaper som for aksjeselskaper. Utvalget foreslår derfor at endringene som er foreslått i punkt 5.6.3, også skal gjelde for allmennaksjeselskaper. Det foreslås endringer i reglene om oppbevaringstid og ansvaret for overholdelse av oppbevaringsplikten i allmennaksjeloven § 13-18 (4) første og annet punktum, § 14-8 (1) og § 16-10 (3) første og annet punktum.

Allmennaksjeloven inneholder enkelte særregler om oppbevaring. I allmennaksjeloven § 13-18 (4) og § 16-10 (3) tredje punktum fremgår det blant annet at selskapene skal oppbevare «utskrift av aksjeeierregisteret». Utvalget foreslår å endre ordlyden i bestemmelsene slik at de fremstår teknologinøytrale med hensyn til oppbevaringsmedium.

5.7 Kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærer

5.7.1 Gjeldende rett

Aksjelovenes utgangspunkt er at kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærene skal skje ved bruk av papirdokumentasjon. Aksjelovene § 18-5 (1) åpner imidlertid for at selskapet kan bruke elektronisk kommunikasjon når det skal gi meldinger, varsler, informasjon, dokumenter, underretninger og lignende. Forutsetningen er at aksjonæren uttrykkelig har godtatt dette. I henhold til aksjelovene § 18-5 (2) kan en aksjonær også benytte elektronisk kommunikasjon for å gi meldinger mv. til selskapet, dersom han eller hun gjør dette ved bruk av elektronisk kommunikasjon til den e-postadressen eller på den måten selskapet har angitt for dette formålet.

Bestemmelsene ble tilføyd ved LOV-2001-12-21-117. Bakgrunnen for lovbestemmelsene var et ønske om å legge til rette for en praktisk forenkling. Departementet ønsket imidlertid ikke å tvinge aksjonærene til å motta informasjon og meldinger fra selskapet elektronisk, jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.2.1 (nettversjonen side 72 til 73). Departementet mente at selskapet heller ikke burde sende slik informasjon elektronisk uten at aksjonæren var klar over at informasjon blir sendt på denne måten. Videre var departementet skeptisk til å innta en regel om at aksjonærene måtte foreta seg noe hvis han eller hun skal unngå å motta informasjon og meldinger elektronisk. På denne bakgrunn kom departementet til at det var mer rimelig at handleplikten ble lagt på selskapet, og det ble derfor inntatt et krav om at aksjonæren «uttrykkelig» måtte godta elektronisk kommunikasjon for at selskapet kunne sende ut meldinger mv. på denne måten. Aksjelovene § 18-5 er imidlertid ikke til hinder for bruk av elektroniske midler internt i selskapets ledelse, jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.5.1 (nettversjonen side 84).

I noen tilfeller følger det direkte av loven at elektronisk informasjon ikke kan brukes, jf. aksjelovene § 2-13 og aksjeloven § 4-26 (3) og allmennaksjeloven § 4-25 (3). I disse tilfellene er ikke elektronisk kommunikasjon ansett som tilstrekkelig betryggende til å ivareta aksjonærenes interesser.

Siden aksjeloven § 18-5 trådte i kraft, har man revidert forvaltningsloven og innført et generelt prinsipp om elektronisk kommunikasjon mellom det offentlige og innbyggere, organisasjoner og næringsliv. Elektronisk kommunikasjon fra offentlig sektor anses nå som standard, og innbyggere som ikke ønsker dette, må aktivt reservere seg, jf. Prop. 116 L (2012–2013) side 9. Næringslivet kan ikke reservere seg på tilsvarende måte.

Aksjelovene inneholder en rekke bestemmelser om når selskapet skal legge frem varsler og meldinger som selskapet skal gi for at aksjonærene skal kunne ivareta sine aksjonærrettigheter:

• Ved forsinket oppgjør av krav på aksjeinnskudd skal styret i rekommandert brev oppfordre aksjonæren til å gjøre opp innen sju dager, jf. aksjelovene § 2-13.

• Selskapet skal gi en aksjonær utskrift av aksjeeierboken, jf. aksjeloven § 4-6.

• Selskapet skal gi en aksjonær melding når aksjonæren er registrert i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret, jf. aksjeloven § 4-10 og allmennaksjeloven § 4-9.

• Selskapet skal varsle aksjonæren ved beslutning om overgang fra aksjeeierbok til aksjeeierregistrering i et verdipapirregister og omvendt, jf. aksjeloven § 4-11.

• Selskapet skal underrette erververen av en aksje om styrets avgjørelse av om det er gitt samtykke til aksjeervervet, jf. aksjelovene § 4-16.

• Selskapet skal varsle aksjonærer som har forkjøpsrett om melding om at aksjer ønskes overdratt mv., jf. aksjelovene § 4-20.

• Selskapet skal sende et skriftlig tilbud om løsningssummen dersom selskapet skal innløse små aksjeposter, jf. allmennaksjeloven § 4-24.

• Tilbud om løsningssummen ved tvungen overføring av aksjer i datterselskap mv. skal sendes skriftlig, jf. aksjeloven § 4-26 og allmennaksjeloven § 4-25.

• Årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen mv. skal senest én uke før ordinær generalforsamling sendes aksjonærene, jf. aksjeloven § 5-5 og allmennaksjeloven § 5-6.

• Saksdokumenter som sendes aksjonærene i forbindelse med generalforsamling uten møte, jf. aksjeloven § 5-7.

• Innkalling til generalforsamling, jf. aksjelovene § 5-10.

• Unntak fra krav om utsendelse av dokumenter som er lagt ut på selskapets internettsider, jf. aksjelovene § 5-11a

• Underretning om beslutning om kapitalforhøyelse, jf. aksjelovene § 10-1.

• Underretning om beslutning om kapitalforhøyelse på grunnlag av styrefullmakt, jf. aksjelovene § 10-17.

• Underretning om beslutning om opptak av lån som nevnt i aksjelovene § 11-1, jf. aksjelovene § 11-2.

• Utsendelse av fusjonsplanen og forskjellige andre dokumenter i forbindelse med fusjon, jf. aksjelovene § 13-12.

• Sende gjenpart av avviklingsbalansen med revisors erklæring i forbindelse med oppløsning, jf. aksjelovene § 16-6.

I tillegg er det en del bestemmelser som henviser til de nevnte lovbestemmelsene. Oppregningen er derfor ikke uttømmende.

Aksjeloven og allmennaksjeloven har også noen bestemmelser om at aksjonærer skal sende meldinger og opplysninger mv. til selskapet. Dette gjelder følgende bestemmelser:

• Erververen av en aksje skal straks sende melding om sitt aksjeerverv til selskapet, jf. aksjeloven § 4-12.

• Hvor styret har nektet å samtykke til et aksjeerverv, kan en aksjeerverver fremme krav overfor selskapet om innløsning av aksjen senest to måneder etter at han eller hun mottok underretning om styrets beslutning, jf. aksjeloven § 4-17.

• En aksjonær som vil gjøre gjeldende forkjøpsrett, må gjøre dette ved melding til selskapet, jf. aksjelovene § 4-23.

• Vedtektene kan fastsette at aksjonærer som vil delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en bestemt frist, jf. allmennaksjeloven § 5-3.

• En aksjonær har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen som han eller hun melder skriftlig til styret innen visse frister før generalforsamlingen, jf. aksjelovene § 5-11.

5.7.2 EU/EØS-rett og utenlandsk rett

I EØS-retten foreligger det ingen generell regel om hvordan selskapene skal kommunisere med aksjonærene. Utgangspunktet er derfor at norsk aksjelovgivning står fritt til å regulere hvordan kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærer skal skje. Dette gjelder imidlertid ikke valg av kommunikasjonsmåte ved innkalling til generalforsamling, jf. aksjonærrettighetsdirektivet (direktiv 2007/36/EF) artikkel 5 nr. 2 som oppstiller regler om hvordan selskapet skal sende ut innkalling til generalforsamling. I Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 15 er det lagt til grunn at allmennaksjeloven er i overensstemmelse med aksjonærrettighetsdirektivet.

Aksjeloven § 5-11a gjør unntak fra krav om utsendelse for dokumenter som er lagt ut på selskapets internettsider. Bakgrunnen for lovbestemmelsen er direktiv 2007/36/EF som følger opp Kommisjonens handlingsplan fra mai 2003, KOM (2003) 84 om modernisering av selskapsretten, jf. Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 7. Selskapene kan vedtektsfeste at når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelig for aksjonærene på selskapets hjemmeside, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes ut til hver enkelt aksjonær.

Aksjeloven § 18-5 kan sammenlignes med den danske selskabsloven § 92, hvor det også er inntatt regler om elektronisk kommunikasjon. Lovbestemmelsen skiller seg imidlertid fra den norske lovregelen. Etter dansk rett er det i utgangspunktet generalforsamlingen som treffer beslutning om anvendelse av elektronisk dokumentutveksling og elektronisk post i kommunikasjonen mellom selskapet og eierne (elektronisk kommunikasjon) i stedet for fremsendelse eller fremleggelse av papirbaserte dokumenter, jf. selskabsloven § 92 stk. 1. Lovbestemmelsen er derfor både en regel om elektronisk kommunikasjon og en bestemmelse om elektroniske dokumenter. Elektronisk kommunikasjon kan likevel alltid anvendes etter individuell avtale med den enkelte eier, jf. selskabsloven § 92 stk. 4. Selskabsloven § 92 oppstiller ikke krav til hvilke tekniske løsninger som må være oppfylt, fordi behovet vil variere mye fra selskap til selskap og fra situasjon til situasjon, og fordi den teknologiske utviklingen skjer så fort. Det følger imidlertid av lovforarbeidene at elektroniske dokumenter må uten bearbeidelse kunne skrives ut i klarskrift. Det kan derfor ikke anvendes for eksempel lyd- og bildefiler til oppfyllelse av lovens formkrav om skriftlighet.

5.7.3 Utvalgets vurderinger

5.7.3.1 Innledning

Utvalget mener at økt digitalisering og teknologisk utvikling tilsier at aksjeloven endres slik at det legges til rette for teknologinøytrale løsninger. Det finnes antakelig fortsatt enkelte som forventer at meldinger fra selskap som de har aksjer i, kommer som brev. Utvalget mener imidlertid at et krav om papirkommunikasjon ikke er i samsvar med den teknologiske utviklingen.

Som nevnt i punkt 5.7.1, anses elektronisk kommunikasjon fra offentlig sektor nå som standard. Innbyggere som ikke ønsker dette, må aktivt reservere seg. Næringslivet kan ikke reservere seg på tilsvarende måte. På denne bakgrunn er det naturlig at også virksomheter tillates å benytte elektronisk kommunikasjon som standard.

Utvalget vil først drøfte selskapets adgang til å benytte ulike kommunikasjonsmetoder til å sende meldinger, varsler eller lignende til aksjonærene. Deretter vil utvalget se på aksjonærenes adgang til å gi meldinger til selskapet.

I punkt 5.7.1 er det vist at lovbestemmelser om ledelsesintern kommunikasjon ikke omfattes av anvendelsesområdet til aksjelovene § 18-5. Slik kommunikasjon vil ikke bli drøftet i det følgende.

5.7.3.2 Aksjeselskapets adgang til å gi meldinger mv. til aksjonærene

Etter utvalgets syn er det ikke naturlig at det må vedtektsfestes at det skal være adgang til å benytte elektronisk kommunikasjon når selskapet skal gi meldinger mv. til aksjonærene, slik det for eksempel er gjort i den danske selskabsloven § 92.

Utvalget foreslår isteden at aksjeloven § 18-5 oppheves, og at det inntas en ny lovbestemmelse i aksjeloven § 1-6 som skal være nøytral med hensyn til bruk av media ved kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærene, så fremt kommunikasjonsmetoden er i en lesbar form. Det vises i denne forbindelse til punkt 5.4.2 der utvalget foreslår en generell bestemmelse om at selskapsdokumentasjon skal være lesbar. Utvalget finner det imidlertid ikke nødvendig å innta i aksjeloven at kommunikasjonsmetoden må være lesbar, jf. selskabsloven § 92. En kommunikasjonsmetode som ikke er lesbar, er heller ikke hensiktsmessig, jf. nedenfor om begrepet «hensiktsmessig». Utvalgets forslag innebærer at selskapet ikke kan bruke for eksempel lydopptak og/eller videopptak når det skal gi meldinger, varsler eller lignende til aksjonærene.

Utvalget har videre vurdert om det bør være adgang for en aksjonær til å reservere seg mot bruk av elektronisk kommunikasjon. Etter utvalgets mening må spørsmålet ses i sammenheng med hvilke krav som skal stilles til kommunikasjonsmetoden. I den forbindelse er det naturlig å se hen til Justisdepartementets høringsuttalelse om «Endringer i tinglysingsloven, tvangsfullbyrdelsesloven og inkassoloven (teknologinøytralitet)», jf.høringsnotat av november 2015 Snr. 15/7963. Høringsfrist var 1. februar 2016. Lovrevisjonen er fortsatt under behandling.

I tvangsfullbyrdelsesloven foreslås det inntatt en ny bestemmelse om elektronisk kommunikasjon, hvor det blant annet fremgår at varsel om tvangsfullbyrdelse skal kunne skje via elektronisk kommunikasjon. I høringsnotatet side 7 er utkast til lovbestemmelse formulert slik:

«Krav i eller i medhold av denne loven om at opplysninger eller meldinger mellom saksøker og saksøkte skal gis skriftlig, er ikke til hinder for elektronisk kommunikasjon dersom meddelelsen er sendt på en betryggende måte.»

I inkassoloven er det foreslått å innta en tilsvarende bestemmelse vedrørende varsel om inkasso, se høringsnotatet side 10.

Når det gjelder vilkåret om at meddelelsen skal være sendt på en «betryggende måte», uttales det i høringsnotat fra Lovavdelingen side 6:

«Ved en slik løsning vil det måtte vurderes konkret i hvert enkelt(e) tilfelle om varsel kan sendes elektronisk. Det vil være naturlig å legge vekt på om saksøkte i tilstrekkelig grad er sikret mot å lide rettstap som følge av at vedkommende kan ha et annet forhold til sin elektroniske postkasse enn til fysisk post.

Et slikt generelt krav vil gi større grad av fleksibilitet og kan kanskje gi flere muligheter for praktiske løsninger. Det er en mulighet for at dette igjen kan medføre større behov for avklaring i domstolene. På den annen side har avsenderen av et varsel et klart insentiv til å sende varselet på en slik måte at det ikke kan reises tvil om at det er betryggende avsendt.

Hva som er «betryggende», vil i så fall variere, og må vurderes konkret. Ved varsel etter tvangsfullbyrdelsesloven kan det ikke være avgjørende om det benyttes elektronisk signatur. Det avgjørende vil være om mottakeren i tilstrekkelig grad blir gjort oppmerksom på at rettslig relevant informasjon kan komme inn til vedkommendes elektroniske meldingsmottak.»

I høringsnotatet fremheves også at det i Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) side 22 er påpekt følgende i forbindelse med kommunikasjon med offentlig forvaltning:

«Dersom det er gått lang tid siden samtykke ble gitt, og det i denne tiden ikke har vært noen elektronisk kommunikasjon, kan det være nødvendig å sikre at angitt e-post adresse fortsatt brukes av mottaker før en elektronisk melding sendes. Avsender må også foreta foranstaltninger dersom han får meldingen tilbake eller beskjed om at e-postadressen ikke lenger er i bruk. Dette gjelder selv om det ikke har gått lang tid fra samtykke ble gitt. Krav om nærhet i tid mellom samtykke og elektronisk kommunikasjon kan også aktualiseres i privatrettslige avtaler. Det kan være hensiktsmessig at partene i avtalen nærmere regulerer hvordan de skal sikre at motpart har riktig e-post adresse mv.»

I følge høringsnotatet synes uttalelsen «aktuell også ved elektronisk varsel om tvangsfullbyrdelse».

Utvalget støtter Justisdepartementets vurderinger. Etter utvalgets syn er det uhensiktsmessig å detaljregulere hvilke teknologiske løsninger som oppfyller bestemte sikkerhetsmessige krav, blant annet fordi behovet vil variere mye fra selskap til selskap og fra situasjon til situasjon. Den teknologiske utviklingen skjer så hurtig at regler om dette ville blitt raskt foreldet. Utvalget foreslår derfor at det skal være opp til partene å fastlegge hvilke tekniske krav som må stilles ved anvendelsen av elektronisk kommunikasjon.

Utvalget ser ikke behov for krav om at meldinger, varsler og lignende må sendes på «betryggende måte». Etter utvalgets syn kan et slikt krav i for stor grad henspille på at det ved valg av kommunikasjonsmåte er mer sentralt å vektlegge sikkerhetsmessige krav, enn hva som totalt sett er den mest egnede kommunikasjonsmåten. Utvalget foretrekker at det i stedet inntas et krav om at meldinger til aksjonærene må gis på en «hensiktsmessig måte». Aksjelovene bruker allerede formuleringen «hensiktsmessig» i flere sammenhenger, blant annet i forbindelse med varsel om styrebehandling, jf. aksjelovene § 6-22. Utvalget presiserer imidlertid at det ved hensiktsmessighetsvurderingen i forbindelse med meldinger, varsler og lignende også inngår en vurdering av om kommunikasjonsmetoden er betryggende. Dersom valg av kommunikasjonsmetode ikke er betryggende, er den heller ikke «hensiktsmessig». Når selskapets aksjonær har oppgitt sin e-postadresse til selskapet og/eller selskapet og aksjonæren tidligere har kommunisert pr. e-post, vil bruk av e-post normalt oppfylle lovens krav om at meldingen er gitt på hensiktsmessig måte.

En rekke lovbestemmelser krever at varsler, meldinger eller lignende skal sendes til aksjonærer «med kjent adresse», jf. blant annet aksjeloven § 4-26 (3), § 5-10 (1), § 5-15 (2), § 5-28 (2), § 7-9 (2) og § 16-6 (2). En aksjonærs «adresse» skal fremgå av aksjeeierboken, jf. aksjeloven § 4-5 (2). På Rettsdata.no heter det i lovkommentaren til aksjeloven (pr. september 2016) at «Loven angir ikke om det er tale om besøksadresse eller postadresse. Helst bør begge deler oppføres, men det er trolig tilstrekkelig med én av dem. E-postadresse alene er neppe tilstrekkelig». Utvalget kan ikke se at det i det pågående høringsforslaget om digitalisering av aksjeeierboken/aksjonærregister er foreslått nye krav til hvilke opplysninger som skal fremgå av aksjeeierboken/aksjonærregisteret. Utvalget foreslår derfor at det lovfestes at aksjeeierboken skal inneholde aksjonærens postadresse og/eller bostedsadresse og digital adresse. Etter utvalgets mening skal den registrerte digitale adressen i aksjeeierboken benyttes dersom aksjonæren og selskapet skal gi meldinger digitalt, så fremt det ikke foreligger holdepunkter for at det skal anvendes en annen digital adresse. Utvalget understreker imidlertid at det ikke er nødvendig at selskapene må ha registrert aksjonærenes digitale adresse i aksjeeierboken for å kunne benytte elektronisk kommunikasjon.

Utvalget tar ikke nærmere stilling til krav til aksjeeierboken. Utvalget bemerker imidlertid at enkelte av lovreglene om aksjeeierboken synes å være noe utdatert, jf. blant annet aksjeloven § 4-6 og tilhørende forskrift om innsynsrett i aksjeeierboken.

På bakgrunn av det ovennevnte kan utvalget ikke se at aksjonærene har berettiget behov for å kunne reservere seg mot at selskapet benytter elektronisk kommunikasjon i sin kontakt med aksjonæren. Dersom en aksjonær for eksempel ikke har e-post, vil det ofte eksistere andre måter å nå aksjonæren på elektronisk, for eksempel familiemedlemmer eller aksjonærens arbeidsplass. I noen tilfeller vil likevel bare papirbasert informasjon og post være «hensiktsmessig», men dette er opp til selskapet å avgjøre. Utvalget finner det derfor ikke nødvendig å presisere i aksjeloven at aksjonæren ikke har adgang til å reservere seg mot bruk av elektronisk kommunikasjon.

Utvalget har videre vurdert om det i enkelte tilfeller skal oppstilles ytterligere krav til bruk av kommunikasjonsmetode når selskapet skal gi meldinger mv. til aksjonærene.

Ifølge aksjelovene § 2-13 (3) må det benyttes rekommandert brev ved purring av aksjonærer ved forsinket innbetaling av aksjekapital. Etter utvalgets mening bør det også i slike situasjoner være adgang til å benytte elektronisk kommunikasjon. Forutsetningen er at det er benyttet en betryggende metode for å sikre at meldingen er mottatt. Det finnes ikke i norsk rett noen alminnelig regel om at betalingsmislighold må påberopes gjennom rekommandert brev. Aksjelovens bestemmelse fremstår derfor som utdatert. Utvalget finner ikke grunn til å lovregulere hvilke sikkerhetskrav som må oppfylles. Utvalget viser for øvrig til at det finnes en rekke ordninger som sikrer leserbekreftelser eller lignende ved bruk av elektronisk kommunikasjon.

Som en følge av at utvalget foreslår å gjøre aksjeloven nøytral med hensyn til selskapenes metode for å kommunisere med aksjonærene, må aksjelovens terminologi også endres i aksjeloven § 4-26 (3) om melding til aksjonærer om løsningssum ved tvungen overføring av aksjer. Dersom alle aksjonærers adresse er kjent, bør det etter utvalgets oppfatning ikke i tillegg kreves kunngjøring i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon. Kravet om slik kunngjøring gjelder imidlertid fortsatt dersom selskapet ikke har adressen til samtlige som er registrert som aksjonærer i aksjeeierboken.

5.7.3.3 Aksjonærenes adgang til å gi meldinger mv. til aksjeselskap

Når det gjelder aksjonærenes adgang til å sende meldinger til aksjeselskap, foreslår utvalget å begrense aksjonærenes valg av kommunikasjonsmetode i noe større grad enn hva som gjelder for selskapets adgang til å velge kommunikasjonsmetode.

Etter utvalgets syn bør selskapet kunne bestemme hvilken kommunikasjonsmetode som skal benyttes. Selskapets adgang til å bestemme kommunikasjonsmetode må likevel ikke være til hinder for at meldinger kan «gis på en allment tilgjengelig måte». Selskapet kan for eksempel ikke avskjære meldinger på e-post. Utvalget foreslår at regler om aksjonærenes adgang til å gi meldinger mv. til aksjeselskap inntas i lovbestemmelsen om selskapets adgang til å gi meldinger mv. til aksjonærene, jf. forslaget til ny § 1-6.

5.7.4 Bør tilsvarende regler gjelder for allmennaksjeselskaper?

Etter utvalgets syn er det ingen prinsipielle hensyn som tilsier at det ikke skal være samme adgang til å benytte de samme kommunikasjonsmetodene i allmennaksjeselskaper, som i aksjeselskaper. Utvalget foreslår derfor at det i allmennaksjeloven inntas en tilsvarende lovbestemmelse som i aksjeloven om bruk av kommunikasjonsmetoder. Terminologien i allmennaksjeloven § 4-25 (3) må justeres i tråd med aksjeloven § 4-26 (3).

Allmennaksjeloven inneholder i tillegg enkelte særregler som ikke finnes i aksjeloven, jf. allmennaksjeloven § 4-24. Av lovbestemmelsen fremgår det at selskapet skal sende et skriftlig tilbud om løsningssummen dersom selskapet skal innløse små aksjeposter. Videre følger det av allmennaksjeloven § 5-3 at vedtektene kan fastsette at aksjonærer som vil delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en bestemt frist. Etter utvalgets syn er det ikke nødvendig å endre allmennaksjeloven § 5-3, da lovbestemmelsen allerede har en utforming som tilsier at forhåndsvarsel kan gis uavhengig av valg av kommunikasjonsmåte. Utvalget foreslår imidlertid at allmennaksjeloven § 4-24 endres slik at den gjelder uavhengig av valg av kommunikasjonsmåte.

Videre foreslår utvalget at det i allmennaksjeloven § 4-4 inntas en tilsvarende bestemmelse som i aksjeloven § 4-5 om at aksjonærenes digitale adresser også skal registreres i aksjeeierregisteret.