8 Aksjeselskapers organisasjon

8.1 Innledning

8.1.1 Mandatet

I Knudsen-utredningen kapittel 6 «Aksjeselskapets organisasjon» gis det en grundig redegjørelse for regler om aksjeselskapers organisasjon, herunder skillet mellom selskapsorganene. På bakgrunn av dette ble det ved LOV-2013-06-14-40 vedtatt lovendringer i aksjelovene kapittel 5 og 6.

Ettersom regler om aksjeselskapers organisasjon ikke er nevnt særskilt i aksjelovutvalgets mandat, er utvalgets vurderinger i kapittel 8 i all hovedsak begrenset til å evaluere lovendringene som trådte i kraft 1. juli 2013. Dette gjelder imidlertid ikke punkt 8.3.4 om styremedlemmers tjenestetid, som er særskilt angitt i mandatet. På noen punkter tar lovutvalget opp spørsmål som verken er særskilt angitt i mandatet eller dreier seg om en evaluering av lovendringene fra 1. juli 2013.

I mandatet er det også angitt at utvalget skal vurdere saksbehandlingsregler i aksjeselskaper hvor alle aksjonærer er styremedlemmer og i aksjeselskaper med én eier og enestyre. Disse reglene har utvalget valgt å behandle i kapittel 9 og 10. Utvalgets vurderinger av regler om aksjeselskapers organisasjon må derfor ses i sammenheng med disse to kapitlene.

8.1.2 Organisasjonsstrukturen

Flere av spørsmålene som behandles nedenfor, må ses i lys av aksjeselskapers og allmennaksjeselskapers organisasjonsstruktur. Den norske organisasjonsstrukturen skiller seg fra organisasjonsstrukturen for tilsvarende selskaper i mange andre europeiske land, se for eksempel Bråthen: Selskapsrett (2013) side 130 til 132. Et hovedskille i europeisk rett går grovt sagt mellom «the one tier-system», som har sitt utspring i engelsk-amerikansk rett, og «the two tier-system», som har sitt utspring i tysk rett. Sammenlignet med dette skillet befinner norsk og nordisk rett seg i en slags mellomstilling. EU har i liten grad gjennomført harmonisering av organisasjonsreglene for selskaper av ASA- eller AS-typen. Mellom de nordiske land er det også til dels markerte forskjeller.

Det er flere ganger reist spørsmål om det burde foretas mer dyptgripende endringer i de norske reglene om organisasjonsstrukturen i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper med tanke på å nærme seg «the one tier-system» eller «the two tier-system», se for eksempel NOU 1992: 29 side 144 til 145. Den danske selskabsloven § 111 har gitt aktieselskaber og anpartsselskaber større fleksibilitet og muligheter for å velge en selskapsstruktur som kan minne om «the one tier-system», «the two tier-system» eller den nordiske mellomløsningen.

I Knudsen-utredningen ble det vurdert om aksjeloven burde åpne for å forenkle organisasjonsstrukturen i aksjeselskaper ved å samle generalforsamlingens og styrets myndighet i ett organ som både utøver eiermyndigheten i selskapet og står for forvaltningen av det. Dette kunne åpne for en mer smidig beslutningsprosess i selskaper hvor de samme personene utgjør både styret og selskapets generalforsamling, typisk i selskaper med bare én eller et fåtall aksjonærer. Dersom generalforsamlingens og styrets myndighet samles i ett organ, ville aksjeloven få en ordning som minner om selskapslovens regler om selskapsstrukturen i ansvarlige selskaper. Et ansvarlig selskap skal alltid ha selskapsmøte, men det er som hovedregel frivillig for deltakerne i et ansvarlig selskap å opprette et styre til å ta seg av forvaltningen av selskapet. I Knudsen-utredningen side 119 til 120 gikk utreder ikke inn for å samle generalforsamlingens og styrets myndighet i ett organ:

«Selv om en slik ordning kunne forenkle beslutningsmåten, er jeg likevel blitt stående ved at det nåværende skillet mellom generalforsamlingen og styret bør opprettholdes, selv om det i mange selskaper mer dreier seg om en form enn en realitet. I aksjeretten er skillet mellom eierfunksjoner og ledelsesorganene grunnleggende. Selv om den nærmere myndighetsfordelingen mellom eier- og ledelsesorganet kan variere noe innen forskjellige lands aksjelovgivning, er skillet mellom eierorganer og ledelsesorganer ganske gjennomgående i de rettssystemene som jeg har oversikt over. (…) En ordning som opphever skillet mellom eiermyndighet og selskapsledelsen vil derfor, så langt jeg kjenner til, fremstå som en særnorsk ordning. Også andre grunner taler mot å åpne for å samle eiermyndigheten og selskapsledelsen i ett organ. Ordningen måtte i tilfelle reserveres for selskaper der samtlige aksjeeiere tar del i den øverste ledelsen av selskapet, og derfor være en særordning for disse selskapene. Dette vil gjøre organisasjonsstrukturen i aksjeselskapsretten mer uensartet og mindre oversiktlig. Det er ikke ønskelig. Dessuten kan det være situasjonsbestemt at alle aksjeeierne deltar i ledelsen av selskapet. Situasjonen kan lett endres slik at enkelte aksjeeiere trer ut av ledelsen, eller det kommer inn personer i den øverste ledelsen som ikke er aksjeeiere. Slike endringer bør som nå kunne gjennomføres, uten at det er nødvendig å foreta strukturelle endringer i selskapets organisasjon.»

I Knudsen-utredningen side 128 til 129 vurderes også det beslektede spørsmålet om det fortsatt skulle være obligatorisk med et styre til å forvalte selskapet. Konklusjonen var at ordningen med at selskapene skal ha et styre, burde videreføres. Departementet ga i Prop. 111 L (2012–2013) side 93 sin tilslutning til synspunktene i Knudsen-utredningen:

«Departementet går ikke inn for at det foretas mer grunnleggende endringer i reglene om aksjeselskapers organisering. Etter departementets syn bør man videreføre ordningen med generalforsamlingen og styret som to obligatoriske organer der eiermyndigheten utøves gjennom generalforsamlingen, og forvaltningen av selskapet hører under styret.»

Ingen av høringsinstansene som omtales i Prop. 111 L (2012–2013) side 93, ga uttrykk for at det var ønskelig å samle generalforsamlingens og styrets myndighet i ett organ.

Det ligger utenfor mandatet å vurdere grunnleggende spørsmål om organisasjonsstrukturen i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, jf. punkt 3.1. En side av problemstillingen blir imidlertid vurdert i kapittel 9, jf. kapittel 10. Utvalget kjenner ikke til at det har vært uttrykt behov for slike mer grunnleggende endringer av norsk aksjeselskapsrett, og utvalget kan ikke se at det for tiden skulle være et slikt behov. Utvalget går derfor ikke inn for å oppheve skillet mellom generalforsamlingen og styret. Skillet har gått igjen i alle norske aksjelover og er således grunnleggende i norsk aksjeselskapsrett. Den norske modellen for organisering av aksjeselskaper er utviklet siden den første norske aksjeloven av 1910, og den synes å fungere godt.

Utvalget legger således til at grunn hovedtrekkene i selskapsstrukturen og forholdet mellom selskapsorganene skal videreføres. Dette utgangspunktet utelukker imidlertid ikke at det foretas en vurdering av om de gjeldende lovbestemmelsene om generalforsamling og styrebehandling kan gjøres mer smidige og bedre tilpasset små og mellomstore aksjeselskaper, slik at den praktiske ulempen ved at de samme personene må treffe vedtak i to organer blir redusert. Utvalget kommer tilbake til denne vurderingen i kapittel 9 og 10 nedenfor.

Et innspill overfor utvalget har vært at aksjelovenes terminologi burde endres, for eksempel slik at betegnelsen «aksjonærmøte» benyttes istedenfor ordet «generalforsamling». Diskusjoner om aksjelovgivningens terminologi er ikke noe nytt, se Ot.prp. nr. 23 (1996–97) side 63, jf. NOU 1996: 3 side 58. I NOU 1996: 3 side 58 ble det foreslått å skille språklig mellom generalforsamlingen som selskapsorgan og de enkelte møtene i generalforsamlingen. Det ble foreslått at ordet «generalforsamling» bare skulle brukes om selskapsorganet som sådant, mens uttrykket «ordinær generalforsamling» burde erstattes av ordet «årsmøte». Uttrykket «ekstraordinær generalforsamling» var foreslått erstattet med «andre møter». I Ot.prp. nr. 23 (1996–97) side 63 gikk departementet imidlertid inn for å beholde begrepet «generalforsamlingen» med det innhold det tradisjonelt hadde hatt.

Utvalget mener at aksjelovenes terminologi på dette punkt bør være uendret. Betegnelsen «generalforsamling» brukes dels om selve organet, dels om et møte, men dette synes ikke å ha ført til problemer i praksis. Andre begreper som for eksempel «aksjonærmøte» og «årsmøte», kan dessuten være egnet til å misforstås.

8.2 Saksbehandlingsregler for generalforsamlingen

8.2.1 Saksbehandlingsreglenes funksjon

Aksjeloven har regler om to hovedformer for generalforsamling: (1) forenklet generalforsamling, og (2) generalforsamling som et møte (med visse modifikasjoner).

Saksbehandlingsreglene for generalforsamlingen har to funksjoner. For det første skal de – slik betegnelsen indikerer – normere saksbehandlingen på generalforsamlingen. Reglene må blant annet «treffe» de problemstillingene som kan oppstå i forbindelse med saksbehandlingen, og de må ha et passende detaljeringsnivå. For detaljerte krav til saksbehandlingen vil kunne oppfattes som unødvendig byråkrati, mens for lite detaljerte saksbehandlingsregler kan medføre usikkerhet, noe selskapene kan mene at de må møte med mer detaljerte interne regler.

Saksbehandlingsreglenes andre funksjon er å normere maktutøvelsen i selskapet. Det finnes mange eksempler på uenighet om saksbehandlingsregler som egentlig ikke skyldes at aktørene er spesielt opptatt av formaliteter, men at bestemte tolkninger av saksbehandlingsreglene gir makt til den ene part, enten det er snakk om én aksjonær eller en aksjonærgruppe som står mot den andre, eller at styret står mot alle aksjonærene eller noen av dem.

En vurdering av saksbehandlingsreglene for generalforsamlingen må skje i lys av saksbehandlingsreglenes to funksjoner.

8.2.2 Forenklet generalforsamling i aksjeselskaper

8.2.2.1 Gjeldende rett

Ved LOV-2013-06-14-40 ble det i aksjeloven § 5-7 gitt en ny regel om adgang til forenklet generalforsamling. Samtidig med vedtakelsen av aksjeloven § 5-7 ble den tidligere bestemmelsen i aksjeloven § 5-8 om generalforsamling uten møte opphevet. Begrunnelsen for dette var at den tidligere aksjeloven § 5-8 hadde hatt liten praktisk betydning, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 99.

Forenklet generalforsamling innebærer at generalforsamling kan avholdes uten at saksbehandlingsreglene i aksjeloven §§ 5-8 flg. må følges. Aksjonærene har dermed tilnærmet full frihet til å bestemme hvordan generalforsamlingen skal avvikles (som møte, over telefon, elektronisk, ved sirkulasjon av dokumenter eller en kombinasjon mv.). I Prop. 111 L (2012–2013) side 97 ble det antatt at bestemmelsen «langt på vei [vil] ivareta de mindre selskapenes behov for å kunne holde generalforsamling på en enkel og uformell måte».

Saksbehandlingsregelen i aksjeloven § 5-7 gjelder bare hvis samtlige aksjonærer samtykker til at saken behandles etter reglene om forenklet saksbehandling. Dette må ses i lys av at reglene om generalforsamling som møte, jf. aksjeloven §§ 5-8 flg., i stor grad er utformet for å balansere hensynet til aksjemajoriteten mot hensynet til aksjeminoriteten i tilfeller hvor det er eller kan oppstå konflikt mellom gruppene.

Ifølge aksjeloven § 5-7 gjelder det tre minimumskrav til generalforsamlingens saksbehandling: (1) Samtlige aksjonærer gis mulighet til på en egnet måte å delta i behandlingen av saken. (2) Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor må gis mulighet til å uttale seg. Disse kan også kreve møtebehandling. (3) Beslutningen og aksjonærenes stemmegivning må protokolleres.

8.2.2.2 Utvalgets vurderinger

8.2.2.2.1 Generelt

Utvalget erfarer at kravene i aksjeloven § 5-7 om samtykke til forenklet behandling av enkelte har vært oppfattet som kompliserte, og at det har vært hevdet at reglene i aksjeloven § 5-7 ikke brukes i særlig stor grad. På denne bakgrunn vil utvalget vurdere de forskjellige sidene ved aksjeloven § 5-7 med tanke på om reguleringen er hensiktsmessig.

Utvalget vil imidlertid påpeke at dersom aksjeloven § 5-7 ikke har vært brukt i særlig stor grad, kan det ha sammenheng med at aksjeloven allerede uavhengig av aksjeloven § 5-7 åpner for en sterkt forenklet saksbehandling, eller at praksis har utviklet løsninger i aksjelovens randsone. I Prop. 111 L (2012–2013) side 95 omtales dette slik:

«Utrederen viser til at generalforsamlingen i mindre selskaper ofte gjennomføres som en kontorforretning, der aksjeeierne eller en fullmektig for aksjeeierne skriver under et utkast til generalforsamlingsprotokoll som er ferdig skrevet på forhånd. Han viser til at dette er den vanligste måten å holde generalforsamling på i selskaper med bare én aksjeeier.»

Dersom aksjeloven § 5-7 ikke brukes i særlig stor grad, betyr det således ikke nødvendigvis at kvaliteten på regelen er for dårlig, men at det finnes andre alternativer som av selskapene vurderes som like gode eller bedre. Det er videre et poeng at aksjeloven § 5-7 primært er myntet på generalforsamlinger i tilfeller der det ikke er eller kan være aksjonærkonflikter. Regler om forenklet generalforsamling er derfor ikke er spesielt velegnet til å sikre aksjonærinteressene ved aksjonærkonflikter. Slik aksjeloven § 5-7 er utformet, vil den derfor ikke passe i alle tilfeller.

Etter utvalgets oppfatning er det behov for enklere saksbehandlingsregler for generalforsamlingen enn de tradisjonelle reglene om generalforsamling som et møte med fysisk tilstedeværelse. Ved utforming av regler om forenklet generalforsamling, må det foretas en avveining mellom hensynet til at regelen skal være så enkel som mulig, og behovet for en viss minimumsbeskyttelse av aksjonærene.

Selv om aksjeloven § 5-7 bare kommer til anvendelse der aksjonærene har vært enige om forenklet saksbehandling, har aksjonærene etter utvalgets oppfatning likevel behov for en viss minimumsbeskyttelse, jf. punkt 8.2.2.2.3. Dette er en forutsetning for at regelen skal få praktisk anvendelse. Både hvis regelen blir for komplisert og hvis aksjonærenes behov for minimumsbeskyttelse ikke tilfredsstilles, vil ordningen med forenklet generalforsamling ikke bli brukt tilstrekkelig mye til å oppfylle sitt formål.

I høringen av Knudsen-utredningen ble det av enkelte høringsinstanser stilt spørsmål om lovens normalregel om avholdelse av generalforsamling skulle være forenklet generalforsamlingsbehandling i tråd med aksjeloven § 5-7, og ikke møtebehandling med fysisk tilstedeværelse. I Prop. 111 L (2012–2013) side 96 til 98 nevnes synspunktet, men departementet gikk ikke nærmere inn på hva som burde være lovens utgangspunkt. Aksjeloven kapittel 5 er imidlertid strukturert slik at saksbehandlingsreglene som gjelder forenklet generalforsamling, kommer i avsnitt II, mens de øvrige saksbehandlingsreglene finnes i avsnitt III. Loven legger dermed opp til to alternative sett saksbehandlingsregler, og brukerne av aksjeloven kommer først til reglene for forenklet generalforsamling. For å synliggjøre at forenklet generalforsamling er et likeverdig alternativ, foreslår utvalget at overskriften til aksjeloven kapittel 5 avsnitt II endres fra «Adgang til forenklet generalforsamling» til «Forenklet generalforsamling».

8.2.2.2.2 Utformingen av lovbestemmelsen om forenklet generalforsamling

I Prop. 111 L (2012–2013) side 98 uttalte departementet at det kunne være «hensiktsmessig at loven gir en «oppskrift» på hvordan generalforsamlingen kan behandle saker i små og enkle selskapsforhold».

Uttalelsen var knyttet til enkelte høringsinstansers innvendinger mot forslaget i Knudsen-utredningen side 150, jf. side 122 og 141 (forslaget til § 5-1a), hvor det var listet opp hvilke lovbestemmelser som aksjonærene kunne fravike. I høringen ble det blant annet påpekt av Næringslivets Hovedorganisasjon at:

«Hvis eierne skal gjøre unntak fra de bestemmelsene som er regnet opp i § 5-la må de jo først sette seg inn i de reglene som gjelder for generalforsamlingen, for deretter å sette seg inn i hvilke av dem de likevel ikke behøver å følge. (…)

[Det kan også] bli spørsmål om protokollen må angi hvilke regler eierne har samtykket i å fravike – i så fall vil det bli ganske komplisert å utforme protokollen.»

I aksjeloven § 5-7 nr. 3 fremgår det hvilke bestemmelser som det ikke er nødvendig å følge. Det heter her at «Generalforsamlingen kan holdes uten å følge kravene i §§ 5-8 til 5-16». Lovbestemmelsen er imidlertid ikke til hinder for at aksjonærene kan velge å følge enkelte av reglene i § 5-8 til § 5-16. Løsningen ble i Prop. 111 L (2012–2013) side 98 begrunnet slik:

«Departementet ser ikke behov for en slik regel [der det listes opp hvilke regler som kan fravikes ved enighet mellom aksjeeierne] ved siden av den foreslåtte bestemmelsen i ny § 5-7. Ny § 5-7 åpner som nevnt for at det ved enighet mellom aksjeeierne kan gjøres unntak fra saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 til 5-16, forutsatt at de nevnte grunnvilkårene for saksbehandlingen er oppfylt. Aksjeeierne kan velge om de vil gjøre unntak fra samtlige av saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 til 5-16, eller om de vil gjøre unntak fra bare én eller noen av reglene, men for øvrig holde generalforsamling etter lovens normalordning.»

I tillegg ble aksjeloven § 5-2, § 5-4 og § 5-6 endret slik at det er adgang til å fravike vedkommende bestemmelse hvis samtlige aksjonærer samtykker, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 98. Se mer om lovendringene i punkt 8.2.3 og 8.2.4.

Etter utvalgets syn er det hensiktsmessig at aksjeloven § 5-7 angir hvordan forenklet generalforsamling kan gjennomføres. Det er videre hensiktsmessig at loven ikke forutsetter at man må sette seg inn i en rekke andre regler for å finne ut hvilke regler som kan fravikes. Begge deler bidrar til å fjerne usikkerhet om hva som gjelder.

Det følger ikke av aksjeloven § 5-7 nr. 3 at aksjonærene må gjøre seg kjent med aksjeloven § 5-8 til § 5-16 for å vite hvilke saksbehandlingsregler de ikke trenger å følge. Med tanke på de som ønsker å sette seg inn i hvilke regler de velger bort i forbindelse med forenklet generalforsamling, er spørsmålet om loven skulle utvides med en egen paragraf som lister opp hvilke regler som kan fravikes eller om den mer kortfattede bestemmelsen i aksjeloven § 5-7 nr. 3 skal beholdes. Utvalget mener at det er mest hensiktsmessig at den någjeldende bestemmelsen i aksjeloven § 5-7 nr. 3 videreføres.

Det fremgår klart av sammenhengen i lovens kapittel 5, herunder overskriften for avsnitt III, at «kravene i §§ 5-8 til 5-16» gjelder saksbehandlingsreglene. For å synliggjøre dette bedre, foreslår utvalget imidlertid at aksjeloven § 5-7 nr. 3 endres til «Generalforsamlingen kan holdes uten å følge saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 til 5-16». Lovendringen vil dessuten gjenspeile at «Reglene om tingrettens kompetanse til å innkalle til generalforsamling etter § 5-9 annet ledd, jf. også § 5-12 første ledd tredje og fjerde punktum, kan det for eksempel ikke være aktuelt at settes til side», jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 110.

8.2.2.2.3 Nærmere om saksbehandlingsreglene ved forenklet generalforsamling

For at forenklet generalforsamling skal kunne avholdes, kreves det at alle aksjonærer samtykker, jf. aksjeloven § 5-7 første punktum. Ifølge Prop. 111 L (2012–2013) side 98 var dette en forutsetning for at bestemmelsen kunne «gjøres meget enkel. Kravet innebærer at man ikke har behov for saksbehandlingsregler som skal ivareta mindretallsaksjonærenes interesser». Utvalget er enig i at regelen om forenklet generalforsamling ikke er utformet med tanke på generalforsamlinger hvor det er behov for regler som skal balansere interessene til aksjemajoriteten og -minoriteten. Dersom regelen skulle tatt sikte på å beskytte minoritetsinteresser, måtte den utbygges vesentlig.

Utvalget har vurdert om styret skal kunne bestemme at det skal være forenklet generalforsamling med mindre en aksjonær krever behandling etter saksbehandlingsreglene i aksjeloven §§ 5-8 flg. Det hører normalt under styret å forberede generalforsamling i selskapet. Regelen om forenklet generalforsamling griper imidlertid så langt inn i aksjonærrettighetene at den ikke kan anses som en bestemmelse som utelukkende gjelder forberedelsen av generalforsamlingen. Ettersom det er en individualrettighet for den enkelte aksjonær å delta i generalforsamlingen, bør det fortsatt være slik at den enkelte aksjonær kan kreve generalforsamling etter reglene om generalforsamling som møte, jf. aksjeloven §§ 5-8 flg. Skulle reglene endres slik at styret kunne bestemme at generalforsamlingen skal avholdes som en forenklet generalforsamling, måtte loven bygges ut med innkallingsregler mv. Dette ville komplisere reglene vesentlig. Videre ville det bety at forskjellen mellom forenklet generalforsamling og generalforsamling som møte i henhold til aksjeloven §§ 5-8 flg. blir visket ut.

Aksjeloven § 5-7 oppstiller ikke nærmere krav til innholdet av samtykket. Etter utvalgets oppfatning bør det ikke stilles særlig strenge krav til samtykket dersom det er på det rene at ingen aksjonærer motsetter seg at generalforsamlingen gjennomføres som forenklet generalforsamling.

Aksjeloven § 5-7 første punktum åpner for forenklet generalforsamling for behandling av «en sak». Loven viser dermed at den forenklede generalforsamlingen ikke kan gå utover det den enkelte aksjonær har samtykket til. For å tydeliggjøre at aksjonærene kan gi samtykke til behandling av mer enn én sak, herunder alle saker som skal behandles av generalforsamlingen, foreslår utvalget at loven endres slik at det kan gis samtykke til behandling av «en eller flere saker».

Ifølge aksjeloven § 5-7 første punktum skal aksjonærene samtykke til at en sak «behandles på denne måten». Utvalget foreslår at det i aksjeloven § 5-7 første punktum tydeliggjøres at aksjonærenes samtykke gjelder at en eller flere saker «skal behandles etter reglene om forenklet generalforsamling».

Det følger av aksjeloven § 5-7 nr. 1 første punktum at et vilkår for forenklet generalforsamling er at samtlige aksjonærer gis mulighet til på en egnet måte å delta i behandlingen av saken. I Prop. 111 L (2012–2013) side 110 er dette omtalt som følger:

«Bestemmelsen krever ikke at samtlige aksjeeiere faktisk deltar i behandlingen av saken, men det er et krav at samtlige har en mulighet til å delta. I og med at hver aksjeeier må samtykke til forenklet generalforsamlingsbehandling og dermed selv kan sikre sine interesser i hvordan saken skal behandles, har bestemmelsen innholdsmessig neppe særlig selvstendig betydning. Departementet antar likevel at det kan være hensiktsmessig med en påminnelse om aksjeeiernes rett til deltakelse.»

Regelen i aksjeloven § 5-7 nr. 1 første punktum gjenspeiler at retten til å delta i generalforsamlingen er en individualrettighet. For så vidt som dette allerede følger av aksjeloven § 5-2 (1), stemmer det som sies i Prop. 111 L (2012–2013) side 110 om at «bestemmelsen innholdsmessig neppe [har] særlig selvstendig betydning». Regelen i aksjeloven § 5-7 nr. 1 første punktum kan imidlertid ha selvstendig betydning dersom samtykket ikke gis i umiddelbar tilknytning til den forenklede generalforsamlingen.

Formuleringen i aksjeloven § 5-7 nr. 1 første punktum minner om aksjeloven § 6-24 (2) om når styret kan treffe beslutning. Det følger av denne bestemmelsen at «Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken». Aksjeloven § 6-24 (2) forutsetter dermed «at samtlige styremedlemmer og observatører innkalles og at man innen rimelige grenser søker å finne et møtetidspunkt som passer for alle», jf. Aarbakke m.fl.: Aksjeloven og allmennaksjeloven (2012) side 518. Aksjeloven § 5-7 nr. 1 første punktum må forstås i tråd med dette. En aksjonær som samtykker til forenklet generalforsamling, har ikke dermed oppgitt retten til å delta i generalforsamlingen, og selskapet må innen rimelige grenser legge forholdene til rette for dette. Utvalget mener derfor at regelen i aksjeloven § 5-7 nr. 1 første punktum om at samtlige aksjonærer skal gis mulighet til på en egnet måte å delta i behandlingen av saken, bør videreføres.

Det følger av aksjeloven § 5-7 nr. 1 annet punktum at styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor skal gis mulighet til å uttale seg om saken eller sakene som det er ønskelig å behandle etter reglene om forenklet generalforsamling. De skal også kunne kreve møtebehandling. I Knudsen-utredningen side 123 var det foreslått en motsatt regel om ledelsens og revisors rettigheter:

«Etter mitt syn bør imidlertid uansett hensynet til ledelsens og revisors egeninteresse i å få forhåndsvarsel om generalforsamling i aksjeselskaper ikke veie så tungt at det bør hindre at aksjeeierne seg imellom kan bli enige om å holde generalforsamling uten at ledelsen blir varslet og dermed får mulighet til å være til stede.»

Når departementet i proposisjonen gikk inn for en annen løsning, hadde det sammenheng med ledelsens og revisors møterett og møteplikt på generalforsamlingen. I Prop. 111 L (2012–2013) side 98 til 99 heter det:

«En regel som åpner for at aksjeeierne ved enighet kan bestemme at ledelsen ikke skal ha plikt til å være til stede på generalforsamlingen, skulle ikke være problematisk. Departementet er imidlertid skeptisk til en regel som åpner for at aksjeeierne kan bestemme at ledelsen og revisor ikke skal ha rett til å være til stede eller delta når de selv ønsker det. Etter departementets syn vil det kunne ha betydning for ledelsens og revisors mulighet til å ivareta sine oppgaver eller verv på en forsvarlig måte dersom de ikke gjøres kjent med at det skal holdes generalforsamling, og ledelsen ikke skal ha rett til å uttale seg om saken som skal behandles. Departementet viser i den forbindelse til høringsuttalelsen fra Landsorganisasjonen i Norge og betydningen av en slik regel for styremedlemmer som representerer de ansatte. Departementet går etter dette ikke inn for at aksjeeierne ved enighet kan sette til side reglene om ledelsens og revisors rett til deltakelse på generalforsamlingen.»

Regelen må ses i sammenheng med aksjeloven § 5-4 (1). Loven pålegger her styreleder og daglig leder å være til stede på generalforsamling som avholdes som møte, og gir styremedlemmene rett til å være til stede. Av aksjeloven § 5-4 (2) følger det at styremedlemmene og daglig leder har rett til å uttale seg på generalforsamlingen. Muligheten for å gjennomføre forenklet generalforsamling bør ikke kunne brukes til å avskjære styremedlemmene og daglig leder fra den lovbestemte kontaktflaten mot aksjonærene. Etter utvalgets syn bør regelen videreføres. Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor må i så fall varsles av aksjonærene om at det skal avholdes forenklet generalforsamling. I selskaper hvor aksjonærene også er styremedlemmer, kreves det imidlertid ikke noe slikt særskilt varsel.

8.2.2.2.4 Krav til protokoll ved forenklet generalforsamling

Et vilkår for å følge reglene om forenklet generalforsamling, er at generalforsamlingens beslutning inntas i generalforsamlingsprotokollen, jf. aksjeloven § 5-7 nr. 2.

Behovet for generalforsamlingsprotokoll ved forenklet generalforsamling ble vurdert i Knudsen-utredningen side 126 til 127 og Prop. 111 L (2012–2013) side 99 til 100. Konklusjonen var i begge tilfeller at reglene om plikten til protokollasjon burde videreføres. Utvalget slutter seg til dette, og mener at protokollasjon er viktig ved forenklet generalforsamling. Se også punkt 5.4.2 om viktigheten av krav til protokollasjon.

For å gjøre reglene om adgang til forenklet generalforsamling og kravene til protokollasjon fra forenklet generalforsamling lettere tilgjengelig, foreslår utvalget at reglene deles på to lovbestemmelser. Det vises til utvalgets forslag til § 5-7 og § 5-7a.

Aksjeloven § 5-7 nr. 2 annet til femte punktum angir hva som skal protokolleres. Bestemmelsen er formulert som en «oppskrift» på minimumskravene til protokollen, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 98 og side 110. Loven er ikke til hinder for at protokollen gjøres mer omfattende. Angivelsen av hva som skal protokolleres, er i det vesentlige i samsvar med kravene etter aksjeloven § 5-16 (2). Regelen om protokollasjon ved forenklet generalforsamling er imidlertid formulert spesielt med tanke på denne måten å gjennomføre generalforsamlingen.

Ifølge aksjeloven § 5-7 nr. 2 annet punktum skal protokollen angi antallet avgitte stemmer mv. Etter utvalgets oppfatning bør det fremgå uttrykkelig av loven at dette ikke er nødvendig dersom selskapet har bare én aksjonær.

Utvalget har vurdert om kravet i aksjeloven § 5-7 nr. 2 fjerde punktum om at protokollen skal angi at saken er behandlet etter § 5-7, skal sløyfes. Utvalget mener imidlertid at behandlingsmåten skal angis. Når Foretaksregisteret skal kontrollere om protokollen er signert av rette vedkommende, er det avgjørende å vite hvilken type generalforsamling det dreier seg om. Dette kan dessuten være viktig informasjon dersom det i ettertid skulle oppstå uenighet om det er begått saksbehandlingsfeil på generalforsamlingen. Om protokollen fra forenklet generalforsamling ikke skulle angi at saken er behandlet etter aksjeloven § 5-7, foreligger det en saksbehandlingsfeil. Utvalget kan imidlertid ikke se at en slik feil som utgangspunkt kan få noen betydning for gyldigheten av beslutningene på den forenklede generalforsamlingen. Saksbehandlingsfeilen kan imidlertid medføre at beslutningen kan være vanskelig å få registrert i Foretaksregisteret. Utvalget foreslår imidlertid en endring av aksjeloven § 5-7 nr. 2 fjerde punktum, slik at det ikke lenger skal være krav om at det må angis hvilken lovbestemmelse saken er behandlet etter, men derimot at saken er behandlet «i forenklet generalforsamling».

Etter utvalgets oppfatning kreves det ikke at protokollen angir hvilke av bestemmelsene i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16 som er fraveket og hvilke som ikke er fraveket. I den grad ikke noe annet fremgår av protokollen, må bestemmelsene i aksjeloven §§ 5-8 flg. anses fraveket så langt dette er tillatt.

Etter utvalgets oppfatning er det tilstrekkelig at protokollen kan undertegnes av bare én person selv om flere har deltatt i generalforsamlingen. Utvalget mener imidlertid at det ikke er hensiktsmessig at bare styreleder angis som den som kan undertegne protokollen. Etter utvalgets syn bør regelen i aksjeloven § 5-7 nr. 2 sjette punktum være at protokollen undertegnes av styrelederen eller av den som generalforsamlingen utpeker. Det kreves ikke særskilt protokollasjon av generalforsamlingens beslutning om hvilken aksjonær som er utpekt til å undertegne protokollen. Det er tilstrekkelig at vedkommende faktisk undertegner protokollen og ingen protesterer.

Et spørsmål som etter utvalgets erfaring har oppstått i praksis, gjelder forståelsen av aksjeloven § 5-7 nr. 2 sjette punktum om at protokollen skal undertegnes av «styrets leder». Dersom utvalgets forslag blir vedtatt, oppstår spørsmålet der generalforsamlingen ikke har utpekt noen annen enn styrelederen til å undertegne. Problemet som kan være aktuelt når det på generalforsamlingen er valgt nytt styre eller ny styreleder, er om det er avtroppende eller påtroppende styreleder som skal undertegne protokollen. Et styrevalg gjelder normalt fra beslutningen er fattet, dersom ikke annet virkningstidspunkt er angitt i beslutningen. Tidspunktet for når protokollen utarbeides har ingen betydning for virkningen av styrevalget. Ettersom protokollen utarbeides etter at beslutningen om styrevalg er fattet, forutsetter loven at det er den nye styrelederen som skal signere protokollen dersom valget gjelder fra beslutningen er truffet. Dette kan nok i praksis ofte fremstå som unaturlig, særlig der det er den tidligere styrelederen som har sørget for å avholde generalforsamlingen. For å fjerne eventuell tvil om forståelsen av aksjeloven § 5-7 nr. 2 sjette punktum, foreslås det lovfestet at det dreier seg om styrets leder på signeringstidspunktet. Skal styret selv velge styrelederen på et senere tidspunkt (jf. aksjeloven § 6-1 (2)), må generalforsamlingen utpeke en person til å undertegne protokollen. Denne personen kan for eksempel være avtroppende styreleder.

Protokollen skal «sendes samtlige aksjeeiere», jf. aksjeloven § 5-7 nr. 2 sjette punktum. Etter utvalgets oppfatning bør det imidlertid være opp til aksjonærene å bestemme om utsendelse skal skje. Slik lovteksten er utformet, passer den dessuten dårlig i selskaper med én aksjonær. Utsendelse av protokollen kan imidlertid være viktig for at aksjonærene skal ha sikkerhet for at det ikke har skjedd manipulering av protokollen. På denne bakgrunn foreslår utvalget at det som en ny bestemmelse i aksjeloven § 5-7a, inntas et tillegg om at hver enkelt aksjonær kan kreve at protokollen sendes samtlige aksjonærer. Dermed kreves det en aktiv handling for at protokollen skal utsendes. Dette gjør også at regelen er tilpasset enmannsselskapene.

Ifølge aksjeloven § 5-7 nr. 2 syvende punktum skal protokollen «holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet og oppbevares på en betryggende måte». Som en følge av utvalgets forslag i punkt 5.4.2 om å innføre en ny og generell lovbestemmelse om utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon, foreslår utvalget å oppheve kravet til oppbevaring i § 5-7 nr. 2 syvende punktum.

8.2.3 Øvrige lovendringer som følge av regler om forenklet generalforsamling

Som en følge av at aksjeloven § 5-7 åpner for at generalforsamling kan avvikles som forenklet generalforsamling, ble det ved LOV-2013-06-14-40 vedtatt ytterligere lovendringer, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 109 og 111.

I aksjeloven § 5-2 (4) ble det åpnet for at det kan gjøres unntak fra kravene i aksjeloven § 5-2 (2) første og annet punktum dersom samtlige aksjonærer samtykker. Det kan således gjøres unntak fra regelen om at fullmektigen skal legge frem skriftlig og datert fullmakt, og at det skal være benyttet en betryggende metode for å autentisere avsenderen hvis fullmakten legges frem ved bruk av elektronisk kommunikasjon.

Endringen i aksjeloven § 5-4 (1) første punktum var en presisering av at møteplikten for styrelederen og daglig leder bare gjelder hvis generalforsamlingen holdes som møte. Tilsvarende var endringen i aksjeloven § 5-4 (1) fjerde punktum en presisering av at øvrige styremedlemmers møterett var begrenset til generalforsamling som holdes som møte. Videre ble det i aksjeloven § 5-4 (1) tredje punktum bestemt at styrelederen og daglig leder ikke har møteplikt dersom aksjonærene er enige om at de ikke trenger å møte, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 109.

Endringen i aksjeloven § 7-5 første punktum var en tilpasning til aksjeloven § 5-7 ved at ordet «møte» ble erstattet med «delta» slik at loven skulle ta høyde for tilfeller der generalforsamlingsbehandlingen gjennomføres på annen måte enn som møte. I Prop. 111 L (2012–2013) side 109 presiseres det at hvis generalforsamlingen ikke holdes som møte, men gjennomføres ved en annen form for saksbehandling, skal styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor med hjemmel i den nye § 5-7 nr. 1 annet punktum (foreslått videreført) gis mulighet til å uttale seg om saken og kunne kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte.

Utvalgets utgangspunkt er at alle reglene bør videreføres ettersom de er sentrale for gjennomføring av forenklet generalforsamling etter aksjeloven § 5-7. I punkt 8.2.7 foreslår imidlertid utvalget regler for avholdelse av elektronisk generalforsamling. Etter utvalgets syn må ordlyden i aksjeloven § 5-4 (1) derfor tilpasses de tilfellene hvor generalforsamling også avholdes som elektronisk møte.

8.2.4 Beslutning om avholdelse av ekstraordinær generalforsamling

Utgangspunktet er at styret må treffe vedtak om at det skal avholdes ekstraordinær generalforsamling, jf. aksjeloven § 5-6 (1). Ved LOV-2013-06-14-40 ble det i aksjeloven § 5-6 (3) gitt en ny bestemmelse om at generalforsamlingen kan avholdes uten vedtak fra styret dersom samtlige aksjonærer samtykker. I Knudsen-utredningen side 122 ble det anført at dersom aksjonærene var «enige om å holde generalforsamling, bør de kunne gjøre dette uten å være avhengig av styrevedtak om dette og innkalling fra styret». Aksjeloven § 5-6 (3) må ses i sammenheng med lovendringene som hadde til formål å forenkle prosedyren omkring generalforsamlingen dersom aksjonærene er enige, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 97 til 99. Bestemmelsen var ikke ment å gripe inn i styrets selvstendige rett til å innkalle til ekstraordinær generalforsamling, jf. Knudsen-utredningen side 124.

Utvalget mener at regelen bør videreføres.

8.2.5 Adgang til å avgi skriftlig forhåndsstemme

8.2.5.1 Gjeldende rett

Ved LOV-2013-06-14-40 ble det i aksjeloven § 5-11b (2) inntatt en ny bestemmelse om aksjonærenes adgang til å avgi forhåndsstemme. Det ble samtidig gitt en ny bestemmelse om deltakelse på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, jf. aksjeloven § 5-11b (1). Se nærmere punkt 8.2.6 nedenfor.

I henhold til aksjeloven § 5-11b (2) kan det fastsettes i vedtektene at aksjonærene skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i en periode før generalforsamlingen. For slik stemmegivning skal det benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. Vedtektene kan fastsette nærmere krav til slik stemmegivning.

En liknende bestemmelse finnes i allmennaksjeloven § 5-8b. Bestemmelsen ble lovfestet ved LOV-2009-06-19-77, som gjennomførte «aksjonærrettighetsdirektivet» (Europaparlaments- og Rådsdirektiv 2007/36/EF om utøvelse av visse aksjonærrettigheter i selskaper med aksjer som er notert på regulert markedsplass) artikkel 12 i norsk rett. EU-direktivet gjelder således bare for visse selskaper av ASA-typen og ikke for aksjeselskaper.

I forbindelse med vedtakelsen av allmennaksjeloven § 5-8b uttalte departementet at det ikke ville gå inn for å lovfeste en tilsvarende regel i aksjeloven, jf. Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 31. Det ble vist til at dette måtte vurderes i sammenheng med og samordnes med reglene om adgang til å avholde generalforsamling uten møte (jf. nå aksjeloven § 5-7). I Knudsen-utredningen side 125 ble det uttalt at regelen om forenklet generalforsamling tilsa at det ikke var «behov for å belaste aksjeloven med regel om forhåndsstemmegivning etter modell av allmennaksjeloven § 5-8b». I forbindelse med høringen ble det imidlertid påpekt at det kunne være behov for regler om skriftlig stemmegivning i aksjeselskaper med mange aksjonærer i og med at regelen om forenklet generalforsamling forutsetter enstemmighet, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 97 og 99. Justis- og beredskapsdepartementet foreslo derfor aksjeloven § 5-11b (2), men antok at bruk av elektroniske hjelpemidler og skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen «er noe mindre praktisk for aksjeselskaper» enn for allmennaksjeselskaper, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 111.

En lignende regel som aksjeloven § 5-11b (2) finnes i selskapsloven § 2-11 (3), hvor skriftlig stemmegivning i saker som behandles på selskapsmøtet, er et alternativ til å la seg representere av fullmektig. Regelen for ansvarlige selskaper må imidlertid ses i sammenheng med at beslutninger på selskapsmøtet i utgangspunktet krever enstemmighet, jf. selskapsloven § 2-12 (1), jf. § 2-8 (2). En regel om skriftlig stemmegivning i ansvarlig selskap har dermed en annen funksjon enn i aksjeselskap, hvor generalforsamlingens vedtak normalt blir det som flertallet av stemmene er avgitt for. Selv om aksjonærer ikke deltar i generalforsamlingen eller avstår fra å stemme, kan et forslag normalt likevel vedtas av generalforsamlingen med et nærmere definert flertall av de avgitte stemmer og/eller av den representerte kapital, jf. aksjeloven § 5-17, § 5-18 og § 5-19.

Aksjeloven § 5-11b (2) kommer ikke til anvendelse der generalforsamling avholdes som forenklet generalforsamling, jf. aksjeloven § 5-7. Forenklet generalforsamling innebærer imidlertid at aksjonærene blant annet kan avtale at det skal være adgang til å avgi skriftlig forhåndsstemme før generalforsamlingen.

8.2.5.2 Dansk og svensk rett

Ordningen med skriftlig forhåndsstemme finnes også i Danmark og Sverige. I begge land er regelen innført for å implementere aksjonærrettighetsdirektivet art. 12, men ingen av landene har valgt å begrense regelen til selskaper av ASA-typen.

I Danmark har kapitaleierne mulighet for å «brevstemme», det vil si stemme skriftlig, før generalforsamlingen avholdes, jf. selskabsloven § 104 stk. 2. I selskaper som ikke er børsnotert, kan muligheten for å brevstemme fravikes i selskapets vedtekter. Skriftlig stemmegivning kan bare underlegges krav og begrensninger som er nødvendige for å sikre identifikasjon av kapitaleierne, og kun for så vidt de står i rimelig forhold til dette.

Ifølge den svenske aktiebolagslagen 7. kap. 4a § kan det bestemmes i selskapets vedtekter at aksjonærene før generalforsamlingen skal kunne utøve sin stemmerett pr. post eller at styret før generalforsamlingen kan beslutte at aksjonærene skal kunne stemme pr. post. I så fall skal det anvendes et formular som selskapet fremskaffer («tillhandahåller»). Med utgangspunkt i forslagene til beslutning ifølge forslaget til dagsorden for generalforsamlingen, skal formularet inneholde «två likvärdigt presenterade svarsalternativ» med rubrikkene «Ja» og «Nei».

8.2.5.3 Utvalgets vurderinger

Utvalget erfarer at skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen brukes noe i praksis. Behovet for en regel om at aksjonærene kan avgi skriftlig forhåndsstemme må imidlertid ses i sammenheng med regelen om elektronisk deltakelse i generalforsamlingen, jf. punkt 8.2.6. Jo mer utbredt ordningen med elektronisk deltakelse på generalforsamlingen blir, desto mindre blir trolig behovet for skriftlig forhåndsstemme. Utvalget antar likevel at det også i fremtiden kan være ønskelig å ha mulighet for stemmegivning før generalforsamlingen.

Saksbehandlingsreglene for avholdelse av generalforsamling i aksjeloven §§ 5-8 flg. er dårlig tilpasset skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen.

Ifølge aksjeloven § 5-10 (3) skal styret utarbeide et forslag til dagsorden som skal inngå i innkallingen. Forslag om å endre vedtektene skal gjengis ordrett i innkallingen. Når det gjelder andre saker som skal behandles på generalforsamlingen, krever loven bare at de skal angis «bestemt». For eksempel er det ved styrevalg tilstrekkelig at saken står oppført som et punkt i innkallingen; det er ikke nødvendig å angi kandidater. Innkallingen angir rammene for hva generalforsamlingen kan avgjøre hvis ikke samtlige aksjonærer er enige om noe annet, jf. aksjeloven § 5-14 (1). Det er kanskje noe uklart om aksjeloven dermed innebærer at generalforsamlingens kompetanse er begrenset til å vedta eller forkaste forslag til vedtektsendringer, mens den i andre saker enn vedtektsendringer kan vedta endringsforslag så langt de ligger innenfor samme sak. Konsekvensen er uansett at det først og fremst er i forbindelse med vedtektsendringer at loven legger til rette for skriftlig stemmegivning. Ved andre saker kan det i generalforsamlingen innenfor rammene av den angitte sak komme endringsforslag som gjør at det blir vanskelig eller umulig å forholde seg til aksjonærens skriftlige forhåndsstemme.

Utvalget har vurdert om aksjelovens innkallingsregler burde endres slik at innkallingen i alle tilfeller skulle angi forslaget til vedtak, og at generalforsamlingen ikke kan fravike dette forslaget, men bare vedta eller forkaste det. Dermed ville innkallingsreglene være tilpasset ordningen med skriftlig forhåndsstemme. Utvalget anbefaler ikke en slik løsning. Den ville flytte myndighet fra generalforsamlingen til styret, og således styrke ledelsens makt på bekostning av aksjonærene. Et alternativ kunne være at innkallingsreglene skulle kreve at forslag til vedtak alltid skal angis, men at generalforsamlingen kan fravike forslaget. Så lenge forslag til vedtak kan fravikes av generalforsamlingen, kan resultatet imidlertid bli at forhåndsstemmen ikke direkte tar stilling til forslaget generalforsamlingen stemmer over med den konsekvens at stemmen må forkastes.

En løsning kan være at loven ikke gjør noe forsøk på å koordinere reglen om skriftlig forhåndsstemme og innkallingsreglene, og at det er opp til aksjonærene å velge om de vil bruke skriftlig stemmegivning med de svakheter ordningen innebærer. En slik løsning kan imidlertid skape usikkerhet om hva slags endringer som kan foretas innenfor rammene av saken som var angitt i innkallingen. Det er nærliggende at det i etterkant av at skriftlige forhåndsstemmer er blitt forkastet, kan bli rettslige prosesser.

Etter utvalgets oppfatning tilsier sammenhengen med innkallingsreglene at ordningen med skriftlig forhåndsstemme i utgangspunktet bør være begrenset til vedtektsendringer. Videre mener utvalget at det bør fremgå direkte av loven at aksjonærene kan avgi forhåndsstemme ved vedtektsendringer.

Utvalget har vurdert om det bør være krav om at innkallingen skal angi hvordan aksjonærene skal gå frem for å benytte muligheten til å avgi forhåndsstemme. En slik plikt følger av allmennaksjeloven § 5-10 (4), som bestemmer at innkallingen skal opplyse om fremgangsmåten for å avgi skriftlig forhåndsstemme. Allmennaksjeloven § 5-10 (4) gjennomfører her Europaparlaments- og Rådsdirektiv 2007/36/EF artikkel 3. Etter utvalgets oppfatning bør en tilsvarende regel innføres i aksjeloven.

Utvalget ønsker ikke å utelukke muligheten for å avgi skriftlig forhåndsstemme i andre saker, selv om innkallingsreglene gjør ordningen mindre praktisk og betryggende.

Utvalget har vurdert om styret skal kunne bestemme at forhåndsstemme kan benyttes. I forbindelse med vedtakelsen av LOV-2009-06-19-77 gikk to av høringsinstansene inn for at styret skulle avgjøre om skriftlig forhåndsstemme kunne brukes, jf. Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 33. Departementet gikk imidlertid inn for at vedtektene måtte åpne for slik stemmegivning.

Utvalget går inn for å videreføre ordningen med forhåndsstemme i andre saker enn vedtektsendring når aksjonærene gjennom vedtektsbestemmelse har åpnet for at stemme kan avgis på denne måten. Grunnen er at det dreier seg om en viktig aksjonærrettighet hvor resultatet kan bli at aksjonærens stemme blir forkastet, samtidig som det i ettertid kan oppstå tvil om vedtakets gyldighet. Det bør være aksjonærene selv, og ikke styret, som bestemmer hvordan aksjonærenes stemmerett skal kunne utøves på generalforsamlingen.

Hvis vedtektene åpner for stemmegivning i andre saker enn vedtektsendringer, mener utvalget at innkallingen også i disse tilfellene skal opplyse om fremgangsmåten for å avgi forhåndsstemme.

Det fremgår av aksjeloven § 5-11b (2) annet punktum at det ved elektronisk stemmegivning skal «benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen». Etter utvalgets syn er det unaturlig at aksjeloven oppstiller særskilte krav til hvordan avgivelse av elektronisk forhåndsstemme skal skje, mens det for eksempel ikke oppstilles krav til forhåndsstemme på papir. Utvalget mener at det bør stilles samme krav til betryggende kontroll med stemmegivningen, uavhengig av om forhåndsstemmen avleveres skriftlig på papir eller elektronisk. Utvalget går ikke inn for å lovfeste nærmere krav til bruk av stemmegivning i aksjeloven. I vedtektene kan det imidlertid fastsettes nærmere krav til bruk av forhåndsstemme.

En aksjonær som ønsker å avgi forhåndsstemme, må selv sørge for at forhåndsstemmen er kommet selskapet i hende før generalforsamlingen åpnes. Det er aksjonæren som bærer risikoen for at forhåndsstemmen ikke kommer tidsnok frem til selskapet.

Utvalget foreslår videre at regler om forhåndsstemme og regler om elektronisk deltakelse reguleres i hver sin lovbestemmelse.

8.2.5.4 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

Utvalget har ikke vurdert behovet for å gjøre endringer i allmennaksjeloven § 5-8b.

8.2.6 Elektronisk deltakelse i generalforsamlingen

8.2.6.1 Gjeldende rett

Ved LOV-2013-06-14-40 fikk aksjeloven § 5-11b (1) en ny regel om at aksjonærer kan delta elektronisk i generalforsamling som avholdes som generalforsamling med fysisk tilstedeværelse.

Bestemmelsen i aksjeloven § 5-11b var ikke foreslått i Knudsen-utredningen, men den ble tatt opp av departementet etter innspill i høringsrunden, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 99. Regelen skal gi selskapene større fleksibilitet ved avvikling av generalforsamling.

Med mindre noe annet følger av selskapets vedtekter, kan styret i henhold til aksjeloven § 5-11b (1) beslutte at aksjonærene skal kunne delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, herunder at de kan utøve sine rettigheter som aksjonærer elektronisk. Styret kan bare treffe beslutning om adgang til elektronisk deltakelse i generalforsamlingen dersom det sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen og det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en pålitelig måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. Vedtektene kan fastsette nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

En liknende bestemmelse om elektronisk deltakelse i generalforsamling finnes i allmennaksjeloven § 5-8a. Bestemmelsen ble lovfestet ved LOV-2009-06-19-77, som gjennomførte «aksjonærrettighetsdirektivet» (Europaparlaments- og Rådsdirektiv 2007/36/EF) i norsk rett.

Ifølge aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 8 nr. 1 skal medlemstatene tillate foretak å tilby sine aksjonærer «enhver form for elektronisk deltaking på generalforsamlingen, særlig en av eller alle følgende former for deltaking: a) Sanntidsoverføring av generalforsamlingen. b) Sanntids toveiskommunikasjon slik at aksjeeierne kan henvende seg til generalforsamlingen fra et annet sted. c) En ordning for å avgi stemmer, enten før eller på generalforsamlingen, uten å måtte utpeke en fullmaktsinnehaver som er fysisk til stede på generalforsamlingen».

Videre følger det av aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 8 nr. 2 at «Anvendelsen av elektroniske hjelpemidler for at aksjeeiere skal kunne delta på generalforsamlinger, kan bare være underlagt krav og begrensninger som er nødvendige for å fastslå aksjeeieres identitet, og for sikker elektronisk kommunikasjon, og bare i den grad de står i forhold til disse mål».

Aksjonærrettighetsdirektivet gjelder kun for børsnoterte selskaper.

8.2.6.2 Dansk og svensk rett

I dansk rett trekkes det et skille mellom «delvis elektronisk generalforsamling» og «fuldstændig elektronisk generalforsamling». Ved en delvis elektronisk generalforsamling holdes det et fysisk møte, supplert med mulighet for at aksjonærene kan delta, ytre seg og stemme elektronisk på generalforsamlingen uten å være fysisk tilstede, jf. selskabsloven § 77 stk. 1. Ved en fullstendig elektronisk generalforsamling holdes det ikke noe fysisk møte, i det aksjonærene utelukkende deltar elektronisk. Se mer om dette i punkt 8.2.7.2. Ved både delvis og fullstendig elektronisk generalforsamling er det et krav om at generalforsamlingen avvikles på betryggende vis mv., jf. selskabsloven § 77 stk. 4.

Det er det sentrale ledelsesorganet som beslutter om det skal være adgang til elektronisk deltakelse, i tillegg til fysisk fremmøte, jf. selskabsloven § 77 stk. 1. Det sentrale ledelsesorganet fastsetter også nærmere krav til de elektroniske systemene som skal benyttes, jf. selskabsloven § 77 stk. 3. I innkallingen skal det i så fall angis nærmere fremgangsmåte for elektronisk deltakelse mv.

Svensk rett har ingen tilsvarende regulering. Se mer om dette i punkt 8.2.7.2.

8.2.6.3 Utvalgets vurderinger

Utvalget mener at selskapene må tilrettelegge for at aksjonærene kan delta på alle de måter som aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 8 nr. 1 angir. Dette er en forutsetning for at elektronisk deltakelse skal kunne tilbys som et fullverdig alternativ til fysisk deltakelse. Etter utvalgets oppfatning ivaretar aksjeloven § 5-11b (1) de ulike hensynene.

Utvalget mener at det ikke lenger bør være adgang til å begrense denne muligheten i selskapets vedtekter. Aksjeloven § 5-11b (1) dekker et praktisk behov for selskapene. I tillegg bidrar lovbestemmelsen til å styrke aksjonærenes rettsstilling ved at de kan delta i generalforsamlingen for eksempel via telefon eller Skype, uten at dette krever tilslutning fra samtlige aksjonærer, jf. aksjeloven § 5-7. En adgang til elektronisk deltakelse i generalforsamlingen er naturlig i dagens samfunn.

Utvalget har vurdert om aksjonærenes adgang til elektronisk deltakelse i generalforsamling som i utgangspunktet avholdes som et møte med fysisk tilstedeværelse, skal bero på beslutning i selskapet. Etter utvalgets oppfatning er det nødvendig at selskapet tar stilling til om elektronisk deltakelse skal kunne skje. Dette er en naturlig del av styrets ansvar for å forberede generalforsamlingen. Styret bør ikke kunne nekte aksjonærer elektronisk deltakelse uten at det foreligger saklig grunn.

I kravet om at det må foreligge saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse, ligger det at styret må tilrettelegge for elektronisk deltakelse innen rimelige grenser, for eksempel ved å sørge for at høyttalende telefon er tilgjengelig. En saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse, kan være praktiske problemer, for eksempel at selskapet ikke har tilgang til teknisk utstyr som muliggjør aksjonærenes elektroniske deltakelse. At svært mange aksjonærer ønsker å delta elektronisk, kan nok også etter omstendighetene være saklig grunn til å nekte dette. I selskap med en liten gruppe aksjonærer som avholder generalforsamling i et møterom, kan det derimot være vanskeligere å se at det foreligger saklig grunn til å nekte en aksjonær å delta på høyttalende telefon.

Utvalget mener videre at henvisningen i aksjeloven § 5-11b (1) annet punktum til allmennaksjeloven § 5-8a (2) medfører at lovbestemmelsen er unødvendig vanskelig tilgjengelig. Rett til elektronisk deltakelse i generalforsamling er en viktig aksjonærrettighet, og lovreglene bør derfor i sin helhet fremgå av aksjeloven. Videre mener utvalget at kravene i allmennaksjeloven § 5-8a (2) kan fremstå i overkant formalistiske for selskaper av AS-typen. Etter utvalgets syn er det en forutsetning for elektronisk deltakelse på generalforsamling at dette skjer gjennom en «forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt», jf. allmennaksjeloven §§ 5-8a (2). Utvalget finner det ikke nødvendig å innta en særlig presisering om dette i aksjeloven. Dersom det ikke er mulig å tilrettelegge for elektronisk deltakelse på en måte som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, vil det også følge av det foreslåtte saklighetskravet at styret skal nekte slik deltakelse. Videre mener utvalget at det er unødvendig å lovfeste et eget krav til autentisering av avsenderen, da dette allerede må anses å følge av kravet om at «deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte».

Etter utvalgets oppfatning bør regelen om elektronisk deltakelse i generalforsamlingen ikke være begrenset til aksjonærene. Det foreslås derfor at selskapets revisor som har møterett eller møteplikt i henhold til aksjeloven § 7-5, skal ha rett til å møte elektronisk, såfremt styret ikke krever at revisor deltar fysisk i møte. Se også punkt 13.5 om revisors møte med styret.

Utvalget har også vurdert om styremedlemmene og daglig leder, som i henhold til aksjeloven § 5-4 har rett eller plikt til å delta i generalforsamlingen, skal kunne delta elektronisk. Dersom generalforsamlingen avholdes som et fysisk møte, brukes møteformen som regel fordi det er behov for å samle aksjonærene, jf. punkt 8.2.7 nedenfor om adgang til å avholde elektronisk generalforsamling. Utvalget mener derfor at det kan svekke aksjonærenes rettigheter dersom ledelsen skal kunne velge å delta elektronisk, til tross for at generalforsamlingen skal kunne avholdes som et fysisk møte. Utvalget foreslår derfor ingen endringer med hensyn til ledelsens adgang til å kunne kreve å få delta elektronisk.

8.2.6.4 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

Utvalget har ikke vurdert behovet for å gjøre endringer i allmennaksjeloven § 5-8a.

8.2.7 Elektronisk generalforsamling

8.2.7.1 Gjeldende rett

I henhold til aksjeloven § 5-11b (1) er det i visse tilfeller adgang til å delta elektronisk på generalforsamlingen. Lovbestemmelsen forutsetter imidlertid at det holdes en tradisjonell generalforsamling med fysisk fremmøte, men slik at de aksjonærer som ønsker det, kan delta elektronisk, jf. Aarbakke m.fl.: Aksjeloven og allmennaksjeloven (2012) side 1062. Lovbestemmelsen åpner derfor ikke for en generalforsamling hvor aksjonærene utelukkende deltar elektronisk. Slik generalforsamling kan imidlertid avholdes hvis samtlige aksjonærer er enige om det, jf. aksjeloven § 5-7.

Det regnes ikke som elektronisk generalforsamling om generalforsamlingen overføres via storskjerm eller på annen måte til aksjonærer som befinner seg et annet sted, og som eventuelt kan kommunisere med en fullmektig som deltar i generalforsamlingens møte. Denne formen for avholdelse av generalforsamling reguleres ikke spesielt i aksjeloven, og utvalget ser ingen grunn til å foreslå nærmere lovregler om dette.

8.2.7.2 EU/EØS-rett og utenlandsk rett

Spørsmålet om lovgivningen burde åpne for at selskaper i større grad kan avholde generalforsamling på annen måte enn som et fysisk møte, har fått atskillig oppmerksomhet på EU-nivå, og det er blitt vurdert både i dansk og svensk rett. I den danske betenkningen «Modernisering af selskabsretten» (2008) side 257 uttalte utvalget i denne forbindelse på at det mente:

«at generalforsamlingen ændrer karakter, hvis deltagelse i generalforsamlingen alene kan ske elektronisk. Dette vil for nogle kapitalejere, f.eks. udenlandske aktionærer, medføre fordele, mens andre kapitalejeres forhold vanskeliggøres, f.eks. ved manglende adgang eller kendskab til brugen af internettet.

Udvalget er derfor enigt om, at kompetencen til at indføre fuldstændig elektronisk generalforsamling fortsat skal tillægges generalforsamlingen (…)».

Løsningen etter selskabsloven § 77 stk. 2 er blitt at generalforsamlingen kan beslutte at generalforsamlingen skal avholdes elektronisk uten adgang til fysisk fremmøte, det vil si som en fullstendig elektronisk generalforsamling. Se punkt 8.2.6.2. Beslutningen skal inntas i vedtektene, og den må vedtas med to tredjedels flertall på generalforsamlingen.

I den svenske Prop. 2004/05:85 «Ny aktiebolagslag» side 303 heter det:

«Kravet på att bolagsstämman skall hållas på viss ort får till följd att stämman inte kan hållas enbart genom elektronisk uppkoppling mellan aktieägarna («bolagsstämma on-line») annat än om samtliga aktieägare går med på det. Frågan har belysts vid ett seminarium vid IT-kommissionens IT-rättsliga observatorium (Ju 2000/6639). En jämförelse kan här göras med Danmark, där det sedan den 1 oktober 2003 är möjligt att i bolagsordningen ta in föreskrifter om «fuldstaendig elektronisk generalforsamling». Finns det då anledning att skapa större utrymme för stämmor av detta slag också i Sverige?

Vi vill för vår del för närvarande inte förorda det. En ordning med rena «bolagsstämmor online» riskerar att minska den enskilda aktieägarens inflytande och insyn i bolaget. I mindre bolag med ett fåtal IT-kunniga aktieägare kan visserligen bolagsstämmor av detta slag vara ändamålsenliga. I sådana bolag kan emellertid en sådan stämma ändå genomföras efter överenskommelse mellan aktieägarna.

Det kan emellertid finnas anledning att längre fram, bl.a. i ljuset av de danska erfarenheterna, ta upp frågan på nytt.»

Aktiebolagslagen er utformet i tråd med dette. I svensk rett er det således ikke adgang til å avholde fullstendig elektronisk generalforsamling.

8.2.7.3 Utvalgets vurderinger

Utvalget mener at aksjeloven bør tilrettelegge for at generalforsamlingen kan avholdes på andre måter enn som et fysisk møte, for eksempel som et rent telefonmøte, også utover det som allerede følger av aksjeloven § 5-7. Forutsetningen er at denne måten å avholde generalforsamling ikke svekker aksjonærenes rett til å utøve sine aksjonærrettigheter.

Ved å tilrettelegge for at generalforsamlingen kan avholdes på andre måter enn som et fysisk møte, styrkes selskapenes behov for fleksibilitet, og aksjonærers mulighet til å kunne delta på generalforsamling blir generelt forbedret. På denne bakgrunn mener utvalget at elektronisk avholdt generalforsamling også kan styrke minoritetsvernet. At aksjonærene gjennom elektronisk generalforsamling fratas mulighetene til å møte fysisk på generalforsamlingen, innebærer ikke at deres rettigheter på generalforsamlingen fratas dem. Aksjonærene har således fortsatt en ubetinget rett til å delta på elektronisk generalforsamling, motta informasjon i forbindelse med generalforsamlingen og utøve sine aksjonærrettigheter på generalforsamlingen.

Etter dansk rett er det som nevnt generalforsamlingen som med to tredjedels flertall kan vedta at den skal avholdes som en fullstendig elektronisk generalforsamling. Etter utvalgets oppfatning tilsier imidlertid praktiske forhold i tilknytning til gjennomføringen av generalforsamlingen at styret bør kunne beslutte at generalforsamlingen skal avholdes som et elektronisk eller fysisk møte. Utvalget foreslår derfor at det skal være opp til styret å avgjøre om det skal avholdes elektronisk generalforsamling. Styret kan imidlertid kun foreslå at generalforsamlingen skal avholdes elektronisk dersom sakene kan behandles på en «betryggende måte», sml. punkt 8.3.5 nedenfor.

Etter utvalgets syn kan ikke styret ha eksklusiv kompetanse i spørsmålet. I tråd med at generalforsamlingen er selskapets høyeste myndighet, kan generalforsamlingen gi styret instruks om at generalforsamlingen skal avholdes som et fysisk eller et elektronisk møte, samt eventuelt fastsette nærmere krav til elektronisk generalforsamling. Vedtektene kan også ha bestemmelser om dette. For å ivareta aksjonærenes og ledelsens interesse i at generalforsamlingen skal avholdes som et fysisk møte mellom aksjonærene eller deres representanter, foreslås det imidlertid at hver enkelt aksjonær gis rett til å kreve at generalforsamlingen avholdes som et fysisk møte. Samme rett foreslås for hvert enkelt styremedlem, daglig leder samt revisor som reviderer selskapets årsregnskap. Den enkelte aksjonærs rett til å delta elektronisk (jf. punkt 8.2.6) påvirkes ikke av dette.

8.2.7.4 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

I punkt 8.2.7.3 har utvalget foreslått at samtlige aksjonærer skal ha rett til å kreve at generalforsamlingen avholdes som et fysisk møte. Utvalget finner det ikke hensiktsmessig å innta tilsvarende regler i allmennaksjeloven.

8.2.8 Elektronisk generalforsamlingsfullmakt

Av aksjeloven § 5-2 (2) fremgår det at fullmektigen skal legge frem skriftlig og datert fullmakt. Hvis fullmakten legges frem ved bruk av elektronisk kommunikasjon, skal det være benyttet en betryggende metode for å autentisere avsenderen.

Som nevnt i punkt 8.2.5, ser ikke utvalget behov for å ha en særskilt regulering av hvilke krav som skal stilles til avgivelse av forhåndsstemme ved bruk av elektronisk kommunikasjon. Etter utvalgets syn gjør de samme hensyn seg gjeldende ved bruk av elektronisk fullmakt. Det bør derfor være samme krav til betryggende kontroll av fullmakter, uavhengig av om fullmakten avleveres skriftlig på papir eller elektronisk. Utvalget foreslår derfor å oppheve kravet om at det må benyttes betryggende metode for å autentisere avsender ved bruk av elektronisk fullmakt.

8.2.9 Generalforsamlingens behandling av årsberetning mv.

I NOU 2015: 10 side 319 foreslår regnskapslovutvalget at «små foretak» ikke skal avlegge årsberetning, jf. forslag til lov om regnskapsplikt § 9-1.

Små foretak er definert som «[r]egnskapspliktige som på balansedagen ikke overskrider to av de tre terskelverdiene for små foretak i annet ledd med mindre de omfattes av unntakene i femte og sjette ledd», jf. forslaget til lov om regnskapsplikt § 1-5 (1). I forslaget § 1-5 (2) er terskelverdiene for små foretak de samme som etter gjeldende regnskapslov, det vil si «1. salgsinntekt: 70 millioner kroner, 2. balansesum: 35 millioner kroner, 3. antall årsverk i regnskapsåret: 50». Lovforslaget innebærer derfor at det blir et betydelig mindre antall selskaper som skal avgi årsberetning.

Dersom regnskapslovutvalgets forslag til lov om regnskapsplikt § 9-1 vedtas, får det etter aksjelovutvalgets syn betydning for utformingen av aksjeloven § 5-5 (2) og (3).

Det følger av aksjeloven § 5-5 (2) nr. 1 at den ordinære generalforsamlingen «skal» godkjenne årsberetningen. Etter aksjeloven § 5-5 (3) er årsberetningen et av de dokumentene som skal sendes ut til aksjonærene.

Som en følge av regnskapslovutvalgets forslag til lov om regnskapsplikt § 9-1, foreslår aksjelovutvalget at det i aksjeloven § 5-5 (2) nr. 1 tilføyes «dersom selskapet plikter å avgi årsberetning». Videre foreslås det at det i aksjeloven § 5-5 (3) settes inn «eventuelt» foran årsberetning, på tilsvarende måte som for revisjonsberetning. Utvalget foreslår tilsvarende endringer i øvrige lovbestemmelser som gjelder behandling eller lignende av årsberetning.

I punkt 13.1.2.5.2 foreslår utvalget at vurderingen av om et morselskap er revisjonspliktig skal skje ut fra terskelverdiene for det samlede konsernet, og at denne vurderingen skal være et punkt på den ordinære generalforsamlingen for selskap som er morselskap. Utvalget foreslår derfor at det i aksjeloven § 5-5 (2) inntas et nytt punkt om at generalforsamlingen skal behandle revisjonsplikt ut fra terskelverdiene for det samlede konsernet, for selskap som er morselskap.

8.3 Styret

8.3.1 Antall styremedlemmer

Tidligere var hovedregelen i aksjeloven § 6-1 (1) at aksjeselskaper skulle ha et styre med minst tre medlemmer. I selskaper med aksjekapital på mindre enn tre millioner kroner kunne styret ha ett eller to medlemmer samt varamedlem.

Ved LOV-2013-06-14-40 ble aksjeloven § 6-1 (1) om krav til styrets sammensetning endret slik at alle aksjeselskaper skal ha et styre med ett eller flere medlemmer. Begrunnelsen var ifølge Prop. 111 L (2012–2013) side 102 at «[s]elskapene står selv nærmest til å vurdere behovet for antallet styremedlemmer, og departementet kan ikke se avgjørende grunner som taler mot en slik endring av aksjeloven § 6-1 første ledd».

Ordningen med enestyre er raskt blitt svært utbredt. Ifølge tall fra Brønnøysundregistrene var det pr. 31.12.2015 hele 141.471 aksjeselskaper med enestyre. Dette utgjorde 51 prosent av det totale antall aksjeselskaper. I 2015 var det 13.956 (52 prosent) nye aksjeselskaper med enestyre.

Utvalget har ikke erfaringer som tyder på at lovendringen har ført til problemer. At ordningen med enestyre har fått så stor utbredelse, viser at den møter et praktisk behov. Sett i sammenheng med endringen av aksjeloven § 6-2 om at alle aksjeselskaper kan unnlate å ha daglig leder, åpnes det for at selskapets ledelse kan bestå av bare én person som er den samme som selskapets eneste aksjonær. Utvalget mener at lovendringen i aksjeloven § 6-1 (1) bør videreføres.

8.3.2 Daglig leder som styreleder

Tidligere kunne daglig leder ikke velges til styreleder i selskaper med aksjekapital på 3 millioner kroner eller mer. Ved LOV-2013-06-14-40 ble aksjeloven § 6-1 (2) endret slik at daglig leder alltid kan velges til styreleder i aksjeselskap. Lovendringen var en konsekvens av at plikten til å ha et styre med minst tre medlemmer ble opphevet, jf. Prop. 111 L (2012–2013) side 102.

Utvalget har ikke erfaringer som tyder på at lovendringen har ført til problemer. Utvalget mener at lovendringen bør videreføres.

8.3.3 Varamedlemmer til styret

Tidligere skulle det i aksjeselskaper med ett eller to styremedlemmer alltid velges minst ett varamedlem til styret. I Knudsen-utredningen side 130 til 131 ble det foreslått at plikten til å velge varamedlemmer bare skulle gjelde når styret har ett medlem. LOV-2013-06-14-40 gikk imidlertid lenger slik at kravet om varamedlem nå er blitt fullstendig opphevet bortsett fra når det gjelder styremedlemmer valgt av og blant de ansatte, jf. aksjeloven § 6-3 (2).

I Prop. 111 L (2012–2013) side 102 skrev Justis- og beredskapsdepartementet om denne lovendringen:

«Departementet slutter seg til forslaget om å oppheve pålegget om at det skal velges varamedlem når styret har to medlemmer. Etter departementets syn er [det] imidlertid anført gode argumenter under høringen også for å sløyfe plikten til å velge varamedlem i selskaper med bare ett styremedlem. Som det er pekt på i høringen, vil en slik endring innebære et forenklingstiltak for de små selskapene. Selskaper med bare ett styremedlem vil ofte være selskaper med bare én eier, som selv står for driften av selskapet, og som selv utgjør selskapets enestyre. Departementet er enig i at det i slike selskapsforhold kan virke fremmed å måtte velge et varamedlem i og med at varamedlemmet ofte ikke vil kjenne selskapet og selskapets virksomhet.

Formålet med en regel om at det skal velges minst ett varamedlem hvis selskapet har bare ett styremedlem, vil som nevnt være å sikre at selskapet ikke blir stående uten styre hvis styremedlemmet trekker seg eller faller fra. Som det er anført under høringen, er loven imidlertid ikke til hinder for at også varamedlemmet trekker seg. Selskapet vil dessuten uansett ha en sterk egeninteresse i å sørge for at det velges et nytt styre i en situasjon hvor selskapet ikke lenger har styremedlemmer, fordi selskapet ellers vil bli tvangsoppløst etter § 16-15 første ledd nr. 2. Etter denne bestemmelsen skal selskapet tvangsoppløses hvis det ikke har meldt til Foretaksregisteret et styre som fyller lovens krav.

Departementet antar at en regel som innebærer at det ikke er nødvendig å velge varamedlem til styret, særlig kan by på praktiske utfordringer i tilfeller hvor selskapets eneste styremedlem er eneeier og vedkommende avgår ved døden. I et slikt tilfelle vil det være opp til arvingene å velge styre for å unngå tvangsoppløsning av selskapet. Brønnøysundregistrene har opplyst overfor departementet at registrene har sett enkelte eksempler på at selskapet i en slik situasjon kan få problemer med å rekke å velge styre innen de frister som gjelder for tvangsoppløsning. Men Brønnøysundregistrene opplyser samtidig at dersom selskapet i en slik situasjon tar kontakt for å få noe lengre tid til å gjennomføre styrevalget, vil man normalt være åpne for det.

En endring av loven slik at alle selskaper, uavhengig av antallet styremedlemmer, kan unnlate å velge varamedlemmer til styret, vil som nevnt innebære en reell forenkling for et stort antall selskaper i og med at en betydelig andel av selskapsmassen har bare ett styremedlem (som gjerne også er eneeier). Per 31. desember 2012 hadde ca. 50 prosent av aksjeselskapene enestyre. De praktiske utfordringene som det er vist til ovenfor, vil oppstå bare rent unntaksvis. Skulle det skje at et levedyktig selskap blir tvangsoppløst, vil selskapet kunne tilbakeleveres etter aksjeloven § 16-18 annet ledd. Et krav om at det skal velges et varamedlem til styret, gir som nevnt heller ingen garanti for at varamedlemmet faktisk trer inn som fungerende styremedlem. Varamedlemmet kan som nevnt trekke seg. Etter en avveining av de nevnte hensynene vurderer departementet det slik at de beste grunner taler for å oppheve plikten for selskaper med bare ett styremedlem til å velge minst ett varamedlem.»

Ifølge statistikk fra Brønnøysundregistrene var det pr. 5. april 2016 hele 135.061 selskaper (uavhengig av antall styremedlemmer) som ikke hadde varamedlem. Videre hadde 37.993 selskaper kun ett styremedlem og ingen varamedlemmer.1

Utvalget har ikke erfaringer som tyder på at lovendringen har ført til problemer. Utvalget mener at lovendringen bør videreføres.

8.3.4 Styremedlemmers tjenestetid

8.3.4.1 Innledning

Ifølge mandatet skal utvalget vurdere om aksjeloven § 6-6 om styremedlemmers tjenestetid bør endres, herunder om styremedlemmer bør kunne velges på ubestemt tjenestetid, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Utvalget vurderer også om den tilsvarende bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6-6 bør endres.

8.3.4.2 Gjeldende rett

Hovedtrekkene i lovreguleringen av styremedlemmenes tjenestetid kan føres tilbake til endring av aksjeloven 1910 ved LOV-1916-26-07-10. Utgangspunktet etter aksjeloven § 6-6 (1) første punktum er at styrets medlemmer velges for to år av gangen. Ved suppleringsvalg kan det fastsettes kortere tjenestetid. Vedtektene kan imidlertid bestemme en valgperiode på mer enn to år, men i så fall bare inntil fire år, jf. aksjeloven § 6-6 (1) annet punktum. Det kan altså ikke velges styremedlemmer på livstid eller på ubestemt tid, og en slik ordning kan heller ikke fastsettes i vedtektene. Loven er imidlertid ikke til hinder for at styremedlemmer gjenvelges, og dette kan skje et ubegrenset antall ganger. Poenget er bare at det jevnlig må skje valg av styremedlemmer.

Tjenestetiden regnes fra valget når noe annet ikke er bestemt. Den opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling i det året tjenestetiden utløper, jf. aksjeloven § 6-6 (2).

Bestemmelsene i aksjeloven § 6-6 (1) og (2) gjelder ikke for ansattevalgte styremedlemmer, jf. aksjeloven § 6-6 (4). For ansattevalgte styremedlemmer er tjenestetiden alltid to år, jf. FOR-2014-06-20-850 (representasjonsforskriften) § 20. Også styremedlemmer valgt av og blant de ansatte kan gjenvelges.

Selv om tjenestetiden er utløpt, blir styremedlemmet stående i vervet inntil nytt medlem er valgt. Selskapet blir dermed ikke uten et beslutningsdyktig styre, og man figurerer som styremedlem inntil nyvalg er foretatt; i forholdet utad som utgangspunkt helt inntil endringer i styrets sammensetning er meldt til Foretaksregisteret. Et styremedlem kan når som helst fjernes ved beslutning av det organ eller av den som har valgt ham eller henne, jf. aksjeloven § 6-7 (2) første punktum. Styremedlem som er valgt av og blant de ansatte, kan imidlertid ikke fjernes av sine velgere i løpet av valgperioden, jf. aksjeloven § 6-7 (2) annet punktum.

Et tidligere styremedlem kan selv gi beskjed direkte til Foretaksregisteret om at han eller hun har fratrådt, jf. foretaksregisterloven § 4-6 første ledd. Gjenpart av slik melding skal sendes styret.

Reglene i allmennaksjeloven § 6-6 tilsvarer aksjeloven § 6-6.

8.3.4.3 Utvalgets vurderinger

Utvalget vil først vurdere lovreguleringen av styremedlemmenes tjenestetid. Særreglene for styremedlemmer valgt av og blant de ansatte vurderes separat nedenfor.

Etter loven er styremedlemmers tjenestetid normalt to år, og de kan ikke under noen omstendighet velges for mer enn inntil fire år av gangen. Aksjonærene gis dermed mulighet til å vurdere styresammensetningen relativt jevnlig.

Etter utvalgets syn ville det være en fordel om det åpnes for større formell frihet rundt styremedlemmenes tjenestetid. Dette vil være særlig praktisk for mindre selskaper med stabil eier- og styresammensetning, som kunne slippe å forholde seg til kravet om jevnlig å foreta et formelt gjenvalg. Blant annet i selskaper hvor eieren eller eierne også er medlem av styret, er det vanlig praksis med lang tjenestetid slik at større frihet omkring styremedlemmenes tjenestetid vil gjøre loven bedre tilpasset den reelle hovedregelen.

Aksjeloven § 6-7 (2) første punktum, som det ikke foreslås noen endring i, innebærer at et styremedlem som er valgt av generalforsamlingen, kan avsettes når som helst og uten at det angis noen grunn. Aksjeloven oppstiller derfor ingen formelle hindre for at styremedlemmer kan fjernes selv om det åpnes for større formell frihet rundt styremedlemmenes tjenestetid.

På denne bakgrunn går utvalget inn for at hovedregelen bør være at styremedlemmer som er valgt av generalforsamlingen, velges på ubestemt tid inntil de selv velger å fratre eller blir erstattet ved generalforsamlingens beslutning. Vervets lengde kan imidlertid fortsatt begrenses i beslutningen om styrevalg eller i selskapets vedtekter, jf. imidlertid aksjeloven § 6-6 (3) om at styremedlemmet blir stående i vervet utover tjenestetiden inntil nytt styremedlem er valgt.

Utvalget har vurdert om det skulle være obligatorisk å angi tjenestetiden i generalforsamlingens beslutning. Etter utvalgets oppfatning er det ikke behov for en slik bestemmelse. Hvis generalforsamlingens valg skjer for en begrenset funksjonstid, skal dette fremgå av generalforsamlingsprotokollen som en del av generalforsamlingens vedtak.

Utvalget har diskutert om det i større aksjeselskaper bør inntas en lovregel om tjenestetid. Utvalget har imidlertid kommet til at det ville skape en uoversiktlig regulering dersom det i aksjeloven skulle skilles mellom krav til tjenestetid i «små» og «store» aksjeselskaper. Utvalget er også usikker på hvor grensen mellom «store» og «små» selskaper i så fall burde trekkes. Videre viser utvalget til at det fortsatt skal være mulig å vedtektsbestemme krav til tjenestetid. Utvalget antar at de «større» aksjeselskapene normalt vil benytte seg av denne muligheten, dersom de ønsker å begrense styremedlemmers tjenestetid. Utvalget erfarer imidlertid at det også i mange «store» selskaper er eksempler på at styremedlemmer gjenvelges gjentatte ganger.

Når det gjelder styremedlemmer som er valgt av de ansatte i henhold til aksjeloven § 6-4, mener utvalget at det fortsatt bør være krav til tjenestetid. Etter utvalgets syn er dette viktig for å sikre bedriftsdemokrati. Utvalget foreslår derfor at det fortsatt skal være krav om valg hvert annet år. Utvalget foreslår at aksjeloven § 6-6 (4) endres slik at det fremgår at ansattevalgte styremedlemmers funksjonstid alltid er to år.

Styremedlem som er valgt av og blant de ansatte etter aksjeloven § 6-4, jf. § 6-5, kan ikke avsettes i løpet av tjenestetiden av den som har valgt styremedlemmet, jf. aksjeloven § 6-7 (2) annet punktum.

Utvalget har vurdert om aksjelovene bør ha regler om at ansatterepresentanter skal kunne fjernes i løpet av tjenestetiden, men utvalget ønsker ikke å åpne for dette. Hvis et styremedlem vesentlig misligholder sine forpliktelser som styremedlem, for eksempel gjennom grove brudd på taushetsplikt eller andre grovt klanderverdige forhold, kan styremedlemmet trolig fjernes med øyeblikkelig virkning i henhold til ulovfestede regler. Alminnelig misnøye med styremedlemmet eller vedkommendes stemmegivning er åpenbart ikke tilstrekkelig til at styremedlemmet kan fjernes i løpet av tjenestetiden.

Som en forlengelse av diskusjoner om styremedlemmers tjenestetid, har utvalget også diskutert hvorvidt ordlyden i aksjeloven § 6-7 (1) om styremedlemmers rett til tilbaketreden burde endres. Det følger av lovbestemmelsen at et styremedlem har rett til å tre tilbake dersom «særlig grunn» foreligger. I juridisk litteratur er det uttalt at det neppe skal særlig mye til før et styremedlem kan trekke seg, selv om man er midt i perioden, jf. Andenæs: Aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper (2. utg., 2006) side 368 til 369 og Aarbakke m.fl.: Aksjeloven og allmennaksjeloven (2012) side 466. Styremedlemmet kan for eksempel trekke seg av personlige grunner eller på grunn av dårlige samarbeidsforhold i styret eller mellom styret og andre selskapsorganer, jf. Bråthen, Selskapsrett (2013) side 161. Uttalelsen i NOU 1996: 3 side 142 om at det ikke skal være kurant å trekke seg i løpet av perioden, og at det for eksempel ikke er tilstrekkelig grunn at selskapets økonomi er dårlig, gir neppe uttrykk for gjeldende rett. Etter utvalgets syn bør det derfor være adgang til å trekke seg uten at det må kreves en «særlig grunn», for eksempel dersom styremedlemmet ikke er motivert til å fortsette. Etter utvalgets syn vil et selskap være lite tjent med å «tvinge» noen til å fortsette å stå i styrevervet, dersom styremedlemmet i utgangspunktet ønsker å trekke seg. Når et styremedlem trekker seg fra styret, får det bare virkning fra dette skjer og fremover. Det personlige styreansvaret for beslutninger som er truffet mens styremedlemmet deltok i styrebehandlingen, bortfaller ikke selv om styremedlemmet har trukket seg.

8.3.4.4 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

Utvalget foreslår ingen endringer i reglene om eiervalgte styremedlemmers funksjonstid i allmennaksjeselskaper, jf. allmennaksjeloven § 6-6. Begrunnelsen ligger i at allmennaksjeloven er skrevet med tanke på selskaper med spredt eierskap hvor eierne jevnlig bør vurdere styrets sammensetning. Utvalget foreslår heller ingen endringer i reglene om ansattevalgte styremedlemmers funksjonstid i allmennaksjeselskaper.

8.3.5 Saksbehandlingen i styret

Før lovendringen som følge av Knudsen-utredningen, fulgte det av aksjeloven § 6-19 at styret traff sine beslutninger i et møte der styremedlemmene skulle være fysisk til stede.

Begrunnelsen for dette utgangspunktet var at «Justisdepartementets prinsipielle syn [er] at det er av verdi i seg selv at vedtak treffes etter en åpen dialog i et møte hvor styremedlemmene er fysisk til stede. En slik behandlingsmåte gir blant annet styrets leder og selskapets administrasjon mulighet til presiseringer og informasjon om den aktuelle saken», jf. Ot.prp. nr. 23 (1996–97) side 73. Unntak gjaldt hvis styrets leder fant at saken kunne forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Hvert enkelt styremedlem og daglig leder kunne alltid kreve møtebehandling. Uansett skulle årsregnskapet og årsberetningen alltid behandles i et fysisk møte. Begrunnelsen for dette var ifølge NOU 1996: 3 side 216 «dels at dette er [en] såvidt viktig sak at en annen måte sjelden er betryggende, samt at det iallefall bør kreves at styret møtes en gang i året før generalforsamlingen møtes». Når tilsetting av daglig leder hører under styret, skulle dessuten fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder skje i møte. Det samme gjaldt når styret fastsetter lønn og godtgjørelse til andre ledende ansatte. Regelen om at fastsettelse av lederlønninger skulle skje i møte, ble lovfestet ved LOV-2006-12-15-88. Begrunnelsen for regelen var ifølge Ot.prp. nr. 55 (2005–2006) side 111 at «daglig leders og andre ledende ansattes lønn må anses å være så viktige saker at det i en del tilfeller ikke vil være betryggende saksbehandling å beslutte dette utenfor møte». Synspunktet må ses på bakgrunn av at formålet med reglene om lederlønnsfastsettelse i aksjeloven og allmennaksjeloven blant annet var å legge til rette for langsiktige og prinsipielle vurderinger i selskapene når det gjelder lederlønnspolitikken.

I Knudsen-utredningen side 131 til 132 ble det foreslått at styret i aksjeselskaper generelt skulle gis mulighet til å treffe vedtak på andre måter enn i møte forutsatt at den alternative behandlingsformen var betryggende. Det ble også foreslått å videreføre regelen om at hvert enkelt styremedlem og daglig leder kan kreve møtebehandling.

Som begrunnelse for at styret i aksjeselskaper generelt skulle gis mulighet til å treffe vedtak på andre måter enn i møte, het det i Knudsen-utredningen side 131 til 132:

«Så langt jeg har erfart har det ikke vært registrert negative erfaringer med den adgangen lovens § 6-19 gir for styrebehandling av saker uten fysisk møte. Loven åpner her for en smidig måte å behandle styresaker på, som etterkommer et praktisk behov i bl.a. små og mellomstore selskaper. Adgangen til å treffe styrevedtak uten å holde fysisk møte, blir utvilsomt brukt meget i praksis. Tiden bør nå være inne til generelt å åpne for at styret kan behandle saker uten å være fysisk samlet. Særlig i små selskaper vil styrets behandling av årsregnskapet samt fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ansatte, ofte være helt enkle saker som ikke gir grunn til nærmere drøfting i forbindelse med styrebehandlingen. I den grad sakene reiser spørsmål, bør loven ikke være til hinder for at dette avklares over telefon eller andre former for kommunikasjon uten at alle de som deltar er fysisk samlet. I mindre selskaper vil spørsmål sakene reiser, ofte også være avklart på forhånd, slik at den avsluttende styrebehandlingen mer eller mindre blir en formalitet.»

Justis- og beredskapsdepartementet sluttet seg i Prop. 111 L (2012–2013) side 104 til 105 under tvil til forslaget i Knudsen-utredningen. Departementet uttalte blant annet at:

«Det må ses som en verdi i seg selv at viktige saker blir besluttet på bakgrunn av en åpen dialog og blir behandlet på en måte som gir det enkelte styremedlem mulighet til å høre andres meninger, innhente informasjon og kunne presisere sine synspunkter. Etter departementets syn gir det neppe grunnlag for en god utøvelse av styrearbeidet om styremedlemmene ikke har noe annen form for kontakt enn for eksempel ved sirkulasjon av dokumenter på epost.

Departementet er samtidig enig i siktemålet med å legge til rette for at selskapene kan innrette seg på en praktisk måte, og at loven ikke bør pålegge selskapene unødvendige administrative byrder. For de helt enkle selskapsforholdene, der styremedlemmene selv er eiere som deltar aktivt i driften av selskapet, er dagens regler neppe særlig byrdefulle. I slike selskaper vil selskapsledelsen uansett møtes jevnlig, slik at et krav om at man skal holde møte én gang i året er enkelt å oppfylle. Reglene har større praktisk betydning for selskaper med eksterne styremedlemmer, og særlig hvis styremedlemmene bor langt fra hverandre.

Departementet foreslår under noe tvil å følge opp forslaget i utredningen om å oppheve kravet om at visse saker skal behandles i møte i § 6-19 første ledd annet til fjer[d]e punktum. Etter departementets oppfatning er det klart å foretrekke at styremedlemmene holder møter en gang i blant slik at de kan treffes og kommunisere med hverandre muntlig. Det er likevel ikke nødvendigvis en oppgave for lovgiverne å gi direktiver om dette. Departementet legger dessuten vekt på at det enkelte styremedlem fortsatt vil ha en rett til å kreve møtebehandling. Denne regelen vil kunne ha praktisk betydning blant annet for styremedlemmer som representerer de ansatte.»

I proposisjonen ble det vurdert om den deklaratoriske regel burde være at saken ikke skal behandles i møte. Justis- og beredskapsdepartementet ville imidlertid ikke gå inn for en slik løsning og påpekte i Prop. 111 L (2012–2013) side 105:

«Forslaget om å oppheve § 6-19 første ledd annet til fjerde punktum innebærer at styret i realiteten har full frihet til selv å bestemme sin arbeidsform. Men det kan på bakgrunn av det som er sagt foran, være hensiktsmessig at loven fortsatt signaliserer at møter normalt er å anse som den mest betryggende arbeidsformen.»

Etter utvalgets oppfatning er lovendringen i aksjeloven § 6-19 viktig for at selskapene skal ha tilstrekkelig fleksibilitet, og utvalget går derfor inn for at regelen videreføres. Utvalget foreslår imidlertid at lovbestemmelsen tilpasses den teknologiske utviklingen.

Utvalget foreslår å videreføre aksjeloven § 6-19 (2) annet punktum, som gir hvert av styremedlemmene og daglig leder rett til å kreve behandling i et møte med fysisk tilstedeværelse. På bakgrunn av utvalgets forslag om tilrettelegging for elektroniske løsninger, mener utvalget at det også kan kreves elektronisk møte. En slik lovregel vil gi hvert av styremedlemmene adgang til å motsette seg at en sak behandles for eksempel ved sirkulasjon på epost, men styremedlemmene kan velge hvorvidt de ønsker behandling som et fysisk eller elektronisk møte.

Utvalget har videre diskutert hvorvidt det skal være adgang til å kreve å få delta elektronisk på et møte, dersom ett eller flere styremedlemmer har krevd at det skal avholdes et fysisk styremøte. Praktiske hensyn kan tilsi at det bør være adgang til å få delta for eksempel pr. telefon, dersom vedkommende ikke har anledning til å være tilstede fysisk. På den annen side kan en adgang til å delta elektronisk undergrave retten til å kreve fysisk styremøte. Etter utvalgets syn bør imidlertid praktiske hensyn tillegges større vekt slik at styremedlemmet kan delta elektronisk med mindre det finnes saklig grunn til å nekte dette.

Se også punkt 13.5 om styrets møte med revisor.

8.4 Daglig leder

8.4.1 Plikt til å ha daglig leder

Tidligere var det obligatorisk for aksjeselskaper med aksjekapital på tre millioner kroner eller mer å ha daglig leder. Ved LOV-2013-06-14-40 ble aksjeloven § 6-2 (1) endret slik at daglig leder ikke er et obligatorisk selskapsorgan i aksjeselskaper, uansett hvor stor aksjekapital selskapene har. Samtidig ble regelen i aksjeloven § 16-15 om tvangsoppløsning av selskap som etter loven skulle ha daglig leder og som ikke har meldt en lovlig daglig leder til Foretaksregisteret, opphevet. Videre ble særregelen om daglig leder for skipsaksjeselskaper i aksjeloven § 20-1 opphevet.

Som begrunnelse for lovendringen pekes det i Knudsen-utredningen side 132 til 133 på at det både i Sverige, Finland og Danmark er opp til selskapene selv å avgjøre om det skal være et særskilt ledelsesorgan til å forestå den daglige ledelsen. Videre anføres det at spørsmålet om plikt til å ha daglig leder må ses i sammenheng med øvrige forenklinger av selskapsstrukturen. I selskaper som begrenser antallet styremedlemmer til ett eller to, vil forvaltningen av selskapet ofte være så oversiktlig at styret også kan ta seg av den daglige ledelsen. Selskapene bør derfor selv ha herredømme over om det bør organiseres med en særskilt daglig leder.

I Prop. 111 L (2012–2013) side 106 sluttet departementet seg til uttalelsene i Knudsen-utredningen.

Utvalget har ikke erfaringer som tyder på at lovendringen har ført til problemer. Utvalget mener at lovendringen bør videreføres.

8.4.2 Adgang til å ha flere daglige ledere i aksjeselskaper

I tilknytning til evalueringen av lovendringen om å oppheve aksjeselskapers plikt til å ha daglig leder, har utvalget vurdert selskapenes mulighet til å ha flere daglige ledere. Statistikk fra Brønnøysundregistrene viser at det pr. mars 2016 var totalt 594 aksjeselskaper som har mer enn én daglig leder. Det er ingen allmennaksjeselskaper som har flere daglige ledere.

Spørsmålet om aksjeselskaper skal kunne ha mer enn én daglig leder, er tidligere blitt vurdert i NOU 1996: 3 side 54 til 55. Et mindretall i lovutvalget gikk inn for at aksjeselskaper ikke skulle kunne ha mer enn én daglig leder. I høringen var høringsinstansene delt, jf. Ot.prp. nr. 23 (1996–97) side 68. Oppfatningen om at aksjeselskaper ikke skulle kunne ha mer enn én daglig leder fikk tilslutning i Ot.prp. nr. 23 (1996–97) side 69. Da Justiskomiteen behandlet lovforslaget, gikk den imidlertid enstemmig inn for at også aksjeselskaper skulle kunne ha mer enn én daglig leder, jf. Innst.O. nr. 80 (1996–97) side 17. Knudsen-utredningen forutsatte at ordningen med mer enn én daglig leder skulle videreføres, men slik at det bare skulle være nødvendig å ha vedtektsbestemmelser om dette i de tilfeller generalforsamlingen besluttet å ha flere daglige ledere. Departementet sluttet seg i Prop. 111 L (2012–2013) side 28 til dette.

Aksjeloven § 6-2 (1) annet og tredje punktum åpner for at selskapets vedtekter kan bestemme at selskapet skal ha flere daglige ledere, eller at styret eller bedriftsforsamlingen skal kunne bestemme at selskapet skal ha flere daglige ledere.

Bruk av flere daglige ledere kan være praktisk som følge av særskilte krav i konsesjonslovgivning mv. Eksempelvis følger det av regnskapsførerloven § 6 første ledd nr. 1 at autoriserte regnskapsførerselskaper skal ha en daglig leder som er autorisert regnskapsfører. Regnskapsførerforskriften (FOR-1999-02-08-196) § 1-3 fastsetter unntak fra kravet om at daglig leder skal være autorisert regnskapsfører. Unntaket er imidlertid kun aktuelt for regnskapsførerselskaper med minst 20 årsverk. I særlige tilfeller kan Finanstilsynet gi dispensasjon fra kravet om at daglig leder skal være autorisert regnskapsfører, jf. regnskapsførerforskriften § 1-3 fjerde ledd. Regnskapsførerselskaper som ikke kan benytte unntaket i regnskapsførerforskriften § 1-3, men som likevel ønsker å ha en daglig leder som ikke er autorisert regnskapsfører, må dermed ha flere daglige ledere. Et slikt behov kan være begrunnet i et ønske om å ha en annen daglig leder som er bedre på forretningsutvikling, foretaksledelse, markedsføring mv.

Vurderingen av om ordningen med flere daglige ledere skal videreføres, må skje i lys av norsk regulering og norsk tradisjon vedrørende organisasjonen i aksjeselskaper. Et spørsmål er om kreditorhensyn mv. taler mot at selskapene skal ha mulighet for å velge mellom én eller flere daglige ledere. Det kan hevdes at det vil være enklere og mer oversiktlig for kreditorer og omverdenen for øvrig dersom det er kun én person som har representasjonskompetanse som daglig leder, ettersom flere daglige ledere kan skape uklarhet rundt fullmaktsforhold. Muligheten til at flere daglige ledere skal fungere som et kollektivt organ, utgjør en særlig utfordring, jf. aksjeloven § 6-2 (1) tredje punktum. Der en daglig leder opptrer utad på selskapets vegne, innebærer foretaksregisterloven § 10-1 at selskapets medkontrahent må kontrollere selskapets vedtekter for å sjekke om selskapet har flere daglige ledere som skal fungere som et kollektivt organ.

Bruken av flere daglige ledere og den fleksibilitet dette gir, er imidlertid et tungtveiende argument for å videreføre ordningen. Den utfordringen bruken av flere daglige ledere kan gi selskapene internt, må etter utvalgets oppfatning løses i selskaper som selv har valgt å ha flere daglige ledere. For å styrke hensynet til kreditorene, foreslår utvalget å oppheve selskapenes adgang til å vedtektsfeste at flere daglige ledere skal opptre utad som et kollektivt organ, jf. aksjeloven § 6-2 (1) tredje punktum.

8.4.3 Styrets oppgaver dersom selskapet ikke har daglig leder

Et spørsmål er om loven bør presisere at styrets leder står for den daglige ledelse, dersom selskapet ikke har daglig leder. En slik presisering var opprinnelig tatt inn i aksjeloven § 6-2 (1) tredje punktum. Samtidig fulgte det av aksjeloven § 6-12 (1) tredje punktum at dersom selskapet ikke har daglig leder, står styret for den daglige ledelse.

Forholdet mellom aksjeloven § 6-2 (1) tredje punktum og aksjeloven § 6-12 (1) tredje punktum ble ansett som uklart, og ved LOV-1999-07-02-59 ble loven endret, jf. Ot.prp. nr. 65 (1998–99) side 12 til 16 og side 32. Endringen besto i at de dagjeldende bestemmelsene i aksjeloven § 6-2 (1) tredje punktum og aksjeloven § 6-12 (1) tredje punktum ble opphevet, mens det i aksjeloven § 6-14 (1) annet punktum ble inntatt følgende bestemmelse:

«Har selskapet ikke daglig leder, står styrelederen for den daglige ledelse, med mindre det bestemmes at det er styret som skal stå for den daglige ledelse».

Denne bestemmelsen ble imidlertid opphevet ved LOV-2006-12-15-88. Endringen var ikke foreslått i Ot.prp. nr. 55 (2005–2006), men den ble tatt opp av Justiskomiteen i forbindelse med komitébehandlingen, jf. Innst.O. nr. 12 (2006–2007) punkt 13.2. Siktemålet var å unngå at underretningsplikten etter aksjeloven § 6-15 (1) skulle gjelde i «dei heilt små aksjeselskapa, dei utan dagleg leiar, som kan sjå vekk frå rapporteringsplikt-regelen».

Utvalget mener at loven bør gi uttrykk for at styrets leder står for den daglige ledelse dersom selskapet ikke har daglig leder. Dermed unngår man mulig usikkerhet med hensyn til om styrelederen opptrer på vegne av styret eller som daglig leder. Problemstillingen kan for eksempel oppstå i arbeidsrettssaker i små selskaper der det ville være daglig leder som beslutter oppsigelse. Utvalget foreslår at aksjeloven § 6-14 (1) annet punktum får en bestemmelse om at styrets leder står for den daglige ledelse, dersom selskapet ikke har daglig leder. I likhet med den tidligere § 6-14 (1) bør styret kunne vedta en annen løsning.

8.4.4 Underretningsplikten etter aksjeloven § 6-15 første ledd

I punkt 8.4.3 foreslår utvalget at styreleder normalt står for den daglige ledelse når selskapet ikke har daglig leder. Forslaget til ny bestemmelse i aksjeloven § 6-14 (1) annet punktum er imidlertid ikke uttrykk for noe ønske om å skjerpe den någjeldende underretningsplikten i henhold til aksjeloven § 6-15 (1). Utvalget foreslår derfor at aksjeloven § 6-15 (1) endres, slik at det fremgår at underretningsplikten bare gjelder i selskaper som har daglig leder, og altså ikke der styrelederen står for den daglige ledelse.

I tilknytning til dette har utvalget diskutert om ordlyden i aksjeloven § 6-15 (1) burde endres, slik at den fremstår mer teknologinøytral, og dermed vil gi daglig leder og styret større fleksibilitet. I henhold til gjeldende ordlyd kan daglig leder gi underretningen «i møte eller skriftlig», men styret vil ved instruks kunne fastsette nærmere regler for hvordan underretningen skal gis. Forutsetningen må i alle tilfeller være at alle styremedlemmene får del i informasjonen, også styremedlemmer som er fraværende fra styremøtene, jf. NOU 1996: 3 side 139. I Aarbakke m.fl.: Aksjeloven og allmennaksjeloven (2012) side 497 er det uttalt at:

«Vanligvis vil imidlertid en forsvarlig rapportering tilsi at daglig leder ikke kan begrense seg til en muntlig orientering, men at en muntlig orientering må bygge på eller suppleres med skriftlig dokumentasjon som distribueres til styremedlemmene, så som regnskapsinformasjon. (…) Alminnelige krav til forsvarlig saksbehandling vil vanligvis tilsi at styremedlemmene på forhånd får tilsendt skriftlig underlagsmateriale.

Selv om underretningen bare gis skriftlig, forutsetter loven at underretningen gjøres til gjenstand for en styresak, men dette kan skje på annen måte enn i møte, jf. § 6-19 første ledd.»

Utvalget slutter seg til uttalelsene i lovforarbeidene og Aarbakke m.fl. Utvalget foreslår likevel at ordlyden i aksjeloven § 6-15 (1) endres slik at det fremgår tydeligere at underretningsplikten kan oppfylles uavhengig av form, men at det sentrale er at det skjer på «betryggende måte». Se også punkt 8.3.5 om tilsvarende krav til form for styrebehandling.